Løn og Personalegoder Forlaget Andersen 3.9 Bogføring og afstemning af løn Af Executive Director Maria Jespersen, EY maria.jespersen@dk.ey.com Indhold Denne artikel har følgende indhold: 1. Lovgivning 2. Bogføring i praksis 3. Afstemning mellem lønsystem og SKAT 4. Problemer med afstemning af løn til eindkomst 5. Eksempel på afstemning mellem lønsystem og økonomisystem 1. Lovgivning Lovgivningen indeholder nogle krav til bogføring og regnskab for A-skat og AM-bidrag samt afstemning heraf. Arbejdsgiver har ansvar for angivelse og betaling af A-skat og AM-bidrag og skal bogføre ydelse og godskrivning af A-indkomst og AM-bidragspligtig indkomst samt det, der er indeholdt på grundlag af skattekort mv. jf. kildeskattelovens bekendtgørelse 27, stk. 1, 1. pkt. Den indeholdelsespligtige har ansvaret for, at bogførings- og regnskabspligterne bliver opfyldt, selv om lønudbetaling og indeholdelse foretages af tredjemand, fx et lønbureau. Bogføringsloven er gældende omkring krav til grundbilag, kontrolspor og transaktionsspor for bogføring og regnskab for A-skat og AM-bidrag. Registreringerne og de tilhørende grundbilag skal indeholde de nødvendige oplysninger til dokumentation af registreringernes rigtighed (kontrolsporet). Samtidig skal alle registreringer kunne følges til årsregnskabet og omvendt (transaktionssporet). Der er i kildeskattelovens bekendtgørelse 27, stk. 3 krav til, at virksomhedens regnskab for indeholdelse af A-skat og AM-bidrag føres på særskilte konti. Denne regel betyder, at regnskabet som minimum skal indeholde en række konti, herunder særlige konti og hjælpekonti. Dette sker i praksis dels ved, at man i lønsystemet opretter en række lønarter, der håndterer de enkelte løndele. Dernæst sker det ved, at man i sit økonomisystem ligeledes opretter en række konti til bogføring af disse lønarter. Visse lønarter kan bogføres på samme finanskonti, og andre lønarter bør holdes adskilt i finansbogføringen for at gøre afstemning til SKAT mulig. Denne gennemgang er ikke udtømmende, men giver forslag til opdeling på konti i finansbogføringen. Kapitel 3.9. Side 1/10. September 2014
I forhold til virksomhedens skatteregnskab er der i Mindstekravsbekendtgørelsen for både mindre virksomheder, bekendtgørelse nr. 594 af 12. juni 2006, og større virksomheder, bekendtgørelse nr. 593 af 12. juni 2006 hhv. 24 og 30, krav til, at virksomheden skal oplyse størrelsen af lønninger og honorarer mv., der indgår i regnskabet, og vise en afstemning med de lønninger og honorarer mv., der er indberettet til SKAT efter lovens 7 og 7 A jf. bekendtgørelsen om indberetningspligter mv. efter skattekontrolloven. Virksomheder, der er af omfattet mindstekravsbekendtgørelsen for større virksomheder, skal særskilt oplyse udbetalinger af skattefrie rejse- og befordringsgodtgørelser i det skattemæssige årsregnskab, hvorimod de mindre virksomheder er undtaget fra dette specifikationskrav. 2. Bogføring i praksis I lønsystemet anvendes en række lønarter, der kan være begrænset af lønsystemets størrelse. Mindre lønsystemer har ikke de samme muligheder for oprettelse af lønarter, som de større lønsystemer har. Ligeledes vil visse mindre lønsystemer typisk generere et bogføringsbilag, som man selv skal påføre egne kontonumre, mens større lønsystemer kan opsættes med finanskonti pr. lønart og dermed generere et bogføringsbilag eller en bogføringsfil, der automatisk kan indlæses i økonomisystemet. I økonomisystemet bør konti relateret til lønninger holdes i en gruppe for sig og indeholde et antal forskellige konti, der gør en afstemning mulig. Helt generelt gælder, at man ikke bør blande bogføring fra lønsystemet med andre posteringer på kontiene. Hensættelser til løn, bonus, feriepenge osv. bør derfor have særskilte konti. Nedenfor ses et forslag til opdeling af konti i kontoplanen under resultatopgørelsen: Kontonavn Kontonr. til finans Lønart fra lønsystem eindkomst (felt nr. [ ] SKAT) Lønninger funktionærer 13 Lønninger timelønnede 13 Løn hensat I/A I/A Bonus (udbetalt) 13 Bonus hensat I/A I/A Tillæg (udbetalt) 13 Tillæg hensat I/A I/A Værdi af fri bil 19 Værdi af fri bil, miljøtillæg 19 Værdi af fri telefon 20 Skattepligtig sunhedsforsikring 26 Kapitel 3.9. Side 2/10. September 2014
Jubilæums- og fratrædelsesgodtgørelse 69 B-indkomst (honorarer)* 36 Pensioner I/A Bestyrelseshonorar 13 Feriepenge timelønnede 13 Feriepenge fratrådte medarbejdere 13 Feriepenge hensat I/A I/A Skattefri diæter 48 Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse 48 Kørselsgodtgørelse 60-13 dagesregel G-dage 14 ATP, arbejdsgiver 46 (samlet bidrag) Sociale udgifter I/A I/A Barselsordning I/A I/A Skattepligtige personalegoder 55 (over bagatelgrænsen) 56 (under bagatelgrænsen) Personalegoder modkonto Refusioner I/A I/A (I/A = ikke aktuelt) *Honorarer, dvs. vederlag for udført arbejde til personer, som hverken kan anses som lønmodtagere eller som selvstændige erhvervsdrivende. Det er en god ide at udarbejde en sådan oversigt, der viser forbindelse fra kontoplan i økonomisystemet til lønart i lønsystemet og videre til feltnummer hos SKAT. Bogføring af AM-grundlag i økonomisystemet I eksemplet ovenfor vil det typisk være finanskontiene Lønninger funktionærer og Lønninger timelønnede, Feriepenge fratrådte medarbejdere, Bonus og Tillæg, der indgår i AM-grundlaget. Det er vigtigt, at kontoplanen i økonomisystemet er opdelt hensigtsmæssigt. Det vil sige, at i en virksomhed, hvor det er vigtigt at måle på forskellige lønparametre, kan man med fordel opdele kontoplanen i fx basislønninger, bonus, overtid, tillæg samt adskille feriepenge til fratrådte medarbejdere fra basislønningerne (dvs. bogføre feriepenge til fratrådte medarbejdere på en særskilt konto i stedet for at bogføre sammen med de normale lønninger). Kapitel 3.9. Side 3/10. September 2014
Man skal således gøre sig overvejelser omkring, hvordan det vil være hensigtsmæssigt at kunne følge op til budget. Typisk ønskes basislønninger budgetteret for sig og bonus, tillæg, overtid osv. for sig. Alle disse konti indgår i AM-grundlaget og skal derfor lægges sammen i forbindelse med afstemning jf. nedenfor. Det er endvidere vigtigt, at konti, der vedrører beløb udbetalt til medarbejderne, holdes adskilt fra konti, hvor der føres hensættelser. 3. Afstemning mellem lønsystem og SKAT En lønafstemning består af to dele: 1. Afstemning mellem lønsystem og SKAT 2. Afstemning mellem lønsystem og økonomisystem. Afstemning mellem lønsystem og SKAT bør foretages månedligt og dokumentation for afstemningen gemmes. Bagest i dette afsnit ses et eksempel på en skabelon til denne afstemning. Saldi fra lønsystemet fås fx fra en rapport, der udviser total pr. lønart. Hvis lønsystemet er for lille og ikke har denne facilitet, kan saldiene typisk findes på bogføringsbilaget eller lignende. Saldi fra SKAT fås på SKATs hjemmeside under punktet Forespørge på indberetninger : Der kan forespørges på udtræk for hele virksomhedens ansatte, pr. CPR-nummer, for en enkelt måned, for flere perioder osv. Udtræk kan printes eller bestilles som fil. Ved print skal man være opmærksom på at få alle relevante felter med på sit print. Eksempel herpå ses på næste side. Ved denne model afstemmer man på samme tid alle de forskellige feltnumre, der er indberettet til hos SKAT. Dette er en god ide at gøre løbende, således at man er sikker på, at der er overensstemmelse for alle feltnumre. Kapitel 3.9. Side 4/10. September 2014
Månedlig afstemning år til dato af eindkomst mod lønsystemets lønarter Periode: 2014-01 Lønart Tekst Lønsystem SKAT rubrik nr. SKAT/ eindkomst Difference Bemærkninger 5670 AM-indkomst 15.159.291,13 Felt 13 15.159.291,13-5671 A-indkomst ej AM-bidrag 0,00 Felt 14 0,00-5672 A-skat -6.426.219,00 Felt 15 6.426.219,00-5673 AM-bidrag -1.212.742,00 Felt 16 1.212.742,00-5675 Værdi af fri bil 0,00 Felt 19 0,00-5676 Værdi af fri telefon mv. 12.350,19 Felt 20 12.350,19-5680 Værdi af arbejdsgiverbetalt sundhedsforsikring 5.807,40 Felt 26 5.807,40-5681 B-indkomst, der betales AM-bidrag af 15.000,00 Felt 36 15.000,00-5682 B-indkomst, der IKKE betales AMbidrag af 0,00 Felt 38 0,00-5686 ATP -16.380,00 Felt 46 16.380,00 - Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse 5687 61.782,50 Felt 48 61.782,50-5689 Fri bolig 0,00 Felt 50 0,00-5694 Værdi af andre personalegoder over bundgrænse 0,00 Felt 55 0,00-5699 Ansattes årlige andel vedr. pcordning 0,00 Felt 66 0,00-5701 Jubilæum/fratrædelsesgodtgørelse 0,00 Felt 69 0,00-5702 Pensionsordning, af felt 69 0,00 Felt 70 0,00-5703 Tingsgaver, af felt 69 0,00 Felt 71 0,00-5213 Bruttoindkomst_enheder 9.285,19 Felt 200_enheder 9.285,19-5670..5710 Bruttoindkomst_beløb 15.443.781,79 Felt 200_beløb 15.443.781,79-5251..5349 Bruttoferieindkomst 1.654.601,01 Felt 201 1.654.601,01-5708 Nettoferiepenge feriekonto 818.338,01 Felt 202 818.338,01-5709 Feriedage feriekonto 149,76 Felt 203 149,76-5710 Opsparing til SH-betaling 0,00 Felt 248 - Type6102 Nettoferiepenge, funktionærer 0,00 Felt 20004 0,00 - Felt6102 Feriedage - alle år/funktionærer 0,00 Felt 20005 0,00 - Kapitel 3.9. Side 5/10. September 2014
I ovenstående model er AM-indkomst (felt 13) vist som et beløb fra lønsystemet, nemlig ved i dette tilfælde lønart 5670 AM-indkomst. Lønsystemet har en lønart, der selv opsummerer alle de underliggende lønarter, der indgår i AM-indkomst. I stedet for dette kan man opsummere alle de lønarter, der tilsammen giver det samlede AM-indkomstgrundlag. Et eksempel herpå er vist i næste afsnit under afstemning mellem lønsystem og økonomisystem. 4. Problemer med afstemning af løn til eindkomst Ved afstemning mellem lønsystem og eindkomst hos SKAT bør der ikke fremkomme differencer. Afstemningen skal både ske for måneden og for år til dato. Hvis der alligevel er differencer, kan det skyldes følgende: Problem At man ikke har medtaget alle relevante lønarter fra lønsystemet ved afstemningen At der har været korrektioner i lønsystemet, der ikke er sendt til SKAT At der har været lavet manuelle korrektioner hos SKAT, der ikke er registreret i lønsystemet Løsning Første gang man foretager lønafstemningen, skal man være opmærksom på, hvilke lønarter der indgår i AMgrundlaget (det er typisk denne afstemning, der volder problemer). Det kan anbefales at tage udgangspunkt i en liste fra lønsystemet med lønartstotaler og kigge denne igennem for at se, om man har glemt at medtage nogle lønarter i forbindelse med sin afstemning. Visse lønsystemer arbejder offline, hvilket vil sige, at man arbejder i sit lønsystem og først sender informationer til SKAT m.fl. ved at foretage en aktiv handling i lønsystemet. Det er derfor muligt at lave rettelser i lønsystemet, der ikke sendes til SKAT. Såfremt man i perioden har lavet rettelser, ekstra lønkørsler eller lignende, bør man tjekke, om det er disse poster, der giver anledning til differencer. Det er muligt at lave korrektioner hos SKAT manuelt. Hvis man har mistanke om, at en difference vedrører en bestemt medarbejder, kan man lave et udtræk for den eller disse medarbejdere fra SKAT, således at man kan stemme de enkelte rubrikker af for denne medarbejder. Disse tal kan stemmes af til både lønseddel og listen lønartstotaler for den enkelte medarbejder (der sættes filter på rapporten, så den kun trækkes for den udvalgte medarbejder) Kapitel 3.9. Side 6/10. September 2014
At lønsystemet ikke er sat korrekt op i forhold til indberetning hos SKAT Nye medarbejdere i lønsystemet er ikke registreret korrekt hos SKAT (fra lønsystemet) Når der oprettes nye lønarter i lønsystemet, skal man sikre, at der er korrekt reference over til SKATs feltnumre. Når der oprettes nye medarbejdere i lønsystemet, skal informationer til SKAT sendes via en fil fra lønsystemet, eller de skal oprettes manuelt hos SKAT (sker via eindkomst/indberette forespørge på eindkomst/letløn/personstamdata). Afstemning mellem lønsystem og bogføring i økonomisystem Afstemning mellem lønsystem og økonomisystem bør ligeledes foretages månedligt og som minimum kvartalsvis. Som gennemgået i afsnittet ovenfor afhænger afstemningen af opbygningen i kontoplanen i økonomisystemet. Har man adskilt kontiene, således at der er en direkte sammenhæng mellem finanskonto og lønart, vil afstemningen være let og til at foretage direkte. Den vil kunne opbygges på samme måde som afstemningen af eindkomst med en kolonne til saldi fra økonomisystemet og en kolonne til saldi fra lønsystemet. Afstemning kan enten tage udgangspunkt i den samlede bogførte lønsum og derefter korrigere for alle de poster, der ikke indgår i AM-grundlaget. En sådan afstemning vil typisk blive anvendt i forbindelse med dokumentation til virksomhedens selvangivelse. Denne afstemning tager som sagt udgangspunkt i afstemning i AM-grundlaget. Den løbende lønafstemning bør afstemme både AM-grundlaget (felt 13), men også de andre typer indberettede lønforhold. Afstemningen af AM-grundlaget afhænger naturligvis af antallet af konti, der er oprettet i økonomisystemet. Derfor skal afstemningen tilpasses den enkelte virksomheds kontoplan. Kapitel 3.9. Side 7/10. September 2014
5. Eksempel på afstemning mellem lønsystem og økonomisystem Bogføring i økonomisystemet Januar Februar Finanskt. Lessor-lønart 20010 1000 Basislønninger 4.500.000,00 4.300.000,00 20016 9405 Feriepenge fratrådte medarbejdere 364.841,02 179.502,48 20017 4070 Feriepenge studentermedhjælpere 20020 1008 Commission 1.102.975,79 573.513,15 20035 1007 Bonus 81.312,50 - Reguleringer: 20010 Løn - hensættelse tilbageført 120.000,00 120.000,00 20020 Hensat commission 20035 Hensat bonus 20070 Skattemæssig værdi af gaver 53.877,50 25004 Skattemæssig værdi af gaver 10.000,00 Korrigeret grundlag 6.233.006,81 5.173.015,63 Skattemæssige poster 1500 G-dage -2.403,00-1910 Værdi fri bil - lav rate 7.424,73 7.424,73 1911 Værdi fri bil - høj rate 6.250,00 6.250,00 1915 Fri bil - miljøtillæg 345,48 345,48 1920 Fri Telefon 5.850,09 5.416,75 1619 Fri Telefon 48 4600 Pension -102.502,53-104.465,77 4601 Sundhedsforsikring -984,00-1.192,00 4602 Sundhedsforsikring 48 4603 Pensionsbeløb medarb. 48 4605 Pensionsbeløb medarb. -7.700,00-7.700,00 4910 Medarbejder ATP -6.660,00-6.330,00 4912 Medarbejder ATP regulering 4918 Medarbejder ATP 48 Beregnet AM-indkomst fra økonomisystemet 6.132.627,58 5.072.764,82 Lessor-lønart 6000 AM-indkomst 5.724.017,68 4.818.622,12 6010 AM-indkomst, feriepenge fratrådte medarb. 3.358,88 2.954,88 6040 AM-indkomst, 48 - - 9265 AM-indkomst feriepenge dette år 28.506,59 42.851,62 9365 AM-indkomst feriepenge forrige år 376.744,43 208.336,20 9465 AM-indkomst feriepenge tidligere år - - AM-indkomst (felt 13) from Lessor 6.132.627,58 5.072.764,82 Difference 0,00 0,00 AM-indkomst (felt 13) fra eindkomst 6.132.627,58 5.072.764,82 Difference 0,00 0,00 I det viste eksempel har virksomheden ikke valgt at oprette bogføringskonti til værdi af fri bil, telefon osv. Derfor er der ikke anført finanskontonummer. I modsat fald er det blot at notere de bogførte beløb. Ligeledes er afstemning over til felt 13 i eindkomst medtaget i afstemningen, og der er gjort plads til at afstemme måned for måned i samme skabelon. Hvis man afstemmer måned for måned, bør man periodevis - fx kvartalsvis - kontrollere, at år til dato-saldi stemmer til det afstemte (der kan være reguleringer i økonomisystemet efter afstemning, og der kan være sket manuelle indberetninger til eindkomst). Kapitel 3.9. Side 8/10. September 2014
På samme måde kan de øvrige feltnumre afstemmes til bogføringen i det omfang, at de er bogført som en udgift for virksomheden. Visse feltnumre kræver, at virksomheden har valgt at bogføre ved at oprette skyggekonti (fx værdi af fri bil, telefon osv.). Afstemning lønsystem og økonomisystem problemer Ved afstemning mellem lønsystem og økonomisystemet bør der ikke fremkomme differencer. Afstemningen skal både ske for måneden og for år til dato. Hvis der alligevel er differencer, kan det skyldes følgende: Problem At lønarter i lønsystemer ikke har korrekt opsat finanskontering At alle lønkørsler ikke er bogført korrekt i økonomisystemet At man ikke har medtaget alle relevante lønarter fra lønsystemet ved afstemningen Løsning Ved oprettelse af en lønart i lønsystemet skal man forholde sig til, hvilken type løn der er tale om. Dette har indflydelse på, hvilket felt hos SKAT der indberettes til, og dernæst skal man også opsætte korrekt finanskontering i økonomisystemet. Ved differencer er det derfor en god ide at kontrollere, hvis man har oprettet nye lønarter i perioden. Når der laves udtræk fra lønsystemet på perioden, er det vigtigt at undersøge, om der har været mere end den/de ordinære kørsler i måneden. Hvis man har lavet ekstra kørsler, ført en kørsel tilbage eller lignende, kan det ske, at den ikke er gået igennem hos SKAT. Udtrækket fra lønsystemet skal vise en total pr. lønart. Det kan være en fordel at notere lønartstotalen, hvor lønarten konteres i økonomisystemet og dermed også, hvilke lønarter der indgår i AMgrundlaget (det er typisk denne afstemning, der kan volde problemer). Man kan med fordel markere alle lønarter, der tæller sammen til AMgrundlaget, på lønartstotallisten fra lønsystemet og kontrollere, at en sammentælling heraf stemmer med AMgrundlaget på samme liste. Herefter er man sikker på, at man har fået markeret alle lønarter, der indgår i AM-grundlaget (felt 13). Kapitel 3.9. Side 9/10. September 2014
At man ikke har medtaget alle relevante finanskonti i afstemningen At der er manuelle posteringer på finanskontiene At forskellige lønarter (feltnumre hos SKAT) bogføres på samme konti Det samme gør sig gældende for de andre felter, men her indgår typisk ikke så mange lønarter som under AMgrundlaget. Man skal sikre sig, at man har medtaget alle relevante finanskonti fra økonomisystemet i forbindelse med sin afstemning. Igen er det her en fordel at tage rapporten fra lønsystemet med lønartstotaler og markere, hvilke lønarter der indgår i afstemningen, og hvor de peger hen i kontoplanen i økonomisystemet. Igen skal man ved oprettelse af nye lønarter sikre, hvor de peger hen i økonomisystemet. Som beskrevet under afsnit 3.8 bør man ikke blande poster fra lønsystemet med øvrige finansposteringer såsom hensættelser og lignende. Hvis man blander denne type posteringer på samme konti som posteringer fra lønsystemet, skal der reguleres for disse i forbindelse med afstemningen. Sker det i finansbogføringen, at man bogfører lønposter, der indgår hos SKAT under forskellige feltnumre, vil dette også give en difference ved afstemningen. Typisk kan der være tale om bogføring af fratrædelsesgodtgørelse, ledighedsdage (G-dage) mv. Disse beløb bør bogføres på særskilte finanskonti, således at de er lige til at afstemme til SKAT. Visse af ovenstående punkter forudsætter, at man arbejder i et lønsystem, hvor man selv kan rette i lønarter, finanskontering osv. Hvis man anvender et lille lønsystem, hvor der kun kan anvendes faste lønarter, vil de fleste problemer dreje sig om selv bogføringen i økonomisystemet samt kontrol af, at bogføringsbilaget er læst og konteret korrekt. Kapitel 3.9. Side 10/10. September 2014