21. februar 2005
Indhold 1. Resume 4 2. Introduktion 7 2.1. Baggrund 7 2.2. Formål med IT-analysen 8 2.3. Fremgangsmåde og projektforløb 9 2.4. IT-analysens disposition 11 3. IT-analyse af tinglysningen 12 3.1. Nuværende IT-understøttelse af tinglysningen 12 3.2. IT-understøttelse af den fremtidige tinglysning 17 3.3. Analyse af mulighederne for at automatisere og understøtte prøvelse af de enkelte dokumenter 32 3.4. IT-arkitektur for digitalisering af tinglysningen 51 3.5. Sikkerhedsløsning 61 3.6. Konsekvenser for det eksisterende tinglysningsregister 75 3.7. Digitalisering af akterne 92 3.8. Omkostningsskøn 108 3.9. Implementeringsplan 112 4. Ejendomsdata 116 4.1. Kortlægning af nuværende systemer vedrørende ejendomsdata. 116 4.2. Ejendomsdatanøgle i forbindelse med tinglysningsregistret 119 4.3. Datamodel for ejendomsdata 125 4.4. Etablering af en integreret systemarkitektur for hele ejendomsdataområdet 135 5. Samfundsøkonomiske konsekvenser 142 5.1. Baggrund 142 5.2. Fremgangsmåde 142 5.3. Forudsætninger og afgrænsning 143 5.4. Datagrundlag og analysemetode 145 5.5. Konsekvenser af en digitalisering 146 5.6. Samlede samfundsøkonomiske konsekvenser 154 5.7. Følsomhedsanalyse 155 5.8. Perspektivering 161 6. Bilag 162 6.1. Bilag A: 29. Andre tinglysningsdokumenter 162 6.2. Bilag B: Tinglysninger af fast ejendom 2003 163 6.3. Bilag C: Omkostning pr. tinglysningssag 164 6.4. Bilag D: Nuværende generiske arbejdsgang i tinglysningen 166 6.5. Bilag E: Den fælles logiske datamodel for ejendomsdataområdet 176
6.6. Bilag F: Ændringer i den fælles logiske datamodel siden tilblivelsestidspunkt 177 6.7. Bilag G: Forretningssyn for tinglysningen 178 6.8. Bilag H: Fællesskab af begreber 179 6.9. Bilag I: Registeransvarlige virksomheder 180
Nærværende rapport beskriver resultatet af en IT-analyse af tinglysningen som er blevet gennemført i perioden 16. september 31. oktober 2004. Analysen vurderer i hvilket omfang det er muligt at digitalisere og automatisere tinglysningen af fast ejendom således at borgere, professionelle aktører som f.eks. banker, realkreditinstitutioner og advokater digitalt kan foretage anmeldelse af dokumenter, hvorefter disse tinglyses automatisk i nær realtid. Analysen beskriver den IT-understøttelse, der kan etableres af de enkelte trin ved den formelle og juridiske prøvelse, samt i overordnede træk den IT-arkitektur, der bør etableres for at sikre en hensigtsmæssige IT-understøttelse for borgerne og de professionelle aktører. Endvidere er skitseret hvorledes der etableres en tilfredsstillende sikkerhedsløsning for den digitale tinglysning. Det vurderes at med anvendelse af en digital signatur baseret på OCES certifikater har en digitaliseret og automatiseret tinglysning et sikkerhedsniveau som er fuldt på højde med sikkerhedsniveauet for den nuværende papirbaserede tinglysning. I forbindelse med anmeldelse af tinglysningsdokumenter er det en væsentlig fordel, at borgeren har mulighed for, at anvende en mobil digital signatur, således at borgeren kan anvende denne hos en anmelder som f.eks. en bank, et realkreditinstitution eller en advokat. Der er en række muligheder for at etablere en sådan mobil digital signatur, men endnu ikke en udbredt løsning, således at det er muligt at anvende OCES certifikater mobilt. Analysen peger på at der indtil en sådan løsning er etableret kan anvendes en pinkodeløsning, hvor borgeren ved hjælpe af et OCES certifikat, installeret på borgerens PC, opnår en unik pinkode som kan anvendes i forbindelse med tinglysningen til brug for en samlet anmeldelse hos en professionel aktør. Der er videre foretaget en vurdering af hvorvidt den fremtidige digitaliserede og automatiserede tinglysning bør baseres på videreudvikling af det eksisterende tinglysningsregister eller hvorvidt dette bør baseres på nyudvikling. En forudsætning for at anvende det eksisterende tinglysningsregister er, at der foretages grundlæggende omlægninger af det eksisterende tinglysningsregisters system- og dataarkitektur. Den grundlæggende tekniske arkitektur er fra 1987/88 og er baseret på en central forespørgselsdel som batch opdateres med opdateringer fra de decentrale installationer hvor ajourføringen foregår ved hver af de 82 byretter. Endvidere er udbredelsen af de udviklingsværktøjer og den databaseplatform, som anvendes i det eksisterende tinglysningsregister fortsat faldende og det er nødvendigt af hensyn til at fremtidssikre den nuværende databaseplatform at migrere til en mere udbredt og standardiseret platform. Det vurderes at den nuværende funktionalitet og skærmbilleder skal ændres væsentligt da disse er designede til at blive anvendt af tinglysningsmedarbejdere, mens det fremtidige system skal understøtte et behov således at borgere, realkreditinstitutioner og advokater selvstændigt kan foretage tinglysningen.
Den nuværende brugerfunktionalitet er imidlertid bundet til de eksisterende skærmbilleder. Det vil således kræve væsentlige omprogrammeringer af applikationslogikken, hvorfor den reelle genanvendelse af applikationslogikken vil være begrænset. Når de nødvendige ændringer af arkitekturen og den teknologiske platform er gennemført, er anvendelsen af selve funktionaliteten således fortsat begrænset, hvorfor det vurderes, at det fremtidige tinglysningssystem bør baseres på nyudvikling på en ny platform frem for på en videreudvikling af det eksisterende tinglysningsregister. Det er skønnet, at etableringsomkostningerne for det fremtidige tinglysningssystem er i størrelsesordenen 39 53 mio. kr. og at de løbende drifts- og vedligeholdelsesomkostninger udgør i størrelsesordenen 21 26 mio. kr. om året. Disse skøn er forbundet med usikkerhed. Tinglysningsregisteret omfatter i dag registreringer vedrørende adkomster, pantebreve og servitutter, men omfatter ikke den fulde dokumentation dvs. digital adgang til dokumenterne i akten, som er arkiveret ved den enkelte byret. En fremtidig digitaliseret tinglysning forudsætter, at akten indskannes og gøres tilgængelig digitalt, således at brugeren af det fremtidige tinglysningssystem har adgang til de enkelte dokumenter i akten. Akten udgør i dag 82 mio. papirer samlet set og er fordelt med 2.1 mio. aktmapper på gennemsnit 40 sider. Digitalisering af akten er et omfattende projekt, som vil strække sig over en årrække. Der er i analysen anført forskellige modeller for indskanning af akten hvor indskanningsperioden varierer for de enkelte modeller. Afhængig af valg af model og de forudsætninger, som er knyttet til digitalisering af akten skønnes det at omkostningerne for digitalisering akten udgør i størrelsesordenen 103 162 mio. kr. Dette er skøn som er forbundet med betydelig usikkerhed, hvor en væsentlig usikkerhedsfaktor er den gennemsnitlige indskanningstid pr. side i akten. Der er i samarbejde med Søren Sørup Hansen, dommer ved Retten i Århus og ekspert indenfor tinglysning, vurderet i hvilket omfang det er muligt at automatisere tinglysningen under forudsætning af, at den ovenstående IT-understøttelse etableres. Vurderingen er baseret på en gennemgang af de kontroller, der gennemføres i forbindelse med den manuelle tinglysning, og herunder en vurdering af i hvilket omfang det er muligt at automatisere tinglysningen ved en passende IT-understøttelse. Automatiseringspotentialet vurderes samlet højt for behandling af skøder og pantebreve, men der er fortsat en række tilfælde tinglysningsdokumenter, som kræver en mere manuel sagsbehandling og prøvelse. Samlet set skønnes, at det er muligt at reducere den nuværende manuelle sagsbehandling med ca. 69 %, hvilket svarer til et effektiviseringspotentiale på 245 årsværk, som er baseret på en vurdering af i hvilket omfang den manuelle ressourceindsats reduceres i forbindelse med digitaliseringen og automatisering af tinglysningen af de forskellige dokumenttyper.
Der er endvidere gennemført et skøn vedrørende de samfundsøkonomiske konsekvenser,der er forbundet med en automatiseret tinglysning i nær realtid for borgere, banker, realkreditinstitutioner og advokater. Vurderingen af de samfundsøkonomiske konsekvenser er foretaget for tinglysninger, der vedrører tinglysning af fast ejendom, og omfatter skøder, realkreditpantebreve, og ejerpantebreve. Kvantificeringen omfatter udelukkende de direkte konsekvenser, mens indirekte konsekvenser er behandlet mere kvalitativt. Analysen er baseret på interview med aktører udpeget af Finansrådet, Realkreditrådet og Advokatrådet, herunder er der gennemført interviews med to udvalgte banker, to udvalgte realkreditinstitutioner og formanden for Danske Boligadvokater. Vurderingen af effekten for borgerne tager afsæt i de ovennævnte interviews, hvor de professionelle aktører har søgt at belyse borgernes tidsmæssige og finansielle besparelser som følge af en digitaliseret tinglysning. Besparelsen for borgeren består primært af en reduktion i de finansielle omkostninger i forbindelse med kurssikring, bankgarantier og finansielle omkostninger som følge af deponering af salgsprovenu. Besparelserne for de professionelle aktører består primært af en reduktion i sagsbehandlingstiden, samt besparelser til porto, papir og print, samt arkivplads. Effekterne er opregnet fra transaktionsniveau til samfundsniveau. Opregningen er foretaget på baggrund af tilgængelig statistik for samlede årlige tinglysninger af fast ejendom, samt statistik for pengeinstitutters, realkreditinstitutioners og advokaters andel af samlede tinglysninger. De samlede årlige samfundsøkonomiske konsekvenser vurderes at være i størrelsesordenen 200 300 mio. kr. hvoraf ca. 70 mio. kr. udgør besparelsen for borgerne. Inkluderes de afledte besparelser i forbindelse med en reduktion i antallet af kundemøder, bliver den samlede samfundsøkonomiske besparelse på mellem 300 og 400 mio. kr. pr. år hvoraf ca. 100 mio. kr. udgør besparelsen for borgerne. Det skal understreges, at de angivne besparelser er et kvalificeret skøn, baseret på få interviews, der dog dækker markedet bredt. Resultatet er derfor forbundet med en væsentlig usikkerhed. Den konkrete besparelse afhænger af en række parametre herunder antal tinglysningssager, gennemsnitlig friværdi og rente på alternativ placering.
Af regeringsgrundlag II fremgår, at regeringen ønsker at gøre tinglysningen af fast ejendom "papirløs". Et af skridtene på vejen mod en papirløs tinglysning er, at tinglysningen gennemdigitaliseres og i videst muligt omfang automatiseres med henblik på en effektiv tinglysning og et højt serviceniveau over for borgere og virksomheder. Målet er, at det er muligt at gennemføre tinglysningen af fast ejendom i realtid ved: At borgere, virksomheder mv. kan anmelde rettigheder elektronisk via internettet inkl. betaling hvis påkrævet. At anmeldte rettigheder umiddelbart efterfølgende automatisk prøves. At relevante ejendomsdata opdateres i processen. At tinglysningen herved er gennemført, og at anmelder herefter tilsendes en kvittering for opnået (eller afvist) lysning. Effekterne af gennemdigitaliseringen og automatisering af tinglysningen af fast ejendom skal udmønte sig i en række gevinster for tinglysningens interne som eksterne brugere. Herunder: At tinglysningen af fast ejendom effektiviseres for alle aktører i sikkerhedsmæssigt trygge rammer. At man forbedrer kundeservicen væsentligt over for borgeren ved at kunne præsentere valide tinglysningsdata i en samlet løsning, der kan foretages opslag i fra internettet. At der opnås en række samfundsmæssige gevinster, idet borgerne eksempelvis kan spare udgifter til bl.a. kurssikring og mellemfinansiering. At de professionelle aktører i form af banker, realkreditinstitutter, advokater og ejendomsmæglere via en særlig adgang til tinglysningssystemet, herunder eventuelt ved integration fra egne ITsystemer, kan foretage anmeldelser og straks modtage svar fra Tinglysningen om resultatet af den automatiserede prøvelse på egen skærm.
Der vil i IT-analysen blive lagt størst vægt og fokus på IT-analysen af selve tinglysningen af fast ejendom, herunder tinglysningsregisteret og de ejendomsrelaterede data, som indgår direkte i en fremtidig automatiseret tinglysning. Parallelt med nærværende IT-analyse gennemføres en analyse af den fremtidige organisering af Danmarks Domstole, herunder tinglysningen. Selvom der her arbejdes med flere modeller (regional, central og privat) tages udgangspunkt i, at tinglysningen samles i én central statslig tinglysningsenhed, idet konsekvenserne af den regionale og private model mest hensigtsmæssigt kan beregnes som korrektioner til den centrale model. I forhold til at igangsætte en digitalisering ønskes gennemført en IT-analyse af tinglysningen af fast ejendom, som belyser følgende: Gennemdigitalisering og automatisering af tinglysningen: En teknologisk vurdering af hvorvidt det er muligt at digitalisere og automatisere tinglysningen i det omfang, som er anført ovenfor. En vurdering af hvorvidt der findes tilfredsstillende sikkerhedsløsninger i forbindelse med den digitale tinglysning. En kortlægning af hvilke konsekvenser dette vil have i forhold til det nuværende tinglysningsregister, herunder en vurdering af hvorvidt det er nødvendigt at nyudvikle dette fra grunden eller alternativt at renovere dette, herunder evt. at placere data i andre ejendomsregistre. En vurdering af nødvendigheden (for tinglysning i realtid) af og muligheden for at etablere en fælles ejendomsdatanøgle, som kan bruges til at udveksle data direkte mellem de forskellige ejendomsregistre, som anvendes direkte i forbindelse med tinglysningen. En vurdering af hvilke relevante modeller herunder modeller, hvor opgaven udliciteres til private der er for hvorledes Akterne kan digitaliseres og implementeres i det fremtidige tinglysningsregister over en årrække samt de økonomiske konsekvenser heraf. En vurdering af omkostningsniveauet med hensyn til at få en privat IT-virksomhed til at udvikle og implementere en digitaliseret og automatiseret tinglysning samt et overslag over de efterfølgende driftsog vedligeholdelsesomkostninger. Ejendomsrelaterede data En overordnet vurdering af den datamodel, der fremgår af Ejendomsdata -bogen, eller eventuelle senere versioner af denne, med henblik på at kunne beskrive den ejendomsdatamæssige
henblik på at kunne beskrive den ejendomsdatamæssige sammenhæng, data fra tinglysningen indgår i. I forlængelse heraf en skitsering af hvorledes det er muligt at digitalisere tinglysningen således, at tinglysningen på langt sigt gennem et antal afmålte implementeringsskridt kan/ikke forhindres i at indgå i en samlet mere integreret systemarkitektur for hele ejendomsdataområdet. Samfundsøkonomiske konsekvenser Et økonomiske overslag vedrørende de samfundsøkonomiske besparelser, der er forbundet med at digitalisere og automatisere tinglysningen i forhold de professionelle aktører, som omfatter banker og realkreditinstitutioner, samt besparelser for den almindelige borger. Der vil i IT-analysen blive lagt størst vægt og fokus på IT-analysen af selve tinglysningen, herunder tinglysningsregisteret og de ejendomsrelaterede data, som indgår direkte i en fremtidig automatiseret tinglysning. Det overordnede analysedesign består af en kortlægning, analyse og afrapporteringsfase, som det er illustreret i nedenstående figur og er gennemført i tidsperioden d. 16. september 26. oktober 2004.
Kortlægningen sigter på at indsamle og strukturere faktuel information omkring tinglysning og ejendomsdata i dag. Der fokuseres derefter på at forstå problemstillinger, begrænsninger og muligheder i nuværende systemer set i forhold til den overordnede målsætning om en digitaliseret og automatiseret tinglysning. Der gennemføres herefter en række analyser med hensyn til de systemmæssige muligheder og konsekvenser i forhold til den fremtidige digitaliserede og automatiserede tinglysning, som skal gennemføres i noget nær realtid. Endvidere analyseres de samfundsøkonomiske konsekvenser af den fremtidige automatiserede tinglysning og mulighederne for at skabe en sammenhængende systemarkitektur for de øvrige ejendomsrelaterede systemer. Endelig udarbejdes rapporten for den samlede analyse. Kortlægningen og analysen har inddraget en række interessenter gennem interview og udlevering/gennemgang af relevant baggrundsmateriale: I forbindelse med kortlægning og analyse af den fremtidige tinglysning er der således gennemført interview med følgende: Dommer Søren Sørup Hansen, Århus byret. Domstolsstyrelsens IT-kontor. CSC som vedligeholder og driftsafvikler det eksisterende tinglysningsregister. ToldSkat. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
En leverandør af en integreret løsning til dokumenthåndtering, herunder indskanning og opbevaring. I forbindelse med kortlægning og analyse af ejendomsdata er der således gennemført interview med følgende: Kort & Matrikelstyrelsen. Erhvervs- og Byggestyrelsen. I forbindelse med kortlægning og analyse af de samfundsøkonomiske konsekvenser af den automatiserede og digitaliserede tinglysning er der således gennemført følgende interview: Finansrådet, herunder 2 udvalgte banker. Realkreditrådet, herunder 2 udvalgte realkreditinstitutioner. Advokatrådet.! I det følgende er resultaterne af IT-analysen beskrevet således, at der i afsnit 3 beskrives vores analyse og vurderinger i relation til den fremtidige digitalisering og automatisering af tinglysningen samt de ejendomsrelaterede data, der umiddelbart indgår i tinglysningen. Herefter beskrives den samlede analyse af de ejendomsrelaterede data, samt hvorledes digitaliseringen af tinglysningen gennem et antal afmålte implementeringsskridt kan/ikke forhindres i at indgå i en samlet mere integreret systemarkitektur for hele ejendomsdataområdet. Endelig er der i hovedafsnit 5 anført et økonomisk overslag over de samfundsøkonomiske besparelser, der er forbundet med at digitalisere og automatisere tinglysningen. De samfundsøkonomiske konsekvenser omfatter gevinsterne for en række professionelle aktører i form af banker, realkreditinstitutioner og advokater samt for borgeren.
I nærværende afsnit 3 er en række forhold vedrørende den nuværende tinglysning og fremtidige forhold beskrevet. I afsnit 3.1 opridses kort hvilke processer, den nuværende tinglysning består af, samt hvorledes disse er IT-understøttet. I afsnit 3.2 er den fremtidige IT-understøttelse af tinglysningen overordnet beskrevet. Afsnittet opridser, hvorledes den fremtidige IT-understøttelse finder sted uafhængigt af hvilke dokumenter, der fremsendes til tinglysning. I afsnit 3.3 vurderes i hvilket omfang, det er muligt at automatisere behandlingen af de enkelte dokumenttyper, som anmeldes til tinglysning. I afsnit 3.4 beskrives den IT-arkitektur, som forventes at understøtte den fremtidige tinglysning i afsnit 3.4. I afsnit 3.5 er sikkerhedsmæssige aspekter af den fremtidige IT-understøttelse beskrevet. I afsnit 3.6 vurderes, hvorvidt den fremtidige tinglysning skal baseres på det eksisterende tinglysningsregister, eller om dette bør nyudvikles. Uafhængigt af resultatet af denne vurdering anvendes benævnelsen det fremtidige tinglysningssystem. I afsnit 3.7 beskrives, hvorledes det er muligt at digitalisere akten, herunder skønnes de omkostninger, der er forbundet herved. I afsnit 3.8 er der foretaget et omkostningsskøn vedrørende etablering af det fremtidige tinglysningssystem samt de efterfølgende drifts- og vedligeholdelsesomkostninger. I afsnit 3.9 er der endelig skitseret et forslag til en overordnet implementeringsplan for digitalisering af akten samt etablering af det fremtidige tinglysningssystem. "#$ I det følgende er beskrevet, hvorledes den nuværende tinglysningsproces er understøttet af det eksisterende tinglysningsregister. I afsnit 3.6 er givet en mere detaljeret beskrivelse af de systemmæssige forhold omkring tinglysningsregistret. "#$% Den nuværende tinglysningsproces eller sagsgang for tinglysningen består af en række underprocesser, som vist i følgende figur:
Tinglysning - Underprocesser Modtage sag Kasseregistrering Håndtering af akter Tingbogsregistrering Afslutte sag Håndtering af frister Håndtering af storkunder Håndtere Afsendelse af afgiftsprøvelser post til ToldSkat Tinglysning Underprocesser. Håndtering af tlf. tingbogsoplysninger Håndtering af tingbogsattester og udskrifter Håndtering af personlige henvendelser Den logiske sammenhæng, og dermed den rækkefølge hvori de enkelte underprocesser udføres, er vist i bilag D. Det skal nævnes, at sagsgangen er generisk, idet der kan være tale om (små) forskelle mellem de enkelte retskredse. Således optræder den såkaldte dagbogsregistrering ikke som en selvstændig underproces, idet dagbogsregistrering i visse retskredse udføres som en del af tingbogsregistreringen (dagbogsog tingbogsregistrering udføres samtidig), mens den i andre retskredse udføres som en selvstændig aktivitet. Dette anses dog ikke for at have nogen praktisk betydning. I det følgende er kort beskrevet de enkelte underprocesser, og de aktiviteter, som udføres som en del af processerne. Modtage sag består i, at tinglysningen (tinglysningskontoret i hver enkelt retskreds) modtager de enten fremsendte eller personligt afleverede papiranmeldelser. Herefter foretages en såkaldt formel prøvelse, som består i et check af grundlæggende krav såsom check af genpart, betalingsanvisninger og lignende. Såfremt anmeldelsen inkluderer betaling udføres Kasseregistrering, se nedenfor. Anmeldelser, som modtages inden kl. 12 på en given dag, opfattes som værende anmeldt samtidig. Tingbogsregistrering består indledningsvis i, at der udføres en formel prøvelse eller et indledende check af, om de formelle krav til anmeldelsen er opfyldt. Såfremt de formelle krav er opfyldt, udføres den såkaldte juridiske prøvelse, hvor indhold, prioritet og dispositionsret bliver prøvet.
I tilfælde af at anmeldelsen kan tinglyses, bliver anmeldelsen registreret i tinglysningsregistret (tingbogen), som på baggrund af de indtastede oplysninger foretager diverse automatiske opslag i tingbogen selv, f.eks. indhentning af en adresse på baggrund af et telefonnummer og lignende. Tingbogsregistreringen indeholder også et check og efterfølgende indtastning af afgiftsbeløb samt evt. anmærkninger. Såfremt der er tale om en såkaldt storkunde, udføres Håndtering af storkunder, og i tilfælde af afgiftsprøvelser udføres Håndtering af afgiftsprøvelser til ToldSkat, se nedenfor. Uanset om anmeldelsen kan tinglyses eller ej, afsluttes tingbogsregistreringen med at anmeldelsen påføres en tinglysningspåtegning, og genpart påsættes tinglysningsgenparten. Afslutte sag består i, at Håndtering af akter udføres, se nedenfor. Afsendelse af post består indledningsvis i, at der udføres en kvittering for alle dagens anmeldelser samt foretages en udskrift af den såkaldte dagbog. Dagbogen er en integreret del af tinglysningsregistret og udgør i praksis en liste over alle aktiviteter, som er udført i forbindelse med en given anmeldelse. Endvidere bliver alle dagens tinglyste anmeldelser, som omhandler skøder og nye pantebreve, bekendtgjort i Tingbladet. Tingbladet er en del af www.nettidende.dk. Overførsel af data mellem tinglysningsregistret og Tingbladet sker dagligt og automatisk, men forudsætter at ovennævnte kvittering er udført. Som det sidste bliver den originale anmeldelse returneret til anmelderen via almindelig post. Kasseregistrering består i at håndtere betaling af tinglysningsafgift i de tilfælde, hvor der ikke er tale om en storkunde. Betaling af tinglysningsafgift kan foretages enten via check, kontooverførsel, dankort eller som kontantbetaling. Kasseregistrering afsluttes med, at beløbet stemples ind på anmeldelsen. Håndtering af frister er en følge af, at anmeldelser i visse tilfælde kan tinglyses med frist. Tinglysningsregistret foretager automatisk et løbende check af, om tidsfristen for anmeldelser, som er tinglyst med frist, er overskredet. Såfremt tidsfristen er overskredet, bliver anmeldelsen automatisk slettet i tinglysningsregistret.
Hver måned bliver der genereret en liste fra tinglysningsregistret, som viser de anmeldelser, som er blevet slettet. Listen benyttes som udgangspunkt til at opdatere den såkaldte akt. Håndtering af storkunder består i, at der foretages et check og efterfølgende indtastning af afgiftsbeløb i tinglysningsregistret. Det skal nævnes, at der i dag foreligger et løsningsforslag, som afventer en beslutning hos ToldSkat, med henblik på at lette det opfølgende arbejde for storkunder i forbindelse med fakturering. I dag kan storkunder ikke direkte se af fakturaen fra ToldSkat, som varetager fakturering på vegne af tinglysningen, hvilken kunde som de enkelte fakturabeløb vedrører. Ønsket er, at storkunder i forbindelse med anmeldelsen kan medprinte f.eks. en stregkode, som unikt identificerer kunden. Stregkoden skal følge anmeldelsen under hele tinglysningsprocessen inkl. på fakturaen fra Told- Skat og vil således kunne benyttes af storkunden i forbindelse med opfølgning internt. Ovenstående stregkodeløsning vil ikke umiddelbart kunne anvendes i den fremtidige tinglysning, se afsnit 3.2. Håndtering af afgiftsprøvelser består i, at der foretages en udskrift og efterfølgende udsendelse af materiale til ToldSkat. Materialet udsendes på papir af hensyn til påstempling af beløb. Det skal nævnes, at som oftest anmodes ikke om materiale retur fra ToldSkat. I tilfælde af at ToldSkat returnerer det originale dokument, skal dette videresendes til anmelderen, mens, er der tale om en kopi af ToldSkats afgørelse, foretages der intet. Der er dog enkelte tinglysningskontorer, som noterer i tinglysningsregistret, at de har udsendt materiale til ToldSkat. På disse kontorer er man nødsaget til at fjerne noteringen fra tinglysningsregistret. Håndtering af akter består i, at genparten lægges i den såkaldte akt(mappe). I tillæg håndteres arkivering, idet pantebreve arkiveres i 3 år, hvorefter de slettes, mens øvrige dokumenter arkiveres i 10 år, hvorefter de sendes til landsarkivet. Opsamling af dokumenter, som skal sendes til landsarkivet, foretages 1 gang årligt og udføres af de enkelte retskredse. Håndtering af telefoniske tingbogsoplysninger består af de serviceaktiviteter, som følger af, at personer henvender sig telefonisk til tinglysningen. Aktiviteter vil være en kombination af de aktiviteter, som udføres som en del af de øvrige processer.
Håndtering af tingbogsattester og udskrifter består for tingbogsattesters vedkommende i en udskrift og efterfølgende udsendelse af attesterne til eksterne aktører som banker og realkreditinstitutioner. For udskrifters vedkommende består dette i en udskrift af (hele) akter til eksterne aktører som advokater og ejendomsmæglere.! Håndtering af personlige henvendelser består af de serviceaktiviteter, som følger af, at personer henvender sig personligt til tinglysningen. Aktiviteter vil være en kombination af de aktiviteter, som udføres som en del af de øvrige processer. " Som det fremgår af beskrivelsen af de enkelte underprocesser ovenfor, er det ikke alle underprocesser, som direkte involverer tinglysningsregistret. I nedenstående figur er de underprocesser, som direkte involverer tinglysningsregistret markeret med gråt. Tinglysning - Underprocesser Modtage sag Kasseregistrering Håndtering af akter Tingbogsregistrering Afslutte sag Afsendelse af post Håndtering af frister Håndtering af storkunder Håndtere afgiftsprøvelser til ToldSkat Håndtering af tlf. tingbogsoplysninger Håndtering af tingbogsattester og udskrifter Håndtering af personlige henvendelser Tinglysning Underprocesser markeret med gråt er understøttet af tinglysningsregistret. Tinglysningsprocessen er således kun direkte understøttet af tinglysningsregistret selv. Indirekte er tinglysningsprocessen dog understøttet af en række andre systemer, som enten modtager data fra eller afgiver data til tinglysningsregistret. Dette er tidligere beskrevet ovenfor i afsnittet om dataintegration.
I dette afsnit er den fremtidige IT-understøttelse af tinglysningen overordnet beskrevet. Afsnittet opridser, hvorledes den fremtidige IT-understøttelse finder sted uafhængigt af hvilke dokumenter, der fremsendes til tinglysning. Dette behandles efterfølgende i afsnit 3.3, hvor det ligeledes vurderes i hvilket omfang, det er muligt at automatisere behandlingen af de enkelte dokumenttyper, som anmeldes til tinglysning. Ligeledes beskrives den IT-arkitektur, som forventes at understøtte den fremtidige tinglysning, i afsnit 3.4. De sikkerhedsmæssige aspekter af den fremtidige IT-understøttelse er kun overordnet berørt i nærværende afsnit, idet en mere uddybende beskrivelse er givet i afsnit 3.5. I afsnit 3.6 vurderes, hvorvidt den fremtidige tinglysning skal baseres på det eksisterende tinglysningsregister, eller om dette bør nyudvikles. Uafhængigt af resultatet af denne vurdering anvendes benævnelsen det fremtidige tinglysningssystem. I det følgende er beskrevet, hvorledes den fremtidige tinglysning tænkes at foregå, og hvorledes den er IT-understøttet. Udgangspunktet for den fremtidige tinglysning, herunder IT-understøttelsen er, at den såkaldte objektive retssikkerhed bibeholdes ved overgang til en digitaliseret tinglysning. Den objektive retssikkerhed indebærer, at tinglysningen også i fremtiden skal have et objektivt ansvar for rigtigheden af oplysningerne i tinglysningssystemet. En konsekvens af dette vil derfor være, at den nuværende juridiske prøvelse skal opretholdes (i en automatiseret og digitaliseret udgave), og at IT-understøttelsen sikkerhedsmæssigt skal have et tilfredsstillende højt niveau. Dette er nærmere belyst i afsnit 3.5. Den fremtidige IT-understøttelse af tinglysningen er baseret på, at alle brugere af tinglysningen skal have en og samme indgang til tinglysningssystemet. I tillæg tænkes alle brugere at følge nedenstående overordnede sagsgang: Anmeldelse Verifikation Prøvelse Afslutning Sagsgang for fremtidig tinglysning Sagsgangen er som udgangspunkt fælles for alle brugere af tinglysningen, idet der vil optræde forskelle på de enkelte trin for de forskellige grupper af brugere, se nedenfor.
I denne sammenhæng er brugere defineret som såvel ansatte i tinglysningen som borgere og virksomheder samt professionelle aktører i form af advokater, banker, realkreditinstitutioner og ejendomsmæglere. I det følgende vil betegnelsen disponenter blive benyttet om borgere og virksomheder, som har dokumenter, der skal tinglyses, mens betegnelsen anmeldere vil blive benyttet om professionelle aktører, som agerer på vegne af en disponent. I det følgende er de enkelte trin i sagsgangen beskrevet mere uddybende samtidig med, at beskrivelsen vil fremhæve de forskelle, der findes for de enkelte brugere. Anmeldelsen kan foretages af enten en disponent eller af en anmelder, som agerer på vegne af en disponent. Der vil også være tilfælde, hvor ansatte i tinglysningen indtaster en papirbaseret anmeldelse for på den måde at bringe denne på digital form, jf. stationsmodellen beskrevet sidst i afsnit 3.2. Anmeldelsen foregår ved, at brugeren tilgår en elektronisk tinglysningsblanket. For at tilgå blanketten skal brugeren identificere sig med sin digitale signatur. I tilfælde af en ansat fra tinglysningen skal vedkommende benytte et brugernavn og password. Kravet om brugerens signatur er udelukkende et forsøg på at undgå, at tinglysningen bliver genstand for et utal af falske anmeldelser. Digital signatur og de forskellige typer af certifikater er nærmere beskrevet i afsnit 3.5. Den elektroniske blanket indeholder en række indtastningsfelter, som skal udfyldes. Udformning og antallet af indtastningsfelter på den elektroniske blanket afhænger af hvilken dokumenttype, som ønskes tinglyst, idet der som udgangspunkt vil være en blanket for hver dokumenttype (antal afhænger af det konkrete løsningsdesign). Ved tinglysning af et pantebrev vil der f.eks. være behov for indtastning af bl.a.: Ejendomsidentifikation. Debitors og kreditors identitet. Lånets størrelse. Rente og betalingsvilkår. Opsigelse. Respekterede servitutter og hæftelser. Den elektroniske blanket vil endvidere automatisk indhente (udvalgte) relevante informationer, som er nødvendige for tinglysningen på baggrund af f.eks. disponentens identitet eller i tilfælde af eksisterende servitutter på baggrund af matrikelnummeret. Informationerne kan enten indhentes fra tinglysningssystemet eller fra offentlige registre.
Den elektroniske blanket vil blive stillet til rådighed fra en relevant hjemmeside/portal, og vil kunne tilgås via internettet og en almindelig webbrowser. I tillæg vil der blive stillet en række såkaldte webservices til rådighed, som muliggør at anmeldere med udgangspunkt i egne systemer kan etablere skærmbilleder, som modsvarer den elektroniske blanket fra tinglysningen. Anmeldere vil på denne måde kunne indhente relevante informationer fra egne systemer til brug for tinglysningen. IT-mæssigt realiseres dette ved, at der etableres en speciel webadgang til det fremtidige tinglysningssystem. For ansatte i tinglysningen vil det betyde, at de fremover skal benytte en webbaseret brugerflade som erstatning for den nuværende 3270-klient. I forbindelse med visse dokumenttyper, jf. afsnit 3.3, vil der være behov for at anmeldelsen suppleres med information, som umiddelbart kun foreligger i papirformat. Den fremtidige IT-løsning vil understøtte, at filer i form af indskannede dokumenter kan vedlægges de enkelte anmeldelser. Det vil være de enkelte brugeres ansvar at have adgang til faciliteter til indskanning samt at udføre selve indskanningen. I tillæg kan der være behov for at tilgå dele af den såkaldte akt som en hjælp i forbindelse med udfyldelse af anmeldelsen. Akterne, som i dag udgør ca. 82 mio. papirdokumenter, vil i den fremtidige tinglysning blive stillet til rådighed på digital form. Enten ved en initiel indskanning af en væsentlig del af akten, eller efter behov når et givet aktdokument efterspørges. I sidstnævnte tilfælde vil der være en kort (1-2 timer) leveringstid i forbindelse med at indskanne og gøre dokumentet digitalt tilgængeligt, jf. afsnit 3.7. Der vil i en indkøringsperiode være behov for at opretholde en aktiv papirbaseret akt, idet der i denne periode vil være behov for at gemme indkomne papiranmeldelser. Er der tale om en disponent, vil der i forbindelse med anmeldelsen ydermere være adgang til at foretage betaling af tinglysningsafgift, se nedenfor. I forbindelse med anmeldelsen vil man, evt. på sigt, kunne forestille sig indbygget funktionalitet i tinglysningssystemet, som muliggør at man kan sende en anmeldelse til prøvelse, dog uden at den bindende prøvelse faktisk udføres. Altså at der bliver mulighed for at teste en anmeldelse, inden den afsendes endeligt. Anmeldelsen anses i princippet for afsluttet i det øjeblik, brugeren trykker på en knap Verifikation (fremgangsmåde afhænger af det konkrete løsningsdesign), hvorefter næste trin i sagsgangen påbegyndes. I praksis regnes anmeldelsen først for afsluttet, når verifikationen er gennemført, se nedenfor. # Verifikationen består af to dele, dels en kontrol, dels en godkendelse.
Kontrollen består af en feltvalidering af de indtastede informationer, f.eks. om der mangler informationer, om hvorvidt informationer er indtastet med korrekt format og lignende. Der er altså ikke tale om en egentlig prøvelse i juridisk forstand. Såfremt kontrollen viser, at der optræder fejl, vil brugeren automatisk blive ledt tilbage til anmeldelsen med henblik på at korrigere fejlen, hvorefter verifikationen kan påbegyndes igen. Såfremt kontrollen viser, at der ikke optræder fejl, vil brugeren få vist anmeldelsen igen med mulighed for at gennemse de indtastede informationer en sidste gang inden godkendelse. Såfremt de indtastede informationer kan accepteres, trykkes på en knap Godkend (fremgangsmåde afhænger af det konkrete løsningsdesign), hvorefter brugeren vil blive bedt om at underskrive anmeldelsen med sin digitale signatur. Digital signatur og de forskellige typer af certifikater er nærmere beskrevet i afsnit 3.5. Er der tale om en ansat i tinglysningen, skal vedkommende ikke underskrive anmeldelsen, idet ansatte i tinglysningen implicit har ret til at foretage anmeldelser. Rent juridisk vil der stadig skulle forefindes en gyldig underskrift fra disponenten på papiranmeldelsen. Ovenstående vil være aktuelt i de tilfælde, hvor der foreligger en papiranmeldelse, som skal bringes på digital form i den nye ITløsning. Er der tale om en disponent i form af en borger (enkeltperson), skal vedkommende underskrive med sit eget personcertifikat. Såfremt disponenten er en virksomhed, skal personen, som agerer på virksomhedens vegne, underskrive med sit eget medarbejdercertifikat. Er der tale om en anmelder, skal vedkommende underskrive med sit eget medarbejdercertifikat. Rent juridisk vil der stadig skulle forefindes en gyldig underskrift fra disponenten i form af en digital signatur. Kravet om anmelders signatur er udelukkende et forsøg på at undgå, at tinglysningen bliver genstand for et utal af falske anmeldelser, samt for generelt at kunne identificere hvilke brugere som sender anmeldelser til tinglysning. Såfremt de indtastede oplysninger ikke kan accepteres, vil der være mulighed for at returnere til anmeldelsen og foretage evt. rettelser, hvorefter verifikationen skal påbegyndes igen.