Vejledning til Arbejdsmiljødatabasen Side 1 af 21
Indhold Introduktion til Arbejdsmiljø-databasen... 3 Dokumentation af arbejdsmiljøarbejdet... 3 Et område for hver arbejdsmiljøgruppe og for hvert ledelsesområde... 4 Åbning af LIS og Arbejdsmiljø-databasen... 5 Adgang til Arbejdsmiljø-databasen i LIS... 7 Åbning af Arbejdsmiljø-databasen i LIS... 8 Stamdata i Arbejdsmiljø-databasen... 9 Oprette et fokusområde... 13 Oprette en indsats til et fokusområde... 15 Rapporter/oversigter et overblik... 17 Handlingsplaner... 18 Registrering i tillidsvalgte-databasen... 20 Side 2 af 21
Introduktion til Arbejdsmiljø-databasen Kære bruger af Arbejdsmiljø-databasen. Her er den vejledning, som skal gøre det nemmere for dig at bruge Arbejdsmiljø-database i LIS. Databasen er i sig selv opbygget logisk og brugervenligt. Med denne vejledning vil du få overblik over funktionerne og hjælp til at komme godt i gang. Vejledningen har mange skærmprint, der med enkle visninger i form af cirkler og pile guider dig igennem til de forskellige funktioner og deres indhold. Du kan overveje at printe vejledningen ud. Du kan gøre det i farver, hvilket vil være at foretrække, men et sort/hvid print kan også bruges. God fornøjelse! Dokumentation af arbejdsmiljøarbejdet Arbejdsmiljø-databasen i LIS bruges blandt andet til dokumentation af APV'en, som er en del af Børn og Unges arbejdsmiljøledelse. Ved at bruge databasen opfyldes samtidig kravet i henhold til lovgivningen om, at APV en skal være skriftlig. Først og fremmest er Arbejdsmiljø-databasen arbejdspladsens aktive redskab i Arbejdsmiljøarbejdet, så der hele tiden er styr på, hvor langt I er nået, og hvad I mangler at tage fat på. Når alle i Børn og Unge bruger databasen bliver det ligeledes muligt at følge udviklingen og se på tværs af organisationen, om der er særlige problemstillinger eller fælles temaer på tværs af områder, arbejdspladstyper mv. Disse oplysninger er et vigtigt redskab i forhold til Børn og Unges overordnede strategiske arbejdsmiljøarbejde. Derfor skal resultaterne af kortlægningen af både det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø dokumenteres i databasen. Det sker ved at oprette nyt fokusområde. Forud for dette skal der ske en prioritering, således at mindre fokusområder, der kan løses her og nu ikke registreres i databasen. Fokusområder der registreres i databasen gives en markering for om det er højt eller lavt prioriteret. For hvert fokusområde oprettes en indsats eller flere hvis det er påkrævet. Her tilknyttes en ansvarlig person (en leder) samt en tidsfrist for, hvornår indsatsen forventes gennemført. Disse elementer udgør nemlig et vigtigt element i APV en at der kan laves handlingsplaner. Disse skal printes og være tilgængelige for medarbejderne m.fl. Side 3 af 21
Et område for hver arbejdsmiljøgruppe og for hvert ledelsesområde For at organisere alle disse data er der lavet et 'område' i arbejdsmiljø-databasen for hver arbejdsmiljøgruppe. Her inddateres kortlagte fokusområde og tilhørende indsatser, som arbejdsmiljøgruppen har besluttet. Arbejdsmiljøgruppen er det lokale niveau i arbejdsmiljøorganisationen og i arbejdsmiljø-databasen er der også lavet områder til niveauerne over. Det betyder, at f.eks. dagtilbuddene, skolerne og FU-områderne har deres egne områder i Arbejdsmiljø-databasen. Det giver mulighed for at dokumentere eventuelle problemer og indsatser, som relaterer til dette niveau. Det kan være fokusområder som er fælles for hele skolen eller hele dagtilbuddet, eksempelvis hvis der er problemer med krænkende adfærd, som jo kun rapporteres for sammenlagte enheder, typisk på skole- og dagtilbudsniveauet. Ligeledes vil det eksempelvis være her, dagtilbudslederen dokumenterer eventuelle fokusområder og indsatser i relation til de pædagogiske lederes trivsel. Tilsvarende på område-niveauet og de øvrige ledelsesniveauer opad i organisationen. På denne måde vil også lederne kunne dokumentere deres APV - og tilhørende handlingsplaner, hvilket understøtter ledelsesopgaven ledelse af ledere, hvor arbejdsmiljø og trivsel er et væsentligt fokusområde også i Børn og Unges arbejdsmiljøledelse. Side 4 af 21
Åbning af LIS og Arbejdsmiljø-databasen Du åbner LIS via BU-portalen i Internet Explorer. 1. Vælg emnet Ledelse 2. Vælg LIS 3. Vælg Følg linket her for at logge ind i LIS 1 2 3 Side 5 af 21
Indtast dit brugernavn (din az-ident) og den adgangskode du bruger for at logge på computeren, når du starter op. Klik herefter én gang med venstre musetast på knappen Log på. Hvis du ikke har en az-ident, kan den bestilles via servicedesk http://srvaltsd01.adm.aarhuskommune.dk/processmanager af nærmeste leder eller en administrativ medarbejder. For at oprette en az-ident skal BUit altid have brugerens CPRnummer. En az-ident er personlig og må ikke benyttes af andre. En az-ident koster kr. 2000 pr. år inklusiv diverse licenser - Der er op til 3 ugers leveringstid fra bestillingsdato. Adgang til BU-portalen via Citrix. Du får adgang til BU-portalen via Citrix ved indgangen: www.nemadgang.aarhuskommune.dk og ved her at bruge din Digitale signatur eller NemId. Det forudsætter, at du har en az-ident. Når du er logget ind, skal du vælge Internet Explorer, skal du vælge Ledelse og LIS (som beskrevet ovenfor). Side 6 af 21
Adgang til Arbejdsmiljø-databasen i LIS For at få adgang til Arbejdsmiljø-databasen skal du i LIS være registreret som leder, arbejdsmiljøleder i en arbejdsmiljøgruppe eller arbejdsmiljørepræsentant. Ledere har automatisk adgang til Arbejdsmiljø-databasen. Hvis du som arbejdsmiljøleder eller arbejdsmiljørepræsentant ikke har adgang til Arbejdsmiljø-databasen, skal du registreres som arbejdsmiljørepræsentant eller arbejdsmiljøleder i Tillidsvalgte-databasen i LIS. Den øverste leder på arbejdspladsen, der kan gøre det (vejledning til dette findes sidst i denne vejledning). Som leder har du adgang til dét, du er leder for. Som arbejdsmiljørepræsentant eller arbejdsmiljøleder har du adgang til dét, du er tillidsvalgt for. Med en administrativ adgang har du adgang til dét, den øverste leder på arbejdspladsen giver dig adgang til. Arbejdspladsens øverste leder kan anmode om administrativ adgang til Arbejdsmiljø-databasen for én eller flere medarbejdere. Lederen skal da lave en helpdesk sag. 1) Åben internet-browseren BU-portalen i Internet Explorer. 2) Vælg IT i venstre menu 3) Opret help-desk 4) Opret ny sag, med kategorien LIS, og skriv at den pågældende medarbejder skal have adgang til at redigere i APV databasen. Angiv CPR-nr. og hvilke områder, medarbejderen skal have adgang til. Side 7 af 21
Åbning af Arbejdsmiljø-databasen i LIS Efter åbning af LIS vises følgende skærmbillede: Klik én gang med venstre musetast på fanebladet LIS drift. Herefter vises følgende skærmbillede med de driftsrapporter og driftsindberetninger, du kan vælge imellem. Klik én gang med venstre musetast på ikonet Arbejdsmiljø database. Herefter vises skærmbilledet med stamoplysninger for arbejdsmiljøgruppen. Side 8 af 21
Stamdata i Arbejdsmiljø-databasen Under stamdata er der oplysninger om: Den organisatoriske enhed, Arbejdsmiljø-databasen dækker Lederen af den organisatoriske enhed Hvem der er arbejdsmiljørepræsentant for arbejdsmiljøgruppen. Man kan desuden registrere, hvornår der er gennemført arbejdsmiljøgennemgang (tidligere kaldt sikkerhedsrundering), og skrive en kommentar til resultatet af gennemgangen. Side 9 af 21
Kontrollér først om du står på den rigtige enhed. Hvis det ikke er den rigtige enhed klikker du én gang med venstre musetast på rullemenuen. Herefter vises en liste over de enheder du har adgang til. Du vælger den korrekte enhed ved at klikke én gang med venstre musetast på enhedens navn. Øverst på stamdata-bladet kan man under organisatorisk enhed se, hvilken organisatorisk enhed Arbejdsmiljø-databasen dækker. Der er også oplysninger om, hvilke ledere der findes i APV-enheden. Den leder, der står nævnt først, er den øverste leder i Arbejsmiljø-enheden. Stamoplysningerne bygger på LIS-stamdata. Hvis der er fejl i stamoplysningerne, skal du derfor henvende dig til LISenheden. Det kan du gøre ved at klikke på det lille blanket-ikon til højre for overskriften for at indberette rettelser til stamdata. Herefter åbnes en indberetningsformular til LIS-enheden. Side 10 af 21
Som en del af Børn og Unges arbejdsmiljøledelsessystem skal arbejdspladserne gennemføre to årlige arbejdsmiljøgennemgange. De år der laves APV kan APV en erstatte én af de to arbejdsmiljøgennemgange. Når arbejdsmiljøgennemgangen er gennemført, ajourføres Arbejdsmiljø-databasen. Under Dato for seneste arbejdsmiljøgennemgang skal du notere, hver gang enheden har lavet en arbejdsmiljøgennemgang (tidligere kaldt sikkerhedsrundering). Klik én gang med venstre musetast på kalender-ikonet og vælg den relevante dato. Klik herefter én gang med venstre musetast på knappen Gem. Der er også mulighed for at skrive en kommentar til resultatet af den seneste arbejdsmiljøgennemgang f.eks. Der blev ikke registreret nye problemer, Der blev noteret 2 nye problemer vedr. indeklima. Kommentarerne gemmes ligeledes ved at klikke én gang med venstre musetast på knappen Gem. Side 11 af 21
Under overskriften APV kan du finde oplysninger om, hvem der er registreret som henholdsvis arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsmiljøleder i Tillidsvalgte-databasen. Oplysningerne om den aktuelle arbejdsmiljørepræsentant bygger på registreringer i Tillidsvalgte-databasen. Hvis der ikke er oplysninger om arbejdsmiljørepræsentanten skal denne tilføjes i Tillidsvalgte-databasen. Se beskrivelse af fremgangsmåden på de følgende sider. Du kan ligeledes finde oplysninger om hvilket af de 8 område i Børn og Unge eller forvaltningen enheden tilhører. Side 12 af 21
Oprette et fokusområde Klik én gang med venstre musetast på fanebladet Psykisk arbejdsmiljø hvis du vil dokumentere arbejdsmiljøarbejdet vedr. det psykiske arbejdsmiljø. Klik én gang med venstre musetast på fanebladet Fysisk arbejdsmiljø hvis du vil dokumentere arbejdsmiljøarbejdet vedr. det fysiske arbejdsmiljø. Du kan oprette fokusområde inden for 14 forskellige dimensioner i Fysiske arbejdsmiljø ved at klikke én gang med venstre musetast på teksten Opret nyt fokusområde. Du kan oprette fokusområde inden for 12 forskellige dimensioner i den psykiske APV ved at klikke én gang med venstre musetast på teksten Opret nyt fokusområde. Side 13 af 21
Klik én gang med venstre musetast på rullemenuen for at vælge inden for hvilken dimension, du ønsker at oprette et nyt fokusområde. Under Overskrift skriver du en passende overskrift for dit fokusområde. Gør overskriften kort og sigende. Lav en beskrivelse af fokusområdet. For fysisk APV: Beskriv det sted f.eks. lokale eller bygning, hvor problemet er. Beskriv årsagen til fokusområdet. Hvis du vil vedlægge et eller flere bilag f.eks. et mødereferat, et foto e.l. skal du klikke én gang med venstre musetast på papirklipsen og vælge dit dokument fra din computer. Du finder vedlagte bilag ved at klikke én gang med venstre musetast på det gule mappe-ikon Hvis fokusområdet ikke længere er aktuelt vælger du Ja ved at klikke én gang med venstre musetast på rullemenuen og klikke én gang med venstre musetast på Ja Når nu har beskrevet fokusområdet færdigt klikker du én gang med venstre musetast på Gem. Du prioriterer fokusområdet mellem Høj og Lav ved at klikke én gang med venstre musetast på rullemenuen og klikke på enten Høj eller Lav. Side 14 af 21
Oprette en indsats til et fokusområde Du knytter én eller flere indsatser til et fokusområde. Indsatsen er vil typisk være konkrete handlinger i relation til arbejdet med fokusområdet. Når du vil oprette en indsats, som knytter sig til fokusområdet, skal du enten stå i skærmbilledet Opret fokusområde for fysisk arbejdsmiljø eller Ret fokusområde for fysisk arbejdsmiljø. Det kommer når du opretter et fokusområde eller klikker på et allerede oprettet fokusomnråde. Klik én gang med venstre musetast på Opret indsats. Herefter åbner et nyt vindue, hvor du beskriver indsatsen. Side 15 af 21
Dimension og Fokusområde gentages fra der, hvor du oprettede et fokusområde. Giv din indsats en overskrift. Beskriv hvad indsatsen består i. Beskriv hvor og hvornår indsatsen er eller vil blive behandlet f.eks. planlagte eller afholdte møder Hvis du vil vedlægge et eller flere bilag f.eks. et mødereferat e.l. skal du klikke på papirklipsen og vælge dit dokument fra din computer Du finder vedlagte bilag ved at klikke på det gule mappe-ikon Angiv ansvarlig for indsatsen. Den ansvarlige er altid en leder. Du kan automatisk advisere leder om ansvaret for indsatsen ved at sætte kryds ud for adviser ansvarlig via mail. Under Udførende beskrives, hvis der er en bestemt person, ekstern leverandør e.l., der udfører indsatsen Sæt en tidsfrist på ved at vælge kalenderen. Når indsatsen er afsluttet vælges Ja i feltet Indsats afsluttet Husk at klikke én gang med venstre musetast på Gem når du er færdig med at indtaste. Side 16 af 21
Rapporter/oversigter et overblik Under statistik er der mulighed for at se: Samlet oversigt, som er en liste over samtlige fokusområder afsluttede og uafsluttede som er registreret i databasen Handlingsplaner læs mere på næste side Afsluttede indsatser, også kaldet pralelisten Arbejdsmiljøgennemgang, som er en historik over gennemførte arbejdsmiljøgennemgange (sikkerhedsrunderinger) samt eventuelle bemærkninger hertil, således som de er registreret på stamdata fanen Dialogbesøg, hvor du kan finde besøgsrapporter (er under opbygning) Trivselsundersøgelse, hvor du finder rapporter fra den seneste trivselsundersøgelse Husk at vælge den korrekte organisatoriske enhed som du ønsker at få et statistisk overblik over. Det gør du ved at klikke én gang med venstre musetast på rullemenuen til højre og vælge den pågældende enhed. Side 17 af 21
Handlingsplaner Samtlige medarbejdere skal have adgang til at se arbejdspladsens APV. Da det ofte kun er lederen, der har adgang til LIS og dermed til Arbejdsmiljø-databasen, er det vigtigt, at handlingsplanen printes ud og gøres tilgængelig. Standard handleplan: Når du åbner handleplaner, dannes automatisk en handleplan for den valgte enhed. Handleplanen viser fokusområder og indsatser og er sorteret efter kategorierne under psykisk og fysisk arbejdsmiljø. Handleplanen viser: Fokusområdet prioritet (Høj / mellem / lav), Fokusområde, Fokusområde beskrivelse Indsatsbeskrivelse Ansvarlig for indsatsen Dato for hvornår indsatsen skal være gennemført Ved at vælge Ret fokusområde er der mulighed for at rette i et fokusområde eller en indsats f.eks. afslutte fokusområdet, hvis det ikke længere er aktuelt. Udskrivning kan ske på flere måder og vælges nederst i venstre side af skræmbilledet: Vælg PDF for at konvertere handlingsplanen til en pdf-fil, som du herefter kan printe. Vælg Word for at konvertere handlingsplanen til en wordfil, som du kan printe eller skrive videre i. Vælg Excel for at konvertere handlingsplanen til en excelfil, som du kan printe eller arbejde videre i. Side 18 af 21
Brugerdefineret handleplan: Der er mulighed for selv at vælge, hvad der skal udskrives på handleplanen og således f.eks. kun udskrive fokusområder med høj prioritet, fokusområder med Støj og Akustik eller fokusområder under psykisk arbejdsmiljø Under Arbejdsmiljø-enhed kan man vælge, den enhed handleplanen skal omhandle. Hvis man f.eks. vælger et dagtilbud, får man handleplanen lavet for dette niveau f.eks. vedr. pædagogiske leders psykiske arbejdsmiljø. Underenheder: Hvis man vælger Inkl. underenheder indeholder handleplanen problemer for eget niveau og alle niveauer nedenunder. F.eks. for et dagtilbud og for alle dagtilbuddets afdelinger. Fokusområdestatus: Her kan man vælge, at handleplanen kun skal vise afsluttede fokusområder, kun skal vise aktuelle fokusområder, eller handleplanen skal vise alle fokusområder Prioritet: Her kan man vælge, at handleplanen kun skal vise fokusområder med høj prioritet, kun skal vise fokusområder med lav prioritet, eller handleplanen skal vise både og Dimensioner: Her kan man vælge, at handleplanen kun skal vise Fysiske fokusområder, kun skal vise Psykiske fokusområder, eller handleplanen skal vise alle fokusområder (både fysiske og psykiske). Man kan også vælge, at handleplanen kun skal indeholde en bestemt dimension f.eks. Indeklima eller Rolleklarhed. Fokusområder/indsatser: Her kan man vælge, at handleplanen kun skal vise Fokusområder, hvor der også er oprettet indsatser under, eller Fokusområder, hvor der ikke er oprettet indsatser. Det kan hjælpe med at finde de fokusområder, hvor der mangler at blive aftalt en indsats. Ansvarlig: Her kan man søge på bestemte ansvarspersoner fra enheden, søg f.eks. på Poul Hansen og få et overblik over problemer, hvor Poul er ansvarlig. Kombiner f.eks. med en søgning på uløste fokusområder med høj prioritet. Når du har valgt, hvad der skal vises i rapporten, vælges Vis for at se rapporten på skærmen. Rapport kolonner: Her vælger du hvilke kolonner, der skal være med i handleplanen, og hvilken rækkefølge kolonnerne skal have. Overskrifter med blå baggrund kommer med i handleplanen (hold Ctrl-tasten nede for at vælge flere kolonner). Du ændrer i rækkefølgen på kolonnerne ved at bruge piletasterne Side 19 af 21
Registrering i tillidsvalgte-databasen Når du har åbnet for tillidsvalgtedatabasen i LIS (på fanen LIS drift, under driftsindberetninger) klikkes én gang med venstre musetast på knappen Indberet arbejdsmiljørepræsentanter. Side 20 af 21
Du kan tilføje en ny arbejdsmiljørepræsentant ved at klikke én gang med venstre musetast på knappen Tilføj ny arbejdsmiljørepræsentant. Herefter udfyldes formularen med de korrekte data. Hvis personen ikke findes på listen skal du selv indtaste navn ovenover feltet, hvor der står (Skriv evt. navn her). Husk også at indtaste e-mail-adresse på arbejdsmiljørepræsentanten Husk at gemme de indtastede oplysninger ved at klikke én gang med venstre musetast på knappen Gem rettede oplysninger. Registrering af en arbejdsmiljørepræsentant deaktiveres ved at klikke én gang med venstre musetast i firkanten under deaktiver, herefter kan du angive en slutdato. Side 21 af 21