Referat af bestyrelsesmøde mandag d. 5 marts 2012 Sted: Vejlesøparken Deltagere fra bestyrelserne: Peter Mering (G/F, 1 dt og 1 dy- SEB) Marianne Ringgren ((G/F, 1 dt og 1 dy- SEB) (referent) Erik Fæster (G/F og 1 dt) Ingelise Hatting (1 dy) Per Grønborg (G/F og 1 dy) Holger Dock (1 dt) Øvrige deltagere: Hans Kramer Carl Andersen, EKAS mht. punkt 1 og 2 Bemærk, -at beslutninger er markeret med * - at alt der skal følges op på/udføres er markeret med kursiv- tekst. Efter generalforsamlingen d. 31. januar blev Peter Mering valgt som formand for alle tre foreninger. Erik Fæster blev valgt som næstformand for G/F og 1 dt, og Per Grønborg blev valgt som næstformand for 1 dy. 1. Samarbejde med EKAS (med deltagelse af Carl Andersen fra EKAS) Bestyrelsen drøftede flg. med Carl Andersen 1.1 En formaliseret aftale mellem bestyrelserne og EKAS om bistand til udarbejdelse af 5- og 10- årsplaner for vedligeholdelse bygninger, løbende opfølgning herpå og rådgivning ved møder med Hans Kramer og bestyrelsen. Det blev aftalt, at Carl Andersen sørger for at sende et udkast til aftale frem til bestyrelsen. 1.2 10- års budget (som også tager højde for energirapporten) Carl Andersen nævnte, at EKAS har påbegyndt arbejdet hermed. I forbindelse med ny aftale med EKAS blev det drøftet, om der skal ændres i Hans Kramers arbejdsbeskrivelse. Det blev aftalt, at Marianne Ringgren gennemgår den eksisterende beskrivelse for at vurdere dette. 2. Affaldsprojekt (med deltagelse af Carl Andersen fra EKAS) Marianne Ringgren Side 1 08-03-2012
Erik Fæster fremviste et eksempel på en ombygget affaldsskakt i nr. 11, som blev taget i brug i december 2011. Den har fungeret godt, og personalet har heller ikke haft problemer med den. Tilsvarende ombygninger er gennemført i nr. 6 og nr. 29. Disse blev dog ikke besigtiget. Ombygningen er sket ved at fjerne nederste del af det støbte affalds rør og påmontere et kortere rør af rustfrit stål med en hældning, så affaldet kan ryge direkte ned i en 600 l container. Containeren er altid foret med en stor plasticpose for at undgå lugtgener fra containeren, hvis affaldet ikke er pakket ordentligt ind. Der er bygget en væg med dobbeltdør rundt om containeren, så den ikke kan ses. Dette er sket, fordi kommunen har stillet krav herom af brandsikringsmæssige grunde. Carl Andersen oplyste, at han kan godkende projektet, som det er nu (er bla. vurderet af Rambøll tidligere), men han har dog påpeget, at kommunen formentlig vil stille krav om brandsikringsdøre ind til de affaldsrum, der findes i p-kældrene i blok 2 og 3. Det mener han ikke er nødvendigt, da der er sprinklere både i affaldsrummene og i p- kældrene. I disse affaldsrum er containerne nu afskærmet ved et plasticforhæng for at undgå lugtgenere og for at skjule affaldet. Løsningen er væsentlig billigere. Der er rettet henvendelse til kommunen om fritagelse for montering af brandsikringsdørene, og når der er et svar, kan udbuddet laves helt klart. Det er planen at indhente priser fra ejendommens håndværkere samt et yderligere firma, som EKAS har kontakt til. Personalet kan nøjes med at tømme containeren 1 gang om ugen, hvor man tidligere skulle tømme hver dag, også i week- ender med overarbejde til følge. I forbindelse med diskussionen om økonomien for projektet fremlagde Erik Fæster ønske om at blive honoreret for sin meget betydelige arbejdsindsats som konsulent i forbindelse med affaldsprojektet. Bestyrelsen tog ikke stilling hertil, men henviste spørgsmålet til den ekstraordinære generalforsamling, hvor man var enige om, at der kunne medtages et beløb i budgettet. *Bestyrelsen besluttede, at der skal afholdes ekstraordinær generalforsamling mandag d. 21. maj 2012, hvor generalforsamlingen vil blive bedt om godkendelse af en budgetramme til projektet. Marianne Ringgren tager kontakt til Datea mhp. planlægning af generalforsamlingen. Dateas deltagelse i sagen skal alene vedrøre selve generalforsamlingen og skal ske på timebasis, da håndteringen af byggesagen skal ske hos EKAS. Peter Mering foreslog, at man på generalforsamlingen også evt. kunne få taget stilling til etablering af sol- celler på tagene, idet han forventede, at GreenGo Energy vil kunne lave et konkret oplæg med beregninger for Vejlesøparken inden da. *Bestyrelsen besluttede, at lade Peter indhente oplæg fra GreenGoEnergy, samt at Carl Andersen, EKAS, skal se på og vurdere restlevetiden for tagpappet på tagene. Hvor længe holder de, og hvad kan der gøres præventivt for at forlænge restlevetiden. 3. Opfølgning på generalforsamlingen i 31. januar 2012 Marianne Ringgren Side 2 08-03-2012
Bestyrelsen var enig om, at brugen af revisor til gennemgang af regnskaber og budgetter var vellykket, og at man ønsker at gentage det fremover. 3.1 Vurdering af telefon- og internet priser Hans Kramer oplyste, at han har fundet besparelser på 3-4.000 kroner i forhold til de budgetterede 40.000 kroner (som også indeholder udgifter til internetforbindelse hos TDC). 3.2 Information om regnskaberne til ejerne i løbet af året *Det blev besluttet fremover at offentliggøre kvartalsrapporterne fra Datea på hjemmesiden sammen med det bestyrelsesmødereferat, hvor de er blevet gennemgået. 3.3 Fældning/udtynding af træer ved blok 3 og 4 Hans Kramer er i gang med både udtynding og fældning af træer. 3.4 Tiltag iht. energimærke rappport EKAS vil vurdere i hvor stort omfang forslagene i ejendommens energimærkerapport kan/bør medtages i vores 5- og 10 års planer for vedligeholdelsen. 3.5 Kontakt til YOU- See mhp. krav om bedre udstyr og priser Per Grønborg oplyste, at han i december sidste år havde taget kontakt til You-See for at drøfte priser uden held. Det blev aftalt, at Holger Dock prøver at kontakte direktøren for You-See. 3.6 Konkurrenceudsættelse af håndværkerpriser Hans Kramer oplyste, at han løbende holder øje med priserne fra de håndværkere, han bruger fast på ejendommen, og sammenligner dem med priserne hos øvrige håndværkere. *Bestyrelsen besluttede, at der altid skal indhentes mindst to tilbud på arbejder, der overstiger kr. 50.000, bortset fra akutte skader (kan altid igangsættes på forventet efterbevilling). 3.7 Kontrol af nye varmemålere og møde med Brunata (Datea) Han Kramer oplyste, at Brunata har gennemgået samtlige reklamationer efter d. 31/1, og de har også kontrolleret, at samtlige målere har forbindelse til deres system. De var enkelte målere, der ikke havde forbindelse, og beboere i de pågældende lejligheder vil få ansat et skønsmæssigt forbrug for den periode, målerne ikke har virket. Mht. kvalitetssikring af systemet oplyste Hans Kramer, at han ikke har modtaget kontrolmanualer eller lignende for de nye målere. Det blev aftalt, at Hans Kramer indkalder Brunata til et møde herom (og at møde hos Datea droppes). 3.8 Udskiftning af fliser på boligveje Ingelise Hatting nævnte, at det på generalforsamlingen blev sagt, at alle fliser på boligveje ville blive udskiftet. Erik Fæster præciserede, at alle boligveje ikke vil blive lavet i 2012, men at der løbende over de næste 4 år forventeligt vil blive afsat et beløb på de årlige budgetter til udskiftning af fliser på boligvejene. 3.9 Udgifter til personale Marianne Ringgren Side 3 08-03-2012
Der var spørgsmål fra salen om, hvad udgifterne på 32.545 dækkede over. Hans Kramer har på mail oplyst, at de omfatter udgifter til arbejdstøj, arbejdshandsker, høreværn, åndedrætsværn og diverse sikkerhedsudstyr til skovarbejde mm. 4. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde Der var ingen opfølgningspunkter, og referatet er tidligere blevet godkendt på mail. 5. Gennemgang af kvartalsregnskaber, herunder forslag til budgettering på kvartaler Der var ingen bemærkninger til kvartalsregnskabet (1/10-31/12-2011), som følger budgetterne pænt uden afvigelser. Marianne Ringgren nævnte, at der ser ud som om, der opkræves forkert beløb på G/F, idet budgetbeløbet for udligning af underskud er 542.788 og ikke 413.019, hvorfor det ser ud til, at der opkræves på grundlag af et basistal på 125,32 og ikke de vedtagne 122,32. Hun taler med Datea herom. Peter Mering nævnte, at det bør overvejes at overføre allerede afholdte omkostninger til affalds projektet til byggesagen, når den er etableret. *Forslag til en ændret budgettering på kvartaler blev diskuteret, men bestyrelsen besluttede at fortsætte med den nuværende budgetform. 6. Ny Målsætning og arbejdsopgaver for Vejlesøparken Erik Fæster gennemgik sit forslag herom, se bilag til referatet. Hensigten er, at den skal på hjemmesiden sammen med 5 og 10- års budgettet. *Bestyrelsen godkendte forslaget med enkelte rettelser. På forespørgsel fra Grønborg, blev det aftalt, at Marianne Ringgren sender aftalen mellem Codan og Grundejerforeningen om levering af viceværtydelser til alle bestyrelsesmedlemmer. 7. Forhandlinger med E.ON Marianne Ringgren oplyste, at Plesner Advokater d. 2 februar har fremsendt en endelig opgørelse over Vejlesøparkens krav om tilbagebetaling. Kravet er sendt direkte til E.ON s direktør. Allerede dagen efter kom der svar tilbage fra E.ON s koncernjurist, der afviste kravet. Marianne Ringgren oplyste også, at hun var blevet kontaktet af Mikkel Jungshoved i E.ON torsdag d. 1. marts. Han lovede at prøve at tage sagen om med koncernjuristen og hans ledelse for at fremme sagens behandling. Sagen står nu på, at Plesner udfærdiger et nyt brev til E.ON. Peter Mering konkluderede, at man såfremt kravet igen afvises, og E.ON fortsat nægter at drøfte kravet, må bestyrelsen have en indstilling fra Plesner om, hvordan Vejlesøparken skal forholde sig i sagen. Marianne Ringgren Side 4 08-03-2012
På generalforsamlingen blev det nævnt, at Søllerød Park har en aftale med E.ON, og at bestyrelsen burde prøve at undersøge, hvilke erfaringer de har med E.ON. Marianne Ringgren oplyste, at Force Technology ikke kender til aftalen. Det blev aftalt, at hun prøver at kontakte formanden for ejerforeningen. 8. Vedtægtsændringer Grønborg informerede om arbejdet med vedtægtsændringer i den nedsatte arbejdsgruppe, herunder at man har drøftelser om en sammenlægning af de tre foreninger. Grønborg mener ligesom den øvrige bestyrelse, at en sammenlægning ikke er udelukket, men at det bl.a. må belyses af en kompetent jurist. Mht. valg af dirigent gav bestyrelsen udtryk for den holdning, at en regel, som giver bestyrelsen ret til at vælge dirigenten, vil være at foretrække, idet det giver dirigenten mulighed for på forhånd at sætte sig ind i forholdene. I den forbindelse nævnte Peter Mering, at brugen af advokat Arne Gottlieb som dirigent har kostet kr. 27.500,-. *Det blev besluttet at indhente en juridisk udtalelse, samt at medtage spørgsmålet om en sammenlægning som en vejledende afstemning på den kommende ekstraordinære generalforsamling i maj. Grønborg udarbejder nogle beregninger på konsekvenserne for ejerne. 9. Eventuelt Codan Care opsagde i 2011 den dækning, der indeholdt en sum-udbetaling ved kritisk sygdom for de ansatte. Codan havde dog indgået aftale med Forende Gruppeliv om, at der i stedet kunne tegnes en tilsvarende dækning i Forenede Gruppeliv for alle ansatte uden nye helbredsoplysninger. Der er kommet policer fra Forenede Gruppeliv for alle 8 ansatte på ejendommen. Præmien for 2012 udgår kr. 8.696,-. Bestyrelsen accepterede policen, som blev underskrevet af Grundejerforeningens bestyrelsesmedlemmer. 10. Nyt møde Næste møde afholdes d. 30. april kl. 8.15 Bilag: Målsætning og arbejdsopgaver for den daglige ledelse og for vedligeholdelsen i Vejlesøparken Målsætningen for den daglige ledelse og for vedligeholdelsen vil være at sikre at Vejlesøparken, forstået som bygninger, arealer, installationer, maskinel samt forhold, der berører og involverer beboerne, i det daglige fremtræder på en sådan måde, at Vejlesøparken betragtes som et område af høj værdi og som et sted,, der vil være attraktivt og trygt at opholde sig i. Arbejdsopgaverne vil være at sikre at området fungerer godt i det daglige, at området fremtræder i en god vedligeholdelsesmæssig stand, at området umiddelbart virker indbydende og tiltalende for såvel beboere som besøgende, at der udfærdiges planer for større investerings- og Marianne Ringgren Side 5 08-03-2012
vedligeholdelsesarbejder og at beboerne informeres herom, samt at de vedtagne vedligeholdelsesbudgetter overholdes. Der skal udfærdiges 5/10 års investeringsplaner samt om muligt foreligge oplysninger om ønskelige og anbefalingsværdige tiltag, som kan medvirke til at Vejlesøparken betragtes som og henhører til et tidssvarende boligkompleks. Marianne Ringgren Side 6 08-03-2012