FORRETNINGSUDVALGET: FORRETNINGSUDVALGET FU/2 DEN 19. APRIL 2017 REFERAT Stig Glent-Madsen (SGM), formand Peter Kellermann Brandorff (PKB), næstformand Birgit Buddegård (BB), formand for Asyludvalget Ilse Fjalland (IF), formand for Frivilligudvalget Bent Lexner (BL) Hans-Henrik Lund (HHL) Henriette Laursen (HL) GÆSTER: (deltog i mødet under behandlingen af pkt. 1) Eskild Nørregaard Jakobsen (ENJ), Ernst & Young Alex Petersen (AP), Ernst & Young Michael Bach (MB), revisionskomitéen FRA SEKRETARIATET: Andreas Kamm (AK), generalsekretær Conni Madsen (CM), souschef økonomi (under pkt.1) Anne Mette Barfod (AMB), ny økonomichef (CFO), tiltræder 1. august Rikke Friis (RF), international direktør Gitte Busk Grønbech (GBG), koordinator, referent DAGSORDEN Pkt. 1 Økonomi: Udkast til årsrapport 2016, revisionsprotokollat m.m. Pkt. 2 Præsentation af nye ledere Pkt. 3 Godkendelse af referat fra FU/1 den 7. februar Pkt. 4 Formandens rejser til Kenya Pkt. 5 Status ERP 1
Pkt. 6 Vedtægtsændringer Pkt. 7 Udkast til dagsorden til Repræsentantskabsmøde den 18. maj Pkt. 8 Meddelelser fra formanden Pkt. 9 Skriftlig orientering fra afdelingerne og underudvalg Pkt. 10 Eventuelt Formanden bød velkommen til revisionen fra Ernst & Young ved Eskild Nørregaard Jakobsen (ENJ) og Alex Petersen (AP). Fra revisionskomitéen var Michael Bach (MB) til stede. Ad pkt. 1. Økonomi Udkast til årsrapport 2016 Forretningsudvalget drøftede udkast til årsrapport 2016, som - efter beslutning i forretningsudvalget - fremover udkommer i en slankere udgave indeholdende selve årsregnskabet med en kortere regnskabsberetning (lovbefalet). Senere i 2017 vil der også udkomme en Dansk Flygtningehjælp profilfolder med væsentlige nedslag i 2016. Conni Madsen (CM), souschef i økonomi, gennemgik følgende plancher: Hovedtal 2016 Udvikling i omsætningen Udviklingen i omsætningen fra 2010-2017 Driftsresultat 2016 fordelingen af 188 mio. kr. Årets resultat DB1 Hvordan bruges det operationen tjener? Investeringer Udvikling i egenkapitalen 2010 2016 Udvikling i egenkapital i forhold til omsætningen 2010-2016 Fordeling af egenkapitalen på 495 mio. kr. Fordeling af reserverede midler 2016 Likvide beholdninger 2010-2016 Udvikling i antal ansatte i perioden 2012 til 2016 Conni oplyste bl.a. følgende: At omsætningen for 2016 lander på 2.852 mio. kr. At årets resultat bliver 86 mio. kr. At der er investeret for 102 mio. kr. 2
At egenkapitalen er vokset med 20 % og nu svarer til ca. 9 ugers drift målet er 12 uger. Der er ansat ca. 380 flere medarbejdere i 2016. Det bør overvejes, at der i årsrapporten for 2017 indføres et par liner, der kort forklarer, hvad de fire hovedkategorier: indsamlede midler, egne midler, donormidler og finanslovsaktiviteter dækker over. Revisionen tilføjede, at der er kommet et godt produkt ud af årsrapport 2016 og man til næste år kan overveje at gøre mere ud af et risikoområde som valuta. Forretningsudvalget var enig heri. Ellers en revisionsmæssig korrekt og transparent årsrapport. Forretningsudvalget godkendte udkast til årsrapport 2016 og underskrev den sammen med revisionen. Årsrapporten vil blive behandlet på møde i Repræsentantskabet den 18. maj. Revisionsprotokollat af 19. april 2017 til årsregnskab for 2016 Alex Petersen (AP) oplyste, at revisionsprotokollatet blev gennemgået på møde i revisionskomitéen den 3.april og gav anledning til spørgsmål men ingen bemærkninger. Alex Petersen gennemgik kort protokollatet. Konklusionen på den udførte revision er følgende: Vedtages årsregnskabet i den foreliggende form, og fremkommer der ikke under Revisionskomitéens og Forretningsudvalgets behandling og vedtagelse af årsregnskabet yderligere oplysninger, som kan påvirke årsregnskabet, vil vi forsyne årsregnskabet med en revisionspåtegning uden modifikation samt afgive en udtalelse om ledelsesberetningen uden bemærkninger. Forretningsudvalget er opmærksom på en verserende udfordring i Tyrkiet, som også har været behandlet i revisionskomitéen. Udfordringen består meget kortfattet i manglende arbejdstilladelser, som de tyrkiske myndigheder ikke mener, at Dansk Flygtningehjælp har håndteret korrekt og derfor har pålagt organisationen en efterbetaling i million klassen. Dansk Flygtningehjælp er i færd med at udrede sagen og mener at have retten på sin side. Generalsekretæren tilføjede, at Dansk Flygtningehjælp løbende vurderer risici og hensætter penge til kendte kalkulerede situationer. Andreas oplyste, at forretningsudvalget vil blive præsenteret for risikovurderingen, når 3
den er på plads. Eskild Jakobsen tilføjede, at det netop derfor også er så vigtigt med en stor egenkapital, idet den skal ses i relation til risiko og ikke omsætning. Forretningsudvalget godkendte revisionsprotokollatet og underskrev det sammen med revisionen. Budgetopfølgning for februar 2017 Conni oplyste, at året 2017 er kommet godt i gang: Omsætningen var ved udgangen af februar på lidt over 500 mio. kr. en positiv afvigelse i forhold til budget på hele 55 mio. kr., hvilket svarer til 12 %. Driftsresultatet er på budget. Det samlede resultat lyder på 15 mio. kr. og heri indgår et forbrug på investeringen på 6,8 mio. kr. Indstilling vedr. disponering af årets resultat Forretningsudvalget godkendte bilag 1.3. vedr. indstilling til disponering af årets resultat jf. det i bilaget skrevne. Formanden takkede Conni for en kæmpe indsats med at få lukket årsregnskabet. Der var ligeledes tak til Michael Bach og Finn Schwarz fra revisionskomitéen. Det er meget betryggende for os i forretningsudvalget at vide vi har jer i revisionskomitéen til at følge med og op på de store tal, sagde formanden. Der var også ros til revisionen fra Ernst & Young for godt samarbejde og indsats. Ad pkt. 2. Præsentation af nye ledere Anne Mette Barfod tiltræder som CFO (Chief Finance Officer) til august. Anne Mette er uddannet aktuar og kommer fra en stilling som økonomidirektør i Alm. Brand. Anne Mette oplyste, at hun glæder sig overordentligt meget til at starte i jobbet og være med til at skaffe ressourcer til det gode formål. Formanden takkede Anne Mette for sit fremmøde og sagde, at forretningsudvalget er meget tryg ved valget af hende og glæder sig til det fremtidige samarbejde. Rikke Friis, ny international direktør i Dansk Flygtningehjælp, tiltrådte 20. marts. Rikke er uddannet cand. scient. soc. i 1996 og begyndte allerede under sin studietid sin karriere i Dansk Flygtningehjælp. Generalsekretæren sagde, at Rikke blev valgt 4
som den stærkeste blandt 70, fordi hun var den bedste kandidat med sin mangeårige erfaring, blik for at skabe kontinuitet og udvikling af organisationen, fremragende strategiske egenskaber og inddragende ledelsesstil i den rette skandinaviske ånd (demokratisk og beslutningsdygtig). Rikke knyttede flere ord til den udfordrende sag i Tyrkiet og sagde, at Dansk Flygtningehjælp har været nødt til at betale bøderne for de manglende arbejdstilladelser, men at sagen er appelleret og Dansk Flygtningehjælp regner med at vinde den. Der er holdt møde med den tyrkiske ambassade i København. Rikke har været til møde med den danske ambassade i Ankara, og om kort tid forventes det at generalsekretæren rejser til Tyrkiet for at følge op på sagen. Dansk Flygtningehjælp håber snart at kunne lukke den og bliver det ikke tilfældet og trækker sagen i langdrag, er der udarbejdet en exit-strategi. Formanden takkede Rikke og sagde, at det er godt, hvis forretningsudvalget holdes orienteret om udviklingen i Tyrkiet sagen og hellere med for meget information end for lidt. Udvalget glæder sig til det fremtidige samarbejde med Rikke, som de har stor tillid til. Ad pkt. 3. Godkendelse af referat fra FU/1 den 7. februar Godkendt uden yderligere bemærkninger. Ad pkt. 4. Formandens rejser til Kenya I uge 10 var formanden i Kenya sammen med udviklingsminister Ulla Tørnæs, hvor de besøgte Kakuma lejren, der huser mere end 150.000 flygtninge hovedsageligt fra Sydsudan. Dansk Flygtningehjælp gør en god indsats i lejren for at gøre livet tåleligt for de mange flygtninge. I besøget deltog også Folketingets Udenrigsudvalg. Formanden var i Kenya igen i uge 13 for sammen med Finn Schwarz og Michael Bach fra revisionskomitéen at deltage i møde i DRC Kenyas bestyrelse. 5
Ad pkt. 5. Status ERP (Entreprise Ressource Planning) På møde den 7. april besluttede styregruppen at vælge Scales til Dansk Flygtningehjælps kommende ERP leverandør. Scales blev vurderet til at være den stærkeste implementeringspartner af de to tilbageværende leverandører. Generalsekretæren sagde, at ERP er et kæmpe projekt, det største i Dansk Flygtningehjælps historie, og det projekt med den stærkeste interne styring på nogensinde. Det er derfor vigtigt at forretningsudvalget også følger det. Det er afgørende at ansatte i Dansk Flygtningehjælp lærer at bruge ERP. Ad pkt. 6. Vedtægtsændringer Dansk Flygtningehjælp har etableret døgninstitutioner for uledsagede flygtningebørn. I forbindelse med den endelige godkendelsesprocedure har Socialtilsynet København bedt Dansk Flygtningehjælp opfylde af en række krav, der nødvendiggør ændringer/tilføjelser til Dansk Flygtningehjælps vedtægter. Advokat Lene Diemer fra CPH Lex advokater havde forud for dette møde udfærdiget et notat med forslag til vedtægtsændringer, som forretningsudvalget kunne drøfte på mødet. Forretningsudvalget udtrykte forbavselse over, at man havde sat sådant et projekt i gang uden på forhånd at have orienteret udvalget. Andreas var enig i det uhensigtsmæssige i fremgangsmåden. Konklusionen på drøftelsen blev følgende: Det er ikke alene ønskværdigt, men en forudsætning for oprettelse af projekter, der kræver vedtægtsændringer, at forretningsudvalget inddrages først. Formanden beder advokat Finn Schwarz komme med en second opinion på det forelagte notat, inden Lene Diemer skriver det færdigt forud for behandlingen på Repræsentantskabsmødet den 18. maj. Forretningsudvalget er mest indstillet på at eventuelle vedtægtsændringer fremgår i et særskilt afsnit i vedtægterne. Ad pkt. 7. Udkast til dagsorden til Repræsentantskabsmøde den 18. maj Under indkomne forslag, dagsordenens punkt 4, skal forslag om valgte medlemmer til DRC Kenyas bestyrelse behandles. 6
Ad pkt. 8. Meddelelser fra formanden Intet yderligere til de udsendte skriftlige meddelelser fra formanden. Ad pkt. 9. Skriftlig orientering fra afdelinger og underudvalg En meget synlig og eskalerende sultkatastrofe er under opsejling i Østafrika, Yemen og Nigeria og anslås at berøre op mod 20 mio. mennesker. Dansk Flygtningehjælp har derfor iværksat en såkaldt corporate emergency, der samler ressourcer fra flere dele af organisationen i håb om at hjælpe bedst muligt og nå flest muligt. Dansk Flygtningehjælp tabte desværre udbud om tolkeopgaven i København og må sige farvel til 17 års samarbejde om tolkeydelser til Københavns kommune. Ilse Fjalland glædede sig dog over det store udbud af aktiviteter der sættes i gang inden for integrationsområdet. Generalsekretæren gjorde særskilt opmærksom på et projekt i Asyl & Repatriering, hvor Dansk Flygtningehjælp sammen med Swiss Refugee Council har offentliggjort en rapport om forholdene for de familier, der sendes tilbage til Italien i medfør af Dublinforordningen. Det fremgår af rapporten, at de tilbagesendte familier har haft store vanskeligheder med at få adgang til hjælp fra de italienske myndigheder, og at det er helt vilkårligt, hvordan de bliver modtaget. Rapporten er sendt til de danske udlændinge myndigheder og delt i Dansk Flygtningehjælps europæiske netværk. Generalsekretæren bad forretningsudvalget hæfte sig ved, hvor hurtigt organisationen får nye bidragsydere via telemarketing, face2face samt digitale aktiviteter. Det er ikke sket før og generalsekretæren udtrykte stor tilfredshed med de nye lederkræfter på området. Ad pkt. 10 Eventuelt Formanden oplyste af DFUNK (Dansk Flygtningehjælp Ungdom) har valgt ny formand. Hun hedder Marina Janell. Marina vil 7
fremover deltage som observatør på Dansk Flygtningehjælps forretningsudvalgsmøder og også i det kommende repræsentantskabsmøde den 18. maj. FU-møder 2017 FU/3 + REPR. 18. maj FU/4 6. juni FU/5 5. september FU/6 7. november FU/7 5. december 8