Socialministeriet Vejledning om ansøgning til grundfinansiering for etablerede frivilligcentre 15.13.28.90 Ansøgningsfrist 9. maj 2011 kl. 12.00 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 2 2 Puljens formål og målgruppe... 2 3 Ansøgerkreds... 2 4 Projektperiode... 2 5 Kriterier for fordeling af støtte... 2 6 Vedtægter... 4 7 Tilskudsberettigede udgifter... 4 8 Der kan ikke søges tilskud til... 5 9 Evaluering og erfaringsopsamling... 5 10 Praktiske oplysninger... 5 10.1 Ansøgningsprocedure... 5 10.2 Regnskabsaflæggelse... 6 Side 1 af 6
1 Indledning I forbindelse med udmøntningen af satspuljen for 2010 blev det besluttet at afsætte 20 mio. kr. hvert år til drift af etablerede frivilligcentre og til oprettelse af nye frivilligcentre. Denne vejledning omhandler udelukkende drift af etablerede frivilligcentre, hvor der i alt er afsat 17 mio. kr. til anvendelse i 2012. 2 Puljens formål og målgruppe Formålet med puljen er at sikre en grundbevilling til drift af allerede etablerede frivilligcentre i Danmark. Nedenfor ses definitionen af et frivilligcenter. Definition af et frivilligcenter: Et frivilligcenter arbejder lokalt, og almindeligvis dækker frivilligcentret en kommune. Frivilligcentrets formål er at være til gavn for det frivillige arbejde med socialt sigte og gøre det mere synligt for de borgere, som ønsker at få hjælp eller lave frivilligt arbejde. Der er fastsat 5 kriterier, som skal opfyldes, for at opnå bevilling jf. afsnit 5. 3 Ansøgerkreds Ansøgerkredsen er etablerede frivilligcentre i Danmark, som er organiserede som frivillige foreninger eller selvejende institutioner. Dermed kan frivilligcentre ikke være kommunale 1. Med etablerede frivilligcentre forstås centre, som falder ind under definitionen af et frivilligcenter jf. ovenfor, samt opfylder de fem kriterier, som nævnes under punkt 5. Dertil kommer, at Socialministeriet ud fra en helhedsbetragtning vil vurdere, om nye ansøgere til grundfinansiering kan betragtes som etablerede frivilligcentre. 4 Projektperiode Midlerne skal anvendes i perioden 1. januar 2012 til 31. december 2012. 5 Kriterier for fordeling af støtte Nedenstående fem kriterier skal være opfyldt, før et frivilligcenter kan blive omfattet af grundfinansiering. De fem kriterier er udarbejdet ud fra et ønske om at definere et mindstegrundlag for et velfungerende frivilligcenter. De første tre kriterier er blevet udarbejdet med inspiration fra frivilligcentrenes eget mindstegrundlag for frivilligcentre. Det fjerde kriterium sikrer, at et velfungerende frivilligcenter faciliterer frivilligt socialt arbejde blandt lokale foreninger. Det femte kriterium sikrer delt finansiering mellem stat og kommune. Nedenfor kan læses uddybende information om hvert enkelt kriterium. 1. Kriterium: Netværk mellem foreninger i kommunen Der skal dokumenteres én aktivitet i 2010, som har omhandlet netværk mellem foreninger. Aktiviteten kan fx være uddannelsesaktivitet af frivillige, seminar eller konference om et givent emne med deltagelse af frivillige foreninger eller erfaringsudveksling mellem foreningerne. Dokumentationen kan fx være en dagsorden, indkaldelse, annoncering eller deltagerprogram. 1. kriterium skal dokumenteres i ansøgningsskemaets punkt 1. 2. Kriterium: Synliggørelse af frivilligt arbejde, hvervning af frivillige og matchning mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde 1 Ved et kommunalt frivilligcenter forstås, at det økonomiske- og ledelsesmæssige ansvar ligger i kommunen. Det betyder, at det kontrolleres via frivilligcentrets vedtægter, om lederen eller andet personale referer til kommunen hvad angår ledelse og økonomi. Endvidere skal frivilligcentret have sit eget regnskab, således at frivilligcentrets regnskab ikke indgår som integreret post i kommunens eget regnskab. Side 2 af 6
Der skal dokumenteres én aktivitet i 2010, som har omhandlet synliggørelse af frivilligt arbejde, hvervning af frivillige eller matchning mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde. Aktiviteten kan være udarbejdelse af en liste over frivillige foreninger i lokalområdet/kommunen (Social vejviser 2 mv.). Aktiviteten kan endvidere være andre synlige hvervningsaktiviteter, som fx årlig markedsdag for frivillige foreninger eller hvervningskampagne på hjemmeside mv. Dokumentation kan her være annoncering i lokale medier eller hjemmeside. 2. kriterium skal dokumenteres i ansøgningsskemaets punkt 2. 3. Kriterium: Foreningsservice Der skal dokumenteres én aktivitet indenfor foreningsservice i 2010. Dette skal være udlån af lokaler til frivillige foreninger. Derfor ønskes indsendelse af frivilligcentrenes bookingsystem til udlån af lokaler, der dokumenterer, at et mødelokale mindst er udlånt én gang i 2010 til afholdelse af arrangement for en frivillig forening. Dette kan fx være en booking bog, kalender eller tilsvarende. 3. kriterium skal dokumenteres i ansøgningsskemaets punkt 3. 4. Kriterium: Minimum 20 medlemsforeninger Det skal dokumenteres, at frivilligcentret har minimum 20 medlemsforeninger. Listen over medlemsforeninger skal indeholde underskriften for formanden for den enkelte medlemsforening samt antal af medlemmer for hver medlemsforening. 4. kriterium skal dokumenteres i ansøgningsskemaets punkt 4. 5. Kriterium: Kommunal medfinansiering. Kommunen skal bidrage med mindst det samme beløb som statens tilskud. For 2012 forventes kommunen at skulle bidrage med mindst 350.000 kr. Procedure for fastsættelse af kravet til kommunal medfinansiering Tilskudskontoret kan først fastsætte det endelige krav til kommunal medfinansiering, når antallet af frivilligcentre, som bliver omfattet af grundfinansieringsmodellen for 2012, er kendt (senest i august 2011). I august 2011 udsendes derfor reservationsbreve til alle frivilligcentre, som bliver omfattet af grundfinansieringsmodellen. I reservationsbrevet fremgår det fastsatte beløb, som kommunen skal medfinansiere. Beløbet er samtidig det samme, som er reserveret til frivilligcentret, såfremt det opnår tilstrækkelig kommunal medfinansiering. Dokumentationen for kommunal medfinansiering skal fremsendes til Tilskudskontoret senest 15. november 2011, hvilket også vil fremgå af reservationsbrevet. Denne procedure er fastlagt dels for at tage hensyn til den kommunale budgetlægningsproces og dels for at sikre, at frivilligcentrene kan modtage tilskudsbreve ultimo december 2011. Tidsplanen for optagelse i grundfinansieringsmodellen for 2012 ser således ud: Ansøgningsproces og frister Ansøgningsfrist for 2012. 9. maj 2011 Frist for udsendelse af reservationsbreve, hvoraf ultimo august 2011 det præcise statslige støttebeløb, som er identisk med kravet om kommunal medfinansiering, fremgår. Frist for indsendelse af dokumentation for kommunal medfinansiering. 15. november 2011 Modtagelse af tilskudsbrev. medio december 2011 Hvad angår den kommunale budgetlægning anbefaler Tilskudskontoret, at frivilligcentrene allerede nu tager kontakt til kommunen for at meddele, at Socialministeriet forventer, at kravet til kommunal medfinansiering i 2012 vil blive mindst 350.000 kr. 2 Her skal det fremgå, på hvilken dato listen er udarbejdet/opdateret, og hvilket geografisk område den dækker. Side 3 af 6
Som kommunal medfinansiering medregnes udover kontant støtte også værdien af huslejen i lokaler, som kommunen stiller til rådighed. Det skal fremgå af dokumentationen, hvad kvadratmeterprisen er for huslejen af lokaler samt antallet af kvadratmeter, som frivilligcentrets lokaler indeholder. Dokumentationen for den kommunale medfinansiering skal være underskrevet af en kontorchef i den kommunale forvaltning. Den kommunale medfinansiering (5. kriterium) skal dokumenteres i ansøgningsskemaets punkt 5, såfremt at den kommunale medfinansiering for 2012 allerede nu er politisk vedtaget. Oversigt over kriterier, aktiviteter og dokumentationsform 3 Objektive kriterier Aktivitet kan være Dokumentationsform 1. Netværk mellem foreninger i kommunen 2. Synliggørelse af frivilligt arbejde, hvervning af frivillige og matchning mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde 3. Foreningsservice (udlån af lokale) Uddannelsesaktiviteter Seminar Konferencer Erfaringsudveksling Liste over kommunens frivillige foreninger (Social vejviser) Andre synlige aktiviteter for hvervning Mødeafholdelse af foreninger Dagsorden, indkaldelse, annoncering, deltagerprogram (Dokumenteres for 2010) Liste over kommunens frivillige foreninger Udarbejdelse af pjece eller hjemmeside. (Dokumenteres for 2010) Kopi af bookingsystem til mødelokale (Dokumenteres for 2010) 4. Medlemsforeninger Minimum 20 medlemsforeninger 4 Liste over medlemsforeninger og antal medlemmer, med medlemsforeningernes egne formænds underskrift. (Dokumenteres på ansøgningstidspunktet) 5. Kommunal medfinansiering En krone til krone ordning Dokumentation underskrevet af en kommunal kontorchef i forvaltningen. (Dokumenteres for 2011) 6 Vedtægter Frivilligcentrets vedtægter skal vedlægges ansøgningen. Vedtægterne gennemgås for at afklare, hvordan det økonomiske og retlige ansvar er placeret. Dvs. at der gennemgås regler vedr. valg af bestyrelse, fremlæggelse og revision af regnskab, generalforsamling og anvendelse af formue ved opløsning af foreningen. 7 Tilskudsberettigede udgifter Tilskuddet skal anvendes til drift af et frivilligcenter. Tilskuddet skal anvendes til aktiviteter, som falder ind under definitionen af et frivilligcenter, som det fremgår under punkt 2. Dog gælder nedenstående regler for anvendelse af tilskuddet. 1. Lønudgifter til aflønning af personale må ikke være højere end det, der er aftalt i de statslige overenskomster for tilsvarende arbejde. I kan finde relevant information herom på Personalestyrelsens hjemmeside www.perst.dk og/eller ved henvendelse til de relevante fagforeninger. 2. Udgifter til transport i egen bil kan højst udgøre statens almindelige takst pr. km. (den lave sats), jf. Personalestyrelsens cirkulære om Satsregulering for tjenesterejser. I kan finde cirkulæret og anden relevant 4 Medlemsforeningernes målgrupper skal ligge indenfor social- og sundhedsområdet. Side 4 af 6
information på Personalestyrelsens hjemmeside www.perst.dk. Taksten reguleres en gang om året og kan findes på www.sm.dk i afsnittet om Puljer. OBS: Vær opmærksom på, at der i ansøgningsmaterialet for 2012 til pulje til frivilligt socialt arbejde til fordel for socialt truede mennesker (PUF-puljen) meddeles, at frivilligcentrene der er omfattet af grundfinansieringsmodellen ikke kan anvende PUF-midler til: løn til sekretariatsleder husleje Dette sker for at sikre en aktivitetsadskillelse mellem grundfinansieringen og en eventuel PUF-bevilling. 8 Der kan ikke søges tilskud til 1. Aktiviteter i udlandet. 2. Anskaffelse af fast ejendom. 3. Dækning af underskud. 4. Støtte til enkeltpersoners underhold. 5. Anskaffelse af bil. 6. Betaling af kilometertakst, som ligger over statens lave kilometertakst. 9 Evaluering og erfaringsopsamling Det skal være muligt at følge med i antallet af aktiviteter, medlemsforeninger og størrelsen på den kommunale medfinansiering. Derfor modtager alle frivilligcentre, som bliver omfattet af grundfinansiering, i april måned 2011 et skema fra FriSe til afrapportering af antal/størrelse på alle 5 kriterier. Afrapporteringen i skemaet skal indsendes til Socialministeriets Tilskudskontor på mailadressen rapport@sm.dk senest den 17. januar 2012. Skemaet skal samtidig sendes til FriSe. Det kan oplyses, at det alene er de 5 kriterier, der skal opfyldes, for at et frivilligcenter kan optages i grundfinansieringsmodellen. Eventuel aktivitetsnedgang fra det ene år til det andet, som måtte fremgå af skemaet, får derfor ikke som udgangspunkt bevillingsmæssige konsekvenser for frivilligcentret, så længe de 5 kriterier er opfyldt. Afrapporteringen skal derfor ses som ministeriets redskab til at følge med i aktivitetsniveauet for alle landets frivilligcentre. Derudover skal frivilligcentre, der bliver godkendt til grundfinansiering, stille sig til rådighed for evaluerings- og konsulentarbejde. 10 Praktiske oplysninger 10.1 Ansøgningsprocedure Vejledningen og ansøgningsskema kan hentes fra Socialministeriets hjemmeside www.sm.dk eller fås hos Socialministeriets Tilskudskontoret, e-mail: tilskudssektionen@sm.dk eller tlf. 33 92 92 50, mandag fredag kl. 10.00 14.00. Alle punkter i ansøgningsblanketten/ansøgningsskemaet skal være udfyldt for, at ansøgningen kan komme i betragtning til tilskud. Det udfyldte og underskrevne ansøgningsblanket/ansøgningsskema sendes til: Side 5 af 6
Socialministeriet Holmens Kanal 22 1060 København K. Ansøgningsfristen er den 9. maj 2011, kl. 12.00. Ansøgninger modtaget efter denne dato bliver ikke behandlet. Der bliver sendt et kvitteringsbrev til ansøgerne. Hvis dette brev ikke er modtaget senest 4 uger efter ansøgningsfristen udløb, skal ansøgeren kontakte Tilskudskontoret. Når ansøgningerne er behandlet, bliver indstillingerne forelagt socialministeren til godkendelse. Ansøgerne kan forvente svar på ansøgningen august 2011. Spørgsmål til udfyldelse af ansøgning kan stilles til Vibeke Grane, mail: vgr@sm.dk og tlf: 33 92 92 50 på hverdage mellem kl. 10.00 til 14.00. 10.2 Regnskabsaflæggelse Idet grundfinansieringsmodellen er en driftspulje, ønsker Tilskudskontoret indsigt i frivilligcentrets samlede økonomi. Derfor skal aflægges revisorpåtegnet årsregnskab. Ved årsregnskab forstås frivilligcentrets samlede regnskab omfattende alle indtægter og udgifter, aktiver og passiver, samt frivilligcentrets egenkapital. Evt. regnskaber for tilskud fra andre puljer, f.eks. PUF, kan udarbejdes som noter til årsregnskabet, således at der kun skal betales for revision én gang pr. år. Årsregnskabet skal være revideret af en autoriseret eller registreret revisor, og skal være underskrevet af tilskudsmodtageren. Hvis frivilligcentret kun har været selvstændigt og dermed uafhængig af kommunens regnskab i en del af 2010, udarbejdes årsregnskab for det antal måneder, som frivilligcentret har været selvstændigt. Der skal ikke indsendes uddrag af det kommunale regnskab for det resterende antal måneder. Bemærk, at der i regnskabet skal aflægges en kort redegørelse for driften af frivilligcentret (5-10 linier). Side 6 af 6