Udbuds- og indkøbspolitik December 2016
Forord Hvorfor skal vi overhovedet have en indkøbs- og udbudspolitik? Svaret knytter sig til en række principielle og praktiske hensyn, vi som kommune skal tage, når der købes ind. Egedal Kommune køber vare- og tjenesteydelser for ca. 900 mio. kr. årligt. Dette giver os et særligt ansvar, der lidt firkantet sagt kan ses som et krav om at købe den bedst mulige kvalitet til den lavest mulige pris. Kommunens størrelse betyder, at vi ofte støder ind i formelle krav til måden, vi køber ind på. Her tænker jeg selvfølgelig på de mange og ofte komplicerede udbudsregler. Størrelsen betyder dog også, at vi i de fleste tilfælde kan opnå bedre aftaler både kvalitativt og kvantitativt, når vi køber ind efter nogle faste og centralt fastsatte retningslinjer. På de kommende sider finder du kommunens udbuds- og indkøbspolitik. Politikken består af råd og retningslinjer, der afspejler de politiske prioriteringer, men også de gode erfaringer og hensigtsmæssige rutiner, som vi har udviklet de seneste år. Willy R. Eliassen borgmester Udbuds- og indkøbspolitik Side 2 af 10
1. OVERORDNEDE MÅLSÆTNINGER... 4 1.1 HELHEDSTÆNKNING... 4 1.2. SOCIAL ANSVARLIGHED... 4 1.3. MILJØHENSYN... 4 1.4 HENSIGTSMÆSSIG FORVALTNING... 5 1.5 INDDRAGELSE AF DET LOKALE ERHVERVSLIV... 6 2. KOMMUNENS ORGANISERING OG SAMARBEJDER... 6 2.1. CENTRALT INDKØBS- OG UDBUDSTEAM... 6 2.2 TVÆRGÅENDE INDKØBSFORUM... 6 2.3 INDKØBSSAMARBEJDER OG PARTNERSKABER... 7 3. UDBUDS- OG INDKØBSPROCESSEN... 7 3.1 UDBUDSPLANEN... 7 3.2 HVAD, HVORNÅR OG HVORDAN SKAL DER KØBES IND?... 7 3.3. UDLICITERING... 9 Udbuds- og indkøbspolitik Side 3 af 10
1. Overordnede målsætninger Egedal Kommune har siden 2007 brugt udbud som en integreret del af den løbende drift. Udbuddene er ikke et mål i sig selv, men et værktøj, der kan understøtte udmøntningen af kommunens serviceniveauer. Politikken skal ses som en ramme, der fastsætter regler, men også giver råd og vejledning i det at købe ind på en hensigtsmæssig måde. Politikken omfatter alle institutioner og administrative enheder i kommunen. Politikken omfatter også alle selskaber, hvor kommunen har bestemmende indflydelse. Politikken omfatter alle anskaffelser af vare- og tjenesteydelser og alle bygge- og anlægsopgaver. 1.1 Helhedstænkning Kommunen skal sikre, at kommunens indkøb understøtter planlægning baseret på helhedsbetragtninger, hvor der både tages højde for økonomiske, miljømæssige og sociale forhold. En del af kommunens helhedstænkning indebærer, at der ved indkøb og udbud tages aktivt stilling til det nuværende serviceniveau på det pågældende område. Byrådet besluttede således i 2012, at udbudsprocessen er en obligatorisk anledning til aktivt at revurdere det aktuelle serviceniveau. Serviceniveauerne er i få tilfælde givet ved lov, men i de fleste tilfælde besluttet særskilt af byrådet. I nogle tilfælde kan niveauerne også være udtryk for en faglig standard. Uanset serviceniveauernes udspring medfører de altid en økonomisk konsekvens, som kunne have været anderledes, hvis kommunen valgte et andet serviceniveau. Det skal understreges, at politikken ikke sigter på en forringelse af bestående serviceniveauer, men blot skal sikre, at disse er i overensstemmelse med byrådets prioriteringer. 1.2. Social ansvarlighed Kommunen skal sikre, at produktionen og driften bag et givent indkøb foregår på et socialt forsvarligt grundlag. Kommunens leverandører forpligter sig til at overholde internationale konventioner tiltrådt af Danmark, f.eks. FN-konventioner og ILO-konventioner. For så vidt angår ILO-konventionerne drejer det sig særligt om: Forbud med tvangsarbejde Forbud mod diskrimination Forbud mod børnearbejde Organisationsfrihed Arbejdsmiljø Endvidere skal leverandørerne indestå for, at eventuelle underleverandører, herunder udenlandske virksomheder, opfylder disse krav. Byrådet besluttede i 2012, at alle virksomheder, der indgår kontrakter med Egedal Kommune, skal underskrive en særskilt arbejdsklausul. Klausulen findes på Kommunens hjemmeside og intranet. Klausulens bestemmelser kan ikke fraviges. I forbindelse med det enkelte indkøb skal det vurderes, om der skal stilles yderligere sociale klausuler til leverandøren, herunder om en eventuel privat leverandør skal forpligtes til at oprette stillinger på særlige vilkår. 1.3. Miljøhensyn Kommunen skal inddrage relevante miljøhensyn i forbindelse med kommunens indkøb. Kommunen skal bl.a. vurdere miljøaspekter forbundet med indkøbene. Udbuds- og indkøbspolitik Side 4 af 10
Det betyder, at leverandørerne skal kunne redegøre for eventuelle belastninger af miljøet forbundet med produktionen af det konkrete indkøb samt kommunens løbende anvendelse af indkøbet. Kommunen skal bl.a. vurdere, om der skal stilles krav om: Miljømærkede produkter Energivenlige produkter Produkter, der giver den mindst mulige affaldsmængde Anvendelse af økologiske alternativer til konventionelle produkter At leverandøren arbejder med miljøledelse Mange af kommunens indkøb vil automatisk være omfattet af nationale love og regler på miljøområdet. F.eks. vil reglerne for brug af tilsætningsstoffer i fødevarer være gældende, uanset hvad kommunen i øvrigt måtte stille af krav. Kommunen bør altid sikre sig, at leverandørerne er opmærksomme på gældende love og regler. Kommunen vil så vidt muligt henvise til miljømærkninger, standarder eller certificeringer, når kommunen køber ind. Miljømærker og standarder udgør en præcis målestok for, om kommunen reelt får det produkt, der betales for. Kommunen kan f.eks. stille krav om, at produkter skal være svanemærkede eller have Dansk Standards DS-klassificeringer, ligesom kommunen vil kunne stille krav om, at leverandøren har miljøledelses- og kvalitetssikringscertificeringer. 1.4 Hensigtsmæssig forvaltning Udbuds- og indkøbspolitikken skal sikre kommunen kommercielt og juridisk ved kommunens indkøb fra private leverandører. Den overordnede målsætning for hensigtsmæssig forvaltning hviler på følgende principper, som altid skal indgå i vurderingen forud for alle kommunale indkøb: Økonomisk ansvarlig forvaltning Optimering af kvalitet Minimering af risici Overholdelse af love og regler Økonomisk ansvarlig forvaltning Kommunen skal sikre, at der indkøbes på en økonomisk saglig og forsvarlig måde, således at kommunen opnår det fastlagte serviceniveau på den økonomisk mest fordelagtige måde. Kommunen har en naturlig interesse i at opnå de bedst mulige priser. Hensynet til prisen skal derfor altid indgå i vurderingen af indkomne tilbud og skal som hovedregel altid vægtes højest. Ved EU-udbud, hvor prisen ikke vægtes højest, skal der foreligge en eksplicit beslutning, der er truffet af direktionen eller det politiske niveau. Kommunen bør vurdere totalomkostningerne ved et givent indkøb. Det betyder, at både indkøbsprisen og de årlige omkostninger forbundet med indkøbet, f.eks. løbende energiudgifter, service- og vedligeholdelsesaftaler mv., skal indgå i vurderingen. Kommunen skal herudover sikre, at leverandørerne driver deres virksomhed på en måde, som lever op til god skik for den pågældende branche og for etisk korrekt virksomhedsdrift i øvrigt. Optimering af kvalitet Kommunen skal så vidt muligt sikre, at kvaliteten optimeres i forbindelse med indkøb, dvs. vurdere, hvilken kvalitet, der samlet set opfylder kommunens behov og vedtagne serviceniveauer bedst muligt. Udbuds- og indkøbspolitik Side 5 af 10
Minimering af risici Kommunen har som hovedregel ingen myndighed eller instruktionsbeføjelse i forhold til private leverandører. Det betyder, at kommunen i det løbende samarbejde med leverandørerne er afhængig af det konkrete kontraktgrundlag. Ved alle indkøb skal risici vurderes og afspejles i det konkrete kontraktgrundlag. Endvidere skal der ske en løbende og kontinuerlig opfølgning på indgåede aftaler. Overholdelse af love og regler Kommunens indkøb og aftaleindgåelse er omfattet af en række love og processuelle regler, afhængig af, hvad der købes. Reglerne om kommunens måde at købe ind på findes bl.a. i udbudsloven, tilbudsloven, forvaltningsloven og i kommunalfuldmagtsreglerne. Derudover er der en omfattende retspraksis på området. 1.5 Inddragelse af det lokale erhvervsliv Kommunen har en naturlig interesse i et stærkt lokalt erhvervsliv. Indenfor rammerne af de relevante love og regler vil kommunen arbejde for, at lokale virksomheder får mulighed for at afgive tilbud i forbindelse med kommunens indkøb. Det lokale erhvervslivs deltagelse i kommunens udbud sikres bl.a. ved, at alle EU-udbud annonceres på kommunens hjemmeside, ligesom aktuelle udbud kan annonceres i lokale medier. På kommunens hjemmeside offentliggøres desuden den udbudsplan, som direktionen vedtager hvert år. Kommunen kan også foretage en opdeling af de udbudte opgaver, som sikrer mindre virksomheder mulighed for at deltage i konkurrencen. Kommunens udbud giver endvidere mulighed for tilbud fra konsortier., dvs. at mindre virksomheder kan afgive tilbud i fællesskab. Kommunen skal indhente tilbud fra lokale leverandører, hvis det er muligt. F.eks. hvis værdien af det indkøbte giver mulighed for, at kommunen selv kan vælge hvilke leverandører, der må afgive tilbud. 2. Kommunens organisering og samarbejder 2.1. Centralt indkøbs- og udbudsteam Kommunen har et central indkøbs- og udbudsteam, som kan rådgive og vejlede om alle former for udbud og indkøb, herunder rådgive om kontrakter og styring af disse. Teamet skal understøtte Kommunens fagcentre i at foretage de bedst mulige indkøb. Den løbende drift, de konkrete indkøb og daglige bestillinger foretages af medarbejderne på institutionerne og i de enkelte centre. For enkelte kategorier af indkøb kan bestilling og betaling dog udelukkende ske centralt, f.eks. indkøb af telefoner. Dette besluttes særskilt af direktionen. Når medarbejderne indgår kontrakter, skal der altid sendes en kopi af kontrakten til indkøbsog udbudsteamet. 2.2 Indkøbsforum Kommunen har et tværgående indkøbsforum, som udover Indkøbs- og udbudsteamet, fortrinsvis består af afdelingsledere fra fagcentrene. Udbuds- og indkøbspolitik Side 6 af 10
Hensigten er at sikre en fokuseret indsats, hvor kommunen fortrinsvis konkurrenceudsætter opgaver, der giver økonomisk og/eller kvalitativ merværdi for de enkelte centre. Forummets opgave er bl.a. at udvælge emner til Kommunens udbudsplan, at sikre øget brug af centrale indkøbsaftaler, samt fastlægge rammerne for gevinstrealisering ved udbud. 2.3 Indkøbssamarbejder og partnerskaber Kommunen tiltræder som udgangspunkt alle forpligtende aftaler udbudt gennem Statens- og Kommunernes Indkøbsservice (SKI), med mindre saglige grunde i mod. SKI-aftalerne dækker som hovedregel alle standardiserede varekøb og simplere tjenesteydelser, hvor de kvalitative krav ikke er specifikke for hver enkelt kommune, og hvor indkøbsvolumen er afgørende for at opnå de bedste priser og aftaleforhold i øvrigt. Kommunen er derudover en del af det fælleskommunale Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN), som også består af Allerød, Ballerup, Bornholm, Fredensborg, Frederikssund, Furesø, Gribskov, Halsnæs, Helsingør, Hillerød og Hørsholm kommuner. Her udbyder kommunerne en del af deres indkøb sammen. Kommunen er også en del af Partnerskab for Grønne Offentlige Indkøb. Partnerskabet er forankret i Miljøstyrelsen og omfatter bl.a. København, Århus, Odense, Herning, Sønderborg og Frederiksberg kommuner og VandCenter Syd i. Partnerskabet har til formål at øge fokus på miljørigtige indkøb. Hvert år fastsætter partnerskabet en række mål, f.eks. om brændstofreduktioner og energisparemål i nybyggeri, som medlemmerne skal opfylde de kommende år. Kommunen indgår herudover i Gate 21, der er et partnerskab mellem en række kommuner, virksomheder og forskningsinstitutioner. I innovative samarbejder udvikles der her ambitiøse løsninger på kommunernes klima- og energimæssige udfordringer. 3. Udbuds- og indkøbsprocessen I princippet kan alt udbydes, bortset fra myndighedsopgaver, som populært sagt er opgaver, hvor kommunen træffer afgørelser med retsvirkning for borgere og/eller virksomheder. Visse udbud skal godkendes politisk, før de iværksættes. Nedenfor gennemgås de væsentligste processer, når vi udbyder opgaver og køber ind. Kommunens prokuraregler, dvs. reglerne for at foretage indkøb på kommunens vegne i den daglige drift, indgår ikke som en del af denne politik. For disse regler henvises til Principper for økonomistyring for Egedal Kommune. 3.1 Udbudsplanen Indkøbsforummet vedtager hvert år en prioriteret udbudsplan, der forelægges Direktionen. Planen indeholder de konkrete udbud, kommunen agter at udbyde det pågældende år. Udbudsplanen omfatter primært varekøb og køb af tjenesteydelser. Ved bygge- og anlægsopgaver er udbuddet typisk forudsat i forbindelse med vedtagelse og frigivelse af en budget- eller anlægsbevilling. Udbudsplanen er vejledende og beskriver kort genstanden for udbuddet, den forventede tidshorisont og hvilket center, der er ansvarlig for udbuddet. Udbudsplanen offentliggøres på kommunens hjemmeside. 3.2 Hvad, hvornår og hvordan skal der købes ind? Som hovedregel skal alle indkøb udbydes, medmindre kommunen selv ønsker at udføre opgaven. Som udgangspunkt bør kommunen foretage en markedsdialog forinden et indkøb. Udbuds- og indkøbspolitik Side 7 af 10
Markedsdialogen er et vigtigt redskab til at sikre den mest effektive konkurrence om en offentlig kontrakt. Kommunen kan bl.a. rådføre sig med potentielle tilbudsgivere ift. udarbejdelsen af udbudsmaterialet, eller for at få indsigt i, om der er opstået nye måder at løse opgaven på. Værdien af indkøbet er det væsentligste parameter for, hvilken procedure kommunen skal følge, når kommunen køber ind. Værdien findes ved at foretage et sagligt skøn over, hvad indkøbet/kontrakten er værd. I dette skøn skal kommunen indregne samtlige muligheder for tilkøb og eventuelle forlængelser af aftaleforholdet. Hvis værdien af indkøbet er over 100.000 kr. ekskl. moms, indhentes der minimum 2 tilbud. Alle indkøbsaftaler indgået efter et EU-udbud er som udgangspunkt obligatoriske, dvs. at alle enheder omfattet af aftalen skal foretage deres indkøb hos den eller de valgte leverandør(er). Køb af vare- og tjenesteydelser Indkøbet har en værdi af 0 499.999 kr. ekskl. moms Kommunen skal følge de forvaltningsretlige principper, herunder princippet om økonomisk forsvarlig forvaltning. Firkantet sagt skal den sunde fornuft råde. Indkøbet har en værdi af 500.000 1.500.000 kr. ekskl. moms Kommunen skal følge procedurereglerne i udbudslovens afsnit V. Dette kræver, at kommunen sikrer sig, at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår. Det sikres på én af følgende måder: 1. gennemføre en markedsafdækning og på grundlag af denne indhenter ét tilbud 2. indhente 2 eller flere tilbud 3. annoncere elektronisk efter interesserede leverandører Indkøbet har en værdi på eller over 1,5 mio. kr. ekskl. moms Ved indkøb over EU s tærskelværdier skal udbudslovens afsnit II overholdes. Dette kræver, at kommunen overholder de formelle processuelle regler for gennemførslen af EU-udbud. Der findes forskellige former for udbud, bl.a. offentligt udbud, begrænset udbud, udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog og innovationspartnerskaber. Indkøb af sociale og andre særlige tjenesteydelser Hvis værdien af indkøbet af f.eks. uddannelse/kurser, private hjemmehjælpere eller aktiveringsforløb for arbejdsløse overstiger 5,6 mio. kr. ekskl. moms, skal kommunen gennemføre et såkaldt light-udbud efter udbudslovens afsnit III. Indkøbet kan have interesse for udenlandske virksomheder Hvis kommunen vurderer, at det er sandsynligt, at en eller flere udenlandske virksomheder vil være interesserede i at byde på kontrakten, skal reglerne i udbudslovens afsnit IV følges uanset indkøbets værdi. I så fald er der bl.a. annonceringspligt, krav om procedure for tildeling og underretningspligt. Køb af bygge- og anlægsopgaver Bygge- og anlægsopgaven har en værdi under 300.000 kr. ekskl. moms Kommunen er ikke forpligtet til at følge en bestemt procedure ved købet af den pågældende bygge- eller anlægsopgave. Det er dog altid et krav, at minimum 2 medarbejdere, hvoraf 1 skal være leder, godkender indkøbet, forinden det foretages, hvis indkøbet har en samlet værdi af over 100.000 kr. ekskl. moms. Udbuds- og indkøbspolitik Side 8 af 10
Bygge- og anlægsopgaven har en værdi af 300.000-3 mio. kr. ekskl. moms Kommunen kan vælge at indhente tilbud via underhåndsbud eller foretage en egentlig licitation. Ved indhentning af underhåndsbud kan kommunen kontakte 2-4 leverandører og bede dem om at afgive et tilbud uden at gennemføre en egentlig udbudsprocedure. Der er dog nogle minimumsregler for proceduren ved underhåndsbud. Bygge- og anlægsopgaven har en værdi af 3-39 mio. kr. ekskl. moms Kommunen er forpligtet til at foretage en licitation af opgaven i henhold til reglerne i tilbudslovens afsnit 1. Bygge- og anlægsopgaven har en værdi på eller over 39 mio. kr. ekskl. moms Ved indkøb over EU s tærskelværdier skal udbudslovens afsnit II overholdes. Dette kræver, at kommunen overholder de formelle processuelle regler for gennemførslen af EU-udbud. Der findes forskellige former for udbud, bl.a. offentligt udbud, begrænset udbud, udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog og innovationspartnerskaber. Ring til en ven Udbudsteamet kan altid rådgive om gældende regler. 3.3. Udlicitering Før et udbud medfører udlicitering, dvs. privatisering af kommunale opgaver, skal der tages særlige forholdsregler. Dette gælder især, hvis udbuddet berører kommunale medarbejderes arbejdsområde, dvs. hvis den udbudte opgave udføres helt eller delvist af kommunalt personale, f.eks. administrative opgaver, driftsopgaver m.m. Kontrolberegning forinden optagelsen på udbudsplanen Forinden et udbud, der berører kommunale medarbejderes arbejdsområde, kan optages på udbudsplanen, skal fagcenteret have foretaget en kontrolberegning. Kontrolberegningen skal være en aktiv revurdering af den eksisterende opgaveløsning. Kontrolberegningen skal vise, om kommunen gennem effektiviseringer og tilpasninger med fordel kan beholde opgaven in-house, dvs. at udførslen af opgaven forbliver hos kommunen og ikke sendes i udbud. Kontrolberegningen kan naturligvis også vise, at den nuværende kommunale opgaveløsning er optimal og ikke kan effektiviseres. Kontrolberegningen skal have en ledelsesmæssig forankring i det center, der har budgetansvaret for den pågældende opgave. Høring af relevante MED-udvalg Forinden et udbud, der berører kommunale medarbejderes arbejdsområde, kan optages på udbudsplanen, skal der tillige ske en høring af det relevante MED-udvalg. Det er op til det enkelte fagcenter at inddrage de relevante MED-udvalg. Beskyttelse af overdragne medarbejdere Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (VOL) er gældende for et udbud, hvor kommunale medarbejderes arbejdsområde overdrages til en ny arbejdsgiver. VOL indeholder en beskyttelse af overdragne medarbejdere, således at disse sikres uændrede lønog ansættelsesvilkår efter overdragelsen. Beskyttelsen gælder i løbende overenskomstperiode. I udbudsmaterialet skal der altid fastlægges en procedure for overdragelse af medarbejderne. Kommunen skal vurdere, om der skal ske overdragelse af eventuelle stillinger på særlige vilkår, som evt. er omfattet af udbuddet, jf. principperne i VOL. Udbuds- og indkøbspolitik Side 9 af 10
Det er bl.a. et krav, at den virksomhed, der overtager opgaven, skal forberede en række informationsmøder med medarbejderne i umiddelbar forlængelse af den formelle overtagelse regnet fra indgåelse af kontrakten. Derudover skal den nye leverandør informere den enkelte medarbejder om den forventede fremtidige tilrettelæggelse af vedkommendes arbejdsopgaver. Kontrolbud Hvis et udbud medfører udlicitering af kommunale opgaver, skal der konkret tages stilling til, om kommunen selv har lyst til at byde på opgaven. I et sådant tilfælde skal udbudsprocessen tilrettelægges således, at kommunen kan afgive et kontrolbud. Et kontrolbud betyder, at kommunen afgiver et tilbud på lige vilkår med de private virksomheder. Under hensyn til de almindelige habilitetsregler må personer, der deltager i udarbejdelsen af et kontrolbud, ikke samtidig medvirke ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet eller på anden måde have bestemmende indflydelse på udbudsprocessen. Kontrolbuddet indgår i tilbudsevalueringen på lige fod med andre indkomne tilbud. Såfremt det vurderes, at kommunen har afgivet det bedste tilbud, vil opgaven blive beholdt i kommunalt regi under de forudsætninger, som er givet i kontrolbuddet. Udbuds- og indkøbspolitik Side 10 af 10