Håndbog Octo Anmeld Danmark - klubbers tilmelding Sidst opdateret: 31. juli 2017 Baggrund I Octo Statistik findes alle officielle resultater indenfor dansk svømning fra en del år tilbage. I Octo Anmeld anvendes disse resultater som anmeldelsestider til de stævner som er lagt op i Octo Anmeld. På denne måde er anmeldelsestiderne altid opdateret. Eftersom Octo Anmeld er en hjemmeside, så er det nemt at bruge Octo Anmeld uanset hvor du befinder dig, bare du har en forbindelse til Internettet. Tilmeldingerne kan gøres på computer, tablet eller med din mobil. Når tilmeldingstiden er slut, kan arrangøren med et tryk på en knap i WinGrodan, downloade alle tilmeldinger der er sket til stævnet. Anmeld til et stævne - trin for trin: 1. Log ind på www.octoanmeld.dk med samme oplysninger du har til www.octostatistik.dk. Kontakt klubbens administrator, hvis du ikke har klubbens log-in oplysninger. Hver klub har adgang til et antal træner log-in, som også kan bruges til at tilmelde i OCTOanmeld. OBS! Hvis klubbens log-in oplysninger er blevet væk, kontakt octo@svoem.dk 2. Når du er logget ind, vises søgevinduet for stævner og de stævner der passer på de angivende søgeord. Som standard vises alle stævner der afholdes fra to uger før til to måneder efter aktuel dato. * Søg alt Angiv dele af navnet på stævnet, arrangøren eller lignende på det du søger. * Status Angiv om du søger stævner som er åbne for tilmeldinger, åbne for eftertilmeldinger osv. Standardvalget er alle. * Fra stævnedato Angiv fra hvilken dato du søger et stævne. * Til stævnedato Angiv til hvilken dato du søger et stævne. * Bassin Angiv hvilket bassinlængde stævnet du søger skal svømmes i. Standardvalget er alle. * Stævneområde Angiv hvilket område stævnet du søger har. F.eks. internationalt, Nationalt eller klubstævne. Standardvalget er alle.
* Mine stævner Afkryds Mine stævner, hvis du kun vil vise de stævner din egen klub arrangere. 3. Ud fra de angivne søge kriterier, vises en liste med de stævner der passer til. For hvert stævne findes to valg: * Tilmeld * Mere stævneinformation OBS! Hvis du er arrangør for et stævne, så vises også valget Administrer. 4. Tilmeld til et stævne Klik på tilmeld, eller bare på stævnet, som du vil arbejde med og lave tilmeldinger til. Vinduet som vises er op delt i tre: * Stævneinformation Kort information om stævnet. Vil du have mere detaljeret information om stævnet, som løb og aldersgrupper, filer med stævneindbydelse etc., klik på Mere stævneinformation. * Svømmere der kan tilmeldes Denne del viser hvilke svømmere/holdkapsløb som den aktuelle klub kan tilmelde. En pdf-fil kan også laves med denne information. For mere detaljeret information, se afsnittet tilmeld individuelle svømmere og tilmeld holdkapper længere nede. * Tilmeldte svømmere Denne del viser hvilke svømmere/holdkapper som er tilmeldt stævnet for klubben. Disse kan også gemmes i en pdf-fil, som en tilmeldingsfil i Lenex filformat og mailes til en arrangør f.eks. i udlandet. For mere detaljeret information, se afsnittet Tilmeldte svømmere længere nede. OBS! Der findes en knap Opret ny svømmer. Denne funktion skal kun anvendes hvis svømmeren ikke tidligere har licens i Octo. For mere detaljeret information, se afsnittet Opret ny svømmer længere nede. 5. Godkend tilmeldinger Klub administratoren kan vælge at godkende klubbens tilmeldinger til stævnet, ved at vælge klubindstillinger i menuen og derefter afkrydse Godkend for det aktuelle stævne. På denne måde kan arrangøren se at tilmeldingerne er godkendt af klubadministratoren Tilmeld individuelle svømmere Her kan du vælge de svømmere der skal tilmeldes stævnet. Klik først på fanen Svømmere for at få vist de svømmere der er muligt at anmelde til stævnet. De svømmere som kan tilmeldes stævnet, baseres på de enkelte løbs aldersgrænser, eventuelle kravtider, kvalifikationsperiode osv. Søg svømmer For at begrænse de svømmere, der skal vises i listen med de svømmere der kan tilmeldes, kan du vælge følgende: -
- Hvis du vil søge på en speciel svømmer, angiv fornavn eller efternavn evt. bare dele af navnet. - Køn, Vælg at vise Alle, Herrer eller Damer - Svømmegruppe Vælg hvilken svømmergruppe du vil arbejde med: Alle, eller en gruppe du har oprettet i Octo Statistik - Kun aktive (afkrydsningsfelt) Dette felt er som standard markeret, og viser kun de svømmere der er markeret som aktive i Statistik. Hvis ikke feltet er markeret vises alle svømmere uanset om de er aktive eller ej. - Løb Vælg om du vil tilmelde til et specielt løb eller til alle løb i stævnet. - Vis bedste tilmeldingstid uanset bassinlængde (afkrydsningsfelt) Dette felt er som standard afkrydset og viser den bedste tilmeldingstid for svømmeren efter en evt. omregning af tilmeldingstiden. Hvis feltet ikke er afkrydset, vises bedste tilmeldingstid i både 25m- og 50m bassin, hvis arrangøren har givet mulighed for at vælge tilmeldingstiden som man vil benytte. Tilmeld individuel svømmer trin for trin Ud fra de kriterier angivet ovenfor, vises nu en liste med de svømmer man kan vælge imellem. Denne liste kan også gemmes i en PDF fil. 1. Vælg svømmer Klik på den svømmer du vil tilmelde. 2. Tilmeld i løb En liste med de løb som svømmeren kan tilmeldes i vises med information om løbsnummer, evt. kravtid, tilmeldingstid, bassin, evt. omregningstid samt dato hvor tiden er svømmet. Klik på knappen Tilmeld for at tilmelde svømmeren til det aktuelle løb. OBS! * Hvis arrangøren tillader det, så kan en manuel tid registreres som tilmeldingstid hvis svømmeren ikke har nogen officiel tid i løbet. Klik på rediger og angiv den tilmeldingstid som svømmeren skal tilmeldes i. 3. Fjern tilmelding Når en svømmer er tilmeldt, så vises svømmeren med aktuelt løb i listen med tilmeldte svømmere. Hvis tilmeldingen skal fjernes, klik på fjern ved det aktuelle løb. Opret ny svømmer Hvis en svømmer ikke er registret i Octo, så kan man oprette svømmeren i Octo Anmeld, som kan anvendes til tilmelding i stævnet. Svømmeren registres først i Octo statistik efter at have opnået et resultat, eller svømmeren lægges op af klubben i Octo statistik. - Læs informationen igennem når du klikker på knappen Søg og Ny svømmer og klik på fortsæt. - Angiv svømmerens navn, fødselsår med mere og tryk på søg. - En liste med svømmere registret i Octo statistik, som kan passe på svømmeren vises. Højest oppe vises de svømmere med navn der mest ligner det som er angivet. Længst nede vises
svømmere med samme begyndelsesbogstaver i for- og efternavn, men som kan være stavet forkert og derfor måske aktuelt. - Når du har kontrolleret listen for svømmeren, og svømmerne ikke findes i Octo, klik på knappen Opret ny. Derefter kan svømmeren tilmeldes i stævnet. OBS! Hvis løbet har kravtider, så kan den nye svømmer ikke tilmeldes i de løb. OBS! Kontroller grundigt at svømmeren ikke allerede findes i Octo Statistik, f.eks. ved at søge i www.octoopen.dk, så svømmeren ikke oprettes med to licenser i Octo Statistik. Hvis svømmeren har svømmet for en anden klub tidligere, så skal svømmeren benytte samme licens. Tilmeld holdkapper Her håndteres tilmelding af holdkapper. Klik på fanen holdkapper og vælg om det er en Dame-, Herrer- eller Mix-holdkap, som du vil tilmelde. OBS! Kun de holdkap klasser som findes i stævnet er muligt at vælge. Hvis der ikke er holdkapløb, vises der ikke mulighed for at vælge klasse. Tilmeld holdkap - trin for trin 1. Klik på den holdkap klasse som du vil lave tilmeldinger i. 2. Aktuelle løb for den aktuelle klasse vises med mulighed for at tilmelde i løbet i 25m- og 50m bassin. Klik på Tilmeld for løb og bassin som du vil tilmelde i. 3. Angiv navnet for holdkap opstillingen som du vil tilmelde. 4. En liste med de svømmere du kan vælge vises. Klik på de svømmere der skal være på holdkap holdet, så indsættes de i opstillingen. Holdets årgang og tilmeldingstid opdateres automatisk efter de svømmere der tilmeldes holdkappen. Årgangen vil være ældste svømmers årgang. Vil du søge efter en speciel svømmer, angiv navn eller en del af navnet, så vises listen med svømmere der passe på søgningen. OBS! For Masters stævner vil årgangen være den totale alder for svømmerne i holdkappen. 5. Hvis du vil fjerne en svømmer fra holdkappen, klik på den aktuelle svømmer i opstillingen og fjern 6. Tid årgang og dato kan ændres manuelt, veed at klikke på Ændre for det aktuelle felt. Klik derefter på Gem for at gemme ændringerne. 7. Hvis det er en Medley-holdkap som du vil tilmelde, så vælger du svømmeart/tur i listen for at svømmerne skal sorteres i tidsorden for den aktuelle svømmeart. 8. Når alt er klart, trykker du på Gem Tilmeldte svømmere En liste med de tilmeldinger der er lavet for klubben vises. Tilmeldingerne kan gemmes som - Pdf, Til at udskrive på printer, f.eks.
- Lenex, En tilmeldingsfil i det europæiske filformat Lenex som f.eks. kan mailes til arrangører udenlands. Hvis det er en dansk klub der arrangere stævnet, så downloader arrangøren selv alle tilmeldinger direkte til WinGrodan eller via Octo Anmeld administrationsdel for arrangøren. Vælg om du vil vise individuelle tilmeldinger Svømmer eller holdkap tilmeldinger Holdkapper ved at trykke på knappen Ved hjælp af nedenstående søge kriterier, kan listen med tilmeldte svømmere begrænses: - Søg hvad som helst Angiv en del af et navn eller en del af et holdkaps navn. - Svømmere Vælg alle eller en enkelt svømmer - Svømmergruppe Vælg alle eller en enkelt svømmergruppe Ud fra ovenstående søgevilkår og ud fra om du har valgt at vise individuelle- eller holdkap tilmeldinger, vises en liste der passer med din søgning Opret ny svømmer Kontroller altid om den aktuelle svømmer allerede har en licens i Octo, inden i opretter som ny svømmer. Hvis svømmeren allerede har en licens, aktiv som passiv, så skal der ikke tildeles et nyt licens nummer og svømmeren skal ikke oprettes som ny svømmer. Læs mere om licens reglerne her: http://www.svoem.org/discipliner/svoemning/staevneadministration/licenssystem/ Tilhører svømmeren en anden klub så skal der skiftes klub (Svømmeren har allerede licens). Klubben skal, for at støtte svømmeren, informere om hvilke regler der er for klubskifte. Læs mere om reglerne her: http://www.svoem.org/_files/_database/database105/tillaegtildansksvoemmeunionsvedtaegterma rts2012.pdf Kontroller at for- og efternavnet er stavet korrekt, samt om der er eventuelle mellem navne. Kontroller at det er det rigtig fødselsår. Hvis i konstatere at svømmeren allerede findes i Octo, men navnet er forkert stavet eller årgangen er forkert, så kontakt licens@svoem.dk Procedure for oprettelse af ny svømmer: 1. Angiv i de obligatoriske felter, For- og efternavn, køn, og fødselsår. Klik derefter på søg. 2. Herefter vil programmet kontrollere de udfyldte oplysninger. Hvis der er et sammenfald med en svømmer i Octo, vises de i en liste. Listen sorteres i prioriterings orden, hvilket betyder at hvis der er sammenfald jvf. punkt A) vises de øverst og derefter punkt B) osv. A) Nogen med samme for- og efternavn samt fødselsår, allerede findes i klubben. B) Nogen med samme for- og efternavn, men er 1-2 år yngre/ældre som allerede er i klubben
C) Nogen med samme efternavn og samme forbogstav samt samme fødselsår som er i klubben. D) Nogen med samme fornavn og samme forbogstaver i efternavnet samt samme fødselsår som er i klubben. E) Nogen med samme for- og efternavn samt samme fødselsår som allerede er i Octo. F) Nogen med samme forbogstaver i fornavnet og samme forbogstaver i efternavnet som allerede er i Octo 3. Hvis der er fundet svømmere jf. punkt 2, så visas en liste over disse. Hvis den svømmer du vil oprette findes i listen, kan du klikke på Fortsæt og afslutte oprettelsen af en ny svømmer med punkt 4. 4. En ny svømmer oprettes nu, som du kan tilmelde til det aktuelle stævne. Når resultater indlæses i Octo, vil svømmeren blive tildelt en licens og der sendes en meddelelse til den ansvarlige i din klub. Klik på OK.