Tirsdag d. 5. februar kl. 17.00-21:00 Dagsorden 1. Status, input og opdatering af årshjul.... 2 - Fernisering af kontoret... 2 - Informationsmedarbejder med på møder... 2 - National aktivitetsplan... 2 - Hovedbestyrelsesmøde og Generalforsamling... 2 2. Status på økonomi. Budget, anvendt budget, forecast.... 3 - Besøg fra Revisor ifm. årsregnskab... 3 - Max Levig forsikring... 3 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte.... 3 - Grænser for udsendelser af mails... 3 4. Status på LF... 4 - Fyn (opfølgning)... 4 5. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt.... 4 - Bedre oplysning om arrangementer, også lokale henvendelse fra medlem... 4 - Billeder til hjemmeside... 4 6. Bordet rundt og status på aktiviteter.... 4 - Ny mail-person... 4 7. Status på udvalgsarbejde.... 5 8. Nyt fra international... 5 - Revurdering af ansøgning til IJBC... 5 - RTF-ansøgninger... 5 - International Meeting survey (NA perspective)... 5 - Transition Team(TT): oplysning om hvor vi er og de diskussioner, der pt kører.... 5 - Ny hjemmeside... 6 9. Akutte problemer og andre beslutninger.... 6 - Billede underskrevet af Doris Allen... 6 - Leder og bestyrelsestræning hos DUF o.a. (Jesper)... 6 - RM Betalingskort... 6 - Ansatte som frivillige... 6 - Idepuljeansøgning fra Anna Forrest... 6 - Ny Landskasserer... 6 - Sted til visionsweekend... 7 - Projekt med Norge... 7 - Printer... 7
Tilstede: Jesper Lykking, Bo Sørensen, Nanna Beiter, Mette Liebst, Emilie Hellesøe og Natascha Iermiin(via Skype) Observatør: Informationsmedarbejder Referent: Sekretær 1. Status, input og opdatering af årshjul. - Fernisering af kontoret D. 26/2 kl 16:00 19:00 vil DL stå for en fernisering af kontoret, hvor redesignet fejres, og der bydes velkommen til den nye bogholder. Nanna står for det praktiske. - Informationsmedarbejder med på møder For at skabe en bedre kommunikation mellem DL og informationsmedarbejder samt KomUd, så laves der forsøg på de næste tre DL-møder, med at informationsmedarbejderen deltager som observatør, med taleret. Efter de tre gange evalueres ordningen. - National aktivitetsplan DL drøftede status på den nationale aktivitetsplan. CFA-udvalget inviteres til at komme med et oplæg på HB-mødet i marts, for at få deres arrangement placeret hos en eller flere lokalforeninger på en hensigtsmæssigt måde. Det samme gøres ift. NJR s og JB-weekenderne. - Hovedbestyrelsesmøde og Generalforsamling DL blev orienteret af sekretæren om indkomne forslag til generalforsamlingen. DL drøftede HB-dagsordenen, og opdaterede denne med punkter om forsikring, diverse økonomi, opsamling fra Generalforsamlingen og aktivitetsplaner.
2. Status på økonomi. Budget, anvendt budget, forecast. - Besøg fra Revisor ifm. årsregnskab Revisor deltog i første del af DL-mødet for at gennemgå regnskab mv., da det er første år for samarbejdet. Regnskab, protokollat og regnskabserklæring blev her underskrevet uden anmærkninger. Det blev endvidere drøftet hvorledes processen for regnskabsopfølgning kan forbedres fremadrettet. Det blev diskuteret om regnskabet skal laves tertialt fremover, dvs. at der skal rapporteres pr. 30. april, pr. 31. august og endeligt pr. 31. december. Dette skulle i den forbindelse sammenlignes med budgettet, hvorfor dette også skulle udarbejdes tertialt. Landskassereren ville have ansvaret for at budgetopfølgningen finder sted, og for at indhente de relevante tal fra bogholderen. Bo laver et udkast til en procedure-beskrivelse i googledocs, og bogholder inviteres til DL-møder i marts, hvor dette drøftes nærmere. - Max Levig forsikring DL beder sekretæren om at kontakte Søren Løland, mhp. at få ham til at undersøge en helårsforsikring på vores campsites, der dækker samtlige arrangementer, både lokalt og nationalt. Desuden skal der udarbejdes et papir der forklarer, hvordan forsikringerne virker, og hvilke procedurer der anbefales leje eller lån af campsites. Sekretær spørger Søren Løland om han vil hjælpe med at udforme et sådant papir. 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte. - Grænser for udsendelser af mails DL drøftede hvordan vi bedst får udsendt mails til mange medlemmer ad gangen på hensigtsmæssig vis. Kontoret har abonnement på et nyhedsbrevsværktøj, der kan benyttes til store udsendelser. Da det vurderes at LF erne kun vil udsende til egne medlemmer, så bør disse ikke få problemer med disse grænser og ellers vil LF erne kunne udsende gennem kontoret.
4. Status på LF DL vendte status på lokalforeningerne ifm. forårets generalforsamlinger, og debatterede hvordan de bedst kunne understøttes. - Fyn (opfølgning) Repræsentanter fra DL deltager i deres bestyrelsesmøde og generalforsamling i februar for at støtte op. Jesper hjælper den nye bestyrelse med at få overdraget fuldmagter til lokalforeningens konti. 5. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt. - Bedre oplysning om arrangementer, også lokale henvendelse fra medlem Lokalforeningerne er blevet opfordret til at melde deres lokale aktiviteter til national kalender for øget synlighed. - Billeder til hjemmeside Der mangler billeder af udvalgsformænd mv. på hjemmesiden, så informationsmedarbejderen taget kamera med på generalforsamlingen, og forsøger at få indsamlet disse. 6. Bordet rundt og status på aktiviteter. - Ny mail-person Mette tager den frem til næste DL-møde i marts.
7. Status på udvalgsarbejde. DL vendte status for udvalgene, og snakkede om hvordan disse bedst kan understøttes. 8. Nyt fra international - Revurdering af ansøgning til IJBC Den oprindelige beslutning fastholdes. - RTF-ansøgninger DL gennemgik ansøgningerne og godkendte følgende: - Kit Rasmussen og Bettina Bröking til Interchange-træning. - Pia Lykking og Pernille Kok til Børnebystræning - Anders Kristiansen til TTT-træning - Nicoline Sørensen til Step Up træning Der skal desuden fremover indhentes info fra RM om ansøgerne. - International Meeting survey (NA perspective) DL udfyldte spørgeskemaet. - Transition Team(TT): oplysning om hvor vi er og de diskussioner, der pt kører. Der har været en diskussion om TT-medlemmer må være med i Governing Board(GB). Denne diskussion er pt. lukket med at der ikke foreligger nogen beslutninger om det, så der må indstilles en motion om det, hvis dette ikke skal være tilladt. Danmark er ikke imod at TT-medlemmer stiller op til GB.
- Ny hjemmeside Der er nu kommer præcise datoer mv. Informationsmedarbejder sørger for at kommunikationen vedr. skiftet kommer ud til medlemmerne. 9. Akutte problemer og andre beslutninger. - Billede underskrevet af Doris Allen DL drøftede hvad man skulle gøre med billedet, og besluttede at dette skal blive på kontoret. - Leder og bestyrelsestræning hos DUF o.a. (Jesper) Udsat punkt - RM Betalingskort Ved mange forsikringer skal man selv lægge ud i første omgang, og får først senere refusion, derfor besluttede DL at godkende at den nationale Risk Manager får et internationalt betalingskort med høj grænse. Sekretær og RM undersøger hvilket kort der skal udstedes, og vender det med formanden før bestilling. HB orienteres på næstkommende HB-møde. - Ansatte som frivillige DL drøftede punktet efter de ansatte var gået, og vil udarbejde et dokument med nærmere retningslinier for ansattes mulighed for at deltage i frivilligt arbejde. - Idepuljeansøgning fra Anna Forrest DL godkendte ansøgningen Nanna svarer Anna. - Ny Landskasserer Nanna har sendt en mail om at vi har behov for en til LF erne, med håb om at de kan hjæpe med at finde en.
- Sted til visionsweekend Jesper og Emilie undersøger steder. - Projekt med Norge Desværre har ingen ansøgt. Jesper orienterer Norge. - Printer Da den nuværende printer på kontoret laver en del fejl, bevilgede DL indkøb af ny printer med budget på ca. 5000kr.