VINTERTJENESTE UDBUD JULI 2017
1 INDLEDENDE BESTEMMELSER 1.1 Aftalens parter Mellem Skanderborg Kommune Skanderborg Fælled 1 8660 Skanderborg CVR nr. 29189633 (herefter benævnt Ordregiver) og Entreprenørens navn og adresse CVR nr. (herefter benævnt Entreprenøren) (og tilsammen benævnt Parterne) indgås følgende rammeaftale om udførelse af følgende entrepriser vedr. udførelse af vintertjeneste på Ordregivers vejnet: Anfør entreprise(rnes) nr. og betegnelse Rammeaftalen fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser. 1.2 Kontaktpersoner For ordregiver: Ann Robertsen Telefonnummer: 8794 7769 E-mail-adresse: ann.robertsen@skanderborg.dk For <entreprenørens navn> <Kontaktpersonens navn> Telefonnummer: <Telefonnummer> E-mail adresse: <[E-mail adresse> Kontaktpersonerne kan, hvor der ikke er angivet andet i Rammeaftalen, 2
eller hvor der ikke er givet anden skriftlig meddelelse fra en Part, bindende disponere på vegne af den respektive Part. Udskiftning af nøglepersoner må ikke ske uden ordregivers samtykke. Såfremt ordregiver berettiget finder, at en funktion er utilstrækkeligt bemandet, skal den pågældende funktion suppleres med fornødent kvalificeret personale. 1.3 Aftalegrundlaget Aftalegrundlaget er i prioriteret rækkefølge: 1. Nærværende rammeaftale 2. <Eventuelle rettelsesblade> 3. Vintertjeneste med lastbil: Vilkår og Instruks 4. Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) 5. Rutebeskrivelser og kort 6. Entreprenørens tilbud, inkl. tilbudsliste (TBL) dateret.. De under punkt 2 til 6 anførte dokumenter er vedlagt rammeaftalen som bilag. Entreprenøren skal straks meddele ordregiver, såfremt han finder fejl eller uoverensstemmelser i aftalegrundlaget eller mellem aftalegrundlaget og forholdene i marken. Fejl og uoverensstemmelser, som dokumenteres af entreprenøren, vil danne grundlag for en eventuel regulering af den tilbudte pris i henhold til bestemmelserne i TAG. Såfremt entreprenørens meddelelse om afvigelser på ruteangivelsen fremsættes inden 3 måneder efter første beredskabsperiodes start, reguleres entreprisen pr. 1. oktober. Såfremt entreprenørens meddelelse om mængdeafvigelser fremsættes senere end 3 måneder efter første beredskabsperiodes start, reguleres entreprisen fra meddelelsestidspunktet. 1.4 Tildeling af konkrete opgaver Brug af denne rammeaftale sker ved direkte tildeling. Rammeaftalen giver således som udgangspunkt entreprenøren krav på, at udføre vintertjeneste på ovennævnte entrepriser, jf. dog Vilkår, afsnit 1.3, Ændringer i opgaven. Udkald til indsats vil blive foretaget af ordregivers vintervagt, jf. Vilkår afsnit 2.2, Organisation. 1.5 Overdragelse af rettigheder mv. Der vil kun kunne noteres én transport på entreprenørens tilgodehavende, og det skal ske til anerkendt pengeinstitut. Transportdokumentet skal udformes, som angivet i STANDARDFORMU- LAR FOR TRANSPORTDOKUMENT se bilag 1. 3
1.6 Sikkerhedsstillelse Der kræves sikkerhedsstillelse som angivet i Bilag 2, Standard for brug af sikkerhedsstillelse i Skanderborg Kommune ved indgåelse af kontrakter, ad 2. 1.7 Forsikring Entreprenøren skal have tegnet de nødvendige ansvars- og skadesforsikringer med hensyn til uheld under arbejdet. Tilbudsgivers ansvarsforsikring skal have følgende minimumsdækning pr. år: For tingskade, 10 % af det samlede kontraktbeløb, der indgås aftale med ordregiver om, dog mindst 2 mio. kr. For personskade, mindst 1 mio. kr. Inden arbejdet påbegyndes og senest 1. september 2017, skal entreprenøren dokumentere, at de nødvendige ansvars- og skadesforsikringer er tegnet og præmien betalt. Forsikringen skal dække skader på ordregivers materiel for vintertjeneste på kørebaner samt på 3.-part ved kørsel med ordregivers og eget materiel. Sådanne forsikringssager rejst af 3.-part mod entreprenøren er ordregiver uvedkommende. Genanskaffelsesværdien af ordregivers lastbilmateriel, der skal være omfattet af forsikringen er: For saltspredere: 420.000 kr. For sneplove: 155.000 kr. Der skal ske underretning til ordregiver, såfremt præmien for ansvarsforsikringen ikke betales eller forsikringsselskabet opsiger forsikringen. 2 YDELSEN, TIDSFRISTER MV. 2.1 Ydelsen og ændringer i kontraktperioden Ordregiver forbeholder sig ret til at ændre udstrækningen af de enkelte entrepriser. Retningslinjer ved ændring i opgaven fremgår af Vilkår afsnit 1.3, Ændring i opgaven hhv. TAG pkt. 1.2, Indeksregulering. 2.2 Kontrol Iht. Vilkår og Instruks for entrepriserne. 4
2.3 Tidsfrister Kontraktperiode fra 15. oktober 2017 til 15. april 2021. Entreprenøren skal hvert år inden beredskabsperiodens start have klargjort sit materiel, modtaget og (prøve)monteret ordregivers materiel, samt fået køretøj med materiel besigtiget og godkendt af ordregiver. Materiellet skal forblive i funktionsdygtig stand til udløb af beredskabsperioden. Entreprenøren skal hvert år senest 1. september have afleveret opdaterede skemaer om materiel og chauffører. Entreprenøren skal hvert år senest 1. september have afleveret udkaldsnummer samt telefonnummer til de enkelte køretøjer. Ordregiver indkalder med 30 dages varsel entreprenøren til besigtigelse af entreprenørens køretøj monteret med ordregivers og eget materiel. Besigtigelsen vil finde sted i perioden 14 dage før beredskabsperiodens start. Entreprenøren skal hvert år inden beredskabsperiodens start modtage ordregivers instruktion og aftale omfang af kvalitetskontrol og dokumentation. Entreprenøren skal møde klar til arbejde, indenfor de tidsfrister der er anført i Vilkår, afsnit 3.4, Udkald, for de enkelte entrepriser. Entreprenøren skal gennemføre arbejde på "standardruten" inden for de i "Vilkår" anførte tidsfrister. Entreprenøren skal bemande entreprisen således at dette er muligt hver gang. Aflevering af materiel, der er stillet til rådighed af ordregiver, skal ske i perioden 01. maj til 15. maj. 3 FORVALTNINGSMÆSSIGE BESTEMMELSER 3.1 Videregivelse af oplysninger Dette skal opfyldes vederlagsfrit. Bestemmelsen er også gældende efter aftalens ophør for oplysninger, som vedrører aftalen og aftaleperioden. 3.2 Videresendelse af klager Leverandøren skal videregive klager med det samme og senest 2 arbejdsdage efter at leverandøren har modtaget eller på anden måde fået kendskab til klagen. 5
4 BETALING OG PRISREGULERING 4.1 Betaling Betalingen sker ved indsættelse på en af entreprenøren opgivet konto. Der ydes ingen betaling for omgøring af mangelfuldt arbejde, når omgøringen skyldes forsømmelse fra entreprenørens side. Bod og betalingsreduktioner iht. ABService 25 modregnes i udbetalingerne inden beregning af moms. Ordregivers fakturaudkast for april måned udgør en endelig og fuldstændig opgørelse af entreprenørens krav på ordregiver for arbejde, der er gennemført i vintersæsonens løb. Efter entreprenørens godkendelse af dette fakturaudkast kan entreprenøren ikke komme med yderligere krav. Opgørelsen efter den sidste vintersæson træder i stedet for slutopgørelsen. Øvrigt vedr. betaling fremgår af TAG., afsnit 1.5, Betaling. 4.2 Generel prisreguleringsbestemmelse Der henvises til TAG, afsnit 1.4, Prisregulering. 5 MISLIGHOLDELSER - BEFØJELSER 5.1 Misligholdelse Mangler Mangler er i denne entreprise ikke alene knyttet til afleveringstidspunktet, men er et udtryk for manglende leverings- eller kvalitetsopfyldelse på det tidspunkt, hvor leveringen skulle have fundet sted eller kvaliteten skulle være opfyldt, samt ved eventuelle skader på ordregivers materiel eller vejens udstyr. Konstateres der afvigelser i forhold til stillede krav, skal disse afvigelser omgående udbedres, ligesom ordregiver for entreprenørens regning kan lade arbejdet udføre af anden entreprenør. Gentagelsestilfælde vil blive betragtet som kontraktbrud, jf. afsnit 5.9. Såfremt der konstateres afvigelser ved manglende udført arbejde (fx pauser som ikke er meddelt Vintervagten, ubehandlede arealer o.l.) ifalder 6
entreprenøren en bod pr. påtale som anført i afsnit 5.6. Gentagelsestilfælde vil blive betragtet som kontraktbrud, jf. afsnit 5.9. Bodskrav vedr. forsinkelser fremgår ligeledes af afsnit 5.6. I tilfælde af kontraktens ophævelse som følge af entreprenørens misligholdelse, skal entreprenøren dække ordregivers ethvert tab, som misligholdelsen måtte medføre for ordregiver. Ansvar Entreprenøren har ansvaret for at vintermateriellet, sikkerhedsudstyret og afmærkningsmateriellet er monteret forsvarligt på køretøjet, og er i øvrigt ansvarlig for enhver skade, som sker under arbejdets udførelse, samt for eventuelle skader på ordregivers materiel under entreprenørens varetægt, herunder ved opbevaring af ordregivers materiel på egen plads. Ved hændelige skader til under 5.000 kr. pr. entreprise pr. vintersæson på ordregivers vejudstyr og materiel kræves ikke erstatning. Ordregivers eventuelle krav mod entreprenøren ophører 3 måneder efter entreprisens afslutning, med mindre ordregiver inden da har fremsat skriftligt krav mod entreprenøren 5.2 Reklamation og varsel ABService er gældende. 5.3 Standsningsret Varslet efter ABService 23 skal sendes skriftligt. 5.4 Afhjælpning mv. Entreprenøren har kun pligt og ret til at afhjælpe manglende kvalitet eller leverance, der består i færdiggørelse af den krævede dokumentation. For øvrige mangler, bortfalder entreprenørens pligt og ret til afhjælpning, og erstattes af ordregivers ret til afslag i entreprisesummen, jf. afsnit 5.5. 5.5 Forholdsmæssigt afslag ABService er gældende. 5.6 Bod Ved entreprenørens overskridelse af tidsfrister betales bod pr. køretøj, der ikke overholder tidsfristerne. Der betales bod pr. påbegyndt uge på 50 % af de samlede tilbudte faste honorarer (TBL post 2.1-2.3), dog mindst 5000 kr.: 7
Ved overskridelse af frist for klargøring og besigtigelse af materiel ved beredskabsperiodens start. Ved undladelse af opretholdelse af materiellet i funktionsdygtig stand i hele beredskabsperioden. Ved manglende instruktion af egne chauffører/eget personale, jf. Vilkår afsnit 3, Entreprenørens ydelser Ved manglende dokumentation for chaufføruddannelse/- erfaring, jf. Vilkår afsnit 3, Entreprenørens ydelser. Der betales bod pr. påbegyndt uge på 10 % af de samlede tilbudte faste honorarer (TBL post 2.1-2.3), dog mindst 10.000 kr.: Ved overskridelse af frist for fremsendelse af arbejdsplan samt skema med oplysninger om personale, materiel m.m. Ved udeblivelse fra instruktion, uddannelse o.a. indkaldt af ordregiver betales bod pr. person på 2 % af de samlede tilbudte faste honorarer (TBL post 2.1), dog mindst 3.000kr. Ved konstateret manglende udført arbejde (fx pauser ej meddelt Vintervagten, ubehandlede arealer o.l., manglende SMS afsendelser, manglende overførsel af GPS data, eller andre uregelmæssigheder i forhold til udbudsmaterialet) ifalder der entreprenøren en bod på 3.000 kr. pr. påtale. Gentagelsestilfælde vil blive betragtet som kontraktbrud. Der betales bod for overskridelse af udkaldsfrist pr. gang pr. køretøj, baseret på timeprisen for det relevante arbejde: 3-30 min. 1 * timepris 31-60 min. 3 * timepris udover 60 min. 5 * timepris udeblivelse 8 * timepris Ved udeblivelse kan ordregiver udover at opkræve bod lade arbejdet udføre for entreprenørens regning, således at ordregiver holdes skadesløs. Gentagen forsinkelse eller udeblivelse behandles som kontraktbrud. Det betragtes som udeblivelse, såfremt ordregiver i løbet af mindst tre telefonopkald inden for mindst 10 minutter ikke får kontakt med entreprenøren, eller såfremt entreprenøren uden at det er meddelt/aftalt med ordregiver undlader at stille med det aftalte mandskab og materiel inden for 60 minutter efter udkaldsfristen. Ved for sent afsluttede arbejder betales en bod på 25 % af afregningsprisen for det pågældende arbejde, pr. påbegyndt hele time. Bodskravet bortfalder i de tilfælde, hvor entreprenøren ved omgående meddelelse til vintervagten kan dokumentere at overskridelsen af tidsfristen skyldes usædvanlige udefrakommende forhold. Som eksempler på usædvanlige udefrakommende forhold kan nævnes situationer, hvor for sent fremmøde skyldes usædvanlige trafikale situationer, materielnedbrud i form af punktering, usædvanlige vejr- og vejforhold o.l. 8
Ved udeblivelse kan ordregiver udover at opkræve bod lade arbejdet udføre for entreprenørens regning, således at ordregiver holdes skadesløs. Gentagen forsinkelse eller udeblivelse behandles som kontraktbrud. 5.7 Forældelse For entreprisen gælder 3 måneders mangelansvar. 5.8 Erstatning Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver skade, der opstår i forbindelse med arbejdets udførelse eller som følge af dette, eksempelvis person- eller tingskade, herunder skade på tredjemand eller dennes ejendom, miljøskader og hændelige skader. Leverandøren er i disse tilfælde pligtig at holde Skanderborg Kommune skadesløs, dersom denne ved retssag eller på anden måde måtte blive indblandet i sagen. Såfremt klagenævnet for Udbud eller en domstol måtte annullere ordregivers beslutning om at tildele kontrakten til leverandøren eller pålægger ordregiver at bringe aftalen til ophør, er ordregiver berettiget til at opsige aftalen med minimum 2 måneders varsel til den 1. i måneden. I tilfælde af en sådan opsigelse fra ordregivers side betaler ordregiver for de serviceydelser, der udføres af leverandøren frem til det tidspunkt, hvor opsigelsen udløber. Leverandøren kan bortset fra de anførte betalinger ikke rejse krav, herunder krav om erstatning, mod ordregiver i anledning af en sådan opsigelse. 5.9 Ophævelse Såfremt entreprenøren gentagne gange overskrider deltidsfrister eller kvalitetskrav til arbejdets udførelse, kan ordregiver efter skriftligt påkrav ophæve entrepriseaftalen, jf. 5.1 hhv. TAG. Hvis entreprenørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at han må antages at være ude af stand til at opfylde entrepriseaftalen, kan ordregiver hæve aftalen. Hæveretten er betinget af, at entreprenøren ikke har stillet eller på ordregivers opfordring ikke straks, og med kurators samtykke, stiller betryggende sikkerhed for aftalens opfyldelse. 5.10 Virkning af ophævelse ABService er gældende 6 FORPLIGTELSER VED ARBEJDSGIVERSKIFT MV. 9
Arbejdsklausuler Entreprenøren er i overensstemmelse med ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at lønarbejdere og eventuelle underleverandørers lønarbejdere tilsikres løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Dette kan anses for overholdt, hvis arbejdet er omfattet af en kollektiv dansk overenskomst og denne overenskomst overholdes. Det skal af disse overenskomster med den fornødne klarhed fremgå, hvilken løn der efter overenskomsterne skal betales. Entreprenøren forpligter sig til at sikre medarbejdere, herunder også underleverandørers medarbejdere, der er beskæftiget i Danmark med opgavens udførelse, løn- og ansættelsesvilkår som nævnt ovenfor, og er forpligtet til at orientere medarbejderne om de gældende arbejdsvilkår. Ordregiver kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til den forpligtelse, som arbejdsklausulen fastsætter. Såfremt entreprenøren tilsidesætter sin forpligtelse til at fremskaffe den af ordregiver krævede dokumentation inden en angiven frist, kan ordregiver pålægge entreprenøren en dagbod på kr. pr. arbejdsdag, til den krævede dokumentation behørigt er fremskaffet til ordregiver. Overholder entreprenøren ikke de ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra de ansatte, kan ordregiver foretage tilbageholdelse i betalingerne til entreprenøren med henblik på at sikre de ansattes vilkår. Det påhviler entreprenøren at sikre, at nærværende entreprise herunder leverancer gennemføres i overensstemmelse med konventioner som Danmark har tilsluttet sig, herunder FN's konventioner om barnets rettigheder, børnekonventionen. Entreprenøren skal løbende redegøre for, hvorvidt han har modtaget dokumentation fra udenlandske underentreprenører, som er engageret af entreprenøren, for at disse har foretaget anmeldelse til Registeret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) i overensstemmelse med bekendtgørelsen herom. Se endvidere BUT, Bilag B. 7 TVISTER Ved tredjemands sagsanlæg ved domstolene mod ordregiver med krav om 10
erstatning for skade påført i forbindelse med arbejdets udførelse, accepterer entreprenøren, at ordregiver kan adcitere entreprenøren under retssagen. Entreprenøren accepterer endvidere, at ordregiver kan anlægge regressag ved domstolene mod entreprenøren, såfremt ordregiver har udbetalt erstatning til tredjemand for skade påført i forbindelse med arbejdets udførelse. Uoverensstemmelser Uoverensstemmelser skal altid søges løst, hvor de opstår. Kan dette ikke lade sig gøre, anvendes først eskalation inden for egne organisationer. 7.1 Syn og skøn Forinden anvendelse af voldgift er parterne forpligtet til at søge enhver konflikt løst ved forhandling. 7.2 Sagkyndig beslutning om stillet sikkerhed mv. ABService er gældende 7.3 Voldgift ABService er gældende 11
BILAG 1 - STANDARDFORMULAR FOR TRANSPORTDOKU- MENT STANDARDFORMULAR FOR TRANSPORTDOKUMENT (AB 92) Ordregiver: Entreprenør: Entreprise: Kontraktdato: Undertegnede entreprenør transporterer herved til den os tilkommende entreprisesum på kr. ekskl. moms, Skriver:.. kroner samt eventuelle tilgodehavender for prisreguleringer og ekstraarbejder m.m. Transporten gives i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser kun til sikkerhed for fordringer, der står i forbindelse med udførelsen af ovennævnte arbejder, jf. AB 92, 5, stk. 2. Denne transport anmeldes over for ordregiver..den 20. ----------------------------------------------- (entreprenørens underskrift) Entreprenørens navn, adresse og CVR-nr. Noteret af ordregiver:.den 20. ----------------------------------------------- (ordregivers underskrift) Ordregiver, navn, adresse og CVR-nr. 12
BILAG 2 - SIKKERHEDSSTILLELSE Standard for sikring af Skanderborg Kommune ved indgåelse af kontrakter Formålet med denne standard er, at skabe: 1) Større harmonisering af kravene om sikkerhedsstillelse for bygge- og anlægsopgaver på tværs af Business Region Aarhus, og at 2) medvirke til at sikre Skanderborg Kommune i forbindelse med misligholdelse, herunder konkurser hos en privat leverandør. Ad. 1. Garantier og sikkerhedsstillelse ved bygge- og anlægsopgaver Skanderborg Kommune bruger krav om sikkerhedsstillelse ved bygge- og anlægsopgaver, for at sikre sig mod tab i forbindelse med f.eks. misligholdelse og/eller konkurser. Skanderborg Kommune vil generelt stille krav ud fra følgende: At entreprenøren som udgangspunkt altid skal stille sikkerhed jf. AB92 6 1. At kravet om sikkerhed fraviges for opgaver, der vurderes at koste mindre end 1.000.000 kr. ex. moms. At der ikke tilbageholdes en del af entreprisesummen når der samtidig er krav om sikkerhedsstillelse via en garanti. Kommunen stiller, i overensstemmelse med AB 92, et krav om sikkerhedsstillelse på 15 % af entreprisesummen ex. moms. Det betyder f.eks., at kommunen ved en entreprisesum på 1.000.000 kr. kræver en sikkerhed på 150.000 kr. Ifølge AB 92 nedskrives sikkerhedsstillelsen til 10 % af entreprisesummen, når arbejdet er færdigt og godkendt. Sikkerhedsstillelsen nedskrives til 2 % af entreprisesummen 1 år efter afleveringstidspunktet (1 års gennemgangen). Såfremt de resterende 2 % efter 1 års gennemgangen udgør et beløb under 30.000 kr. ex. moms, kan kravet i Skanderborg Kommune fraviges således at hele sikkerhedsstillelsen frigives efter 1 års gennemgangen, fremfor at opretholde en sikkerhedsstillelse på f.eks. 20.000 kr. i 4 år ved en opgave til 1.000.000 kr. Ved anlægsarbejder frigives sikkerhedsstillelsen altid efter 1 år, når 5 års ansvaret ikke er aftalt (AB 92 36 stk.3.1). 2 For større virksomheder med flere igangværende projekter for kommunen, kan der, såfremt det vurderes attraktivt, udarbejdes deponeringskonti i stedet for garantier på det enkelte projekt. Ad. 2. Garantier og sikkerhedsstillelse ved tjenesteydelser herunder driftsopgaver I det enkelte udbud af en tjenesteydelse, skal det konkret overvejes hver gang, om Skanderborg Kommune pådrager sig en væsentlig risiko, der skal modsvares af et krav om garanti. En risiko kan være misligholdelse fra leverandørens side eller en konkurs. I overvejelserne skal indgå en vurdering af kontraktens genstand. Er der tale om en livsnødvendig kontrakt for Skanderborg Kommune, særlige økonomiske eller politiske hensyn, kapitaltung opgave eller lignende, kan det tale for at anvende bankgarantier som sikring imod misligholdelse og konkurser. Eksempler på sidstnævnte kunne være rengøring, persontransport eller praktisk hjælp og personlig pleje. 13
I forhold til konkurser har Skanderborg Kommune yderligere visse kontraktuelle og udbudstekniske muligheder for at sikre sig. Kontraktuelt kan Skanderborg Kommune stille som betalingsbetingelse, at betaling sker 30 dage bagudrettet, så udestående kan tilbageholdes til at dække et tab i forbindelse med konkurs. Denne model er ikke så sikker som en bankgaranti, men giver dog en sikkerhed for at kunne få dækket en vis del af et tab som følge af en konkurs, og pålægger ikke den vindende leverandør omkostninger til at etablere en bankgaranti. Bagudbetaling og krav om en bankgaranti udelukker ikke hinanden. Godkendt af Byrådet 7.september 2016 1 AB92 er et frivilligt regelsæt som dækker aftaleforholdet mellem bygherre og entreprenør, herunder sikkerhedsstillelse. 14
Niels Juels Gade 13 Postboks 9018 1022 København K Telefon 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk vejregler@vd.dk vejregler.dk