Oplæg om patientlogistik Patientlogistik Jacob Bille Krogh 1
Udfordringer Flere patienter Udrednings- og behandlingsret Historisk fordeling af patienter (mgl. gennemsigtighed) Oplevelse: 80 % laver væsentlig mere end gennemsnittet! Data: Nej! Manglende erfaring med driftsledelse Faglig uenighed Efterspørger ptt. ift. eksisterende kapacitet Patientlogistik Jacob Bille Krogh 4
Mål og målinger 1. Nye forbedringsforslag/problemer 3. Igangværende tiltag Aktiviteter Ansvarlig Frist 2. Prioriterede forbedringsforslag/problemer 4. Gennemførte forbedringer Løsninger LEDELS E! Patientlogistik Jacob Bille Krogh 5 Ledelse Torsdag Tirsdag Onsdag Fredag 8.00-8.15 Morgenmad 8.15-8.30 Mail Mail 8.30-8.45 Tavlemøde 8.45-9.00 1.samtale 9.00-9.15 9.15-9.30 Fra uge 18 og frem 9.30-9.45 9.45-10.00 10.00-10.15 10.15 - Behandlingskonference - 10.45 10.45-11.00 11.00-11.15 11.15 - - 11.45 Gruppenotat / evaluering - 11.45-12.00 Adm. tid / konference adm. tid Gruppenotat /evaluering 12.00-12.15 12.15-12.30 12.30-12.45 Supervision 12.45-13.00 13.00-13.15 13.15-13.30 13.30-13.45 13.45-14.00 Notat 14.00-14.15 14.15 - - 14.45 Opfølgnings- 14.45-15.00 gruppe 15.00-15-15 Evt. akuttid 15.15 - notat /evaluering Akutid Notat Notat/efterbeh. - 15.45 Adm.tid/mail Adm. Tid/mail 15.45 - Adm. Tid/mail Adm.tid/mail - 16.15 Psyko- 16.15-16.30 edukations 16.30-16.45 gruppe 16.45-17.00 Patient & pårørende Alle Medarbejdere Afsnits ledelse Forbedringstavle Center ledelse Direktion
Leder- og medarbejderansvar i driftsstyringsøjemed Patientlogistik Jacob Bille Krogh 7 Ny budget model Patientlogistik Jacob Bille Krogh 8
Modenhed og præcision i driftsplanlægningen Patientlogistik Jacob Bille Krogh Overordnede målsætninger Budgettet skal understøtte et bedre match mellem udbud og efterspørgsel efter behandling Budgettet skal fordeles på en fair måde mellem centrene Der sker en vækst på 10 % fra 2014 til 2015 som følge af en tilsvarende vækst i budgettet for ambulante besøg Model udviklet i samarbejde med klinikerne! (Event) Patientlogistik Jacob Bille Krogh
Proces Maj Juni Juli August September Oktober November 12. maj Kick off Ultimo maj formidlingsmøderoff 1. September Nyt indtagsbudget fuldt implementeret 22. Juni 0. kapacitetsstyringsmøde Ultimo september 1. kapacitetsstyringsmøde Ugentlige driftsstyringsmøder Titel/beskrivelse (Sidehoved/fod) Navn (Sidehoved/fod) 12
Standarder for god behandling Patientlogistik Jacob Bille Krogh 13 Eksempel: Behandlingspakkeforløb for Angst og social forbi Kliniske handlinger og tid: Behandling Flowchart : Indledende samtale Antal og varighed af klinisk handling 2 timer i alt Flowchart for pakkeforløb for angst og social fobi KRAM og somatisk sygdom (Samlet ramme i timer): Psykoterapi, herunder indledende undersøgelse for ud 6 timer i alt for samtaleterapi Samtaleterapi i gruppe Gruppe: fx 10 sessioner á 2 timer samt 8 sessioner á 30 minutter Adfærdstræning / eksponering i gruppe eller eller individuelt: 6 timer terapi inkl. adfærdstræning og eksponering Psykofarmakologi 1 time i alt Medicinopfølgning/evt. justering, monitorering af bivirkninger Monitorering af tilstand og behandling generelt Behandlingskoordinering Psykoedukation 1 time i alt I gruppe med inddragelse af pårørende Pårørende Pårørendesamtaler Sundhedsmæssig støtte og vejledning Sammenhæng Kontakt til alment praktiserende læge for at sikre eventuel fortsat behandling i primær sektor Kontakt til kommune for at sikre, at eventuel hjælp efter serviceloven vurderes samt eventuel uddannelses og beskæftigelsesindsats Psykometri 1,5 time i alt 1 time i alt 1 time i alt Tilbagefaldsforebyggelse i gruppe Afsluttende samtale 1,5 time i alt Gruppe: fx 1 session á 2 timer samt individuelt: 1 time
CVI Patientlogistik Jacob Bille Krogh 15 Region Hovedstadens : Centralvisitation (CVI): Alle vores patienter kommer samme vej ind i systemet. Vi har frihed til at bestemme regler for hvordan vi fordeler hvornår Vi har præcise data på hvem der har fået hvor mange hvornår.
Oprydning Patientlogistik Jacob Bille Krogh 17 Hvor mange åbne pt.forløb har vi? Hvor mange burde vi have? Hvordan får vi ryddet op? Patientlogistik Jacob Bille Krogh 18
Planlægning Patientlogistik Jacob Bille Krogh 19 Forståelse af planlægning og driftsstyring Patientlogistik Jacob Bille Krogh 20
Modulær opbygning af ugeplaner Torsdag Tirsdag Onsdag Fredag 8.00-8.15 Morgenmad 8.15-8.30 Mail Mail 8.30-8.45 Tavlemøde 8.45-9.00 1.samtale 9.00-9.15 9.15-9.30 Fra uge 18 og frem 9.30-9.45 9.45-10.00 10.00-10.15 10.15 - Behandlingskonference - 10.45 10.45-11.00 11.00-11.15 11.15 - - 11.45 Gruppenotat / evaluering - 11.45-12.00 Adm. tid / konference adm. tid Gruppenotat /evaluering 12.00-12.15 12.15-12.30 12.30-12.45 Supervision 12.45-13.00 13.00-13.15 13.15-13.30 2 Individuel x individuel samtale 13.30-13.45 Individuel 2 x individuel samtale 13.45-14.00 samtale Notat eller 14.00-14.15 samtale eller 1 x 1. samtale 14.15-1 x 1. samtale - 14.45 Opfølgnings- 14.45-15.00 gruppe 15.00-15-15 Evt. akuttid 15.15 - Notat notat /evaluering Akutid Notat/efterbeh. - 15.45 Adm.tid/mail Adm. Tid/mail 15.45 - Adm. Tid/mail Adm.tid/mail - 16.15 Psyko- 16.15-16.30 edukations 16.30-16.45 gruppe 16.45-17.00 Patientlogistik Jacob Bille Krogh 21 Samlet kapacitet Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 8.00-8.15 Mail Mail Morgenmad Mail 8.15-8.30 Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 8.30 8.00-8.45-8.15 Tavlemøde Mail Mail Morgenmad Mail 8.45 8.15-9.00-8.30 Tirsdag Onsdag Torsdag Forbederelse Fredag 8.30 8.00-8.45-8.15 Tavlemøde Mail Mail Morgenmad Mail 9.00 8.45 8.15-9.15-9.00-8.30 Tirsdag Onsdag Torsdag Forbederelse Fredag 8.30 8.00-8.45-8.15 Tavlemøde Mail Mail Morgenmad Mail 9.15-9.30 9.30 9.00 8.45 8.15-9.45-9.15-9.00-8.30 Tirsdag Onsdag Torsdag Forbederelse Fredag 8.30 8.00-8.45-8.15 Tavlemøde Mail Mail Morgenmad Mail 9.45 9.15-10.00-9.30 10.00 9.30 9.00 8.45 8.15-10.15-9.45-9.15-9.00-8.30 Tirsdag Onsdag Torsdag Forbederelse Fredag 8.30 8.00-8.45-8.15 Tavlemøde Mail Mail Morgenmad Mail 10.15 9.45 9.15 - - 10.00-9.30 10.00 9.30 9.00 8.45 8.15-10.45-10.15-9.45-9.15-9.00-8.30 Tirsdag Onsdag Torsdag Forbederelse Fredag 8.30 8.00-8.45-8.15 Tavlemøde Mail Mail Morgenmad Mail 10.45 10.15 9.45 9.15-11.00 - - 10.00-9.30 Behandlingskonference 1. samtale 1. samtale 11.00 10.00 9.30 9.00 8.45 8.15-11.15-10.45-10.15-9.45-9.15-9.00-8.30 Tirsdag Onsdag Torsdag Forbederelse Fredag 8.30 8.00-8.45-8.15 Tavlemøde Mail Mail Morgenmad Mail 11.15 10.45 10.15 9.45 9.15 - - 11.00 - - 10.00-9.30 Behandlingskonference 1. samtale 1. samtale 11.00 10.00 9.30 9.00 8.45 8.15-11.45-11.15-10.45-10.15-9.45-9.15-9.00-8.30 Forbederelse 8.30-8.45 Tavlemøde 11.15 10.45 10.15 9.45 9.15 - - 11.00 - - 10.00-9.30 Behandlingskonference 1. samtale 1. samtale 11.45 11.00 10.00 9.30 9.00 8.45-12.00-11.45-11.15-10.45-10.15-9.45-9.15-9.00 Forbederelse 11.15 10.45 10.15 9.45 9.15 - - 11.00 - - 10.00-9.30 Behandlingskonference 1. samtale 1. samtale 12.00-12.15 12.15 11.45 11.00 10.00 9.30 9.00-12.30-12.00-11.45-11.15-10.45-10.15-9.45-9.15 11.15 10.45 10.15 9.45 9.15 - - 11.00 - - 10.00-9.30 Behandlingskonference 1. samtale 1. samtale 12.30 12.00-12.45-12.15 Pers.møde 12.45 12.15 11.45 11.00 10.00 9.30-13.00-12.30-12.00-11.45-11.15-10.45-10.15-9.45 11.15 10.45 10.15 9.45 - - 11.00 - - 10.00 Behandlingskonference 1. samtale Supervision 1. samtale 13.00 12.30 12.00-13.15-12.45-12.15 Opfølgnings- Beh.møde Pers.møde 13.15 12.45 12.15 11.45 11.00 10.00-13.30-13.00-12.30-12.00-11.45-11.15-10.45-10.15 11.15 10.45 10.15 - - 11.00 - Behandlingskonference 1. samtale gruppe Undervisning Supervision 1. samtale 13.30 13.00 12.30 12.00-13.45-13.15-12.45-12.15 Opfølgnings- Beh.møde Pers.møde 13.45 13.15 12.45 12.15 11.45 11.00-14.00-13.30-13.00-12.30-12.00-11.45-11.15-10.45 11.15 10.45 - - 11.00 Behandlingskonference 1. samtale gruppe Undervisning Supervision 1. samtale 14.00 13.30 13.00 12.30 12.00-14.15-13.45-13.15-12.45-12.15 Opfølgnings- give supervision Beh.møde Pers.møde hver 14.15 13.45 13.15 12.45 12.15 11.45 11.00 - - 14.00-13.30-13.00-12.30-12.00-11.45-11.15 11.15 - gruppe 2. uge Undervisning Supervision 14.00 13.30 13.00 12.30 12.00-14.45-14.15-13.45-13.15-12.45-12.15 Opfølgnings- give supervision Beh.møde Pers.møde hver 14.45 14.15 13.45 13.15 12.45 12.15 11.45-15.00 - - 14.00-13.30-13.00-12.30-12.00-11.45 gruppe 2. uge Undervisning Supervision 15.00 14.00 13.30 13.00 12.30 12.00-15-15-14.45-14.15-13.45-13.15-12.45-12.15 Opfølgnings- give supervision Beh.møde Pers.møde hver 15.15 14.45 14.15 13.45 13.15 12.45 12.15 11.45 - - 15.00 - - 14.00-13.30-13.00-12.30-12.00 gruppe 2. uge Undervisning Supervision 15.00 14.00 13.30 13.00 12.30 12.00-15.45-15-15-14.45-14.15-13.45-13.15-12.45-12.15 Opfølgnings- give supervision Beh.møde Pers.møde hver psykoledukation 15.45 15.15 14.45 14.15 13.45 13.15 12.45 12.15 - - - 15.00 - - 14.00-13.30-13.00-12.30 gruppe 2. uge Undervisning Supervision 15.00-17.00 15.00 14.00 13.30 13.00 12.30-16.15-15.45-15-15-14.45-14.15-13.45-13.15-12.45 Opfølgnings- give supervision Beh.møde Pers.møde hver psykoledukation 16.15 15.45 15.15 14.45 14.15 13.45 13.15 12.45-16.30 - - - 15.00 - - 14.00-13.30-13.00 gruppe 2. uge Undervisning Supervision 15.00-17.00 16.30 15.00 14.00 13.30 13.00-16.45-16.15-15.45-15-15-14.45-14.15-13.45-13.15 Opfølgnings- give supervision Beh.møde hver psykoledukation 16,45 16.15 15.45 15.15 14.45 14.15 13.45 13.15-17.00-16.30 - - - 15.00 - - 14.00-13.30 gruppe 2. uge Undervisning 15.00-17.00 16.30 15.00 14.00 13.30-16.45-16.15-15.45-15-15-14.45-14.15-13.45 give supervision hver psykoledukation 16,45 16.15 15.45 15.15 14.45 14.15 13.45-17.00-16.30 - - - 15.00 - - 14.00 2. uge 15.00-17.00 16.30 15.00 14.00-16.45-16.15-15.45-15-15-14.45-14.15 give supervision hver psykoledukation 16,45 16.15 15.45 15.15 14.45 14.15-17.00-16.30 - - - 15.00-2. uge 15.00-17.00 16.30 15.00-16.45-16.15-15.45-15-15-14.45 psykoledukation 16,45 16.15 15.45 15.15 14.45-17.00-16.30 - - - 15.00 15.00-17.00 16.30 15.00-16.45-16.15-15.45-15-15 psykoledukation 16,45 16.15 15.45 15.15-17.00-16.30 - - 15.00-17.00 16.30-16.45-16.15-15.45 psykoledukation 16,45 16.15 15.45-17.00-16.30-15.00-17.00 16.30-16.45-16.15 16,45 16.15-17.00-16.30 16.30-16.45 16,45-17.00 Råd til planlægning: 1. samtaler placeres i faste intervaller på tværs af ugeskemaer. Der overbookes. En behandler har fast adm til og kan springe til hvis alle patienter møder op. Patientlogistik Jacob Bille Krogh 22
Ressourcer Samlet mulig aktivitet Ugeplaner Ferie Mulig aktivitet kombineret med ferieplan = fx antal planlagte 1. samtaler Patientlogistik Jacob Bille Krogh 23 Forventet indtag Indtagsbudget Afledt aktivitet Udeblivelser Første samtaler Antal grupper Osv. Samlet aktivitet for året Periodisering: hvordan forventes aktiviteten ift. forventet tilstrømning af ptt. Patientlogistik Jacob Bille Krogh 24
+/ Behov Planlagt Difference Første samtaler 768 829 61 Gruppe sessioner i alt 437 1.502 1.066 Individuelle samtaler i alt 5.075 3.212 1.863 Aktivitet 6.821 13.022 6.201 Medicinsamtaler 1.416 1.243 173 Patientlogistik Jacob Bille Krogh 25 Driftsstyring Patientlogistik Jacob Bille Krogh 26
Modenhed og præcision i driftsstyringen Patientlogistik Jacob Bille Krogh Vision for driftsledelse Vi forholder os systematisk og løbende til effekten af vores behandling Vi ved præcis hvad vi har af ressourcer Vi har et kvalificeret og stadig bedre billede af hvad vi skal lave (hvor mange patienter af hvilke pakker) Vores plan er baseret på bedste tilgængelig data om hvornår patienterne kommer Vores plan er realistisk Vi følger ugentligt op på om planen bliver til virkelighed forstår hvorfor evt. ikke og handler på det med det samme Vi har fire ugers ventetid Vi arbejder kontinuerligt på at øge vores fleksibilitet i forhold til at imødegå ændret patienttilstrømning Vi sikrer maksimalt flow i alle arbejdsgange Vi har et driftsoverblik, som fortæller os hvor skoen trykker Vi bliver bedre til at se problemerne tidligt Vi ved præcis hvilke patienter vi har og hvor langt de er. 0. kapacitetsstyringsmøde Jacob Bille Krogh 28
Forbedringstavle Mål og målinger 1. Nye forbedringsforslag/problemer 3. Igangværende tiltag Aktiviteter Ansvarlig Frist 2. Prioriterede forbedringsforslag/problemer 4. Gennemførte forbedringer Patientlogistik Jacob Bille Krogh 29 Data ud Patientlogistik Jacob Bille Krogh 30
Eksempel på målepunkter til løbende opfølgning Foreslåede målepunkter Formål Målefrekvens Målepunter Ansvarlig Antal 1. samtaler Ubookede individuelle samtaler Sikre overblik over at der er planlagt og bliver afholdt tilstrækkelig mange 1. samtaler til man kan opretholde flow Ugentlig Planlagt (målet) Booket Afholdt Individuelle samtaler er en knap resurse. Det er vigtigt at sikre at den bliver udnyttet Ugentlig Individuelle samtaler ift. plan (målet) Booket Afholdt Gruppestørrelse Antal henvisninger som ikke er ekspederet fredag kl. 14 (tæller kun fra før kl. 12) En forudsætning for at summen af ugeplaner giver den rette aktivitet er at grupperne har det rette størrelse. Derfor er det vigtigt at være klar på, hvad den faktiske gruppestørrelse er. Det er vigtigt at være i flow. Hvis henvisninger hober sig op skal der laves korrigerende handlinger. Månedlig Ugentlig Igangværende gruppers gennemsnitlige størrelse (hvor mange er med) Ambition 8 ptt. Antal ubehandlede henvisninger i OPUS; Mål 0 Gennemsnit antal fremmøde Planlagt aktivitet Antal uger til næste ledige første samtale Antal patienter som ventede længere end 21 dage mellem 1. og 2. besøg Overblik over hvilke uger den planlagte aktivitet svarer til budget Ugentlig Budget Planlagt aktivitet ift ugeplaner Gennemført aktivitet Patientlogistik Jacob Bille Krogh 31 Løbende dialog om resultatskabelse Kapacitets og driftsstyringsmøder Patientlogistik Jacob Bille Krogh 32
Driftsstyringsmøder Sikre optimal kapacitetsudnyttelse og samarbejde på tværs af centrene og CVI, gennem proaktiv drøftelse af aktuelle udfordringer og fælles løsning af disse. Patientlogistik Jacob Bille Krogh 33 Kapacitetsstyringsmøder Mødets formål: Kapacitetsstyringsmødet afholdes 3 gange årligt og skal danne grundlag for en styrket dialog og samarbejde mellem centrene, ØPA og CVI om kapacitetsstyringen på det ikkepsykotiske område. Formålet er flerdelt: At skabe grundlag for en datadrevet, dialogbaseret og proaktiv tilpasning af udbuddet i RHP s ambulatorier for ikke-psykotiske lidelser. At skabe en bedre og mere informeret implementering af ændringer i kapacitets- og aktivitetsstyringsprincipperne gennem en mere enstrenget, mundtlig kommunikation, herunder mulighed for drøftelse af formål, udfordringer mv. At dele viden og erfaringer mellem centrene om kapacitetsstyring, herunder håndtering af diverse kapacitetsmæssige udfordringer Ramme Heldagsmøder(på sigt kan der etableres ½ dagsmøder) Møderne afholdes i Januar/Maj/September måned. Patientlogistik Jacob Bille Krogh 34
Resultater indtil videre Accept af fordeling af patienter Fokus på driftsledelse Efterspørgsel af hjælp til driftsledelse Patientlogistik Jacob Bille Krogh 35 Ønskede resultater på lang sigt:
Næste skridt Patientlogistik Jacob Bille Krogh 37 DPC OP OPUS Sengeafsnit LEDELS E! Patientlogistik Jacob Bille Krogh 38