Systemets baggrund og indhold I primærproduktionen inden for dansk landbrug har man i stort omfang ensartede produktionsformer, og man har på mange områder udviklet fælles principper til at håndtere mange forhold vedrørende produktionerne. Dansk landbrug stræber efter, at erhvervets produkter skal være af høj kvalitet, herunder også fødevaresikkerhedsmæssigt samtidig med, at der skal tages hensyn til miljøet. Dette har også en stigende bevågenhed hos aftagere og forbrugere af landbrugets produkter. Erhvervet har behov for selv at kunne dokumentere den kvalitet, der er i produkterne og deres tilblivelse. Samtidig vil man kunne dokumenter, at der tages hensyn til de påvirkninger, som produktionerne har på miljøet, og i øvrigt vil man gerne imødekomme aftagernes krav til både produktionsforhold og produkter. Det er i lyset af disse forhold, at dette ledelsesværktøj til bedriften er etableret. Det er et værktøj for primærproducenten til at kunne dokumentere den systematiske driftsledelse og egenkontrol, der er nødvendig i relation til myndigheder og kunder. Egenkontrolsystemet er opbygget i overensstemmelse med internationale standarder for kvalitetsstyring og miljøledelse. Den enkelte producent har mulighed for at anvende systemet fuldt ud på begge områder og opnå certificering. Systemet kan også opdeles, så det etableres på et grundlag, der er mest hensigtsmæssigt for den enkelte producent og de markedsmæssige forhold, der påvirker afsætningen af bedriftens produkter. Dette egenkontrolsystem kan danne basis for konceptproduktioner etableret af aftagere. Systemet består af to dele: En Rammeløsning, der beskriver de krav og retningslinier, der er fælles og ens for alle. En individuel del, der med udgangspunkt i Rammeløsningen, beskriver styringen af de aktuelle forhold på bedriften. Disse to dele tilsammen udgør driftsledelsessystemet på bedriften. Rammeløsningen vedligeholdes centralt på Landbrugets Rådgivningscenter af en Brugergruppe bestående af repræsentanter for de bedrifter, der benytter denne. Den individuelle del vedligeholdes på bedriften, hvor ledelsen har ansvaret for systemet. 1. Rammeløsningen Rammeløsningen giver mulighed for at etablere et egenkontrolsystem efter egne ønsker og behov. Rammeløsningen består af en basisdel, der beskriver systematisk driftsledelse generelt, fagprocedurer, der beskriver myndighedskrav og god praksis i de enkelte driftsgrene, samt afsnit Dato: 01.07.02 Rammeløsning Side 1 af 5
om kvalitetsstyring og miljøledelse. Basisdelen indeholder de krav, der er ens, uanset hvilket grundlag der benyttes for opbygning af systemet. Basis Fælles for alle Kvalitetsstyring DS/EN ISO 9001:2000 Miljøledelse DS/EN ISO 14001:1996 Fødevaresikkerhed HACCP/DS 3207 Planteproduktion Svineproduktion Kvægproduktion 2. Basis Basisdelen er fælles for alle, og beskriver de krav, der generelt er til produktionen og til beslutninger og beskrivelser i den individuelle del. Basisdelen er opbygget i relation til hovedprocesserne på en landbrugsbedrift, og stiller krav til: Beskrivelse af virksomheden i et Virksomhedsgrundlag og Produktionsgrundlag for de driftsgrene, der er omfattet af systemet. Overordnede beskrivelser af hovedprocesserne, der indeholder krav til indhold i den individuelle del: Planlægning, der giver plan for produktionen Produktion, der giver produkter og registreringer opdelt i driftsgrene Opfølgning, der giver beslutninger om forbedringer Som input til processerne er der Virksomhedsgrundlag og Produktionsgrundlag samt krav fra kunder/aftagere. Som væsentligste output fra hovedprocesserne er produktet afleveret til kunden og dokumentation (arkivmateriale). Dato: 01.07.02 Rammeløsning Side 2 af 5
Sammenhæng imellem hovedprocesserne Virksomheden Produktionsgrundlag Forudsætninger Planlægning Beslutning Krav Kunde Plan Tilfredshed Produkt Opfølgning Registreringer Produktion 3. ISO standarder I Rammeløsningens afsnit om kvalitetsstyring og miljøledelse er de supplerende krav til, hvad der skal beskrives, og hvad der skal besluttes yderligere i forhold til Basisdelen. Der skal ikke etableres et afsnit om kvalitetsstyring i den individuelle del, men blot suppleres med de beskrivelser og forhold, der allerede er etableret. Af systemets omfang i Virksomhedsgrundlaget vil det fremgå, hvilke standarder systemet er opbygget i overensstemmelse med. De yderligere krav er beskrevet således, at man ved indførelsen af disse i bedriftens ledelsessystem og i produktionen har et certificerbart system i forhold til de valgte standarder. I afsnittene om kvalitetsstyring og miljøledelse er det beskrevet, hvilke forhold der er nødvendige at tage hensyn til (eventuelt beskrive yderligere), når man vælger, at systemet skal omfatte det pågældende område. Beskrivelserne sikrer, at efterlevelse af kravene i den individuelle del gør, at systemet etableres på et certificerbart niveau. Kravene er beskrevet, så systemet opbygges i overensstemmelse med følgende standarder, alt efter tilvalg på den enkelte bedrift: Dato: 01.07.02 Rammeløsning Side 3 af 5
DS/EN ISO 9001:2000 Kvalitetsstyringssystemer Systemkrav DS/EN ISO 14001:1996 Miljøsystemer Beskrivelse af krav med råd om anvendelse Beskrivelse af kravene er suppleret med en Vejledning til ledelsen, der kan anvendes i forbindelse med opbygning og forbedring af systemet på bedriften Generel undtagelse vedrørende DS/EN ISO 9001:2000, pkt. 7.3: Produktudvikling Dette er en generel undtagelse, der gælder alle bedrifter, idet nyudvikling og konstruktion af produkter sker for landbrugets vedkommende overvejende i forbindelse med forskning, forsøg og forædling. Det er som hovedregel ikke den enkelte bedrift, der arbejder med produktudvikling. Hvis der på bedriften arbejdes med produktudvikling og konstruktion fremgår dette af systemets gyldighedsområde. Ledelsen sikrer, at standardens krav vedrørende produktudvikling opfyldes. (Vejledningen vil blive udbygget med dette, når det er aktuelt). Alternativt kan beskrivelsen af hovedprocessen Udvikling af nye produkter fra Rammeløsning-landbrugscentre anvendes og implementeres. Rammeløsningen er forberedt til, at også andre relevante standarder kan indpasses i systemet, f.eks. fødevaresikkerhed eller energiledelse. 4. Individuel del Når Rammeløsningen anvendes ved opbygning af den individuelle del, er der sammenhæng imellem målsætningen med bedriften, valgte standardkrav, de krav der stilles fra myndigheder og kunder, de ressourcer der er til rådighed, og de resultater der skabes. Det er ledelsen på bedriften, der har ansvaret for opbygningen af den individuelle del, og at denne er hensigtsmæssig at anvende både for ledelse og eventuelle medarbejdere. Den individuelle del supplerer Rammeløsningen og består foruden de overordnede beskrivelser af fagprocedurer, instruktioner, skemaer og øvrige hjælpemidler samt produktstandarder, hvor det er relevant. Til opbygning af den individuelle del benyttes afsnit 18 Systemopbygning og vedligehold. 5. Systemoversigt I det efterfølgende skema er vist sammenhængen imellem basisdelen, hovedprocesser og de systemstandarder, der kan vælges. Skemaet viser, hvad den individuelle del skal indeholde i relation til hovedprocesserne, og hvilke supplerende krav der er til beskrivelser og dokumentation. Dato: 01.07.02 Rammeløsning Side 4 af 5
Omfang Proces Grundlag Planlægning Basis driftsledelse Bedriften Vision/politik Systemomfang Forpligtelser til at overholde lovgivning Organisation Håndtering af leverandører, vikarer, maskinstation mv. Styring af dokumenter Ajourføring med lovgivning Pr. driftsgren Produktionsgrundlag Eventuelle faste aftaler Plan for produktion Produktionsomfang Mål Fagprocedure Styring af produktion Plan for kontrol og opfølgning på produktion Registrering af afvigelser og iværksatte handlinger Håndtering af afvigende produkter Krav til indkøb Øvrige aftaler Vedligehold Produktion Gennemførelse af planlagte aktiviteter i fagprocedure Systemoversigt Kvalitet IS0 9001 Supplerende krav Kvalitetspolitik Forpligtelse til løbende forbedring af systemet Kundefokus ved specialprodukter Kvalitetsmål Handlingsplaner Miljø ISO 14001 Supplerende krav Miljøpolitik Forpligtelse til løbende forbedring og forebyggelse af forurening Miljøgennemgang Væsentlige miljøpåvirkninger Beredskabsplaner Miljømålsætning Miljømål Handlingsplaner Styringspunkter for kvalitet Modtagekontrol indkøb Styringspunkter for miljøpåvirkninger Opfølgning Løbende opfølgning på produktionen som planlagt Ledelsens evaluering Intern audit Opfølgning på: - Afvigelser - Korrigerende handlinger - Forebyggende handlinger Opfølgning på tilbagemeldinger fra kunder, f.eks.: - Afregninger - Statistikker vedrørende leveringer - Kontrolrapporter - Analyseresultater Opfølgning på henvendelser vedrørende miljø Version 1/01 Dato: 01.07.02 Rammeløsning Side 5 af 5