REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I PAB, AFDELING 4 Tid Onsdag den 8. maj 2013 Sted Afdelingskontoret, Åfløjen 5 Deltagere Gæst Afbud Dagsorden Patrick Abrahamsen Elisabeth Bransmark Kent Christensen Lilian Hindsberg Kim Holk Jette Bøgh Nemming Christina Clausen Nini Rice, Jesper Munch-Madsen 1. Valg af referent 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Konstituering af bestyrelsen 4. Gennemgang af opfølgningspunkter i referat af sidste bestyrelsesmøde 5. Bygherremøde 6. Meddelelser til og fra formanden 7. Meddelelser fra bestyrelsen 8. Meddelelser til og fra varmemester 9. Beboerhenvendelser 10. Næste møde 11. Eventuelt Ansvarlig Deadline Ad 1 Valg af referent Jette påtog sig hvervet som referent Ad 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Bestyrelsen godkendte referatet uden bemærkninger. Ad 3 Konstituering af bestyrelsen Elisabeth bød velkommen til de to nyvalgte suppleanter, hvorefter bestyrelsen foretog en kort præsentationsrunde. Elisabeth forespurgte, om det kunne være en idé at udpege en næstformand. Forslaget blev nedstemt. Vi 1
fortsætter som tidligere på demokratisk vis. Ad 4 Gennemgang af opfølgningspunkter i referat fra sidste bestyrelsesmøde Grundet afbud fra varmemesteren blev det besluttet at udsætte behandling af opfølgningspunkter, hvor denne er noteret som ansvarlig. Kagsåprojektet Elisabeth ad hoc opfølgning Beløbet som ydes i kompensation for fældning af træer ved Åfløjen 31 oplyses først når arbejdet er udført. Herefter skal der genplantes for beløbet. Vi afventer og følger op. Indsamling af cykler og kælderrengøring Jesper ad hoc opfølgning Aktiviteten er planlagt til at finde sted, når nedrivningen af garagerne er afsluttet. Altaninddækning Elisabeth 13.6.2013 Grundet en voldsom prisstigning fra den nuværende leverandør, besluttede bestyrelsen tidligere at indhente tilbud fra andre leverandører. Elisabeth havde indhentet tilbud fra flere leverandører. Prisniveau på stoffet er nogenlunde ens. Dog er der stor forskel på kørsel, opmåling og montering. Moogie på Frederikssundsvej vandt opgaven. Leverandøren havde foreslået en meget bedre kvalitet. Bestyrelsen var meget begejstrede for det nye stof, som er Nano-coveret, hvilket betyder, at det er langt mere modstandsdygtigt overfor vind, vejr og snavs. Elisabeth beder Moogio om at fremsende tilbud på de forskellige udgaver af altaninddækninger. Elisabeth kontakter PAB for tilladelse til at ændre leverandør og stof. Hjertestarter / førstehjælpskurser Afvikling af 4 kurser forløb med fin beboertilslutning. Beboerne udtrykte stor tilfredshed med arrangementer. 2
Cykelkælder i blok I Jesper 13.6.2013 Elisabeth har været i kælderen i Blok I og foreslog, at cykelparkering i stedet for at blive i det tidligere vaskeri, bliver etableret i forlængelse af den eksisterende cykelparkering, hvor det nu er tørrerum. Tørrerum foreslås flyttet til det tidligere vaskeri og/eller strygerum. Elisabeth drøfter med Jesper. Billede af bestyrelsen,, De fremmødte bestyrelsesmedlemmer blev alle fotograferet til brug for publicering i nyhedsbrev til beboerne samt indlæggelse på info-kanalen. Dansk Kabel TV Kim 13.6.2013 Kim inviterer kontaktperson fra Dansk Kabel TV til næste bestyrelsesmøde. Bekey-løsning til omdeling af aviser og reklamer Mikkel/Elisabeth Vi har fået ændret kontrakten så den er som vi vil have den. Systemet bliver sat i drift når de sidste opgangsdøre er udskiftet. Ad 5 Bygherremøde Christina orienterede om aktiviteterne på de behandlede punkter på bygherremødet 30. april 2013. Nyt selskabslokale Færdiggørelsen af selskabslokalet er meget forsinket. Årsagen er primært store udfordringer med hensyn til isolering for støj til lejemålene over lokalet. Ny meddelt dato for aflevering er august 2013. Bygherremøde Dato ikke kendt Friarealer Blok D/C Bygherremøde Dato ikke kendt Der udestår stadig en del oprydning og opsætning af manglende belysning. Martin 3
Svendsen følger op. Net og/eller gitter på kældervinduer Bestyrelsen Der vil blive opsat gitter/net på steder, hvor der er behov for ekstra sikring. Grønne arealer i Etape 1 Bygherremøde Dato Bestyrelsen og Jesper drøftede den opsatte saltafskærmning, og var enige om, at kvaliteten af denne bør forbedres til næste år. Martin tjekker op på omfanget af antal af planter. Vandnæser på 3. sals lejlighederne Bygherremøde Dato Montering er udført ved hjælp af lift. Dette er ifølge Martin Svendsen ikke lovligt, hvilket Martin indskærper overfor Hoffmann. Ifølge Martin er der i denne forbindelse også etableret el-stik på de 3. sals altaner, hvor dette mangler. Affaldsskakte i blok D og E Bygherremøde Dato Blok D har fået etableret affaldsskakte. Blok E er endnu ikke etableret. Der arbejdes nu på en løsning med delvis genbrug af eksisterende lift og/eller køb af brugt. Kælder og andet i og omkring Blok D og E Der mangler stadig afhjælpning af de påpegede punkter. PAB henstillede kraftigt til, at der bliver taget fat på opgaven hurtigst muligt. Det blev påpeget, at der også skal foretages gennemgang og reparation af gelændre. Central nødstop på ventilationssystemet Bygherremøde Dato Martin Svendsen har indhentet tilbud på centralt nødstop på ventilationsanlægget. Bestyrelsen besluttede at bede PAB foretage en beregning på huslejeforhøjelse til fremlæggelse på afdelingsmødet 24. september. Elisabeth 13.6.2013 4
Beskadigede ruder på 2. sals altanerne Skaderne, der er anmeldt af 2. sals beboerne, mangler stadig besigtigelse af en specialist. Martin Svendsen rykker for besigtigelsen. Fokusgruppe friarealer Cykelparkering er stadig ikke etableret alle de aftalte steder. Martin Svendsen lovede at få det gjort snarest muligt. Tørregård ved Blok C er stadig ikke etableret. Fremskyndes for at aflæse brug og eventuel etablering af yderligere tørregård. Blok G og F Indflytning i Blok F er igangsat. Gennemboring til 3. sal er foretaget i halvdelen af Blok F. Der er lovet, at der ikke vil blive udført meget støjende arbejder udenfor tidsrummet 9-16 og intet weekendarbejde. Afdelingsbestyrelsen har insisteret på, at der var boret igennem til 3. sal i hele Blok F, men det har ikke været muligt. Der vil ved den sidste halvdel af Blok F blive indkøbt en bedre overdækning til taget, så gennemboring kan finde sted hurtigere og uden gentagelse af vandskader, som dårlig afdækning medførte flere steder i Blok G. Nedtagning af stillads i Blok G var udført i Store Bededagsferien uden varsling Byggeledelsen var ikke informeret om aktiviteten. De øverste altanvinduer på 2. sals altanerne vil blive spulet af Hoffmann. Det vil ske ved brug af lift, så der skal ikke være adgang fra lejlighederne. Bygherremøde Dato Garager/carporte Bygherremøde Dato Garagenedrivning er påbegyndt. Det har medført kaos omkring parkeringspladser. Martin Svendsen henstiller til håndværkerne ikke at benytte beboernes parkeringspladser. Der etableres et hegn mod banen og for at undgå 5
sammenstyrtning af skrænten mod banen bibeholdes fundamentet fra garagerne ud mod banen. Elevatorer Der har hersket lidt usikkerhed om servicering/servicetilkald af elevatorerne, om hvorvidt det er OTIS eller KONE. Det er Kone, der servicerer elevatorerne i Etape 1 blokkene og Hoffmann servicerer Etape 2 elevatorerne indtil 1 års gennemgang har fundet sted. Herefter indgås fælles serviceaftale for samtlige elevatorer. Fugning af opgangsdør i Blok E Bygherremøde Dato Banefløjen 16 mangler stadig. Martin følger op. Gulvlakering Grundet meget store udgifter med istandsættelse af lejlighederne, er det besluttet, at der lakeres 2 gange. Kuldebro hos beboer i Åfløjen 27 Bygherremøde Dato Der er konstateret, at der er fejl i konstruktionen. Udbedring vil ske ifølge Martin. Lister ved vinduer og døre i Etape 1 Bygherremøde Dato Der er meddelt mange ødelagte tætningslister i vinduer og døre i Etape 1. Martin Svendsen følger op. Beboerhenvendelser vedr. kælder i blok D og E Bygherremøde Dato Om mangel af mørtel langs vinduer/døre, mangler lys i opgang, for meget lys i kælderen i blok E. Lys kan stadig slukkes i opgang indefra lejlighed. Hoffman bliver pålagt at udføre opgaverne meget hurtigt. 6
Boldbane Bygherremøde Dato Hegnet mellem blokken og boldbanen er kun så bredt som blokken. Det gamle hegn repareres og opsættes i forlængelse af det nye. Der kommer kunstgræs i forbindelse med etablering af udearealer. Børns brug af lift ved Voldfløjen 20 Håndværkerne havde efterladt en nøgle i lift, som medførte, at nogle børn havde benyttet sig af liften. Martin indskærper Hoffmann, at alle håndværkere skal efterleve sikkerhedsreglementet. Mobilmast på taget af Blok I Mobilmasten på taget af Blok I inkluderes i udbudsmaterialet for Etape 3. Etape 3 - Købmanden Købmanden havde spurgt, om det blev nødvendigt at lukke butikken i forbindelse med renovering af lokalerne. Ifølge Martin Svendsen vil der ske en forhandling med købmanden om, hvor meget der skal udføres i lokalerne. Nyt fortov ved Voldfløjen Anlæggelse er nyt fortov er i gang hvis der sker skader i forbindelse med byggeriet, vil de blive udbedret på Hoffmanns regning. Markvandringen punkter vedr. helhedsplanen Afledt af den foretagne markvandring i april ved afdelingsbestyrelsen, driften og ejendomsmesteren, blev det konstateret, at der udestår reparation af tagrende ved Voldfløjen 2. Ifølge Martin Svendsen er Blokken ikke afleveret, og reparation vil ske inden denne finder sted. Endvidere blev det konstateret, at der er opsat mange stikdåser i kælderen i Blok D. Dette er standard i Etape 2. 7
Fællesvaskeriet mangler færdiggørelse. Ifølge Martin Svendsen er afslutning af lokalerne ikke mulig p.t., da det hænger sammen med de øvrige installationer i bygningen. Fliserne ud for Etape 1 blokke ser ikke ud til at kunne holde til funktionærernes maskiner, der bruges ved snerydning. Dette er ikke en byggesag skal klares af driften. Næste bygherremøde er endnu ikke fastlagt. Ad 6 Meddelelser til og fra formanden Elisabeth takkede for sit nye hverv som formand og meddelte, at hun ønskede at uddelegere nogle af de arbejdsopgaver, Christina havde udført. Dette stillede bestyrelsen sig meget positive overfor. Velkomstbrev til nye beboere Velkomstbrevet til nye beboere skal tilrettes. Elisabeth og Jette påtog sig opgaven. Elisabeth og Jette Husordenen I forbindelse med afdelingens årsmøde skal husordenen ajourføres for beboernes godkendelse. Bestyrelsen??? Kontortid for afdelingsbestyrelsen Den månedlige kontortid sidste torsdag i hver måned fra kl. 18 19 bliver fremover en aktivitet, der går på skift. Til en start vil der være 2 bestyrelsesmedlemmer til stede. Bemandingen besluttes på hvert bestyrelsesmøde. Elisabeth og Lilian tager vagten torsdag den 30. maj 2013. Infokanalen Jill har bedt om, at bestyrelsen udpeger en kontaktperson/sparringspartner. Kent påtog sig hvervet. Poul Mortensen har tilbudt sig som assistance til beboere, der ikke kan indstille kanalen på deres TV. Patrick kontakter Poul Mortensen og får bekræftet dette. Elisabeth og Lilian Kent og Patrick 13.6.2013 8
Reservation af vasketider på internettet Elisabet havde modtaget information om, at bestilling af vasketider er muligt via internettet. Beboerne informeres herom i nyhedsbrev i løbet af maj måned. Man går ind på: http://2.108.117.102 og indtaster det brugernavn og adgangskode, der står på strimmelen fra vaskeriet. Når man er inde, kan man ændre sit brugernavn og kode til noget nemmere. Tip: tilføj httpadressen som favorit, så er man fri for at huske adressen. Det er konstateret, at informationspanelet på vaskemaskinerne er svære at stille tilbage til dansk, hvis der har været anvendt engelsk. Jesper kontrollere på den daglige runde og stiller om. Nyhedsbrev Bestyrelsen var enige om, at der snarest skal udsendes nyhedsbrev til beboerne. Elisabeth og Jette udarbejder udkast hurtigst muligt til godkendelse hos bestyrelsen inden udsendelse til beboerne. Elisabeth og Jette Skovtur i afdelingen Bestyrelsen 13.6.2013 Det blev besluttet, at bestyrelsen i forbindelse med udsendelse af nyhedsbrev i maj spørger beboerne, om der er tilslutning til, at vi afholder skovturen en lørdag. Derefter tages der endelig beslutning om tidspunkt for turen. Udlejning af festlokalet i sommer Britta Holk holder ferie i ugerne 28, 29, 30 og 31 og bestyrelsen skal stå for udlejning m.m. Jette er ansvarlig for uge 28. Elisabeth for uge 29, Patrick for uge 30 og Lilian for uge 31. Jette, Elisabeth, Patrick og Lilian Ad 7 Meddelelser fra bestyrelsen Kim og Jette havde haft en henvendelse om vandindtrængning i Voldfløjen 5. VVS manden 9
blev kontaktet og reparationen er udført. Jette havde en aften konstateret, at døren til det nye fælleslokale var efterladt ulåst. Sikkerhedsvagten blev kontaktet og lås blev påsat lokalet. Det var ikke til at se, om der havde været indbrud. Hoffmann blev informeret. Ad 8 Meddelelser til og fra varmemesteren Grundet afbud fra varmemesteren er opfølgningspunkter overført fra sidste referat. Videoovervågning af vaskeri og selskabslokaler Elisabeth var informeret om, at videoovervågning er implementeret i vaskeriet. Skiltning er opsat. Jesper bliver opfordret til at demonstrere systemet for bestyrelsen. Jesper 13.6.2013 Postkasser i afd. 12 Jesper har modtaget andet tilbud på postkasser. De koster i alt 45.000 kr. Vi afventer udskiftning af alle. Der er sat nye op i VF15 hvad koster de? Jesper Opgangsdør Åfløjen 17 Døren er stadig løs og lukker ikke hver gang. Kan det hjælpe at udskifte låsen? Jesper Ad 9 Beboerhenvendelser Se under meddelelser fra bestyrelsen pkt. 7. Ad 10 Næste møde Næste bestyrelsesmøde afholdes torsdag den 13. juni 2013 kl. 18.30. Ad 10 Eventuelt Ingen punkter. For referatet: Jette Bøgh Nemming 9. maj 2013 10