INSPEKTØRMØDE I DRIFTSNET DJURSBO - DEN 19. SEPTEMBER 2017 EFFEKTIV DRIFT Signe Forsgaard og Mikkel Jungshoved Effektiviseringsenheden og BL, DriftsNet
Dagens program
Præsentation af deltagerne! Hvem er jeg? Mikkel Jungshoved Mekaniker Maskinmester DTUs C.V. EBA Greve Bilcenter Ø.K. Regal Maskin Elektro Semco Services Københavns Energi Dong Energy E.ON BL
Agenda for 1. halvdel af dagensmøde Hvor er vi? forslag til løsninger, inspirationskatalog og målstyring Hvor ser i udfordringerne? Hvad skal der til for at nå målet? Benchmarking værktøj
Slagelse Boligselskab samarbejde med HedeDanmark Ønske om bedre Ressourcestyring Opmåling for at skabe viden og overblik Indsamling og bearbejdning af viden og data Udarbejdelse af KPI er og SLA er KPI står for Key Performance Indicator og er en betegnelse for en styringsmekanisme der kan hjælpe afdelingen med at vurdere hvor godt det går med at nå deres mål. KPIér giver således information om hvordan afdelingen performer i forhold til dens mål. SLA står for Service Level Agreement SLA benyttes i stedet for Service Mål, eller en aftale om overholdelse af et bestemt servicemål. Eks. hvor skal græsset være inden det skal slås
KPI er og SLA er på kontrakterne
Slagelse Boligselskab har fået udarbejdet en analyse af HedeDanmark - 360 s ANALYSEN
Slagelse Boligselskab i dag Den almene sektors udfordringer V/S/H 2017 Projekt Professionel, transparent og effektiv drift - Målet - Processen - Analysen 20/80 eller 80/20 chancen for succes
SB i dag 2000 boliger ca. 50 medarbejdere - 12 i administrationen - 4 i serviceafdelingen - 34 i driften Ca. 29 boligafdelinger, beliggende i og omkring Slagelse Omsætning på ca. 300 mio. kr. De seneste 3 år: - Renoveringer for ½mia. kr. - Nybyggeri for 70 mio. kr. - I gang med nybyggeri til 275mio. kr.
Den almene sektors udfordringer Grundlæggende udfordring nr. 1 skabe viden om og overblik over de nødvendige grunddata Effektivisering af den almene sektor (8-10 % af drift og adm.) Øget digitalisering og automatisering af processer Ny ledelsesrolle Fra forvalter til udvikler til professionel virksomhedsleder
V/S/H 2017 VISION: Vi er en top-professionel virksomhed - med styr på fundamentet Vi påvirker udviklingen - lokalt, regionalt og nationalt Vi har fokus på service - baseret på lyst og viden Vi finder attraktive fælles løsninger - med plads til individualitet
V/S/H 2017 13 PROJEKTER i alt Heraf: Projekt Grundpakke for fleksibel viceværtservice
Professionel, transparent & effektiv drift Projektoplæg besluttet af organisationsbestyrelsen i efteråret 2015 Samarbejdsmodel med HedeDanmark Målet for projektet: - Effektivisering - Ensartet service - Mulighed for fleksibilitet De 3 modeller: A. At Slagelse Boligselskabs afdelinger fortsætter deres drift, som den er i dag, med nødvendige justeringer/optimeringer. B. At Slagelse Boligselskab effektiviserer den eksisterende drift og organisering, af bl.a. maskinpark, arbejdsdeling mv. C. At Slagelse Boligselskabs drift effektiviseres i samarbejde med HedeDanmark
Processen for projektet
ANALYSEN De 4 analysefelter ARBEJDETS ORGANISERING - Driftschefer og viceværter ud fra fælles skabelon MASKINPARKEN - Dataoverblik/HD - Gennemgang af hele parken TIDSFORBRUG - Elementbeskrivelser fra HD - Medarbejderseminar - Medarbejdersparring - Kvalitetssikring EFFEKTIV DIGITAL OPMÅLING - Elementbeskrivelser fra HD - Samarbejde med Skel.dk - Droneopmåling - Kvalitetssikring
ANALYSEN Arbejdets organisering
ANALYSEN Effektiv digital opmåling
ANALYSEN Adgang til HD s maskinrum Hvad koster det os i dag? Hvad kan HD gøre det for? Hvad er der af besparelsespotentiale i de 3 modeller? Hvad kræver det af investeringer i de 3 modeller?
20/80 eller 80/20 - Chancen for succes Alle 3 modeller skal beskrives ud fra en 360 s analyse Økonomi De organisatoriske udfordringer Forsyningssikkerhed Digitalisering/automatisering Faglig udvikling/kvalitet Kompetencer Intern risikoanalyse Beboer-tryghed Proces for implementering
REFLEKSION & SPØRGSMÅL
INSOURCING, OUTSOURCING eller RIGHTSOURCING Den 31. maj 2017 skulle slaget stå i repræsentantskabet
DRIFTSANALYSE & IMPLEMENTERING Analyseeksempler fra HedeDanmark
DRIFTSANALYSE & IMPLEMENTERING Analyseeksempler fra HedeDanmark
DRIFTSANALYSE & IMPLEMENTERING Analyseeksempler fra HedeDanmark
BESLUTNINGSOPLÆG Valget mellem de 3 modeller
BESLUTNINGSOPLÆG Organiseringen i den valgte model Driftschef Driftschef Områdeleder Driftsområde Sydbyen (afd. 5, 12 og 23) Områdeleder Driftsområde Skovvænget (afd. 6, 7, 11, 18 og 24) Områdeleder Driftsområde Kollegiet (afd. 2, 4, 8, 13, 15, 17, 20, 21, 25, 26, 27, 30 og 31) Områdeleder Driftsområde Grønningen (afd. 0, 3, 9, 10, 14, 16, 28 og 32)
BESLUTNINGSOPLÆG De øvrige konsekvenser i den valgte model Fokusområde Konsekvens/kommentar Ressourcepåvirkning Den samlede bemanding reduceres med 3 stillinger. Service/kvalitet En større ressourcebase i hvert område giver større sikkerhed for at levere en stabil service samt øget faglig udveksling mellem medarbejderne. Driftsøkonomi Den årlige besparelse på mandskab og maskinel vil være ca. 1.4 mio. kr. Materiel - Vi effektiviserer med det maskinel vi har i dag - Der skal investeres i biler til de 4 områder Lokaler og faciliteter Vi har allerede de fysiske rammer og faciliteter, som der er behov for i de 4 områder. Vi skal dog være opmærksomme på, at der skal justeres på kontor/personale faciliteter, og ombygges i især afd. 30, Kollegiet. Nuværende faciliteter i afdelinger, som ikke skal rumme et områdekontor, frigøres til andre formål. Etableringsomkostninger Organisatorisk Implementeringstid Beboernes oplevelse Ca. 500.000 kr. til indretning af nye faciliteter, evt. finansieret af selskabets dispositionsfond. Salg af maskinel. Der oprettes nye stillinger som områdeleder og områdeassistent. Stillingerne tilstræbes besat via opslag blandt eksisterende medarbejdere. Opgaverne kan umiddelbart løses med de eksisterende kompetencer. På baggrund af, at vi råder over alt maskinel, faciliteter og har ejendomsfunktionærer ansat, vurderes det at denne model vil kunne være implementeret i løbet af 1-1,5 år. Den daglige service leveres af en mindre gruppe ejendomsfunktionærer. Personlige henvendelser skal ske til de fire ejendomskontorer. Der vil være en stor genkendelighed af ejendomsfunktionærer. Beboerne vil i det daglige møde ejendomsfunktionærer fra Slagelse Boligselskab. Samlet det forventes det, at beboerne fortsat vil opleve nærhed i fh.t. ejendomsfunktionærerne.
IMPLEMENTERINGSPLAN
360 s ANALYSEN
SB i dag Den almene sektors udfordringer V/S/H 2017 Projekt Professionel, transparent og effektiv drift - Målet - Processen - Analysen 20/80 eller 80/20 chancen for succes
SB i dag 2000 boliger ca. 50 medarbejdere - 12 i administrationen - 4 i serviceafdelingen - 34 i driften Ca. 29 boligafdelinger, beliggende i og omkring Slagelse Omsætning på ca. 300 mio. kr. De seneste 3 år: - Renoveringer for ½mia. kr. - Nybyggeri for 70 mio. kr. - I gang med nybyggeri til 275mio. kr.
Den almene sektors udfordringer Grundlæggende udfordring nr. 1 skabe viden om og overblik over de nødvendige grunddata Effektivisering af den almene sektor (8-10 % af drift og adm.) Øget digitalisering og automatisering af processer Ny ledelsesrolle Fra forvalter til udvikler til professionel virksomhedsleder
V/S/H 2017 VISION: Vi er en top-professionel virksomhed - med styr på fundamentet Vi påvirker udviklingen - lokalt, regionalt og nationalt Vi har fokus på service - baseret på lyst og viden Vi finder attraktive fælles løsninger - med plads til individualitet
V/S/H 2017 13 PROJEKTER i alt Heraf: Projekt Grundpakke for fleksibel viceværtservice
Professionel, transparent & effektiv drift Projektoplæg besluttet af organisationsbestyrelsen i efteråret 2015 Samarbejdsmodel med HedeDanmark Målet for projektet: - Effektivisering - Ensartet service - Mulighed for fleksibilitet De 3 modeller: A. At Slagelse Boligselskabs afdelinger fortsætter deres drift, som den er i dag, med nødvendige justeringer/optimeringer. B. At Slagelse Boligselskab effektiviserer den eksisterende drift og organisering, af bl.a. maskinpark, arbejdsdeling mv. C. At Slagelse Boligselskabs drift effektiviseres i samarbejde med HedeDanmark
Processen for projektet
ANALYSEN De 4 analysefelter ARBEJDETS ORGANISERING - Driftschefer og viceværter ud fra fælles skabelon MASKINPARKEN - Dataoverblik/HD - Gennemgang af hele parken TIDSFORBRUG - Elementbeskrivelser fra HD - Medarbejderseminar - Medarbejdersparring - Kvalitetssikring EFFEKTIV DIGITAL OPMÅLING - Elementbeskrivelser fra HD - Samarbejde med Skel.dk - Droneopmåling - Kvalitetssikring
ANALYSEN Arbejdets organisering
ANALYSEN Effektiv digital opmåling
ANALYSEN Adgang til HD s maskinrum Hvad koster det os i dag? Hvad kan HD gøre det for? Hvad er der af besparelsespotentiale i de 3 modeller? Hvad kræver det af investeringer i de 3 modeller?
20/80 eller 80/20 - Chancen for succes Alle 3 modeller skal beskrives ud fra en 360 s analyse Økonomi De organisatoriske udfordringer Forsyningssikkerhed Digitalisering/automatisering Faglig udvikling/kvalitet Kompetencer Intern risikoanalyse Beboer-tryghed Proces for implementering
REFLEKSION & SPØRGSMÅL
INSOURCING, OUTSOURCING eller RIGHTSOURCING Den 31. maj 2017 skulle slaget stå i repræsentantskabet
DRIFTSANALYSE & IMPLEMENTERING Analyseeksempler fra HedeDanmark
DRIFTSANALYSE & IMPLEMENTERING Analyseeksempler fra HedeDanmark
DRIFTSANALYSE & IMPLEMENTERING Analyseeksempler fra HedeDanmark
BESLUTNINGSOPLÆG Valget mellem de 3 modeller
BESLUTNINGSOPLÆG Organiseringen i den valgte model Driftschef Driftschef Områdeleder Driftsområde Sydbyen (afd. 5, 12 og 23) Områdeleder Driftsområde Skovvænget (afd. 6, 7, 11, 18 og 24) Områdeleder Driftsområde Kollegiet (afd. 2, 4, 8, 13, 15, 17, 20, 21, 25, 26, 27, 30 og 31) Områdeleder Driftsområde Grønningen (afd. 0, 3, 9, 10, 14, 16, 28 og 32)
BESLUTNINGSOPLÆG De øvrige konsekvenser i den valgte model Fokusområde Konsekvens/kommentar Ressourcepåvirkning Den samlede bemanding reduceres med 3 stillinger. Service/kvalitet En større ressourcebase i hvert område giver større sikkerhed for at levere en stabil service samt øget faglig udveksling mellem medarbejderne. Driftsøkonomi Den årlige besparelse på mandskab og maskinel vil være ca. 1.4 mio. kr. Materiel - Vi effektiviserer med det maskinel vi har i dag - Der skal investeres i biler til de 4 områder Lokaler og faciliteter Vi har allerede de fysiske rammer og faciliteter, som der er behov for i de 4 områder. Vi skal dog være opmærksomme på, at der skal justeres på kontor/personale faciliteter, og ombygges i især afd. 30, Kollegiet. Nuværende faciliteter i afdelinger, som ikke skal rumme et områdekontor, frigøres til andre formål. Etableringsomkostninger Organisatorisk Implementeringstid Beboernes oplevelse Ca. 500.000 kr. til indretning af nye faciliteter, evt. finansieret af selskabets dispositionsfond. Salg af maskinel. Der oprettes nye stillinger som områdeleder og områdeassistent. Stillingerne tilstræbes besat via opslag blandt eksisterende medarbejdere. Opgaverne kan umiddelbart løses med de eksisterende kompetencer. På baggrund af, at vi råder over alt maskinel, faciliteter og har ejendomsfunktionærer ansat, vurderes det at denne model vil kunne være implementeret i løbet af 1-1,5 år. Den daglige service leveres af en mindre gruppe ejendomsfunktionærer. Personlige henvendelser skal ske til de fire ejendomskontorer. Der vil være en stor genkendelighed af ejendomsfunktionærer. Beboerne vil i det daglige møde ejendomsfunktionærer fra Slagelse Boligselskab. Samlet det forventes det, at beboerne fortsat vil opleve nærhed i fh.t. ejendomsfunktionærerne.
IMPLEMENTERINGSPLAN
Agenda
Flytning og indhold af næste møde samt Almene Fagpriser Vi vil gerne flytte mødet fra mandag den 20. november til mandag d. 4 december pga. Almene Boligdage 2017 Work shop på næste møde om emner og møder i 2018 Mange spændende driftsprojekter på Almene fagpriser 2017 https://bl.dk/almene-fagpriser-2017/drift/
Outsourcing vs. Insourcing Hvorfor skal vi outsource driftsopgaver i vores boligorganisationer: Opnå bedre kvalitet ved at benytte sig af en specialist frem for selv at udføre opgaverne Opnå lavere pris Opnå en højere forrentningsgrad (afkast af det investerede) af den investerede kapital Gøre faste omkostninger variable
Insourcing Hvorfor skal vi insource driftsopgaver i vores boligorganisationer: Vi insourcer for at bevare arbejdspladser Vi vælger ikke at outsource af samme årsag Vi ønsker større kontrol med driften Kan give bedre kvalitet Kan give større fleksibilitet for organisationen
Workshop Hvor er de største barriere for outsourcing? Hvad kan nemmeste outsources? Hvilke områder outsourcer jeres organisation i dag? Alt der ikke er core-business bør outsources! - Er drift en kerneforretning og hvorfor? Hvad kan ikke outsources og hvorfor?
DriftsNets nye benchmarking-værktøj Hvorfor? Hvor langt er vi i udviklingsfasen? Hvordan adskiller det sig fra tvillingeværktøjet? Next step Har i ønsker eller ideer til værktøjet?
Hvorfor var det nu lige vi skulle have et benchmarknig værktøj? Boligkontoret Danmarks projekt Bedre almen læring Ønske om mere detaljeret benchmarking af driftsopgaver Viden på detailniveau om driften 114 og 115 Fælles database og læringsredskab
Hvor langt er vi i udviklingsfasen? Kildeoversigt LBF Regnskabsdatabase: 4040.085 - Lejemål 114 - Renhold 117 - Fraflytningsudgifter 121 - Årets henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning (A-ordning) 122.1 - Årets henlæggelser til fælleskonto (B-ordning) 122.2 - Årets henlæggelser til indvendig vedligeholdelse (B-ordning) 402 - Opsparede henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning (A-ordning) 403 - Opsparede henlæggelser til fælleskonto (B-ordning) 404 - Opsparede henlæggelser til indvendig vedligeholdelse (B-ordning) LBF tvillingeværktøj: M² udeareal Leveret af LBF almen analyse: Antal fraflytninger pr. afdeling.
Benchmarkingværktøjet - forsiden
Renhold mv.,
.
Renhold og istandsættelse mv.
Benchmark vs. Tvillingeværktøjet Tvilling Organisationsniveau Op til 20 tvillinger Regnskabstal pr. lejemålsenhed Afdelingsniveau Op til 20 tvillinger Samtlige afdelinger i organisationen Regnskabstal pr. m² boligareal Benchmark Organisationsniveau Sortere efter regnskabsår og region Regnskabstal pr. lejemål, m² udeareal og fraflytning Afdelingsniveau Sortere efter regnskabsår, region og A/B ordning Én afdeling vs afdelinger i andre organisationer Én afdeling vs alle afdelinger i organisationen Regnskabstal pr. lejemål, m² udeareal og fraflytning
Next step Udgifter til maskinpark Håndværker udgifter Driftsansatte pr. afdeling DATA 1. Fraflytningsudgifter + henlæggelser 2. Maskinpark, håndværksudgifter, ansatte pr. afdeling 3. Grønt, sne og renhold. Beboerservice Datakilder LBF Stamdata Boligorganisationer Boligorganisationer