Boligselskabet DFB Dagsorden til organisationsbestyrelsesmøde nr. 68 20. januar 2014, kl. 17.00 Mødet afholdes hos Domea på Oldenburg Alle 3, Høje Tåstrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Orientering fra formandsskabet... 2 4 Orientering fra administrationen... 2 5 Boligselskabet DFB... 2 5.1 Pressedækning DFB... 2 5.2 Status for de lokale servicecenter... 2 5.3 Stormøde d. 27. januar... 4 5.4 Forsættelse af arbejdet med at få små selskaber ind i DFB... 5 5.5 Ekstern dirigent på afdelingsmøde i Charlottegården... 5 5.6 Ændring af Anvisningsregler i Frederikssund Kommune... 5 5.7 Personfølsom kommunikation... 6 5.8 Tvedvangen... 6 6 Afdelinger i drift... 6 6.1 9375 Strandvænget - salg... 6 6.2 9309 Prags boulevard ekstraordinært afdelingsmøde... 7 6.3 9316 Hellerupvej råderet... 7 6.4 9350 Bryggergården forkastelse af budget... 8 6.5 9304 -Charlottegården lånekonvertering... 8 7 Mødeplanlægning... 9 8 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Peter Hansen, næstformand Bente Nees Poul Erik Jensen Ercan Ceylan Kirsten Malinovsky Susanne Pia Hansen Tanja Hornehøj Petina Larsen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Michael Jørgensen, Domea Carsten Pedersen, Domea Domea Boligcenter København, den 13. januar 2013
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Referatet fra bestyrelsesmødet d. 26. november 2013 er tidligere udsendt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver referatet. 3 Orientering fra formandsskabet Nærmere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. 4 Orientering fra administrationen Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. 5 Boligselskabet DFB 5.1 Pressedækning DFB Domea har ikke registeret sager i pressen siden sidste bestyrelsesmøde Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5.2 Status for de lokale servicecenter Servicecenter København Servicecenter København er i drift pr. 15. januar og har til huse på Følager 2 i Valby. Der er åben for personlig betjening kl. 9-14 og telefonisk betjening kl. 9 12 i hverdagene. Postkort med disse oplysninger mv. er omdelt til beboerne i Prags Boulevard og Harsdorffsvej. I de 2 følgende figurer fremgår nærmere oplysninger om Servicecenter København 2
3
I forhold til seneste møde genovervejes planerne for Ørnegårdsvej, Ordrup Jagtvej og Hellerupvej. Det overvejes, at disse afdelinger sammen med Bolbrohaven og andre Domea administrerede afdelinger på strækningen fra Ørnegårdsvej til Bolbrohaven skal indgå i en satellitenhed. Satellitenheden kan evt. have sin base i Ørnegårdsvej. Når denne løsning overvejes skyldes det, at det rent logistisk er problematisk at servicere disse afdelinger fra Valby, mens der på den anden side ikke er nok boligenheder til at oprette et egentligt servicecenter. Hvorvidt satellitenheden skal være tilknyttet Servicecenter København eller et andet servicecenter skal også overvejes nærmere. Servicecenter Frederikssund Servicecenter Frederikssund er i drift, og DFB-afdelinger fra Slangerup og Skibby serviceres nu herfra. Der blev afholdt en indvielsesreception d. 28. november, hvor flere DFB afdelinger var repræsenteret. I forbindelse med overgangen til Servicecenteret har disse afdelinger fået ny kundechef, idet Kim Brokmann har afløst Carsten Pedersen. I den nærmeste fremtid vil der blive lagt vægt på at højne informationsniveauet fra servicecenteret til de relevante DFBafdelinger. Servicecenter Høje Tåstrup Kundechef Carsten Pedersen Domea skal have en nærmere dialog med afdelingsbestyrelserne, inden der træffes beslutning om organiseringen. Dette servicecenter skal givetvis organiseres lidt anderledes end standardmodellen i Domea 2015 under hensynstagen til de 2 store afdelinger Gadehavegård og Charlottegården. Markedspladsen og Blommestien, Kirsebærvej og Navrvej Der pågår endnu sonderingen omkring organiseringen af driften for disse afdelinger. Udfordringen er, at Domea pt. administrerer 672 boliger på Vestsjælland, og at økonomien i et sådan servicecenter vil blive presset. En satellitfunktion er en mulighed som overvejes. En anden mulighed er at inddrage Jægerpris Boligselskab (387 boliger). Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 5.3 Stormøde d. 27. januar På sidste bestyrelsesmøde blev det besluttet at afholde en studietur men i en løbende dialog mellem relevante bestyrelsesmedlemmer og Domea er det fundet hensigtsmæssigt at ændret dette til et stormøde for alle repræsentantskabsmedlemmer og afdelingsbestyrelsesmedlemmer i DFB. Formålet med mødet er at styrke kommunikationen omkring Domea 2015, DFBs tilslutning til lokale servicecentre og de hermed forbundne muligheder og konsekvenser. Mødet afholdes hos Domea på Oldenburg Alle i Høje Tåstrup d. 27. januar. Indbydelse er udsendt før jul. Plancherne, der fremlægges på stormødet, er vedlagt som bilag Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning og eventuelt manglende aftaler om stormødet træffes 4
5.4 Forsættelse af arbejdet med at få små selskaber ind i DFB Et led i Domea 2015 er, at Domea ønsker at lave aftaler med en række meget små boligselskaber omkring deres fremtid, idet disse selskaber påfører Domea et ikke ubetydeligt negativt dækningsbidrag. Nogle af disse boligselskaber må Domea meddele, at man ikke ønsker at forlænge forretningsføreraftalen med, når den gældende udløber. Men alle steder hvor det er muligt, ønsker Domea at finde en løsning, så disse selskaber også fremadrettet kan administreres af Domea. En mulighed er at nedlægge en række selskaber og lade dem fortsætte som en afdeling (eller en del af en afdeling) i et andet selskab, eksempelvis DFB. Domea vurderer i den sammenhæng, at DFB kunne være relevant for en række specifikke selskaber. Domea ønsker derfor mandat fra DFBs bestyrelse til at sondere mulighederne for indlemmelse af disse selskaber i DFB. Er disse selskaber interesseret vender Domea tilbage til DFBs bestyrelse med mere specifikke oplysninger. En endelig indlemmelse af et andet boligselskab vil kræve en godkendelse fra DFBs repræsentantskab. Det indstilles til bestyrelsen, at give Domea mandat til at sondere mulighederne for indlemmelse af relevante boligselskaber i DFB 5.5 Ekstern dirigent på afdelingsmøde i Charlottegården På organisationsbestyrelsesmødet d. 2. juli 2012 blev det vedtaget at afsætte en pulje på kr. 200.000 årligt til udvikling og understøttelse af beboerdemokratiet. På bagrund af afviklingen af afdelingsmødet sidste år i Charlottegården anbefaler Domea, at denne pulje dækker udgiften til en ekstern dirigent til det kommende afdelingsmøde i afdelingen. Med udgangspunkt i BLs priser for denne type ydelser forventes udgiften at beløbe sig til ca. kr. 6.000 plus moms. Det indstilles til bestyrelsen, at træffe beslutning om tilskud til en ekstern dirigent. 5.6 Ændring af Anvisningsregler i Frederikssund Kommune På byrådsmøde d. 18. december 2013 besluttede Frederiksund Kommune at en ændring af anvisningsretten fra 10 pct. til 25 pct. med virkning fra 1. juli 2014, hvilket også kommer til at gælde DFBs afdelinger i kommunen. Domea har i samarbejde med Boligselskabet Rosenvænget indgivet et høringssvar, hvori vi udtrykker bekymring i forhold til konsekvenserne heraf. I begrundelse for beslutningen skriver kommunen bl.a. (sagsfremstilling i referat fra Byrådsmødet): Frederikssund Kommune har vanskeligt ved at leve op til de generelle boligsociale forpligtigelser. Behovet for boliger er større end det, kommunen p.t. kan anvise. Det gælder både behovet hos enlige og familier, der er husvilde. Det kan være flygtninge, kontanthjælpsmodtagere, eller familier med børn, der akut står uden bolig. Udfordringen er yderligere forstærket af, at kommunen fremover skal håndtere et stigende antal flygtninge. Udlændingestyrelsen fastlægger hvert år et bestemt antal flygtninge, som kommunerne skal modtage. Fordelingen sker ud fra, hvor mange flygtninge kommunen tidligere har modtaget samt hvor mange flygtninge, der er bosiddende i kommunen. Kommunernes kontaktråd (KKR) er det organ, som tilkendegiver, om kommunerne under ét kan godkende den ønskede fordeling. I 2007 5
modtog Frederikssund Kommune 11 flygtninge. Denne kvote har været støt stigende, idet Frederikssund Kommune i 2013 skal modtage 32 flygtninge og i 2014 42 flygtninge. Kommunen skal hurtigst muligt efter at ansvaret for en flygtning er overgået til kommunen, anvise en bolig. I de tilfælde, hvor kommunen ikke straks kan anvise til en permanent bolig, har vi pligt til at sørge for midlertidig indkvartering. Der har i henholdsvis Social-, Ældre- og Sundhedsudvalget og Økonomiudval-get tidligere været drøftelser om den boligmæssige håndtering af den stadigt stigende målgruppe af flygtninge, der placeres i Frederikssund Kommune. Den helt store udfordring er, at der er alt for få billige 1-rums boliger. Kommunens holdning er, at det som udgangspunkt er borgernes eget ansvar at finde en bolig. Kommunen er dog forpligtiget til at opfylde vores generelle boligsociale forpligtigelser. I de tilfælde, hvor vi ikke kan anvise til en permanent bolig, tilbyder vi i dag midlertidigt ophold på kro. Domea og DFB har modtaget en orienteringsskrivelse om ovenstående fra kommunen d. 13. januar. Denne er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 5.7 Personfølsom kommunikation På baggrund af en konkret sag ønsker Domea at høre bestyrelsens holdning til personfølsomme oplysninger i referater, på hjemmesider og lignende i DFBs afdelinger. Det indstilles at bestyrelsen drøfter sin holdning, og en eventuel fremadrettet politik på området. 5.8 Tvedvangen Domea er blevet kontaktet af Lokalbolig i Herlev i forbindelse med et salg af Tvedvangen 38 i Herlev, der er beliggende på en grund, der tidligere har tilhørt Danske Funktionærers Boligselskab. I forbindelse med at grunden blev frasolgt, blev der knyttet en servitut til fremtidige handler med de huse, der er beliggende på grunden. Der er tale om rækkehuse på 107 m 2 i 2 etager, som er bygget i 1963. Den sidste handel var i 2006. I forbindelse med det nuværende salg har Domeas advokat anslået at DFB skal betales kr. 15.000 af køberen af huset. Domea har på vegne af DFB godkendt handlen og bekræftet over for køber af huset, at servitutten aflyses, når beløbet er indbetalt på DFBs konto. Det eneste hus, der ikke er handlet på grunden, er Tvedvangen 42, som kan forventes solgt inden for en kort årrække. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ovenstående. 6 Afdelinger i drift 6.1 9375 Strandvænget - salg 6
Strandvænget er beliggende i Nyborg Kommune og består af 16 plejeboliger, som blev taget i brug i 2004. I 2002 indgik DFB og det daværende Fyns Amt en samarbejdsaftale omkring etablering og drift af et botilbud. 9375 Strandvænget er resultatet heraf. I samarbejdsaftalen fremgår det, at amtet nu Region Syddanmark til enhver tid med et varsel på 6 måneder kan overtage afdelingen mod at overtage gældsforpligtigelsen og betale de med overdragelse forbundne omkostninger. I brev af 20. november 2013 beder Region Syddanmark om et møde om udfordringer med en stigende husleje og en efter regionens vurdering problematisk fremtidig konkurrencesituation. Dette møde blev afholdt d. 16. december med deltagelse af kundechef Martin Skytte. På mødet udtrykker regionen, at en mulig løsning kunne være at regionen overtager afdelingen. I forlængelse heraf er Domea blevet bedt om at fremsende oplysninger om gæld og værdi af afdelingen. Det må formodes, at regionen efterfølgende træffer beslutning om en eventuel overtagelse af afdelingen. Regionen spørger også om Domea og DFB ser andre løsningsmuligheder, og da det eneste realistiske alternativ vil indebære tilskud fra DFB til afdelingen, er det Domeas anbefaling at afvente om kommunen er interesseret i at bruge sin overtagelsesret. Vedlagt som bilag er samarbejdsaftalen og referat af møde d. 16. december. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 6.2 9309 Prags boulevard ekstraordinært afdelingsmøde Den 8. januar afholdte Prags Boulevard ekstraordinært afdelingsmøde, idet bestyrelsesformanden havde trukket sig. På grundlag af den kritik der har været rejst om informationen og processen omkring afdelingens tilslutning til Servicecenter København deltog Kirsten Malinovsky i mødet for at kunne høre beboernes holdning mv.. Kirsten Malinovsky giver en uddybende orientering på mødet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 6.3 9316 Hellerupvej råderet Afdelingen har den 30-09-2013 vedtaget afdelingens råderetskatalog. I den forbindelse ønsker afdelingen at få godkendt afsnittet om kollektiv råderet hurtigst muligt, da flere af afdelingens beboere gentagende gange har udtrykt et stort ønske om at kunne iværksætte ombygning af deres køkkener. De almindelige regler om råderet er gældende, ligesom enhver låneoptagelse skal godkendes i Hellerup Kommune. Nedenstående er uddrag fra afdelingens råderetskatalog: Den kollektive råderet når afdelingen betaler! Afdelingsmødet kan beslutte at give beboerne mulighed for individuelt at forbedre deres boliger efter den kollektive råderet. I den kollektive råderet er det afdelingen, som betaler udgifterne til forbedringsarbejdet, og beboeren skal herefter betale et tillæg til huslejen i en nærmere fastsat periode. Ordninger af denne art skal godkendes af afdelingsmødet og af kommunen, inden de træder i kraft. I afdeling Hellerupvej er der mulighed for at foretage følgende forbedringsarbejder efter den kollektive råderet: Modernisering af køkkener: Maksimalt kr. 50.000 pr. lejemål. Ordningen er godkendt til at omfatte maksimalt 20 moderniseringssager. 7
Der betales tillæg til huslejen i 10 år. Det forventede maksimale månedlige lejetillæg er kr. 500.00 Afdelingen forestår og betaler for nødvendig modernisering af elinstallationer i forbindelse med køkkenmoderniseringen. Lovgrundlaget Reglerne om råderet og installationsret er beskrevet i: Lov om leje af almene boliger, kapitel 8 samt bekendtgørelse om drift af almene boliger, kapitel 18 Reglernes godkendelse Råderetsreglerne for afdeling Hellerupvej er godkendt på afdelingsmøde den 30. september 2013 Det indstilles til organisationsbestyrelsen at godkende råderetskatalogen 6.4 9350 Bryggergården forkastelse af budget På afdelingens ordinære møde den 26-09-2013 valgte afdelingsmødet at forkaste budgettet for budgetåret 2013/2014. Der blev ikke fremsat forslag til et andet budget. Administrationens forslag til budget er vedlagt som bilag. I bilaget fremgår begrundelsen for, at vi finder at budgettet er rimeligt henset til afdelingens nuværende økonomiske og driftsmæssige status. Budgettet indebærer en stigning på 5,99 %, hvorefter huslejen vil være 1.138 kr./kvm. Det svarer til en samlet årlig stigning på i alt 176 tkr. og er begrundet i følgende: Der er budgetteret en stigning på konto 113.9 offentlige og andre faste udgifter på 43 tkr. Henlæggelser øges på konto 120, 121 og 123. Saldoen til afdelingens andel til istandsættelse af lejemål (konto 402) har kun en saldo pr. 30-9-2012 på 7 tkr. Der henlægges 2012/13 75 tkr men selv med denne henlæggelse er risikoen ved selv få fraflytninger, at afdelingen ikke kan dække udgiften med henlæggelserne og derfor vil få en udgift direkte i driften. Det er derfor nødvendigt at budgettere med yderligere 25 tkr. Saldoen på konto 405 henlæggelse til tab udgør 67 tkr. Afdelingen har i seneste regnskab haft tab på 29 tkr. og yderligere 22 tkr. er til retslig inkasso. Afdelingen kan derfor blive sårbar overfor tab og henlæggelserne er i budgettet øget med 15 tkr. På konto 130 stiger ydelsen på lån til forbedringsringsarbejder med 49 tkr. Dette skyldes, at budgettet i 2012/13 har været budgetteret for lavt. Budgettet er udarbejdet inden forbedringsarbejdet er afsluttet. Udgiften i regnskabet svarer til den budgetterede udgift i 2013/14. Af den samlede udgift på 384 tkr modtager afdelingen 265 tkr. i tilskud fra boligorganisationen. Ved en fejl er budgettet fremsendt til Glostrup Kommune inden fremlæggelse for organisationsbestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen træffet beslutning om budgettet for Bryggergården 6.5 9304 -Charlottegården lånekonvertering Afdeling 9304 Charlottegården modtager årligt et tilskud fra dispositionsfonden på kr. 1.650.000, til dækning af ydelser på lån vedr. bygge-/renoveringssag tilbage fra 2009. I regnskabsåret 2012/2013 er lånet konverteret, hvilket bevirker at afdelingen får en besparelse på ydelsen pr. år på ca. kr. 500.000. 8
Som følge heraf har Domea nedreguleret tilskuddet fra dispositionsfonden til afdelingen tilsvarende, så afdelingen i regnskabsåret og fremover, vil modtage et årligt tilskud på kr. 1.150.000. For afdelingen er lånekonverteringen og nedreguleringen således økonomisk neutral. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 7 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet frem til næste repræsentantskabsmøde. Stormøde: mandag d. 27. januar 2014 Kl. 17.00 hos Domea på Oldenburg Alle Bestyrelsesmøde: mandag d. 10. marts 2014 Kl. 17.00 hos Domea på Oldenburg Alle Repræsentantskabsmøde: torsdag d. 20. marts 2014 kl. 18.00. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 8 Eventuelt 9