6 skarpe til ledelsen Vi har stillet 6 skarpe spørgsmål til direktionen. Kommunaldirektør Nich Bendtsen svarer her på spørgsmålene. På denne plads er der normalt en leder fra kommunaldirektøren. I dette nummer har vi valgt at bringe nogle kritiske spørgsmål fra medarbejderne og give Nich Bendtsen mulighed for at svare. Hvorfor skal institutionerne bruge tid på at indberette løn selv - tidligere skete det centralt? Vi er ved at indføre decentral lønindberetning på de enkelte institutioner. Det betyder at lønoplysninger, som den enkelte institution tidligere indsendte på papir, kan indtastes via et skærmbillede, der er specielt designet til institutionen. Det er en forenklet og mere digital arbejdsgang, der vurderes at have det samme eller mindre tidsforbrug som at skrive og indsende oplysninger på papir. Hvorfor tager I institutionernes overskud - hvorfor må kommunen bryde aftalestyring? I aftalestyring skal institutionerne styre deres eget budget, og de har lov til at skubbe et eventuelt overskud eller underskud videre til næste år. På grund af kommunens svære økonomiske situation valgte vi i 2008 at fastfryse institutionernes henlæggelser frem for at fyre flere medarbejdere. Disse henlæggelser er i år frigivet. På grund af kommunens problemer med likviditeten er det ikke længere muligt at overføre underskud. Direktion og byråd har af hensyn til aftalestyringen valgt at fastholde institutionernes mulighed for at overføre overskud, så det er muligt at spare op fra år til år f.eks. til større anskaffelser. Hvorfor laves budgetkataloget med besparelser, som aldrig bliver til noget? Det er administrationens ansvar at fremlægge et budgetkatalog for politikerne, typisk med 5 % besparelser og 2 % udvidelser. Budgetkataloget er til for at give politikerne nogle muligheder og et billede af, hvad der kan justeres med i budgettet. Derfor vil der være politiske blindskud i kataloget, det kan ikke undgås, når vi lister 5 % besparelser ud over hele kommunen. Når man læser kataloget, er det vigtigt at holde sig for øje, at det er en værktøjskasse, ikke en anbefaling om besparelser til administrationen. Hvordan vil I fastholde den attraktive arbejdsplads, når der er så store besparelser? Det kan ikke undgås at arbejdsglæden kan komme under pres i krisetider med svær økonomi. Vi forsøger dog på mange niveauer at fastholde den attraktive arbejdsplads. I samarbejde med Hovedudvalget arbejder Personale og HRafdelingen med den attraktive arbejdsplads i en vifte af tiltag. De nye personalegoder er et eksempel på denne indsats, men det gælder også medbestemmelse i MED strukturen, udviklende opgaver og god ledelse. Vi foretager desuden APV målinger og trivselsundersøgelser, som skal følges op af konkrete handlingsplaner. Hvorfor skal telefonomstillingen have blomster for god omstilling - de laver jo bare deres arbejde? Der bliver lavet et utrolig godt stykke arbejde hver dag i hele kommunen. Det er bare sjældent, man hører om de gode resultater vi har, selvom vi på mange områder klarer os rigtig godt i sammenligning med andre kommuner. Derfor synes jeg, at det er vigtigt, at vi kan fejre vores gode resultater. Det er vigtigt både for kommunens omdømme, og for at vi alle i kommunen kan være stolte af vores arbejdsplads. At fejre og kommunikere om vores gode resultater i det 1
daglige arbejde er en vigtig del af en anerkendende ledelsesstil. Jeg ser det som en væsentlig del af den attraktive arbejdsplads. Hvorfor kommer direktionen ikke mere ud på institutionerne, i hjemmeplejen og plejehjem og oplever dagligdagen? I kommunens organisation er det afdelingscheferne som har ansvaret for driften af institutionerne. Det er derfor dem der skal have et billede af institutionernes dagligdag, mens direktionen beskæftiger sig med det tværgående og strategiske arbejde for hele kommunen. Jeg anerkender, at der i en stor kommune er blevet længere fra institutionernes dagligdag til ledelsen. Det er en udfordring, vi arbejder med i den samlede ledergruppe. Vi mødes med alle aftaleholdere og institutionsledere flere gange om året. Men det er en opfordring jeg vil tage med i den nye direktions arbejde. Derudover arbejder vi med det i MED strukturen, hvor vi i hovedudvalget løbende har dialog med medarbejdernes organisationer. Team Byggeri i digital omlægning De gamle byggesagsarkiver er nu skannet ind og ligger i kommunens elektroniske sagsbehandlingssystem Acadre. Det er et stort skridt mod fuld digital sagsbehandling af byggesager, men meget mangler endnu. Af Ole Bjarke Nielsen Over 70.000 sager eller 800 hyldemeter papir er blevet skannet ind og importeret til Acadre. Det drejer sig blandt andet om de gamle byggesagsarkiver. Og de nye elektroniske arkiver giver fordele, fortæller teamleder Ulla Zachariassen: Selvom vi også bruger noget tid, på at finde en sag elektronisk, er det en stor fordel, at vi ikke skal i et støvet kælderarkiv og rode efter en sag. Der er heller ikke risiko for, at sagen bliver væk eller glemmes i en skuffe. Team Byggeri er i samarbejde med IT afdelingen i øjeblikket i gang med en digital omlægning. I øjeblikket registreres byggesager i to systemer, Acadre og KMD. Målet er at lave en mere sammenhængende sagsstyring. Ulla Zachariassen sidder i arbejdsgruppen til digitalisering af byggesagerne og fortæller: Vi vil gerne kunne se sager og dokumenter sammen med sagens status i samme system. Det kan man ikke i dag. Men et samlet digitalt arkiv er et stort skridt i den rigtige retning. På hjemmesiden er det også ønsket at borgerne både kan se byggesagerne og sagens status samtidigt. Det arbejdes der på i samarbejde med projektleder Marianne Brøsted. I dag kan man se sagens dokumenter via NemIndsigt på hjemmesiden. Det bruges af sagsbehandlerne som kan henvise borgere til et sagsnummer. Men det giver også henvendelser den anden vej. Ulla Zachariassen fortæller: Ved at søge på vejnavne opdager nogen borgere byggesager på deres vej, som de ikke var klar over. Ofte ringer borgere efterfølgende for at høre til sagens status. Ulla Zachariassen Byggesager indeholder ofte tegninger og andet materiale i store formater og det giver problemer for den digitale sagsbehandling. Selvom tegningerne er skannet ind, er sagsbehandleren nødt til at printe tegningerne, når ansøgerens opmålinger skal kontrolleres. Derfor arbejdes der på at få de nødvendige værktøjer, så sagen kan behandles elektronisk 2
Lean og hjemmebag på biblioteket Kommunens Lean konsulenter har sammen med 15 medarbejdere fra biblioteket analyseret og forbedret den fysiske proces i skranken. Procesanalysen er en del af forberedelsen til det nye selvbetjeningssystem. Af Ole Bjarke Nielsen Biblioteksleder Elsebeth Kirkebæk fortæller at det har været en både munter og lærerig oplevelse: Først så vi filmen Kaffe-kaizen og den fik med kaffebrygning som eksempel gjort Lean til noget praktisk vi alle kunne forstå. Den fik i hvert fald den praktiske husmoder op i mig. Målet for analysen har været den fysiske proces omkring skranken. Det vil sige bogens vej fra reservering, over indhentning, hylder, skranker og til udlåneren. I den proces flytter medarbejderne hundredvis af kilo bøger året rundt. Elsebeth Kirkebæk fortæller: Ud over at vi skal gøre det her så effektivt som muligt er det lige så meget en udfordring for arbejdsmiljøet. For at vurdere virkningen har vi valgt at måle tilfredsheden blandt medarbejderne før og efter. Opgaven med Lean er blevet styret af kommunens Leankonsulenter Eva Simonsen fra Personale- og HR-afdelingen og Helene Larsen fra direktionssekretariatet. De har hjulpet med at få delt processerne op i overskuelig forløb på plancher som gruppen efterfølgende forbedrede på. Eva Simonsen og Helene Larsen fortæller om forløbet: Som proceskonsulenter har det været en fornøjelse at opleve medarbejdernes engagement på de to workshops, vi har holdt. Det er medarbejderne, som kender processerne og derfor også bedst kan se, hvor der er udviklingspotentiale. Det betyder, at der er kommet rigtig mange forbedringsforslag, som det er muligt at arbejde videre med. Samtidig er det bestemt ikke uden betydning, at det hele foregår i en god stemning og med hjemmebagt morgenbrød! Ideen med Lean er, at der altid er plads til flere gode forslag til forbedringer fra medarbejderne. Derfor vil processen fortsætte frem mod den endelige indførsel af selvbetjeningssystemet i efteråret. Foto: Billede 1: Biblioteksleder Elsebeth Kirkebæk forrest og medarbejdere på Ebeltoft Bibliotek. Billede 2: Lean analyse. Bibliotekets nye selvbetjeningsløsning er endeligt implementeret i september måned. Som et led i forberedelsen sælges der ud af overskydende materiale. Det resterende materiale får en chip, der anvendes i den elektroniske selvbetjening. 3
Hvorfor går det godt på Kolind Centralskoles SFO? SFO på Kolind Centralskole har gennemført en trivselsundersøgelse, hvor resultatet var tankevækkende flot. Tirsdag Morgen har besøgt SFOen for at aflure dem kunsten at skabe et godt arbejdsmiljø. Af Tove Gregersen Jeg taler med pædagog Tania Stage og SFO-leder Kirsten Hansen for at stille dem det grundlæggende spørgsmål: Hvad er det I gør siden det går så godt? Tanja og Kirstens korte version af svaret er: Vi har høj faglighed og bliver mødt med anerkendelse for vores pædagogiske faglighed fra skolens side Vi respekterer hinanden og forskelle i personlighed Vi har stor indflydelse på eget arbejde i kombination med høj ansvarlighed Anerkend fagligheden Tania og Kirsten er meget enige om at det er vigtigt for dem at have en høj faglighed, for det gør dem stolte af deres arbejde. Derfor er det også vigtigt at den faglighed bliver anerkendt. Kirsten siger det meget præcist: Det er vores faglighed at give børnene nogle sociale redskaber til at forholde sig til sig selv og til omverdenen. Nogle af børnene finder selv ud af de sociale spilleregler, mens andre skal have hjælp til at finde ud af det f.eks. Hvordan får jeg venner? Hvordan kontakter jeg andre? Nogle børn er styret af temperament og impulsstyring. Her er det pædagogernes job at hjælpe børnene med at beherske temperamentet og finde andre måder at reagere på. Børnene har et valg! Vi hjælper børnene til at træffe et mere hensigtsmæssigt valg og stopper eller dæmper på den måde impulsstyringen. Vores arbejde gavner også undervisningen, da det er impulsstyringen, der kan lægge hindringer for undervisningen. Samarbejdet med skolen fungerer også godt fordi både skole og SFO er enige om at bruge LP-modellen som redskab og pædagogerne indgår ofte i undervisningen. Kirsten fortæller: Den største del for mig i LP-modellen er at vi har flyttet fokus fra, at det er barnet, der har et problem, til at se på vilkårene og relationerne omkring barnet. (LP står for læringsmiljø og pædagogisk analyse. www.lp-modellen.dk Red.) Kirsten fortæller, at det giver stor arbejdsglæde at skolen anerkender deres faglighed. Forskellighed som styrke og lidt om personalemøderne SFO en arbejder bevidst på at ansætte en bred personalegruppe i forhold til køn og alder, men også i forhold til temperament og interesser. Det er f.eks. godt at have både rolige gemytter og meget energiske mennesker. De har arbejdet med teambuilding og gør meget ud af at have respekt for forskelle og se personerne og deres ressourcer. Vi er ikke ens og skal ikke alle have de samme arbejdsopgaver. F.eks. skal vi ikke nødvendigvis blot dele opgaven med at sende børnene hjem (på det rigtige tidspunkt og med den rigtige bus). For nogen er dette en træls opgave mens den for andre i kortere eller længere tid kan være en fornøjelig opgave. De arbejder meget på at få opgaver og temperament til at forenes, så godt som det kan lade sig gøre, så opgaverne i høj grad er lystbetonede og ikke styret af pligt. For at forbygge brok i krogene har de et fast punkt på personalemødet Et undringspunkt. Her er det legalt at stille spørgsmål som f.eks. Jeg undrer mig over, at vi ikke får vasket tøj. Det giver anledning til en snak om forskellighed f.eks. helt konkret i evnen til at få øje på en fyldt vasketøjskurv. Løsningen blev at personalet fik praktiske ansvarsområder og så blev den ged barberet - eller rettere, så blev den kurv vasket. Men undringspunktet kan også bruges til faglige punkter og kan også bruges til at uddele anerkendelse til kolleger. Personalemøderne bruges til gengæld kun i mindre grad til at tale om økonomi eller rettere mangel på samme. Vi bruger ikke tid på at diskutere vilkår, 4
som vi ikke har indflydelse på, men jeg er opmærksom på at jeg skal være god til at orientere om forholdene, siger Kirsten Hansen. Fleksjob gør lykke Møderne bliver også brugt til at fortælle de gode historier. De i tale sætter de gode historier med børnene og med hinanden, så det ikke kun bliver udfordringerne og vanskelighederne der kommer i fokus. Kirsten fortsætter: Vi undgår også at tale om problemer i fortiden. I stedet spørger vi hinanden om, hvad der skal til for at gøre det mere hensigtsmæssig i fremtiden. Det dræner for energi at tale om fortid. Og så er fortiden ikke så nem at lave om på. Indflydelse på eget arbejde og ansvarlighed I SFO en er hverdagen ikke planlagt i små detaljer, hvilket giver mulighed for at kunne træffe valg og kunne gribe dagens muligheder. Så vidt det er muligt giver de plads til de ønsker den enkelte kommer med, hvilket fremmer engagementet. Den enkelte medarbejder har selv ansvaret for at i talesætte sine egne ønsker. Andre er ikke tankelæsere og offerrollen er umoderne i SFO en i Kolind. Selvom ansvaret er lagt på den enkelte medarbejder, har de alligevel et stort ansvar for hinanden. Tania fortæller: Jeg har aldrig været et sted, hvor der har været så meget åbenhed i personalegruppen og ansvar for hinandens ve og vel. Lederen ser det også som en stor del af hendes arbejde at passe på folk. Empatien og opmærksomheden for hinanden skal også være til stede for at arbejdsglæden er høj. Hvis jeg skal beskrive hvad de er gode til i SFO en i ET ord må det være: ANERKENDELSE. Ret typisk for SFO en har samtalen ikke drejet sig om nedskæringer, men om faglighed og arbejdsglæde. De lader nedskæringerne fylde så lidt som muligt. Men der er også en grænse. Kirsten Hansen slutter med følgende bemærkning: Det bliver svært at holde fast i den anerkendende tilgang, hvis jeg skal til at fyre en medarbejder pga. nedskæringer. Jette Skriver og Susanne Thomsen Tirsdag Morgen taler med Susanne Thomsen som efter en trafikulykke har fundet et godt og meningsfuldt fleksjob på Rosengården i Hornslet. Dagcenterleder på Rosengården Jette Skriver fortæller om, hvad der skal til, for at skabe gode rammer for et fleksjob. Af Ole Bjarke Nielsen Da Susanne Thomsen efter en trafikulykke i 1990 blev langtidssygemeldt, havde hun ikke de lyseste fremtidsudsigter på jobmarkedet. Hun havde 20 års erfaring fra forsikringsbranchen, men mistede på grund nedskæringer jobbet. På grund af sine skader endte hun på sygedagpenge i mange år. Susanne Thomsen fortæller: Dengang var kommunen ikke så opsøgende, så det var først i 2003, at en jobkonsulent fik mig sat i gang med jobtræning i ældresektoren. Det rykkede så meget, at jeg året efter fik det fleksjob, som jeg stadig har. 5
Fleksjob giver mulighed for at tilpasse opgaverne til den ansatte, men derfor er det stadig en stor udfordring at komme tilbage til arbejdsmarkedet efter længere tids sygdom. Da jeg startede i fleksjobbet var det dagens opgave at hente nogle varer i brugsen. Så det tog tid at udvikle sig frem til det jeg kan i dag, hvor jeg selv har egne aktivitetshold i ældrecenteret. Susanne Thomsen arbejder i sit fleksjob i dag som aktivitetsmedarbejder for psykisk og fysisk handicappede ældre. Det er daghold, hvor demente og handicappede ældre kan aflastes og få indhold i dagen. Aktivitetskalenderen byder på alt lige fra sang, musik, maling og spil til gymnastik og bagning. Susanne Thomsen uddyber Jeg kan lide at arbejde med mennesker, og her er mange med meget forskellige behov. Jeg kan sige rent ud, at det er den bedste arbejdsplads, jeg nogensinde har været på! Udvikling gennem fælles forståelse Det var Jette Skriver der i sin tid kontaktede kommunens jobkonsulent for at få en fleksjobber, og det har hun ikke fortrudt. Jeg har fået en meget ansvarsfuld og pligtopfyldende medarbejder med stor livserfaring, fortæller Jette Skriver. Beslutningen blev taget på baggrund af nogle positive erfaringer med fleksjob på Rosengården, men også fordi der i den gamle Rosenholm Kommune var stor fokus på arbejdsfastholdelse. Når man tager beslutningen om at ansætte en person på fleksjob skal man være forberedt. Vi har gjort meget ud af at skabe en fælles forståelse og enighed. Hvis man har været sygemeldt i lang tid, vil man have gode og dårlige dage selvom opgaverne er forsøgt tilpasset den enkelte. Derfor skal der være åbenhed og dialog om begrænsningerne, det gælder også i forhold til hele personalegruppen, fortæller Jette Skriver. Susanne Thomsen uddyber: Jeg havde meget glæde af den mentorordning vi havde. Det gav den opfølgning og empati i hverdagen, som fik mig igennem den første tid. På Rosengården har vi især anvendt tillidsrepræsentanter eller sikkerhedsrepræsentanter som mentorer. Det er afgørende for trivslen, at man har den nære kollegiale opfølgning. Man skal huske på, at man som langtidssygemeldt bruger lang tid på at finde sig til rette på en arbejdsplads, fortæller Jette Skriver. Jette Skriver vil gerne anbefale flere at etablere fleksjobs. Hun fortæller: Det handler jo om, at have et socialt ansvar og vise, at vi er en rummelig arbejdsplads det tror jeg på. Desuden producerede vi på ældreområdet mange arbejdsskader før i tiden. Nu har vi muligheden for at gøre noget af det godt igen med nogle gode fleksjobs. Har du brug for en fleksjobber? Så kontakt Jobkonsulent Jens Andreasen i Jobcenter Syddjurs på 87 53 57 78. Jobcenter Syddjurs: 87 53 54 40 eller jobcenter@syddjurs.dk Det sociale kapitel Hovedudvalget arbejder med det rummelige arbejdsmarked under rammeaftalen om det sociale kapitel. Hovedoverskrifterne er forebyggelse, fastholdelse og integration. Læs mere på intra under MED-HU. Kort nyt Sluk lyset Danmark - Klimaet på dagsordenen globalt som lokalt 2009 bliver et skæbneår år i kampen mod global opvarmning, og Danmark får en nøglerolle i forbindelse med FN-klimatopmødet, som afholdes i København i december. Der vil i Syddjurs Kommune komme til at foregå adskillige events i 2009, som sætter fokus på klimaforandringer og energibesparelser. Første mærkedag bliver fredag den 20. marts, hvor Klima- og Energiminister Connie Hedegaard gæster Glasmuseet i Ebeltoft med et foredrag om Danmarks indsatser på energi- og klimaområdet, samt signering af hendes nye bog: Da klimaet blev hot. Syddjurs Kommune vil ligeledes bidrage med et oplæg om den lokale vinkel på klimaindsatsen. Der kan stadig rekvireres billetter til arrangementet. Lørdag den 28. marts løber en verdensomspændende begivenhed af stabelen, som vi ligeledes er en del af lokalt i kommunen. Eventen hedder Earth Hour - 6
på dansk omdøbt til Sluk lyset Danmark. Klimaeventen foregår i hundredvis af byer verden over fra Nuuk til Torshavn, Rio de Janeiro, Sydney, Ryomgård og Ebeltoft. Eventen går ud på, at så mange mennesker som muligt verden over slukker lyset i en time for at spare på energien. I Danmark slukkes lyset fra kl. 20.30 21.30. Den sidste aktivitet, der er på plakaten lige nu lokalt, er et såkaldt Klimatek, som kommer op at køre på formentlig alle biblioteker på Djursland i 2009. Der vil komme yderligere oplysninger om begge aktiviteter på intranettet og i dagspressen snarest, så hold øje og vær med til at give jeres lokale bidrag til at hjælpe klimaet på rette køl igen! Informationssikkerhed Den 1. december 2008 vedtog Direktionen en ny informationssikkerhedspolitik for Syddjurs Kommune. Det overordnede ansvar er samtidig delegeret til et nyoprettet informationssikkerhedsudvalg og Jon Badstue Pedersen er udpeget til informationssikkerhedskoordinator. Informationssikkerhedsudvalget er normgivende og fastsætter på grundlag af den vedtagne informationssikkerhedspolitik de principper og retningslinjer, der skal sikre målopfyldelsen. Udvalget behandler alle informationssikkerhedsspørgsmål af principiel karakter. Informationssikkerhedspolitikken og informationssikkerhedsudvalget bidrager til at styrke sikkerhedsniveauet i kommunen og giver kommunen et effektivt værktøj til håndtering af de sikkerhedsmæssige aspekter, som følger af digitaliseringen. Man kan se politikker og retningslinier samt dagsordner og referater for udvalgets møder Intra under Administration og I-sikkerhed. 7