Tilstedeværelsespolitik Støttecentret for Senhjerneskadede

Social- og Sundhedsforvaltningen Støttecenter for Senhjerneskadede Tilstedeværelsespolitik Støttecentret for Senhjerneskadede -Personalepolitiske retningslinjer ved psykisk belastning grundet arbejdet og ved sygefravær 1

Indholdsfortegnelse 1. TILSTEDEVÆRELSESPOLITIK... 3 1.1 Mål:... 3 1.2 Hvad er en tilstedeværelsespolitik... 4 2. HANDLEPLAN VED PSYKISK BELASTNING... 5 3. HANDLEPLAN VED SYGEFRAVÆR... 6 3.1 Omsorgssamtale (se skema, bilag 1)... 6 3.2 Kontaktsamtale (se bilag 2)... 6 3.3 Statussamtale (se bilag 3)... 7 4. KORT OVERSIGT OVER FORLØBET AF SAMTALER... 8 OMSORGSSAMTALE BILAG NR. 1... 10 KONTAKTSAMTALE BILAG NR. 2... 11 STATUSSAMTALE BILAG NR. 3... 12 5. RETNINGSLINJER FOR SYGE- OG RASKMELDINGER... 13 6. APPENDIKS VEDR. BARNETS FØRSTE OG ANDEN SYGEDAG... 15 7. HVORDAN TILSTEDEVÆRELSESPOLITIKKEN HAR VÆRET ANVENDT... 16 2

1. Tilstedeværelsespolitik Tilstedeværelsespolitikken udgør sammen med trivselspolitikken og voldsforebyggelsespolitikken et samlet hele. En af Støttecentrets væsentligste ressourcer er personalets tilstedeværelse på arbejdspladsen, dette er grundlaget for den daglige drift. Afdelingen ønsker derfor at have en åben dialog om personalets trivsel på arbejdspladsen og i videst muligt omfang - gennem en tidlig og aktiv indsats - at forebygge sygefravær. Arbejdet i afdelingen, kan periodisk være, især psykisk belastende, derfor er det vigtigt at have en åbenhed og omsorg for hinanden, så vi drøfter eller fanger en kollegas signaler på mistrivsel. Skyldes en psykisk belastning en bestemt bruger, er målet at man alligevel er til stede på arbejdspladsen. Det vigtigt at det ikke bliver til et privat problem, fulgt af en sygemelding. Personalet er i videst muligt omfang til stede og har dialog med ledelsen og kollegaer om det hændte, mærker kollegaers støtte og får afprivatiseret problemet. Der tages handling på problemet. 1.1 Mål: * At styrke et sundt arbejdsmiljø. * At fremme et miljø med tryghed, respekt og åbenhed. Derfor lægges der vægt på en forebyggende indsats og en tidlig opfølgning i forbindelse med belastninger og sygefravær. Derfor er der tale om en tilstedeværelsespolitik og en positiv sygdomspolitik, der skal bygge på dialog, forståelse, tillid og ikke mindst fælles vilje til, hvis det er muligt, at fastholde en syg kollega i jobbet. * Det er naturligt, at man under sygdom kontaktes af sin arbejdsplads, ligesom man forventer, at medarbejderen holder arbejdspladsen orienteret. * At gøre hver enkelt ansvarlig for egen sundhed og støtter andre i at forblive sunde. Derfor forudsættes en aktiv og positiv indsats af såvel medarbejdere som ledere, hvor hensigten er omsorg for medarbejderen, og ikke kontrol. * At minimere sygefravær og fastholde medarbejderen. 3

1.2 Hvad er en tilstedeværelsespolitik Politikken er et sæt spilleregler som angiver, hvordan man i fællesskab tager hånd om en medarbejder der er psykisk belastet pga. arbejdet eller en sygdomsramt medarbejder. Samt hvordan vi forebygger sygefravær og fremme sundhedsadfærd. Politikken indeholder 4 elementer. Handlingsplan ved psykiske belastningssymptomer Omsorgssamtale Kontaktsamtale Status samtale Desuden indeholder mappen regler for sygemelding og raskmelding. Omfanget af sygefravær i afdelingen opgøres en gang årligt. Fraværsstatistikken indgår i en årlig rapportering fra arbejdsmiljøudvalget til MED.udvalget. Tilstedeværelsespolitikken afslutter med nogle eksempler på, hvordan den har været anvendt i praksis. 4

2. Handleplan ved psykisk belastning Handlingsplanen er en hurtig og tidlig forebyggende indsats med henblik på at forebygge sygefravær og signalere til medarbejderne at dette ikke er et privat problem, men et brugerrelateret problem vi skal løse i fællesskab. Handlingsplanen træder i kraft når en medarbejder oplever en psykisk overbelastning pga. bruger arbejdet. (Skema 1 omsorgssamtale anvendes som dokumentation.) Når en medarbejder er belastet pga. brugers adfærd, drøftes situationen igennem med afdelingslederen og evt. kolleger. Først lytter man, og hører medarbejderens oplevelser. Situationen analyseres. Og det vurderes om der kan ændres på medarbejderens tilgang til personen og/ eller de fælles strategier skal revideres. Eventuelle handlemuligheder og løsningsforslag: Medarbejderen bliver anden hjælper hos brugeren, eller flyttes evt. fra brugeren, aftalt for nogle dage eller i en periode afhængig af de muligheder der er tilstede. Medarbejderen skifter evt. andre brugere eller teams. Eller er blot til stede på arbejdspladsen, mærker leder og kollegers støtte og arbejder med ad hoc opgaver, eller administrativt brugerarbejde. Problemet tages op i den fælles supervision ved nærmest kommende lejlighed. Evt. suppleret med individuel supervision efter aftale med lederen. Der aftales en plan for hvordan tilbagevenden til brugeren skal foregå. Hvis der på trods af indsatsen bliver fravær træder retningslinjer for fravær i kraft. 5

3. Handleplan ved sygefravær Ved sygdom starter et forløb af samtaler som her er skitseret i sin helhed. 3.1 Omsorgssamtale (se skema, bilag 1) Senest 7. sygedag, eller efter hyppigt kortvarigt sygefravær (ca.7 dag eller 3 gange på 12 uger), sikrer nærmeste leder, at der har været kontakt til den sygemeldte. Alle former for fravær tæller med inklusive barnets første sygedag. Formål med omsorgssamtalen: At vise omsorg og vedligeholde kontakten mellem den sygemeldte og arbejdspladsen. At høre om man kan gøre noget for den syge medarbejder. At klarlægge om årsagen til sygdommen er arbejdsrelateret. Evt. klarlægge tidsperspektivet. Dato for evt. raskmelding. Dato for evt. kontaktsamtale. Leder og medarbejder aftaler vedrørende information til kolleger. Skema udfyldes af lederen. Kopi til medarbejder. 3.2 Kontaktsamtale (se bilag 2) Mellem 14. og 21. sygedag eller efter fortsat hyppigt kortvarigt sygefravær (7 dage eller 3 gange på 12 uger) afholdes omsorgssamtale(r) mellem den sygemeldte og afd.leder i Støttecentret. Det aftales - under hensynstagen til den sygemeldtes ønsker og muligheder - hvor samtalen skal foregå. Samtalen skal ikke nødvendigvis foregå på arbejdspladsen, men kan f.eks. også foregå i den sygemeldtes hjem eller på sygehuset. Medarbejderen har mulighed for at have tillidsrepræsentant/fagforening, sikkerhedsrepræsentant eller anden person med til mødet. Samtalen skal foregå under trygge forhold, der fremmer åbenhed og tillid til hinanden. 6

Formål med kontaktsamtale: Samtalen skal bl.a. afklare om årsagerne til fraværet: Er konstante eller vekslende Kendte eller ukendte Alvorlige eller ikke alvorlige At klarlægge om årsagen til fraværet er arbejdsrelateret, har sammenhæng med forhold på arbejdspladsen f.eks. psykiske eller fysiske belastninger, indholdet af arbejdsopgaver, samarbejdsproblemer eller arbejdsmiljøet på anden måde har sammenhæng med privatlivet, f.eks. familieproblemer eller alkoholmisbrug Derudover er formålet: At sikre kontakt mellem den syge og arbejdsstedet (evt. ved at invitere den sygemeldte til at komme på besøg i afdelingen, til personalemøde, temadag, undervisning eller personalefest o.a.). Sikre hensynet til afdelingens videre drift. Evt. aftale afspadsering eller feriedage ved eks. hjemlige problemer. Afklare evt. udsigt til snarlig tilbagevenden til afdelingen eller At aftale ny dato for kontaktsamtale eller statussamtale. At leder og medarbejder sammen finder en løsning på, hvordan hyppigt kortvarigt sygefravær kan nedbringes. Medarbejderen og lederen laver en konklusion og udarbejder en handlingsplan. Begge underskriver dokumentet. Kopi til medarbejder. Leder og medarbejder aftaler vedrørende information til kolleger. Skriftlig påtale: Er sygefraværet stadig højt og ikke velforklaret efter kontaktsamtale og efter evt. indgåede aftaler, kan der gives en skriftlig påtale indeholdende en tidsfrist indenfor hvilken, forholdet skal være væsentligt forbedret. 3.3 Statussamtale (se bilag 3) Lederen indkalder den sygemeldte til en statussamtale, ved denne samtale deltager centerleden også. Statussamtale afholdes senest efter ca. 6-8 ugers sammenhængende fravær efter vedvarende hyppigt kortvarigt sygefravær. Medarbejderen opfordres til at have tillidsrepræsentant/fagforening, sikkerhedsrepræsentant eller anden person med til mødet. Formål: Evt. revurdering af sygdomsforløbet. Om muligt på nuværende tidspunkt at klarlægge, om den sygemeldte forventes at vende tilbage til arbejdet på normale vilkår. Evt. at aftale dato for tilbagevenden til afdelingen. 7

Støttecentret for senhjerneskadede Lederen skitserer muligheder i jobbet om midlertidigt arbejde på ændrede vilkår, eks.: Genindslusning i arbejdet evt. delvis sygemelding i en overgangsperiode. Ændrede arbejdsopgaver - midlertidigt/permanent. Evt. ændret /arbejdstid - midlertidigt/permanent. Evt. aftale om arbejdsprøvning eller andre sociale foranstaltninger (aftales i samarbejde med kommunen). Udfærdigelse skriftlig konklusion og handlingsplan. Medarbejderen og lederen/afdelingslederen underskriver ovenstående dokumenter, som opbevares aflåst hos lederen indtil sagen er afsluttet. Derefter opbevaring i P- sag på Agtrupvej. Evt. iværksættelse af opsigelse. Leder og medarbejder aftaler vedr. information til kolleger. 4. Kort oversigt over forløbet af samtaler Sygemelding skal, gives til lederen eller dennes stedfortræder, med melding om evt. fraværslængde og aftale om dato for telefonkontakt. Omsorgssamtale Lederen tager på 7. sygedag eller efter hyppigt kortvarigt sygefravær (ca. 7 dage eller 3 perioder på 12 uger) kontakter afdelingslederen den sygemeldte medarbejder. Medarbejder har mulighed for at bede om en kontaktsamtale. Vedr. psykiske belastninger pga. arbejder tager leder tager initiativ til en samtale så snart man er opmærksom på problemer Der aftales hvor en evt. samtale skal foregå. Kontaktsamtale Mellem 14. - og 21. sygedag eller fortsat hyppigt kortvarigt sygefravær (ca. 7 dage eller 3 perioder på 12 uger) afholdes omsorgssamtale(r). Mellem Afdelingsleder + medarbejder. Statussamtale: efter ca. 6-8 ugers sammenhængende fravær eller efter vedvarende hyppigt kortvarigt sygefravær. 8

Samtalerne skal følge de personalepolitiske retningslinier og skal afsluttes med en skriftlig konklusion. Opbevaring: Aflåst hos nærmeste leder indtil sagen er afsluttet. Derefter opbevaring i P-sag. I praksis placeres sagens akter i P-sagen på Agtrupvej. 9

Omsorgssamtale Bilag nr. 1 Afdelingsleder kontakter den sygemeldte Eller tager initiativ til en samtale med psykisk belastet personale Navn Cpr.nr. Adresse Tj.nr. Evt. mødested Dato: Årsag til belastningen/fravær: (Herunder er fraværet arbejdsrelateret?) Handlingsplan og evt. aftaler: Tidsperspektiv: Dato for evt. opfølgning: Dato for evt. raskmelding: Dato for evt. kontaktsamtale: dato Underskrift medarbejder Underskrift Afdelingsleder Der udleveres kopi til medarbejder. 10

Kontaktsamtale Bilag nr. 2 (Afdelingsleder tager kontakt ) (mødested aftales mellem den sygemeldte og leder) Navn Cpr.nr. Adresse Tj.nr. Mødested: Tidsperspektiv for fravær. Er fraværet arbejdsrelateret ( samarbejde, tilrettelæggelse, arbejdstid etc.) Handlingsplan og evt. aftaler: Dato for raksmelding eller Ny dato for evt. kontaktsamtale/statussamtale: Konklusion: Hvilken orientering giver vi dine kolleger: dato Underskrift medarbejder Underskrift afdelingsleder Der udlevers kopi til medarbejderen 11

Statussamtale Bilag nr. 3 Leder indkalder Medarbejder opfordres til at have tillidsrepræsentant, sikkerhedsrepræsentant/fagforening eller anden person med til mødet. Navn: Cpr.nr. Adresse: Tj.nr. Mødested: Tidsperspektiv for fravær: Opfølgning på aftaler og handlingsplan Ledelsen skitserer hvilke af tilpasningsmuligheder der er i jobbet (arbejdsfunktion, genindslusning i arbejdet evt. deltidssygemelding i en overgangsperiode, evt., andre opgaver): Udfærdigelse af handlingsplan, evt. iværksætte opsigelse. Evt. dato for afsluttende møde: Hvilken orientering giver vi dine kolleger: dato Underskrift medarbejder Underskrift Leder Kopi til medarbejder og evt. fagforeningen og lønkontoret. 12

5. Retningslinjer for syge- og raskmeldinger Sygemeldinger i hverdage og weekend samt helligdage (Kolding, november 2010.) Sygemelding sker på vagttelefonen tlf. 2322 6525. Der skal være personlig kontakt der må ikke lægges besked. Sygemelding pr. sms godtages ikke. Sygemelding for dagvagt skal ske fra kl. 07.30 og senest kl. 7.45 og for aftenvagt senest kl. 12.00. Den syge oplyser om de arbejdsopgaver, som skal overdrages til kollega og forventet varighed af fraværet. På hverdage er det vagtplanlægger eller afdelingsleder, der modtager sygemeldinger. I weekender og på helligdage er det team 5. Den medarbejder som tager imod sygemeldinger indkalder assistance. I weekender: I tilfælde af at vagten i team 5 ikke kan nå at finde en afløser inden de skal til bruger, overdrages opgaven til den anden vagt som er mødt. Hvis vagten selv er syg. Forsøger man at finde en afløser, hvis muligt, ellers ringer man til en kollega, som skal på vagt. Denne tager over med at finde en afløser. Raskmelding: Raskmelding skal ske på vagttelefonen senest kl. 12.00 dagen før næste vagt eller inden kl. 10.00 til aftenvagt samme dag. Retningslinier for indkaldelse: Allerførst vurderes det om der er mulighed for omlægning af opgaverne, så arbejdet kan klares af tilstedeværende vagter. I tilfælde af, at den løsning ikke er holdbar indkaldes vikarer fra telefonlisten. Hvis dette ikke giver resultat indkaldes medarbejdere fra teamet, tværafløser eller fra øvrige teams. Først indkaldes medarbejdere der har nul dag. Kun i nødstilfælde indkaldes medarbejdere, der har beskyttet fridag. (OBS på en feriedag må I ikke kontakte jeres kolleger). Sygemeldingen og vagtændringer indskrives på tjenesteplanen og meddeles på mail til afdelingsleder samtidig med forventet varighed af sygefraværet. Dokumentation: Som medarbejder er man ikke forpligtiget til at give oplysning om diagnose eller årsager til sygdommen. Længerevarende fravær Ved længerevarende fravær eller gentagne fraværsperioder beslutter Centerleder - sammen med afdelingsleder - om sygefraværet skal dokumenteres ved mulighedserklæring. 13

Mulighedserklæring betales af afdelingen. Kontakt til Jobcentret i sygemeldtes hjemkommune: Kontakten sker direkte fra lønkontoret i Kommunen. Støttecentret er ikke involveret i denne kontakt. Efter 4 ugers sygefravær meddeler Løn- og Personaleafdelingen den sygemeldte medarbejders hjemkommune sygefraværet, med henblik på opfølgning i overensstemmelse med sygedagpengeloven og hjælpeforanstaltninger (det rummelige arbejdsmarked). Senest 8 uger efter 1. fraværsdag bliver den syge medarbejder kontaktet af Jobcentret i hjemkommunen. 14

6. Appendiks vedr. barnets første og anden sygedag Ifølge overenskomster har medarbejdere mulighed for tjenestefri med løn til pasning af sygt barn, såfremt visse betingelser er opfyldt. FOA/Ergoterapeuter/Sl: Anmodning om hel eller delvis tjenestefri m/løn til pasning af akut sygt barn fremsættes for personalet til afdelingsleder eller leder af Støttecentret. Tidligere havde du som ansat I Kolding Kommune efter anmodning kun adgang til at holde hel eller delvist fri med løn på dit barns 1. sygedag. Ved overenskomstforhandlingerne i 2008 blev forhandlingsparterne enige om, at ansatte i Kolding Kommune efter anmodning også skulle have adgang til at holde fri med løn på barnets 2. sygedag. Du har derfor fra den 1. april 2009 efter anmodning adgang til hel eller delvis fri med løn, hvis følgende betingelser er opfyldt: Dit barn er under 18 år Barnet har ophold hos dig Tjenestefrihed er nødvendig af hensyn til barnet Dit fravær er foreneligt med forholdene på din arbejdsplads Delvis tjenestefrihed betyder, at der normalt gives fri indtil du har fundet andre pasningsmuligheder. 15

7. Hvordan tilstedeværelsespolitikken har været anvendt Eks.1 En medarbejder oplever at brugeren mistænker hende for at være uærlig (hvilket ikke er korrekt) men det får brugeren til at chikanere hende og udsætte hende for psykisk vold, så medarbejderen ikke længere kan arbejde hos brugeren. Da den første hændelse sker kan vi flytte medarbejderen til et andet team hvor hun varetager opgaverne og kombineret med nogle planlagte fridage giver det et pusterum, så medarbejderen igen kan påtage sig opgaven i sit eget team.men det bliver kortvarigt da brugeren bliver ved med at chikanere medarbejderen. Medarbejderne påvirkes psykisk af dette er meget ked af det, men formår på trods af dette at komme på arbejde og være til stede. (er fritaget for arbejdet hos brugeren.) Medarbejderen er til stede, selv om hun er ked af det. Arbejder administrativt, er blot til stede, kan gå sig en tur osv. Ved at være til stede bliver det ikke et privat problem og hun får og mærker kollegers og leders støtte. Sagen løses ved at en kollega for en 3 mdr.s periode flyttes til at arbedje med brugeren der reager og medarbejderen der er berørt af det løser opgaven i kollegaens team. Den langstrakte plan er at den berørte medarbejder, efter endt barselsorlov, får en stilling i en ledig stilling i en anden afdeling, i mellemtiden vikar besættes den stilling. Udviklingen i Kolding gør dog, at vi har kunnet fastholde denne medarbejder i Koldingafdelingen efter endt barselsorlov. I forløbet et der brugt individuel psykologbistand en gang og fælles supervision i teamet. Erfaringerne fra denne hændelse danner grundlag for Støttecentret handleplan ved psykisk belastning. Eks. 2 En medarbejde har i en meget lang periode levet med psykisk vold fra bruger, især verbal overfusning, men også fysisk vold i form af krads, bid slag etc. Undervejs har vi fælles supervision, ligesom medarbejderen tilbydes individuel supervision. Leder og medarbejder følger udviklingen tæt og lader det være op til medarbejderen at sige fra når det ikke går længere. 16

Da denne dag kommer, er det muligt at tilbyde medarbejderen en stilling i et nyt team. Dette ønsker hun ikke, da hun er i tvivl om hun kan rumme kun at have en bruger igen. Vil se sig om efter andet arbejde. Vi aftaler at medarbejderen tilknyttes Kolding afdelingen som afløser mens hun leder efter arbejde.tiden går og der falder ro over tingene. Efter en periode hvor der igen er mulighed for at tilbyde stilling i det nye team, er medarbejderen parat til at påtage sig opgaven og fungerer nu fint i det nye team. Socialforvaltningen Støttecentret for Senhjerneskadede Eks. 3 En ferieafløser er udsat for fysisk vold i form af en lussing fra brugeren. Oplevelsen bearbejdes med kolleger og leder og medarbejderen fuldfører ferieafløsningen. Efter en periode gives individuel psykolog bistand en gang, ved teamets supervisor. Medarbejderen ansættes efter sommerferievikariatet i en fast stilling. Eks. 4 En ferieafløser oplever psykisk chikane fra en bruger. Medarbejderen formår med kollegers støtte og ved at flyttet til nyt team i slutningen af vikariatet at gennemføre vikariatet. For at forebygge gives der en enkelt time psykologbistand efter forløbet. Medarbejderen fortsætter som afløser hos os og får også et vikariat igen. Hvorefter det lykkes hende at få arbejde inden for sit uddannelsesområde. Udarbejdet Godkendt Revideret Sidst revideret MED-udvalget. 2005 Lissi Borre 2006 Februar 2006 November 2010 Larsen. Suppleret 2008 2008 med Trivselspolitik i Marts 2009 Februar 2009 2008 Dato: 1.12.10 17