Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: Mandag 18. januar 2016 kl. 9-11 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra RA: Kirsten Villadsen Kristmar (KVK), Poul Olsen (PO), Jan Dalsten Sørensen (JDS), Mette Hall-Andersen (MHA), Christian Larsen (CLA) Eksterne deltagere: Flemming Nielsen (FLN), Peter Damgaard (PD), Charlotte Voss (CV), Lotte Petersen (LP) Fraværende: Jørgen Thomsen, Finn Guldbæk Dato: 8. februar 2016 Journalnr.: 2008-006935 Referent: Christian Larsen 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Aktiviteter i 2016, herunder planlægning af Møder for 7-arkivernes medarbejdere januar og september MHA gennemgik dagsordenen for mødet 28. januar 2016, som blev godkendt. CV meddelte, at Aarhus Stadsarkiv gerne vil lægge hus til mødet i september. Møde for kommuner og regioner, som afleverer til RA, 11. april 2016 MHA orienterede om den foreløbige dagsorden, som vil bl.a. rumme tilsyn 2015 og opdatering af de kommunale og regionale bk-bestemmelser. Mødet afholdes i Rigsarkivet Odense. Temadage for testere JDS fortalte, at Rigsarkivet inviterer til årets første møde i april, der afholdes i Rigsarkivet. Han håbede, at ODA og SLA vil arrangere efterårets møde. På møderne skal testerne drøfte særlige udfordringer, f.eks. vejledningen om de mest almindelige fejl. Temadag om den nye persondataforordning KVK indledte med at sige, at temadagen er foreslået af ODA. Dele af den nye forordning skal implementeres i national lovgivning. PO sagde, at kulturministeren overvejer at nedsætte en arkivlovskommission, hvor man bl.a. kan drøfte artikel 83 i den nye forordning, som omhandler
arkivering. KVK mente, at der er behov for en præsentation af arkivvinklen på den nye forordning, hvortil PO bemærkede, at det bør ske af en person fra Justitsministeriet og/eller Datatilsynet, men nok først efter sommerferien for at give ministeriet tid til at have gjort sig tanker herom. Om det skal være en hel temadag, skal drøftes på næste møde i K-udvalget. 3. Revision af kommunale og regionale bk-bestemmelser v/ra MHA præsenterede det projektinitieringsdokument (PID), der var udsendt til udvalget. Man begynder med kommunerne, hvorimod regionerne venter til, at Rigsarkivet har afsluttet regionstilsynet. I første omgang skal der ske erfaringsopsamling vedr. de nuværende bestemmelser, bl.a. på januar-mødet i Fagligt forum og gennem Rigsarkivets egen erfaringer. Derefter skal der laves en ny dataflowsanalyse. Projektgruppen kommer til at bestå af Rigsarkivet, KL (FLN) og to repræsentanter for 7-arkiverne. CV meddelte, at Anette Eriksen indtræder på vegne af ODA. Hvem der skal indtræde på vegne af SLA, må være op til Jørgen Thomsen, sagde CV. Projektarbejdet munder ud i en ny bekendtgørelse. Selve implementeringen af bekendtgørelsen, herunder vejledningsmateriale, er et særskilt projekt, der igangsættes senere. 4. Afrapportering af tilsyn med kommunerne og regionerne 2015 v/ra MHA fortalte, at 58 kommuner har fået et afsluttende brev. De resterende 40 kommuner har enten ikke indberettet alt eller har foretaget uhjemlet kassation. Der er tale om 28 kommuner uden 7-arkiv og 12 med 7-arkiv både store og små kommuner. KVK sagde, at hun og PO har drøftet situationen med Rigsarkivaren, der har meddelt, at han gerne vil have en dialog med KL om at få tilvejebragt de manglende oplysninger. Det betyder, at kun de kommuner, som har gennemført uhjemlede kassationer, bliver indberettet på nuværende tidspunkt. Afrapporteringen af tilsynet sker nu, så afrapporteringen kan være til rådighed for et eventuelt kommende arkivlovsarbejde. For regionernes vedkommende var deadline for svar på Rigsarkivets første gennemgang af besvarelserne december 2015, men Region Hovedstaden og Region Syddanmark har fået forlænget fristen til 31. januar 2016. Der har været afholdt afklarende møder med disse to regioner. De øvrige regioner har svaret inden deadline. Når de to sidste besvarelser er kommet, vil Rigsarkivet gennemgå alle besvarelserne og give afsluttende svar. 5. Forpligtende kommunale samarbejder og arkivering v/kl og ODA PD præsenterede det oplæg, som han havde fremsendt. Hovedspørgsmålet er, hvem der klarer arkiveringen, når en kommune udfører myndighedsopgaver på en anden kommunes vegne, som det er tilfældet med de forpligtende samarbejder. Lovgivningen lægger op til, at tovholder på opgaven også står for arkiveringen, men det synes ikke at være virkeligheden i alle tilfælde. KVK sagde, at et andet og lige så væsentligt fokuspunkt er, hvordan man sikrer dokumentation til nutidig brug, f.eks. i forbindelse med aktindsigtssager. Er det noget, som KL har fokus på? FLN svarede, det ikke 2
nødvendigvis altid er tilfældet. KVK sagde endvidere, at de bevaringspligtige sager forbliver bevaringspligtige, uanset hvor de befinder sig. Derimod afhænger arkiveringsforpligtelsen af aftale kommunerne imellem. PO sagde, at der ikke er taget højde for de forpligtende samarbejder i arkivlovgivningen, men Rigsarkivet vil mene, at arkivet følger den myndighed, som træffer afgørelsen i forvaltningssagerne. 6. Arkiverne og KMD KVK orienterede om mødet mellem Rigsarkivaren og KMD s adm. direktør Eva Berneke 12. januar 2016. Baggrunden for mødet er KMD s udfordringer med at aflevere og genaflevere til de tidspunkter, der er fastsat af Rigsarkivet. På mødet havde også deltaget KVK, direktør for KMD Stat Søren Henriksen og senior business specialist Lars Bo Hansen, KMD Arkivering. Eva Berneke havde meddelt, at arkiveringsopgaverne fra KMD-gruppen samles i én ny organisation med Lars Bo Hansen som kontaktperson og med flere medarbejdere. Endvidere implementeres der en bedre intern kvalitetskontrol. Endelig udvikles der en ny fælles arkiveringsmotor; i den forbindelse gjorde KMD opmærksom på, at det kan medføre forsinkelser på afleveringer på op til et halvt år. KVK havde sagt, at KMD skal orientere de berørte myndigheder direkte. Det blev aftalt, at Rigsarkivet snarest muligt indbyder Lars Bo Hansen til et møde, hvor der kan dannes et fælles overblik over arkiveringsporteføljen og over, hvordan det videre samarbejde skal tilrettelægges, herunder hvordan 7-arkiverne inddrages. Det blev endvidere aftalt, at Rigsarkivaren og Eva Berneke mødes lige efter sommerferien for at gøre status. 7. Tilgængelighedsrapport 2015 v/ra PO forklarede om Rigsarkivarens årlige rapport om tilgængelighedspraksis efter 39, stk. 3, i arkivloven. Rapporten sendes sammen med Tilgængelighedsudvalgets beretning til kulturministeren og Folketingets kulturudvalg. For kommunernes vedkommende bygger rapporten på et spørgeskema, der udsendes til at kommuner, og hvori der bedes om oplysninger om antal ansøgninger, afslag og begrundelser for afslag. PD sagde, at man bør gentænke formuleringerne i spørgeskemaet, da de kan være vanskelige at forstå i den kommunale forvaltning; han tilbød at komme med forslag til reformuleringer. I rapporten kan der gøres opmærksom på særlige problemstillinger. MHA foreslog et afsnit om det kommunale og regionale tilsyn. PD mente, at man kan omtale den problemstilling, at der reelt ikke er adgang til arkivalierne, fordi de er opmagasineret, eller kommunen ikke ved, hvor den har sine arkivalier. PO svarede, at Rigsarkivet kun beretter i rapporten, ikke fører tilsyn. Han sagde endvidere, at man vil omtale Datatilsynets afslag på myndigheders brug af afleverede, egne data. 3
8. Anden gensidig orientering ODA Intet. SLA Ikke behandlet, da Jørgen Thomsen var fraværende. KL FLN fortalte, at Kommunernes It-Arkitekturråd på dets møde 1. december 2015 (pkt. 10) havde drøftet behovet for at opstille fælles standardkrav til arkivering som en del af alle it-udbud, hvori bevaringspligtige data indga r: http://www.kl.dk/administration-og-digitalisering/referat-af-16-ordinare-mode-i-kommunernes-it- Arkitekturrad-id195857/ Det er meningen, at dataudtræk med tilhørende teknisk dokumentation og produktion af arkiveringsversion adskilles i to processer. Der havde været stor imødekommenhed i rådet over for anbefalingerne, og rådet så gerne, at NEA, KOMDA og Rigsarkivet formulerer disse standardkrav, som også kan anvendes i SKI-kontrakter. Resultatet af dette arbejde forelægges senere på året. Nogle af rådets medlemmer så også en mulighed for med disse krav at kunne reducere udgifterne til arkivering. KVK gjorde opmærksom på, at opmærkning af allerede afleverede dokumenter i et itsystem med dokumenter kan være en udfordring, hvis en tredjepartsleverandør skal lave arkiveringsversionen. JDS sagde, at han vil kontakte FLN i løbet af foråret som led i handlingsplanen for effektivisering af aflevering af digitale data. Danske Regioner Intet. RA JDS fortalte, at der har været udfordringer med ADA i forhold til performance og stabilitet og med at teste i dybden. Rigsarkivet er derfor gået i gang med at planlægge, hvad man gerne vil have udviklet i år. Denne plan skal forelægges Rigsarkivets direktion. Rigsarkivet er meget interesseret i at få input fra 7-arkiverne og leverandørerne, og derfor afholdes der et møde med hver af disse to interessentgrupper. I den forbindelse skal der også udarbejdes en plan for, hvordan man får kommunikerer udviklingsarbejdet og releases til de relevante parter. 4
KVK sagde, at direktionen arbejder med at revidere Rigsarkivets strategi som led i de kommende forhandlinger med Kulturministeriet om en ny rammeaftale for perioden 2017-2020. Grundlaget for strategi og prioriteringer er den grundfortælling, som Rigsarkivet fik sidste år: https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2015/11/rigsarkivets-grundfortaelling.pdf Opgaverne i den kommende periode skal ses sammen med det omprioriteringsbidrag, som alle statslige myndigheder er blevet pålagt. 9. Eventuelt Emner til næste møde: - Efterårets aktiviteter - Afrapportering af kommunalt og regionalt tilsyn - Revision af de kommunale bestemmelser - PID for de regionale bestemmelser 5