Classic Race Aarhus 2017 Evalueringsrapport til myndighederne efter afvikling af dette års løb.

Til Aarhus Kommune, Center for Byens Anvendelse Aarhus Kommune, Center for Miljø og Energi Østjyllands Politi Østjyllands Brandvæsen Præhospitalet Classic Race Aarhus 2017 Evalueringsrapport til myndighederne efter afvikling af dette års løb. Denne evalueringsrapport er udarbejdet på foranledning af de myndighedsrepræsentanter, der deltog i evalueringsmødet mellem myndighederne og Classic Race Aarhus den 23. juni 2017. Rapporten tager udgangspunkt i de i alt otte punkter, som er nævnt i andet afsnit samt i nogle af de fem punkter, der er nævnt på sidste side i Aarhus Kommunes referat fra mødet. Punkterne gennemgås enkeltvist nedenfor, og vi har i vores besvarelse taget udgangspunkt i vores egne noter om de forbedringsområder, der blev drøftet på ovennævnte møde. Følgende personer fra Classic Race Aarhus (CRAA) som har ansvaret for arrangementet og fra Aarhus Automobil Sport (AAS) som har ansvaret for afviklingen af selve løbsdelen har bidraget med information og observationer til denne rapport: Mike Legarth, direktør (CRAA) Jan Lindegaard, sikkerhedschef (CRAA) Brian Holst Jensen, vicesikkerhedschef (CRAA) Peter Mikkelsen, banebygningschef (CRAA) Bruno Hansen, områdeetableringschef (CRAA) Peter Leth, områdeetablering (CRAA) Thomas Schytte Laursen, planlægning og indkøb (CRAA) Allan Johansen, formand for kontrol (CRAA) Nina Hansen, eventkoordinator (CRAA) Charlotte Houman, chef for HQ & Intern Kommunikation Jens Munkholm, løbsleder (AAS) 1

Otte anførte punkter fra mødereferatet: 1. Påstand om overskridelse af aftalte arbejdsperioder: Torsdag den 18. maj ca. kl. 23.00 blev vi bekendt med, at yderhegnet for enden af Strandvejen mod Helnan Hotel var blevet fjernet. Vi var derfor nødt til at sende en truck til stedet denne skulle af sikkerhedsmæssige hensyn sætte hegn op for at lukke området af. Arbejdet blev afsluttet ca. kl. 23.30. Vi beklager overskridelsen og vil fremover sikre, at der kun arbejdes indenfor aftalte tidspunkter. 2. Påstand om opstillinger på færdselsarealer uden korrekte sikkerhedsafmærkninger: Vi er bekendt med, at én leverandør ikke havde lavet tilstrækkelig afmærkning af en vogn med en leverance af materialer til baneopbygning. Så snart vi blev opmærksomme på det, blev der opsat tydelig afspærring om vognen. Der vil fremadrettet blive udarbejdet information og egentlig instruks til hhv. banebyggere og leverandører. Når der udarbejdes kontrakt med leverandør, skrives det ind i kontrakten, at de forpligter sig til at have refleks og lys på køretøjer, samt at de sørger for at afmærke eks. paller, der kortvarigt er anbragt på eks. cykelstier i forbindelse med opbygning/nedbrydning. Yderligere bliver der i opbygnings-/nedbrydningsperioden opsat skilte ved indkørsel i området, som angiver området som arbejds-/byggeplads, hvorfor trafikanter anmodes om at udvise ekstra opmærksomhed. 3. Påstand om utilfredsstillende trafik- og parkeringshåndtering: Der er i 2017 afholdt to møder (hhv. 2. februar og 25. april) om skilteplan med repræsentanter fra Center for Byens Anvendelse (CBA). Skilteplan for CRAA er udarbejdet af vores leverandør NCC. Det er vores opfattelse, at kravene til udarbejdelse af skilteplan er ændret/skærpet i år ift. foregående år. Samtidig har vi oplevet, at vores udkast til skilteplan og drejebog ad flere omgange er blevet forkastet, hvorefter vi har skullet udarbejde nyt materiale fra bunden. Vi har fuld forståelse for, at alle myndigheder i Aarhus Kommune har været under ekstraordinært arbejdspres som følge af kulturbyåret, men omvendt har det betydet, at der ofte har været meget lange svartider på vores henvendelser, hvilket har sat os under yderligere tidspres. 2

For så vidt angår skråparkering på Kongevejen, var det skrevet ind i vores drejebog for skiltning/afspærring, hvor den endelige version er sendt til CBA den 28. april (bilag 1). Vi var dog ikke blevet gjort opmærksomme på, at der også skulle søges om særskilt tilladelse hertil. Vi var i stedet af den opfattelse, at der var givet tilladelse til skråparkering, da vi ud over drejebogen også har nævnt det på flere møder med myndighederne. Samtidig har vi i år fulgt samme procedure som tidligere år, hvor vi har indgået aftale med Ceres Park og Arena ift. skiltning på Kongevejen, hvorefter de har stået for etablering af skråparkeringen. I 2018 vil vi søge om allerede når Strandvejen lukkes for kørende trafik onsdag morgen før løbet at etablere skråparkering på Kongevejen. Med dette tiltag ønsker vi at lette parkeringsforholdene for beboere/virksomheder i området, forældre til børn på Steinerskolen og børnehaven samt besøgende til Stefanshjemmet i den periode, hvor de ikke har mulighed for at køre ind til og parkere på de respektive adresser. Ift. parkering på Oddervej har vi fulgt praksis fra tidligere år, da vi har anset dette areal for at være inden for det område, vi har reserveret på Brug Aarhus-portalen. I forbindelse med arrangementet i år oplevede vi følgende: Fredag eftermiddag blev en medarbejder fra CRAA kontaktet af en medarbejder fra CBA, som informerede om, at vi ikke har lov til at skråparkere på Oddervej. Vores medarbejder kontaktede straks NCC, som opsatte parkering forbudt -skilte på strækningen for at guide publikum bedst muligt, så de var særligt opmærksomme på ny praksis. Lørdag morgen kom en p-vagt ind i vores Headquarters på Tangkrogen og fortalte, at der holdt mange parkerede biler på Oddervej. Han ville derfor snart gå i gang med at udskrive bøder. Vi havde opsat skilte i forhold til aftale med CBA men p-vagten var ikke glad for at skulle udskrive flere bøder. P-vagten kontaktede herefter sin overordnede, som gav mundtlig tilladelse til skråparkering på Oddervej dog kun såfremt skiltningen på stedet straks blev ændret, således at hastigheden blev sat ned, og bilisterne blev bedt om at være særligt opmærksomme. Samtidig blev vi pålagt at sætte en mand ud på stedet, som skulle guide alle, der kørte ind i området med skråparkering, indtil skiltningen var på plads. Dette tiltag var for at undgå farlige situationer. Headquarters fik dog hurtigt lavet ny aftale med NCC om, at de leverede nye skilte iht. lovgivningen om skiltning ved skråparkering. Skiltene blev produceret og opsat inden for 1,5 time. 3

I 2018 vil vi anmode om at kunne etablere skråparkering på Oddervej, således at vi fra starten kan opsætte den korrekte skiltning og informere vores gæster bedst muligt. Et andet eksempel, hvor vi oplevede ændret praksis fra myndighedernes side, drejer sig om Marselisborg Havnevej. Her blev vi fredag kontaktet af en medarbejder fra CBA, som anførte, at vores frivillige lod for mange biler køre ned på Marselisborg Havn for at parkere. Vi satte straks en vagt fra G4S til at spørge alle bilister om deres ærinde på havnen for på den måde at sikre, at der ikke var nogen af vores gæster, der kørte derned for at parkere. Lørdag formiddag blev vi igen kontaktet af CBA, da der fra havnens side var blevet klaget over, at folk med et ærinde på havnen skulle afgive forklaring på, hvilket ærinde de havde dernede. Vi fulgte op på vagtens fremgangsmåde og kunne konstatere, at vi blot havde forsøgt at leve op til de retningslinjer, vi havde fået udstukket fra CBA dagen forinden. Det er vores opfattelse, at det forløb tilfredsstillende resten af dagen. På alle myndighedsmøder har vi anmodet om assistance til at regulere trafikken på løbsdagene på især Filtenborg Plads og Sumatravej. Vi har gentagne gange bedt politiet, politihjemmeværnet og kommunen om assistance, men har fået afslag fra alle parter. Generelt gælder, at vi i år har informeret om parkeringsmuligheder på både hjemmesiden og via vores Facebook-side. Således blev der på første løbsdag den 19. maj lagt en artikel (bilag 2) om parkeringsmuligheder på hjemmesiden. I artiklen henvises også til kommunens kort over p-muligheder i den sydlige del af byen et kort, vi har fået tilsendt fra CBA. På vores Facebook-side er der også en meddelelse om parkering, hvor der linkes til ovennævnte artikel. På vores hjemmeside under punktet guide kan man også læse nærmere om parkeringsmuligheder (bilag 2). Også her er der link til kommunens kort over p-muligheder i nærheden af arrangementet. Ift. kommende års løb vil vi opsætte flere skilte, der informerer om parkeringsmuligheder og viser hen til parkeringsarealer. Samtidig vil vi fortsat benytte både hjemmesiden og Facebook samt kontakte lokale medier til orientering om parkeringsmuligheder i forbindelse med arrangementet. Som hidtil vil vores skilteleverandør også fremover være kontraktligt forpligtet til at opstille alle skilte iht. gældende regler og kommunens anvisninger. Mht. shuttlebusser måtte vi i år opgive denne plan kort før løbsweekenden, da der ikke kunne skaffes tilstrækkeligt mange frivillige til også at bemande denne opgave. Vi er ikke forpligtede til at stille disse busser til rådighed, men ønskede at gøre det som en ekstra service for vores gæster. 4

CRAA har efter løbet modtaget mange klager over udskrevne p-bøder. De er alle henvist til kommunen. Vi oplevede selv meget restriktive p-vagter. F.eks. blev der udstedt p-bøde til en fuldt dekoreret Falck ladvogn, som var parkeret ved rundkørslen foran Marselisborg Slot. Ladvognen var en vigtig del af arrangementets beredskab på banen, da den skal stå klar til hurtigt at fjerne køretøjer, som har haft uheld på banen. 4. Påstand om overskridelse af støjvilkår fastsat i miljøgodkendelsen: Aarhus Kommunes Center for Miljø og Energi har anført, at Classic Race Aarhus har overtrådt støjgrænserne under arrangementet ved at afspille reklamer i højtalerne. Vi gør for en ordens skyld opmærksom på, at Classic Race Aarhus igen i år har overholdt alle aftaler og tilladelser om støjgrænser fra racerbilerne, hvilket er bekræftet af Center for Miljø og Energi, Aarhus Kommune, som foretog målinger under arrangementet. Classic Race Aarhus følger bestemmelsen om, at der ikke må afspilles reklamer i højtalerne. Vi beklager, at der blev afspillet lyd i højtalerne ved visning af nogle reklamer på storskærme og tv-skærme i pauser mellem heat. Fremadrettet sikrer vi, at vores samarbejdspartner i forhold til det tekniske set-up, herunder lyd, ikke sætter lyd på, når der afspilles reklamer på storskærme og tv-skærme. 5. Påstand om ulovlig opbevaring af brændstof: CRAA har via en samarbejdspartner opstillet en stor benzintank til dækning af racerbilernes brændstofbehov. Tanken er der søgt særskilt tilladelse til, og den er omtalt i sikkerhedsplanen, der er godkendt af myndighederne. CRAA oplyser kørerne grundigt og gentagne gange om reglerne for opbevaring af brændstof iht. de regler, der er udstedt af brandmyndighederne. I god tid inden vores arrangement udsender vi information til kørerne, og i den forbindelse bliver de oplyst om gældende regler for opbevaring af brændstof og godkendelse af evt. gasflasker. Vi har derudover et velkomstbrev der udleveres til kørerne, når de ankommer til pladsen. Skrivelsen er også på engelsk. Det er et krav for deltagelse i arrangementet, at kørerne personligt underskriver for, at de har modtaget brevet og forstået de instrukser, der er angivet heri. I brevet er anført (citat): Det er tilladt at opbevare indtil 5 L benzin i godkendt dunk udenfor bilens tank. 6. Påstand om manglende godkendelse af gæstearrangementer : Ift. større gæstearrangementer i telte med forventet over 149 gæster er vi opmærksomme på, at der skal laves særskilt ansøgning om godkendelse af disse telte, samt at der skal udarbejdes 5

og opsættes flugtvejsplan/indretningsplan og opstilles håndsprøjter. Vi følger de anvisninger, der er givet i Bygningsreglementet kap. 1.3.5 og 1.3.6. Vi vil løbende fremsende gæstearrangementer til godkendelse, således at myndighederne i god tid har overblik over arrangementets størrelse. I forbindelse med indgåelse af kontrakter med teltleverandører vil vi fremadrettet skriftligt sikre os, at de opstiller telte iht. afstandskrav og gældende lovgivning. Vi vil endvidere selv oprette en særlig gruppe til kontrol og sikring af, at alle gældende regler bliver opfyldt i forbindelse med etablering og afvikling af gæstearrangementer. 7. Påstand om mangelfuld håndtering af sikkerhedsberedskabet (herunder i forbindelse med uheldet søndag eftermiddag): Myndighederne har fremført kritik af Classic Race Aarhus egen kontrolgruppe. Vi kan oplyse, at der i gruppen Intern Kontrol er blevet afholdt flere møde, hvor alle procedurer er blevet gennemgået. Informationsmateriale fra gruppens møde den 9. maj er vedlagt som bilag 3. Der er desuden gennemført kick off-møde (bilag 4), hvor instrukser til gruppens frivillige er blevet gennemgået, og hvor de forskellige action cards også er gennemgået. Herudover har samtlige frivillige uanset gruppetilhørsforhold fået udleveret og gennemgået vores Classic Race Crew guide (bilag 5) med instrukser om, hvordan man skal forholde sig i tilfælde af ulykker, brand etc. Ift. selve uheldet på banen: vi henviser til bilag 6 a-c hændelseslogbog fra Classic Race Aarhus beredskab med de relevante noter fra arrangementet. (Se yderligere om uheldet nedenfor). Vi vil forud for fremtidige løb endvidere afholde øvelse af egne sikkerhedsprocedurer. 8. Påstand om fejlhåndtering af forudsatte telefonforbindelser: Der er fremsat påstand om, at vagttelefonen ikke har været bemandet som oplyst. Vi er uforstående over for denne påstand. Fra fredag den 19. maj til søndag den 21. maj i publikumsåbningstiden (kl. 8 til 18.30) har der været fast vagt på fastnettelefonen. Alle opkald er blevet besvaret. Mobiltelefonen har været døgnbemandet fra onsdag den 17. maj kl. 9 til mandag den 22. maj kl. 18. I nævnte tidsrum er alle opkald blevet besvaret. I år blev den gennemgang af området, der var aftalt til torsdag den 18. maj kl. 14 (og som vi plejer at have), aflyst af myndighederne med meget kort varsel. Til gengæld var der uanmeldt inspektion fredag. Vi vil gerne have oplyst, om denne praksis vil være gældende fremover. 6

Godkendelse af racerbanen: CRAA bygger racerbanen i henhold til krav og retningslinjer fra Dansk Automobil Sport Union (DASU). Vi er året rundt i løbende dialog med DASU og formanden for banesportsudvalget. Vi overdrager racerbanen til DASU torsdag eftermiddag forud for raceweekenden. Dette sker, ved at en delegation fra DASU Banesportsudvalg mødes med CRAA, repræsenteret ved Mike Legarth og Peter Mikkelsen, som er chef for banebygning. DASU kontrollerer grundigt, at alle krav er opfyldt. Når banesynet er overstået, og banen er godkendt, overtager DASU ansvaret for racerløbet resten af weekenden. DASU overtager også forsikringsforholdet for skader og erstatningskrav i forbindelse med afviklingen af racerløbet. CRAA har for løbet i 2017 indgået en kontrakt med Aarhus Automobil Sportsklub (AAS) om at stille uddannet personale til rådighed til varetagelse af alle opgaver i forbindelse med afviklingen af racerløbet. AAS afvikler ligeledes alle motorløb på Jyllands-Ringen, Silkeborg. Redegørelse for forhold i tilknytning til uheldet på Strandvejen sent søndag eftermiddag: To deltagende racerbiler ramte hinanden under løbet helt ude i siden af banen og påkørte sikringsbetonvæggen. Den ene bil blev skubbet op af betonen og sikkerhedshegnet. Betonen rokkede sig ikke, men enkelte stolper i sikkerhedshegnet bøjede/knækkede. Som det er fast procedure, ankom banechefen Per Damgaard til uheldsstedet straks efter uheldet, og der blev med det samme givet rødt flag, som betyder, at løbet afbrydes øjeblikkeligt, og at alle øvrige racerbiler skal køre i pit. Umiddelbart efter banechefen ankom stævnelægen, rydningsmandskabet og stævnets to egne Falck-ambulancer. Der blev straks lavet adgangsveje efter Sikkerhedsplanen (side 36), dvs. udkørsel fra banen ad rundkørslen Kongevejen/Carl Nielsens Vej. Der ankom politi og ambulancer udefra. De ankom til uheldsstedet ad Strandvejen, jf. sikkerhedsplanen (side 36). CRAA har ikke anmodet om yderligere assistance fra hhv. politi og Falck vi formoder, at en blandt publikum har ringet 112 i forbindelse med ulykken. Stævnelægen konstaterede hurtigt, at begge kørere var uskadte. To personer oplyste, at de havde fået knubs som følge af uheldet. De gik selv hen til ambulancen, som var ankommet til uheldsstedet. Her blev de tilset af vores egen stævnelæge, og det blev konstateret, at de ikke havde nogen behandlingskrævende skader. Begge blev for en sikkerheds skyld kørt til kontrol på skadestuen, hvor stævnets ambulancer som fastlagt kørte ud fra banen ad rundkørslen 7

Kongevejen/Carl Nielsens Vej. Begge personer blev hjemsendt fra skadestuen uden yderligere behandling. I øvrigt blev begge afhørt af politiet, mens de var på skadestuen. Direktør for Classic Race Aarhus Mike Legarth og vagthavende sikkerhedschef Brian Holst (vicesikkerhedschef), som havde fået overdraget ansvaret tidligere på eftermiddagen, samt chef for banebygning Peter Mikkelsen ankom ligeledes til uheldsstedet straks efter uheldet. Umiddelbart herefter blev der oprettet HS (hovedstation) i dommertårnet, hvor Mike Legarth og Brian Holst efter standardprocedurer repræsenterede CRAA. Randers Politi optog rapport i dommertårnet umiddelbart efter uheldet, hvor løbsleder Jens Munkholm afgav forklaring, og hvor direktør for Classic Race Aarhus Mike Legarth overværede afhøringen. I forbindelse med afhøringen af Jens Munkholm kontaktede Randers Politi politi-kollegerne, som var på skadestuen. Det blev bekræftet, at de to personer, som var kørt til kontrol, var blevet undersøgt og erklæret uskadte. Yderligere kommentarer: Mht. plangrundlaget/oversigtskortet for 2017-løbet blev alle tilgængelige planer præsenteret for Center for Byens Anvendelse v/niels Jørgen Friis og Anne-Mette Secher den 2. november 2016 ved et opstartsmøde. Vi vil se frem til at kunne præsentere materialet for 2018-løbet i lige så god tid. Første udgave af sikkerhedsplanen blev den 25. oktober 2016 sendt til Østjyllands Politi og Østjyllands Brandvæsen. Anden udgave blev sendt den 30. marts 2017, idet sikkerhedsplanen blev revideret på baggrund af kommentarer fra myndighederne modtaget primo/medio februar. Oven på årets løb har vi valgt at lave følgende organisatoriske justeringer: CRAA beredskabs- og sikkerhedsorganisation øges og optimeres, bl.a. via ny opdeling af ansvarsområder og tilknytning af flere personer. Hovedansvaret for sikkerhed og beredskab samt det operationelle set-up er overgået til Jan Lindegaard pr. juni 2017. Som det fremgår af nedenstående organisationsdiagram er opgaverne for sikkerhed og beredskab endvidere ændret således, at området opdeles på flere grupper. Ydermere tilknyttes en person til at koordinere samspillet og snitfladerne mellem de forskellige planer, indsatser og øvelse (herunder information og øvelse/simulering af roller ved uheld/ulykker på og uden for banen). 8

Der er desuden tilknyttet yderligere en gruppe (omtalt ovenfor) med en ansvarlig person, som udelukkende har til opgave at foretage løbende sikkerhedstilsyn i paddock, udstillingsområde og VIP-telte m.v. Endelig vil området parkering, trafik og nabodialog blive opprioriteret i forhold til tidligere år. Her vil der også blive tilknyttet en ansvarlig person, som udelukkende har ansvaret for at sørge for, at myndigheds- og kommunekrav efterkommes, samt at fysisk skiltning opsættes korrekt, at parkeringsforhold opdateres på sociale medier og øvrige medier løbende. CRAA vil sørge for, at der føres løbende dialog (før, under og efter eventen) med naboer herunder Marselisborg Havn, skoler, børnehaver og private beboere m.v. Den nye beredskabs- og sikkerhedsorganisation: 9

Organisationsdiagram for hele Classic Race Aarhus: 10

Med venlig hilsen Mike Legarth Direktør Classic Race Aarhus Bilag til denne evalueringsrapport: Bilag 1: Drejebog for skiltning/afspærring i forbindelse med Classic Race Aarhus 2017 Bilag 2: Information om parkeringsforhold i forbindelse med løbet Bilag 3: Informationsmateriale fra møde den 9. maj i Intern Kontrol-gruppen Bilag 4: Præsentation fra kick-off arrangement den 30. april 2017 (fra s. 9) Bilag 5: Classic Race CREW guide, udleveret til alle frivillige Bilag 6 a c: Hændelseslogbog fra sikkerhedsgruppen (a fredag, b lørdag, c søndag) 11