Godkendt på bestyrelsens møde 4-12, 22.10.12. Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Tlf. 9940 9940 Fax 9815 2201 www.aau.dk 27. juni 2012 BT/lt Sagsnr. 2012-012-00024 Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 3-12, 18.-19.06.12 EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn Ann-Hélen Bay Mette Davidsen-Nielsen Jens Kristian Gøtrik Grimur Lund Birgitte Possing INTERNE VIP-MEDLEMMER: Lars Arendt-Nielsen Pirkko Liisa Raudaskoski INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Tina Bujakewitz Jakob Mark Kristoffersen FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam Inger Askehave Peter Plenge Til stede Fraværende Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: 10.30 Mødet sluttede kl.: 19.00 Referent: BT Næste ordinære møde: 22.10.12 Chefkonsulent Kristian Trolle-Schultz og specialkonsulent Mie Bech, Økonomiafdelingen, deltog i punkt 3. Fakultetsdirektør Niels Maarbjerg Olesen, Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet, deltog i punkt 7.
1. Godkendelse af dagsorden til bestyrelsens møde 3-12, 18.-19.06.12 Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 2-12, 23.04.12 Bilag: A. Sagsfremstilling af 15.05.12 vedr. referat af møde 2-12, 23.04.12 B. Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 2-12, 23.04.12 af 02.05.12 Referatet blev godkendt. 3. Periodeopfølgning Periodeopfølgningen viser et realiseret underskud på 7,4 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 17,6 mio. kr. Årsresultatet er på baggrund heraf estimeret til minus ca. 80 mio. kr., men først efter 2. periodeopfølgning kan man sige noget mere sikkert om resultatet. Der var enighed om, at det forventede underskud ikke i sig selv er et problem, men at det er et problem, at der er usikkerhed om sammensætningen af og den bagvedliggende årsag til den markante afvigelse fra budgettet. Den store afvigelse skyldes især et stort fald i STÅ-indtjeningen. Desuden er det lykkedes at hæve personaleantallet med 4,8 %, hvilket medfører et væsentligt større forbrug. Der kan på nuværende tidspunkt ikke siges noget sikkert om årsagen til de største faktorer for afvigelsen. Det prioriteres derfor højt, at der straks efter sommerferien foretages en opfølgning i forhold til især STÅ-effektivitet og modeller herfor samt procedurer for indberetning af beståede eksamener. Bestyrelsen konkluderede, at der skal holdes fast i økonomistyringen, og at der skal kigges dybere ned i organisationen og sættes aktivt ind på områderne med de store afvigelser. Periodeopfølgningen var ikke udsendt på forhånd. Bestyrelsen har derfor mulighed for at indsende eventuelle spørgsmål og bemærkninger, hvorefter der udsendes en samlet kommentar hertil. 4. Orientering fra bestyrelsesformanden Formandskollegiet konkluderede på seneste møde, at der skal findes en fleksibel løsning på universiteternes håndtering af bygningsmassen, uanset om universiteterne benytter sig af det private marked eller af statens ejendomsadministration. Formand Michael Christiansen konkluderede dog på et møde med folketingets videnskabsudvalg, at bygningerne bør gøres til en del af egenkapitalen. Formandskollegiet har et generelt problem med at udtrykke sig i fællesskab. Side 2 af 7
AAU har modtaget et af de seks Niels Bohr Professorater, som Danmarks Grundforskningsfond netop har uddelt, hvorved topforsker Jaan Valsiner, Clark University, de næste fem år vil blive tilknyttet AAU. Med Niels Bohr Professoratet følger en bevilling på 20 mio. DKK. Der er tale om et meget prestigefyldt professorat, som medfører anerkendelse såvel nationalt som internationalt. Bestyrelsen drøftede aktiviteterne i Sydhavnen, herunder at AAU skal profilere sig som et PBL- og mønsterbryderuniversitet. Der skal udarbejdes en kommunikationsstrategi inden indvielsen den 31. august. 5. Orientering fra rektor Bilag: A. Sagsfremstilling af 30.05.12 B. Orientering fra rektor af 30.05.12 I forbindelse med overgangen til institutionsakkreditering er der stillet forslag om, at alle uddannelser prækvalificeres af ministeren. Der arbejdes i øjeblikket på at løse et stort lokaleproblem til studiestart i september. Den nye bygning på 20.000 m2 i indre by er godkendt, men der er p.t. ikke flere store lejemål i indre by. Ministeriet har opfordret universiteterne til at lave eliteuddannelser på bachelorniveau. FK orienterede kort om en verserende plagiatsag. Styrelsen for Universiteter og Internationalisering har henvendt sig vedr. universiteternes egenkapitalopbygning. De ønsker en redegørelse for overskuddet i 2011. 6. Tema 1: Universitetsledelse ledelse på AAU Oplæg om universitetsledelse ved bestyrelsesformand Lars Bonderup Bjørn. Efterfulgt af drøftelse i bestyrelsen af ledelse på AAU, herunder bestyrelsens rolle og standpunkter. Bilag: A. Sagsfremstilling af 16.05.12 B. Lars Bonderup Bjørns kronik fra Weekendavisen den 05.08.11 Vi har skabt noget, der fungerer godt C. Peter Harders kronik fra Politiken den 10.04.12 Slagt kæmpeblæksprutten nu! D. Jørgen Grønnegård Kristensens artikel fra Politiken den 21.03.12 Aarhus stander i våde LBB indledte med et oplæg om universitetsledelse. Hovedbudskabet var, at bestyrelsen skal tjene universitetets interesser: medarbejdere, studerende og det omgivende samfund, herunder ministeriet. Side 3 af 7
FK fremhævede, at det er bestyrelsens ansvar at sikre samfundets interesse i universitetet og universitetets interesse i samfundet. I forhold til det interne miljø var der enighed om, at det er den grundlæggende opgave at ansætte og sparre med rektor samt godkende rektors indstillinger vedr. den daglige ledelse af universitetet. Ligeledes har bestyrelsen et stort ansvar i forhold til universitetets økonomi, herunder behandling af bygningssager, hvor bestyrelsen træffer afgørelser, der rækker langt ud over universitetets egen finansieringsevne. Det er bestyrelsens opgave at skabe forudsætningerne for universitetets produktion, herunder for såvel studerende som for TAP ers og forskeres arbejde. Det er bl.a. bestyrelsens ansvar at vogte de højere værdier, herunder forskningsfrihed og ytringsfrihed, ligesom det er væsentligt, at de gode historier på universitetet bliver kommunikeret ud i organisationen til såvel studerende som medarbejdere. Der var generel enighed om, at der skal være en øget bevidsthed om, hvordan man skaber engagement i organisationen og kommunikerer til såvel organisationen som samfundet om de markante aftryk, som AAU skaber i samfundet. Det blev foreslået, at der afholdes en konference mellem bestyrelsen og universitetets medarbejdere til diskussion af aktuelle emner. Dialogen med ministeren sker hovedsageligt gennem den daglige ledelse. Bestyrelsen er ofte nødt til at være reaktiv i forhold til de beslutninger, der bliver truffet af ministeren, fremfor at agere proaktivt med ideer og beslutninger om universitetets udvikling. Dette udgør en særlig udfordring for bestyrelsens ledelse af universitetet. Det er desuden bestyrelsens rolle at deltage i positionering af universitetet i forhold til de øvrige universiteter, så AAU fremstår som et godt valg i forhold til studerende og forskere. 7. Tema 2: Hvad er det for et universitet AAU skal være? Oplæg om Triple Helix i AAU-perspektiv ved rektor Finn Kjærsdam. Bilag: A. Sagsfremstilling af 06.06.12 B. Forskning, uddannelse og samarbejde på AAU af 31.05.12 C. Status for udmøntning af Strategi for AAU 2010-2015 af 06.06.12 FK holdt et oplæg om Triple Helix i AAU-perspektiv og redegjorde for problembaseret læring, forskningsbaseret undervisning og forskningsbaseret innovation. Der var efterfølgende opponentindlæg vedr. hhv. uddannelse (JMK, JKG), forskning (BP, LA) og samarbejde (MD, GL): Side 4 af 7
Uddannelse PBL-modellen er et centralt særkende ved AAU. Det blev drøftet, hvorvidt universitetet kan blive bedre til intern markedsføring heraf, således de studerende er bedre klædt på til at forklare begrebet eksempelvis i udlandet. Der blev stillet spørgsmålstegn ved, hvorfor mange af universitetets kandidater forlader regionen. Det blev dog påpeget, at det er positivt, at AAU uddanner flere folk, end regionens erhvervsliv kan optage, og at det gør AAU stærkere, at kandidater tager ud af regionen. Forskning På AAU er der en høj forskningsproduktion, som dokumenteres i BFI-produktionen. Desuden er det legitimt at differentiere blandt forskerne, sådan at de største talenter tilbydes optimale forskningsvilkår. Denne incitamentsstruktur er et stort plus for AAU. Medarbejderne oplever imidlertid stigende administrative byrder og stress, og det blev i den forbindelse oplyst, at AAU gennemgår en ny APV ultimo 2012. Der må efterfølgende tages fat på eventuelle problemstillinger. Det blev påpeget, at forskerne oplever negative følger af manglende implementering af incitamentsstrukturen på decentralt niveau. Bestyrelsen besluttede derfor, at der skal laves en analyse af, hvordan incitamentsstrukturen slår igennem på institutniveau. Der skal endvidere afholdes exit-interviews med fratrædende forskere, ligesom der blev lagt op til en temadrøftelse om ledelse på et senere bestyrelsesmøde. Samarbejde Bestyrelsen drøftede vigtigheden af, at universitetet ikke kun er kendt som et effektivt universitet, men tillige et universitetet med appellerende og interessante projekter. Målsætningen er at komme ud i og bidrage til det vidensamfund, der er under udvikling. Der skal være særlig fokus på at understøtte de kompetencer, som universitetet vurderer, at samfundet har brug for. Ligeledes skal der fokuseres på, om universitetets struktur medfører, at der tages ejerskab til og samles op på relationen til den enkelte virksomhed. Det er centralt, at universitetet til stadighed udfordrer sig selv mht. at få universitetets viden ud i erhvervslivet og skabe arbejdspladser og værdi for det omgivende samfund. Opmærksomheden blev i den forbindelse rettet på, at det ikke er den samme historie, der skal arbejdes med lokalt, nationalt og internationalt. Det blev påpeget, at universitetet skal have en mere kritisk tilgang til samarbejdet med erhvervslivet, og der skal i alle relationer til erhvervslivet være klar besked om arbejds- Side 5 af 7
betingelserne, herunder at forskerne skal have tid til at producere artikler ved siden af arbejdet med en eventuel virksomhed. 8. Evaluering af bestyrelsens arbejde Bilag: A. Sagsfremstilling af 15.05.12 (Det enkelte bestyrelsesmedlem kan begære dele af punktet lukket, hvis det vurderes, at en konstruktiv drøftelse af personlige emner hæmmes af offentlighedens tilstedeværelse). Bestyrelsen udtrykte stor tilfredshed med sekretariatsbetjeningen. Den gode forberedelse af møderne er afgørende for, at bestyrelsens møder fungerer optimalt. Det blev foreslået at indikere på dagsordenen, hvor lang tid, der forventes at være til drøftelse af de enkelte punkter. Der er stor tilfredshed med bestyrelsens arbejde. Det er væsentligt, at der gives plads til temadrøftelser, herunder om mere proaktive emner. Der er et tilfredsstillende samspil med den daglige ledelse. Der kan dog være mere opmærksomhed på muligheden for at gøre brug af bestyrelsens medlemmer mellem møderne. Der var enighed om, at dagens møde har signaleret, at der er en god sammensætning i bestyrelsen. 9. Valg af næstformand for perioden 01.07.12-30.06.14 Bilag: A. Sagsfremstilling af 15.05.12 (Punktet var lukket pga. personspørgsmål. Sagsfremstillingen var ikke fortrolig). 10. Meddelelser Bilag: A. Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen af 16.05.12 B. Endelig udgave af Årsrapport 2011 Der blev udtrykt ønske om, at mødet den 10. december 2012 afholdes på Det Humanistiske Fakultet, samt at møderne fremover afholdes på skift på hovedområderne. Bestyrelsen ønskede, at det udsendte bilag vedr. status for udmøntning af strategien ligeledes udsendes til drøftelse af halvårsstatus på udviklingskontrakten til oktobermødet. Bestyrelsen blev mindet om, at indstillinger til ny kandidat til bestyrelsen skal sendes til ledelsessekretariatet senest den 3. september 2012. Side 6 af 7
11. Eventuelt Intet at bemærke. Side 7 af 7