Caspar Brands Plads 3A, 4220 Korsør Tlf.: 5857 1800 Kontaktperson: Morten Folsø Nielsen Mailadr.: morten@bo4220.dk Referat til Organisationsbestyrelsesmøde nr. 62 Mødet afholdt : Onsdag den 28. januar 2015 kl. 08.30 Sted : Caspar Brands Plads 3A Deltagere: Formand Næstformand Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Direktør Økonomi- & administrationschef Sekretær Ebbe Jens Ahlgren Hans Larsen Anne Dorthe Segerlund Carsten Poulsen Lotte Falsing Erna Jensen Anders Nielsen Vakant Mike Axdal Peter Hjorth Morten Nielsen Hanne Grønhøj, referent C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 1
Indholdsfortegnelse til referat Organisationsbestyrelsesmøde nr. 62 Godkendelse af sidste referat og nærværende dagsorden... Side 3 Vision og Strategi...Side 3-4 Formandens beretning... Side 4-6 Direktørens beretning... Side 6-8 Indkomne revisionsprotokoller... Side 8 Regnskab og økonomi... Side 8-9 Indkomne henvendelser til bestyrelsen... Side 9-10 Nyt i udvalgene... Side 10-13 Information fra kredsrepræsentanter, kreds 11... Side 13 BL informerer... Side 13 Eventuelt... Side 13 Næste møde og underskrifter... Side 14 C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 2
1. Godkendelse af sidste referat og nærværende dagsorden. Fremstilling: Dagsorden nr. 62 samt referat nr. 61. 1a : Referat nr. 61 Godkendelse af referat og dagsorden. Beslutning: Dagsorden nr. 62. For så vidt angår punkt 7/»Indkomne henvendelser» i nærværende dagsorden nr. 62 vedrørende afd. 35, «vandsagen», skal der rettes tekst til «klage over vandafregning og injurierende sprogbrug fra klager». Endvidere blev det bemærket, at bilagsnumrene ikke passede i forhold til nærværende dagsorden. Referat nr. 61. Hans Larsen, at der bør rettes i overskriften på referatet fra «dagsorden» til «referat». Lotte Falsing bemærkede, at der i referatets side 5 (punkt 2) vedrørende Energi og Miljø står anført noget omkring afvikling af mødet virtuelt (via skærm). Peter Hjorth forklarede, at man i udvalget overvejer afvikling af møderne på denne måde for at spare afdelingerne for rejseaktivitet landet rundt. Herefter blev såvel referat nr. 61 som nærværende dagsorden nr. 62 godkendt med de faldne bemærkninger. 2. Vision og Strategi. Fremstilling : Oplæg fra Visons- og Strategiudvalget. Proces og tidsplan for udarbejdelse af Vision og Strategier gennemgås af konsulent fra CARVE. 2a : Planchesæt med proces og tidsplan C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 3
Indstilling : Organisationsbestyrelsen tiltræder proces og tidsplan samt økonomisk ramme. Beslutning : Peter Hjorth og Morten Nielsen orienterede kort omkring proces, tidsplan samt økonomisk ramme. For så vidt angår den økonomiske ramme blev det oplyst, at prisrammen vil ligge et sted i mellem kr. 280.000,00 og kr. 392.000,00 excl. moms eller alternativt en fast pris på kr. 300.000,00 excl. moms. Hertil kommer så eksempelvis omkostninger til seminarer m. v. således, at man vil skønne en samlet udgift på ca. kr. 500.000,00 excl. moms. Organisationsbestyrelsen tog herefter den afgivne orientering til efterretning og tiltrådte såvel proces og tidsplan som den økonomiske ramme, fast pris kr. 300.000,00 for oplæg til vision og strategi for BoligKorsør. 3. Formandens beretning. Under dette punkt informerer formand Ebbe Jens Ahlgren. Retningslinjer ift. dagsordener og referater o OB møder o Møder i OB s underudvalg Formandsmødet d. 10. Januar 2015 o Herunder henvendelse fra OB-medlem Ekstraordinært Repræsentantskabsmøde d. 3. Februar 2015 Arrangement ifm. fejring af Elvis Orientering om afvikling af Direktørudviklingssamtale (DUS) 3a : Henvendelse fra Mike Axdal. Orienteringen tages til efterretning. C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 4
Beslutning: Retningslinjer ift. dagsordener og referater. Formanden oplyste, at der har været lidt problemer med overholdelse af gældende frister for ekspedition af dagsordener og referater i såvel OB som i underudvalgene. Der ønskes rettet op på dette fremadrettet. Formandsmødet d. 10. januar 2015. Formanden oplyste, at de seneste formandsmøder, herunder det sidst afholdte den 10.01-2015, har været nogle gode og konstruktive formandsmøder. Lotte Falsing bemærkede, at der har været en god evaluering på den praktiske afvikling af det sidste formandsmøde den 10.01-2015. I henhold til flere mundtlige udtalelser fra OB medlemmer undet mødet samt henvendelse fra Mike Axdal, jf. det fremsendte bilagsmateriale, så er der sket et brud på tavshedspligt fra 2 tidligere OB-medlemmer. Der er tale om udtalelser fra Ove Jørgensen og Jørgen Jensen, som citeret fra tidligere udarbejdede interne rapport i forbindelse med deres deltagelse på det sidste formandsmøde den 10.01-2015. I den forbindelse blev der drøftet en eventuel sanktion overfor de 2 nævnte personer. OB udtaler en kraftig kritik af, at tidligere OB medlemmer bryder deres tavshedspligt i forbindelse med et formandsmøde. Der sendes hermed et signal om, at disse 2 personer ikke kan betragtes som værende troværdige og at man i OB ikke kan acceptere en sådan adfærd og derfor tager skarpt afstand fra deres handling. Ekstraordinært Repræsentantskabsmøde d. 3. februar 2015. Formanden orienterede om, at der jo som bekendt nu er indkaldt til mødet, jf. gældende vedtægter. Punktet «eventuelt» på den fremsendte dagsorden blev drøftet og man var blandt medlemmerne generelt enige om, at punktet ikke burde have været medtaget. OB besluttede, at eventuelle spørgsmål under dette punkt kun besvares af formand Ebbe Ahlgren. Forslag til dirigent er bestyrelsesmedlemthorkild Andersen fra Fasanstien. OB godkendte herefter Thorkild Andersen som dirigent. Arrangement ifm fejring af Elvis. Der var meget ros for arrangmentet, som der var god opbakning til og som forløb meget tilfredsstillende. C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 5
Orientering om afvikling af Direktørudviklingssamtale (DUS). Formanden orienterede om, at formandskabet forud for denne samtale (DUS) havde deltaget i et kursus omkring afvikling af en sådan samtale. Det havde været et godt og brugbart kursus som gjorde, at de følte sig godt rustet til samtalen, som forløb rigtig godt og som gav plads til spørgsmål og en god dialog. Direktør Peter Hjorth gav ligeledes udtryk for, at han syntes, at det havde været en god og konstruktiv samtale, som var godt velforberedt og tilrettelagt. Anders Nielsen spurgte ind til udlevering af et referat fra mødet. Hans Larsen oplyste om, at det foreligger, men ikke vil blive udleveret, idet dette er et lukket og internt referat, præcis som i MUS samtalerne med medarbejderne. OB tog efterfølgende den afgivne information til efterretning. 4. Direktørens beretning. Under dette punkt informerer direktør Peter Hjorth. Status på færdiggørelse af 24 boliger og elevatorlejligheder i Afdeling 15, Fasanstien. Status vedrørende Kloden og Mælkebøtten, i Afdeling 21. Orientering fra møde i Aktivitetsgruppen vedrørende Motalavejområdet. Fremlæggelse af eventuelle referater af VN møder, sikkerhedsmøder samt personalemøder siden sidste organisationsbestyrelsesmøde (fast punkt på dagsordenen under direktørens beretning) 4a : Notat fra møde i Aktivitetsgruppen Orienteringen tages til efterretning Beslutning: Status på færdiggørelse af 24 boliger og elevatorlejligheder i Afdeling 15, Fasanstien. Peter Hjorth orienterede om, at projektet følger tidsplanen. Indretning er i fuld gang og udlejning af boligerne til de planlagte huslejer ser lovende ud. C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 6
Der er planlagt en intern fremvisning af boligerne den 05.02-2015 og et «åbent hus» arrangment den 14.02-2015 for fremvisning og opskrivning for alle interesserede. Status vedrørende Kloden og Mælkebøtten, i Afdeling 21. Peter Hjorth orienterede om, at man har rykket Slagelse Kommune for en tilbagemelding vedrørende status omkring et samarbejde om benyttelse af de to lejemål. Der er modtaget et positivt svar fra kommunen og der er aftalt møde den 02.02-2015 for en fælles besigtigelse af lokalerne, set i forhold til en eventuelt mulighed for kommunal anvendelse. Det oplyses endvidere, at der pt. ingen nye aftaler er omkring anvendelse efter den 01.08-2015 og at man derfor har meddelt Slagelse Kommune at man, såfremt der ikke findes en løsning som medfører husleje indtægt, skal der træffes afgørelse om, hvorvidt dispositionsfonden kan/skal dække huslejetabet fremadrettet. Mike Axdal spurgte ind til, om der har været undersøgt noget omkring «frie børnehaver». Peter Hjorth svarede, at dette forhold har været undersøgt og at der i den forbindelse har foregået en kontakt til eventuelle interesserede. Der har dog indtil nu ikke været nogen henvendelser i den forbindelse. Orientering fra møde i Aktivitetsgruppen vedrørende Motalavejområdet. Peter Hjorth orienterede om, at der har været afholdt møde med aktivitetsgruppen vedrørende anvendelse af beløb til de forskellige arrangementer. Der har været store udfordringer vedrørende cafe-driften, idet der jo ingen kok er mere. I samarbejde med Sekstanten vil der blive etableret en social-økonomisk virksomhed med tilknytning af 4 personer i aktivering samt på basis af de frivillige kræfter i afdelingen/området. Der vil blive mulighed for særarrangementer og et godt måltid mad og cafeen skal igen fremadrettet være omdrejningspunktet for frivillige og diverse fælles aktiviteter. Fremlæggelse af eventuelle referater af VN møder, sikkerhedsmøder samt personalemøder siden sidste organisationsbestyrelsesmøde (fast punkt på dagsordenen under direktørens beretning) Der er ikke modtaget nogen referater siden sidst. OB godkendte herefter den afgivne orientering. C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 7
5. Indkomne revisionsprotokoller. Fremstilling: Der er ikke indkommet revisionsprotokoller siden seneste møde i Organisationsbestyrelsen Orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Provisionsprotokollen blev konstateret at være til stede og at der ikke er modtaget nogen revisionsprotokoller siden sidste møde, hvorfor orientering herom blev taget til efterretning af OB. 6. Regnskab og økonomi. Fremstilling: Statistik over lejeledighed og lejetab gennemgås. Der orienteres om arbejdet med årsafslutning samt om, at der på kommende møde vil ske en nøjere gennemgang af regnskabsposterne under egenkapitalen, i selskabet. 6a : Opgørelse over lejeledighed 6b : Opgørelse over lejetab Det indstilles at den afgivne orientering vedrørende lejeledighed og lejetab tages til efterretning. Beslutning: Morten Nielsen orienterede om, at der kan konstateres en positiv udvikling, jf. de fremlagte bilag. En del af lejetabene betales jo p.t. af de aktuelle projekter. Endvidere blev der orienteret om status på årsafslutning, som pt. er i sin afsluttende fase. I den forbindelse blev der orienteret om, at gennemgang af årsregnskab, herunder egenkapital og dispositionsfond vil blive udskudt til næste OB møde. OB tog herefter den afgivne orientering til efterretning. C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 8
7. Indkomne henvendelser til bestyrelsen. Fremstilling: Der er modtaget nedenstående henvendelser til Organisationsbestyrelsen, siden det sidst afholdte organisationsbestyrelsesmøde: Spørgsmål fra Jørgen Jensen, Afdeling 7, angående aflønning af Ejendomsfunktionærer. Opfølgning på sag vedrørende vandafregning ift. Afdeling 35. Anmodning om anvendelse af G-midler vedrørende Afdeling 25. 7a : Henvendelse fra Jørgen Jensen, Afdeling 7. 7b : Artikel som Jørgen Jensen henviser til. 7c : Udkast til skrivelse fra advokat vedrørende «injurierende» sprogbrug 7d : Referat fra opstartsmøde vedrørende renovering i Afdeling 25. 7e : Begrundelse for anmodning om G-midler (yderligere brug af egen trækningsret) i Afdeling 25. Henvendelserne drøftes og der træffes beslutning om det videre forløb. Beslutning: Spørgsmål fra Jørgen Jensen, Afdeling 7, angående aflønning af Ejendomsfunktionærer. Henvendelse fra Jørgen Jensen blev drøftet og man var enige om, at henvendelsen er et arbejdsgiverforhold og derfor skal behandles af administrationen. Det blev besluttet, at der bliver udarbejdet en skrivelse til Jørgen Jensen herom fra direktørens side. Indholdet af skrivelsen blev kort drøftet. Opfølgning på sag vedrørende vandafregning ift. Afdeling 35. Man var i OB enige om, at «nok er nok» nu. Udkast til skrivelse til Preben Kristiansen blev godkendt og OB godkendte at fremsende skrivelsen som et kraftigt signal om, at Preben Kristiansens verbale adfærd og angreb skal stoppe nu. C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 9
Brevet vil blive afsendt via selskabets advokat. Sagens videre forløb vil blive vurderet i OB, såfremt sagen fortsætter fra Preben Kristiansens side. Et eventuelt tegning af abonnement til brug for fremskaffelse af avisartikler, blev godkendt af OB. Anmodning om anvendelse af G-midler vedrørende Afdeling 25. Inden dette punkt blev behandlet, blev OB medlem Erna Jensen, afd. 25 bedt om at forlade lokalet. Peter Hjorth redegjorde herefter for punktet og det fremlagte bilag. Selskabet indstiller at OB yder yderligere midler 1.400.000 til afdeling 25 for att få økonomien til at hænge sammen med de besparelser, som der er skitseret. OB godkendte herefter enstemmigt indstillingen. Erna Jensen blev herefter kaldt ind igen og blev kort orienteret om den trufne beslutning i OB. 8. Nyt i udvalgene. Fremstilling: Organisationsbestyrelsen har vedtaget nedsættelse af udvalg, som skal arbejde ud fra de vedtagne kommisorium. Udvalgene bør i deres løbende arbejde overveje hvilke beslutninger, bilag m.v., der bør behandles som lukkede punkter. Udvalgene orienterer mundtligt om nyt siden sidste møde og omdeler eventuelle relevante bilag. Følgende udvalg er nedsat: Visions- og strategiudvalg: Carsten Poulsen Ebbe Jens Ahlgren Anders Nielsen Hans Larsen Lotte Falsing Mike Axdal C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 10
Koordinator er Mike Axdal. PR- og markedsføringsudvalg: Ebbe Jens Ahlgren Lotte Falsing Anders Nielsen Ole Skjalm Hans Larsen Koordinator er Anders Nielsen. Udvalg vedrørende udvikling af beboerdemokrati: Lotte Falsing Anne Dorthe Segerlund Erna Jensen Anders Nielsen Koordinator er Lotte Falsing. Udvalg vedrørende energi og miljø: Hans Larsen Erna Jensen Koordinator er Hans Larsen. Arbejdsudvalg vedrørende kontakt til lokalråd i Korsør: Hans Larsen Mike Axdal Lotte Falsing Koordinator er Lotte Falsing. Det er besluttet, at hvert udvalg består af en 3-4 organisationsbestyrelsesmedlemmer, 1-2 afdelingsbestyrelsesmedlemmer samt en administrativ medarbejder, som udarbejder dagsorden og referat i forbindelse med de afholdte møder. Referat fra udvalg C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 11
8a : Udvalget for Beboerdemokrati referat nr. 3 og 4 8b : PR og Markedsføringsudvalget referat fra 20. November 2014 og 7. Januar 2015. Organisationsbestyrelsen godkender den afgivne information samt eventuelle fremlagte bilag. Der er ikke modtaget indstilling fra underudvalgene til OB s behandling. Visions- og Strategiudvalgets indstilling indgår under pkt. 2. Beslutning: Visions- og strategiudvalg. Mike Axdal henviste til oplæg dags dato fra «CARVE». PR- og markedsføringsudvalg. Anders Nielsen gav en orientering om nyt i udvalget siden sidste møde. Envidere spurgte han ind til godkendelse af et rådighedsbeløb i udvalget til brug for mindre, løbende udgifter i udvalget. OB Besluttede, at udvalgene løbende tager kontakt til formandskabet, såfremt man har behov for godkendelse af et sådant mindre beløb alternativt skal et eventuelt større rådighedsbeløb godkendes i forbindelse med et OB møde. Udvalg vedrørende udvikling af beboerdemokrati. Lotte Falsing orienterede om nyt i udvalget siden sidste møde. Lotte efterlyste en tilbagemelding på en tidligere henvendelse fra udvalget til formandskabet. Formandskabet lovede at få fundet henvendelsen frem igen og medtager denne til næste OB møde. Anders Nielsen oplyste i øvrigt, at han udtræder af udvalget. Udvalg vedrørende energi og miljø. Hans Larsen orienterede om, at der ikke vil blive afholdt nogen møder i udvalget før efter afholdelse af repræsentantskabsmødet den 20.06-2015. Arbejdsudvalg vedrørende kontakt til lokalråd i Korsør. Lotte Falsing orienterede om nyt i udvalget siden sidste møde. Mike Axdal oplyste, at han ikke har mulighed for at være aktiv i udvalget før efter april måned 2015. C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 12
Formanden oplyste i øvrigt, at såfremt nogen er interesserede i at få bestilt visitkort, så vil der være mulighed for dette. Man skal blot tage kontakt til Hanne Grønhøj, som vil sørge for bestilling. Der er i skrivende stund fremsendt mail til alle OB medlemmer herom med frist for afgivelse af en eventuel bestilling. OB tog herefter den afgivne information til efterretning. 9. Information fra kredsrepræsentanter, kreds 11. Fremstilling: Mundtlig orientering fra formandskabet omkring kredsarbejdet i Kreds 11. Formandskabet indstiller, at Organisationsbestyrelsen godkender den afgivne information samt eventuelle fremlagte bilag. Beslutning: Hans Larsen orienterede om, at der intet nyt er siden sidst. OB tog herefter den afgivne orientering til efterretning. 10. BL informerer. Der er vedlagt en oversigt over BL-information siden sidst. 10a : Oversigt BL-information for hele 2014 10b : Oversigt BL-information for januar 2015 Eventuelt. Lotte Falsing spurgte ind til status på en eventuel nedsættelse af opskrivningsgebyr. C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 13
Anders Nielsen gav udtryk for, at dagens møde har taget for lang tid, i forhold til det fremsendte program. Kunne godt have ønsket sig en mere realistisk tidsplan. Næste møde: Onsdag, den 25. februar 2015 kl. 08.00 på Caspar Brands Plads 3A. Underskrifter: ----------------------------------------- --------------------------------------- Ebbe Jens Ahlgren, formand Peter Hjorth, direktør ------------------------------------------- Hanne Grønhøj, referent C:\Users\tiina\Desktop\Referat nr. 62.docx Side 14