Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 21. juni 2011, kl. 16.00 Beboerhuset, Lyngbygårdsvej 135 Til stede Britta Pedersen, Lis Silberbauer, Søren Timann Hansen, Erik Frikke, Stanley Rathjen, Ole Søndergaard Nielsen, Anette Fogh og selskabets revisor Hanne Sandersen Fra administrationen Stig Bykilde og Preben Sørensen Indholdsfortegnelse Selskabet... 2 1. Revisionsprotokol... 2 Sager til beslutning... 3 2. Selskabets og afdelingernes regnskaber 2010... 3 3. Selskabets driftsbudget 2012... 9 Sager til orientering... 9 4. Revisors redegørelse... 9 Bilagsfortegnelse Bilag 1: Revisionsprotokol... 2 Bilag 1.1: endelig revisionsprotokol... 2 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2010... 8 Bilag 2.2. Korrigerede regnskaber... 9 Bilag 3: Revisionsprotokol... 9 Bilag 4: Revisors redegørelse... 9 1/10
Selskabet 1. Revisionsprotokol Selskabets revisionsprotokol fremlægges til organisationsbestyrelsens underskrift. En udskrift bilag 1 af revisionsfirmaet Ernest & Young, Godkendt Revisionspartnerselskab - indførelse i protokollen, er forud for mødet tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer. Bilag 1: Revisionsprotokol Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollerne til efterretning og underskriver disse. Revisor gennemgik revisionsprotokollen grundigt og den blev efterfølgende drøftet. Der blev undervejs foretaget et par redaktionelle rettelser. I revisionsprotokollen er under afsnit 5.3 Bemærkninger til specifikke regnskaber - anført manglende afstemning pr. statusdagen for forskellige konti, som er/vil ske i 2011. Formanden orienteres herom, når udligning er sket. Revisor anbefaler tillige, at der i 2011 a contofaktureres varme fra afdeling 1302-4 Lyngby varmecentral til alle afdelingerne. Under afsnit 5.4 er der anført et par anbefalinger til bilagskontrol og bogføringen af lønudgifter, afstemning af beboerindskud og udligning af varmeregnskaber. Under forbehold for formandens efterfølgende orientering og konstatering af rettelser tog organisationsbestyrelsen revisionsprotokollen til efterretning og underskrev denne. Det kan oplyses, at formanden efterfølgende har konstateret diverse korrektioner i protokollen og har taget denne til efterretning. Den endelige revisionsprotokol vedlægges referatet som bilag 1.1. Bilag 1.1: endelig revisionsprotokol 2/10
Sager til beslutning 2. Selskabets og afdelingernes regnskaber 2010 Forud for mødet er tilsendt som bilag 2 et hæfte, som indeholder selskabets og afdelingernes driftsregnskaber for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er enkeltvis opstillet som tidligere, således at en sammenligning med budgettallene for regnskabsperioden og for efterfølgende periode er mulig, ligesom det også er muligt at sammenligne resultatopgørelsen for den netop forudgående regnskabsperiode. Regnskabsafdelingens noter til de enkelte regnskabsposter indgår i regnskabsmaterialet både for selskabet og afdelingerne. Regnskaberne udviser følgende: Selskabets regnskab Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 10.146.782 kr. og slutter med et underskud på 55.780 kr. Status balancerer med 33.390.136 kr. og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, ydelser fra udamortiserede lån og efter fradrag af indbetalinger til Landsbyggefonden 25.001.075 kr. Den disponible likvide del udgør 6.564.707 kr., hvilket svarer til 7.225 kr. pr. lejemål. Selskabets arbejdskapital udgør 370.005 kr. pr. 31.12.2010, hvoraf 370.005 kr. er til fri disposition. Etagehusene Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 19.397.504 kr. og slutter med et overskud på 1.473.960 kr., der anvendes til afvikling af underskud og egenfinansiering af forbedringsarbejder. Årets resultat er et overskud på 1.473.960 kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 414 Afdelingens energiforbrug: 200.638 Bidrag til 5.516 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: 8.516 Tab ved lejeledighed og fraflytninger (konto 405) 86.611 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. 243.446 Afskrivning på forbedringsarbejder m.v. 51 Andre renter 294 Korrektioner fra tidligere år 52.765 3/10
Udgifter større end budgetteret i alt 643.754 Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter -5.031 Vandafgift (inkl. miljøafgift) -166.186 Renovation -438.237 Forsikringer -54.683 Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: -68.201 Renholdelse -98.815 Almindelig vedligeholdelse -146.726 Diverse udgifter -48.330 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger -100.000 Udgifter mindre end budgetteret i alt -1.129.210 Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: -773.116 Renter -167.798 Andre ordinære indtægter: -47.589 Indtægter større end budgetteret i alt -988.504 I alt -1.473.960 Status balancerer med 67.973.659 kr. Fortun Midtby Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 4.999.480 kr. og slutter med et overskud på 143.974 kr., der anvendes til afvikling af underskud (407.1). Årets resultat er et overskud på 143.974 kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 33.598 Almindelig vedligeholdelse 57.476 Tab ved lejeledighed og fraflytninger (konto 405) 56.924 Tab ved lejeledighed m.v. 13.850 Tab ved fraflytninger 84.891 Andre renter 106 Korrektioner fra tidligere år 635 Udgifter større end budgetteret i alt 259.195 Indtægter mindre end budgetteret: Andre ordinære indtægter: 26.527 Indtægter mindre end budgetteret i alt 26.527 4/10
Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter -22.270 Vandafgift (inkl. miljøafgift) -92.083 Renovation -75.666 Forsikringer -8.217 Afdelingens energiforbrug: -25.849 Bidrag til -550 Renholdelse -37.623 Diverse udgifter -12.127 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger -40.000 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: -303 Udgifter mindre end budgetteret i alt -314.689 Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: -224 Renter -114.783 Indtægter større end budgetteret i alt -115.007 I alt -143.974 Status balancerer med 73.393.120 kr. Geels Plads Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 1.982.841 kr. og slutter med et underskud på 26.442 kr., der overføres til konto for underskud (407.1). Årets resultat er et underskud på 26.442 kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 18.687 Afdelingens energiforbrug: 23.368 Bidrag til 792 Andre henlæggelser 100 Andre renter 33 Korrektioner fra tidligere år 41.817 Udgifter større end budgetteret i alt 84.796 Indtægter mindre end budgetteret: Boligafgifter og leje: 6.964 Andre ordinære indtægter: 68 Indtægter mindre end budgetteret i alt 7.032 5/10
Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter -231 Vandafgift (inkl. miljøafgift) -866 Renovation -2.802 Forsikringer -641 Renholdelse -2.706 Almindelig vedligeholdelse -5.972 Særlige aktiviteter: -5.956 Diverse udgifter -5.572 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger -8.000 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: -493 Afskrivning på forbedringsarbejder m.v. -716 Udgifter mindre end budgetteret i alt -33.954 Indtægter større end budgetteret: Renter -25.495 Korrektioner fra tidligere år -5.936 Indtægter større end budgetteret i alt -31.431 I alt 26.442 Status balancerer med 34.732.721 kr. Rækkehusene Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 13.338.521 kr. og slutter med et overskud på 743.639 kr., der anvendes til afvikling af underskud og egenfinansiering af forbedringsarbejder. Årets resultat er et overskud på 743.639 kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 18 Ejendomsskatter 97 Renovation 34.908 Afdelingens energiforbrug: 55.529 Bidrag til 1.218 Almindelig vedligeholdelse 26.098 Særlige aktiviteter: 2.743 Almindelig vedligeholdelse 26.098 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: 250.727 Andre renter 154 Udgifter større end budgetteret i alt 371.493 6/10
Indtægter mindre end budgetteret: Boligafgifter og leje: 156.025 Indtægter mindre end budgetteret i alt 156.025 Udgifter mindre end budgetteret: Vandafgift (inkl. miljøafgift) -393.455 Forsikringer -33.028 Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: -33.637 Renholdelse -233.046 Diverse udgifter -57.553 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger -50.000 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. -5.107 Afskrivning på forbedringsarbejder m.v. -157.784 Udgifter mindre end budgetteret i alt -963.610 Indtægter større end budgetteret: Renter -299.153 Andre ordinære indtægter: -2.092 Korrektioner fra tidligere år -6.301 Indtægter større end budgetteret i alt -307.546 I alt -743.639 Status balancerer med 59.211.927 kr. Højhuset Driftsregnskabet for tiden 1.1.2010 til 31.12.2010 balancerer med 13.494.993 kr. og slutter med et underskud på 52.551 kr., der overføres til konto for underskud (407.1). Årets resultat er et underskud på 52.551 kr. Dette skyldes følgende poster: Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter 353 Ejendomsskatter 50.806 Afdelingens energiforbrug: 148.272 Renholdelse 130.645 Almindelig vedligeholdelse 42.501 Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser: 507.852 Særlige aktiviteter 9.073 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: 267 Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v. 367.869 Tab ved lejeledighed m.v. 30.973 Andre renter 1.784 Korrektioner fra tidligere år 1.912 7/10
Udgifter større end budgetteret i alt 1.292.307 Udgifter mindre end budgetteret: Vandafgift (inkl. miljøafgift) -330.820 Renovation -118.727 Forsikringer -32.038 Bidrag til -4.323 Afdelingens pligtmæssige bidrag til byggefonden: -23.201 Diverse udgifter -44.206 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger -75.000 Udgifter mindre end budgetteret i alt -628.314 Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: -21.960 Renter -198.470 Andre ordinære indtægter: -30.556 Driftsstøtte -354.785 Korrektioner fra tidligere år -5.677 Indtægter større end budgetteret i alt -611.441 I alt 52.551 Status balancerer med 73.297.908 kr. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2010 Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen godkender selskabets regnskab herunder den foreslåede overskudsdeling, som bemyndiget af repræsentantskabsmødet den 9. juni 2011. - at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes regnskaber, som bemyndiget af repræsentantskabsmødet den 9. juni 2011. Formanden havde konstateret i selskabets regnskab, at afdeling Højhuset ikke havde fået dækket lejetab fra dispositionsfonden, ligesom der var spørgsmål til fordelingsbeløbene til afdelingerne i afdeling 1380-3 Fællesafdelingen. Formanden havde ligeledes spørgsmål til selskabets dækning af grundbidraget i afdeling 1304-9 Geels Plads. Det blev aftalt, at korrektioner foretages i selskabsregnskabet og i Højhusets regnskab, ligesom fordelingsbeløbenes rigtighed undersøges. 8/10
Med forbehold for formandens efterfølgende godkendelse af de korrigerede regnskaber godkendte organisationsbestyrelsen selskabets og afdelingernes regnskaber og underskrev disse. Revisor og forretningsfører beklagede, at der var behov for de omtalte korrektioner. Det kan efterfølgende oplyses, at formanden har godkendt og underskrevet de korrigerede regnskaber, ligesom det er konstateret, at fordelingsbeløbene i Fællesafdelingen er korrekte til afdelingerne, samt at afdelingen Geels Plads har fået dækket grundbidraget af selskabet som vedtaget tidligere. De 2 korrigerede regnskaber vedlægges referatet som bilag 2.2. Bilag 2.2. Korrigerede regnskaber 3. Selskabets driftsbudget 2012 Selskabets driftsbudget pr. 1.1.2012, bilag 3, balancerer med 8.611.000 kr. efter hensættelse af en budgetreserve på 23.000 kr. Bilag 3: Revisionsprotokol Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen godkender selskabets driftsbudget, som bemyndiget af repræsentantskabsmødet den 9. juni 2011. Budgettet blev kort gennemgået, herunder blev der orienteret om ændring af rentetilskuddene til afdelingerne. Ændringen skyldes den ny lovgivning pr. 1. januar 2010. Tidligere blev der afsat et beløb (rente) i selskabets regnskab, der efter godkendelse blev godskrevet afdelingerne det efterfølgende år. Efter ændringen skal alle afdelinger nu have markedsrenten af deres indestående i selskabet. Efter en kort drøftelse godkendte organisationsbestyrelsen selskabets budget pr. 1. januar 2012. Sager til orientering 4. Revisors redegørelse Revisors redegørelse om væsentlige ændringer i regnskaberne i forbindelse med revision af disse vedlægges som bilag 4. Bilag 4: Revisors redegørelse 9/10
Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10/10