Arrangements- og bestyrelsesguide til brug for IDAs regionale og fagtekniske enheder
2 Arrangements- og bestyrelsesguide... 3 Netværk og Videndeling (NOV)... 3 Afholdelse af møder... 4 Afholdelse af råds- og bestyrelsesmøder... 4 Afholdelse af generalforsamlinger og årsmøder... 5 Bestilling af mødelokale... 5 Regionale koordineringsmøder og fagtekniske planlægningsmøder... 7 Skal netværkskoordinatoren deltage?... 7 Planlægning af arrangementer, kurser, konferencer og rejser, studieture... 8 Planlægning af arrangementer og kurser... 8 1. Hvem er arrangementsansvarlig?... 8 2. Hvad er emnet?... 8 3. Hvilken type arrangement vil vi holde?... 8 4. Skal vi bruge foredragsholder eller mødeleder?... 9 5. Hvor og hvornår skal arrangementet holdes?... 9 6. Skal det være et gratisarrangement eller et betalingsmøde?... 9 7. Hvem er målgruppen?... 9 8. Hvor mange deltagere kan vi forvente?... 10 9. Skal der være forplejning?... 10 10. Hvilke praktiske detaljer skal vi have styr på?... 10 11. Hvordan ser økonomien ud?... 10 12. Skal vi holde arrangementet i samarbejde med andre?... 11 13. Hvordan vil vi markedsføre arrangementet?... 11 Annoncering i Ingeniøren... 11 Hvordan holder vi øje med, hvor mange der har meldt sig til?... 11 Arrangementer med eksterne samarbejdspartnere... 13 Planlægning af konferencer... 14 Inden konferencen gennemføres... 14 Planlægning af rejser og studieture... 15 Bestilling og planlægning af rejsen... 15 Hjemmesider... 16 E-mail udsendelser Det er jeres netværkskoordinator, der udsender nyhedsmail til jeres enheds medlemmer. Kontakt jeres netværkskoordinator og forhør jer om mulighederne.... 17 Sparring til råd og bestyrelser... 18 Netværk og videndeling - udviklere og netværkskoordinatorer... 18 Markedsføringsguiden... 22 november 2008
3 Arrangements- og bestyrelsesguide Arrangements- og bestyrelsesguiden er et værktøj til brug for IDAs fagtekniske selskaber og regionale enheder Guiden beskriver rammerne for samarbejdet mellem enhederne og de administrative netværkskoordinatorer og er samtidig en praktisk vejledning med konkrete råd og ideer til planlægning og gennemførelse af arrangementer og andre aktiviteter. Gensidig respekt og fælles mål Arrangements- og bestyrelsesguiden er et resultat af en dialog mellem repræsentanter for de regionale og fagtekniske enheder og administrationen i IDA. Netværk og Videndeling (NOV) Som parlamentariker i de fagtekniske selskaber og regionale enheder er du altid velkommen til at kontakte din netværkskoordinator eller udvikler Kontakt os for en snak om særlige behov og ønsker til assistance. Listen over IDAs udviklere og netværkskoordinatorer er bilag til denne guide. I det omfang ressourcerne er til stede, vil vi forsøge at imødekomme ønskerne. Netværk og Videndeling består af Fagtekniske netværk og Regionale netværk: Fagteknisk netværk servicerer IDAs fagtekniske selskaber. Regionale netværk servicerer IDAs regionsråd samt tilknyttede afdelinger og udvalg. Du kan læse mere om netværk på ida.dk. http://intern.ida.dk/netvaerk/fagtekniskenetvaerk/sider/idasfagtekniskenetvaerk.aspx http://intern.ida.dk/netvaerk/regionalenetvaerk/sider/regionalenetvaerk.aspx Netværk og Videndeling er desuden sekretariat for SKU (Fagtekniske Selskabers Koordineringsudvalg) samt KUR (Koordineringsudvalg for regionerne). november 2008
4 Afholdelse af møder Her findes konkrete råd og ideer til afholdelse af råds- og bestyrelsesmøder, generalforsamlinger/årsmøder og koordineringsmøder/planlægningsmøder. Afholdelse af råds- og bestyrelsesmøder Der er ingen regler for, hvor ofte IDAs regionale og fagtekniske enheder skal holde bestyrelsesmøder, men de fleste bestyrelser holder møder 6-8 gange om året. I forbindelse med afholdelsen af bestyrelsesmøder er det vigtigt at huske følgende: Planlæg i god tid Bestyrelsesmøderne bør planlægges i god tid. Fastlæg f.eks. datoer og tidspunkter for et halvt eller et helt år ad gangen. Send en mail til netværkskoordinatoren med datoerne, når møderne ligger fast. Netværkskoordinatoren deltager ikke i selve bestyrelsesmøderne, men holder sig underrettet om bestyrelsens arbejde og aktiviteter via mødereferaterne. Bestilling af mødelokale Hvis bestyrelsesmødet skal holdes i Ingeniørhuset i København eller et af de regionale kontorer i Odense, Aalborg eller Århus, skal lokale og forplejning reserveres/bestilles gennem jeres netværkskoordinator. Hvis mødet foregår et andet sted, skal I selv sørge for at få bestilt lokale og forplejning. Deltagelse i bestyrelsesmøder Netværkskoordinatoren kan efter aftale med formanden tage imod afbud, såfremt mødet afholdes i Ingeniørhuset, København eller på et af de regionale kontorer. Det er vigtigt at netværkskoordinatoren får besked mindst 4 arbejdsdage før mødets afholdelse af hensyn til afbestilling af forplejning. Udsendelse af dagsorden og referat Det er bestyrelsens egen formand eller sekretær, som står for udsendelsen af dagsorden og referat til bestyrelsesmedlemmerne via mail med kopi til netværkskoordinatoren. Regninger Husk at sende regninger for afholdelsen af bestyrelsesmødet til jeres netværkskoordinator så hurtigt som muligt og senest 14 dage efter mødet. Regningerne skal påføres mødedato, referenceperson, mødetype, navn på enhed samt navne på mødedeltagere. Rejseafregninger skal indsendes løbende. Husk at påføre medlemsnummer samt at vedlægge dokumentation for afholdte udgifter. november 2008
5 Afholdelse af generalforsamlinger og årsmøder Der er mange detaljer at huske i forbindelse med afholdelse af generalforsamlinger. Hvis I vil være sikre på at få det hele med, kan denne huskeliste være en hjælp. Bestilling af mødelokale Generalforsamlinger skal afholdes i henhold til enhedens vedtægt. Hvis generalforsamlingen skal afholdes i Ingeniørhuset eller på et af de regionale kontorer, skal lokale og forplejning reserveres/bestilles gennem jeres netværkskoordinator. Hvis mødet holdes et andet sted, foregår den praktiske planlægning i samarbejde med netværkskoordinatoren. Vær opmærksom på, at der er pres på lokalerne i København, Odense, Aalborg og Århus, da alle enheder skal afholde generalforsamling inden for samme afgrænsede periode. Fastlæg derfor datoen for generalforsamlingen i god tid. Ved generalforsamlinger i regionsråd deltager IDAs formand som udgangspunkt. Husk derfor at afstemme dato for generalforsamling med formandens sekretariat. Dagsorden Før generalforsamlingen skal der forberedes en dagsorden. Dagsordenen fremgår af enhedens vedtægter, men skal efter lovene mindst indeholde de punkter, der fremgår af rammevedtægternes 7 (fagtekniske selskaber) eller 6 (regioner og afdelinger). Rammevedtægterne findes på IDAs hjemmeside. Ønsker et medlem at stille forslag til dagsordenen, skal dette gøres skriftligt jvf. frist i enhedens vedtægt. Genvalg Vær opmærksom på hvilke bestyrelsesmedlemmer, der kan og vil genvælges. Hvis der skal vælges nye medlemmer, må disse kontaktes i god tid, så de kan give deres tilsagn. Jeres netværkskoordinator er gerne behjælpelig med klarlægningen af, hvem i bestyrelsen, der er på valg og om de kan genvælges. Formandens beretning Det er formandens opgave at udarbejde en beretning for årets forløb. Beretningen skal fremlægges for medlemmerne på generalforsamlingen. Hvorvidt beretningen skal være skriftlig eller mundtlig vil fremgå af enhedens vedtægt. Årsregnskab og budget Årsregnskabet udarbejdes af IDA. Regnskabet skal være revideret og underskrevet af den valgte kritiske revisor og enhedens kasserer senest den 15. februar. Ved generalforsamlingen skal enhedens regnskab godkendes og budget for det løbende år opstilles. Praktiske detaljer Indled generalforsamlingen med formandens velkomst og vælg derefter en dirigent for mødet. Husk at indgå aftale med en dirigent i god tid inden generalforsamlingen. Husk at afklare inden generalforsamlingen/årsmødet, hvem der er referent. Netværkskoordinatoren sørger for trykning af regnskaber, vedtægter og årsberetning samt diverse november 2008
6 overheads til uddeling på generalforsamlingen. Netværkskoordinatoren udarbejder og udsender standarddirigentvejledning og standardstemmesedler til formanden og står desuden til rådighed i tolkning af vedtægter og genvalgsregler. Annoncering Vær opmærksom på fristen for annoncering i.h.t. enhedens vedtægt. Kontakt netværkskoordinatoren i god tid før annoncen ønskes bragt. Netværkskoordinatoren sørger for annoncering i henhold til vedtægten - typisk på IDAs hjemmeside og i Ingeniøren. Deltagelse fra administrationen På regionens generalforsamling vil IDAs formand samt en direktør fra IDA være til stede. Netværkskoordinatoren deltager som udgangspunkt ikke i generalforsamlinger/årsmøder. Når generalforsamlingen er afholdt Når generalforsamlingen er overstået, skal bestyrelsens referent sende beslutningsreferat til godkendelse hos dirigenten. Referatet kan godkendes via mail. Når referatet er godkendt, sender sekretæren det til netværkskoordinator samt bestyrelsesmedlemmer. Husk hurtigst muligt efter generalforsamlingen at afholde konstituerende bestyrelsesmøde. Husk at orientere jeres netværkskoordinator umiddelbart efter mødet, så hun kan udarbejde nye bestyrelseslister samt opdatere IDAs hjemmeside. Opdaterede bestyrelseslister danner grundlag for trækningsrettigheder (deltagerlister/regnskaber), udsendelser og orientering fra NOV og IDA generelt. november 2008
7 Regionale koordineringsmøder og fagtekniske planlægningsmøder Regionen kan afholde koordineringsmøder, hvor alle regionens enheder er repræsenteret. Skal netværkskoordinatoren deltage? Hvis regionen ønsker det, kan netværkskoordinatoren inviteres til at deltage i 1-2 koordineringsmøder om året under forudsætning af, at netværkskoordinatoren kun deltager i starten af mødet. Af ressourcemæssige årsager er det en forudsætning, at mødet holdes i Ingeniørhuset eller på et af de regionale kontorer. Fagtekniske selskaber har også mulighed for at invitere deres netværkskoordinator til at deltage i 1-2 planlægningsmøder om året, under forudsætning af, at netværkskoordinatoren kun deltager i starten af mødet og at mødet holdes i Ingeniørhuset eller på et af de regionale kontorer. Netværkskoordinatoren vurderer dette i samråd med formanden for den regionale/fagtekniske bestyrelse. Netværkskoordinatoren hilser på... Netværkskoordinatoren kan deltage ved et årligt bestyrelsesmøde umiddelbart efter generalforsamlingerne med henblik på at informere om bestyrelsesarbejdets mange facetter, herunder netværkskoordinatorens primære arbejdsområder. Disse møder har især relevans ved indtrædelse af nye bestyrelsesmedlemmer. Det skal tilstræbes, at mødet holdes i Ingeniørhuset eller på et af de regionale kontorer. Praktiske detaljer Med hensyn til planlægning, bestilling af lokaler m.m. gælder de samme retningslinjer for samarbejde mellem IDA enheder og netværkskoordinatoren som ved afholdelse af bestyrelsesmøder. november 2008
8 Planlægning af arrangementer, kurser, konferencer og rejser, studieture Her findes gode råd og konkrete ideer til planlægningen af arrangementer, kurser, konferencer og rejser og studieture Planlægning af arrangementer og kurser Der er mange detaljer af huske, når et arrangement skal planlægges. Hvis I vil være sikre på at få det hele med, kan det være en hjælp at besvare disse 13 spørgsmål: 1. Hvem er arrangementsansvarlig? Udpeg en ankerperson eller et arbejdsudvalg, som står for planlægningen og gennemførelsen af arrangementet. En af IDAs bestyrelser giver følgende gode råd: Planlæg med en god tidshorisont og vær 2-3 bestyrelsesmedlemmer til at stå for hvert arrangement. 2. Hvad er emnet? Bliv enige om, hvad I ønsker med arrangementet; skal emnet der behandles være bredt eller snævert, tage udgangspunkt i en aktuel diskussion eller omhandle en generel problematik IDAs bestyrelser giver følgende gode råd: Aktuelle emner (ny teknologi, nye metoder m.m.) giver ofte mange tilmeldte. Sørg for at emnet er noget praktisk anvendeligt, som er moderne netop nu. Der er generelt mange tilmeldte til møder med konkrete emner, der kan fungere som efteruddannelse for store grupper. Få tilmeldte ses typisk til møder om idéer og teoretiske overvejelser. 3. Hvilken type arrangement vil vi holde? Afgør om jeres arrangement skal være et foredrag, et virksomhedsbesøg, en paneldiskussion el.lign. Hvis der er tale om et socialt/kulturelt arrangement, så husk at bestille billetter i god tid. Husk også at sikre jer, at I efter tilmeldingsfristen kan tilbagelevere resterende billetter. Når I udformer annoncer el.lign. om arrangementer, er det desuden en god ide at skrive, om billetterne vil blive omdelt eller tilsendt - og om tilmeldingen er BINDENDE. Vær meget præcis fra starten med antal pladser. Det er ofte meget tidskrævende at skulle kontakte ventelisten, hvis arrangøren efterfølgende ønsker at øge antal pladser for at "få de sidste med". Har I arrangeret spisning forud for forestillingen, kan I f.eks. dele billetterne rundt her - så får I også en lejlighed til at få hilst på medlemmerne. En af IDAs bestyrelser giver følgende gode råd: "Vores vurdering er, at der er så mange tilbud af møder generelt, at det er svært at få tilhørere, selv om de er interesseret i emnet. Er der koblet sociale dele - virksomhedsbesøg o.lign. - sammen med mødet, er det nemmere at få deltagere." november 2008
9 4. Skal vi bruge foredragsholder eller mødeleder? Afgør om I har brug for en foredragsholder og/eller en mødeleder til arrangementet. Når beslutningen er taget, så udpeg en ansvarlig for kontakten til foredragsholderen/mødelederen - f.eks. den arrangementsansvarlige - og overvej evt. honorar - undervisningshonorar er fritaget for moms (husk at få foredragsholders cpr-nr.) eller indkøb af gave (max. 700 kr., hvis foredragsholder ikke skal beskattes). IDA-gaver/vingaver kan bestilles via jeres netværkskoordinator (senest 14 dage før arrangementsdato). IDAs bestyrelser giver følgende gode råd: Find gode og kendte foredragsholdere med interessante emner. Husk at få aftalt aflysningsforhold som f.eks. dato og antal deltagere. 5. Hvor og hvornår skal arrangementet holdes? Fastlæg dato, tidspunkt, varighed og sted. Hvis arrangementet foregår i Ingeniørhuset i København eller på et af de regionale kontorer i Odense, Aalborg eller Århus, skal lokale og forplejning reserveres/bestilles gennem jeres netværkskoordinator. Hvis arrangementet skal foregå et andet sted, så skal I reservere lokalet ved at kontakte det pågældende sted pr. telefon eller mail. IDAs bestyrelser giver følgende gode råd: Arrangementer fra 15.00-18.00 er ofte en succes. "Fredag er også en god mødedag." Læg aldrig arrangementer i den første uge efter efterårsferien eller op til store sportsarrangementer (dette er alvorligt ment vi har eksempler på ens arrangementer, som har været en stor succes undtagen i ugen efter efterårsferien). 6. Skal det være et gratisarrangement eller et betalingsmøde? Afgør om I vil tage betaling for deltagelse i arrangementet ud fra en vurdering af de forventede udgifter, mødets karakter m.m. Bestemmer I jer for et betalingsarrangement, så husk at afgøre om bestyrelsesmedlemmer, arrangører og ledsagere også skal betale for deltagelse i arrangementet. Orienter efterfølgende jeres netværkskoordinator om beslutningen. 7. Hvem er målgruppen? Overvej hvem arrangementet henvender sig til. Er der tale om en snæver eller en bred kreds af interesserede? Det er en stor fordel at kende målgruppen, når I skal markedsføre jeres arrangement. En af IDAs bestyrelser giver følgende gode råd: november 2008
10 "Alle emner er som udgangspunkt interessante. Det gælder bare om at finde målgruppen og annoncere ud fra målgruppen." 8. Hvor mange deltagere kan vi forvente? Lav en vurdering af deltagerantallet ud fra arrangementets emne og form samt tid og sted for afholdelsen. Træf beslutning om min./max. deltagerantal samt sidste frist for tilmelding, så I ved, hvornår deltagerantallet skal være nået. Hvis I må aflyse et arrangement, er det vigtigt, at netværkskoordinatoren har 5 arbejdsdage til at aflyse mødet i forhold til mødebooking og besked til medlemmerne. Det er altid en god idé at afstemme eksterne foredragsholderes forventning til deltagerkreds. En af IDAs bestyrelser giver følgende gode råd: Vi lader foredragsholderen bestemme, hvornår grænsen er nået. Det er primært ham/hende der skal vurdere, om arrangementet skal gennemføres. 9. Skal der være forplejning? Afgør om I vil servere mad og/eller drikke ved arrangementet. Hvis der skal være forplejning, så husk at bestille det i forbindelse med lokalereservationen. Ved arrangementer i Ingeniørhuset i København eller på et af de regionale kontorer bestiller din netværkskoordinator forplejning. Ved arrangementer andre steder står du selv for bestillingen. Et godt råd fra én af IDAs bestyrelser: Indlagt pause med øl/vand og evt. sandwich kan anbefales, da deltagerne kommer i snak med hinanden, hvilket er med til at skabe netværk og sociale relationer. 10. Hvilke praktiske detaljer skal vi have styr på? Der er mange små detaljer at holde styr på, når et arrangement skal planlægges. Men I kan altid kontakte jeres netværkskoordinator for hjælp og sparring Overvej f.eks.: Navneskilte til foredragsholdere/deltagere Panelskilte (ved paneldiskussion) Bord- og stoleopstilling Brug af av-udstyr Uddeling af evt. materiale (f.eks. foredragsholderens oplæg) Gave (ved gaver over 700 kr. skal foredragsholder gøres opmærksom på, at han/hun har oplysningspligt til SKAT) eller honorar til foredragsholder (husk at få oplyst cpr-nr., da honorar er B- indkomst). IDA-gaver/vingaver kan bestilles via jeres netværkskoordinator (senest 14 dage før arrangementsdato). 11. Hvordan ser økonomien ud? Det er en god idé altid at udarbejde et budget med forventede udgifter og indtægter. november 2008
11 12. Skal vi holde arrangementet i samarbejde med andre? Samarbejdspartnere kan eksempelvis være andre IDA enheder eller det kan være organisationer eller virksomheder uden for IDA-regi. Hvis I samarbejder med andre, så husk at lave klare aftaler om økonomien dvs. fordeling af diverse udgifter og indtægter. 13. Hvordan vil vi markedsføre arrangementet? Det er en god idé at udarbejde en markedsføringsplan. Læs hvordan i Markedsføringsguiden, hvor I også finder andre ideer til markedsføring. Markedsføringsguiden er vedlagt som bilag til denne guide. Nedenfor finder I informationer om annoncering i Ingeniøren. Annoncering betales af de enkelte enheders budget. Annoncering i Ingeniøren Alle enheder kan frit vælge, hvordan de vil annoncere. For almindelige annoncer i Ingeniøren gælder, at minimumsprisen er 600 kr. pr. uge. Denne pris dækker udgiften til en basisannonce (se nedenfor). Dertil kan der købes tekst, der betales pr. anslag. Der er også mulighed for at vælge placering i arrangementskalenderen - enten sammen med en annonce eller som eneste annonceringsform. Priserne på annoncering i Ingeniøren er følgende: Basisannonce (indeholder overskrift, logo, samt alle praktiske detaljer: arr.nr., tid, sted og pris) Annoncetekst Placering i arrangementskalender 600,00 kr. pr. uge 3,10 kr./anslag pr. uge 270,00 kr. pr. uge Orienter netværkskoordinatoren Orienter altid jeres netværkskoordinator om annonceringsønsker i.f.m. afholdelse af arrangementer. Evt. via møde2. Når beslutningerne er truffet Husk ar orientere jeres netværkskoordinator om beslutningerne, når I har besvaret de 13 spørgsmål. På den måde bliver det lettere at give jer den rigtige hjælp. Hvordan holder vi øje med, hvor mange der har meldt sig til? Når I har planlagt og markedsført et arrangement, har I mulighed for løbende at checke antallet af tilmeldte. Deltagerlister hentes via Mit websted (OBS! du skal være logget på, for at se Mit websted) - Mine møder og fanen Mødeanmodning. Her kan I trække en "Intern deltagerliste" kun til eget brug og en "Ekstern deltagerliste" til udlevering på arrangementet. Hvis der viser sig at være så få tilmeldte, at I bliver nødt til at aflyse arrangementet, så kontakt jeres netværkskoordinator. Netværkskoordinatoren orienterer efterfølgende de tilmeldte om aflysningen. I forbindelse med aflysning er det vigtigt, at netværkskoordinatoren har 5 arbejdsdage til at aflyse mødet i forhold til mødebooking og besked til medlemmerne. Som hovedregel bør et arrangement med under 12 deltagere ikke gennemføres. november 2008
12 Konkrete råd om gennemførelsen af arrangementet Ved et arrangement er det altid en god idé at byde deltagerne velkommen og fortælle lidt om den enhed af IDA, som I er en del af. Ved samme lejlighed kan I også fortælle lidt om kommende arrangementer. IDAs bestyrelser giver følgende gode råd: Vær rettidigt fremme og hav en lille velkomsttale parat, så du som arrangør vinder tillid hos deltagerne. Stil gerne nogle spørgsmål undervejs eller ved afslutningen af arrangementet for at bløde stemningen op. Giv mulighed efter indlæggene til debat også mellem deltagerne indbyrdes. Når det hele er slut... Umiddelbart efter et arrangements afholdelse og senest 14 dage efter, skal I indsende regninger til jeres netværkskoordinator. Husk at skrive dato, sted og arrangementstitel m.v. på regningen/rejseafregningen (husk at påføre medlemsnummer samt at vedlægge dokumentation for afholdte udgifter), så netværkskoordinatoren ikke er i tvivl om, hvilket arrangement, det drejer sig om. Det er vigtigt at lave en evaluering af både mødets forløb og kursusstedet, så bestyrelsen kan lære af erfaringen og danne sig et overblik over, hvad der kan gøres bedre/anderledes næste gang. Kontakt din netværkskoordinator for evalueringsskema. november 2008
13 Arrangementer med eksterne samarbejdspartnere Det kan være udbytterigt at planlægge arrangementer med eksterne samarbejdspartnere. Her får I gode råd til, hvordan samarbejdet kan organiseres. Hvis jeres IDA enhed planlægger konferencer eller andre typer arrangementer med eksterne samarbejdspartnere, vil netværkskoordinatoren principielt påtage sig de samme opgaver som ved et tilsvarende IDA-arrangement. For at sikre ensartethed og undgå dobbeltarbejde er det dog en god idé at fordele de administrative opgaver ligeligt mellem de parter, der er involveret i konferencen/arrangementet. Udarbejd en tjekliste Dette gør I bedst ved at udarbejde en tjekliste over de forskellige administrative opgaver. Tjeklisten fungerer som en kontrakt mellem jeres IDA enhed og samarbejdspartneren, og kan f.eks. indeholde følgende punkter: Ankermænd i de respektive bestyrelser og sekretariater Prisfastsættelse: Hvis prisen for den eksterne parts deltagelse er lavere end prisen for IDAs medlemmer, må den eksterne samarbejdspartner yde tilskud til IDA. Økonomi: Honorarer, fordelingsnøgle af over/underskud Tilmelding: Hvor og hvordan? Fordelingen af pladser Koordinering: Kontakt til foredragsholdere, tilmeldingsstatus m.m. Mødeafholdelse: Forplejning, deltagerlister, navneskilte, kongresmærker og andet mødemateriale Vilkår for opsigelse/aflysning Evaluering november 2008
14 Planlægning af konferencer Planlægningen af konferencer har mange lighedspunkter med planlægningen af andre typer arrangementer. Det er derfor en god idé at gennemgå de 13 spørgsmål, som er beskrevet under Planlægning af arrangementer og kurser. Der er dog en række beslutninger, som er særligt tilknyttet afholdelsen af konferencer. Inden konferencen gennemføres Konferencer involverer ofte udenlandske foredragsholdere eller mødeledere. I særlige tilfælde kan der søges faglig sparring i andre enheder i IDA. Kontakt da netværkskoordinatoren. Hvis konferencen skal foregå i Ingeniørhuset i København eller på et af de regionale kontorer i Odense, Aalborg eller Århus, så vil jeres netværkskoordinator kontakte mødecentret i IDA vedr. AV-udstyr, servering mv. Netværkskoordinatoren står også for trykning af program, indsamling og trykning af kompendiemateriale, kontakten til foredragsholder vedr. praktiske forhold, gave til foredragsholderen, deltagerlister, kongresmærker og evalueringsskemaer. Gennemførelse af konferencen Netværkskoordinatoren er til stede og tager sig af det praktiske arbejde i forbindelse med åbningen af konferencen, under forudsætning af, at konferencen afholdes i IDA. Dette gælder både konferencer der afholdes øst og vest for Storebælt. Konferencens mødeleder bør dog møde op i passende tid før konferencen og orientere sig om forholdene i lokalet. Afhold gerne et formøde med konferencens foredragsholdere på selve dagen for afholdelsen af konferencen, så er I sikre på, at alle detaljer er på plads. Det kan desuden være en god idé at invitere konferencens foredragsholdere på frokost eller middag inden eller efter mødets afholdelse. Når det hele er slut Når konferencen er afholdt, skal I umiddelbart efter indsende regninger til netværkskoordinatoren. Husk at skrive dato, sted og konferencens titel m.v. på regningen/rejseafregningen (Husk at påføre medlemsnummer samt at vedlægge dokumentation for afholdte udgifter), så netværkskoordinatoren ikke er i tvivl om, hvilken konference, det drejer sig om. Det er også en god idé at lave en evaluering af både konferencens forløb og kursusstedet, så I kan lære af erfaringen og danne jer et overblik over, hvad der kan gøres bedre/anderledes næste gang. Kontakt jeres netværkskoordinator for "evalueringsskema". november 2008
15 Planlægning af rejser og studieture Mange IDA enheder har erfaring med rejser for medlemmerne enten i form af kulturelle/sociale rejser eller rejser med et fagligt sigte. Ønsker jeres IDA enhed at planlægge en rejse for medlemmerne, kan I her få hjælp til at huske det hele. Bestilling og planlægning af rejsen Kontakt et rejsebureau, og lad bureauet hjælpe med planlægningen af rejsen. Markedsføring af rejsen Jeres netværkskoordinator står for annoncering. I forbindelse med annoncering skal I udarbejde en færdig annoncetekst, som sendes til netværkskoordinatoren. Husk at lade tilmeldingsfristen og antallet af pladser fremgå af annoncen. Lad det også fremgå, at spørgsmål om rejsen skal rettes til rejsebureauet eller til arrangøren. Hvis I vil markedsføre rejsen yderligere, så kan I få ideer til hvordan i Markedsføringsguiden. Tilmelding Jeres netværkskoordinator sørger for oprettelse af rejsen i IDAs mødetilmelding, men tilmelding til rejsen skal foregå direkte til rejsebureauet. Inden afrejsen skal bureauet sende en endelig deltagerliste til netværkskoordinatoren, som derefter registrerer deltagerne i IDAs mødetilmelding. Information til deltagerne om rejsen Hvis I ønsker at afholde et informationsmøde inden afrejsen, så aftal dette med rejsebureauet. Lad evt. bureauet sørge for den videre formidling til deltagerne. Lav også en aftale med rejsebureauet om udsendelse af billetter, program for rejsen, fakturering og evt. rykkerprocedure. november 2008
16 Hjemmesider Alle fagtekniske og regionale enheder i IDA har en hjemmeside på ida.dk De fagtekniske hjemmesider De fagtekniske hjemmesider indeholder oplysninger om enhedens formål og aktiviteter, et billede der matcher fagområdet, et link til kommende arrangementer, info om medlemskab, et link til bestyrelseslisten samt navn og kontaktdata på enhedens netværkskoordinator. Siderne er statiske i den forstand, at de i mindst mulig grad skal indeholde informationer, som forældes med tiden - f.eks. indbydelser til arrangementer. Sådanne informationer bør i stedet placeres i enhedernes fora. De regionale hjemmesider IDAs otte regioner har hver deres hjemmeside. Regionens hjemmeside indeholder et link til de arrangementer, der afholdes i regionen, regionens bestyrelse, samt de afdelinger og udvalg, der findes i regionen. Gode råd om at skrive på nettet I kan finde gode råd til at skrive på nettet i markedsføringsguiden. november 2008
17 E-mail udsendelser Det er jeres netværkskoordinator, der udsender nyhedsmail til jeres enheds medlemmer. Kontakt jeres netværkskoordinator og forhør jer om mulighederne. november 2008
18 Sparring til råd og bestyrelser Udvikling af råds- og bestyrelsesarbejdet Ønsker rådet eller bestyrelsen sparring omkring udvikling af råds- og bestyrelsesarbejdet, så kontakt en af IDAs udviklere. Udvikleren kan f.eks. sparre med bestyrelsen omkring mødeformer, mødegennemførelse samt hvervning af nye og flere parlamentarikere. Udvikling af arrangementer og konferencer Ønsker rådet, udvalget eller bestyrelsen sparring omkring udvikling af faglige eller samfundsrelaterede arrangementer, herunder konferencer, så kontakt en af IDAs udviklere. Udvikleren kan f.eks. sparre med planlægningsgruppen om arrangementsplanlægning generelt, indhold, målgruppe og markedsføring. Vedrørende administrative og praktiske opgaver i relation til arrangementerne henvises til netværkskoordinatorerne. Netværk og videndeling - udviklere og netværkskoordinatorer består af Fagtekniske netværk Regionale netværk Fagtekniske netværk Lars Michael Trock Afdelingschef Annette Bagge Poulsen Netværkskoordinator Anni Nielsen Netværkskoordinator Bente Samsøe Netværkskoordinator IDA Miljø Selskab for Informationsteknologi, IDA-IT IDA Lederforum - Projektledelse Back-up annoncer Superbruger IDA Forum Superbruger Møde2 Dansk Betonforening, DBF Flyveteknisk Selskab, FLY IDA Automation, AUT IDA BYG, Selskabet for Bygge- og Anlægsteknik Selskab for Arbejdsmiljø, SAM Selskab for Bygningsfysik, SFB Selskabet for Syns- og Skønsmænd, SSS Bygningsfaglig Fond Netværk 1 (bygge) Dansk Selskab for Datateknik, DSfD IDA Energi Selskabet for Grøn Teknologi, SGT Selskabet for Køleteknik, SFK IDA Mentor DdL lmt@ida.dk 33 18 46 56 40 93 33 65 abp@ida.dk 33 18 46 44 ani@ida.dk 33 18 46 43 bsa@ida.dk 33 18 55 18 november 2008
19 Birgitte Magnér- Egeberg Netværkskoordinator Charlotte Faber Projektleder, chefkonsulent Christine Simonsen Nielsen Netværkskoordinator Eva Maj Holmgård Netværkskoordinator Helle Borch Netværkskoordinator Henriette Bloch Vejbæk Netværkskoordinator Jakob Morthorst- Jensen Faglig koordinator Jytte Bjørnskov Netværkskoordinator Lotte Helweg Netværkskoordinator Maj Brincker Højring Changemanager Tina Bergmann Olesen Netværkskoordinator Automobilteknisk Selskab, AUTO Dansk Bioteknologisk Selskab IDA HVAC Kemiingeniørgruppen, K-gr Selskab for Teknologianalyse og Vurdering, STAV Selskabet for Tekniske Uddannelsesspørgsmål, STUS Netværk 7 (kemi) Superbruger IDA Forum Projektleder IDA Forum Projektleder IDA Mentor Projektleder EU Miljøpris Udpegning af Syns- og skønsmænd Konsulent for Fagtekniske og Regionale netværk Dansk Maskinteknisk Selskab, DMS Maskin- og produktionsteknisk gruppe Sjælland Maskinteknisk udvalg, DMS Fyn M-Fonden Selskabet for Jernbanetransport, JETRA Yngre Fagligt Forum Netværk 6 (maskin) Annoncer til Ingeniøren Brandteknisk Selskab, BS Byplan, Vej og Trafik, BVT IDA Proces, PCS Militærteknisk Forening, MtF Selskabet for Risikovurdering, RISK IDA Produktion & Logistik Levnedsmiddelselskabet, LEVS Maritimt Selskab, MARI Polymerteknisk Selskab, PTS Ulandsfagligt Selskab, ULAND Maskinteknisk Gruppe, København Maskinteknisk Gruppe, Nordsjælland Maskinteknisk Gruppe, Syd EVA udvalget SIAPWS Spildevandskomiteen Fagtekniske og regionale netværk E-gruppen, EGR IDA Elteknik, ELS IDA Matematik IDA Selvstændigforum Teleteknisk Selskab, TTS Elektrofonden Netværk 4 (elektro) Superbruger Møde2 IDA BusinessNetværk IDA Lederforum IDA Lederforum København & Nordsjælland IDA Lederforum Sjælland Koordinator for Netværk for Kvinder Superbruger IDA Forum Specialbruger Møde2 Superbruger IDAs Portal Dansk Selskab for Materialeprøvning og -forskning, DSM IDA Lederforum Midt-/vestjylland IDA Lederforum Nordjylland IDA Lederforum Syddanmark bme@ida.dk 33 18 46 46 cf@ida.dk 33 18 46 42 40 96 46 42 csn@ida.dk 33 18 46 04 emh@ida.dk 33 18 46 45 hbo@ida.dk 33 18 46 50 hbv@ida.dk 33 18 47 60 jmj@ida.dk 33 18 46 29 22 90 96 29 jb@ida.dk 33 18 46 47 lhe@ida.dk 33 18 46 32 mbh@ida.dk 33 18 47 91 tol@ida.dk 33 18 46 84 november 2008
20 Velfærdsteknologisk netværk Tino Rabe Tønnesen Fagteknisk udvikler trt@ida.dk 33 18 46 33 Vibeke Ahlmann Chefkonsulent IDA Lederforum Udvikling og gennemførelse af lederudviklingskurser og læringsprocesser vah@ida.dk 33 18 47 71 Regionale netværk Aase Rhode Regionschef Alice Hansen Netværkskoordinator Anne Mette Hoff Udviklingskoordinator Bente Birgitte Poulsen Netværkskoordinator Bente Hessellund Vedel Netværkskoordinator Chanett Roland Netværkskoordinator Københavns Region København - KompetenceForum København - Kulturforum København - SamfundsForum København - SeniorForum København - YngreForum Bornholms Afdeling Servicerer alle regioner i forbindelse med afholdelse af heldagsarrangementer samt nationale og internationale konferencer. Businessnetværkskonsulent IDAØstjylland IDA Øst - AVU IDA Øst - Kvindeudvalg IDA Øst - Seniorudvalg Djursland Afdeling Horsens Afdeling Randers Afdeling Århus Afdeling IDA Øst - Bygningsteknisk Gruppe, Elektroteknisk Gruppe, Maskinteknisk Gruppe, Miljøteknisk Gruppe, Sundhedsteknologisk Udvalg og Østjyske planlæggere Viborgegnens Erhvervsråd Superbruger Møde2 IDA Fyn IDA Fyn - AVU IDA Fyn - IT-Gruppen Fyn IDA Fyn - Kulturudvalg IDA Fyn - ProjektForumFyn IDA Fyn - Seniorudvalg IDA Fyn - Studieudvalg Fyn Sydfyns afdeling IDA Fyn - Bygningsteknisk Gruppe, Elektroteknisk Udvalg, Kemiteknisk Gruppe og Samfundsteknisk Udvalg København - HITEK Nordsjælland - AVU Nordsjælland - Seniorudvalg Sjælland - AVU IDA Syd IDA Syd - Advisory Board IDA Syd - AVU IDA Syd - Erhvervsudvalg IDA Syd - Info Sydjysk Region IDA Syd - Seniorudvalg IDA Syd - VDI Udvalget i Sydjysk Region Afdelingen for Sønderjylland Esbjerg Afdeling Trekantafdelingen IDA Syd - Aktivitets- og økonomiudvalget, Bygningsteknisk Gruppe, Driftsteknisk Gruppe, Elektroteknisk Gruppe, FUHR og Kemiteknisk Udvalg København - SeniorForum aar@ida.dk 33 18 97 29 24 60 97 37 alh@ida.dk 33 18 97 87 amh@ida.d k 33 18 97 89 bbp@ida.dk 33 18 97 21 bhv@ida.dk 33 18 97 80 cro@ida.dk 33 18 97 38 november 2008
21 Gitte Halling Netværkskoordinator Hanne Høy Kejser Netværkskoordinator Helle Ekstrøm Netværkskoordinator Janne Wennerstrøm Chefudvikler Lisa Østerberg Jeggesen Netværkskoordinator Nordsjællands Region Nordsjællands Arrangementsudvalg Nordsjælland - Erhvervsudvalg Nordsjælland - Ungeudvalg Furesø-Egedal Afdeling Hillerød Afdeling Øresund Afdeling Nordsjælland - Bygningsteknisk Gruppe, Elektroteknisk Gruppe, Produktionsteknisk Gruppe og Sundhedsteknologisk Udvalg IDA Vest Vest - AVU Vest - Erhvervsudvalg Vest - Seniorudvalg Herning afdeling Holstebro afdeling Silkeborg afdeling Viborg Afdeling Vest - Fagteknik Vestjylland IDA Nord - AVU Mors-Thy afdeling Vendsyssel afdeling IDA Nord IDA Nord - Kvindeudvalg IDA Nord - Seniorudvalg IDA Nord - Universitetsudvalg Aalborg Afdeling IDA Nord - Byggeteknisk Gruppe, Elektronik- og ITgruppen, Energiteknisk Gruppe, Miljøteknisk Gruppe, Nordjyske planlæggere, Skibs- og Maskinteknisk Gruppe og Sundhedsteknologisk Gruppe Dimittendseminar Kvikskranken/reception Aalborg kontoret Superbruger Møde2 Personlig portal Udvikling af alle IDAs 8 regioner Sjællands Region Sjælland - Erhvervsudvalg Sjælland - Seniorudvalg Sjælland - Studieudvalg Lolland-Falster Afdeling Nordvestsjællands Afdeling Roskilde-Køge Afdeling Sydsjællands Afdeling Sjælland - BYG Sjælland og ManifiQue Bornholms Afdeling gh@ida.dk 33 18 97 00 hhk@ida.dk 33 18 97 01 hek@ida.dk 33 18 97 02 jwr@ida.dk 33 18 97 27 20 70 74 17 lis@ida.dk 33 18 97 41 november 2008
22 Markedsføringsguiden Se næste side november 2008
Husk det hele! - De otte vigtigste pointer 1 Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Vælg en målgruppe - Sæt dine modtagere i centrum 3 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Spred dit budskab - Valg af markedsføringskanaler og kontakt med medierne 5 Skriv godt til nettet - Fem gyldne regler 6 Lav nyhedsbreve der virker - Ni gode råd 7 8 9 Egne noter 10
Husk det hele!
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Husk det hele! - De otte vigtigste pointer 1 EN HUSKELISTE ER INGEN GARANTI FOR ET VELLYKKET FAGTEKNISK ARRANGEMENT. MEN LISTEN KAN HJÆLPE DIG TIL AT FÅ ALLE VÆSENTLIGE DETALJER MED, NÅR DU PLANLÆGGER DIN MARKEDSFØRINGSINDSATS. HER FÅR DU DEN SAMLEDE MARKEDSFØRINGSGUIDE I OTTE KORTE HUSKEPUNKTER: 1. Hvad vil du opnå? Overvej hvad du vil have ud af din markedsføringsindsats: finde nye medlemmer, holde kontakt til nuværende, sætte fokus på et kommende arrangement eller noget helt fjerde? 2. Afklar din målgruppe Hvem vil du henvende dig til? Har du mere end én målgruppe? 3. Udarbejd en markedsføringsplan Lav en plan over de markedsføringstiltag, du vil gennemføre. Lad planen indeholde beskrivelser af: Hvem (målgruppe), hvad/hvor (form og medie), hvornår (forberedelse, igangsættelse), hvem gør det (navne på ansvarlige for aktiviteterne) og hvad koster det (pris). 4. Tænk på en person Hold dit formål og din målgruppe for øje når du udarbejder annoncer, skriver tekster m.m. Forestil dig gerne en modellæser, en imaginær repræsentant for dine modtagere, og skriv direkte til ham/hende: Hvilket sprog skal du bruge, for at det fænger din modellæser og for at han/hun forstår, hvad du skriver?
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Husk det hele! - De otte vigtigste pointer 1 5. Lav gode overskrifter Leg med ordene i dine overskrifter.tænk på at de skal være både fængende og oplysende. Brug mange underoverskrifter til at give modtageren overblik over din tekst. 6. Brug nyhedstrekanten Benyt den såkaldte nyhedstrekant når du udformer tekster: Dvs. skriv de væsentligste informationer først, dernæst mindre vigtige detaljer. Besvar følgende spørgsmål i teksten: Hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor og hvordan. 7. Brug et enkelt, forståeligt, personligt og aktivt sprog Skriv korte og præcise tekster. Brug mange punktummer og kommaer, og undlad lange sammensatte ord og fremmedord. Henvend dig direkte til læseren med du-form og lad være med at bruge ordenes passive s-form. 8. Spred dit budskab gennem flere kanaler De mest benyttede kanaler for de fagtekniske netværk er: Annoncer i Ingeniøren, halvårs programmer, e-mails, hjemmesider og egne magasiner. Tænk på at der også er en række andre muligheder, f.eks.: Uddeling af brochurer eller flyers ved arrangementer, annoncer i andre medier end Ingeniøren, opslag på virksomheder og uddannelsesinstitutioner, artikler i lokalaviser og personlig kontakt til kolleger.
Markedsføring
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Hvad er markedsføring? Markedsføring omfatter i princippet alle de signaler, du og dit fagtekniske netværk sender til omverdenen. Med markedsføringen sender du budskaber til nuværende og kommende medlemmer og potentielle deltagere i fagtekniske arrangementer. Budskaberne kan formidles i form af breve, opslag, flyers, annoncer, presseomtale, mund-til-mund-metoder mv. Markedsføring er kort sagt alt som kan høres og ses! Din markedsføring kan have flere formål: Den kan øge kendskabet til selve dit fagtekniske netværk eller den kan skabe opmærksomhed omkring specifikke arrangementer. For IDA som interesseorganisation er markedsføringen af fagteknikken med til at vise medlemmerne, hvad de får for kontingentet.
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Hvorfor markedsføring? Vi skal ikke glemme, at vi stjæler noget af medlemmernes fritid til vores arrangementer. Og de skal gerne føle, de får noget igen, for både deres tid og medlemskontingent. Sådan skriver et bestyrelsesmedlem i maj 2004, da IDAs fagtekniske selskaber og grupper bliver bedt om at give deres input til en markedsføringsguide. Og manglende tid er netop én af de væsentligste barrierer for deltagelse i fagtekniske arrangementer det understreges i en undersøgelse foretaget blandt IDA-ITs medlemmer i januar 2004. Her blev den største barriere for deltagelse beskrevet som: At finde tid til at deltage af 45,6 % af de adspurgte Arrangementets pris af 22,8 % af de adspurgte Afstand til mødested og arrangementets emne af hhv. 12,9 % og 12,5% af de adspurgte Derfor er det, som IDA-IT skriver, ikke emner eller pris, der afgør om arrangementer lykkes. Det er planlægning og det at vise, at det er værd at bruge tid på et arrangement, der er det afgørende. ( ) Altså fokus på omhu i markedsføring (målgrupper, interessant tekst, tidligt ude).
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Hvordan markedsfører jeg fagteknikken? I denne guide finder du en række gode råd og ideer til, hvordan du med relativt enkle midler kan markedsføre dit fagtekniske netværk og hvordan du får succes med din markedsføring. Vi indleder guiden med det vigtigste punkt af alle: Planlægningen! Planlæg i god tid systemet er ikke til skud fra hoften skriver en bestyrelse. Er du for sent ude med markedsføringen, har dine modtagere lavet andre planer, og så slår nok så gode argumenter og flot layout ikke til. Ifølge flere af IDAs fagtekniske selskaber og grupper skyldes mange aflysninger for sen og for dårlig annoncering. Gå derfor i gang med planlægningen så tidligt som muligt! Udarbejd en markedsføringsplan Når du planlægger din markedsføringsindsats, er det en god idé at udarbejde en markedsføringsplan. En markedsføringsplan er en oversigt over de markedsføringstiltag, du har planlagt. Markedsføringsplanen hjælper dig til at skabe overblik og den sikrer, at du får mest muligt ud af din indsats. Planen indeholder beskrivelser af: Til hvem: målgruppe Hvad/hvor: form og medie Hvornår: forberedelse og igangsætning Hvem gør det: navne på ansvarlige for de forskellige aktiviteter Hvad koster det: pris på markedsføringsaktiviteterne
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Når du udarbejder markedsføringsplanen, skal du først overveje, hvad du vil opnå med din indsats: finde nye medlemmer eller holde kontakt til nuværende? Skabe opmærksomhed omkring selve selskabet/gruppen eller sætte fokus på et kommende arrangement? Svarene på disse spørgsmål er afgørende for, hvordan du skal tilrettelægge din kommunikation; dvs. hvad du skal fortælle, hvordan du skal formulere dig og hvilke kanaler du skal henvende dig gennem. Udarbejd planen gennem følgende punkter: Bestem en tidsperiode for din markedsføringsindsats det kan f.eks. være 10 uger før et arrangement skal afholdes Vælg aktiviteter, som passer til dit mål med markedsføringen det kan være annoncering i Ingeniøren, opslag på uddannelsesinstitutioner & virksomheder i lokalområdet, nyhedsbrev til mailliste m.m. Skriv alle aktiviteterne ned, og vær opmærksom på, at du ikke sætter flere aktiviteter i gang, end du kan nå og har budget til at gennemføre Afgør i hvilke uger dine aktiviteter skal finde sted Giv et bud på prisen på hver aktivitet, så du samtidig får et overblik over dit budget Udvælg ansvarlige for de enkelte aktiviteter, så der ikke opstår tvivl om, hvem der tager sig af hvad Undlad at markedsføre dine aktiviteter i stille perioder f.eks. omkring ferier og højtider
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Eksempel på markedsføringsplan: Beskrivelse af målgruppe: Aktivitet Annoncering i Ingeniøren Annoncering i fagblad Uge 7 8 9 10 11 12 Beløb XXX XXX Nyhedsbrev med kalender E-mail Opslag på uddannelses-institutioner XXX Kontakt til journalist fra lokal-pressen Beskrivelse på hjemmeside Mund-til-mund på arbejdspladser Udgifter i alt: XXX Ansvar Ulla Hans Jørn Jørn Ulla Ulla Hans Alle Du kan downloade en tom markedsføringsplan på www.ida.dk/politiker/markedsføringsguide/
Vælg en målgruppe
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Vælg en målgruppe - Sæt dine modtagere i centrum 3 Alle emner er som udgangspunkt interessante. Det gælder bare om at finde målgruppen og annoncere ud fra målgruppen. Eks. hvis det er til de unge ingeniører, skal annoncen være meget let og det skal fremgå at de ikke spilder deres tid og at de får noget ud af det. Hvis det er til de ældre, skal der f.eks. være en udførlig annonce. Gerne med angivelse af hele programmet, hvilken spisning der vil foregå og navne og titler på dem, der skal undervise/give foredraget Et godt råd fra et bestyrelsesmedlem, der tager fat i et af de vigtigste principper for god markedsføring: At tale til en specifik målgruppe. I det følgende skal vi se nærmere på, hvordan du finder din målgruppe og hvordan du sikrer dig, at din kommunikation er rettet direkte til modtagerne.
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Vælg en målgruppe - Sæt dine modtagere i centrum 3 Vælg en specifik målgruppe God markedsføring handler ikke om at sende så mange informationer som muligt ud i så mange forskellige kanaler som muligt og så håbe på, at en eller anden opdager dem. God markedsføring handler derimod om at henvende sig til en på forhånd defineret gruppe, på en måde som fanger dem, om ting som interesserer dem. Eller sagt med andre ord: Skal din markedsføring være effektiv, skal du ikke skyde med spredehagl, men rette sigtet mod et konkret mål. Vælger du en specifik målgruppe, kan du tage udgangspunkt i, hvad der er mest interessant og relevant for den at få at vide. Og det er vigtigt, for dine modtagere ser først og fremmest efter, hvad de får til gengæld for det, du vil have dem til. Hvis der ikke er noget interessant, der fænger dem i starten, så glider øjnene videre til næste annonce, der bliver trykket på delete-knappen eller brevet ryger i papirkurven. Derfor er det vigtigt, at du sætter dit selskab eller gruppe i baggrunden og fokuserer på de fordele, modtagerne opnår. Og det kan du kun, når du kender din målgruppe. Jo mere præcist du har defineret din målgruppe, jo mere målrettet kan din indsats blive og jo mere effektiv bliver din markedsføring! Afklar din målgruppe ved at stille dig selv følgende spørgsmål: Hvem har umiddelbart interesse i mit budskab? Er der andre, jeg gerne vil have gjort interesseret?
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Vælg en målgruppe - Sæt dine modtagere i centrum 3 Primære og sekundære målgrupper At vælge en primær målgruppe betyder ikke, at du behøver udelukke andre målgrupper. Afhængig af arrangementets art kan det være hensigtsmæssigt at tænke i flere målgrupper, så du får spredt dit budskab til så mange som muligt. Du kan f.eks. have ansatte i olieindustrien som primær målgruppe og studerende som en sekundær målgruppe. Vigtigst er, at du er bevidst om hvem du henvender dig til, så kan målrette din kommunikation til dem! Tænk på en person Når du skal henvende dig til målgruppen, kan det være en hjælp at forestille sig en modellæser, som du skriver til. En modellæser er en imaginær repræsentant for dine modtagere det kan være en studerende på Ingeniørhøjskolen i København eller en salgsdirektør i et nordjysk teleselskab. Når du udformer din tekst, så skriv direkte til modellæseren: Overvej følgende: Hvad er mit formål med at skrive? Hvad får modellæseren ud af at det, jeg vil have ham/hende til? Hvad har modellæseren brug for at vide? Hvilke forudsætninger har modellæseren for at forstå, hvad jeg skriver? Hvilket sprog skal jeg bruge? I hvilken sammenhæng ser modellæseren min tekst?
Skriv så det bliver læst
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Mange annoncer er alt for kedelige. Meget ingeniøragtige og kedelige. Der er mange der hurtigt læser videre, når de ser annoncen ( ) Lav en let annonce. Brug gerne smarte og friske udtryk. Præciser så meget som muligt hvad arrangementet handler om. En række gode råd fra en bestyrelse, der får lov til at indlede næste afsnit. Her skal det handle om, hvordan du kan trænge igennem den overflod af informationer, som vi udsættes for hver dag kort sagt, hvordan du skriver, så det bliver læst! Afsnittet indeholder gode råd, tips og ideer, som kan lette dit skriftlige arbejde i hverdagen, uanset om det handler om annoncering, arrangementsbeskrivelser, referater eller andet.
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Fang din læser med overskriften Indled din tekst med en overskrift, der med få ord fortæller, hvad teksten handler om. Husk at overskriften er din dør til teksten er den kedelig og uindbydende, vælger modtageren en anden indgang. Indføj andet end det faglige i titlen og indholdet skriver bestyrelsen i Levnedsmiddelselskabet, LEVS: Ingeniører er også mennesker. Eksempelvis trak Sex og mad 308 deltagere til et aftenarrangement En god overskrift er oplysende og fængende; den vækker nysgerrighed og giver modtageren lyst til at læse videre. Du må gerne lege med ordene eller bruge humor i din overskrift men husk, der er en balance: din overskrift må ikke blive for indforstået eller rumme misforståelser. Din overskrift skal: Sælge Være forståelig Have dækning i teksten Være kort - den må ikke: Overdrive Være intetsigende Rumme misforståelser Indeholde forkortelser
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Eksempler på IDA-overskrifter der fungerer: Gode nødder Cool facts om is Overskrifterne fungerer, fordi de fanger øjet, pirrer nysgerrigheden og giver læseren lyst til at finde ud af, hvad der gemmer sig bag ordene. Eksempler på IDA-overskrifter der fungerer mindre godt: Radiokommunikation til beredskabet status og baggrunden for yderligere nye udvalgsarbejder! Denne overskrift indledte en annonce for et IDA-arrangement i Ingeniøren den 27. august 2004. Med dens længde og brug af formelle ord er overskriften i fare for at frastøde i stedet for at tiltrække målgruppen. En kortere og mere fængende overskrift ville egne sig bedre til den korte annonce. En bestyrelse fortæller om en uheldig overskrift: Vi havde en prominent foredragsholder fra det politiske establishment på plakaten, men arrangementet blev annonceret under Jernbaneteknisk faggruppe og der var tilmeldt alt for få deltagere.vi har sat en relancering med navneskift i værk med henblik på at tiltrække opmærksomhed fra en bredere ikke nødvendigvis teknisk kreds af deltagere.
G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Brug mange underoverskrifter Del din tekst op i mange små afsnit med hver deres underoverskrift. Det strukturerer din tekst, så den bliver mere overskuelig. I modsætning til hovedoverskrifterne, er det ikke nødvendigt at lege med ordene i underoverskrifterne: Her gælder det om at finde på korte, præcise og rammende sætninger, som giver læseren en hurtig fornemmelse af, hvad afsnittet handler om. Brug overskrifter til at fange din læser brug underoverskrifter til give overblik.