Vejledninger til Brugeradministrator 1. Udgave, Maj 2006 FirstClass version 8.005, dansk UNI C SkoleKom Vermundsgade 5 2100 København Ø Tlf. 35878889
Opret bruger... 2 Elev... 2 Lærer... 3 Klasse... 3 Skole... 3 DPU-studerende... 3 Navneregler... 3 Ekspeditionstid... 4 Slet brugere... 5 Navneændring... 6 Hent/Flyt brugere... 7 Skift af kontaktperson... 8 Oprettelse af brugeradministations konto... 8 Tilføjelse af brugeradministrations-rettigheder til flere brugere... 8 Brugeradministration generelt... 9
Opret bruger Når man som kontaktperson ønsker at oprette en eller flere nye brugere på Skolekom sker dette via brugeradministrationen på https://brugeradministration.skolekom.dk under menupunktet Opret brugere. På denne side kan alle brugertyper oprettes: Elev Lærer Klasse Skole DPU studerende (lærerstuderende osv) Elev Elever dækker over både folkeskole- og gymnasieelever, samt alle andre typer af elever der har adgang til Skolekom. Den eneste type elever dette ikke dækker er lærerstuderende. Ved oprettelse af en elev skrives elevens fulde navn i det store felt til venstre. Hvis der skal oprettes mere end én elev fra samme klasse kan alle eleverne indtastes, adskilt af et linjeskift. Ovre til højre vælges der elev i drop-down menuen Brugertype og der indtastes en klasseeller årgangsbetegnelse i feltet Klasse-årgang. Eksempel på en bestilling: I skrivefeltet: Fx: Hans Hansen Åse Sørensen Bente Halgren Pedersen Det er ikke muligt at oprette elever med forskellig klasse-årgang på samme tid. Når alle informationer er indtastet trykkes der på knappen Bestil. 2
Navnene køres igennem en navnekontrol for at verificere at alle navnene er lovlige før de oprettes. UNI-Login og kodeord sendes til konferencen Fra Skolekom XXXXXX, som ligger på brugeradministrators skrivebord på SkoleKom. Lærer Alle undervisere oprettes som lærere på samme måde som elever bortset fra, at der vælges lærer i drop-down menuen Brugertype. Der skal ikke indtastes noget i feltet Klasseårgang. Klasse Klasse-brugere er en fælles konto til en hel klasse som f.eks. kan bruges, hvis klassen skal kommunikere med en anden klasse eller lignende. I klasse-brugerens navn skal skolens navn indgå som sidste led i selv navnet. F.eks. 8a Vestre Skole. Brugeren oprettes på samme måde som lærere, bortset fra at der vælges Klasse i drop-down menuen Brugertype. Skole Skole-brugere har ingen restriktioner på navnet. Der kan f.eks. oprettes en konto til kontoret, skolebestyrelsen eller lign. Det skal dog bemærkes at skolens reg nr automatisk sættes på efter navnet på kontoen, således at der ikke er tvivl om kontoens tilhørsforhold. Brugeren oprettes på samme måde som lærere, bortset fra at der vælges Skole i drop-down menuen Brugertype. DPU-studerende Denne brugertype benyttes til lærerstuderende og lign. Brugeren adskiller sig fra en almindelig elev-bruger ved også at have adgang til lærerområdet på Skolekom. Brugeren oprettes på samme måde som lærere, bortset fra at der vælges DPU-studerende i drop-down menuen Brugertype. Navneregler Når en bruger (elev, lærer og DPU-studerende) skal oprettes som bruger på SkoleKom, bedes følgende forhold ang. navne medtænkes af Kontaktpersonen og evt. drøftes med den enkelte lærer inden fremsendelse af navne: Evt. æ-ø-å beholdes i navnet, da vi automatisk konverterer æ-ø-å til ae - oe - aa Alle navne startes med stort bogstav, men derefter skrives med små bogstaver Fx: Otto Larsen Da to brugere ikke kan hedde det samme på SkoleKom, tilføjer vi automatisk et tal til navnet ved navnesammenfald. Fx: Hans Joergen Andersen - Hans Joergen Andersen1 3
Måske har brugeren et mellemnavn, som han/hun gerne vil have brugt, måske med udeladelse af efternavn Fx: Karen Vinther Sørensen vil gerne nøjes med Karen Vinther Måske har brugeren et mellemnavn, som han/hun absolut ikke vil have med Fx: Karen Vinther Sørensen vil gerne nøjes med Karen Sørensen Måske vil brugeren gerne kaldes noget andet end navnet på en officiel liste Et SkoleKom-navn består af et "fornavn" og et eller flere "efternavne". "Efternavnene" kan tilsammen højst indeholde 23 tegn. Fx kan Svend Niels Bøgedal Mølldrup (efternavne=24 tegn) ikke oprettes. Fx kan Per Michael Borup Deleurant (efternavne=23 tegn) godt oprettes. Ekspeditionstid Den normale ekspeditionstid er normalt 1-2 dage. Der kan dog forekommer ekstraordinære arbejdsopgaver, sygdom eller andre problemer der kan forlænge ekspeditionstiden. 4
Slet brugere Når en bruger (både lærer og elev) forlader en institution er det Brugeradministrators ansvar, at sørge for at brugeren bliver slettet fra institutionens brugeroversigter. Selvom brugeren efterfølgende skal bruge sin konto på en anden institution, skal Brugeradministrator slette brugeren. Bemærk at dette ikke betyder at brugeren bliver slettet fra SkoleKom. Herefter kan Brugeradministrator på den modtagende institution hente og genbruge brugerens profil (brugerid og adgangskode). Brugere slettes på https://brugeradministration..emu.dk under menupunktet Slet fra institution. Indtast brugeres SkoleKomnavn eller brugerid i feltet og klik på Slet Hvis der skal slettes flere brugere ad gang indtastes ét brugerid eller SkoleKomnavn pr.. linje. 5
Navneændring Hvis en bruger ønsker at få ændret sit SkoleKomnavn gøres dette på http://brugeradministraton.emu.dk under menupunktet Brugerens nuværende SkoleKomnavn eller brugerid indtastes i feltet. Tryk Vis bruger Såfremt den opgivne bruger er registreret under institutionen vises brugerens data hvorefter det ønskede navn skrives i feltet. Slut af med at trykke på knappen Bestil. Alle navneændringer skal, som ved nyoprettelser, igennem en navnekontrol for at sikre at det overholder gældende navneregler. Navneændringen træder i kraft efter navnekontrollen hos Administrationssupporten. Selvom SkoleKomnavnet ændres har det ingen indflydelse på brugerens UNI-Login. 6
Hent/Flyt brugere Flytning af brugere foretages ligeledes på https://brugeradministration..emu.dk under menupunktet Hent/flyt brugere SkoleKomnavn eller brugerid indtastes i feltet. Der vælges om brugeren skal overføres til institutionen som lærer, elev eller lærerstuderende. Hvis Brugertypen Elev vælges skal elevens klasseangivelsen angives. Det er muligt at flytte flere brugere ad gangen, men det er da nødvendigt at dele flytningerne op efter brugertyper, således at flytningen inddeles i elever, lærer og/eller lærerstuderende. En overflytning af en bruger til anden institution på https://brugeradministration.emu.dk vil først være slået igennem på SkoleKom den efterfølgende dag.. Dette betyder at såfremt en bruger er blevet slettet fra en foregående institution, og derfor ikke længere kan logge sig på SkoleKom pga. manglende institutionstilknytning, vil adgangen til SkoleKom først være reetableret den efterfølgende dag 7
Skift af kontaktperson Hvis institutionen ønsker at ændre kontaktperson, sker dette gennem https://brugeradministration.emu.dk under menupunktet Ny kontaktperson Den fungerende kontaktperson logger ind, klikker på menupunktet og opgiver brugerid eller SkoleKomnavn på den nye kontaktperson i fletet og trykker Skift Knappen Blank bruges hvis det indtastede ønskes slettet igen. Det er en forudsætning at den nye Kontaktperson allerede er oprettet på SkoleKom som lærer. Oprettelse af brugeradministrations konto Det er også mulige at oprette en fælles brugeradministrationsbruger, som er en brugerkonto med de samme brugeradministrations-rettigheder som en Kontaktperson. Fordelen er at man kan uddele brugerid og adgangskode til denne bruger, da den ikke rummer en personlig Mailbox. Skiftet sker ved at trykke på knappen OBS - Tilføjelse af brugeradministrations-rettigheder til flere brugere Hvis man ønsker at give en eller flere brugere brugeradministrations-rettigheder kan dette også lade sig gøre. Det er muligt at tildele andre lærere rettigheden som sekundær Brugeradministrator vha. af pkt. 8
Brugeradministration generelt Denne vejledning giver en generel introduktion til de forskellige menupunkter på https://brugeradministration.emu.dk. Når man logger på UNI-Login brugeradministration er der følgende menupunkter til venstre på forsiden. Klik på punkterne nederst for at få mere information. Institution SkoleKom Brugersøgning Opret brugere Ret navn Ny adgangskode Bestillingsoversigt Hent/flyt bruger Brugerprofil Slet fra institution Ny kontaktperson Tildel med brugerliste Tildel med gemt søgning OBS Der findes ligeledes flere hjælpetekster til de enkelte punkter på de tilhørende websider - Institution Her findes information omkring institutionen - navn, adresse, navn på kontaktpersonen samt hvilke forskellige tjenester, der er adgant til. Herunder brugerid og adgangskode til SkoDa. Derudover kan man udtrække lister af brugere, der tilhører institutionen. - SkoleKom Her er det muligt at styre institutionens brug af organisationsbetegnelse, spamfiltrering, Kvikkonferencer, SPUNK konferencer, Ressourceabonnement, SkoleKom domænealias, kalendere samt familiebrugere. Hér kan i øvrigt også findes lister over institutionens inaktive brugere (brugere der er blevet slettet pga. manglende indlogning i længere tid). - Brugersøgning Her kan man søge efter en specifik bruger. Dette er meget nyttigt i forbindelse med flytning af en bruger fra en 'fremmed' institution hjem til 'egen' institution. Herved bekræftes brugerens navn i forhold til den afgivende institutions navn, så fejltagelser med hentning af forkerte brugere kan undgås. 9
- Opret brugere Her oprettes nye brugere i SkoleKom. - Ret navn Her kan man anmode om at få rettet en brugers navn, hvis dette ikke er korrekt. Navnet skal dog stadigvæk overholde de gældende navneregler. - Ny adgangskode Her er det muligt at tildele en bruger en ny maskingeneret adgangskode. Det nye kodeord kan efter ½ time anvendes på SkoDa og lign. UNI-C tjenester. Men kan først tages i brug på SkoleKom efter 24 timer. Det anbefales at brugeren efterfølgende selv ændrer sit kodeord. - Bestillingsoversigt Under dette punkt er det muligt at få vist en oversigt over hvilke brugere man har bestilt indenfor de sidste 30 dage. Man kan endvidere vælge kun at se bestilte, afviste eller godkendte brugere. - Hent/flyt brugere Punktet Hent/flyt brugere kan bruges til at hente brugere, der i forvejen er oprettet, hjem til egen institution.. Dette gøres i stedet for at genoprette brugeren. OBS. - Pkt. Brugersøgning bør anvendes til først at finde det korrekte brugernavn før afhentning af brugerens data. - Brugerprofil Her er det muligt at modificere den enkelte brugeres rettigheder. Brugeren kan selv gøre det samme på selvbetjeningssiden bruger.profil.emu.dk. Herunder: - Fravalg af EMU Vejviseren (vejviser.emu.dk) Her kan brugere meldes ind og ud af sektornets adressebog (emu.vejviser.dk). Som standard står alle voksne brugere opført i Vejviseren. Elever bliver ikke opført til Vejviseren. - Fravalg af SkoleKom Her kan brugere fratages adgangen til SkoleKom, men stadigvæk bevare sin adgang til de øvrige UNI-C tjenester. (F.eks. SkoDa). - Slet fra institution Når brugere ikke længere er tilknyttet institutionen kan de slettes vha dette punkt. Brugerens profil bliver dog ikke slettet helt, men blot fjernet fra institutionen og brugeren vil miste sin adgang til SkoleKom og de øvrige UNI-C tjenester. (F.eks. SkoDa). 10
Når brugeren bliver hentet til en ny institution vil vedkommende atter få adgang til SkoleKom samt de UNI-C tjenester den nye institution har adgang til, med det samme brugerid og adgangskode. - Ny kontaktperson Hvis institutionen ønsker at foretage et skifte anvendes dette punkt. Det er også muligt her at vælge at gøre brug af en specialkonto med navnet Brugeradministration [reg.nummer]. Dette er en anonym konto, der med fordel kan anvendes, såfremt man ønsker at være flere om arbejdet med at administrere institutionens brugere. - Tildel med brugerliste/tildel med gemt søgning Vha. af dette værktøj er det muligt at tildele specialrettigheder til institutionens lærere ved simpel afkrydsning ud for rette bruger og den valgte rettighed. Det er f.eks. muligt at tildele andre lærere rettigheden som sekundær Brugeradministrator vha. at disse lister.. 11