Referat fra møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset Mødedato: 18. september 2014 kl. 10:00-12:00 Mødested: Odder Rådhus, møderum 2 Mødelokalet er reserveret fra kl. 9:00 til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Kenth Halfdan Ferning (formand), Jørgen Larsen, Morten Møller, Ole Stounbjerg Medarbejderrepræsentanter: Rikke Liboriussen (HK), Laila Dueholm (HK), Margit Pedersen (HK), Kjeld Pedersen (DSF), Jette Harlund (AC) Arbejdsmiljørepræsentanter: Allan Glintborg Rasmussen, Henrik Ernstsen Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Henrik Ernstsen, Ulla Salling. I stedet for Margit Pedersen deltog Jane Kær Tropp. Dagsorden/Referat: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde: Godkendt 2. Godkendelse af dagsorden: Godkendt 3. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Arbejdsmiljøgruppen og arbejdsmiljøkoordinator HR har modtaget halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning. Den viser at vi i første halvår har haft 36 sager hos Falck, hvoraf de 21 vedrører arbejdsrelaterede forhold. I abonnementet indgår 41 sager på årsbasis, hvorefter vi betaler pr. sag. Af de 21 arbejdsrelaterede sager handler 15 om voldsomme hændelse eller stress/udbrændthed. I 2013 havde vi i alt 74 sager hos Falck, og 2014 forventes at ligge på samme niveau. Den økonomiske ramme i abonnementet dækker således kun godt halvdelen af sagerne. HR vil i løbet af efteråret kontakte Falck med henblik på om vi kan komme baggrunden for sagerne nærmere og iværksætte forebyggende tiltag. Bilag: Halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning, doknr. 727-2014-88010 Arbejdsmiljøgruppen har iværksat gennemgang og opdatering at Rådhusets evakueringsplan. Denne vil blive offentliggjort på Intranettet, når den endelige udgave Dokumentnr.: 727-2014-103367 side 1
foreligger. Arbejdsmiljøgruppen opfordrer afdelingerne til at være opmærksom på evakueringsplanen og huske at introducere den for nye medarbejdere. Der her været to faldulykker (borgere) i borgerservice i løbet af sommeren pga. gulvniveauforskel i borgerbutikken. Der er fundet løsning på problemet. Der har været varmeproblemer på rådhuset hen over sommeren. Arbejdsmiljøgruppen er opmærksom på problematikken. Opleves problemer med at det er for varmt eller koldt på kontorerne så kontakt pedel Bent Rasmussen. Kursus i brug af hjertestarter på Brandstationen den 7.10.2014. Der er problemer med træk, når døren ved indgangen til kælderen på Nordsiden af Rådhuset ikke er helt lukket. For at afværge problemet er der sat et skilt på døren: Døren skal holdes lukket på grund af træk gener. Ingen kile eller andet i klemme i døren Som opfølgning på APV-handleplanerne har Arbejdsmiljøgruppen tilbudt at deltage på personalemøder med MED-status der. Det har været en god proces. Jette Harlund nævnte HovedUdvalgets beslutning om at få belyst, hvilke områder henvendelser til Falck vedr. stress/udbrændthed og voldsom hændelse kommer fra. I den sammenhæng vil det også være relevant at få belyst de sidste års udvikling i antal henvendelser om samme emner. Orientering til efterretning. 4. Kulturen på rådhuset til beslutning Ansvarlig for information til punktet: Mette Hornbæk, HR og arbejdsmiljøgruppen Forventet tid til punktet: 20 minutter Emnet omkring kulturen på Rådhuset har nu været drøftet i alle afdelinger og HR har sammenskrevet tilbagemeldingerne og opstillet en række konkrete handlingsforslag samt nogle observationspunkter. Udvalget drøfter i den forbindelse følgende: Hvad lægger udvalget særligt mærke til ved tilbagemeldingerne? : Er det udvalgets indtryk, at drøftelserne har skabt en opmærksomhed på udfordringen med arbejdspladser i de åbne rum? Og i givet fald hvordan? Udvalget beslutter endvidere: Hvilke af de konkrete handlingsforslag og observationspunkter, skal der arbejdes videre med? Hvordan og af hvem? Ønskes der yderligere behandling af emnet omkring kulturen/adfærden på Rådhuset? Dokumentnr.: 727-2014-103367 side 2
Bilag til punktet: Tilbagemeldinger fra afdelingerne om kulturen på Rådhuset, doknr. 727-2014-37298 Afdelingernes konkrete handlingsforslag gennemgået og drøftet. Hovedparten af punkterne vedrører adfærd. Receptionen flyttes ikke men Arbejdsmiljøgruppen vil se på mulig afskærmning for træk og støj. Sofagruppen ved møderum 1 og 2 fjernes ikke. Punkterne der vedrører Jobcentret er iflg. Ole Stounbjerg klaret. Vedr. bedre koordinering af bespisning af gæster i kantinen: Der er flest ansatte der spiser på hold 1 kl. 11.45 og få der spiser på hold 2 kl. 12.30. Det kunne være en løsning af hver afdeling spiser frokost i to hold. En anden mulighed kunne være at gøre opmærksom på at der også kan spises i mødelokalet og ikke altid i Kantinen. Vedr. bedre skiltning, venteområdet: Der skal selvfølgelig ikke sidde borgere i vindueskarmen der hvor der er medarbejdere, men andre steder kunne det være en ide med nogle store siddepuder evt. i glade farver Jette Harlund kommer med forslag. Det er ikke muligt at flytte receptionen. Direktionen har godkendt indkøb af nyt nummersystem og floorwalker. Morten Møller bestiller skilt til sekretariatsskranken på 1. sal Ønske om bedre skiltning ved ekspeditionsbordene løser Borgerservice selv. Det undersøges om muligt at koble advokatvagten på kommende nye nummersystem. Øvrige punkter der vedrører Jobcentret videresendes til drøftelse på personalemøde i Jobcentret. Punkter der vedrører adfærd tages med i kodeks herom. Det overlades Mette Hornbæk i samarbejde med Kenth H. Ferning at udarbejde kodeks for god adfærd i de åbne rum på Rådhuset. 5. Status vedr. Budget 2015 til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning Forslag om ekstra HK elev er med, men med finansiering på rådhuskontoen. Besparelsen på 3 mio. i 2015 indhentes ved optimering på indkøbsområdet. Dokumentnr.: 727-2014-103367 side 3
6. Opfølgning på rygefaciliteter/-steder på rådhuset til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning Kenth orienterede om sine overvejelser. Kenth har ingen løsning endnu. 7. Retningslinjer ift personalereduktioner til beslutning Ansvarlig for information til punktet: Arbejdsgruppen under udvalget Forventet tid til punktet: 20 minutter Jf. beslutning på sidste møde i Områdeudvalget har arbejdsgruppen udarbejdet et udkast til udmøntning af retningslinjerne på rådhuset. Udvalget drøfter udkastet med henblik på endelig godkendelse. Udvalget tager endvidere stilling til, hvordan det implementeres i afdelingerne. Bilag til punktet: Udkast til udmøntning af retningslinjer på Rådhuset v/besparelser, doknr. 727-2014-96321 Udkast til Retningslinjer for personalereduktioner i forbindelse med besparelser, omhandlende Odder Rådhus godkendt. OmrådeUdvalget anbefaler at retningslinjerne vendes på personalemøder med MEDstatus. 8. Arbejdsmiljøregnskab, opfølgning fra sidste møde til beslutning Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning og Rikke Liboriussen Jf. sidste møde er vi lovgivningsmæssigt forpligtet til at tilbyde efteruddannelse for arb.miljøgrupperne, svarende til 1½ dags undervisning om året. HU har besluttet at arrangere ½ dag, og det var så op til OU at beslutte hvordan de ønsker den sidste dag skal anvendes. På sidste møde blev besluttet at Kenth og Rikke skulle udarbejde oplæg til efteruddannelse for arbejdsmiljøgrupperne. Arbejdsmiljøgruppen har drøftet punktet på sidste arbejdsmiljømøde, og vil overveje hvilke emner og aktiviteter, som kan indgå i uddannelsen. Der er endnu ikke udarbejdet oplæg. Overlades til Arbejdsmiljøgruppen at planlægge dagen. 9. Trivselsmåling proces og basisskema til information og drøftelse, udvalget træffes beslutning om behov for ekstra spørgsmål specifikt for området Ansvarlig for information til punktet: Ulla Kæmp Salling Forventet tid til punktet: 25 minutter Dokumentnr.: 727-2014-103367 side 4
En arbejdsgruppe under Hovedudvalget har udarbejdet skema til den kommende trivselsmåling. Skemaet er ændret i forhold til de sidste 2 målinger. Spørgsmålene/udsagnene i skemaet vender generelt mere positivt og skemaet indeholder bl.a. flere spørgsmål omkring social kapital. Derudover indeholder skemaet også spørgsmål omkring MUS-samtaler og handleplaner for kompetenceudvikling Hovedudvalget har tidligere besluttet, at Områdeudvalgene skulle have mulighed for at få enkelte særlige spørgsmål med indenfor eget område, hvis der er behov for det. Områdeudvalget skal derfor på baggrund af basisskemaet tage stilling til, om der er behov for særlige spørgsmål indenfor området. Områdeudvalget drøfter basisskemaet med henblik på beslutning om, hvorvidt der er behov for særlige spørgsmål indenfor området. Derudover drøftes tidsplan og kommunikationsplan. Bilag til punktet: Spørgeskema til trivselsmålingen, doknr. 727-2014-99750 Overordnet tidsplan for trivselsmålingen, doknr. 727-2014-82224 Kommunikationsplan for trivselsmålingen, doknr. 727-2014-87083 Basisskema drøftet og godkendt som det er. Ingen behov for særlige spørgsmål. 10. Information fra HovedUdvalgsmøde 18. august 2014 til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: HU s repræsentanter a. Information om beskæftigelsesreform, seniorjobs og nyttejobs Ole Stounbjerg orienterede om, at vi p.t. har 7 personer i seniorjob på forskellige arbejdspladser i kommunen. Vi har p.t. 5 personer i nyttejob på Højmarken og 8 i nyttejob andre steder i kommunen. I forhold til forventninger til den nye beskæftigelsesreform orienterede Ole om, at tilskuddet til personer i løntilskud nedsættes, hvilket betyder, at institutioner enten selv skal dække en del af udgiften, eller det er indregnet i budgettet hos Jobcentret. Derudover forkortes perioden for løntilskud og der indføres en karensperiode. Endelig afskaffes den kvote kommunen hidtil har haft.hovedudvalget drøftede i øvrigt problemstillinger omkring hvem der som medarbejder skriver under når der oprettes løntilskudsjob. b. Opfølgning på sygefravær Vi har fået en henvendelse fra Cabi (netværks- og videnshus for socialt ansvar) om at deltage i en komparativ undersøgelse af sygefraværet på daginstitutionsområdet. Der er udvalgt en række kommuner med hhv. lavt og højt sygefravær på området, hvor Odder Kommune i 2013 ligger i den høje ende. Projektets formål er bl.a at forsøge ved en helhedsorienteret tilgang at afdække, hvad der særligt karakteriserer Dokumentnr.: 727-2014-103367 side 5
området i de kommuner, der har lavt fravær i forhold til kommunerne med højt fravær for at identificere de elementer, der kan have særlig betydning... fokus vil således være på, hvad der ser ud til kunne skabe en positiv forandring. I undersøgelsen indgår både en række data, som leveres fra HR til Cabi og et fokusgruppeinterview med nøglepersoner på området. Interviewet er ikke fastlagt men vil blive afviklet i løbet af efteråret. Af vedlagte bilag fremgår hvilke oplysninger Cabi har ønsket til brug for projektet. Det forventes at resultatet af projektet vil kunne give inspiration til arbejdet med forebyggelse og nedbringelse af sygefraværet også i andre sektorer. HR foreslår derfor, at vi frem for selv at kortlægge nærmere viden om sygefraværet afventer resultatet af Cabi s undersøgelse og herefter drøfter hvilke elementer vi evt. kan arbejde videre med i hele organisationen. Hoveududvalget tilsluttede sig HR s forslag. Samtidig arbejder Økonomi og HR videre med kvalificering af sygefraværstallene (f.eks. opdeling i korttids- og langtidsfravær) og mulighed for løbende opgørelser hen over året, men dette er ikke på plads endnu. c. Måltal for antal ansatte med ikke-vestlig baggrund Kommunalbestyrelsen skal fastsætte måltal for antal ansatte med ikke-vestlig baggrund. Dette har til formål at sikre, at andelen af indvandrere/efterkommere blandt de ansatte afspejler befolkningssammensætningen i det omkringliggende samfund. Kravet om at opstille måltal er en del af trepartsaftalen fra 2007. Der var enighed i Hovedudvalget om, at sende en signal videre om, at vi naturligvis ønsker at man har fokus på mangfoldighed på arbejdspladserne, men vi lægger først og fremmest vægt på at få den bedst kvalificerede medarbejder når vi rekrutterer. d. Opfølgning på Sundhedsordningen Blandt de tilbagemeldinger der er kommet vedr. vores sundhedsordning tegner sig særligt 2 ønsker/anbefalinger til ændringer. Det ene går på ændringer/udvikling af tilbuddet om kostvejledning. Det andet går på muligheden for at udvide fitnesstilbuddet til andre udbydere i Odder Kommune. I forhold til kostvejledning blev det besluttet, at vi arbejder videre med et tilbud, der også indeholder en individuel del i forløbet. I forhold til udvidelse af fitness-ordningen kan det blive ret dyrt, og der er ikke ledelsesmæssigt et ønske om at udvide ordningen. Hovedudvalget drøftede i øvrigt den kommende trivselsmåling, som behandles særskilt på Områdeudvalgsmødet. Dokumentnr.: 727-2014-103367 side 6
Referatet fra mødet kan læses i sin helhed på http://www.arbejdsmiljoe.odder.dk/dokumenter/referat_hu_180814.pdf Bilagene til mødet kan ses på Arbejdsmiljøportalen Til efterretning. 11. Til efterretning a. Referat fra MED-personalemødet 12.6.2014 i Miljø dok.id. 727-2014-71082 b. Referat fra MED-personalemøde 25.6.2014 i HR dok.id. 727-2014-78831 Til efterretning. 12. Eventuelt Hovedudvalget ønsker at finde ud af, om der er interesserede blandt Områdeudvalgenes medlemmer i at blive uddannet som intern MED-undervisere. Interesserede kan tage kontakt til HR På Mortens spørgsmål vedr. udmøntning af Trivselspulje på Odder Rådhus oplyste Jørgen Larsen at ansøgningsskema er på vej. Næste møde: 20. november 2014 kl. 10:00-13:00 (mødet slutter med fælles frokost) Mødet hævet kl. 12.00 Dokumentnr.: 727-2014-103367 side 7