Seniorfælleskabet Skriverensvej Socialpsykiatrisk center Rapport over anmeldt tilsyn 2013 Socialcentret
Indhold Navn og adresse... 3 Ledelse... 3 Dato og tidspunkt for tilsynet... 3 Lovgrundlag... 3 Organisation... 3 Fysiske rammer... 3 Målgruppe... 3 Formål... 4 Anvendte tilsynsmetoder... 4 Vilkår for vurderingen... 4 Samlet vurdering/konklusion... 4 Vurdering... 5 Medarbejdere og tværfaglighed... 5 Visitation... 7 Pædagogik... 7 Handleplaner/udviklingsplaner/statusrapporter... 7 Medbestemmelse og inddragelse... 8 Tilfredshed med ydelserne... 9 Dokumentation... 9 Kost forplejning... 10 Helbredsmæssige forhold... 10 Håndtering af beboermidler... 11 Magtanvendelse og retssikkerhed... 11 Frivillige... 11 Tilbudsportalen... 11 UTH (utilsigtede hændelser)... 12 2
BESKRIVELSE AF ENHEDEN: Lovgrundlag, rammer & vurdering Navn og adresse Ledelse Dato og tidspunkt for tilsynet Seniorfællesskabet Skriverensvej 4 4300 Holbæk Afdelingsleder Susanne Kofoed-Gertvig Daglig leder/ Pædagogisk koordinator Peter Lütken 10. juli 2013 samtale med medarbejdere og beboere, samt besigtigelse af bygning 2. september 2013, samtale med ledelse. Lovgrundlag Serviceloven 148 a. Bekendtgørelse af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 16. Magtanvendelse, Serviceloven 124-128 Anden gældende lovgivning, som ingen andre myndigheder fører tilsyn med. Organisation Fysiske rammer Seniorfællesskabet Skriverens Vej er organisatorisk en del af Socialpsykiatrisk Center under Holbæk kommune. Seniorfællesskabet er et ny-opført botilbud centralt beliggende i Holbæk by. De første beboere flyttede ind omkring 1. maj 2012. Seniorfællesskabet består af 16 2-værelses lejligheder med egen lejekontrakt med boligselskabet VAB, herudover er der en stor fælleslejlighed i stueetagen. Lejlighederne er på 74 m2, og indeholder lille entre med adgang til stue med the-køkken, samt soveværelse. Fra soveværelse er der adgang til toilet med brus, ligeledes er der her plads til egen vaskemaskine. Fra stue adgang til terrasse. I stueetage findes fælles stue, spisekøkken, diverse depotrum, samt personale kontorer. Fællesarealerne fremstår hyggeligt indrettet, lyse. Ryddelige og renlige. Målgruppe Beboerne fortæller, at fællesrummet mest benyttes når medarbejderne er tilstede. Skriverensvej beskriver i deres pjece, at seniorfællesskabet,... er for psykisk sårbare borgere over 50 år, med behov for pædagogisk støtte, pleje og praktisk bistand. Til borgere der ikke mestre at bo i egen bolig med støtte, ofte med mange indlæggelser, et liv med manglende fællesskab med andre. Citat pjece. 3
Formål Formålet med tilsynet er løbende at have indsigt i et tilbudsdrift, herunder pædagogisk, ledelses- og personalemæssigt, organisatorisk og økonomisk drift. Tilsynsfunktionen baserer sig på 3 overordnede aspekter: Kontrolaspektet, hvorved påses, at tilbuddet overholder gældende lovgivning, og at tilbuddet fortsat lever op til de vilkår, der er fastsat i godkendelsen. Kvalitetsaspektet, hvorved sikres gode faglige standarder i tilbuddets ydelse og opgaveløsning. Udviklingsaspektet, hvor myndigheden kan bidrage til udvikling af opholdsstedets rammer, ydelser og metoder m.v. Anvendte tilsynsmetoder Der er gennemført samtale med afdelingsleder, samt daglig leder/koordinator. Der er i forbindelse med besigtigelse af de fysiske rammer talt med 3 beboere. De inviterede Tilsynet til at se deres lejligheder. Der er gennemført samtale med 5 medarbejdere. Formålet har været drøftelse af konstaterede og observerede forhold. I samarbejde med stedet, er dets hjemmeside og fremsendte dokumentation til tilsynsenheden gennemgået og drøftet i forhold til krav fra gældende lovgivning. Formålet er at konstatere en overensstemmelse mellem formaliserede handleplaner og behandlingsplaner og den faktiske indsats. Tilsynet har læst stedets hjemmeside. Vilkår for vurderingen Tilsynet er en faglig øjebliksvurdering, som skal kontrollere og følge op på at hjælpen udføres på en ordentlig måde. Tilsynets indeholder opfølgning på f.eks. regler om retssikkerhed, og magtanvendelse. Desuden vil tilsynet følge op på embedslægeanbefalinger, da området ikke løbende er underlagt dette tilsyn. Tilsynets konklusioner udmøntes i en generel vurdering, eventuelt suppleret med anbefalinger og i grovere tilfælde påbud. Samlet vurdering/konklusion Tilsynets vurderinger er basseret på observation, interview og gennemgang af dokumentation. Tilsynet vurderer, at seniorfællesskabet Skriverensvej (opgangsbofællesskab) er målrettet og velegnet til målgruppen. Personalets kompetencer spænder vidt. De honorere de fysiske, psykiske samt sociale behov, borgerne har personligt og praktisk brug for i hverdagen. Tilsynet finder det hensigtsmæssigt, at kerneydelserne bevilges og 4
udføres af samme personale, da borgerne er psykisk sårbarer og blandt andet kan have svært ved mange sociale relationer. Tilsynet anbefaler: Tilsynet anbefaler, at ledelsen styrker planlægningen af kursusvirksomhed etc. så beboerne oplever fortsat kontinuitet i hverdagen. At det tydeliggøres i døgnrytmeplanerne for beboerne, hvilke personlige og praktiske opgaver de kan forvente hvornår. At rapporten omhandlende Brugertilfredshedsundersøgelse fra forår 2013, fremkommer via link på Tilbudsportalen, som resultatdokumentation. At der sikres log in til hjemmeplejen i det nuværende og kommende dokumentationssystem. At der udarbejdes skriftligt forplejningskoncept, som tillæg til oplysningerne på Tilbudsportalen. Tilsynet giver følgende påbud: At ansøgning om alkoholbehandling udarbejdes og indsendes til Tilsynsenheden, inden 1. november 2013 At Tilbudsportalen, er opdateret svarende til kravene i BEK nr. 1580 af 16/12/2010 Bekendtgørelse om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud. Dette skal være udført inden 1. november 2013. Vurdering Seniorfællesskabet har som tidligere beskrevet kun eksisteret siden 1. maj 2012. Her flyttede beboere og medarbejdere ind i et nybygget boligkompleks. Medarbejderne kommer fra forskellige baggrunde, og har relevante pædagogisk- og/eller sundhedsfaglig baggrund. Medarbejdere og tværfaglighed Medarbejderne fortæller, at de det sidste år har brugt tiden på at skabe struktur, finde vejen med henblik på at skabe et godt fungerende opgangsbofællesskab for beboere og medarbejdere. De har været, og er med til at planlægge og udarbejde beskrivelser af faglige tilgange og metoder, samt skriftlige instrukser. Så som beskrivelse af relationen i arbejdet med beboerne, etiske spilleregler, samt forholdsregler omkring sikkerhed og tryghed for medarbejderne. Medarbejderne beskriver, en lydhørhed fra ledelsen, som inddrager medarbejdernes ideer, erfaringer og kompetencer i det daglige arbejde. Seniorbofællesskabet har med den overordnede teori og metode for Socialpsykiatrisk Center, arbejdet frem mod at skabe et seniorbofællesskab, hvor beboerne behandles individuelt og ud fra beboernes egne ressourcer, får den hjælp de har behov for. Brugerundersøgelse som er udarbejdet i foråret 2013, bekræfter at ledelse og medarbejdere er godt på vej. Der er planlagt, 2 fælles temadage årligt for hele Socialpsykiatrisk center, hvor det overordnede fokus blandt andet er på fælles værdigrundlag i hele centeret. Medarbejderne får x 1 månedligt samlet supervision af ekstern kognitiv 5
psykolog. I det første år af driften, har medarbejderne været på opkvalificerende kurser: Første grunduddannelse i Kognitiv adfærd, internat-kursus i relations kompetence og Nada undervisning. Beboerne påpeger, at de syntes der har været for mange vikarer i forbindelse med den øget kursusvirksomhed, og det har skabt utryghed i hverdagen. Tilsynet anbefaler, at ledelsen styrker planlægningen af kursusvirksomhed etc. så beboerne oplever fortsat kontinuitet i hverdagen. Der er medarbejdere på Skriverensvej fra kl. 7.30-20 i hverdagene, og fra kl. 9-18 i weekenderne. Det er hjemmeplejen der varetager opgaverne, hvis beboerne har behov for hjælp udenfor ovennævnte tidsrum. Samarbejde med hjemmeplejen, beskrives af medarbejderne som værende tilfredsstillende. Dog er der udfordringer omkring dokumentation og indsigt i hinandens opgaver og observationer. Sygefraværet har det første år været lavt. Ledelsen beskriver, en fleksibel medarbejdergruppe, som udviser ansvar i det daglige arbejde omkring beboernes forskelligartede behov. Leder og medarbejder beskriver, at de sjældent er uenige. Medarbejderne fortæller, episoder omkring uoverensstemmelser, er genstand for holdnings-diskussioner. Diskussioner som er medvirkende til at udvikle metoder og rammer for seniorfællesskabet. Seniorbofællesskabet er praktiksted for Social-og sundhedsassistentelever. Ledere og medarbejdere tilkendegiver, at arbejdet med eleverne er givtigt i det daglige, og er med til at give større refleksion over de daglig udførte opgaver. Der foreligger introprogram for vikarer og nyansatte, hvor der er fastlagt 3 introvagter. Det planlægges og sikres at vikarer eller nyansatte i starten altid er i vagt med en fast medarbejder. Der foreligger døgnrytmeplaner for beboerne, samt køreplan/liste for de daglige opgaver, som Tilsynet vurdere er vigtige arbejdsredskaber også for nye medarbejdere. Ledelse og medarbejdere er bevidste om at beboerne i seniorfællesskabet fremadrettet behøver mere hjælp til personlige og praktiske opgaver. De beskriver at det er en udfordring de skal have gennemdiskuteret. Beboerne er på nuværende tidspunkt fysisk mobile, og behøver ikke hjælp til forflytninger etc. Tilsynet vurderer, at seniorbofællesskabet stadig er under udvikling. Medarbejderne tilkendegiver at der er stor gejst for at få skabt et godt sted, og det, at de inddrages i udviklingsprocesser og etableringen af stedet, bidrager til større medejerskab og ansvarsfølelse. Tilsynet får indtryk af et meget kompetent og engageret ledelse samt medarbejdere. 6
Visitation Kerneydelserne bevilges af kommunal myndighed. Medarbejder ansat i seniorbofællesskabet udfører både opgaver vedrørende personlige og praktiske problematikker, foruden socialpædagogiske opgaver. Medarbejderne beskriver, et godt samarbejde med sagsbehandlerne. Der mangler ofte handleplaner fra den visiterende myndighed, som medvirker til at besværliggøre planlægning og udførelse af hjælpen i samarbejdet med den enkelte borger Medarbejderne beskriver at, de selv og især beboerne, har svært ved at finde ud af hvilke ydelser de modtager hvornår, altså snitfladen mellem personlig og praktiske opgaver, og socialpædagogisk støtte. Tilsynet anbefaler, at det ud fra bevillingerne tydeliggøres i døgnrytmeplanerne for beboerne, hvilke personlige og praktiske opgaver de kan forvente hvornår. Pædagogik Socialpsykiatrisk Center overordnede tilgang bygger på teorien Recovery, hvor fokus er på den psykiske sårbares mulighed for at komme sig. Udgangspunktet er åbenhed over for den enkelte borgers ønsker og tanker om, hvordan et godt liv kan komme til at udfolde sig. Metoderne der benyttes er skitseret på socialpsykiatrisk centers hjemmeside: relationsarbejde, kognitiv tilgang, anerkende kommunikation, støtte og vejledning, jeg-støttende samtaler, coaching, netværksinddragelse. Tilsynet fornemmer ved interview med medarbejderne, at disse metoder indirekte afspejles i medarbejderne omtale i arbejdet omkring beboerne. Alle beboere har 2 kontaktpersoner. Beboerne har ikke mulighed for selv at kunne vælge disse. Det er forudbestemt. Beboerne beskriver, at de ikke er i tvivl om, at de har mulighed for at skifte, hvis kemien ikke passer sammen. Medarbejderne beskriver, at det er en styrke i arbejdet med beboerne, at medarbejderne hele tiden er i huset i dagtiden, der er mulighed for stor fleksibilitet. Beboerne skal ikke komme til medarbejderne, det er medarbejderne der er opsøgende, hvilket beboerne fortæller, er en tryghed for dem grundet deres sygdomsproblematikker. Det er Tilsynets vurdering, at den grundlæggende teori og metode kommer til udtryk i arbejdet med borgerne i seniorbofællesskabet. Dette bestyrkes af borgernes udsagn omkring deres oplevelse af medarbejdernes væremåde i det daglige. Handleplaner/udviklingsplaner/statusrapporter Ledelsen påpeger, at der oftest mangler handleplaner jf. 141 i serviceloven. Tilsynet finder dette uheldigt, i det videre pædagogiske arbejde med udarbejdelse af mål for ydelserne i henhold til 85. I seniorbofællesskabet benævnes udviklingsplaner som 7
samarbejdsaftaler. Heri fremgår hvilke tiltag og mål der er for hjælpen der er hos den enkelte borger. Der beskrives kortsigtede personlig mål for den enkelte beboer, som denne er med i udarbejdelsen af. Ledelsen fremhæver, at de beboere som er bevilget ophold via Holbæk kommune, har den samme sagsbehandler. Det bevirker at fokus på handleplaner og opfølgning opleves mere målrettet. Det er planen fremover, at der udarbejdes status/evaluering på samarbejdsaftalerne hver 3 måned internt og x 1 årligt til sagsbehandler med mindre, der er behov for ændringer i ydelserne til borgerne. Tilsynet har gennemgået statusbeskrivelser på 3 beboere og finder disse fyldestgørende og brugbare i det videre arbejde med samarbejdsaftaler/udviklingsplaner. Tilsynet vurderer, at medarbejderne stadig arbejder fremadrettet med at få etableret metode og dokumentering i arbejdet med udviklingsplaner/samarbejdsaftaler. Medbestemmelse og inddragelse Brugertilfredshedsundersøgelse fra april 2013, viser at der er stor tilfredshed med servicen i opgangsbofællesskabet. Tilsynet anbefaler, at rapporten fremkommer via link på Tilbudsportalen, som resultatdokumentation. Det oplyses at der afholdes husmøder hver 14. dag. Daglig leder samt en medarbejder deltager. Medarbejderen er referent. Ved husmødet drøftes punkter, som opstår i relation til fællesskabet. Referatet er tilgængeligt for alle beboere og medarbejdere. Beboerne tilkendegiver, at de oplever respekt fra medarbejderne omkring deres forskellige udfordringer og deres behov for hjælp og støtte. Beboerne inddrages i hverdagsaktiviteter i huset, og har også mulighed for at deltage i aktiviteter i de andre opgangsbofællesskaber hørende til socialpsykiatrisk center. Der planlægges forskellige aktiviteter ud fra beboernes ønsker og de efterkommes i det omfang der er muligt. Det er f.eks. film, fællesturer ud af huset, indkøbsturer, inddragelse i madlavning etc. Nogle beboere ytre ønske om gerne at ville spille spil i fællesrummet. Interessen herfor er ikke særlig stor fra de øvrige beboere. Beboerne har svært ved på eget tage initiativ, at igangsætte spillet. Tilsynet opfordrer medarbejderne til at være mere opmærksomme på ovenstående. Beboerne oplyser, at der som sådan ikke findes nogle husregler. Man skal passe tidspunkterne for måltiderne. Ellers er almen pli gældende, fortæller de. En beboer fortæller om en episode med en medarbejder, som talte om en beboer i en andens påhør. Beboeren følte sig tryg i relationen og konfronterede derefter medarbejderen med problematikken. 8
Afhængig af beboernes ønsker, inddrages pårørende omkring beboerne. Medarbejderne fortæller, at der opleves udfordringer i samarbejdet med netværk/pårørende. Dette overvejende i forhold til at støtte beboeren til at udvikle større selvstændighed. Tilsynet har henvist til inspirationsmateriale omkring dette emne. Det er Tilsynets vurdering, at ledelse og medarbejder i seniorfællesskabet, har fokus på beboernes medbestemmelse og inddragelse i deres egen og fællesskabets dagligdag. Det er beboernes ønsker og behov inden for kommunens serviceniveau der er det bærende for arbejdet/ydelserne. Tilfredshed med ydelserne Beboerne er yderst tilfredse med den hjælp de modtager fra ledelse og medarbejdere. Hvilket tydeliggøres i brugertilfredshedsundersøgelse fra april 2013. Beboerne bekræfter, at de selv varetager de opgaver de kan. De beskriver en tryghed i, at det er det samme personale, som kan varetage både den personlige - og praktiske hjælp, samt støtte til de opgaver beboerne mentalt og psykisk har udfordringer ved. Stedet er unikt, fortæller beboerne. Personalet kæmper for, at atmosfæren skal virke som en stor familie, med mulighed for selvvalgt ensomhed, når der er behov for det. Dette respekteres af medarbejderne. Der er rum til alle, fortæller beboerne. Ved interviewene fornemmer Tilsynet en god og respektfuld tone, i medarbejderne omtale i samarbejde med beboerne. Beboerne pointere at en usagt regel, er man taler pænt til hinanden. Dokumentation Seniorbofællesskabet afventer implementering af elektronisk dokumentationssystem, EKJ. Vigtige aftaler skrives i kalender. Dokumentering på den enkelte borger foregår i Holbæk kommunes elektroniske journaliseringssystem, Acadre. Der dokumenteres ved afvigelser, eller aftaler med sundhedsfaglige instanser. Overordnede for Socialpsykiatrisk Center, har tilsynet anbefalet sidste år, en tydelig adskillelse i form af 3 typer dokumentation: den pædagogiske indsats, opfølgning på væsentlige helbredsmæssige problemstillinger og den løbende dokumentation af retssikkerhed og samtykke forhold. Det er Tilsynets indtryk ved interviewene, at ledere og medarbejdere tilstræber at følge ovenstående anbefaling med de dokumentationsredskaber, de er nødsaget til at benytte, indtil EKJ implementeres. Tilsynet henleder til, der fortsat er udfordringer i dokumentationen og opfordre til, at der sikres en god vejledning samt retningslinjer for dokumentation i forbindelse med implementering af EKJ. Ledelse og medarbejdere beskriver, som tidligere nævnt, udfordringer i dokumentation og dermed information fra hjemmeplejen, når 9
hjemmeplejen har opgaver i seniorfællesskabet uden for medarbejdernes arbejdstid. Hjemmeplejen har ikke adgang til seniorfællesskabets dokumentationspraksis og omvendt, hvilket kan fordre at vigtige informationer ikke videregives. Tilsynet anbefaler, at der sikres log in til hjemmeplejen i det nuværende og kommende dokumentationssystem. I forbindelse med indflytning, afholdes indflytningssamtale, hvor alle relevante forhold afstemmes. Referat af samtalen forefindes i borgermappe, som opbevares i beboerens lejlighed. I denne mappe findes desuden, døgnrytmeplan, samarbejdsaftaler, APV-vurdering, samt forflytningsbeskrivelse, er der behov for denne. Det er Tilsynets vurdering, at ledelse og medarbejdere er opmærksomme på dokumentations praksis og udvikling af denne i overensstemmelse med anbefalingerne og regler. Kost forplejning For at bo i Seniorfællesskabet, skal man være indstillet på at være med i en obligatorisk kostforplejningspakke. Beboerne har forskellige behov i relation til måltiderne. Seniorfællesskabet har ansat en kok, som er ansvarlig for indkøb og tilberedning af de daglige måltider. Kokken, beskrives af ledelsen som en central person, i medarbejderstaben. Han beskrives, som en trygheds- og omsorgsperson for beboerne. Han er som oftest er til stede i fællesarealerne, når og hvis de øvrige medarbejdere er optaget af andre opgaver. Beboerne har deltaget i en temadag omhandlende kost og hygiejne. De inddrages i hvilke råvarer der indkøbes og benyttes. Ligeledes er de med til at vælge menuerne for den varme mad. Beboerne deltager i tilberedning af måltiderne, i det omfang de magter det og af hensyn til hygiejniske forholdsregler. Beboerne må ikke benytte de fælles køkkenfaciliteter alene. Her henvises de til deres the-køkkener i egen lejlighed. Beboerne indtager måltiderne i fællesarealerne eller i egen lejlighed. Der er altid fast 2 personaler, som spiser sammen med beboerne i fællesrummet. Tilsynet finder tilberedning og afvikling af måltiderne, særdeles værdifulde i relation til seniorbofællesskabets målgruppe, og anbefaler at der udarbejdes skriftligt forplejningskoncept, som tillæg til oplysningerne på Tilbudsportalen. Helbredsmæssige forhold Seniorbofællesskabet har egne sundhedsfagligt uddannede medarbejdere (Social- og sundhedsassistenter = SSA). Der tages udgangspunkt i Holbæk kommunes kvalitetshåndbog omkring medicinhåndtering og andre forhold. Der arbejdes på at udarbejde lokal instruks på hvorledes medicinadministration varetages i seniorfællesskabet. Ledelsen har valgt at der er 2 sundhedsfaglige medarbejdere, som er overordnet ansvarlige omkring medicin. 10
Social- og Sundhedsassistenterne oplever imødekommende hos den kommunale sygepleje, når der er behov for sparring i forbindelse med specialiseret sundhedsfaglige problematikker. Aftaler med læger, og opfølgning på sundhedsfaglige tiltag, dokumenteres på nuværende tidspunkt i Acadre. Medicin til nogle borger opbevares i aflåst medicinrum i kasser til hver enkelt borger. Medarbejderne kvitterer på seddel, når medicinen er givet. Fremadrettet er det planen, at beboerens medicin opbevares i egen lejlighed. Nogle beboere dispenserer og administrerer selv deres medicin, med støtte og vejledning fra personalet. Leder oplyser, at der er beboere med misbrugsproblematikker, hvor behandling herfor, støttes op af medarbejderne Da seniorfællesskabet ikke er godkendt til alkoholbehandling jf. Sundhedslovens 141, og Sundhedsstyrelsens Retningslinjer for kommunal godkendelse af alkoholbehandlingssteder, påbyder Tilsynet at ansøgning om alkoholbehandling indsendes inden 1. november 2013. Håndtering af beboermidler Borgerne i seniorbofællesskabet administrerer selv deres økonomi. Ved behov for støtte, guider medarbejderne dem. Inspirationsmateriale fra Socialstyrelsen er udleveret, foruden der henvises til Holbæk kommunes vedtaget materiale omkring beboerøkonomi. Tilsynet opfordrer til, at ledelse og medarbejderne fortsat sikre, der foreligger klare aftaler omkring økonomiske forhold. Magtanvendelse og retssikkerhed Der er udarbejdet procedure for håndtering af magtanvendelser i seniorfællesskabet. Der er ikke indberettet magtanvendelser i løbet af året. Og medarbejdere og ledelse oplyser, at være opmærksomme på at få drøftet krav til lovgivningen samt forebyggelsen af magtanvendelse. Samtykkeerklæring, udarbejdes sammen med alle beboerne, denne gennemgås fast en gang årligt. Frivillige På spørgsmål om brug af frivillige, tilkendegiver ledelsen, at det endnu ikke har været taget op til overvejelse, om det kunne være hensigtsmæssigt i forhold til beboerne. Tilbudsportalen Leder oplyser, at være i gang med at opdatere Tilbudsportalen. Der gives påbud om at Tilbudsportalen, er opdateret svarende til kravene i BEK nr. 1580 af 16/12/2010 Bekendtgørelse om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud. Dette skal være udført inden 1. november 2013. 11
UTH (utilsigtede hændelser) Tilsynet oplyses af både ledere og personale, at de er opmærksomme på indrapportering af UTH. Det er som oftest daglig koordinator, som indrapporterer UTH. Opfølgning af UTH, samt dialog omkring forebyggelse af disse sker overvejende ved personalemøderne. 12