INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE

INDKØBSPOLITIK FOR HERNING KOMMUNE

2 Indholdsfortegnelse Hvad er omfattet... 3 Hvem er omfattet... 3 Forretningsmæssige kriterier... 3 Obligatoriske aftaler... 4 Digitalisering via Indkøbsportalen... 5 Miljø... 5 Lærlinge- og praktikpladser... 6 Fælles udbud... 6 Intern organisering... 6 Fortrolighed... 7 Gæld... 7 Leasing... 7 Privat handel... 8

3 Hvad er omfattet Indkøbspolitikken er gældende for indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. - Ved indkøb forstås i denne forbindelse alle dispositioner, der vil udløse en elektronisk faktura. Indkøb der foretages sammen med børn/unge/brugere med et pædagogisk aktiverende formål er ikke omfattet af indkøbspolitikken. Hvem er omfattet Indkøbspolitikken er gældende for alle kommunens afdelinger, forvaltninger, skoler, plejehjem, haller, biblioteker, daginstitutioner og øvrige institutioner. Selvejende institutioner er også omfattet af indkøbspolitikken, såfremt der er indgået driftsoverenskomst, hvor Herning Kommune yder tilskud til driften på 50% eller mere. Herning Kommune kan herudover give andre halvoffentlige institutioner tilladelse til at blive omfattet af indkøbspolitikken. En forudsætning for at kunne benytte Herning Kommunes indkøbsaftaler er, at der er etableret opkobling til Herning Kommunens Indkøbsportal. Forretningsmæssige kriterier Indkøb til Herning Kommune foretages ud fra forretningsmæssige kriterier, hvilket indebærer en helhedsvurdering af de juridiske og kommercielle forhold, herunder parametre som f.eks. pris, kvalitet, miljø og service. Ved alle indkøb skal totalomkostninger (TCO) og afledte transaktionsomkostninger så vidt muligt iagttages/afvejes det gælder også ved evt. indkøb fra udlandet. De økonomiske ressourcer skal, for den enkelte afdeling og Herning Kommune som helhed, forvaltes bedst muligt, hvilket indebærer at Herning Kommunes samlede indkøb på tværs af afdelinger og/eller institutioner koordineres, når det

4 samlede indkøbsvolumen udgør en værdi af mindst 125.000 kr. årligt pr. kommune. Indkøbsaftaler indgås på baggrund af EU-udbud, når der foreligger en udbudsforpligtigelse - alternativt gennemføres tilbudsindhentning jf. Tilbudsloven. Såfremt der er tale om et indkøb, hvor der ikke er pligt til at udbyde på baggrund af EU udbud eller Tilbudsloven skal der i stedet indhentes to tilbud, når indkøbet repræsenter en værdi af mindst 125.000 kr. årligt. Der indgås aftaler med leverandører med henblik på: at opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet at opnå leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser at opnå bedst mulig service at opnå bedst mulige betalingsbetingelser at opnå mindst mulig miljøbelastning at opnå digitalisering af indkøbsprocessen at opnå effektiv, elektronisk fakturabehandling at opnå innovative indkøbsløsninger Obligatoriske aftaler Herning Kommunes indkøbsaftaler er obligatoriske, hvorfor alternative leverandører ikke må anvendes, medmindre der er tale om et indkøbsbehov, der aktuelt ikke er koordineret. I tilfælde heraf gives besked til indkøbsafdelingen. Indkøb af varer, der er beslægtede med indgåede indkøbsaftaler skal altid give anledning til, at der tages kontakt til aftaleleverandøren, således at leverandøren evt. kan skaffe varen og tilpasse sit sortiment. Attraktive tilbud fra alternative leverandører skal altid videreformidles til indkøbsafdelingen med henblik på benchmarking, herunder tilbagemelding om, hvorvidt der er tale om sammenlignelige tilbud. Samarbejdet om indgåelse af (koordinerende) indkøbsaftaler vedr. varer og tjenesteydelser foregår dels i nedsatte bruger-/arbejdsgrupper og dels mellem den enkelte afdeling og indkøbsafdelingen, med sidstnævnte som endelig ansvarlig for indkøbsaftalerne.

5 Digitalisering via Indkøbsportalen Bestilling af varer skal foregå via Indkøbsportalen, hvilket giver mulighed for automatisk fakturakontrol, bogføring og betaling. Manglende bestilling af varer via Indkøbsportalen må kun forekomme, såfremt der er tale om varer der ikke fremgår af Indkøbsportalens elektroniske varekataloger, og som heller ikke kan erstattes af varer herfra. Bestilling af tjenesteydelser skal foregå hos de aftaleleverandører, der fremgår af Indkøbsportalen, og bestilling bør så vidt muligt ske gennem rekvisition på Indkøbsportalen. Indkøbsafdelingen er ansvarlig for at tilbyde undervisning i brugen af Herning Kommunes Indkøbsportal. Miljø Herning Kommune ønsker med en miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø. Endvidere ønsker Herning Kommune aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerhedsog sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel egne afdelinger, institutioner m.v. som hos Herning Kommunes leverandører af varer og tjenesteydelser. Der skal ske en bevidst inddragelse af miljøhensyn ved indkøb af varer og tjenesteydelser. Det betyder, at Kommunen ved valg af leverandør(er) skal inddrage miljøhensyn i den udstrækning det er relevant, og der er lovhjemmel til det. Ved vurdering af produkter bør tages hensyn til det/de produkter, der er mindst miljøbelastende og ressource-forbrugende ved produktion, levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Ved vurdering af produkter kan der indgå oplysninger om: Hvorvidt produktet lever op til kriterierne for anerkendt miljømærke Produktets indhold af miljømæssige uønskede stoffer Emballering, herunder genanvendelse af emballagen Omfanget af forureningen ved produktion og anvendelse af produktet Levetiden af produktet Bortskaffelsen af produktet

6 Miljøbelastende produkter erstattes i størst muligt omfang af mindre miljøbelastende produkter (substitution). I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. Ved indkøb af el-forbrugende produkter tages hensyn til produkternes energiforbrug (TCO). Lærlinge- og praktikpladser Herning Kommune vil stille krav om lærlinge og praktikpladser i relation til bygge og anlægsopgaver. Såfremt en bygge og anlægsopgave forventes at have en varighed på 6 måneder eller mere og lønomkostninger på min. 4 mio. og/eller en kontraktværdi ekskl. moms på min. 10 mio. skal der foretages en vurdering af om opgaven er egnet til, at der stilles krav om lærlinge og praktikpladser. Fælles udbud Herning Kommune vil, hvor det er hensigtsmæssigt, indgå fælles aftaler med andre kommuner og regioner omkring indkøb af varer og tjenesteydelser. Herning Kommune er bl.a. medlem af KomUdbud, der er et formaliseret udbudssamarbejde. Herning Kommune kan anvende SKI aftaler, herunder de forpligtigende SKI aftaler, når aftalerne matcher kommunens behov og det er hensigtsmæssigt ud fra en vurdering af de forretningsmæssige kriterier. Intern organisering Indkøbsafdelingen er ansvarlig for koordinering og indgåelse af indkøbsaftaler. Indkøbsafdelingen er endvidere ansvarlig for, at indkøbsaftaler formidles elektronisk til kommunens indkøbsansvarlige.

7 Indkøb af varer og tjenesteydelser foretages decentralt af de enkelte afdelinger og institutioner på baggrund af Herning Kommunes indkøbsaftaler. De enkelte afdelinger og institutioner er ansvarlige for at holde sig ajour med de gældende indkøbsaftaler. It afdelingen er ansvarlig for indgåelse af indkøbsaftaler på IT området og på telefoni området i samarbejde med Indkøbsafdelingen. Teknik og Miljø er ansvarlig for alle bygge- og anlægs projekter, herunder gennemførelse af EU-udbud i forbindelse hermed. Bestilling af varer til bygge- og anlægsprojekterne foretages så vidt muligt hos de leverandører, der i forvejen har en indkøbsaftale med Herning Kommune. Ved større indkøb, kan der imidlertid blive tale om at genåbne konkurrencen. Fortrolighed Normalt bør der herske åbenhed i forhold til Herning Kommunes samarbejdspartnere, men hvor forholdene taler for det, skal fortrolighed iagttages. Dette indebærer, at hverken Herning Kommunes medarbejdere eller leverandører må videregive informationer om Herning Kommunes indkøbsaftaler til udenforstående. Herning Kommune er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Frit valg ordningen, jævnfør den sociale lovgivning, kan ligeledes indebære, at indkøbsaftaler offentliggøres af hensyn til borgernes interesser. Gæld Der må ikke afgives ordrer til leverandører, som har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på mere end 100.000 kr. Leasing

Leasing eller anden langtidsleje samt afbetalingskøb kan kun i hvert enkelt tilfælde aftales efter forudgående godkendelse hos Koncern Økonomi. 8 Privat handel Herning Kommunes indkøb og indkøbsaftaler må ikke anvendes til privat brug eller videresalg, medmindre der er tale om officielle personalegoder. Der er ligeledes ingen, der normalt må modtage gaver fra eksisterende eller potentielle leverandører, medmindre der er tale om reklamegaver eller lejlighedsgaver af begrænset værdi.