Udkast referat fra bestyrelsesmøde 18.12 2017 kl. 17.00 20.00 Deltagere: Lars Bang Knud Vestergaard Nielsen Henrik Mikkelsen (HM) Henrik Nygaard (NY) Torben Bugge Susanne Markussen Søren Asp Mikkelsen Victoria Jensen (Kursist) Sebastian Riishøj (Kursist) Lena Søllingvraa Walters (LW) Anne Marie Baadsgaard (AB) Bettina Nissen Halling (BNH) referent Jonna Ranch Jensen (JJ) deltager i punkt om økonomi Henrik Hassinggaard( (HH) deltager i punktet om FGU og vækst Dagsorden: Punkt 1 Underskrivelse af referat fra møde den 2.10.17 Bilag 0 fra mødet 2.10,17 Lars Bang bød velkommen til mødet. Han fortalte kort om processen for ansættelse af ny rektor. Ansøgningsfristen er den 5. januar, og derefter træder ansættelsesudvalget sammen, og udvælger kandidater til samtaler og test. Det forventes at der træffes aftale med kandidat ultimo januar. Løn til kommende rektor kan først søges i ministeriet, når den personen er fundet, reelt vil lønnen først være endelig på plads efter ansættelse, da der sandsynligvis er behandlingstid. fra mødet den 2. oktober 2017 blev godkendt og underskrevet af dem, der var til stede. 1
Punkt 2. Fastholdelsesplan for HF 2017/18 Sagsfremstilling Skolen har udarbejdet en fastholdelsesplan på HF, der gennemgår de væsentligste indsatser for at øge fastholdelsen af kursister og elever. Planen præsenteres i overskrifter. Udover fastholdelsesplan gennemgås kort de seneste resultater af skolens fraværsstatistik. Skolen oplever en positiv udvikling i fraværet. Der er mindre fravær på alle aktiviteter på nær på HF første år, hvor skolen er på samme niveau som sidste år på samme tid. - AVU og HF-enkeltfag ligger på det laveste fravær i procent i statistikken siden 2014 - Den 2-årige HF har på første år haft samme fravær som sidste år, mens HF erne på andet år har lavere fravær end de seneste par år. Skolen har desuden bidraget til benchmark på fravær i 2016 mellem 13 udvalgte VUC skoler og her ligger skolen blandt de skoler med markant lavest fravær sammenlignet med de andre 13 VUC er. Indstilling Bilag 2 Bilag 3.1 Bilag 3.2 Fastholdelsesplanen for HF tages til efterretning. Fastholdelsesplan for HF Fraværsstatistik 2017 Fraværsstatistik 2016 Benchmark Der arbejdes meget med fastholdelse på RHV. LW præsenterede en fastholdelsesplan for 2016/2017. Fravær AVU og HFe har det laveste fravær siden 2014, det kommer af indsatser fra vejledning og fra lærere. Den to årige HF på første år er på samme niveau som 2016 Den to årige HF på andet år er på et lavere niveau end de seneste år. RHV ligger i top 3 på alle parametre når der benchmarkes med 13 VUC skoler. Der er lavet en fastholdelsesplan for HF for skoleåret 2016/2017, hvor målet er, at en fælles indsats skal sikre at elever og kursister gennemfører det planlagte uddannelsesforløb med bedst muligt resultat. Resultaterne indtil nu er opnået med følgende indsatser: Netwerk, som skal imødegå ensomhed og styrke fællesskabsfølelsen i klasserne Karrierelæring, skolen har udviklet et system, der har stort fokus på elevernes refleksion over deres egen tilgang til at gå i skole, deres styrker og svagheder og deres motivation. Team, bestående af to af klassens lærere, der har fokus på klassens faglige udvikling og trivsel. 2
Valghold med fokus på at styrke relationerne og styrke elevernes og kursisternes faglige udbytte Feed back, hvor elever og kursister får skriftlig feedback to gange årligt sammen med en konkret handlingsanvisning. Studiemiljø. Det fysiske studiemiljø er forbedret igennem ny indretning og kommende ny ventilation. På det sociale område afholdes der to studieture, og der er et festudvalg der arrangerer treårlige fester plus en gallafest. Desuden arrangerer 1 HFerne fredagscafe. Fastholdelsesmøder og udarbejdelse af klasseprofil, som definerer rollerne på klassens medlemmer med en farve på om indsatsen er fin, eller der skal sættes indsatser ind. Eleverne/kursisterne har mulighed for at benytte sig af følgende støttetiltag: Studiecenter, hvor man kan få hjælp til skriftlige opgaver, ro, struktur osv. Dobbeltlærerordning, hvor første års klasser i dansk, engelsk og matematik tildeles en klippekort-ordning hvor der kan gøres brug af 10 lektioner med en ekstra lærer til en ekstra indsats. Mentorarbejde, hvor primært de svageste kursister med diagnoser eller særlige faglige eller sociale udfordringer kan tildeles en mentor. Der er lavet stramninger på studie og ordensregler, som er ens for alle afdelinger. Der følges op på fravær med korte intervaller og med fast procedure for opfølgning med første skriftlig advarsel efter 10% fravær og 2. skriftlige advarsel senest med 20% fravær, samt samtaler med studievejlederne. Desuden er der lavet en strategi mod mobning. Der er nye fastholdelsesinitiativer på HF i skoleåret 2017/2018: Opfølgning på fravær varetages af uddannelseschefen og studievejledningen. Studievejlederne følger den enkelte kursist/elev hele vejen. Ledelsen kobles på når det vurderes at kursisten/eleven er frafaldstruet. Desuden er der som noget nyt etableret et introforløb, hvor alle 1 HFerne tager til Sletten for at lære hinanden at kende. Klassens dag er etableret for HF-enkeltfag, hvor fokus er at styrke fællesskabet på tværs af studiepakkerne. Der er også nye initiativer på fjernundervisningsområdet nemlig et fastholdelsesprojekt med fokus på Feed back og relationer Modul 0 Evalueringsproces i PLF Projekt videopræsentation (af fagene) 3
Lars Bang spørger kursisterne, om de kan mærke, at der bliver gjort noget på dette område. Victoria svarer, at det bliver bemærket, hvis nogen har meget fravær, og at der er en konsekvens ved fravær. Victoria spørger ind til anti-mobbepolitikken og LW svarer, at der er lavet en politik, og at man skal gå til leder eller vejleder, hvis man oplever mobning, så der kan blive gjort noget fra skolens side. Der er lavet forskellige tiltag bl.a. mod mobning på sociale medier, løbende og åben dialog og fællesarrangementer med oplæg om mobning (f.eks. oplæg om digital dannelse). Victoria kender ikke til eksempler på mobning på skolen. NY siger, at netværksskabelsen i starten af skoleåret er for at mindske det. Victoria uddyber, at mobning også kan være af - og fra lærere, og at respekten for lærere bliver mindre og mindre. Lars Bang påpeger, at der skal ligge en anti-mobbe strategi på alle skoler. Punkt 3 Økonomi estimat for 2017 Sagsfremstilling Gennemgang af estimat. Bilag 4 Estimat for 2017 Aktivitet, ansatte og konti er blevet gennemgået af budgetansvarlige og med Estimat v.4 2017 forventes et overskud på 2,4 mio kr. Ledelsen har lavet nødvendige prioriteringer, og fremrykker nødvendige investeringer i udstyr, som skolen forventer at skulle investere i fremadrettet, og dermed nedjusteres overskuddet. Herunder investeres i øjeblikket i nye print og kopimaskiner til kursister og lærerforberedelse med mulighed for tilkobling af skyprint i 2018. Der investeres i forbedret lyd (nye højtalere) i klasselokalerne og øget hastighed på det trådløse netværk. Derudover arbejdes der i øjeblikket på investering i en videovæg til kantinen, som skal understøtte formidling af skolens aktiviteter og kreative processer. Indstilling Estimatet for 2017 tages til efterretning. JJ gennemgik estimatet, der viser et overskud på ca. 2.4 mio. Der udarbejdes nye værktøjer, der skal sikre, at vi rammer tættere på virkeligheden. Vi har brug for at kunne styre tættere, idet soliditeten kan blive udfordret de næste år. 4
Knud Vestergaard påpeger, at det kun er et tal, der rammer forkert i forhold til budgettet, nemlig grundtilskuddet. Estimatet tages hermed til efterretning. Punkt 4. Budget 2018 Sagsfremstilling Budget 2018 fremlægges ud fra budgetnotat 2018 Budgettet estimerer en overskudsgrad på 1,2% Skolen står med en forventet omsætning 71,6 mio kr i 2018, hvilket er en lille stigning i omsætning i forhold til 2017. Lønudgiften forventes at beløbe sig til i alt 57,4 mio kr, hvilket er en mindre lønudgift end 2017. Dette skyldes en forventet aktivitetsnedgang på AVU og effektivisering i ledelsen. Den samlede aktivitet er budgetteret på niveau med estimat 2017 (4. kvartal) dog med en minimal nedgang på 1,1 årselev. Indstilling Budget 2018 tages til efterretning Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Budgetnotat 2018 Budget 2018 total og afdelingsvis Årselevtal 2018 Årsværk 2018 LW og JJ havde inden mødet sendt et budgetnotat som kort blev gennemgået. RHV går ind i 2018 med en forventet overskudsgrad på 1,24%. Svarende til 888,832 kr. Der er en række takstjusteringer som kan ses i bilag 5 Der er effektiviseringer i ledelsen; stillingen som økonomi- og administrationschef er ikke genbesat og der er en besparelse på at skolen mangler en rektor i 4 måneder. Der er en stigning i bygningsdriften på grund af ventilationsprojektet, hvor der optages nye lån på 12 mio. kr. Ventilationsprojektet forventes færdigt i december 2018. Ombygningen af indgangspartiet er udskudt på grund af investeringsbegrænsninger fra Undervisningsministeriet. 5
Lars Bang påpeger, at RHV fortsat får socialt taksameter. Ved sidste beregning i 2017 lå vi på grænsen, men nu hvor genberegningen er udskudt til 2019 får vi det i den periode. Vi kan ikke være sikre på, at vi får igen fra 2019. Tælledagen flyttes fra 20 til 60 dage på første semester, hvilket forventeligt vil give et større frafald fra skolestart til tælledag og dermed et indtægtstab. Lars Bang påpeger, at det er vigtigt at bevidstheden om, og forståelsen for tælledagen forplanter sig ned i organisationen selvom det kan lyde kynisk. LW gør det klart at budgettet er lavet ud fra at tælledagen ligger efter 60 dage. Knud Vestergaard spørger til udviklingen af antallet af elever/kursister i klasserne, hvor mange der optages i klasserne nu og tidligere. LW fortæller, at vi i snit optager 30 elever pr klasse på grund af det forholdsvise store frafald. Der er i gennemsnit 26,7 elever i hver klasse. RHV prioriterer udviklingsprojekter højt. I 2018 vil reformen på HF og udviklingen af AVU være i strategisk udviklingsfokus. Desuden skal der eventuelt flere midler til vejledning. Lars Bang præciserer, at arbejdet med økonomien indtil nu har været tilfredsstillende. Lars Bang kan godt lide budgetnotatet og spørger til resten af bestyrelsens mening der er bred enighed om at det er en god måde at få fremlagt budgettet på. HM siger, at han godt kunne tænke sig, at der blev en større pulje til lokalløn. NY siger, at vi er bagud på lokalløn i forhold til andre steder, og at lokallønnen bør prioriteres højt. Lars Bang siger, at der lyttes til ønsket. NY er glad for at RHV har en god og sund økonomi og at forhandlinger foregår tæt på. Budgettet tages hermed til efterretning. Punkt 5 Ferieplan for kursister 2018/19 Sagsfremstilling Ferieplanen for kursister, 2018/19 fremlægges Indstilling Ferieplan 2018/19 tages til efterretning. Bilag 9 Ferieplan 2018/19 6
Victoria spørger om eleverne/kursisterne har fået en uges ferie mere end tidligere. LW gør det klart, at de ikke har fået mere ferie- der er det samme antal timer, og planen sikrer at eleverne får det antal timer, de skal have ifølge lovgivningen på området. Punkt 6 FGU, VEU og vækststrategi Sagsfremstilling Kort præsentation af den nye FGU og hvilke konsekvenser, det forventes at have for Randers HF og VUC. Oplægget efterfølges af et kort oplæg af Henrik Hassinggaard (AVU vejleder og virksomhedskonsulent) om 3-partsaftalen på VEU-området og de muligheder der kan følge med. Workshop med fokus på potentielle vækstområder for skolen og dialog om skolens fremtid med et nyt AVU-tilbud. Indstilling Bilag 10 Bilag 11 Bilag 12 Bestyrelsen giver input til skolens vækstpotentialer, som tages med videre i processen med medarbejderne. FGU Tidsplan FGU præsentation fra UVM 3 partsaftale i pixiudgave AB præsenterede den ny forberedende grunduddannelse for unge under 25 år uden en ungdomsuddannelse, og de konsekvenser, den forventes at have for RHV. Den nye uddannelse træder i kraft i august 2019. Organisationen ser anderledes ud fra august 2019. Der er truffet politisk aftale om en ny uddannelsespolitisk målsætning, en sammenhængende kommunal ungeindsats og en ny forberedende grunduddannelse, som samler eksisterende tilbud inden for den almene grunduddannelse, produktionsgrunduddannelsen og erhvervsgrunduddannelsen. Uddannelsesinstitutionen skal dække flere kommuner. Der er undtagelser hvor unge under 25 år fortsat vil kunne tage hfenkeltfag, FVU-fag, og AVU-fag, men det forventes at ca. halvdelen af skolens nuværende antal AVU kursister vil blive flyttet over i ny organisation, hvilket også betyder at ca. ½ af alle aktiver (lærere, administration, bygningsmasse) skal afgives i august 2019. 7
Medarbejderne på RHV har op til 9 måneders opsigelse og skal derfor varsles senest 9 måneder før de skal flyttes til ny organisation. Ændringen med FGU har store økonomiske konsekvenser for RHV med mindre der sker ændringer og derfor bliver bestyrelsen bedt om input. Prognosen for de kommende års resultatopgørelse viser et forventet underskud med mindre skolen ændrer kurs og tipasser udgifterne. Prognosens negative udvikling skyldes primært omprioriteringsbidraget og i mindre grad udspaltningen af AVU. HH præsenterede et oplæg om en ny treparts aftale om en styrket og mere fleksibel efter- og videreuddannelse både på almen, erhvervsrettet og videreuddannelse. Vi har på RHV et fint samarbejde med de øvrige uddannelsessteder i Randers tradium, social- og sundhedsskolen etc. Vi laver også undervisning for virksomheder bl.a Vestas. Den nye trepartsaftale giver nye muligheder. Der etableres en national platform, hvor det bliver muligt at søge VEU og SVU godtgørelse ved tilmelding. Her er det vigtigt at RHV er synlige og attraktive. Platformen dækker alt fra obu til masteruddannelse hos os er det kun den 2 årige HF der ikke er en del af det. Der kommer en generel styrkelse af basale færdigheder både på læsning, skrivning og talforståelse. Der kommer to nye fag; FVU digital og FVU engelsk, som er virksomhedsrettede forløb, som søger at bruge it i problemløsning, og virksomhedsrettede forløb Der bliver bedre muligheder for fælles screeninger. Der er etableret en pulje til opsøgende arbejde, RAR (regionale arbejdsmarkeds råd), hvor der kan søges om penge til at synliggøre vores kompenserende undervisning. I omstillingsfonden kan virksomheder søge om penge til at medarbejdere kan uddanne sig til at skifte erhverv. Perspektiverne med den nye tre partsaftale er mange bl.a at vi på RHV kan tilbyde virksomheder fleksibel undervisning på vilkår for FVU/OBU. Vi kan styrke indsatsen over for offentlige virksomheder og jobcentre. Vi kan optimere den opsøgende indsats 8
Vi kan prioritere RKV og fjernundervisning Vi kan supplere ordinære fag med FVU digital og FVU engelsk Vi kan fremstille nye og bedre informationsmaterialer LW supplerede oplægget med befolkningsprognose for Randers kommune, hvor tallene for de 17-24 årige ser ret stabilt ud og tallene for de 25-39 årige ser ud til at stige. LW supplerede med at præsentere bestyrelsen for følgende vækstmål: Volumenvækst: udvide salg Markedsvækst: Udvide markedet Kvalitetsvækst: Øge service og kvalitet Netværksvækst:øge salg ved brug af partnere Ide og produktionsvækst:løbende nye tilbud Finansiel vækst: opkøb af andre skoler Indtjeningsvækst: rationaliseringer Bestyrelsen blev bedt om at komme med et bud på en vision ønsker og planer om hvor RHV er om 3-5 år. Skal vi være større, mindre, med flere eller færre tilbud. De input der kom, var: Fastholdelse øges (renommé) Tæt samarbejde med FGU - Sikre fagligt niveau (alment spor) - Sikre godt samarbejde med kontaktpersoner Nye markeder/samarbejder (daghøjskolen) Sikre rekruttering af de rigtige kompetencer Klar formidling af tilbud til virksomheder Nye markeder Lars Bang afrundede punktet med at sige, at det er en pallette af spændende tilbud, og at det står meget godt med det, vi kan tilbyde nu. Virksomhederne skal vedligeholde de kompetencer, der er i virksomheden, men ofte er problemet at medarbejderne har et personligt ansvar for at efterspørge videre udvikling og at det ikke altid sker. LW præsenterede skolens nuværende mål 9
HF vækst: Vækst på optag fra 9. klasse Elite sportslinje Fastholdelse Fjernundervisning til virksomheder og øget fagudbud AVU vækst: Tilpasning af AVU fuldtidsforløb Fortsat udvikling af flex-fjernundervisning Udvikling af skræddersyede tilbud til virksomheder og projekter Bestyrelsen blev bedt om at komme med yderlige input til vækstmål på grund af de ændringer der sker. Spørgsmålet bestyrelsen blev stillet var: Hvilke områder skal vi vækste på? Workshop 1: Virksomheder private og offentlige Vi skal være bedre til at forudse uddannelsesbehov Vi skal være skarpere på vores profil Hvem søger vi kontakt til? Det er ofte medarbejdere der er barrieren og ikke lederne. Vi har en kommunikationsopgave i at vise medarbejderne deres behov for uddannelse. Skabe visionen for fremtidens kompetencer vi skal vise og kommunikere behovet om 5 år. Workshop 2 Jobcenter og ungeenhed 2 spor FGU: Der kan være interesse i at være mere kvalificerede i forhold til alment spor. Hvordan tilbyder vi det til dem, der ikke er kommet i mål. 10
Optagelse fra 9. klasse 10. klasses segment flyttes til HF og skaber en mere målrettet skole og et godt uddannelsesmiljø på HF. 10. klasse som modnings- og kvalificerende år flyttes fra kommunalt regi til RHV. Workshop 3 andre uddannelsesinstitutioner Der er i forvejen et tæt samarbejde med EUD, Tradium og SOSU især på FVU området. Vi er den stærkeste institution på FVU. Der kunne satses på at være mere skarpe på HF men også satse bredt. Andre VUCere som kommer i problemer, og det kunne være en mulighed at overtage. Punkt 7 Ventilationsplan og lånoptag Sagsfremstilling Bestyrelsesformanden har i samarbejde med ledelsen haft møde med Danske Bank og efter indstilling fra bestyrelsen besluttet valg af låntype til optagelse af lån til ventilationsprojekt 2018. Lånet bliver et Fast forrentet RD konvertibelt lån over 30 år. Indstilling Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Punkt 8 Sagsfremstilling Indstilling Lars Bang orienterer om optagelse af lån. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringspunkter - Personaledage i januar - Arbejdstilsyn og grøn smiley Bestyrelsen tager orientering til efterretning. Orienteringspunkterne blev ikke gennemført Punkt 9 Punkter på næste bestyrelsesmøde: - Årsregnskab og årsrapportering for 2017 - Sygefravær 2017 - Planer for bygningsdrift og status på ventilationsprojekt - Tema, evt. fagpakker på 11
Underskrifter: Knud Vestergaard Nielsen Lars Bang Susanne Markussen Søren Asp Mikkelsen Henrik Nygaard Henrik Mikkelsen Torben Bugge Victoria Jensen Lena Søllingvraa Walters Sebastian Riishøj Anne Marie Baadsgaard 12