Bilag 1 Referat af bestyrelsesmøde på Støvring Gymnasium Mandag d. 30. juni 2014 kl. 16.00 18.00 Deltagere: Rune Wisbech Carstensen, Peter Hansen, Malene Gram, Leon Sebbelin, Susan Vonsild, Steen Madsen, Emina Qvist-Jensen, Kirsten Ravn Bundgaard, Jens Nielsen, Jytte Merete Knudsen. Afbud fra Anders Laier 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt 2. Referat fra møde 0 er godkendt og underskrevet ved rundsendelse af referatet. Vedlagt som bilag 1. 3. Siden sidst: Elevtal Støvring Gymnasium kan optage 168 elever i 1g (6 klasser med 28 elever i gennemsnit). Status i skrivende stund er 161 elever. Erfaringsvis vil antallet af ansøgere ændre sig mange gange fra nu og frem til omkring efterårsferien. Det samlede elevtal er lige nu 484 elever, og da der stopper 159 3.g-elever, vil vi forvente at elevtallet er konstant omkring 485 elever hen over 2014. Dette skal sammenholdes med et budgetteret elevtal på 491 elever, idet vi budgetterede med at 1.g-klasserne blev fyldt helt op. Ansættelser Tre lærere går på pension, to pr. 1. august og en pr. 1 oktober. Vi har fastansat 3 nye lærere: Sara Frederiksen (samfundsfag, dansk) Mikkel H. Brynildsen (matematik, fysik) Helle F. Dittmann (spansk, idræt). Ny IPad-klasse. Vi har i kommende 3.g to ipad-klasser, i kommende 2.g en ipad-klasse. Da en gruppe lærere har opbygget erfaringer og fortsat ønsker at undervise med ipads også i de nye klasser næste år, er det nu planen at oprette en ny 1.g-klasse og indkøbe ipads til eleverne, som de får stillet til rådighed i deres gymnasietid. Støvring Gymnasium har i perioden siden 1.8.2012 til 30.6.2014 været en del af et ministerielt forsøg Anvendelse af ipads i undervisningen. Internationale aktiviteter i kommende skoleår
Vi deltager i et Commeniusprojekt sammen med vore partnere i Norge, Tyskland og Spanien. Projektet har titlen Europe s future our business, nøgleordene er innovation og iværksætteri. Nuværende 1c deltager i projektet. Studierejser med stamklasser. Alle 2.g-klasser har en studierejse til en destination i Europa. Rejser med 3.g-sproghold: Kinesiskholdet rejser to uger til Kina, denne gang sammen med borgmesterdelegation fra Rebild Kommune. Franskholdet rejser til Paris i 4 dage. Tyskholdet deltager i sommerskole i Neustrelitz. Abroadklasserne i 1.g og 2.g rejser på udveksling til hhv. vores partnerskole i Canada og en af vore partnerskoler i Spanien. Nordplus: Vi har fået afslag fra Nordisk Råd på en ansøgning, der involverede lærere og elever fra vore partnerskoler i Finland, Sverige og Norge. Vi vil prøve at realisere et måske mindre ambitiøst samarbejdsprojekt, det er vigtigt at fastholde de gode kontakter. Bygningsrenoveringen Renoveringen blev afsluttet d. 8. april. Den samlede pris blev lidt under det budgetterede, tagrenoveringen kostede 9,0 mio, ventilationsanlægget 2 mio og solceller 0,7 mio. Som besluttet tidligere tager vi udgiften til trapezpladerne (indvendig renovering) over bygningskontoen 2014, pris ca. 0,5 mio kr. I forbindelse med opstarten af renoveringsprojektet fik vi et lånetilbud hos Realkredit Danmark på 8 mio kr. Beløbet var et forsigtigt skøn, som tog højde for, at der var plads til uforudsete ekstraudgifter ( en slags livrem og seler ). Den tidligere bestyrelse har i bemyndigelse 1. oktober 2013 godkendt, at der optages de nødvendige lån. Efter at renoveringen nu er færdig, skønner vi, at et lån på 6 mio. kr. vil være nok til at opretholde en god likviditet fremover. Vi har derfor aftalt et nyt lånetilbud med RD på dette beløb. Lånet skal underskrives af bestyrelsesformand og rektor. Jens Nielsen gennemgik kort de enkelte punkter. Der blev spurgt til dimissionen torsdag d. 26.06, og her blev alle studenter. Det blev foreslået, at overveje om 1.g og 2.g eleverne kunne deltage i dimissionen, men dels er der ikke plads til dem fysisk og dels er det tvivlsomt, hvor mange, der vil komme. 4. Regnskabsstatus Regnskab for 1. kvartal 2014 vedlægges som bilag 2. Ligeledes vedlægges budget for 2014 som orientering, bilag 3a og bilag 3b. På mødet bliver det foreløbige halvårsregnskab uddelt, det vil ikke være det endelige halvårsregnskab, men det vil være retvisende, da bestyrelsesmødet ligger meget tæt på 1. juli.
(Normalt vil ledelsen her fremhæve, hvordan den ser status. Det vil ske på mødet på baggrund af det uddelte foreløbige halvårsregnskab). Et næsten færdigt halvårsregnskab blev uddelt. Heraf fremgår et forventet mindre overskud i forhold til budget for første halvår. Jens Nielsen pegede enkelte tal ud, og forklarede baggrunden for dem. Der mangler at blive bogført udgifter for skriftlig censur, og der er budgetteret med udgifter til et realkreditlån, der er optaget senere end forventet. På bygningssiden er nye lamper til fællesarealet også skudt til 2. halvår. Det udbetalte merarbejde ved skoleårets afslutning er bogført. Der blev spurgt til hvordan det kan være at der er budgetteret med et mindre forbrug på løn i 2014 end i 2013. Forklaringen er at der i 2013 blev budgetteret med udgift til tre barsler og for 2014 er der ikke budgetteret med barsler. 5. Udmøntning af rektors resultatløn. Det fremgår af ministeriets bemyndigelse af 27. juni 2013, at den samlede ramme er delt op i en basisramme og en ekstraramme. Af bemyndigelsen fremgår, at bestyrelsen bestemmer, hvilke indsatsområder der skal indgå i basisrammen. Resultatkontrakten tager på Støvring Gymnasium afsæt i strategi 2013 2015, vedtaget i bestyrelsen juni 2013. Til ekstrarammen er der knyttet følgende krav: Indsatsen skal indeholde krav om markante resultater, som fører til synlige ændringer for institutionen. Blandt indsatsområderne i ekstrarammen skal indgå målsætningen om Et målrettet arbejde med prioritering og planlægning af lærernes arbejdstid, så lærerne anvender en større del af deres arbejdstid sammen med eleverne ved undervisning eller andre læringsaktiviteter. En målrettet indsats mod frafald. Det fremgår ligeledes af bemyndigelsen at den samlede bestyrelse træffer afgørelse om størrelse af udbetalingen uden at rektor er til stede. Bilag 4: Rektors resultatlønskontrakt med resultater indskrevet. Det blev besluttet, at der skal udmøntes 95 %. Det blev også besluttet, at bestyrelsen drøfter hovedpunkterne i resultatlønskontrakten for 2014-15 inden den endelige kontrakt formuleres af bestyrelsesformanden. Der tilstræbes et mere enkelt koncept, mens evalueringen af kontrakten foregår med bestyrelsesformanden. 6. Drøftelse og stillingtagen til proces og status for implementering af OK13. Rektors redegørelse og vurdering: Overenskomsten OK13 er indgået mellem AC og Finansministeriet, og det nye arbejdstidssystem trådte i kraft pr. 1. august 2013.
I den tidligere overenskomst var arbejdstiden opgjort ved, at der har været aftalt en række akkorder dækkende alle arbejdsopgaver. Opgørelsen af arbejdstiden sker nu ved registrering af den af faktiske arbejdstid. I overenskomsten er der åbnet mulighed for, at der lokalt kan indgås aftaler mellem ledelsen og TR. Moderniseringsstyrelsen (Finansministeriet) og Undervisningsministeriet har klart markeret overfor ledelser og bestyrelser, at det ikke er hensigten med OK13 at indgå aftaler, der genindfører akkorderne og reducerer ledelsesretten. GL har anfægtet dette. OK13 har om noget været til politisk debat og beslutning. Ledelsens holdning er, at vi arbejder på at implementere den beslutning, der er vedtaget politisk. Især ledelsen kommer til at arbejde på en anden måde end i dag, og vi må også revurdere den måde vi prioriterer vores tid på. Vi har erkendt, at vi i ledelsen skal blive bedre til at være personaleledere, nu vi skal i tættere dialog med den enkelte lærer og i tættere dialog med faggrupperne. Derfor har vi aftalt konsulentstøtte. Vi ønsker at tilrettelæggelsen af lærernes arbejdstid skal ske på baggrund af offentliggjorte og gennemskuelige principper. Samtidig er der med afskaffelse af akkorder lagt op til, at der kan tages individuelle hensyn for den enkelte lærer ny i jobbet, forskellige steder i livet, kompetencer, karriereønsker mv. Disse vurderinger har vi ikke taget i fordelingen af opgaver hverken sidste år eller i år. Vi vil evaluere igen efter kommende skoleår, hvad der fungerer og hvad der ikke har fungeret. Tidligere har der været en automatik i, hvad der udløste overtid/merarbejde. Finansministeriet har noteret, at udbetaling af overarbejde på gymnasierne overgik langt det, der blev udbetalt i den offentlige sektor i øvrigt. Samtidig fik lærerne med OK13 en markant lønstigning (ca. 5%) som ikke er kompenseret i taxametrene. Derfor er målet at merarbejde fremover skal minimeres og kun undtagelsesvis anerkendes. Ministeriet lægger samtidig op til, at der skal ske et kvalitetsløft, konkret ønsker ministeriet, at den enkelte lærer bruger mere af sin tid sammen med eleverne. Dette mål har vi ikke konkret drøftet på Støvring Gymnasium, men ledelse og medarbejdere deltager lige nu i SIP-kurser (Skoleudvikling i Praksis i ministerielt regi), hvor der fokuseres på kvalitetsløftet. Nogle skoler har valgt at effektivisere i lærernes arbejde med ca. 5% for at kompensere for den øgede lønudgift. Det har vi ikke gjort på Støvring Gymnasium, nogenlunde de samme opgaver er fordelt på nogenlunde det samme antal lærere. Planlægning af skoleåret 2013/14 Vi har på Støvring Gymnasium lavet personalepolitikker på følgende områder: retningslinjer vedrørende varsling af arbejdsopgaver aftale om, hvordan evt. merarbejde afspadseres retningslinjer vedrørende planlægning af arbejdsopgaver for kommende skoleår. Vi har meldt ud, at lærerne selv vælger, hvorvidt de vil forberede sig på skolen eller hjemme.
Som i de tidligere år tager arbejdet med tildeling af arbejdsopgaver afsæt i den enkelte medarbejders ønsker for hold og øvrige opgaver. Der er etableret en dialoggruppe bestående af ledelse og en række lærere, bl.a. alle med TRfunktioner. Her drøftes principperne for tildeling af arbejdsopgaver, ligeledes drøftes ledelsens oplæg til den konkrete fordeling af arbejdsopgaver. Ledelsen har meldt ud, at ved beregninger tager den afsæt i de gamle akkorder, men når opgaverne er fordelt, er alle tal væk. Lærerne skal i stedet tidsregistrere deres samlede timeforbrug. Tidsregistreringen i skoleåret 2013/14 Alle lærere er pålagt at registrere deres tidsforbrug, dette er gjort op månedligt. I overensstemmelse med de aftalte retningslinjer har der været afholdt møder med de lærere, der hurtigt kom til at ligge for højt i forhold til de aflønnede timer. Der har i skoleåret ikke været afholdt møder med samtlige lærere specifikt om tidsregistrering, men der har været MUS-samtaler med alle. Midt i foråret måtte vi konstatere, at 2/3 af lærerne lå over det, de var betalt for, ca. 1/3 af lærerne lå endda markant højere, så højt at det vil være urealistisk at kunne afspadsere f.eks. i eksamensperioden. Merarbejde I overensstemmelse med de aftalte retningslinjer skal evt. merarbejde afspadseres i kommende skoleår, hvis det er muligt. Derfor valgte vi at gøre merarbejde op pr. 1. juni i stedet for som overenskomsten foreskriver ved skoleårets afslutning (altså i august). Der har været stor usikkerhed (og frustration) hos mange lærere over at lærerne på den ene side faktisk har registreret og arbejdet mere end de var lønnet for. På den anden side har ledelsen markeret, at man ikke kan tidsregistrere sig til merarbejde, merarbejde skal pålægges af lederen. Moderniseringsstyrelsen er efterfølgende i juni fremkommet med en detaljeret vejledning. Bortset fra at vi har opgjort pr. 1. juni og ikke pr. 1. august, er det min overbevisning, at vi har fulgt retningslinjerne. Konkret ansøgte 16 lærere pr. 1. juni om at få anerkendt merarbejde, og det er min vurdering at det er landet fornuftigt. Alt det anerkendte merarbejde kan henføres til konkrete ekstra opgaver, i nogle tilfælde i år også ganske små ekstraopgaver, som vi fremover vurderer kan løses uden at det skal udløse merarbejde. Udspil om en forståelse af, hvordan merarbejde opgøres. Gl-klubben har i maj 14 givet ledelsen et forslag til, hvordan vi i fremtiden kan opgøre merarbejde. Da forslaget baseres på en automatik byggende på de gamle akkorder, har ledelsen valgt at takke nej til forslaget.
Planlægning af skoleåret 2014/15 Forløbet har været det samme som forrige år, i år har vi haft 2 møder i dialoggruppen. Da vi i løbet af sidste år måtte tale med en del lærere om deres tidsforbrug og dermed har fundet de hemmelige tal frem, så vi sammen kunne drøfte tidsforbruget til enkeltopgaver, har vi i år valgt at give vort talmateriale med til den enkelte lærer. Vi har i ledelsen insisteret på en samtale med hver enkelt lærer om arbejdsopgaverne i det kommende år, hvor vi bl.a. markerer at tallene kun er brugt til planlægning af antallet af opgaver. Herefter tidsregistres den samlede arbejdstid. I det kommende skoleår Der er aftalt to møder i MIO, et ved skoleårets start og et omkring 1. september. Vi må konstatere, at for de fleste lærere har det i år været en udfordring at holde sig på i gennemsnit 37 timer om ugen. Ved de gamle akkorder har ingen haft en reel viden om, hvor lang tid en opgave tog. Der er aftalt, at der i august/september afholdes møder med samtlige faggrupper med henblik på at drøfte, hvordan fagkollegerne kan støtte og hjælpe hinanden bl.a. med henblik på at arbejde mere effektivt og at afklare spørgsmål om kvalitetsniveau. To fra ledelsen deltager i disse møder. Ledelsen ønsker at blive klædt bedre på til de nye ledelsesopgaver, der er aftalt et todagsseminar med en konsulent i august. Målet er at vi bliver bedre til at gå i en god, konstruktiv dialog med hver enkelt lærer om hvordan han/hun arbejder. Vi kan af tidsregistreringen fra i år se, at der ikke er noget mønster, hvorfor hver enkelt lærer skal hjælpes og støttes forskelligt. Og en del lærere kan fint få det til at hænge sammen. Alligevel har vi besluttet at målet er 3 møder med samtlige lærere hen over næste skoleår. Til overvejelse fremover, ændring af normperioden? Vi begynder nu at se, hvor udfordringerne er. En af disse er, hvordan man skal vælge normperioden, dvs. hvilke 12 måneder indgår i et arbejdsår. I år har vi valgt at normperioden er skoleåret, dvs. vi slutter med eksamensperioden. Vi kan se, at mange lærere faktisk kan afspadsere en del i eksamensperioden, men da det er ministeret, der beslutter, hvilke elever der skal til eksamen i hvilke fag, er det umuligt for skoleledelserne at styre, hvem der får høje/lave arbejdsbelastninger i maj og juni. Derfor kan alene udmeldingen fra ministeriet betyde at lærere får pålagt merarbejde mens andre får rigtig god tid i eksamensperioden. Flere skoler har i år valgt at stoppe normperioden 1. juni, og dermed lade eksamensperioden indgå i næste års periode. Ved at fastholde normperioden så den som nu slutter 1. august vil fordelingen af hold også fremover ske med afsæt i den højeste pædagogiske prioritet. Fordelen er, at vi kan planlægge uden at vente på ministeriets eksamensudmelding, ulempen er at eksamensperioden kan udløse merarbejde. Det er ledelsens holdning, at vi også næste år har en normperiode fra august til august, så vi får endnu et års erfaring.
Jens Nielsen gav en mundtlig redegørelse med ovenstående indhold. Kirsten Ravn Bundgaard fremhævede at forberedelsesrummet traditionelt har været privat, men at der skal etableres en ny kultur, hvor man deler, det skal der åbnes op for og det er en længere proces. Der har været en hård retorik, især på folkeskoleområdet, men det er vigtigt at se fremad sammen. Medarbejderrepræsentanterne fremlagde et forslag til en fælles forståelse for opgørelse af merarbejde, og der blev givet udtryk for, at det er ærgerligt, at forslaget er blevet afvist, da det er en samlet lærergruppe, der er bekymrede og kommer med forslag til at imødegå dette. Medarbejdergruppen anerkender også, at den nye overenskomst er en stor udfordring både for medarbejdere og ledere. Jens Nielsen redegjorde for, at de væsentligste argumenter for at takke nej til forslaget er, at der er en politisk dagsorden om, at vi skal bevæge os en bestemt vej og at forslaget indebærer en anden vej, hvor de tidligere anvendte akkorder automatisk videreføres. Kirsten Ravn Bundgaard sagde, at der i Folketinget er vedtaget en politik og måde at forstå skoleområdet i Danmark på, og ledelsen er dermed nødt til at skulle tættere på den enkelte medarbejder. Det kan provokere, fordi det kan opfattes som kontrol, men i virkeligheden kan det lige så godt være for at sikre balancen mellem arbejde og fritid, ligesom det kan være godt for opgaven, at man kommer tættere på hinanden som ledere og medarbejdere. Dette kræver ledelsesarbejde - og det tages der hånd om. Det er vigtigt at give implementering af overenskomsten tid, så de gode relationer bevares, og det er vigtigt med en dialog, hvor kvaliteten drøftes, og hvor man har fokus på, hvornår arbejdet er gjort godt nok. Det blev fra flere sider fremført, at det er første år med et nyt paradigme, men at man er kommet godt afsted og at ledelse og medarbejdere må mødes i dialog og implementere denne politiske beslutning. Det blev også fremhævet, at det er vigtigt at have øje for rutiner og at drøfte kvalitet, og at ledelsen må vurdere hvordan den kan forandre sin organisering, så der bliver tid til denne udfordring. Kirsten Ravn Bundgaard konkluderede afsluttende, at det er politisk besluttet, at vi skal væk fra de gamle akkorder, og det er bestyrelsens opgave at lede skolen ind i den nye tid. Den nye overenskomst kalder på ledelsesforandring, hvor lærerne involveres i en åben dialog om kvalitet og med tid og dialog kommer det helt sikkert til at lykkes. 7. Fra Folkemødet på Bornholm 20 elever og 1 lærer fra Støvring Gymnasium deltog i årets Folkemøde på Bornholm. Emina B. Qvist- Jensen vil på bestyrelsesmødet fortælle om oplevelser og resultat. På bestyrelsesmødet vil den kortfilm, som hendes gruppe lavede, blive vist. Emina Qvist-Jensen viste sin gruppes film og fortalte kort om sine oplevelser. Det konkluderes, at der er kommet både god læring og fin synliggørelse ud af deltagelsen i Folkemødet. 8. Orientering om bestyrelsesseminar 29.-30. september.
Målet med bestyrelsesseminaret er at få etableret et fælles grundlag for bestyrelsesarbejdet på Støvring Gymnasium 2014-2018, herunder at lære hinanden at kende så bestyrelsesmedlemmernes forskellige kompetencer kan komme aktivt i spil. Vi har reserveret Himmerland Golf og Spa Resort, Centervej 1, Gatten, 9540 Farsø. Vi mødes mandag d. 29. september kl. 18.30 (hvor vi spiser sammen), og vi slutter tirsdag d. 30. september ca. kl. 16. Der kan indkvarteres fra kl. 15.00 og der er bestilt eftermiddagskaffe, så der efterfølgende er mulighed for at gå en tur i området for de, der kan møde tidligt. På seminaret vil der komme oplæg fra ledelsen om rammevilkår udefra, oplæg om status på strategien 2013-15, økonomi, status på den pædagogiske udvikling mv. Som facilitator d. 30. september har vi valgt Lars Bach Andersen, der er manager hos Rambøll. Jens N. har aftalt et møde med ham d. 2. september med henblik på planlægning af seminaret. Lars Bach Andersen har sendt os nedenstående som oplæg til en struktur på seminaret. Der kommer oplæg fra ledelsen om status på strategi, vi skal se på de ting, der kommer institutionelt og ude fra, vi skal drøfte, hvad der skal prioriteres med fokus på de næste 1½ år, og vi skal se på, hvad der er bestyrelsens arbejde og hvor den ikke skal blande sig i ledelsen. Endelig skal vi have fokus på, hvordan vi hver især i bestyrelsen kan bidrage til bestyrelsesarbejdet. Der er tilslutning til at ovenstående er rammer for bestyrelsesseminaret.
9. Bestyrelsesmøder i skoleåret 2014-15 Forslag til datoer: 29.-30. september, seminar fra 29.9 aften til 30.9 kl. ca. 16. 11. december kl. 16-18 (bl.a. budget) 23. marts kl. 16-18 (bl.a. årsregnskab) 4. juni kl. 16-18 D. 11.december blev erstattet af d. 16. december kl. 16.30-18.30, øvrige datoer fastholdtes. 10. Eventuelt Jens Nielsen gjorde opmærksom på årsskriftet. Leon Sebbelin har fået tilbud om at der kan etableres besøg hos Lego i Billund ved besøg i Støvring af en delegation fra Jiaxing, og at en delegation herfra ved besøg i Kina også er velkomne på Legos kontor i Jiaxing. Jens Nielsen deltager gerne i et sådant besøg i oktober 2014. I forhold til udsendt dagsorden er der to yderligere bilag: Udspil til lokal arbejdstidspolitik for Støvring Gymnasium, udsendt søndag d. 29.6.14 Foreløbigt halvårsregnskab, uddelt på mødet. Endeligt halvårsregnskab fremsendes senere til bestyrelsen, hvorefter det vil blive fremlagt på hjemmesiden. Referent Jytte Merete Knudsen