28. maj 2013 Informationsmøde: Udbud af p-pladser på OUH, Odense Universitetshospital, Svendborg Sygehus og Sygehusenheden Ringe Sagsnr. 13/5010
Agenda Velkomst og praktiske detaljer Gennemgang af: Udbudsbetingelser Disposition for tilbud Den udbudte opgave Kontraktbilag 2 Kontrakten Udbudsbilag Kontraktbilag Huskeliste 2 Spørgsmål
Velkomst og praktiske detaljer Udbudets gennemførelse Facilities Management, OUH i Region Syddanmark Anders Jul Pedersen, AC Fuldmægtig Brugergruppe; bestående af repræsentanter fra Facilities Management, kliniske afdelinger i hhv. Svendborg og Odense, OUHs IT-afdeling og Afdeling for kvalitet, forskning og MTV Kontaktoplysninger anders.pedersen@rsyd.dk www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 3 Der laves en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet Efterfølgende vil der være mulighed for at stille spørgsmål
Udbudsbetingelser Pkt. 1.2: Ordregiver Der er tale om udbud for OUH, Odense Universitetshospital, Svendborg Sygehus. Pkt. 1.3: Kontaktafdeling og person Al kommunikation ml. udbyder og tilbudsgiver skal foregå med kontaktperson og være skriftligt enten på dansk; brug meget gerne e-mail Pkt. 1.6: Udbudsmateriale Oversigt over udbudsmaterialets opbygning og indhold. Hold øje med hjemmesiden for evt. nye oplysninger samt Spørgsmål & Svar 4 Pkt. 1.9: Optioner Kontraktforlængelse: 4 gange, hver med op til 12 måneder Pkt. 1.12: Tidsplan Hold øje med de forskellige frister; hhv. spørgefrist og tilbudsfrist
Udbudsbetingelser Pkt. 1.15: Spørgsmål Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet og kravene til den udbudte opgave. Af hensyn til brugergruppemedlemmerne samles spørgsmålene så vidt muligt sammen i puljer. Alle spørgsmål lægges på hjemmesiden i anonymiseret form 5
Udbudsbetingelser Pkt. 1.16: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Følgende dokumenter skal medfølge tilbudet: Pkt. 1.16.1 Personlige forhold - Generel virksomhedsbeskrivelse Udfyld udbudsbilag 2, pkt. 1.1 - Erklæring vedr. ubetalt forfalden gæld (Tro og love erklæring) Udbudsbilag 2, pkt. 1.2 Udfyld udbudsbilag 3 Pkt. 1.16.2 Økonomisk og finansiel kapacitet - Soliditetserklæring/bankoplysning/kreditoplysning/referencebrev Udbudsbilag 2, pkt. 2.1 vedlægges 6 - Seneste 2 års godkendte årsrapporter Udbudsbilag 2, pkt. 2.2 vedlægges - Oplysning om samlet årsomsætning Udfyld udbudsbilag 2, pkt. 2.3 - Oplysninger om erhvervsansvarsforsikring Udfyld udbudsbilag 2, pkt. 2.5 - Hvis virksomheden baseres på en andens økonomiske og finansielle status Udbudsbilag 2, pkt. 2.4 udfyld kontraktbilag 6 Øvrig dokumentation
Udbudsbetingelser Pkt. 1.16: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Følgende dokumenter skal medfølge tilbudet: Pkt. 1.16.3 Teknisk kapacitet - Referencelister for de seneste 3 år Udbudsbilag 2, pkt. 3.1 vedlægges - Oplysninger om antal medarbejdere og deres kvalifikationer Udfyld udbudsbilag 2, pkt. 3.2 7 - Kvalitetsstyringssystem, herunder evt. certificeringer Udfyld udbudsbilag 2, pkt. 3.3 - Oplysning om evt. brug af underleverandør Udfyld udbudsbilag 2, pkt. 3.4 - Hvis virksomheden baseres på en andens tekniske kapacitet Udbudsbilag 2, pkt. 3.5 udfyld kontraktbilag 6 Øvrig dokumentation
Udbudsbetingelser Pkt. 1.17: Oplysninger om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Erklæring vedr. udbudsdirektivets artikel 27 (Tro og love erklæring) Udfyld Udbudsbilag 4 Pkt. 1.18: Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal være på dansk. Følg meget gerne Disposition for tilbud, inkl. de vedlagte Udbudsbilag og Kontraktbilag 8 Pkt. 1.19: Aflevering af tilbud Tjek det korrekte antal eksemplarer og krav til mærkning af tilbud Tilbudsfristen SKAL overholdes
Udbudsbetingelser Pkt. 1.21: Vedståelsesfrist 30. december 2013 Pkt. 1.22: Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbudsgivere, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet 9 Pkt. 1.23: Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser og overfor mindstekrav, som er tydeligt markeret i Kontraktbilag 1 og med ordet skal der er understreget i word-udgaven af Kontraktbilag 1.
Udbudsbetingelser Pkt. 1.25: Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra underkriterierne: Tilbudspris/økonomi, Helhedsløsning/funktionaliteter og Service og forsyningssikkerhed/arbejdsmiljø. Pkt. 1.27: Orientering om resultatet af udbudsforretningen Udbyder orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt underskrives først efter udløb af standstill perioden 10 Pkt. 1.28: Fremlæggelse af tilbudsgivere Afholdes 20 og 21. juni 2013, Odense Universitetshospital Detaljeret plan (indholds- og tidskrav) fremsendes Pkt. 3: Kravspecifikation For udfyldelse af Kravspecifikationen, se Kontraktbilag 1
Disposition for tilbud Vejledning, der skal lette tilbudsgiver i udarbejdelsen af tilbud Udbyder ser gerne, at Disposition for tilbud følges af alle tilbudsgivere; dette vil lette udbyders gennemgang af alle indkomne tilbud og sikre en høj grad af ligeværdig vurdering samt gennemsigtighed i tilbudsevalueringen Såfremt tilbudsgiver vælger ikke at følge Disposition for tilbud, er tilbudsgiver selv ansvarlig for, at tilbudet indeholder de nødvendige oplysninger, dokumentation mv. 11
Den udbudte opgave Opgaven omfatter etablering af betalingsparkering ved opsætning af betalingsautomater og skiltning ved Odense Universitetshospital, Svendborg Sygehus samt administration af parkeringspladser i form af vejledning til parkerende, patientguidning, uniformeret kontrol, servicering, af betalingsautomater, udstedelse af kontrolgebyrer m.m. ved Odense Universitetshospital, Svendborg Sygehus og Sygehusenheden Ringe. Der skal bydes på hele leverancen og der kan således ikke afgives tilbud på enkelte dele. 12 Er afgrænset til de områder på OUH Odense, Svendborg og Ringe, der er markeret på vedlagte Udbudsbilag 5-7, Oversigtsplaner Definition på mindstekrav og krav
Kontraktbilag 2 Udfyldes ift. Tilbudspris/økonomi, jf. pkt. 1.25.1 i udbudsmaterialet - OUHs andel af indtægterne fra betalingsparkering pr. år. (automater og andre betalingsformer) angives i procent Husk at underskrive bilaget Vedlægges tilbuddet elektronisk på USB 13
Kontrakten Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser, jf. Udbudsmaterialets pkt. 1.23 Udbyder opfordrer alle tilbudsgivere til nøje at gennemlæse kontrakten og stille spørgsmål til udbyder, såfremt der er behov for at få afklaret nogle af kontraktens vilkår 14
Udbudsbilag og Kontraktbilag Alle Udbudsbilag og Kontraktbilag til direkte udfyldning ligger på ordregivers hjemmeside i Word-format - Husk at de skal vedlægges det skriftlige tilbud og underskrives! Betingelser for deltagelse/dokumentation 15 Opfyldelse af ordregivers krav hvad tæller positivt i konkurrencen? Det er vigtigt, at krævede redegørelser er velunderbyggede og dokumenterede
Udbudsbilag og Kontraktbilag Øvrige bilag Udbudsbilag 5: Oversigtsplan Odense Udbudsbilag 6: Oversigtsplan Svendborg Udbudsbilag 7: Oversigtsplan Ringe Kontraktbilag 3: Leveringsadresser / bestillere Kontraktbilag 4: Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Kontraktbilag 5: Evt. yderligere kontraktrelevante bilag fra Leverandørens tilbud 16
Huskeliste Udbudsbilag - Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Dokumentation: Udbudsbilag 2, 3 samt Kontraktbilag 6 Kontraktbilag - Kontraktbilag 1 Mindstekrav 17 - Kontraktbilag 2 Andel angives i procent
Huskeliste Spørgefrist Tirsdag den 11. juni 2013, kl. 12.00 Tilbudsfrist Tirsdag den 18. juni 2013, kl. 12.00 18
Spørgsmål Så vidt muligt besvares spørgsmål mundtligt på mødet; alternativt besvares spørgsmålene efterfølgende skriftligt Ydelsesspecifikke spørgsmål besvares ikke på mødet Alle spørgsmål vil blive tilføjet de øvrigt indkomne skriftlige spørgsmål, og alle Spørgsmål & Svar vil efterfølgende blive lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form 19