24. august 2007 Gem dine dokumenter i BON s Content Management System (CMS) INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 2 2. Se indholdet i dit Content Management System... 3 3. Tilgå dokumenterne i My Content (dit Virtuelle Drev) via din Web Folder... 4 4. Tilgå dine dokumenter i My Content (dit Virtuelle Drev) via et netværksdrev på din egen PC... 5 5. Indsæt dokumenter fra dit Virtuelle Drev i et kursus... 6 6. Giv andre brugere adgang til dine dokumenter... 7 7. Hvordan kan du finde de foldere og dokumenter som andre har givet dig lov at se eller ændre... 9 7.1 Find Folder værktøjet... 9 7.2 Search værktøjet... 10 Side 1 af 11
1. Indledning Hvis du gemmer dine dokumenter i BON s Content Management System har du mange nye muligheder, bl.a.: Du kan arbejde på dine dokumenter hjemmefra (over internettet) Du kan opbygge din egen mappestruktur Du kan tilgå dokumenterne fra BON og let anvende dem i dine kurser Du kan lave links til det samme dokument fra flere forskellige kurser, og hvis du senere ændrer i dokumentet indeholder alle kurser automatisk den sidste nye version Du kan tilgå dokumenterne via en Web Folder eller tilgå dem direkte fra Windows Stifinder på din egen PC, bare den er på nettet. Her kan du også ændre direkte i dokumenterne. Du kan give andre brugere eller grupper af brugere adgang til mapper eller enkelte dokumenter. Først lige et overblik. Når du åbner fanebladet Content Collection i BON ser du 4 grupper My Content (også kaldet User Content) hvor du kan administrere dine egne filer og evt. gøre dem tilgængelige for andre. Det er denne del som vi vil arbejde med i denne vejledning. Class Content hvor du kan gemme filer der er knyttet til et kursus/en klasse og f.eks. give eleverne i din klasse et virtuelt gruppedrev som de kan anvende til at udveksle filer internt i en gruppe. Organisation Content svarer til Class content, men her er det filer der tilhører en organisation i stedet for et kursus eller en klasse. Library Content er beregnet til færdige materialer som alle kan linke til fra deres kurser. Denne del har vi ikke taget i brug endnu. I denne vejledning vil vi nøjes med at se på den del der hedder My Content hvor du som sagt kan administrere dine egne filer og evt. gøre dem tilgændelige for andre. Du kan betragte dine filer under My Content som dit eget Virtuelle Drev og det er også den betegnelse vi vil anvende i den efterfølgende vejledning. Side 2 af 11
2. Se indholdet i dit Content Management System Den enkleste måde at få adgang til Content Management Systemet fra BON er ved at åbne Content Collection fanebladet i BON. Fanebladet består af 2 dele. Til venstre en oversigt hvor du kan se de forskellige typer af indhold du kan vælge at arbejde med. Til højre kan du se de mapper du har tilgang til under de forskellige indholds typer. Som nævnt i indledningen kan du tilgå dine materialer på 3 forskellige måder Via din Web Folder Via et netværksdrev på din egen PC. Via Blackboards almindelige brugergrænseflade, denne tilgang anvendes mest når du vil give andre tilgang til dine dokumenter. Side 3 af 11
3. Tilgå dokumenterne i My Content (dit Virtuelle Drev) via din Web Folder Når du vil arbejde på dit Virtuelle Drev via din Web Folder åbner du først Content Collection fanebladet. Derefter trykker du på knappen Web Folder Nu kommer du over i et browser vindue, hvor du kan se mapperne på dit virtuelle drev. I Web Folder browser vinduet kan du arbejde med dine mapper og filer på samme måde som du kender det fra Stifinderen, Dokumenter eller Denne Computer. Du kan også ændre direkte i dokumenterne ved at dobbeltklikke på dem, hvorefter de åbner i det relevante program (f.eks. åbner et Word dokument automatisk i Word) Side 4 af 11
4. Tilgå dine dokumenter i My Content (dit Virtuelle Drev) via et netværksdrev på din egen PC Når du f.eks. vil åbne et dokument i Word som ligger på dit Virtuelle Drev kan du vælge Netværkssteder Så snart du har åbnet dit Virtuelle Drev i en Webfolder en enkelt gang, er der blevet oprettet et netværksdrev med navnet på dit kursus. Fremover kan du nu vælge at tilgå indholdet på dit Virtuelle Drev gennem dette netværksdrev i stedet for at skulle gå gennem BON. Derefter kan du vælge dit eget Virtuelle Drev som har navnet brugernavn on bon.brock.dk hvor brugernavn er dit eget navn. Du kan også i stedet vælge Netværkssteder på Start-knappen og der finde dit Virtuelle Drev med samme navn som beskrevet ovenfor. Side 5 af 11
5. Indsæt dokumenter fra dit Virtuelle Drev i et kursus Når du vil linke til materialer fra det Virtuelle Drev på dit kursus, åbner du kurset som du plejer og vælger Add Item. Du kan nu tilføje dokumentet til kurset på to forskellige måder: Du kan indsætte en link til materialet ved at vælge Link to Content Collection Item. På denne måde kan du indsætte de samme materialer i flere kurser. Hvis du ændrer i de originale materialer på dit Virtuelle Drev, vil alle kursusmaterialerne automatisk blive opdateret. Hvis du ikke ønsker denne automatiske opdatering skal du i stedet tilføje materialerne som lokale filer på samme måde som du plejer og får så i stedet indsat en kopi af dokumentet. Vælg Attach Local File. Side 6 af 11
6. Giv andre brugere adgang til dine dokumenter Når du opretter foldere og dokumenter på dit Virtuelle Drev er det som udgangspunkt kun dig selv der kan se dem og kun dig selv der kan rette i dem. Hvis du har lyst kan du selv give andre ret til at se (read), indsætte/ændre (write) eller slette (remove). Det gøres lettest ved at åbne dit Virtuelle Drev under My Content i BON. Nu får du vist en oversigt over de foldere du har liggende på dit Virtuelle Drev som vist nedenfor. Klik på hånden under Permissions ud for den folder du vil ændre rettigheder på. Du få nu vist billedet Manage Permissions der viser hvem der må gøre hvad med den valgte mappe Hvis du vil give andre brugere ret til f.eks. læse de dokumenter du har i din mappe vælger du Add Users og får så nedenstående billede. Side 7 af 11
Du kan indtaste det/de brugernavne du vil give rettigheder til i feltet Username eller du kan klikke på Browse og får så mulighed for at søge efter brugere efter forskellige kriterier. Under Set Permissions angiver du hvilke rettigheder de valgte brugere skal have til den valgte mappe: Læse/vise (read) Indsætte/ændre (write) Slette (remove) Tildele rettigheder til andre (Manage) Tryk Submit for at få gemt ændringerne. Side 8 af 11
7. Hvordan kan du finde de foldere og dokumenter som andre har givet dig lov at se eller ændre Når man klikker på Content Management tabben i BON kan man som udgangspunkt kun se sine egne Virtuelle Drev samt de Virtuelle Drev der er tilknyttet ens egne klasser. De foldere som andre har givet en lov til at tilgå er man nødt til at finde frem på andre måder. Der findes en række søgeværktøjer under Content Management fanebladet som kan anvendes til dette. 7.1 Find Folder værktøjet Dette er den bedste måde at finde frem til de foldere man har fået adgang til, fordi den anden brugers folder så bliver tilgængelig på samme måde som ens eget Virtuelle Drev. Men den kan kun anvendes når man har fået adgang til en anden brugers Virtuelle Drev (f.eks. users/suli) eller en hel klasses Virtuelle Drev. For at få adgang til Find Folder værktøjet skal du klikke på folderen users Nu kan du se hvilke foldere du har adgang til under users, i første omgang kun din egen. For at tilføje flere foldere trykker du på Find Folder og får nu mulighed for at indtaste et eller flere brugernavne. Tryk Submit når du er klar. Side 9 af 11
Hvis de brugernavne du angav har givet dig adgang til deres Virtuelle Drev vil du nu se deres folder sammen med din egen. I fremtiden vil du nu altid se disse foldere sammen med dine egne og behøver altså ikke anvende Find Folder hver gang du går på systemet. 7.2 Search værktøjet Dette værktøj kan altid anvendes til at finde de foldere eller dokumenter man har fået adgang til. Både når det er foldere på øverste niveau og når der er tale om underfoldere. Når du har fundet de foldere/dokumenter du har adgang til kan du gemme dem som bogmærker og kan så senere let finde dem frem igen vha. Bookmark værktøjet. Du skriver navnet på den folder/det dokument du vil finde i feltet under Search Content i My Content menuen og trykker på Go. Du kan godt nøjes med at skrive den første del af folderens/dokumentets navn, så vil du få vist alle de foldere og dokumenter der begynder med det du har skrevet men kun dem du har fået adgang til. Side 10 af 11
Du kan nu åbne folderen og arbejde med det der ligger i den eller du kan markere en folder eller et dokument og vælge Bookmark Items i dropdown menuen øverst til højre for at få gemt et bogmærke til denne folder/dette dokument. Tryk Go for at åbne bogmærke-siden. Giv bogmærket et navn og tryk Submit for at gemme det. Når du har gemt et bogmærke til en folder/et dokument, kan du efterfølgende åbne denne folder/dette dokument ved at vælge Bookmarks i My Content menuen til venstre, og får derefter vist en oversigt over alle dine bogmærker. Side 11 af 11