Fravær vedr. barn Alvorligt sygt barn/barns hospitalsindlæggelse Anvendes ved pasning af alvorligt syge børn under 18 år efter barselslovens 26. Anvendes ikke ved 10 dage til barns hospitalsindlæggelse. I det tilfælde anvendes tjenestefri med løn, årsag op til 10 dages indl. for børn. Fraværet er refusionsberettiget. KMD BPO/MTM/MKB indhenter på baggrund af indberetning af fravær. Fraværsårsagen tjenestefri med løn giver ikke refusion. Hjemmeboende barn syg Omsorgsdage Anvendes ved hjemmeboende barns 1. og 2. sygedag. Anvendes til indberetning af omsorgsdage. Gælder for børn til og med det kalenderår, hvor barnet er fyldt 7 år, inkl. fødselsåret. Vælg hvilket barn omsorgsdagen vedrører. Det er kun børn der opfylder betingelserne, der vises. Omsorgsdage kan afholdes som hele eller halve dage. Fraværstimer til og med en halv arbejdsdag = ½ omsorgsdag. F.eks. planlagt tjeneste fra kl. 8.00-15.00, omsorgsdag fra kl. 8.00-11.30 = ½ omsorgsdag. Omsorgsdage kan kun indberettes en dag ad gangen, ikke som en periode. Omsorgsdage kan afholdes i en sygeperiode. Der skal være fravær med enslydende fraværsårsag før og efter afholdt omsorgsdag. Det er vigtigt at der foreligger forudgående godkendelse fra dagpengesagsbehandleren på, at der kan afholdes omsorgsdag. I modsat fald kan omsorgsdage blive opfattet som en Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første og anden sygedag, hvis: - barnet er under 18 år, og - har ophold hos den ansatte, og - fravær er nødvendigt af hensyn til barnet, og - det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet. Omsorgsdage følger kalenderåret. Omsorgsdage kan i visse tilfælde (f.eks. i barnets første leveår) overføres til kommende år. Ret til overførsel gælder også omsorgsdage til søskende, hvis der i et helt kalenderår har været barselsrelateret fravær. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 1 af 23 Redigeret september 2017
Overførsel foretages i RI Fravær/nærvær under Overfør og udbetal tid raskmelding, hvilket starter en ny arbejdsgiverperiode i forhold til refusion. Se E-learning vedr. overførsel og tilhørende huskeseddel om i hvilke tilfælde der kan overføres. Saldo for omsorgsdage kan trækkes i rapporter under RI Fravær/Nærvær. Fravær vedr. graviditet/barsel Graviditetsgener Anvendes ved fravær pga. graviditetsgener. Har medarbejderen nedsat tjeneste pga. graviditetsgener, anvendes fraværskoden Nedsat tjeneste graviditetsgener. RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Barselssagen oprettes under Barsel i RI Fravær/Nærvær. KMD BPO/MTM/MKB indhenter på baggrund af indberetning af fravær. Ligger Barsel i umiddelbar forlængelse af Graviditetsgener, skal perioden med Graviditetsgener afsluttes 4 uger før terminsdatoen og Barsel indberettes med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld. Den gravide kontaktes af Udbetaling Danmark i den digitale postkasse, hvis Udbetaling Danmark ønsker lægelig dokumentation. OBS. Der skal kun oprettes én barselssag pr. graviditet/ adoption. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 2 af 23 Redigeret september 2017
Nedsat tjeneste graviditetsgener Barsel fædre/ reg. partner Anvendes ved nedsat tjeneste som følge af graviditetsgener. Anvendes ved fars eller registreret partners 14 dages sammenhængende periode. Barsel fædre/reg. partner skal udelukkende anvendes ved afholdelse af de 2 ugers fædreorlov, der ligger inden for de første 14 uger barselsforløbet. Efterfølgende barselsorlov med løn (7+ 6 uger) skal indberettes som Barsel. Forældreorlov uden løn for fædre eller registrerede partnere skal indberettes som Barsel uden løn over en måned eller barsel uden løn under en måned. RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Barselssagen oprettes under Barsel i RI Fravær/Nærvær. Fraværet kan indberettes vha. Gentagelse i RI Fravær/Nærvær. Se evt. e-learning om indberetning af nedsat tjeneste. Nedsat tjeneste indberettes altid med slutdato. Kan kun indberettes fremad. RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Barselssagen oprettes under Barsel i RI Fravær/Nærvær. KMD BPO/MTM/MKB indhenter på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. KMD BPO/MTM/MKB indhenter på baggrund af indberetning af fravær. Indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Den gravide kontaktes af Udbetaling Danmark i den digitale postkasse, hvis Udbetaling Danmark ønsker lægelig dokumentation. OBS. Der skal kun oprettes én barselssag pr. graviditet/ adoption. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 3 af 23 Redigeret september 2017
Barsel Anvendes ved almindelig barselsorlov med løn. Barsel anvendes også til faderens (og registreret partners) 7 + 6 uger med løn. Ved fædreorlov (første 14 dage) anvendes koden Barsel fædre/reg. Partner. Barsel skal anvendes, hvis der afholdes udskudt orlov med løn. Barsel skal anvendes, ved delvis genoptagelse af arbejde, hvor der skal udbetales løn for fraværstimer. Kan indberettes ved hjælp af gentagelse ved faste aftaler. I sjældne tilfælde med delvis genoptagelse af arbejdet med max. 80 % af tidligere arbejdstid anvendes fraværsarten Barsel. Dette forudsætter at der er tale om udskydelse af ret til løn under orloven. RI Fravær/nærvær: Der skal oprettes barselssag, før der kan indberettes fravær. Barselssagen oprettes under Barsel i RI Fravær/nærvær. Faktisk fødselsdato registreres automatisk via Cpr-registret i RI Fravær/Nærvær. RI Lønservice: Hvis medarbejderen får cykelog/eller beklædningsgodtgørelse skal dette stoppes, da det ikke udbetales under barselsorlov uanset om det er med eller uden løn. Tillægget stoppes under Ændringer Faste tillæg/fradrag. KMD BPO/MTM/MKB indhenter på baggrund af indberetning af fravær. Ligger Barsel i umiddelbar forlængelse af Graviditetsgener, skal perioden med Graviditetsgener afsluttes 4 uger før terminsdatoen og Barsel indberettes med startdato 4 uger før terminsdato for at opnå fuld. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Moders ret til barsel opnås 8 uger før dato for forventet fødsel. Eksempel: Forventet fødsel: 12.12.12 (onsdag) Første dag med Barsel : 18.10.12 (torsdag) OBS. Senest 8 uger efter fødsel indberettes slutdato for Barsel. Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret. Et samlet overblik over barselsforløb til hvert barn findes i RI under menupunktet Barsel. Barn indlagt efter fødsel Anvendes hvis barnet indlægges indenfor 46 uger efter fødslen og barselsorloven skal forlænges. OBS årsagskoden barn indlagt efter fødsel må kun anvendes samtidig RI Fravær/nærvær: Barns indlæggelse indberettes samtidig med enten barsel med løn eller barsel uden løn. Medarbejderen skal give besked til Udbetaling Danmark om barns indlæggelse med dokumentation for indlæggelse, således at Udbetaling Danmark forlænger dagpengeretten. Dokumentation for indlæggelse fra hospital eller læge skal afleveres. Fravær med løn kan højest forlænges med 3 måneder. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 4 af 23 Redigeret september 2017
med, at der er indberettet barsel eller barsel uden løn Bliver barnet indlagt i perioden med løn, forlænges barsel med indlæggelsesperioden. Sker indlæggelsen i perioden uden løn, forlænges perioden barsel uden løn med indlæggelsesperioden. Indberettes barn indlagt efter fødsel uden at der samtidig er indberettet barsel med eller uden løn, bliver det ikke anmeldt til Udbetaling Danmark. BU over en md. med dp Barsel uden løn over en måned og med dagpenge. Fravær en hel kalendermåned eller mere. F.eks. 1.7.17-31.7.17. Ved skæve måneder f.eks. 5.2.17-4.3.17 28 dage præcis en måned. 4.4.17-4.5.17 31 dage 1 måned og 1 dag. Anvendes ved afholdelse af forældreorlov uden løn med dagpenge i umiddelbar forlængelse af Barsel samt ved forlænget orlov med nedsatte dagpenge og reduceret pensionsindbetaling (8 eller 14 uger). Ferie må dog gerne indberettes ind imellem barsel med løn og barsel uden løn. Anvendes ved afholdelse af udskudt barsel over en måned, som er uden løn og med dagpenge. Der er tale om udskudt barsel, når en medarbejder har genoptaget arbejdet i fuldt omgang efter den oprindelige barsels- /forældreorlovsperiode og derefter ifølge aftale med arbejdsgiver afholder barsel i en given periode. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn over en måned med dagpenge. RI Fravær/nærvær: Fravær indberettes i RI Fravær/nærvær. Forlænges orloven med dagpenge (8 eller 14 uger) skal slutdato for BU over en md. med dp være den sidste dag i den forlængede orlov og der skal ske indberetning til KMD BPO via RI Lønservice for at pensionsbidrag bliver fordelt over orlovsperioden med forlængelse Ved BU over en md. med dp fra f.eks. 10.12.2014-17.2.2015 skal der udbetales delvis løn for perioderne 1.-9.12.2014 og 18.- 28.2.2015. Timer til udbetaling i delvise perioder beregnes ud fra mødetidsplan eller gennemsnitlig arbejdstid, hvis der ikke er en mødetidsplan. I RI Fravær/nærvær under menupunktet orlov uden løn kan timer for delvise Ved ophør af periode med Barsel tager Udbetaling Danmark kontakt til medarbejderen for information om forældreorlovens tilrettelæggelse. Indberettes orlov uden løn i forlængelse af barsel med løn, efter at barsel med løn-perioden er afsluttet, får Udbetaling Danmark ikke automatisk besked om afholdelse af orlov uden løn, og dermed får medarbejderen ikke barselsdagpenge. Hvis orlov uden løn i forlængelse af barsel med løn indberettes efter Barsel er afsluttet, skal KMD BPO have besked om at der skal dannes DP400a. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Ved indberetning af barsel uden løn (udskudt barsel), der ligger mere end 7 dage efter tidligere Eksisterer der ingen barselssag, oprettes denne under Barsel i RI Fravær/Nærvær. Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret. Husk at indberette BU over en md. med dp i god tid inden barsel afsluttes! Det anbefales, at BU over en md. med dp indberettes når barselsskemaet modtages fra medarbejderen for at sikre udbetaling af dagpenge til medarbejderen. Skattefradraget reduceres. Udbetaling Danmark anvender hovedkort. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 5 af 23 Redigeret september 2017
Barsel skal anvendes, hvis der afholdes udskudt orlov med løn. periode afviges, hvis de ikke stemmer overens med faktiske arbejdstimer i perioden. fravær på grund af barsel, dannes dagpengeskema DP400A. KMD BPO/MTM/MKB anmelder fraværet og medarbejderen kontaktes af Udbetaling Danmark med henblik på udbetaling af barselsdagpenge. Der afregnes sædvanligt pensionsbidrag. Der optjenes ferie og 6. ferieuge med løn. BU over en md. uden dp Barsel uden løn over en måned og uden dagpenge. Fravær en hel kalendermåned eller mere. F.eks. 1.7.17-31.7.17. Ved skæve måneder f.eks. 5.2.17-4.3.17 28 dage præcis en måned. 4.4.17-4.5.17 31 dage 1 måned og 1 dag. Anvendes ved afholdelse af forældreorlov uden løn uden dagpenge i umiddelbar forlængelse af Barsel. Ferie må gerne indberettes ind imellem. Anvendes ved afholdelse af udskudt barsel over en måned, som er uden løn og uden dagpenge. Der er tale om udskudt barsel, når en medarbejder har genoptaget arbejdet i fuldt omgang efter den oprindelige barsels-/forældreorlovsperiode og derefter ifølge aftale med arbejdsgiver afholder barsel i en given periode. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn over en måned uden dagpenge. RI Fravær/nærvær: Fravær indberettes i RI Fravær/nærvær. Ved BU over en md. uden dp fra f.eks. 10.12.2014-17.2.2015 skal der udbetales delvis løn for perioderne 1.-9.12.2014 og 18.- 28.2.2015. Timer til udbetaling i delvise perioder beregnes ud fra mødetidsplan eller gennemsnitlig arbejdstid, hvis der ikke er en mødetidsplan. I RI Fravær/nærvær under menupunktet orlov uden løn kan timer for delvise periode afviges, hvis de ikke stemmer overens med faktiske arbejdstimer i perioden. Barselsorlov uden dagpengeret. Der dannes ikke DP400A. Eksisterer der ingen barselssag, oprettes denne under Barsel i RI Fravær/Nærvær. Er der ingen dokumentation for dagpengeret, anvendes barsel uden løn over en måned uden dagpenge. Skattefradraget reduceres ikke. Der afregnes ikke pensionsbidrag. Der optjenes ikke ferie og 6. ferieuge med løn. Barsel skal anvendes, hvis der afholdes udskudt orlov med løn. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 6 af 23 Redigeret september 2017
BU under en md. med dp. Barsel uden løn under en måned og med dagpenge. Anvendes ved aftale om delvis genoptagelse af arbejde efter orlov, hvor der skal ske løntræk for fraværstimer. Eksempelvis med fast fravær hver onsdag (og hvor fraværet er uden løn). Anvendes i forbindelse med den aftalebaserede udskydelse af orlov med dagpengeret (max. 32 uger). Anvendes i forbindelse med faste aftaler med dagpengeret, eksempelvis fast ugentlig fridag. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn under en måned med dagpenge. Indberetning af barsel uden løn under en måned resulterer i løntræk for det indberettede fravær. RI Fravær/nærvær: Indberettes i RI fravær/nærvær. Afholdelse af delvis genoptagelse af arbejde efter orlov eller udskudt orlov med aftale om fravær i perioder med faste tidspunkter kan indberettes ved hjælp af gentagelse Afholdes udskudt barsel som en del af en dag, indberettes BU under en md. med dp pr. dag med anførsel af tidsrum inden for tjenesten. Afholdes udskudt barsel over flere sammenhængende dage indberettes den samlede periode med start- og slutdato. Medarbejderen kontaktes automatisk af Udbetaling Danmark med henblik på udbetaling af dagpenge. Indberettes fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Ved BU under en md. med dp dannes dagpengeanmodning til Udbetaling Danmark. Dagpengeanmodning dannes ved hver indberetning, hvis der er 7 dage uden fravær på grund af udskudt barsel mellem indberetningerne. Eller hvis fraværet er mindre end 4 timer pr. uge. Ved faste aftaler med, eksempelvis en periode med en fast ugentlig fridag, oprettes dagpengeanmodningen kun ved første indberetning. Eksisterer der ingen barselssag, oprettes denne under Barsel i RI Fravær/Nærvær., at det er fraværet der registreres med denne årsagskode i RI Fravær/nærvær. Der skal afleveres dokumentation for, at der er en dagpengeret. På borger.dk kan medarbejderen finde oplysninger om barselsuger med dagpengeret. Vigtigt. Hvis løntræk ved fravær på hele dage ikke svarer til gennemsnitlig arbejdstid, skal der laves mødetidsplan. Skattefradraget reduceres ikke. Udbetaling Danmark anvender bikort. Der afregnes sædvanligt pensionsbidrag. Der optjenes ferie og 6. ferieuge med løn. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 7 af 23 Redigeret september 2017
BU under en md. uden dp. Barsel uden løn under en måned og uden dagpenge. Anvendes ved aftale om delvis genoptagelse af arbejde efter orlov, hvor der skal ske løntræk for fraværstimer. Eksempelvis med fast fravær hver onsdag (og hvor fraværet er uden løn). Anvendes i forbindelse med den aftalebaserede udskydelse af orlov (max. 32 uger). Anvendes i forbindelse med faste aftaler, eksempelvis fast ugentlig fridag. Anvendes ved fædres eller registrerede partners barsel uden løn under en måned med dagpenge. Indberetning af barsel uden løn under en måned resulterer i løntræk for det indberettede fravær. RI Fravær/nærvær: Indberettes i RI fravær/nærvær. Afholdelse af delvis genoptagelse af arbejde efter orlov eller udskudt orlov med aftale om fravær i perioder med faste tidspunkter kan indberettes ved hjælp af gentagelse Afholdes udskudt barsel som en del af en dag, indberettes BU under en md. med dp pr. dag med anførsel af tidsrum inden for tjenesten. Afholdes udskudt barsel over flere sammenhængende dage indberettes den samlede periode med start- og slutdato. Barselsorlov uden dagpengeret. Der dannes ikke DP400A. Eksisterer der ingen barselssag, oprettes denne under Barsel i RI Fravær/nærvær. Er der ingen dokumentation for dagpengeret, anvendes barsel uden løn under en måned uden dagpenge., at det er fraværet der registreres med denne årsagskode i RI Fravær/nærvær. Vigtigt. Hvis løntræk ved fravær på hele dage ikke svarer til gennemsnitlig arbejdstid, skal der laves mødetidsplan. Skattefradraget reduceres ikke. Der afregnes ikke pensionsbidrag. Der optjenes ikke ferie og 6. ferieuge med løn. Fravær vedr. sygdom Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 8 af 23 Redigeret september 2017
Delvis syg Anvendes hvis en medarbejder er syg en del af dagen f.eks. kommer senere eller går syg hjem i løbet af arbejdsdagen. Fraværet indberettes med det tidsrum medarbejderen er fraværende på dagen og med slutdato samme dag. RI Fravær/nærvær: Starttid og sluttid for dagens fravær indberettes Fraværet er ikke refusionsberettiget og tæller ikke med som en del af arbejdsgiverperioden. Delvis syg må ikke forveksles med Nedsat Tjeneste. Er medarbejderen fortsat syg den følgende dag startes alm. Sygefravær op jf. beskrivelse ovenfor. Sygdom Fraværet anmeldes først til bopælskommunen, når det registrerede fravær overstiger 30 dage. De 30 dage er inklusiv registreringer af Nedsat tjeneste. Dog anmeldes fravær for medarbejdere ansat i fleksjob og nyansatte umiddelbart efter registrering af fravær. Sygdom anvendes når medarbejderen er fraværende hele dage pga. sygdom. Startdato for fraværsperiode indberettes straks ved sygemelding. Der må ikke indberettes slutdato førend medarbejderen er raskmeldt og mødt på arbejde igen. Har medarbejderen nedsat tjeneste pga. sygdom, anvendes fraværsårsagen Nedsat tjeneste. Sygdom anvendes ikke når medarbejder går syg hjem. Her anvendes delvis syg. Der oprettes refusionssag hos bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage, med mindre der er tale om medarbejdere ansat i fleksjob eller nyansatte. KMD BPO/MTM/MKB indhenter på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær hvis slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. at sygdom skal indberette som løbende fravær (ikke enkeltdag) for at sikre korrekt refusion. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 9 af 23 Redigeret september 2017
Nedsat tjeneste Fraværet anmeldes først til bopælskommunen, når det registrerede fravær overstiger 30 dage. De 30 dage er inklusiv registreringer af Sygdom. Dog anmeldes fravær for medarbejdere ansat i fleksjob og nyansatte umiddelbart efter registrering af fravær. Anvendes ved medarbejders delvise raskmelding eller sygemelding. Anvendes også ved sygdom på en dag, hvor der er andet fravær, f.eks. drypvis barsel et par timer om eftermiddagen. Sygefraværet først på dagen indberettes med nedsat tjeneste. RI Fravær/nærvær: Fraværet kan med fordel indberettes vha. funktionen Gentagelse. Se e-learning. Nedsat tjeneste indberettes altid med slutdato og kan kun indberettes fremad. Nedsat tjeneste skal være indberettet for en hel uge for at sikre korrekt. Tidsrummet for fravær med nedsat tjeneste skal altid ligge inden for arbejdstiden i mødetidsplanen. Der oprettes refusionssag hos bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage, med mindre der er tale om medarbejdere ansat i fleksjob eller nyansatte. Er det indberettede fravær under 4 timer pr. uge, afsluttes refusionssagen! En eventuel ny refusionssag starter først op, når det efterfølgende fravær igen overstiger 30 dage (arbejdsgiverperioden) med minimum 4 timer pr. uge. Vær derfor opmærksom på, at få registreret fraværet på minimum 4 timer pr. uge på arbejdsdage også i uger med helligdage, barn syg, feriedage, seniordage, omsorgsdage mv. Hvis der er fuldt fravær i en hel uge (fravær indberettet på alle dage fra mandag til fredag) som følge af afholdelse af ferie fortsætter den sammenhængende refusionsperiode med nedsat tjeneste (altså også selv om der i disse uger ikke er registreret mindst 4 timers fravær). OBS: Starter NS-fraværet inden for de første 31 fraværsdage, skal aftalen om nedsat tjeneste indberettes senest på 30. fraværsdag med slutdato tidligst på 31. fraværsdag og med de aftalte fraværstimer. Formålet er at sikre, at fraværet anmeldes rettidigt til bopælskommunen. OBS: Hvis der ikke registreres NS-fravær på datoer indenfor 14 dage efter sidste fraværsdag lukkes den eksisterende sag, og der starter en ny arbejdsgiverperiode op, hvis der indberettes efterfølgende NS-fravær. Der kan med fordel indgås fast aftale med medarbejderen om tidspunkter for fravær vedr. nedsat tjeneste, således at fraværet kan indberettes fremadrettet i RI Fravær/nærvær. Derved minimeres risikoen for mistet. Opus Fravær lukker refusionssager efter ca. 3 uger Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 10 af 23 Redigeret september 2017
KMD BPO/MTM/MKB indhenter på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. uden registrering af nedsat tjeneste, og nogle gange nægter bopælskommunen at genåbne disse refusionssager. Meningen med fraværsarten nedsat tjeneste er ikke at registrere faktisk arbejdstid, men derimod faste, fremadrettede aftaler om reduceret arbejdstid. Sygdom 56-aftale Anvendes ved kronisk sygdom hvor der er indgået 56-aftale. Fraværsarten anvendes både ved hele fraværsdage, samt ved fravær på timebasis på enkelte dage. Af hensyn til indberettes nedsat tjeneste på grund af 56-aftale som nedsat tjeneste ved sygdom. Kan kun benyttes i forlængelse af fuldtids sygemelding på grund 56-aftale. Se beskrivelsen ved nedsat tjeneste. Indberettes ingen slutdato indsættes 56-bevillingens udløbsdato automatisk som slutdato i fraværet. Fraværsperioden kan indberettes med slutdato, som skal ligge inden for den periode, hvortil der er bevilliget og oprettet 56-fravær. Starttid og sluttid for dagens fravær indberettes, hvis ikke der er tale om fuldt fravær. KMD BPO/MTM/MKB indhenter på baggrund af indberetning af fravær. Hvis der indberettes refusionsberettiget fravær, hvor slutdato er længere tilbage i tid end tre måneder, dannes der ikke automatisk refusionssag. I så tilfælde skal KMD BPO kontaktes. For MTM og MKB/BA skal den centrale afdeling kontaktes. Der kan ikke indberettes 56-fravær før der er indberettet en 56-aftale. Der kan ikke indberettes 56 fravær uden slutdato, der ligger indenfor bevillingsdatoen. Nedsat tjeneste på grund af 56-aftale uden forudgående fuldtids sygemelding skal indberettes som enkelte dage. RI Lønservice: Aftale om oprettelse af 56-aftale indberettes i via RI Lønservice under ændringer / 56 Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 11 af 23 Redigeret september 2017
Der kan ikke indberettes 56-fravær hvis ikke der er indberettet en 56- aftale. Arbejdsskade Der oprettes refusionssag hos Bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage. Både arbejdsgiver og medarbejderen får besked fra bopælskommunen, når aftalen er ved at udløbe. Anvendes vedr. fravær som følge af arbejdsskade. Arbejdsskade skal anmeldes i Arbejdsskadesystemet. Arbejdsskade indberettes med startdato ved sygemelding. Arbejdsskadenummer skal tilføjes sygemeldingen. Der må ikke indberettes slutdato førend medarbejderen har genoptaget arbejdet (helt eller delvist). Der oprettes refusionssag hos Bopælskommunen, når det indberettede fravær overstiger arbejdsgiverperioden på 30 dage. Ved ændring fra sygdom til arbejdsskade håndterer KMD BPO eventuelle refusionssager i forhold til Dagpengekontoret. Der skal oprettes en arbejdsskadesag i OPUS på PA30 arbejdsskade eller RI Arbejdsskade. Ved spørgsmål i den forbindelse kan Forsikringsservice i Borgmesterens Afdeling kontaktes. Nedsat tjeneste arbejdsskade Anvendes vedr. fravær på nedsat tid som følge af arbejdsskade. Er fravær indberettet som sygdom og efterfølgende anmeldes som arbejdsskade, skal sygdom ændres til arbejdsskade Samme som nedsat tid på grund af sygdom Samme som nedsat tid på grund af sygdom Samme som nedsat tid på grund af sygdom., at Nedsat tjeneste arbejdsskade kan kun anvendes. Når der er oprettet en arbejdsskade. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 12 af 23 Redigeret september 2017
Virksomhedspraktik Anvendes når en sygemeldt medarbejder får tilbudt praktik på egen arbejdsplads i forbindelse med afklaring om beskæftigelse. Fravær vedr. ferie 6. ferieuge timer Anvendes ved afholdelse af 6. ferieuge. Indberettes som virksomhedspraktik i de perioder/timer, hvor medarbejderen er på arbejdspladsen. Kan indberettes samtidig med fravær på grund af sygdom, nedsat tid og arbejdsskade. Hele tjenesten eller en del af tjenesten angivet ved starttid og sluttid. Beregning af sker også i perioder med virksomhedspraktik. Registrering af virksomhedspraktik kan give et overblik over praktiktimer og kan have værdi til statistikformål. Anvendes kun til 6. Ferieuge i afviklingsåret. 6. ferieuge, der er overført fra tidligere år, står som ferietimer. Denne afvikles derfor som almindelig ferie (Ferietimer, FE). 6. ferieuge godkendt under sygdom Anvendes ved afholdelses af 6. ferieuge, som er godkendt af ydelses- /dagpengekontoret under sygdom. Ved afholdelse af 6.ferieuge i en sygdomsperiode indberettes 6. ferieuge godkendt under sygdom samtidig med fravær. Der skal være fravær med enslydende fraværsårsag før og efter perioden med 6. ferieuge godkendt under sygdom. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom og arbejdsskade. Det er vigtigt at der foreligger forudgående godkendelse fra dagpengesagsbehandleren på at der kan afholdes ferie. I modsat fald kan ferie blive opfattet som en raskmelding hvilket starter en ny arbejdsgiverperiode i forhold til refusion. Indberetning af 6. ferieuge godkendt under sygdom overføres til Dagpenge og der udbetales ikke refusion under ferien. 6. ferieuge kan overføres under RI Fravær/Nærvær. Anvendes kun til 6. Ferieuge i afviklingsåret. 6. ferieuge, der er overført fra tidligere år, står som ferietimer. Denne afvikles derfor som almindelig ferie (Ferietimer, FE). 6. ferieuge kan overføres under RI Fravær/Nærvær Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 13 af 23 Redigeret september 2017
6. ferieuge godkendt under nedsat tid: Dage med nedsat tid i ferieperioden slettes. Efterfølgende indberettes 6. ferieuge godkendt under sygdom. Efter perioden med 6. ferieuge godkendt under sygdom, skal fravær med nedsat tid ved sygdom eller arbejdsskade indberettes igen. Ferietimer Anvendes ved afholdelse af ferie Følger afholdelsesrækkefølgen, som er: Overført ferie Ferie med løn Ferie uden løn Ferie godkendt under sygdom Anvendes ved afholdelses af ferie, som er godkendt af ydelses-/dagpengekontoret under sygdom. Ved afholdelse af ferie i en sygdomsperiode indberettes ferie godkendt under sygdom samtidig med fravær. Der skal være fravær med enslydende fraværsårsag før og efter perioden med ferie godkendt under sygdom. Det er vigtigt at der foreligger forudgående godkendelse fra dagpengesagsbehandleren på at der kan afholdes ferie. I modsat fald kan ferie blive opfattet som en raskmelding hvilket starter en ny arbejdsgiverperiode i forhold til refusion. Kan anvendes ved fravær på grund af sygdom og arbejdsskade. Indberetning af ferie godkendt under sygdom overføres til Dagpenge og der udbetales ikke refusion under ferien. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 14 af 23 Redigeret september 2017
Ferie godkendt under nedsat tid: Dage med nedsat tid i ferieperioden slettes. Efterfølgende indberettes ferie godkendt under sygdom. Efter perioden med ferie godkendt under sygdom, skal nedsat tid ved sygdom eller arbejdsskade indberettes igen. Sygdomsramt ferie karens. Skal bruges fra den 1. maj 2015. Anvendes ved de 5 første sygedage (arbejdsdage) under ferie i ferieåret. Medregnes som afholdt ferie. Sygdomsramt ferie karens indberettes samtidig med ferie. Er medarbejderen fortsat syg efter 5 karensdage og ferien ikke afsluttet indberettes Sygdomsramt ferie erstatning I forbindelse med karensdage/erstatningsferie ved sygdom skal der afleveres lægelig dokumentation. En medarbejder, der har optjent 25 dages ferie, har ved sygdom ret til erstatningsferie efter 5 sygedage under ferie i ferieåret. Sygdomsramt ferie erstatning. Skal bruges fra den 1. maj 2015. Anvendes til optælling af ferietimer, der skal erstattes. Ferietimer til erstatning kan ses RI under tidssaldi. Timerne er vejledende og vil ikke blive nedskrevet ved senere ferieafholdelse. Er medarbejderen fortsat syg efter 5 karensdage og ferien ikke afsluttet indberettes Sygdomsramt ferie erstatning samtidig med Sygdom Arbejdsgiverperioden starter fra indberetning Sygdom og Sygdomsramt ferie erstatning Ved mindre end 25 dages optjent ferie er retten til erstatningsferie forholdsvis mindre. Det er vigtigt, at få afsluttet ferien efter karensdagene og startet sygdom direkte efter. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 15 af 23 Redigeret september 2017
Saldoen kan bruges som hjælp til at finde medarbejdere, som evt. skal have overført ferie. Saldoen bliver nulstillet ved afviklingsårets slut. Ferien afsluttes efter karensperioden og feriesaldoen opskrives med restferien. Sygdom indberettes umiddelbart efter ferien, samtidig indberettes Sygdomsramt ferie erstatning i perioden for restferie. Overarbejde og Afspadsering Afspadsering timer Anvendes ved afvikling af optjent afspadsering. Afspadsering optjenes med nærværsart som hensættes (f.eks. timer hensættes 1:1) Anvendes af grupper der kører afspadseringsregnskab i lønsystemet. Der er særlige koder til dagplejere Eksempel. Planlagt ferie fra 7.7.2014-27.7.2014. Syg fra 14.7.2014. Sygdomsramt ferie karens indberettes fra 14.7.2014-18.7.2014. Ferien afsluttes 18.7.2014. Sygdom indberettes fra 19.7.2014 og samtidig indberettes Sygdomsramt ferie erstatning fra 19.7.2014-27.7.2014. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Saldo kan ses i Tidssaldi under RI Fravær/Nærvær. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 16 af 23 Redigeret september 2017
Timer hensættes 1:1 Anvendes ved optjening af afspadseringstimer. Anvendes af grupper der kører afspadseringsregnskab i lønsystemet. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Saldo kan ses under Tidssaldi i RI Fravær/Nærvær. Saldo reduceres ved brug af fraværsart Afspadsering timer Overarb. 50% hensættes Anvendes ved optjening af afspadseringstimer jf. overenskomst. Saldo reduceres ved brug af fraværsart Afspadsering timer Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Saldo kan ses under Tidssaldi i RI Fravær/Nærvær. Overarb. 100% hensættes Anvendes ved optjening af afspadseringstimer jf. overenskomst. Saldo reduceres ved brug af fraværsart Afspadsering timer Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Saldo kan ses under Tidssaldi i RI Fravær/Nærvær. Overarb. 50% alt udbet. Anvendes jf. overenskomst. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Overarb.100% alt udbet. Anvendes jf. overenskomst. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Overarb. 50%, tillæg udbetales Anvendes jf. overenskomst. Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 17 af 23 Redigeret september 2017
Overarb. 100%, tillæg udbetales Afspadsering dage Aftenmøde 1 dags afspads Anvendes jf. overenskomst. Afvikling af afspadseringsdage for dagplejere. Anvendes for dagplejere Anvendes ikke for brugere der indberetter overarbejde og afspadsering i andre systemer. Kun til dagplejere. Kun til dagplejere. Aftenmøde 0,5 dags afspads Anvendes for dagplejere Kun til dagplejere. Overarbejde 50% dagplejere Anvendes af dagplejere Kun til dagplejere. Tillidshverv Organisationsmøde Anvendes udelukkende når tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant har deltaget i møde, som berettiger til AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion. Ved fravær, der ikke berettiger til AKUT refusion, kan anvendes tjenestefri med løn med årsag tillidsarbejde uden refusion Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning uploades i personalemappen. Betalingen konteres direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Blanketten skal fremsendes til: akutrefusioner@kmd.dk og i emnefeltet skrives AKUT Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 18 af 23 Redigeret september 2017
+ kaldenavnkort + medarbejdernummer. Tillidsmandskursus Anvendes udelukkende når tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant har deltaget i kursus, som berettiger til AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion. Ved fravær, der ikke berettiger til AKUT refusion, kan anvendes tjenestefri med løn med årsag tillidsarbejde uden refusion Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning uploades i personalemappen. Betalingen konteres direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Blanketten skal fremsendes til: akutrefusioner@kmd.dk og i emnefeltet skrives AKUT + kaldenavnkort + medarbejdernummer. Udøvelse af hverv Anvendes hvis oplyst af faglig organisation. Må kun benyttes når den faglige organisation har indkaldt og der gives AKUT refusion. Resulterer i AKUT refusion. Resulterer i AKUT-refusion Registrering af fravær for TR. Foretages for at indhente AKUT-refusion. På baggrund af tjenestestedets indberetning udskriver og sender KMD/KMD BPO regning til den faglige organisation. Kopi af regning Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 19 af 23 Redigeret september 2017
Ved fravær, der ikke berettiger til AKUT refusion, kan anvendes tjenestefri med løn med årsag tillidsarbejde uden refusion uploades i personalemappen. Betalingen konteres direkte på tjenestestedet. Det indberettede fravær skal være det samme som det antal timer, som fremgår på blanketten. Blanketten skal fremsendes til: akutrefusioner@kmd.dk og i emnefeltet skrives AKUT + kaldenavnkort + medarbejdernummer. Tjenestefrihed og Orlov Tj.fri uden løn, red. pens. Anvendes blandt andet til tabt arbejdsfortjeneste. Tjenestefri uden løn under en måned. Tjenestefri uden løn, med reduktion af pensionsindbetaling. Registreringen indebærer løntræk via lønart 0881. Orlov med løn Anvendes f.eks. ifm uddannelsesorlov. Anvendes ikke i forbindelse med barsel Tjenestefri Anvendes til tjenestefri med løn: Fridage i henhold til Aarhus Kommunes Tjenestefrihedsregulativ. Tillidsarbejde uden refusion. Plejeorlov. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 20 af 23 Redigeret september 2017
Op til 10 dages indlæggelse for børn. Behandling for kronisk sygdom. Efter særlig aftale med leder. Tjenestefri uden løn Orlov uden løn over en måned. Fravær en hel kalendermåned eller mere. F.eks. 1.7.17-31.7.17. Ved skæve måneder f.eks. 5.2.17-4.3.17 28 dage præcis en måned. 4.4.17-4.5.17 31 dage 1 måned og 1 dag. Tjenestefri uden løn under en måned. Anvendes ved orlov uden løn over en måned. Indberettes af KMD BPO. Pensionsafregning påvirkes ikke af løntrækket. Orlovsblanket i RI Lønservice indsendes. Registreringen medfører løntræk via lønart 0879. Der sker ikke reduktion af det pensionsbidrag der skal afregnes til pensionskassen. Kommer medarbejderen ikke tilbage efter endt orlov, skal der indsendes fratrædelsesblanket. Seniordage mv. Seniordage Anvendes ved afvikling af seniordage, herunder Seniordage ift. central aftale mellem KL og KTO/Sundhedskartellet, overenskomst og individuelt aftalte seniordage. Oplysninger om lokalt aftalte seniordage indberettes i RI Lønservice under Ændring Senior-/Fritvalgsordning (findes kun i MBU). Seniordage timeafvikling Seniordage afvikling i timer - iht. central aftale mellem KL og Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 21 af 23 Redigeret september 2017
Fritvalgsdage Øvrigt fravær Frihed i henhold til overenskomst (FO-dage) KTO/Sundhedskartellet, overenskomst og individuelt aftalte seniordage Anvendes ved afvikling af fritvalgsdage. Gælder for medarbejdere, som optjener fritvalgsdage efter deres overenskomst. Systemet lægger årsagen ind i kalenderen. Skal ikke indberettes FO-dage. Kun til grupper omfattet af arbejdstidsaftalerne 79.01 og 79.03, ansatte i kommunernes ældreog sundheds- og handicapområde Frihed i h.t. overenskomst indgår som fraværsårsag i rapporter i RI Fravær/Nærvær. Søgne-helligdag Skal ikke indberettes. Dannes automatisk i henhold til overenskomst. Hvis der f.eks er registreret ferie uden løn i en uge, hvor der også er registreret en søgne/helligdag, reduceres løntræk for ferieperioden med det antal arbejdstimer der ligger på dagen med søgne/helligdag. Specialdag Skal ikke indberettes. KMD BPO har i april 2015 oprettet specialdage på allerede ansatte AC er. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 22 af 23 Redigeret september 2017
Anvendes for Grupper, der har halve og hele fridage, f.eks. 1. Maj, grundlovsdag, 24/12 og 31/12 Systemet lægger årsagen ind i henhold til overenskomst. I december 2015 opretter KMD BPO specialdage for AC er, der bliver ansat den 1.5.2015 eller senere. Fraværsårsagskoder til RI Fravær/Nærvær Side 23 af 23 Redigeret september 2017