EU-UDBUD Tjenesteydelser Udbud med forhandling efter udbudslovens afsnit III På levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp til KomUdbud Juni 2017
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 2. Ordregiver... 4 2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus... 5 2.2 Udbudsansvarlig... 5 3. Udbuddets omfang... 6 4. Tidsplan... 7 5. Spørgsmål... 7 6. Udelukkelse og egnethed... 7 6.1 Tilbudsgivers personlige forhold... 7 6.2 Økonomisk og finansiel formåen... 8 6.3 Teknisk og/eller faglig formåen... 8 7. Aftalevilkår... 8 8. Tilbud... 8 8.1 Flere tilbud... 8 8.2 Alternative tilbud... 8 9. Tildelingskriterium og underkriterier... 8 10. Afgivelse af tilbud... 9 10.1 Frister og formkrav... 9 10.2 Forhandlingsmøder... 9 10.3 Vedståelsesfrist... 9 11. Tilbuddets indhold... 10 11.1 Tilbuddets indhold... 10 11.2 Sprog... 10 11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud... 10 11.4 Tilbudsgivers forbehold... 10 11.5 Ordregivers forbehold... 10 12. Tilbudsevaluering... 11 12.1 Tildelingskriterium og underkriterier... 11 12.2 Forbehold og konditionsmæssighed... 11 12.3 Udelukkelse og egnethed... 11 13. Orientering om resultatet af udbuddet... 11 14. Aktindsigt... 11 Udkast til rammeaftale... 12 1. Parterne... 13 2. Aftalegrundlag... 13 2.1 Rammeaftalens grundlag... 13 2.2 Ændringer... 13 3. Aftaleperiode... 14 4. Rammeaftalens omfang... 14 4.1 Omfang... 14 4.2 Ændringer af aftalens omfang... 14 5. Samarbejde... 15 5.1 Kontaktpersoner og udskiftning af medarbejdere... 15 5.2 Sprog... 15 5.3 Statusmøder... 15 6. Kvalitet... 15 6.1 Generelt... 15 6.2 Autorisation... 16 6.3 Kvalitetssikring... 16 Side 2/51
6.4 Implementering... 16 7. Priser og prisregulering... 16 7.1 Pris... 16 7.2 Prisregulering... 17 8. Bestilling... 17 9. Levering... 17 10. Fakturering... 19 11. Rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager... 20 12. Betalingsbetingelser... 21 13. Statistik... 21 14. Leverandørens misligholdelse... 21 15. Klagebehandling... 23 16. Force majeure... 23 17. Forsikring... 24 18. Overdragelse... 24 18.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser... 24 18.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter... 24 19. Aftaleophør... 25 20. Tredjemandsrettigheder... 25 21. Underleverandører... 25 22. Bonus og godtgørelse... 25 23. Tavshedspligt... 25 24. Databehandling... 26 25. Lovvalg og værneting... 26 26. Underskrifter... 27 Bilag 1 Kravspecifikation... 28 Bilag 2 Tilbudsliste... 32 Bilag 3 Kommunespecifikke oplysninger... 33 Bilag 4 Eksempel på hvordan statistikken kan udformes... 50 Bilag 5 Referenceliste... 51 Side 3/51
1. Indledning Udbuddet vedrører levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver). Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. Udbudslovens afsnit III (LOV nr. 1564 af 15.12.2015). Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser Udkast til rammeaftale med bilag (herunder kravspecifikation og tilbudsliste) Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet. Udbudsmaterialet er offentliggjort på/via KomUdbuds hjemmeside (www.komudbud.dk). 2. Ordregiver "KomUdbud" er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage for rammeaftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen for en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen. Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale. Side 4/51
2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus Kommune: Forventet volumen (årlig): Deltagelse pr. (dato): Antal medarbejdere, der er omfattet af ordningen Antal sager Psykologisk rådgivning/ krisehjælp Esbjerg 773.978 01.01.2018 11.000 160/34 Fredericia 565.411 01.10.2018 67/77 Ikast-Brande 525.000 01.01.2018 3.500 129/8 Middelfart 31.192 01.01.2018 3700 0/12 (kun krisehjælp) Odense 1.059.000 Krisehjælp: 13.600 275/114 01.09.2020 Psykologisk rådgivning: 01.01.2020 Vejle 645.808 01.01.2018 10.000 203/43 Indmeldt årlig volumen i alt: 3.600.389 Årsagsfordeling: Årsag Esbjerg Fredericia Ikast-Brande Odense Vejle Funktionsproblemer 9 4 9 102 8 Fyring 5 3 1 0 7 Samarbejdsproblemer 6 4 5 99 13 Voldsomme hændelser 40 13 4 72 51 Andre personlige 15 10 6 39 53 problemer Stress/udbrændthed 59 25 50 77 51 Andet 13 8 31 0 0 Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af www.komudbud.dk. Det vurderes, at andelen af sager, hvor der gennemføres trepartssamtaler, vil udgøre ca. 10 %. Estimatet er ikke bindende for ordregiver. 2.2 Udbudsansvarlig KomUdbud, ved Vejle Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud v/vejle Kommune Skolegade 1 7100 Vejle Att.: Lina Elkær (linas@vejle.dk). Side 5/51
Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til pkt. 5. 3. Udbuddets omfang Udbuddet vedrører indkøb af psykologisk rådgivning og krisehjælp til samtlige ordregivers enheder og institutioner. Udbuddet omfatter psykologisk bistand og rådgivning til ordregivers medarbejdere i forbindelse med aktuelle psykosociale problemer, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder alvorlige arbejdsrelaterede hændelser som stress, chikane, mobning, udbrændthed, omstruktureringer, fyringer, ulykker, dødsfald, vold eller trusler. Udbuddet omfatter også psykologisk bistand i forbindelse med private hændelser, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder dødsfald, alvorlig sygdom, skilsmisse, sociale problemer, misbrug (alkohol, medicin, ludomani), juridiske og økonomiske problemer. (Ønsker enkelte kommuner ikke at medtage private hændelser vil det fremgå af de kommunespecifikke oplysninger, bilag 3). Formålet med at yde medarbejderne psykologisk rådgivning er at fastholde de ansatte i beskæftigelse ved at undgå længerevarende fravær med risiko for udstødning af arbejdsmarkedet. Ved psykologisk krisehjælp (nedenfor alene benævnt krisehjælp) forstås akut psykologisk bistand, der ydes i forbindelse med voldsomme og traumatiske hændelser eksempelvis situationer, hvor medarbejderen har været udsat for trusler, vold, overfald, voldsomme arbejdsulykker, trafikuheld eller lignende, der har udløst en choktilstand hos medarbejderen. Aftalen deles ikke op i mindre delaftaler grundet den begrænsede omsætning på området. Endvidere er det helt essentielt for ordregivers brugere, at der etableres én indgang til psykolog- og krisehjælp, idet ydelserne er nært beslægtede (ordregiver vil ikke altid selv være i stand til at vurdere, hvilken ydelse, der skal bevilges). Endeligt vil krisehjælpssager ofte afsluttes/efterfølges af psykologisk rådgivning, hvor det kan være ønskeligt, at forløbet fortsætter ved den samme psykolog. For nærmere beskrivelse af de udbudte ydelser, herunder de mindstekrav ydelserne skal opfylde, henvises til kravspecifikationen (bilag 1). Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten. Igangværende forløb bliver som udgangspunkt ikke overdraget fra tidligere leverandør. Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 4 år. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. 3. Side 6/51
4. Tidsplan Offentliggørelse: 29. juni 2017 Spørgefrist: 22. august 2017 kl. 9:00 Svarfrist: 23. august 2017 Frist for aflevering af indledende bud: 30. august 2017 kl. 12:00 Forhandlingsmøder (jf. punkt 10.2) 6. september Frist for aflevering af endeligt tilbud: 12. september Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge 41 2017 Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Uge 43 2017 Leveringsstart: 1. januar 2018 5. Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes pr. mail til linas@vejle.dk. Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via KomUdbuds hjemmeside (www.komudbud.dk). 6. Udelukkelse og egnethed Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. Tilbudsgiver skal vedlægge de i pkt. 6.1 til 6.3 krævede oplysninger til sit tilbud. 6.1 Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver må ikke være omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1 til 3 og 136 samt de frivillige udelukkelsesgrunde i 137, stk. 1, nr. 1, 3 og 5. Der vil ske udelukkelse af tilbudsgiveren, såfremt tilbudsgiveren ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som fremgår af Udbudslovens 135, stk. 1 til 3, 136 samt 137, stk. 1, nr. 1,3 og 5, herunder at der kan påvises en interessekonflikt, en konkurrencefordrejning som følge af forudgående Side 7/51
inddragelse, eller at der er afgivet groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller at tilbudsgiveren ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene. Bekræftelse kan ske vi fremsendelse af serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten må ikke være mere end 6 måneder gammel. 6.2 Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142: Tilbudsgiver skal oplyse egenkapital for de sidste 2 afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal som minimum være positiv, for at tilbudsgiver kan komme i betragtning. Tilbudsgiver skal i sit tilbud oplyse egenkapital for de sidste 2 afsluttede regnskabsår. 6.3 Teknisk og/eller faglig formåen Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens 143: Tilbudsgiver skal have minimum 3 års erfaring på markedet for psykologisk rådgivning og krisehjælp. Referencer for de betydeligste sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste 3 år, med beskrivelse af leverancer. Der skal minimum angives 2 sammenlignelige referencer i relation til både psykologisk rådgivning og krisehjælp; ifald de anførte referencer ikke vedrører begge områder, skal der således anføres 2 af hver (med sammenlignelig menes kunder af minimum kommunal størrelse). Tilbudsgiver skal udfylde og medsende tilbuddet bilag 5 Referenceliste. 7. Aftalevilkår Den udbudte aftale indgås på de vilkår, der fremgår af det vedlagte udkast til rammeaftale. 8. Tilbud 8.1 Flere tilbud Der kan ikke afgives mere end et tilbud. 8.2 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 9. Tildelingskriterium og underkriterier Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder den økonomisk mest fordelagtige pris. Ved den økonomisk mest fordelagtige pris forstås den lavest tilbudte kontraktsum, jf. tilbudsskemaet celle M16. Side 8/51
10. Afgivelse af tilbud 10.1 Frister og formkrav Tilbud (både det indledende og det endelige) skal afleveres i ét eksemplar på USB-stick. Tilbud skal mærkes Tilbud Psykologisk rådgivning og krisehjælp og Tilbuddet må kun åbnes af Konkurrenceudsættelse. Forsendelsen skal være lukket. Tilbud (både det indledende og det endelige) skal være ordregiver i hænde inden de i tidsplanen angivne frister for aflevering af bud på følgende adresse: Vejle Kommune Skolegade 1 7100 Vejle Att. Lina Elkær, lokale 2220 Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbud når rettidigt frem. 10.2 Forhandlingsmøder Forhandlingsmødet tager udgangspunkt i leverandørens tilbud. Ordregiver vil præcisere tilbuddets styrker og svagheder, med det formål at opnå bedst mulig konkurrence blandt de aktuelle tilbudsgivere. Ordregiver forbeholder sig ret til at acceptere det indledende tilbud, hvorved forhandlingsrunden udgår. Forhandlingsmøder vil blive afholdt med hver enkelt tilbudsgiver. Forhandlingsmøderne vil blive afholdt den 6. september 2017 på følgende adresse: Vejle Kommune Skolegade 1, 2 sal. 7100 Vejle Mødelokale 4 (eksakt mødetidspunkt fremsendes i forlængelse af tilbudsfristen). Efter afslutningen af forhandlingsmødet, vil der blive tilsendt mødereferat fra de enkelte forhandlingsmøder til de aktuelle tilbudsgivere. Bekræft venligst antallet af deltagere til forhandlingsmødet senest d. 3. september 2017 til Lina Elkær på linas@vejle.dk. 10.3 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen. Side 9/51
11. Tilbuddets indhold 11.1 Tilbuddets indhold Det indledende tilbud skal indeholde følgende: Serviceattest (eller lign.) fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten må ikke være mere end 6 måneder gammel. Oplysning om tilbudsgivers egenkapital for de sidste 2 afsluttede regnskabsår. Udfyldt referenceliste (bilag 5). Udfyldt tilbudsliste (bilag 2). Det endelige tilbud skal indeholde følgende: Evt. opdateret (/hvis der er ændringer) Serviceattest (eller lign.) fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten må ikke være mere end 6 måneder gammel. Evt. opdateret (/hvis der er ændringer) oplysning om tilbudsgivers egenkapital for de sidste 2 afsluttede regnskabsår. Evt. opdateret (/hvis der er ændringer) referenceliste (bilag 5). Udfyldt tilbudsliste (bilag 2). 11.2 Sprog Tilbuddet skal være på dansk. 11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. 11.4 Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver opfordres til at få eventuelle uklarheder afklaret i spørgsmål/svarrunden. Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ifald et tilbud indeholder forbehold, vil tilbudsgiver blive gjort opmærksom herpå til forhandlingsmødet og herved have mulighed for at undtage forbeholdet i det endelige tilbud. Ifald forhandlingsrunden udgår, jf. punkt 10.2, kan et ukonditionsmæssigt tilbud ikke tages i betragtning. 11.5 Ordregivers forbehold Den estimerede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsernes fortsatte bevilling på det pågældende område i aftaleperioden. Sager, hvor samtalerne er påbegyndt inden 1. januar 2018, er ikke pr. automatik omfattet af denne aftale. Side 10/51
12. Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter: 12.1 Tildelingskriterium og underkriterier Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale. Rammeaftale tildeles den tilbudsgiver, der afgiver den laveste tilbudssum, jf. celle M16 i tilbudslisten. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte endelige tilbud (det indledende tilbud, hvis dette antages) inkl. bilag. 12.2 Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 11.4. Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og den fornødne dokumentation, jf. pkt. 11.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, hvis endelige tilbud er ukonditionsmæssige, kan ikke tildeles aftalen. 12.3 Udelukkelse og egnethed Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. 13. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (lov nr. 492 af 12/5 2010 med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb. 14. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver der endeligt afgør hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt. Side 11/51
Udkast til rammeaftale Udkast til rammeaftale på levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp til KomUdbud Juni 2017 Side 12/51
1. Parterne Mellem Ordregiver Nedenstående medlemmer af KomUdbud: Esbjerg Kommune Fredericia Kommune Ikast-Brande Kommune Middelfart Kommune Odense Kommune Vejle Kommune og Leverandør [Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet leverandøren) er der indgået aftale vedrørende levering af psykologisk rådgivning og krisehjælp til ordregiver. Vejle Kommune agerer som tovholder på aftalen. 2. Aftalegrundlag 2.1 Rammeaftalens grundlag Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregivers udbud af juni 2017. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter: 1. Denne rammeaftale 2. Udbudsmateriale, herunder kravspecifikation 3. Evt. spørgsmål og svar samt ændringer til udbudsmaterialet 4. Leverandørens tilbud af [indsæt dato] Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. 2.2 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. Side 13/51
3. Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 01.01.2018 til den 31.12.2021. Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren. Rammeaftalen er fra ordregivers side uopsigelig indtil den 31.12.2019, hvorefter rammeaftalen kan opsiges af ordregiver med 3 måneders varsel. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for uden virkning eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Sker der opsigelse efter denne bestemmelse, vil leverandøren kun være berettiget til dækning af faktisk afholdte omkostninger. 4. Rammeaftalens omfang 4.1 Omfang Denne rammeaftale omfatter levering psykologisk rådgivning og krisehjælp til ordregiver. Tjenesteydelserne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 1) og tilbudslisten (bilag 2). Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten. 4.2 Ændringer af aftalens omfang Ordregiver kan, i det omfang det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kræve, at der foretages ændringer i aftalens omfang. Ordregiverens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori eventuelle krav om forandringer i aftalen med hensyn til pris, tid og sikkerhed som følge af ændringen beskrives. En ændring af aftalen er først gældende fra det tidspunkt, hvor der er indgået skriftligt tillæg til aftalen, jf. pkt. 2.2. Leverandøren har således ikke krav på merbetaling, med mindre der er indgået skriftligt tillæg til aftalen herom. Side 14/51
5. Samarbejde 5.1 Kontaktpersoner og udskiftning af medarbejdere Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandøren skal optræde loyalt over for ordregiver og orientere sit personale om aftalen i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde ydelser, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. Hvis rekvirenten beder om det, forpligter leverandøren sig til at forsøge at levere en ønsket, navngiven psykolog (som leverandøren har samarbejde med). Medarbejderen skal have mulighed for at skifte til anden psykolog ligesom det skal være muligt at fravælge/sige nej til en psykolog, hvis der fra tidligere foreligger dårlige erfaringer, mistillid, personlige relationer el.lign. Ligeledes skal psykologen sige fra, hvis denne kan se, at denne ikke umiddelbart er i stand til at hjælpe medarbejderen/hvis der ikke spores forandring efter 1-2 konsultationer; dette med henblik på at opnå bedre match med en anden psykolog (i udgangspunktet skal det være den samme psykolog igennem en hel sag). Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. pkt. 14. 5.2 Sprog Al kontakt mellem ordregiver og Leverandøren, herunder dennes personale, i aftaleperioden skal foregå på dansk. 5.3 Statusmøder På hver af parternes initiativ kan der indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og tovholder. I udgangspunktet lægges op til 1-2 faste årlige statusmøder mellem den enkelte kommune og leverandørens kontraktansvarlige. Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver. Hvis kommunen ønsker, at anvendte psykologer deltager i statusmøder, afregnes dog til den tilbudte timepris for psykologisk rådgivning. 6. Kvalitet 6.1 Generelt De af rammeaftalen omfattede tjenesteydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav samt branchenormer på tidspunktet for indgåelse af Side 15/51
rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at ydelserne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark. Tjenesteydelserne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid. Opfyldelse af aftalen kan alene ske ved anvendelse af autoriserede psykologer. De psykologer, der anvendes til psykologisk rådgivning, skal have minimum 3 års erfaring i at arbejde med konflikt- og stresshåndtering. De psykologer, der anvendes til krisehjælp, skal have en uddannelse i krisepsykologi og minimum 5 års erfaring med krisepsykologsamtaler. Leverandøren skal garantere, at dennes medarbejdere/underleverandører har de fornødne kvalifikationer til at opfylde aftalen. I relation hertil skal leverandøren følge op på kvaliteten af de leverede ydelser. Leverandøren skal matche det behov, der efterspørges i relation til den enkelte medarbejder. Behovet vil om nødvendigt blive specificeret i forbindelse med rekvirering af ydelsen. 6.2 Autorisation Leverandør skal på forlangende kunne fremvise bevis for gyldig autorisation fra Psykolognævnet samt for relevant erfaring (fx CV er eller bevis for specialistuddannelse), for de psykologer, der skal udføre kontrakten. 6.3 Kvalitetssikring Alle klager vedr. leverede ydelser skal tages alvorligt og følges op. Der skal gives en skriftlig tilbagemelding til den klagende part om, hvilke opfølgende tiltag, der er foretaget. Klager skal behandles indenfor rimelig tid. 6.4 Implementering I forbindelse med kontraktstart, skal leverandøren vederlagsfrit afholde individuelle præsentationsmøder med deltagerkommunerne, hvor de mest anvendte psykologer i den pågældende kommune præsenteres. Mødet har til formål at forventningsafstemme samt aftale konkrete rammer for samarbejdet. 7. Priser og prisregulering 7.1 Pris Priserne for de ydelser, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af tilbudslisten (bilag 2). Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer, fx faktureringsgebyrer, forsikringsudgifter, service, henvendelser til callcenter og kørsel/køretid (jf. afsnit 2 i kravspecifikationen, Bilag 1, kan der alene opkræves betaling for den reelle konfrontationstid). Side 16/51
7.2 Prisregulering Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i nettoprisindekset fra 01.09.2017 til 01.09.2018. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Prisregulering sker på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris * nyt index) / gammelt index). Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Varsles prisregulering ikke rettidigt, bortfalder reguleringsmuligheden for den pågældende periode. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Lina Elkær, linas@vejle.dk. Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel format. Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 5 hverdage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres. 8. Bestilling Bestilling skal kunne afgives via telefon til leverandørens callcenter. 9. Levering Leverandørens callcenter: Callcenteret skal være døgnåbent 365 dage om året; man må aldrig møde en telefonsvarer (psykologisk rådgivning skal dog som udgangspunkt rekvireres på hverdage mellem kl. 8.00-17.00). Ved henvendelse til callcenter skal man møde venligt, imødekommende og dansktalende personale. Leverandørens medarbejdere i callcenteret skal kunne rådgive i forbindelse med en visitation, hvis rekvirenten er i tvivl om, hvad der skal henvises til. Ordregiver skal dog have mulighed for på trods af callcenterets visitation til psykologisk rådgivning at vælge krisehjælp (til den pris, der gælder for krisehjælp), hvis det ønskes. Callcenterets medarbejdere skal have kendskab til aftalen og kunne rådgive i relation hertil. Medarbejderne i callcenteret skal endvidere have minimum 3 års erfaring i at tale med kriseramte samt screene psykologsager. Psykologisk rådgivning: Rekvirering af psykologisk rådgivning sker fra ordregivers medarbejdere/ledere/hr (jf. bilag 3, kommunespecifikke oplysninger) til leverandøren. Efter henvendelse ved callcenter angående rekvirering af psykologisk rådgivning, skal telefonisk kontakt til ordregivers pågældende medarbejder ske indenfor 24 hverdagstimer (hvis der eksempelvis sker Side 17/51
henvendelse til callcenter angående rekvirering af psykologisk rådgivning en fredag kl. 11.00, skal medarbejderen kontaktes senest mandag kl. 11.00). Personlig samtale skal finde sted indenfor 5 hverdage efter den telefoniske kontakt. Ifald medarbejderen ønsker at udskyde samtalen, kan dette i særlige tilfælde ske efter aftale med rekvirent. Samtalen skal som udgangspunkt foregå i leverandørens lokaler, men kan hvis kommunen ønsker det foregå i ordregivers lokaler. Hvis leverandøren har lokale i nærheden af medarbejderens bopæl, skal samtale også kunne finde sted der. Stedet for konsultation skal med mindre ordregiver i enkelte tilfælde aftaler andet med leverandøren være indenfor kommunegrænsen eller indenfor et givent antal kilometers kørsel fra kommunens rådhus (jf. bilag 3, Kommunespecifikke oplysninger). Udgangspunktet er, at der rekvireres 1-4 konsultationer af 1 times varighed (jf. dog bilag 3, Kommunespecifikke oplysninger). Ved behov for flere konsultationer, skal leverandøren kontakte medarbejderens leder/hr (jf. bilag 3, Kommunespecifikke oplysninger) med en skriftlig plan for de kommende samtaler samt et overslag over antal nødvendige timer. Dette gør sig gældende i alle typer af sager. Det tilstræbes, at sagerne afsluttes indenfor en periode på 3 måneder. Samtaler skal kunne foregå på hverdage kl. 8-17. Der skal være mulighed for både personlige- og gruppesamtaler. Taksten for psykologisk rådgivning skal være uafhængig af, hvor mange personer, der har deltaget i samtalen. Der skal være mulighed for trepartssamtaler samtaler mellem medarbejder, leder og leverandør til samme takst som for psykologisk rådgivning. En af kommunen/lederen ønsket trepartssamtale skal placeres på det mest hensigtsmæssige tidspunkt i forløbet. Trepartssamtalerne forventes eksempelvis brugt i sager vedr. stress eller samarbejdsproblemer, hvor lederen vil kunne informeres om mulige forandringer eller andet med henblik på at få medarbejderen tilbage i trivsel/arbejde. Når forløb afsluttes, skal der altid (jf. kommunespecifikke oplysninger) leveres en kort, skriftlig tilbagemelding til leder omkring antallet af konsultationer samt eventuelle aftaler/forslag til, hvordan lederen skal følge op. Tilbagemelding skal ske efter aftale med medarbejderen. Det er leverandørens ansvar at indhente samtykke hertil indledningsvist i forløbet. Den skriftlige tilbagemelding skal sendes til leder/ HR (jf. bilag 3, Kommunespecifikke oplysninger) umiddelbart efter afslutning forløbet (senest fem hverdage efter sidste samtale). Tilbagemelding skal kunne sendes via sikker mail/sikker post. Krisehjælp: Krisehjælp gives til medarbejdere ansat hos ordregiver efter aftale med deres nærmeste leder. Hvis kommunen ønsker øvrig brug af aftalen (fx til pårørende/borgere, der er i kommunens varetægt), vil det fremgå af bilag 3, Kommunespecifikke oplysninger. Taksten for akut krisehjælp skal være uafhængig af, om leverandøren har talt med én eller flere personer. Eventuelle opfølgningssamtaler skal være til taksten for psykologisk rådgivning (med mindre opfølgningsaftalerne ligger tidligere end 5 hverdage efter rekvirering af krisehjælpen; i disse tilfælde anvendes taksten for krisehjælp). Side 18/51
I tilfælde, hvor medarbejdere i gruppesamtaler efterfølgende har brug for individuelle opfølgningssamtaler, oprettes særskilte sager på disse. Ellers er en gruppesamtale én sag. Ved rekvirering af krisehjælp skal leverandøren under hensyntagen til den akutte situation udvise fleksibilitet mht. oplysning af formalia (fx EAN-nr., kontaktoplysninger på andre end rekvirenten o.lign). Leverandøren skal kunne yde telefonisk døgnrådgivning og støtte til krisestyring ved akutsager. Der skal være mulighed for krisehjælp direkte på et af rekvirenten anvist sted indenfor 3 timer. Senest én time efter rekvirering af krisehjælp skal rekvirent desuden kontaktes telefonisk af en psykolog med henblik på hjælp til krisestyring og behovsafklaring. Der afregnes særskilt for denne telefoniske rådgivning. Der skal være mulighed for både personlige- og gruppesamtaler (debriefing) i forbindelse med krisehjælp. Ordregiver/den rekvirerende leder afgør behovet evt. i samråd med leverandøren/psykologen. 10. Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Ydelse (psykologisk rådgivning eller krisehjælp) og varenummer Mængde af de leverede ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Sidste rettidige betalingsdato Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Varelinjerne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument. Side 19/51
CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen. Fakturaer skal afsendes, så de (i videst mulig omfang) kan behandles i det relevante regnskabsår (det år, hvor sagen afsluttes). Der må kun faktureres for den reelle konfrontationstid; der kan således ikke faktureres for eksempelvis køretid og henvendelser til callcenter. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt. Mængde: Det forbrugte timeforbrug for de leverede ydelser skal angives. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er angivet i tilbudslisten. Hvis leverandøren ikke på tilbudstidspunktet har et varenummer for ydelsen, skal de fakturerede varenumre være fuldstændig identiske med de varenumre, der opgives ved kontraktstart. Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer. 11. Rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager Hvis ordregiver bevilger psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, skal leverandøren én gang hvert kvartal fremsende en liste til ordregivers lønkontor (att..medarbejder fremgår af kommunespecifikke oplysninger, bilag 3). Listen skal omfatte de medarbejdere, som har afsluttet deres rådgivningsforløb vedr. privatrelaterede årsager i det foregående kvartal, og skal indeholde følgende oplysninger: Navn CPR.-nr. Antal timer Timepris Dato for hver enkelt rådgivningssamtale Ved første konsultation vedr. privatrelaterede årsager, skal psykologen gøre medarbejderen opmærksom på, at ovenstående oplysninger videregives til kommunens lønkontor. Bevilger ordregiver ikke psykologisk rådgivning i forbindelse med privatrelaterede årsager, er leverandøren forpligtet til at give kommunen besked, hvis denne ved samtalen bliver opmærksom på, at der reelt er tale om private årsager. Side 20/51
12. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter afsendelse af korrekt faktura, jf. afsnit 10. Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 13. Statistik Leverandøren skal på anmodning, inden 14 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger. Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Ordregiver kan anmode om halvårlig, kvartalsvis eller månedsstatistik, jf. kommunespecifikke oplysninger, bilag 3 Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere. Statistikken skal indeholde følgende: Antal afsluttede sager psykologisk rådgivning Antal afsluttede sager krisehjælp Antal verserende sager psykologisk rådgivning Antal konsultationer/timer pr. afsluttet sag (antal sager med hhv. 1, 2, 3, 4 etc. samtaler). Antal gruppesamtaler Antal trepartssamtaler Antal sager vedr. psykologisk rådgivning, fordelt på rådgivningens årsag (fx stress, vold eller ulykke) Årsagsstatistikken skal dels leveres som samlet og dels fordelt på rekvirentens organisationsplacering Samlet omsætning på aftalen (fordelt på hhv. psykologisk rådgivning og krisehjælp) Sager registreres i det kvartal, hvor de påbegyndes. Et eksempel på, hvordan statistikken kan udformes, kan ses i bilag 4. Kommunerne leverer hver især en opdateret, specificeret liste over organisationsopbygningen til leverandøren, der sikrer at deres callcenter kan hjælpe rekvirent med at give de rigtige oplysninger ved bestillingen, så statistikken bliver korrekt. 14. Leverandørens misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Side 21/51
Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Ordregiver kan ophæve aftalen helt eller delvist, hvis leverandøren i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter aftalen eller underliggende aftaler. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af aftalen: Forhold, der er omfattet af udbudslovens 185, stk. 1, nr. 2. Leverandørens ydelser overholder, trods én skriftlig reklamation fra ordregiver, ikke kvalitetskravene i denne aftale. Leverandøren foretager ikke, på trods af én reklamation, den nødvendige afhjælpning eller omlevering. Enhver forsinkelse. Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen. Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold. Leverandørens ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører. Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare. Bestemmelser om kvalitet og leverancer, jf. afsnit 6 og 9, om leverandørens ydelser overholdes ikke. Manglende overholdelse af bestemmelsen om fakturering, jf. afsnit 10. Manglende overholdelse af bestemmelsen om statistik, jf. afsnit 13. Manglende overholdelse af tavshedsbestemmelsen, jf. afsnit 23. Samarbejdsvanskeligheder og manglende overholdelse af afsnit 5. Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne. Ovenstående punkter er ikke udtømmende. Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren. Side 22/51
I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt ordregiver, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Evt. merudgifter i forbindelse med dækningskøb kan modregnes i enhver fordring mod leverandøren. Der foreligger altid en mangel ved leverandørens ydelse, såfremt ydelsen ikke opfylder denne aftale med tilhørende bilag eller ydelsen ikke er som ordregiver med føje kunne forvente. Leverandøren har på ordregivers anmodning pligt til at afhjælpe påpegede mangler hurtigst muligt. Såfremt afhjælpning ikke er mulig, eller leverandøren forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne gange, kan ordregiver vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til leverandøren. Det forholdsmæssige afslag fastsættes under hensyn til manglens omfang og karakter, men kan ikke overstige betalingen for leverancen. Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning for tab, som leverandøren måtte påføre ordregiver ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser. 15. Klagebehandling Alle klager vedr. leverede ydelser skal tages alvorligt og følges op. Der skal gives en skriftlig tilbagemelding til den klagende part (HR eller anden angivet kontaktperson) om, hvilke opfølgende tiltag, der er foretaget. Klager skal behandles hurtigst muligt. 16. Force majeure Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure. I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Side 23/51
Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra leverandørens side for at genoptage leveringen. Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer. Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen. Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure. 17. Forsikring Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervsansvarsforsikring. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 18. Overdragelse 18.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen. Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen. 18.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. Side 24/51
19. Aftaleophør Ved aftalens udløb, kan igangværende forløb afsluttes hos leverandøren i overensstemmelse med nærværende aftale. Leverandøren er ved rammeaftalens ophør, uanset årsagen hertil, forpligtet til aktivt at medvirke til, at opgaven overgår til tredjemand uden problemer. 20. Tredjemandsrettigheder Leverandøren indestår for, at leverandørens ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod ordregiver med påstand om retskrænkelse, skal ordregiver give leverandøren skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger. Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer leverandørens opfyldelse af aftalen i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve aftalen med omgående virkning, og leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 21. Underleverandører Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. 22. Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. 23. Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen. Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre Side 25/51
rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke. Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør. 24. Databehandling Ordregiver er i denne kontrakt dataansvarlig og leverandøren databehandler. Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt imod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Kræver Datatilsynet eller andre relevante myndigheder andre betingelser og vilkår, skal leverandøren overholde disse. Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Reglerne i sikkerhedsbekendtgørelsen - nuværende "BEK nr 528 af 15/06/2000 Bekendtgørelse om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning" - gælder også for behandlingen ved databehandleren. Leverandøren skal opfylde databeskyttelsesforordningens regler, når de træder i kraft i 2018 (Europa- Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016). Der indgås individuelle databehandleraftaler med hver enkelt deltagerkommune (eksempler på udkast er vedlagt som separate bilag). Aftalerne udarbejdes/udfyldes i samarbejde mellem leverandøren og den enkelte kommune og indgås i forbindelse med kontraktstart; alternativt i forbindelse med databeskyttelsesforordningens ikrafttræden (for nogle kommuners vedkommende, kan der blive tale om, at der skal indgås en opdateret databehandleraftale i forbindelse med databeskyttelsesforordningen ikrafttræden). 25. Lovvalg og værneting Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG (den internationale købelov) finder ikke anvendelse på rammeaftalen. Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab. Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting. Side 26/51
26. Underskrifter For ordregiver For leverandøren Dato og underskrift Dato og underskrift Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver Side 27/51
Bilag 1 Kravspecifikation 1. Definitioner Ved psykologisk rådgivning forstås psykologisk bistand og rådgivning til ordregivers medarbejdere i forbindelse med aktuelle psykosociale problemer, som påvirker arbejdsindsatsen negativt, herunder alvorlige arbejdsrelaterede hændelser som fx stress chikane mobning udbrændthed omstruktureringer fyringer ulykker dødsfald vold trusler manglende trivsel på arbejdspladsen Ved krisehjælp forstås akut psykologisk bistand, der ydes i forbindelse med voldsomme og traumatiske hændelser eksempelvis situationer, hvor medarbejderen har været udsat for trusler, vold, overfald, voldsomme arbejdsulykker, trafikuheld eller lignende, der har udløst en choktilstand hos medarbejderen. Ved leverandør forstås den vindende tilbudsgiver samt dennes tilknyttede underleverandører, herunder evt. eksterne psykologer. 2. Generelle krav Opfyldelse af aftalen kan alene ske ved anvendelse af autoriserede psykologer. De psykologer, der anvendes til psykologisk rådgivning, skal have minimum 3 års erfaring i at arbejde med konflikt- og stresshåndtering. De psykologer, der anvendes til krisehjælp, skal have en uddannelse i krisepsykologi og minimum 5 års erfaring med krisepsykologsamtaler. Leverandøren skal garantere, at dennes medarbejdere/underleverandører har de fornødne kvalifikationer til at opfylde aftalen. I relation hertil skal leverandøren følge op på kvaliteten af de leverede ydelser. Leverandøren skal matche det behov, der efterspørges i relation til den enkelte medarbejder. Behovet vil om nødvendigt blive specificeret i forbindelse med rekvirering af ydelsen. Alle klager vedr. leverede ydelser skal tages alvorligt og følges op. Der skal gives en skriftlig tilbagemelding til den klagende part om, hvilke opfølgende tiltag, der er foretaget. Klager skal behandles hurtigst muligt. Der må kun faktureres for den reelle konfrontationstid; ordregiver betaler således fx ikke for køretid og henvendelser til callcenter. Leverandørens medarbejdere/underleverandører er underlagt tavshedspligt. Side 28/51