Lav nyhedsbreve der virker

Transkript

1 Husk det hele! - De otte vigtigste pointer 1 Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Vælg en målgruppe - Sæt dine modtagere i centrum 3 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Spred dit budskab - Valg af markedsføringskanaler og kontakt med medierne 5 Skriv godt til nettet - Fem gyldne regler 6 Lav nyhedsbreve der virker - Ni gode råd Egne noter 10

2 Husk det hele!

3 Husk det hele! - De otte vigtigste pointer 1 EN HUSKELISTE ER INGEN GARANTI FOR ET VELLYKKET FAGTEKNISK ARRANGEMENT. MEN LISTEN KAN HJÆLPE DIG TIL AT FÅ ALLE VÆSENTLIGE DETALJER MED, NÅR DU PLANLÆGGER DIN MARKEDSFØRINGSINDSATS. HER FÅR DU DEN SAMLEDE MARKEDSFØRINGSGUIDE I OTTE KORTE HUSKEPUNKTER: 1. Hvad vil du opnå? Overvej hvad du vil have ud af din markedsføringsindsats: finde nye medlemmer, holde kontakt til nuværende, sætte fokus på et kommende arrangement eller noget helt fjerde? 2. Afklar din målgruppe Hvem vil du henvende dig til? Har du mere end én målgruppe? 3. Udarbejd en markedsføringsplan Lav en plan over de markedsføringstiltag, du vil gennemføre. Lad planen indeholde beskrivelser af: Hvem (målgruppe), hvad/hvor (form og medie), hvornår (forberedelse, igangsættelse), hvem gør det (navne på ansvarlige for aktiviteterne) og hvad koster det (pris). 4. Tænk på en person Hold dit formål og din målgruppe for øje når du udarbejder annoncer, skriver tekster m.m. Forestil dig gerne en modellæser, en imaginær repræsentant for dine modtagere, og skriv direkte til ham/hende: Hvilket sprog skal du bruge, for at det fænger din modellæser og for at han/hun forstår, hvad du skriver?

4 Husk det hele! - De otte vigtigste pointer 1 5. Lav gode overskrifter Leg med ordene i dine overskrifter.tænk på at de skal være både fængende og oplysende. Brug mange underoverskrifter til at give modtageren overblik over din tekst. 6. Brug nyhedstrekanten Benyt den såkaldte nyhedstrekant når du udformer tekster: Dvs. skriv de væsentligste informationer først, dernæst mindre vigtige detaljer. Besvar følgende spørgsmål i teksten: Hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor og hvordan. 7. Brug et enkelt, forståeligt, personligt og aktivt sprog Skriv korte og præcise tekster. Brug mange punktummer og kommaer, og undlad lange sammensatte ord og fremmedord. Henvend dig direkte til læseren med du-form og lad være med at bruge ordenes passive s-form. 8. Spred dit budskab gennem flere kanaler De mest benyttede kanaler for de fagtekniske netværk er: Annoncer i Ingeniøren, halvårs programmer, s, hjemmesider og egne magasiner. Tænk på at der også er en række andre muligheder, f.eks.: Uddeling af brochurer eller flyers ved arrangementer, annoncer i andre medier end Ingeniøren, opslag på virksomheder og uddannelsesinstitutioner, artikler i lokalaviser og personlig kontakt til kolleger.

5 Markedsføring

6 Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Hvad er markedsføring? Markedsføring omfatter i princippet alle de signaler, du og dit fagtekniske netværk sender til omverdenen. Med markedsføringen sender du budskaber til nuværende og kommende medlemmer og potentielle deltagere i fagtekniske arrangementer. Budskaberne kan formidles i form af breve, opslag, flyers, annoncer, presseomtale, mund-til-mund-metoder mv. Markedsføring er kort sagt alt som kan høres og ses! Din markedsføring kan have flere formål: Den kan øge kendskabet til selve dit fagtekniske netværk eller den kan skabe opmærksomhed omkring specifikke arrangementer. For IDA som interesseorganisation er markedsføringen af fagteknikken med til at vise medlemmerne, hvad de får for kontingentet.

7 Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Hvorfor markedsføring? Vi skal ikke glemme, at vi stjæler noget af medlemmernes fritid til vores arrangementer. Og de skal gerne føle, de får noget igen, for både deres tid og medlemskontingent. Sådan skriver et bestyrelsesmedlem i maj 2004, da IDAs fagtekniske selskaber og grupper bliver bedt om at give deres input til en markedsføringsguide. Og manglende tid er netop én af de væsentligste barrierer for deltagelse i fagtekniske arrangementer det understreges i en undersøgelse foretaget blandt IDA-ITs medlemmer i januar Her blev den største barriere for deltagelse beskrevet som: At finde tid til at deltage af 45,6 % af de adspurgte Arrangementets pris af 22,8 % af de adspurgte Afstand til mødested og arrangementets emne af hhv. 12,9 % og 12,5% af de adspurgte Derfor er det, som IDA-IT skriver, ikke emner eller pris, der afgør om arrangementer lykkes. Det er planlægning og det at vise, at det er værd at bruge tid på et arrangement, der er det afgørende. ( ) Altså fokus på omhu i markedsføring (målgrupper, interessant tekst, tidligt ude).

8 Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Hvordan markedsfører jeg fagteknikken? I denne guide finder du en række gode råd og ideer til, hvordan du med relativt enkle midler kan markedsføre dit fagtekniske netværk og hvordan du får succes med din markedsføring. Vi indleder guiden med det vigtigste punkt af alle: Planlægningen! Planlæg i god tid systemet er ikke til skud fra hoften skriver en bestyrelse. Er du for sent ude med markedsføringen, har dine modtagere lavet andre planer, og så slår nok så gode argumenter og flot layout ikke til. Ifølge flere af IDAs fagtekniske selskaber og grupper skyldes mange aflysninger for sen og for dårlig annoncering. Gå derfor i gang med planlægningen så tidligt som muligt! Udarbejd en markedsføringsplan Når du planlægger din markedsføringsindsats, er det en god idé at udarbejde en markedsføringsplan. En markedsføringsplan er en oversigt over de markedsføringstiltag, du har planlagt. Markedsføringsplanen hjælper dig til at skabe overblik og den sikrer, at du får mest muligt ud af din indsats. Planen indeholder beskrivelser af: Til hvem: målgruppe Hvad/hvor: form og medie Hvornår: forberedelse og igangsætning Hvem gør det: navne på ansvarlige for de forskellige aktiviteter Hvad koster det: pris på markedsføringsaktiviteterne

9 Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Når du udarbejder markedsføringsplanen, skal du først overveje, hvad du vil opnå med din indsats: finde nye medlemmer eller holde kontakt til nuværende? Skabe opmærksomhed omkring selve selskabet/gruppen eller sætte fokus på et kommende arrangement? Svarene på disse spørgsmål er afgørende for, hvordan du skal tilrettelægge din kommunikation; dvs. hvad du skal fortælle, hvordan du skal formulere dig og hvilke kanaler du skal henvende dig gennem. Udarbejd planen gennem følgende punkter: Bestem en tidsperiode for din markedsføringsindsats det kan f.eks. være 10 uger før et arrangement skal afholdes Vælg aktiviteter, som passer til dit mål med markedsføringen det kan være annoncering i Ingeniøren, opslag på uddannelsesinstitutioner & virksomheder i lokalområdet, nyhedsbrev til mailliste m.m. Skriv alle aktiviteterne ned, og vær opmærksom på, at du ikke sætter flere aktiviteter i gang, end du kan nå og har budget til at gennemføre Afgør i hvilke uger dine aktiviteter skal finde sted Giv et bud på prisen på hver aktivitet, så du samtidig får et overblik over dit budget Udvælg ansvarlige for de enkelte aktiviteter, så der ikke opstår tvivl om, hvem der tager sig af hvad Undlad at markedsføre dine aktiviteter i stille perioder f.eks. omkring ferier og højtider

10 Markedsføring - Hvad, hvorfor, hvordan? 2 Eksempel på markedsføringsplan: Beskrivelse af målgruppe: Aktivitet Annoncering i Ingeniøren Annoncering i fagblad Uge Beløb XXX XXX Nyhedsbrev med kalender Opslag på uddannelses-institutioner XXX Kontakt til journalist fra lokal-pressen Beskrivelse på hjemmeside Mund-til-mund på arbejdspladser Udgifter i alt: XXX Ansvar Ulla Hans Jørn Jørn Ulla Ulla Hans Alle Du kan downloade en tom markedsføringsplan på

11 Vælg en målgruppe

12 Vælg en målgruppe - Sæt dine modtagere i centrum 3 Alle emner er som udgangspunkt interessante. Det gælder bare om at finde målgruppen og annoncere ud fra målgruppen. Eks. hvis det er til de unge ingeniører, skal annoncen være meget let og det skal fremgå at de ikke spilder deres tid og at de får noget ud af det. Hvis det er til de ældre, skal der f.eks. være en udførlig annonce. Gerne med angivelse af hele programmet, hvilken spisning der vil foregå og navne og titler på dem, der skal undervise/give foredraget Et godt råd fra et bestyrelsesmedlem, der tager fat i et af de vigtigste principper for god markedsføring: At tale til en specifik målgruppe. I det følgende skal vi se nærmere på, hvordan du finder din målgruppe og hvordan du sikrer dig, at din kommunikation er rettet direkte til modtagerne.

13 Vælg en målgruppe - Sæt dine modtagere i centrum 3 Vælg en specifik målgruppe God markedsføring handler ikke om at sende så mange informationer som muligt ud i så mange forskellige kanaler som muligt og så håbe på, at en eller anden opdager dem. God markedsføring handler derimod om at henvende sig til en på forhånd defineret gruppe, på en måde som fanger dem, om ting som interesserer dem. Eller sagt med andre ord: Skal din markedsføring være effektiv, skal du ikke skyde med spredehagl, men rette sigtet mod et konkret mål. Vælger du en specifik målgruppe, kan du tage udgangspunkt i, hvad der er mest interessant og relevant for den at få at vide. Og det er vigtigt, for dine modtagere ser først og fremmest efter, hvad de får til gengæld for det, du vil have dem til. Hvis der ikke er noget interessant, der fænger dem i starten, så glider øjnene videre til næste annonce, der bliver trykket på delete-knappen eller brevet ryger i papirkurven. Derfor er det vigtigt, at du sætter dit selskab eller gruppe i baggrunden og fokuserer på de fordele, modtagerne opnår. Og det kan du kun, når du kender din målgruppe. Jo mere præcist du har defineret din målgruppe, jo mere målrettet kan din indsats blive og jo mere effektiv bliver din markedsføring! Afklar din målgruppe ved at stille dig selv følgende spørgsmål: Hvem har umiddelbart interesse i mit budskab? Er der andre, jeg gerne vil have gjort interesseret?

14 Vælg en målgruppe - Sæt dine modtagere i centrum 3 Primære og sekundære målgrupper At vælge en primær målgruppe betyder ikke, at du behøver udelukke andre målgrupper. Afhængig af arrangementets art kan det være hensigtsmæssigt at tænke i flere målgrupper, så du får spredt dit budskab til så mange som muligt. Du kan f.eks. have ansatte i olieindustrien som primær målgruppe og studerende som en sekundær målgruppe. Vigtigst er, at du er bevidst om hvem du henvender dig til, så kan målrette din kommunikation til dem! Tænk på en person Når du skal henvende dig til målgruppen, kan det være en hjælp at forestille sig en modellæser, som du skriver til. En modellæser er en imaginær repræsentant for dine modtagere det kan være en studerende på Ingeniørhøjskolen i København eller en salgsdirektør i et nordjysk teleselskab. Når du udformer din tekst, så skriv direkte til modellæseren: Overvej følgende: Hvad er mit formål med at skrive? Hvad får modellæseren ud af at det, jeg vil have ham/hende til? Hvad har modellæseren brug for at vide? Hvilke forudsætninger har modellæseren for at forstå, hvad jeg skriver? Hvilket sprog skal jeg bruge? I hvilken sammenhæng ser modellæseren min tekst?

15 Skriv så det bliver læst

16 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Mange annoncer er alt for kedelige. Meget ingeniøragtige og kedelige. Der er mange der hurtigt læser videre, når de ser annoncen ( ) Lav en let annonce. Brug gerne smarte og friske udtryk. Præciser så meget som muligt hvad arrangementet handler om. En række gode råd fra en bestyrelse, der får lov til at indlede næste afsnit. Her skal det handle om, hvordan du kan trænge igennem den overflod af informationer, som vi udsættes for hver dag kort sagt, hvordan du skriver, så det bliver læst! Afsnittet indeholder gode råd, tips og ideer, som kan lette dit skriftlige arbejde i hverdagen, uanset om det handler om annoncering, arrangementsbeskrivelser, referater eller andet.

17 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Fang din læser med overskriften Indled din tekst med en overskrift, der med få ord fortæller, hvad teksten handler om. Husk at overskriften er din dør til teksten er den kedelig og uindbydende, vælger modtageren en anden indgang. Indføj andet end det faglige i titlen og indholdet skriver bestyrelsen i Levnedsmiddelselskabet, LEVS: Ingeniører er også mennesker. Eksempelvis trak Sex og mad 308 deltagere til et aftenarrangement En god overskrift er oplysende og fængende; den vækker nysgerrighed og giver modtageren lyst til at læse videre. Du må gerne lege med ordene eller bruge humor i din overskrift men husk, der er en balance: din overskrift må ikke blive for indforstået eller rumme misforståelser. Din overskrift skal: Sælge Være forståelig Have dækning i teksten Være kort - den må ikke: Overdrive Være intetsigende Rumme misforståelser Indeholde forkortelser

18 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Eksempler på IDA-overskrifter der fungerer: Gode nødder Cool facts om is Overskrifterne fungerer, fordi de fanger øjet, pirrer nysgerrigheden og giver læseren lyst til at finde ud af, hvad der gemmer sig bag ordene. Eksempler på IDA-overskrifter der fungerer mindre godt: Radiokommunikation til beredskabet status og baggrunden for yderligere nye udvalgsarbejder! Denne overskrift indledte en annonce for et IDA-arrangement i Ingeniøren den 27. august Med dens længde og brug af formelle ord er overskriften i fare for at frastøde i stedet for at tiltrække målgruppen. En kortere og mere fængende overskrift ville egne sig bedre til den korte annonce. En bestyrelse fortæller om en uheldig overskrift: Vi havde en prominent foredragsholder fra det politiske establishment på plakaten, men arrangementet blev annonceret under Jernbaneteknisk faggruppe og der var tilmeldt alt for få deltagere.vi har sat en relancering med navneskift i værk med henblik på at tiltrække opmærksomhed fra en bredere ikke nødvendigvis teknisk kreds af deltagere.

19 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Brug mange underoverskrifter Del din tekst op i mange små afsnit med hver deres underoverskrift. Det strukturerer din tekst, så den bliver mere overskuelig. I modsætning til hovedoverskrifterne, er det ikke nødvendigt at lege med ordene i underoverskrifterne: Her gælder det om at finde på korte, præcise og rammende sætninger, som giver læseren en hurtig fornemmelse af, hvad afsnittet handler om. Brug overskrifter til at fange din læser brug underoverskrifter til give overblik.

20 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Eksempel på god brug af underoverskrifter set i DimittendNU, IDA 2003: Fra stillehavsliv til drømmejob I dag sidder han i sit drømmejob som projektleder og forsker på Afdelingen for Materialeforskning på Risø. Her udvikles og testes bl.a. kompositter til vindmøllevinger i samarbejde med industrien. Jobbet har han haft siden april 2003, men året før sejlede Jakob Ilsted Beck rundt som gast og senere kaptajn på den danske sejlbåd Disalagraptus i Stillehavet. Først i 1/2 år. Dernæst forlængede han med endnu 1/2 år, mens han tænkte dybe tanker om fremtiden. Ønskede et job, der gjorde mig glad Efter at have færdiggjort min ph.d. trængte jeg til et mere enkelt liv. Det var hårdt at studere, og selv om jeg var startet i fast arbejde på DTU, måtte jeg ud og opleve eventyret og fællesskabet på en sejlbåd, fortælle Jakob. Det blev til 1 år og 5000 sømil fra Polynesien via Tonga til Fiji og New Zealand. Og her fandt Jakob hurtigt frem til, at dét han ønskede af et job bagefter, måske slet ikke harmonerede med ingeniøruddannelsen. Jeg ønskede dybest set et job, der gjorde mig glad jeg vidste bare ikke, hvad det var for et job, jeg søgte, fortæller Jakob, der endda overvejede job som postbud og børnehavepædagog. Men jeg fandt også frem til, at min kernekompetence var teknikken, så da jeg kom hjem kiggede jeg mig om efter netværksmøder og kurser hos IDA og IAK. IDA satte skub i tankerne Og det var netop disse netværksmøder og kurser, der satte skub i karrieren. For ved at møde en masse andre ligestillede og få ny inspiration, faldt brikkerne langsomt på plads hos den nu 32-årige ingeniør. Dét der virkelig rykkede for mig, var et 2-dages kursus i karriereplanlægning. Det var ledet af nogle meget dygtige og inspirerende IDA-konsulenter, som virkelig fik mig til at indse, hvad jeg kunne, hvad jeg ville og hvilke muligheder det gav mig. Kort sagt fik jeg indkredset mine ønsker til både at få tilfredsstillet min tekniske interesse og ønskerne til menneskeligt samvær. Kurset fandt sted i februar Allerede få dage efter så Jakob et stillingsopslag i Ingeniøren og med den fornyede viden om præcis, hvad han ønskede af sit job, måtte han søge. Jobbet hos Risø rummede alle de ting, jeg ville. Så jeg vidste, at det lige præcis var mig, de havde brug for, hvilket de var enige i, fortæller en tilfreds Jakob, der føler sig overordentligt velanbragt i stillingen, som han søgte og fik. Har fået hård valuta for pengene Og set i bakspejlet er Jakob især glad for sit medlemskab af IDA og IAK. Og en stor fortaler, at man som ung ingeniør bruger de tilbud, der er i huset. Jobsøgningskurser og andre tilbud til nyuddannede/ ledige opfattes ofte som førstehjælp til mennesker i defensiven. Men det, jeg oplevede var, at tilbudene virkelig rykker og er inspirerende for mange i min situation. Både med og uden job. Mange af dem, der dukkede op på de kurser og møder, jeg deltog i, blev positivt overraskede over udbyttet. Så jeg vil i høj grad anbefale andre at bruge tilbudene og udnytte medlemskabet, som for mig har været fuld valuta for pengene. Jeg følte i hvert fald, at jeg blev både inspireret og klogere på, hvad jeg egentlig ville med min karriere. Og det har jeg bestemt ikke fortrudt!, slutter den tidligere kaptajn nu fuldtidsingeniør.

21 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Skriv det vigtigste først Akademiske tekster er ofte bygget op med en indledning, der skitserer problemfeltet, hvorefter teksten leder frem til en konklusion. Men skriver du i stedet dine tekster ud fra den journalistiske nyhedstrekant, giver du læseren en mulighed for at få et hurtigt overblik over teksten ved kun at læse artiklens start. Den omvendte nyhedstrekant Den omvendte nyhedstrekant bygger på princippet om faldende vigtighed: de væsentligste informationer først, dernæst mindre vigtige detaljer, sådan at læserne i princippet kan beskære artiklerne bagfra. uden at de mister væsentlige informationer. Fordelen ved trekanten er, at den travle læser kan nøjes med at læse starten af artiklen og skimme eller springe resten over.

22 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Nyhedstrekanten indebærer, at du indleder din tekst med konklusionen og bagefter ridser baggrunden op dvs. de vigtigste informationer først; uddybning derefter. Husk, at det vigtigste budskab vel at mærke er dét, der er vigtigst for målgruppen. Ikke for dig som afsender. Når du skriver, så tænk på, at der er forskel på need-to-know og nice-to-know, og besvar følgende spørgsmål med din tekst: Hvem? Hvad? Hvor? Hvornår? Hvorfor? Hvordan? Du kan med fordel afslutte dine tekster med at lave en åbning, hvor modtageren får at vide, hvad han/hun videre skal gøre. Den afsluttende åbning kan eksempelvis forklare hvordan modtageren melder sig til, eller hvor han/hun kan finde flere informationer.

23 4 G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger Eksempel på uhensigtsmæssig opbygning af annonce: En annonce for et IDA-arrangement havde overskriften RTX Healthcare A/S og lød sådan: RTX Healthcare A/S er et datterselskab af den børsnoterede nordjyske virksomhed RTX Telecom, som udvikler trådløse produkter til telekommunikationsindustrien. RTX Healthcare har specialiseret sig i udvikling, produktion og salg af trådløse produkter til fjernovervågning af patienter. Dette sker i samarbejde med partnere fra hele verden. Gennem dette arrangement får I et overblik over, hvad RTX Healthcare A/S beskæftiger sig med, hvad produkterne bruges til og hvilke udfordringer dette giver virksomheden og dens medarbejdere i dagligdagen. Præsentationen vil berøre både forretningsmæssige, såvel som tekniske og organisatoriske emner. Deltagelse er gratis. Annoncen er et eksempel på, hvordan det vigtigste nemlig indholdet i selve arrangementet kommer til sidst. Læseren skal ned til slutningen af annoncen før han/hun opdager, at det er et virksomhedsbesøg det handler om. Det er ikke hensigtsmæssigt, for der er fare for, at modtagerne er faldet fra, inden de når så langt. Annoncen kunne derfor med fordel vendes om,så det fra starten understreges, at der er tale om et virksomhedsbesøg. Som i følgende eksempel også hentet i Ingeniøren: Virksomhedsbesøg hos UNIMERCO A/S Tåstrup. Her er det muligt at se, høre og få demonstreret hvad en High Technology virksomhed i Danmark formår... Og så fortsætter annoncen med beskrivelse af det nærmere indhold.

24 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Løs op for sproget Skal din markedsføring være effektiv er det vigtigt, at dit sprog er levende og at dine tekster er relevante og konkrete. Du skal skrive: 1) Enkelt, 2) Forståeligt, 3) Aktivt og Personligt. Lad os se på, hvad hvert af disse begreber indebærer. 1. Skriv enkelt Mange af os har en tendens til at skrive lange sætninger med mange indskud. Det skyldes, at vi ofte formulerer sætningerne i hovedet, mens vi skriver, og derfor ikke naturligt holder pauser og sætter punktummer. Men jo længere sætninger du skriver, jo sværere bliver teksten at læse. Eksempel på uhensigtsmæssig lang sætning: En annonce i Ingeniøren beskrev et IDA arrangement på følgende måde: Nedbrydning af materialer er uønsket i materialernes levetid, hvorfor vi gerne vil kunne forudsige, hvorfor materialerne nedbrydes og hvor lang tid, vi kan anvende dem, uden nedbrydningen er så fremskreden, at vi ikke længere kan anvende materialet efter det ønskede formål Den lille tekst består af én lang sætning, hvilket gør den vanskelig at læse.teksten kan løftes og gøres mere letlæselig, hvis den brydes op i mindre stykker: Nedbrydning af materialer er uønsket i materialernes levetid. Derfor vil vi gerne kunne forudsige, hvorfor materialerne nedbrydes.vi ønsker desuden viden om, hvor lang tid der går, før nedbrydningen er så fremskreden, at vi ikke længere kan anvende materialet efter det ønskede formål.

25 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Prøv derfor at tage én ting ad gangen i stedet for at skrive alting i én lang sætning.vær ikke bange for at sætte mange punktummer - gerne som erstatning for kommaerne. Det gør teksten lettere at læse. Hvis du synes, det er svært at bryde sætningerne op, så forsøg at indlede nye sætninger med småord, som derfor og imidlertid eller med navneord i bestemt form; f.eks. Virksomheden, Foredragsholderen. Eksempel på brug af for mange ord: I et følgebrev til et forårsprogram for et fagteknisk selskab kunne man læse: Mødet omhandler en behandling af, hvilke overvejelser man skal gøre sig i forbindelse med, hvorvidt man skal indkøbe helikoptere til præhospital behandling. Sætningen er svær at læse, fordi der er mange fyldord.ved at slette flere ord, fremstår meningen tydeligere: Mødet omhandler de overvejelser man bør gøre sig i forbindelse med indkøb af helikoptere til præhospital behandling.

26 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Når du splitter din tekst op i mindre stykker, så vær opmærksom på, at den ikke ender som en række staccato-sætninger, dvs. udelukkende korte hovedsætninger. Forsøg også at variere sproget ved ikke at starte alle dine sætninger med det samme ord, så undgår du, at din tekst bliver monoton at læse. Eksempel på monotont sprogbrug: I en annonce i Ingeniøren blev et IDA arrangement på Aalborg Portland beskrevet sådan: Aalborg Portland producerer cement på et meget avanceret produktionsanlæg og skaber løbende forbedringer på miljø- og energiområdet. Aalborg Portland er en af landets største energiforbrugere og leverer en del af byens fjernvarme. Aalborg Portland bruger diverse former for miljøledelse og virksomhedens seneste miljørapport blev kåret som Best Environmental Report i Europa. (...) Annoncens tre første sætninger starter med Aalborg Portland. Det gør teksten monoton.ved at variere sproget, kan du bryde monotonien: Aalborg Portland producerer cement på et meget avanceret produktionsanlæg og skaber løbende forbedringer på miljø- og energiområdet. Virksomheden er en af landets største energiforbrugere og leverer en del af byens fjernvarme. På Aalborg Portland bruges diverse former for miljøledelse og virksomhedens seneste miljørapport blev kåret som Best Environmental Report i Europa. (...)

27 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Korte tekster At skrive enkelt er også ensbetydende med at skrive kort. Når du formulerer din tekst så husk på, at du konkurrerer med mange, der har ligeså interessante og relevante budskaber som dig. Så skynd dig at få sagt, hvad der er at sige. Jo mere du skriver, jo flere modtagere falder fra undervejs. Skriv dine tekster ud fra devisen: To gode argumenter gør mere indtryk end 10 svage. Eksempel på brug af for mange tegn: I en arrangementsbeskrivelse på ida.dk stilles dette spørgsmål: Er det muligt at integrere pleje og behandling, uden at de ansatte udsættes for ulykkesrisiko i forbindelse med patientforflytning??? De tre tegn overdøver i stedet for at understrege det åbne spørgsmål. Et enkelt spørgsmålstegn havde været nok. Brug af tegn Når du bruger tegn (udråbstegn, spørgsmålstegn m.m.) i din tekst, så husk på, at tegnene skal bruges til at understrege tekstens mening ikke til at overdøve den! Pas derfor på med at bruge for mange tegn.

28 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 2. Skriv forståeligt Løs op for sproget ved at undlade papirklicheer; dvs. ord, udtryk og vendinger, som du kunne finde på at bruge på papir, men aldrig ville bruge i daglig tale. Klicheerne gør teksten formel og gammeldags, og sender et signal til modtageren om et tørt og kedeligt fagteknisk netværk. I langt de fleste tilfælde kan du finde erstatningsord for det, du gerne vil sige. Prøv at erstatte: Allokere Angående Anvende Eksekvere Er beliggende på Er bemyndiget til Estimere Forefindes Forespørge Fornødne Hvorledes I lighed med I tilfælde af Indtræffe / finde sted Konfirmere Konsistens Ligeledes Med henblik på at... På denne baggrund På indeværende tidspunkt Påbegynde Rette henvendelse til Samt Signifikant Således Såvel... som Såfremt Med: Fordele Om Bruge Udføre Ligger på Kan / må Anslå Er / findes Spørge Nødvendige Hvordan Ligesom Hvis Ske Bekræfte Sammenhæng Også For at... Derfor Nu Begynde Kontakt Og Væsentlig Så Både... og Hvis

29 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Lange ord og fremmedord Undgå så vidt muligt lange sammensatte ord og fremmedord - de kan misforstås, og de gør det svært for modtageren at læse din tekst. Er din målgruppe en specifik faggruppe, kan du have behov for at bruge konkrete fagtekniske udtryk. Forsøg dog at gøre teksten så letforståelig som muligt ved at skære alle unødige fagudtryk fra. Skriv ikke: Kommuneplanrammer Dispensationsmulighed Støtteansøgning Ulykkesforsikringsloven Medarbejderrepræsentant Skriv hellere: Rammer for kommuneplanen Mulighed for dispensation Ansøgning om støtte Loven om ulykkesforsikringer Repræsentant for medarbejderne Omvendt ordstilling Mange af os har tendens til at bytte om på ordstillingen, når vi skriver. Vi gør det, fordi vi tror, at det skal lyde formelt, når vi skriver offentlige tekster. Men i virkeligheden strider det mod de grammatiske regler og det gør sætningerne svære at forstå, fordi de ikke svarer til vores talesprog. Sørg derfor altid for, at sætningen lyder, som du ville sige den, hvis du stod ansigt til ansigt med modtageren. Eksempel på brug af omvendt ordstilling: I et halvårs program for et fagteknisk selskab stod følgende sætning under punktet medlemskab : Som medlemmer kan optages: medlemmer af IDA, studerende, virksomheder. Undgå den omvendte ordstilling ved f.eks. at skrive: Du kan blive medlem, hvis du er: medlem af IDA, studerende, virksomhed.

30 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 3. Skriv aktivt og personligt Mange af os tror, at offentlige tekster skal være upersonlige. Derfor bruger vi udsagnsordenes passive s-form: f.eks. emnet præsenteres, det besluttes osv. Men passivformen har den uheldige effekt, at den ikke afslører, hvem der handler og hvem der henvender sig til hvem. Passiv opererer med hemmelige agenter, og formen lægger afstand mellem afsender og modtager. Forsøg derfor at undgå den passive form og fortæl hvem der præsenterer, beslutter osv. Det løfter din tekst og gør den mere vedkommende. Din tekst bliver også mere vedkommende, hvis du bruger et direkte sprog og tydeligt lader det fremgå, hvem der er afsender. Undgå ordet man, og brug gerne vi eller du. Det øger modtagerens fornemmelse af, at der bliver talt direkte til ham/hende. Eksempel på brug af passivt sprog: Ved et IDA-arrangement i Østjylland skulle professor Helle Tegner Anker holde oplæg. I annoncen for arrangementet blev oplægget beskrevet sådan: EU s politikker vedrørende planlægning og arealforvaltning introduceres, herunder sondringen mellem de mere overordnede policy-prægede dokumenter og de retligt forpligtede krav til medlemsstaternes planlægning og arealforvaltning. Ved at bryde sætningen op i flere dele og undgå den passive s-form bliver teksten mere vedkommende at læse: Helle Tegner Anker introducerer EU s politikker vedrørende planlægning og arealforvaltning. Hun vil bl.a. beskrive forskellen på overordnede policy-prægede dokumenter og de retligt forpligtede krav til medlemsstaternes planlægning og arealforvaltning Eksempel på brug af personligt sprog: I en annonce i Ingeniøren blev et IDA arrangement beskrevet på denne måde: Professor Erik Johnsen har om nogen haft betydning for den skandinaviske ledelseslære. Mød ham, når han kommer ind på en række ledelsesbegreber og sætter fokus på dig som leder. Annoncen taler direkte til dig læseren ved at bruge et personligt sprog. Resultatet er en tekst, der fænger.

31 Skriv så det bliver læst - Sådan laver du en tekst der fænger 4 Når din tekst er færdig Når du er færdig med din tekst, så læs den igennem og check følgende: Baggrund og indhold Hvorfor har du skrevet teksten? Hvem er modtagerne og hvad karakteriserer dem? Tager teksten udgangspunkt i modtagerne? Fortæller den modtagerne, hvorfor de skal handle? Svarer den på hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor og hvordan? Opbygning og sprog Er overskriften fængende og oplysende? Starter din tekst med det vigtigste har du brugt nyhedstrekanten? Har du udtrykt dig kort og klart? Har du brugt et personligt og aktivt sprog? Har du læst korrektur og rettet stavefejl?

32 Spred dit budskab

33 5 Spred dit budskab - Valg af markedsføringskanaler og kontakt med medierne G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G DU HAR MANGE MULIGHEDER FOR AT KOMME I KONTAKT MED DIN MÅLGRUPPE OG MARKEDSFØRE DIT FAGTEKNISKE NETVÆRK. I DET FØLGENDE FÅR DU INSPIRATION TIL VALG AF MARKEDSFØRINGSKANAL OG GODE RÅD OM KONTAKT MED MEDIERNE. Markedsfør i etaper og gennem flere kanaler Når du markedsfører dit fagtekniske netværk eller et fagteknisk arrangement kan det anbefales, at du altid benytter dig af mere end én kanal for at komme i kontakt med målgruppen. Det er også en god idé at lade markedsføringen foregå i etaper, så målgruppen bliver opmærksom på dit budskab i flere omgange f.eks. ved først at udsende en halvårs kalender og dernæst intensivere markedsføringen af arrangementet 3-4 uger før det afholdes.

34 5 Spred dit budskab - Valg af markedsføringskanaler og kontakt med medierne G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Ifølge IDAs fagtekniske selskaber og grupper markedsføres arrangementer typisk via: Annonce i Ingeniøren En annonce i Ingeniøren giver dig mulighed for at ramme en stor gruppe ingeniører. Annonceteksten til Ingeniøren skal være sekretariatet i hænde senest fredag to uger inden annoncen skal bringes. Så tænk på annonceringen i god tid. Beskrivelse af arrangementer på IDAs portal Annonceringen på IDAs portal foretages af sekretariatet på baggrund af annonceteksten i Ingeniøren. Portalen har den fordel, at den giver dine modtagere mulighed for at læse om og tilmelde sig de fagtekniske arrangementer på én og samme tid. Halvårs program der udsendes via mail eller brev til medlemmer Halvårs programmet giver dine medlemmerne mulighed for at sætte kryds i kalenderen lang tid i forvejen. Det giver også administrationen i IDA mulighed for at markedsføre de fagtekniske arrangementer: Findes der et halvårs program, er det nemt at dele det ud, hvor der er potentielle deltagere. s om arrangementer til egen listserver s til listserveren er en nem og billig løsning. Samtidig har listserveren den fordel, at du rammer direkte ned i din målgruppe. Her er tale om modtagere, der på forhånd er interesseret i dit budskab og som sandsynligvis vil finde dit budskab relevant og interessant.

35 5 Spred dit budskab - Valg af markedsføringskanaler og kontakt med medierne G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Beskrivelse af arrangementer på egen hjemmeside Det er ikke alle selskaber og grupper, der har egen hjemmeside, men hjemmesiderne er oplagte til markedsføring af fagtekniske arrangementer. Igen er der tale om en direkte kanal til modtagere, som har en forhåndsinteresse for dine arrangementer. Beskrivelse af arrangementer i eget medlemsblad Udsender dit fagtekniske netværk et medlemsblad, er det en god kanal til markedsføring af kommende arrangementer. Her er der endnu engang mulighed for at ramme din målgruppe direkte, og der vil ofte være plads til længere og mere fagspecifikke beskrivelser af et arrangement. Men disse kanaler er ikke de eneste, når du vil skabe opmærksomhed omkring dit fagtekniske netværk eller et fagteknisk arrangement. En bestyrelse skriver f.eks.: Udover markedsføring via officielle kanaler, er kontakter til bekendte, kolleger mv. af stor betydning for deltagerantal. Og også andre metoder bliver nævnt: Uddeling af flyers, programmer, invitationer el.lign. om kommende arrangementer ved arrangementer Annoncer i andre medier end Ingeniøren. Fagblade bliver især nævnt som en god måde at komme i kontakt med målgruppen på

36 5 Spred dit budskab - Valg af markedsføringskanaler og kontakt med medierne G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Aftaler med andre selskaber/grupper om at reklamere for hinandens kommende arrangementer Opslag på uddannelsesinstitutioner og virksomheder i lokalområdet Trykt præsentationsfolder udsendt til udvalgte instanser/virksomheder Mails til deltagere ved tidligere arrangementer - de har allerede vist interesse for selskabets/gruppens arrangementer, og vil muligvis være interesserede i at komme igen, uanset om de er medlem eller ej Kontakt med medierne Medierne spiller en uhyre væsentlig rolle for den samfundsmæssige dagsorden. Og ingeniører er på mange områder interessante kilder for journalister, fordi ingeniører ofte arbejder med opgaver af samfundsmæssig interesse. IDAs mange fagtekniske selskaber og grupper rummer et stort potentiale, når det gælder kommentarer og vurderinger i relation til faglige problemstillinger i såvel erhvervsliv som samfundet i øvrigt. I den sammenhæng er det vigtigt at følge nogle enkle spilleregler, herunder at kende pressens arbejdsvilkår. Derfor følger her en række gode råd, som du kan anvende som tommelfingerregel, når det gælder henvendelse fra medierne. Hvis dit fagtekniske netværk af egen drift ønsker at kontakte pressen er det altid en god ide først at kontakte journalisterne i IDAs kommunikations afdeling, som kan rådgive om, hvordan I bedst formidler jeres henvendelse.

37 5 Spred dit budskab - Valg af markedsføringskanaler og kontakt med medierne G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Vigtigt at få sagt om pressekontakt Journalisten ringer - svar venligt og imødekommende, fordi det altid er rart, at nogen interesserer sig for ens fagområde. Få journalistens navn, medie og telefonnummer (ikke nødvendigvis som det første, men husk det) Hvem medvirker ellers i artiklen/indslaget? Hvad er vinklen? Hvad skal du bidrage med? Svar, hvis du har information nok, eller sig, du lige skal læse dig ind/briefes op på sagen Forbered dig før du svarer Faglig briefing fra IDA kontakt evt. kommunikationsafdelingen på Beslut dit budskab Ring altid tilbage til journalisten Spilleregler Et interview er ikke en hyggesnak, men en professionel samtale Vær konkret giv gerne eksempler Tal sandt Svar ikke på alt, hvis du er usikker, men sig du undersøger og vender tilbage Uden for citat findes ikke Bed om at få dine citater til gennemsyn Du kan rette faktuelle fejl, men ikke journalistens vinkling og evt. kommentarer fra andre kilder Vend hurtigt tilbage journalisten har en deadline hængende over hovedet

38 5 Spred dit budskab - Valg af markedsføringskanaler og kontakt med medierne G U I D E T I L G O D M A R K E D S F Ø R I N G Opfølgning Informer altid kommunikationsafdelingen i IDA, og fortæl, hvem der har ringet, og hvad der blev svaret. Medietræning IDAs kommunikationsafdeling giver gerne formænd og bestyrelser for de fagtekniske selskaber og grupper træning i kontakt med medierne både via rådgivning over telefonen og gennem deltagelse i et møde for en eller flere bestyrelser for de fagtekniskes selskaber og grupper. Kontakt i givet fald kommunikationsafdelingen på IDAs hovednummer:

39 Skriv godt til nettet

40 Skriv godt til nettet - Fem gyldne regler 6 VIL DU SKRIVE GODT TIL NETTET, KAN DU IKKE BLOT SÆTTE STRØM TIL DINE ORD. DIN TEKST SKAL TILPASSES, SÅ DEN PASSER TIL DET FLYGTIGE MEDIE. I DETTE AFSNIT FÅR DU FEM GYLDNE REGLER, SOM KAN HJÆLPE DIG TIL BEDRE KOMMUNIKATION TIL NETTET. De utålmodige læsere Du kender måske situationen: Du går på internettet, søger efter et ord i en søgemaskine, får en række forslag, klikker på ét af dem og når så frem til en hjemmeside. Dine øjne løber hen over teksten, du læser enkelte sætninger, mister interessen og går så videre til næste link. Sådan er betingelserne på nettet:vi læser ikke siderne, i stedet skimmer vi dem for at få de informationer, vi har brug for. Internettet er et medie med tendens til flygtighed og utålmodighed selvom vi er motiverede, er vores koncentration begrænset. Det er de vilkår, du må indrette dig på,når du skriver til internettet. Men ved at følge nogle få enkle regler kan du lette din vej til modtagerne.

41 Skriv godt til nettet - Fem gyldne regler 6 1. Brug nyhedstrekanten Når du skriver til nettet, så benyt dig af den såkaldte journalistiske nyhedstrekant. Dvs. skriv de væsentligste informationer først og uddyb emnet derefter. Nyhedstrekanten er god til internettet, fordi internetlæsere skimmer siderne og bladrer a la den måde, vi læser avis på. Se nyhedstrekanten i afsnit 4: Skriv så det bliver læst. 2. Skriv kort De fleste brugere af internettet, kan ikke lide at scrolle, men foretrækker sider, der fylder skærmen ud. Selvom du laver en indholdsfortegnelse, så egner lange tekster sig stadig mere til at blive læst i en trykt version end på skærmen. Skriv derfor så korte tekster som muligt, så modtagerne får den hurtige, præcise og overskuelige information de søger. Giv derefter modtagerne mulighed for at fordybe sig ved at henvise til tekster med mere udførlige beskrivelser af dit emne. 3. Skab overblik Internettekster skal kunne skimmes, og du kan på flere måder hjælpe læseren til at få et hurtigt overblik. Du kan f.eks. skrive tekster, der er bygget op af korte afsnit med underoverskrifter, der fortæller om indholdet. Eller du kan skrive mellemrubrikker med små uddrag af teksten - de tiltrækker opmærksomhed og giver læseren indblik i, hvad teksten handler om.

42 Skriv godt til nettet - Fem gyldne regler 6 4. Brug links Hvis du vil uddybe et emne, kan det være en god idé at bruge links, så du undgår for lange tekster. Links har to udformninger: De kan være hypertekst-links, der henviser til andre områder på din egen hjemmeside. Eller de kan være links, der henviser til helt andre hjemmesider. Det er en god tommelfingerregel at lade links til din egen side åbne i samme browser-vindue og at lade links til andre hjemmesider dukke op i et nyt browser-vindue. På den måde fastholder du læserne på din egen hjemmeside, mens du samtidig giver dem mulighed for at læse uddybende tekster på andre sider. 5. Tænk tekst og layout sammen Internettet er et visuelt medie, men dine tekster skal ikke drukne i mængden af illustrationer. Det er derfor vigtigt, at du tænker din tekst og dine illustrationer sammen, når du udformer din hjemmeside. Tag udgangspunkt i dine modtagere: Har de et større behov for tekst end for billeder, så lad teksterne være i fokus. Har modtagerne et større behov for billeder end for tekst, så læg vægt på din hjemmesides visuelle udtryk.

43 Lav nyhedsbreve der virker

44 Lav nyhedsbreve der - Ni gode råd virker7 MANGE NYHEDSBREVE BLIVER LIGGENDE I INDBAKKEN UDEN AT BLIVE LÆST. DET ER ÆRGERLIGT - BÅDE FOR MODTAGEREN OG FOR DIG SOM AFSENDER. HER FÅR DU EN RÆKKE ENKLE RÅD TIL HVORDAN DU SKRIVER NYHEDSBREVE, DER BLIVER LÆST. Nyhedsbrevets fordele Flere fagtekniske selskaber og grupper udsender nyhedsbreve og har god erfaring med det. Fordelene ved nyhedsbrevene er primært at: De formidler nyheder og centrale problemstillinger indenfor et specifikt interesseområde De giver mulighed for at orientere modtagerne om kommende arrangementer De øger tilhørsforholdet til selskabet/gruppen og giver medlemmerne en fornemmelse af, at de får noget for deres medlemskab, selvom de ikke deltager i arrangementer (enten pga. mangel på arrangementer eller mangel på tid til at deltage) Ulempen ved nyhedsbrevene er, at de er i stor fare for at drukne i det hav af andre nyhedsbreve, der også kommer ind i indbakken. Udfordringen er derfor at skrive nyhedsbrevene, så de virker!

45 Lav nyhedsbreve der - Ni gode råd virker7 Hvad er et godt nyhedsbrev? Et godt nyhedsbrev opfylder tre overordnede krav: Det er brugbart, overskueligt og tager udgangspunkt i modtageren. Brugbart Gode nyhedsbreve giver informationer, som modtageren kan bruge. Det kan være beskrivelser af nye faglige tiltag, ny lovgivning, interessante opfindelser eller nye vinkler på gamle problemstillinger. Det kan også være forslag til interessant litteratur eller gode råd til løsning af diverse problemer. Overskueligt De færreste har tid og lyst til at læse et langt indviklet nyhedsbrev. Derfor er et godt nyhedsbrev bygget op af en række korte tekster med gode oplysende underroverskrifter. Det giver modtageren mulighed for hurtigt at skimme indholdet og danne sig et hurtigt overblik over, hvad der er interessant at dykke ned i. Med udgangspunkt i modtageren Vigtigst af alt er, at et godt nyhedsbrev ikke handler om afsenderen! Der er intet, der vil fjerne dit nyhedsbrev hurtigere fra modtageres indbakke end en lang beskrivelse af dit selskab, selskabets bestyrelse, jeres succes osv. Modtageren interesserer sig for sig selv og sin egen personlige karriere. Forsøg derfor at se tingene fra modtagerens synspunkt; hvad får han/hun ud af det? Når du skriver, så sæt dig i modtagerens sted. Forestil dig, at det var dig, der modtog nyhedsbrevet hvad ville du gerne læse om?

46 Lav nyhedsbreve der - Ni gode råd virker7 Ni gode råd til et bedre nyhedsbrev Følgende ni gode råd kan hjælpe dig til at lave et bedre nyhedsbrev: 1 Tag udgangspunkt i modtagerne hvad vil de gerne læse om? 2 Find på en fængende overskrift og skriv den i emnelinjen det øger sandsynligheden for at nyhedsbrevet bliver læst 3 Start nyhedsbrevet med en lille opsamling af, hvad det indeholder 4 Indled med den vigtigste historie 5 Opbyg alle historier efter nyhedstrekanten (dvs. skriv de væsentligste informationer først, uddyb derefter) 6 Del indholdet op i små afsnit - meget luft øger overskueligheden 7 Brug mange overskrifter og underoverskrifter 8 Sørg for at din modtager ved, hvem nyhedsbrevet kommer fra brug selskabets eller gruppens navn som afsender og ikke en anonym -adresse 9 Afslut gerne nyhedsbrevet med en kort beskrivelse af, hvad næste nyhedsbrev vil indeholde f.eks. Næste gang kan du læse om xx og du får tips og gode ideer til xx

47

48

49 Egne noter

50 Egne noter 10

51

52