Mødedato: 18. august 2014 kl. 10:00-14:00 Mødested: møderum 2 Referat fra møde i HovedUdvalget Mødelokalet er reserveret fra kl. 8.30 til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Kenth Halfdan Ferning (formand), Jette Rud Knudsen, Jørgen Larsen, Erik Bjerrum Medarbejderrepræsentanter: Bodil Jeppesen (DSR), Rikke Liboriussen (HK), Jette Harlund (AC), Torben Nielsen (DLF), Lone Bay (BUPL), Jonas Tscherning Sørensen (SL), Birgit Elkær Hegelund (FOA) Thomas Jørgensen (3F) Arbejdsmiljørepræsentanter: Niels Nejst, Christa Jacobsen Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Leo Kristoffersen Dagsorden: Indledningsvis bød formanden velkommen til Torben Nielsen, som afløser Erik Elbæk 1. Godkendelse af referat fra sidste møde godkendt 2. Godkendelse af dagsorden godkendt dog med den bemærkning af formødet starter kl. 8.15 3. Orientering om beskæftigelsesreform, senior- og nyttejobs til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Lone Bay/Ole Stounbjerg Afdelingsleder Ole Stounbjerg, Jobcentret gi r en kort orientering om: a. Senior jobs. Status på hvor og hvor mange der er i job i Odder kommune. Der blev meldt ud på et HU møde at forvaltningen havde indstillet at vej og park skulle rumme disse seniorjobber. Har beslutningen ændret sig? Er der flere på vej ud i senior job? b. Nytte jobs. Status på hvor og hvor mange der er i de kommunale institutioner. Formålet med nytte jobs. Hvilke opgaver må de løse? c. Løntilskudsordningerne. Formålet med den nye reform. Hvad er nyt og hvad skal vi være OBS på? Hvor og hvor mange er ude i løntilskud? Hvad skal TR være opmærksom på? Dokumentnr.: 727-2014-97150 side 1
Forventet tid til punktet: 15 minutter Ole Stounbjerg orienterede om status på senior- og nyttejobs og om forventninger til hvordan den nye beskræftigelsesreform udmøntes. Seniorjob Vi har pt. 7 personer i seniorjob på 7 forskellige arbejdspladser (dog 2 på rådhus). Dagpengeperioden er reelt blevet forlænget igen, så der er ikke kommet samme pres på seniorjobs som forventet i første omgang. Vi har som udgangspunkt kigget på medarbejderens kvalifikationer og søgt at tilbyde seniorjobs, hvor det er relevant for medarbejderen og hvor han/hun også kunne gøre mest nytte med kompetencerne. Der er ikke opfølgning på om medarbejdere i seniorjob søger jobs på ordinære vilkår. Der tegner sig ikke et billede af at der vil komme et øget pres på seniorjobstillinger i den kommende tid. Udgiften for kommunen i forbindelse med et seniorjob er ca. 150.000 kr årligt, når der er indregnet refusion for seniorjobbet. Nyttejob Der er 2 målgrupper i forhold til nyttejobs: Kontanthjælpsmodtagere som er åbenlyst uddannelsesparate. De kommer i nyttejob på Højmarken de SKAL i gang med at gennemføre uddannelse, ellers mister de deres kontanthjælp. Der er pt. 5 personer i nyttejob på Højmarken. Anden målgruppe er personer på arbejdsmarkedsydelse (på kontanthjælpsniveau, men dagpengelignende ydelse). Der er pt. 8 i nyttejob fordelt på forskellige institutioner. Jobcentret arbejder på at få folk i almindelige praktikker frem for nyttejob. Opgaverne de løser, skal ligge ud over de ordinære opgaver på arbejdspladsen (de skal løse opgaver vi ellers ikke ville få løst). Der er behov for balance mellem behov for hurtig visitering og at personer i nyttejob løser opgaver ud over det der i øvrigt løses på arbejdspladsen. Jobcentret er i dialog med FOA i forhold til den balance Beskæftigelsesreform forventninger til hvordan det bliver: Ole fokuserede her på den forventede betydning for arbejdspladserne. Reformen forenkler og målretter.løntilskudssatsen sænkes fra 141 til 105 kr. Hidtil har løntilskudsjob været udgiftsneutralt for den enkelte institution, som har fået dækket udgiften til løntilskud. Med sænkningen af tilskuddet skal arbejdspladserne enten bære udgiften til forskellen, eller det skal ind i budgettet. Varigheden af løntilskudsjob sænkes fra 6 til 4 måneder. Derudover indføres en karensperiode på 6 måneder (har man været i løntilskud, skal der gå 6 måneder før man kan komme i nyt løntilskud). Fjerner også kvoter om at vi skal stille x antal pladser til rådighed til løntilskudsjob. Med ændringerne forventes det,at der bliver færre i løntilskudsjob. Løntilskud indgår ikke i ny genoptjeningsperiode i forhold til dagpenge. I Odder Kommune har vi pt. ca. 20 personer i løntilskud i hele Odder Kommune. HU drøftede hvordan og om vi kan sikre at den pågældende TR bliver involveret ved Dokumentnr.: 727-2014-97150 side 2
oprettelse af løntilskud. Der er krav om at en medarbejderrepræsentant er medunderskriver på aftaler om løntilskud, men det fortolkes og praktiseres forskelligt. Der kan i øvrigt være en udfordring med at have fælles overblik over løntilskudjob på den enkelte arbejdsplads, hvis forskellige medarbejdere er underskrivere på de forskellige aftaler. Formand og næstformand kigger på retningslinje eller på anden måde en opfordring fra HU om hvordan man sikrer den rette involvering af medarbejderne på arbejdspladsen. 4. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Arbejdsmiljøgruppen og Ulla Salling Der har været gennemført både interne og ekstern audit i foråret arbejdsmiljøgruppen behandler resultat af audits nærmere inden næste møde i HU. Arbejdstilsynet har været på besøg på Fabos som opfølgning på en ulykken (som ligger ca. et år tilbage). Der er møde på Fabos med Arbejdstilsynet den 29. august. HR har modtaget halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning. Den viser at vi i første halvår har haft 36 sager hos Falck, hvoraf de 21 vedrører arbejdsrelaterede forhold. I abonnementet indgår 41 sager på årsbasis, hvorefter vi betaler pr. sag. Af de 21 arbejdsrelaterede sager handler 15 om voldsomme hændelse eller stress/udbrændthed. I 2013 havde vi i alt 74 sager hos Falck, og 2014 forventes at ligge på samme niveau. Den økonomiske ramme i abonnementet dækker således kun godt halvdelen af sagerne. HR vil i løbet af efteråret kontakte Falck med henblik på om vi kan komme baggrunden for sagerne nærmere og iværksætte forebyggende tiltag. Bilag: Halvårsstatus vedr. Falck s psykologordning, doknr. 727-2014-88010 Der blev spurgt til om udgiften til de sager der ligger ud over vores abonnement pålægges de institutioner der bruger ordningen, når vi har nået sagsloftet. Det gør den ikke der udskrives en fælles regning og udgift fordeles ud på alle institutionerne solidarisk. Det er interessant at vide bl.a. om de sager der vedr. stress og udbrændthed er indenfor samme område eller fordelt over hele kommunen, i forhold til om vi har behov for en særlig indsats på enkeltområder. HR tager kontakt til Falck og hører om vi kan komme nærmere på tallene på et så overordnet niveau at det ikke går ud over anonymiteten. 5. Årshjulet (nyt fast pkt.) - til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Alle Forventet tid til punktet: 5 minutter Drøftelse af behov for justeringer af årshjul og oversigt over opgavestyring (er det hele med?) Bilag til mødet: Årshjul, http://arbejdsmiljoe.odder.dk/dokumenter/hu_aarshjul_2013_2014_version_2.pdf Dokumentnr.: 727-2014-97150 side 3
Opgavestyringsdokument, http://arbejdsmiljoe.odder.dk/dokumenter/opgavestyring_hovedudvalg_2014_2016.pdf Side 3 i årshjulet: I forhold til HU s møde med ØK i 3. kvartal blev det aftalt, at mødet planlægges til 1. september, som er ØK s næste møde. Formanden afklarer tidspunkt nærmere med Økonomiudvalget. I forhold til HU s besøg på de lokale arbejdspladser blev givet en reminder til dem der skal besøge arbejdspladser i år om at huske at tage kontakt til de konkrete arbejdspladser. I forhold til opgaveoversigten blev bemærket, at arbejdsgruppen vedr. den overordnede personalepolitik ikke er kommet i gang arbejdet med retningslinjer for tjenestefrihed tænkes sammen med den arbejdsgruppe. Tilsvarende for retningslinjer for rekruttering og ansættelse tænkes også ind i den overordnede personalepolitik og skal også ses i sammenhæng med HR strategien, som er på vej. Personalechefen tager initiativ til indkaldelse af arbejdsgruppen. Ledelsen informerede i øvrigt om, at der en sag på vej til ØK om ændring af praksis i forhold til at Borgmesteren ikke skal være underskriver på alle afskedigelser. I den sammenhæng har ansættelseskompetencen også været drøftet, og der kommer et forslag frem fra Kommunaldirektøren om at kompetencen til at ansætte ledere ligger hos Direktøren for området og ikke hos ØK herunder drøftes også politisk deltagelse i ansættelsesvalg af ledere. Medarbejderrepræsentanterne udtrykte ønske om at HU informeres om, hvad der har været drøftet på direktionsmøder. Kommunaldirektøren opfordrede til, at medarbejderrepræsentanterne giver meldinger om, hvad de særligt gerne vil vide noget om fra møderne, så informationen bliver mest målrettet. 6. Opfølgning på arbejdsmiljøregnskabet sygefravær til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Ulla Salling Økonomi har endnu ikke kunnet levere data til opdeling af sygefraværet. Siden Hovedudvalgets sidste behandling af arbejdsmiljøregnskabet har vi fået en henvendelse fra Cabi (netværks- og videnshus for socialt ansvar) om at deltage i en komparativ undersøgelse af sygefraværet på daginstitutionsområdet. Der er udvalgt en række kommuner med hhv. lavt og højt sygefravær på området, hvor Odder Kommune i 2013 ligger i den høje ende. Projektets formål er bl.a at forsøge ved en helhedsorienteret tilgang at afdække, hvad der særligt karakteriserer området i de kommuner, der har lavt fravær i forhold til kommunerne med højt fravær for at identificere de elementer, der kan have særlig betydning... fokus vil således være på, hvad der ser ud til kunne skabe en positiv forandring. Dokumentnr.: 727-2014-97150 side 4
I undersøgelsen indgår både en række data, som leveres fra HR til Cabi og et fokusgruppeinterview med nøglepersoner på området. Interviewet er ikke fastlagt men vil blive afviklet i løbet af efteråret. Af vedlagte bilag fremgår hvilke oplysninger Cabi har ønsket til brug for projektet. Det forventes at resultatet af projektet vil kunne give inspiration til arbejdet med forebyggelse og nedbringelse af sygefraværet også i andre sektorer. HR foreslår derfor, at vi frem for selv at kortlægge nærmere viden om sygefraværet afventer resultatet af Cabi s undersøgelse og herefter drøfter hvilke elementer vi evt. kan arbejde videre med i hele organisationen. Bilag: Oversigt over materiale til Cabi, doknr. 727-2014-83820 Ingen bemærkninger tilslutning til at vi afventer Cabis undersøgelse og drøfter hvordan vi kan bruge det bredt i Odder Kommune. 7. Evaluering af sparerunden 2010 til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning Forventet tid til punktet: 15 minutter HovedUdvalget har tidligere besluttet en evaluering af spareplanen fra 2010. Udgangspunktet for drøftelsen var: o Hele kommunen blev i 2010 sendt på slankekur. Der skulle spares penge, og det betød blandt andet, at Odder Kommune skulle omstrukturere, ændre forretningsgange m.v., men også måtte afskedige medarbejdere. o Der er ingen tvivl om, at projektet har fyldt meget, og stadig italesættes i mange sammenhænge. I denne italesættelse er det værd at bemærke, at der også er kommet positive elementer og effekter ud af processen. o Odder Kommune laver nu en evaluering af forløbet, som skal resultere i en rapport, der behandler konsekvenserne af de mange ændringer projektet har medført. Udover konklusioner skal rapporten også ende ud i anbefalinger af et videre forløb. Evalueringen skal baseres på interviews med direktører, ledere og medarbejdere i Odder Kommune. o Evalueringen er derfor også en del af en læringsproces Rapporten her præsenterer i det følgende først de metodiske bemærkninger i forbindelse med dataindsamlingen, efterfulgt af nogle generelle bemærkninger til evalueringen. Dernæst følger en gennemgang af de indsamlede erfaringer, og efter en konklusion opstilles en række anbefalinger til fremtiden. Bilaget eftersendes Formålet med evalueringen har været at få sparerunden landet og fremdraget læringspunkter. Dokumentnr.: 727-2014-97150 side 5
Næste umiddelbare skridt er at Økonomiudvalget også får evalueringen til behandling. Der var enighed om, at det er fint at der er blevet lavet en evaluering. Der er enighed om at der er behov for at kigge nærmere på anbefalingerne og om det giver anledning til at nogle af dem indarbejdes i de nye retningslinjer vedr. personalereduktioner. 8. Måltal for antal ansatte med ikke-vestlig baggrund til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Ulla Salling Trepartaftalen fra 2007 indebærer at kommunerne skal opstille måltal for hvor stor en andel af de kommunale medarbejdere, der skal være indvandrere eller efterkommere med ikkevestlig baggrund. Det er kommunalbestyrelsen der opstiller målsætningerne, men det er relevant forinden at drøfte Hovedudvalgets synspunkter i forhold til måltallene. Formålet med måltallene er, at indvandrere / efterkommeres andel af den enkelte kommunes ansatte i videst muligt omfang skal afspejle det omkringliggende samfund. Hovedudvalget drøfter synspunkter i forhold til fastlæggelse af måltal med henblik på input til politiks behandling. Bilag: Notat vedr. måltal for andel af ansatte med ikke-vestlig baggrund, doknr. 727-2014- 87632 Faktiske tal for andelen af ansatte med ikke-vestlig baggrund 2011-2013, doknr. 727-2014- 87686 Der var enighed i udvalget om, at vi skal i udvælgelsen til job selvfølgelig have fokus på mangfoldigheden, men vigtigt at vi først og fremmest lægger vægt på de faglige kvalifikationer vi ønsker den bedst kvalificerede til jobbet. Det er relevant, at der ses på sammensætning af ansatte målt i forhold til arbejdsstyrken i Odder ikke målt i forhold til den samlede arbejdsstyrke i Danmark eller Regionen. Odder kommune ligger fint på niveau med antal ansatte med ikke-vestlig baggrund i forhold til andelen af arbejdsstyrken i Odder Kommune. 9. Opfølgning på Sundhedsordningen til beslutning Ansvarlig for information til punktet: Ulla Salling I september 2013 drøftede Hovedudvalget første gang status på den nuværende sundhedsordning, og besluttede i den forbindelse, at høre MED-organisationen om oplevelsen af den nuværende ordning og evt. ønsker til ændringer af ordningen. Områdeudvalget for Børn og Unge har anmodet de lokale udvalg om at drøfte ordningen. Der er imidlertid kun kommet tilbagemeldinger fra en enkelt institution, og Områdeudvalget har ikke drøftet sundhedsordningen igen. Bemærkningerne fra den pågældende institution er taget med i vedlagte notat. Hovedudvalget beslutter på baggrund af tilbagemeldingerne, om der skal ske ændringer af den nuværende sundhedsordning. Dokumentnr.: 727-2014-97150 side 6
Til inspiration for drøftelsen har sundhedskoordinator Klaus Grabbert udarbejdet et notat med tilbud vedr. kostvejledning. Bilag: Opsamling på tilbagemeldinger vedr. sundhedsordning, doknr. 727-2014-67780 Notat vedr. tilbud om kostvejledning, doknr. 727-2014-81026 Tilbagemeldingerne indeholder generelt to anbefalinger: Nye tiltag vedr. kostvejledning der er enighed om at vi skal have den individuelle del med, selvom det bliver lidt dyrere. Der etableres en aftale der giver mulighed for individuelle forløb men der skal følges op på hvordan det virker. Der blev givet udtryk for et ønske om at der laves aftale med lokal udbyder. Det andet ønske går på, at fitnessordning udvides til andre udbydere i Odder. Den kan blive ret dyrt, og der er enighed i Hovedudvalget om, at ordningen ikke udvides i lyset af de givne økonomiske rammer (også set i forhold til det skattetekniske spørgsmål). 10. Trivselsmåling til beslutning Ansvarlig for information til punktet: Arbejdsgruppen vedr. trivselsmåling Forventet tid til punktet: 25 minutter Arbejdsgruppen mødes til det (muligvis) sidste møde den 12. august, og drøfter skema, tidsplan og kommunikationsplan. Da disse således ikke er færdige før efter mødet den 12. vedlægges de udkast som arbejdsgruppen skal drøfte til Hovedudvalgets dagsorden. Arbejdsgruppens eventuelle justeringer fremsendes inden mødet. I forhold til spørgeskemaet vedr. medarbejdertrivsel vedlægges to udkast, da arbejdsgruppen på sidste møde drøftede betydningen og værdien af ordet tilstrækkeligt i nogle spørgsmål. Arbejdsgruppen har været enige om at bygge skemaet op så formuleringerne har et mere positivt afsæt end i det gamle skema. Der er taget afsæt i en skabelon fra defgo.net med tilføjelse af bl.a. spørgsmål vedr. social kapital. Spørgsmålene vedr. krænkende adfærd er fastholdt. For at give en mere nuanceret billede af, hvad karakteren af krænkelserne er bliver der også spurgt ind til dette. Arbejdsgruppen har endvidere tilføjet spørgsmål vedr. MUS-samtaler og kompetenceplaner. Bilag: Bilag: udkast til nyt spørgeskema version 2, doknr. 727-2014-87721 Udkast til ny spørgeskema uden tiltstrækkeligt, doknr. 727-2014-87722 Udkast til tidsplan for trivselsmåling 2014, doknr. 727-2014-82224 Udkast til kommunikationsplan, doknr. 727-2014-87083 Arbejdsgruppe har arbejdet grundigt med materialet. Ledelsen har på formøde drøftet at vi skal have særligt kommunikationsfokus på skoleområdet pga. den særlige undersøgelse vedr. skolereformen, så de får en ekstra trivselsmåling, og det er vigtigt, at der bliver gjort en særlig indsats for at sikre medarbejdernes deltagelse i den fælles trivselsmåling også. Det blev drøftet hvad vi vil bruge baggrundsoplysningerne til er det vigtigt at have alder og anciennitet med? Oplysningerne vil alene blive brugt til på overordnet niveau f.eks. for hele Odder Kommune, eller for et fagområde (f.eks. for hele Rådhuset) at se på om der generelt er forskel på trivslen bland yngre og ældre medarbejdere eller blandt Dokumentnr.: 727-2014-97150 side 7
medarbejdere med hhv. lav og høj anciennitet. I forhold til spørgeskemaet rettes vejledningsteksten om hvornår baggrundsoplysningerne til, så der alene står, at oplysningerne kun anvendes i de overordnede rapport og ikke i lokale rapporter. I forhold til spørgsmålene om krænkende adfærd blev det drøftet om der i teksten til de indledende spørgsmål kunne nævnes, hvem den krænkende adfærd kunne være fra. I øvrigt var der et ønske om at børn og unge blev nævnt særskilt. 11. Budget 2015 til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning Nogle af de vigtige datoer i den kommende budgetproces er: a. 28. august Borgermøde b. 1. september, møde i Økonomiudvalg herunder også møde med Hovedudvalget c. 4. september Budgetseminar d. 8. september, 1. behandling af budgettet e. 6. oktober, 2. behandling af budgettet Kommunaldirektøren orienterede om at budgettet ser fornuftigt ud i det første år, men udfordringer i de efterfølgende år. En forventet besparelse over de næste 4 år på i alt 18 mio. I 2015 forventes en besparelse på 3 mio. Direktionen fremlægger et forslag til besparelser i forhold til de 3 mio i 2015 til budgetseminaret. Derefter forventes det at der vil blive gennemført en proces fra efteråret 2014 og frem til foråret 2015, hvor vi skal kigge på forslag til de resterende 15 mio. Her vil både ledere, medarbejdere og borgere blive inddraget. Tanken er at besparelserne skal skabe rum til udvikling, så pengene genanvendes på anlæg og udvikling. 12. Tillidsreformen (de 7 principper) til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Forventet tid til punktet: 5 minutter Formand og næstformand har på et tidligere tidspunkt aftalt, at temamødet i september skal omhandle tillidsreformen. Der arbejdes med at få en ekstern oplægsholder til mødet, som kan give input og inspiration vedr. de 7 principper i tillidsreformen, og arbejdet hermed. Bilag: Dok.id. 727-2014-91443 Center for offentlig innovation, som er etableret som led i tillidsreformen har givet tilsagn om at Direktør Pia Gjellerup deltager på HU s temamøde i september, og giver inspirationsoplæg. Dokumentnr.: 727-2014-97150 side 8
13. Status på konference om frivillighed og civilsamfund til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Forventet tid til punktet: 5 minutter Arbejdsgruppen har tidligere sat planlægning af konferencen i bero indtil der foreligger en politisk vision/strategi for frivillighed og civilsamfund. Dette arbejde er nu godt i gang, og der gennemføres bl.a. interview med Hovedudvalget den 18. august i forlængelse af HU-mødet. HU aftaler på den baggrund en tidshorisont for konferencen. Den konkrete plan for hvornår konferencen afvikles blev ikke aftalt tidsplanen for konferencen skal ses i sammenhæng med, hvornår Byrådet har vedtaget en strategi for frivillighed. 14. Planlægning af julemødet til drøftelse og beslutning Ansvarlig for information til punktet: Lone Bay Rikke blev udpeget på medarbejdersiden til planlægning og der udpeges en lederrepræsentant. 15. Til efterretning a. Referat fra OmrådeUdvalget for Rådhusets møde 19.6.2014 dok.id. 727-2014-70517 b. Referat fra OmrådeUdvalget på Børne- og ungeområdet 16.6. og 25.6.2014 dok.id. 727-2014-74253 og 727-2014-79068 c. Referat fra møde i Områdeudvalget for det tekniske områdes møde 26.6.2014 dok.id. 727-2014-72961 d. Referat fra OmrådeUdvlag for social, sundheds og kulturområdets møde 19.6.2014 dok.id. 727-2014-70524 e. Referat fra AM-gruppen under Hovedudvalgets møde 5.5.2014 dok.id. 727-2014- 56905 16. Eventuelt Ingen bemærkninger Næste møde: 29. september (temamøde om tillidsreformen) Mødet hævet kl. 12.25 Dokumentnr.: 727-2014-97150 side 9