Regelsæt for Bygningsforbedringspuljen og nybyggeri m.v. Regelsæt 1: Bygningsforbedring Regler for bygningsforbedring herunder, APV-arbejder, tekniske installationsanlæg og energimærkningsordning administreres af stab Kommunale Bygninger. Regelsæt 1 administreres efter følgende 2 hovedregler. 1. Indvendig bygningsforbedring og vedligehold af udenoms arealer foretages og administreres af fagudvalg / institutioner. 2. Udvendig bygningsforbedring, tekniske installationsanlæg, energimærkningsordning og nybyggeri foretages og administreres af Teknikudvalget. Undtaget er kommunale havneanlæg, samt ældreboliger, boliger for psykiatri, autisme o.l. med tilhørende kommunale servicearealer, der har eget vedligeholdelsesbudget gennem anden administrator. Fagudvalg/institutioners ansvarsområde: 1 A: Bygning: Indvendig bygningsforbedring, herunder udskiftning/vedligeholdelse af døre, lofter, gulve, vægge m.v. Indvendig reparation, maling af vinduer og vægge m.v. Udgifter til prioriterede fysiske APV-arbejder på op til 50.000 kr. Skader i forbindelse med hærværk eller indbrud anmeldes, af institutionen, til kommunens forsikringskontor, jfr. gældende forsikringsvejledning. 1 B: Tekniske installationer: Almindelig vedligeholdelse af tekniske anlæg, herunder daglig drift, udskiftning af sikringer, lyskilder, lamper, haner, sanitet og hårde hvidevarer m.v. Servicekontrakter for tekniske anlæg, herunder elevatorer, ABA-anlæg, ventilationsanlæg, o.l. styringsanlæg er institutionens ansvar og udgifter hertil afholdes af institutionen. Det er institutionens ansvar at tegne de nødvendige servicekontrakter således at optimal drift af tekniske anlæg sikres. 1 C: Inventar: Indkøb og vedligeholdelse af alt inventar, herunder, møbler, gardiner, inventar til faglokaler på skoler og andet løsøre. 1 D: Udvendige arealer: Befæstede arealer, støttemure, hegn, ude-inventar, grønne arealer, beplantning herunder græsplæner bede o.l. Vedligeholdelse af legepladser og legeredskaber skal ske i h. t. gældende regler. Ansvaret er placeret i den enkelte institution og for offentlige arealer er ansvaret placeret i Fagsekretariat Natur. Sikkerhedstilsyn på legepladser skal foranlediges udført af institutionens sikkerhedsorganisation. Tilsyn skal udføres af certificeret konsulent. 1
1 E: APV-arbejder (fysisk arbejdspladsvurdering) Den enkelte institution, har med baggrund i institutionens APV handleplaner ansvar for at nødvendige tiltag, for at forebygge mulige fysiske arbejdsskader og AT-påbud der kan udløses i forbindelse med Bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning, gennemføres. Det er således til enhver tid institutionens ansvar at Bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning efterleves. Udgifter til fysiske APV tiltag kan efter nærmere vurdering dækkes af den centrale Bygningsforbedringspulje. (se også 1A og 2 C.) Udgifter til forbedring af det psykiske arbejdsmiljø afholdes til enhver tid af institutionen. Teknikudvalget og stab Kommunale Bygninger: 2 A: Bygning: Udvendig bygningsforbedring omfatter alle kommunalt ejede ejendomme i Vordingborg kommune - undtaget er dog kommunale havneanlæg herunder bygningsanlæg og ældreboliger, boliger for psykiatri, autisme o.l. med tilhørende kommunale servicearealer udenfor ordningen, idet de har eget vedligeholdelsesbudget gennem anden administrator. Indsatsen administreres ud fra en løbende godkendt prioritering. Der udarbejdes 5-årige løbende digitale bygningsforbedrings- og APVplaner og disse planer opdateres løbende hvad angår økonomi og prioritering. Bygningssyn foretages løbende, dog mindst hvert tredje år og primært i forbindelse med APV - gennemførelse. APV prioriteringer sker på baggrund af institutionens/ virksomhedens handleplan Større akutte og uforudsigelige vedligeholdelsesudgifter vil efter nærmere vurdering kræve tillægsbevillinger i de respektive fagudvalg. (eks. svampeskader, skjulte rådskader, o.l.) 2 B: Energimærkning og Energibesparende foranstaltninger: Lovpligtig energimærkning af ejendomme foretages løbende og med tidsinterval i h.t. gældende love og bekendtgørelser. Handleplan 2008-2012 for Energibesparende foranstaltninger i kommunale bygninger i Vordingborg kommune er gældende. 2 C: APV arbejder under bygningsforbedringspuljen: Stab Kommunale Bygninger udfører, og dækker udgifter, over 50.000 kr., til fysiske APV - tiltag der er prioriteret som prioritet 2 eller 3 i forbindelse med kortlægning af institutionens APV og deraf følgende handleplan. Endvidere dækkes fysisk relaterede straks påbud fra AT, prioritet 1, over 50.000 kr. Prioritering af arbejder fastlægges efter en faglig og saglig vurdering. Det er således alene APV- tiltag, der umiddelbart vil kunne udløse AT-påbud eller umiddelbart vurderes til at kunne medføre arbejdsskader med baggrund i Bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning, der gennemføres. 2
Det er en forudsætning at institutionen har gennemført APV og den deraf følgende handleplan for at kunne få dækket udgifter til APV arbejder fra Bygningsforbedringspuljen. Forklarende tekst: 1. prioritet - straks påbud fra Arbejdstilsynet Her vil der typisk være overhængende fare for liv og lemmer. Skal efterkommes jf. lovgivningen, APV-puljen dækker udgifterne når der er tale om indretning af faste arbejdspladser. 2. prioritet - påbud fra Arbejdstilsynet Her vil der være fare for nedslidning over en kortere eller længere periode. Der er typisk tale om lovovertrædelser jf. bekendtgørelsen om faste arbejdspladser indretning. Skal efterkommes jf. lovgivningen, APV-puljen dækker udgifterne når der er tale om indretning af faste arbejdspladser. 3. prioritet - vejledninger fra Arbejdstilsynet Her kan der være gener hos medarbejderne, men der kan også være risiko for nedslidninger, - typisk er arbejdspladsen i gang med at arbejde med egnede løsninger på problematikken, eller man er i gang med at foretage en form for analysearbejde for, hvad årsagerne kan være til generne. Handleplan skal være udarbejdet inden arbejder kan udføres. Opgaver som følge af prioritet 2 og 3 skal ske i en samlet prioritering indenfor bygningsforbedringspuljen. 2 D: Økonomi: Udgifter til bygningsforbedringer m.m. og APV-arbejder jfr. dette regelsæt finansieres fra den centrale Bygningsforbedringspulje og søges frigivet en gang årligt, på baggrund af de foreliggende prioriteringer. Bygningsrenoveringspuljen er en anlægspulje og der forudsættes, af hensyn til kontraktuelle forhold og flow i udførelsesfasen over de enkelte regnskabsår, en 100 % overførselsordning af overskud mellem de enkelte regnskabsår. 2 E: Tilbud/udførelse: Administrationsgrundlag for kommunalt udbud af nybyggeri og bygningsvedligehold, vedtaget på Teknikudvalg d. 10.06.2008 og efterfølgende på Kommunalbestyrelsesmøde d. 26.06.2008, er fortsat gældende. Se: Bilag 1. Regelsæt 2: Nybyggeri m.v. Regler for nybyggeri, til- og ombygning administreres af stab Kommunale Bygninger. 1 A: Nybyggerier, til- og ombygninger: Staben varetager styring af nybyggeri-, til- og ombygninger, hvor der er en anlægsbevilling tilknyttet, herunder bygherrerådgivning, projektbeskrivelse og budgetstyring. (dog ikke brugerfinansierede områder som vej-, havne- og byggemodningsprojekter.) Fagudvalg, med tilhørende administration, har det overordnede ansvar for opgaven men bestiller Kommunale Bygninger til at varetage den praktiske og tekniske 3
gennemførelse af projektet. Behovsanalyser o.l. skal være udarbejdet og godkendt af fagudvalg inden Kommunale Bygninger kan overtage opgaven. Fagudvalg, med tilhørende administration, hvor byggeopgaven henhører under, er ansvarlig for udarbejdelse af de fornødne politiske indstillinger og efterfølgende godkendelser af projekt og budget samt nødvendige godkendelser i forhold til sikkerhedsorganisationer og medudvalg. Kommunale Bygninger varetager herefter, efter politisk accept, rådgivning og gennemførelse af anlægsarbejder for de respektive fagudvalg. Kommunale Bygninger bistår udvalget med teknisk-, økonomisk- og administrativ vejledning. 1 B: Projektorganisation: Til varetagelse af byggeriets gennemførelse nedsættes en projektstyregruppe, der ud over koordineringen blandt andet varetager følgende opgaver. 1. Lede og gennemføre byggeriet, herunder at nedsætte nødvendige arbejdsgrupper med en hensigtsmæssig repræsentation samt sørge for at inddrage så vel samarbejds- som sikkerhedsorganisation i et passende omfang. 2. Beslutte og gennemføre byggesagens tids- og aktivitetsplan i overensstemmelse med den overordnede plan. 3. Forestå udarbejdelsen af evt. byggeprogram. 4. Medvirke til en effektiv og fleksibel løsning af alle problemer i forbindelse med alle byggeriets faser. 5. Styring af anlægsbevilling og byggeregnskab. Projektstyregruppen sammensættes af repræsentanter fra det ansvarlige fag- sekretariat, en projektleder fra Kommunale Bygninger samt nødvendige repræsentanter fra institution, sikkerhedsorganisation og medudvalg. Kommunale Bygninger har det tekniske ansvar, herunder kontrahering med rådgivere og entreprenører, for gennemførelse af byggeopgaven. Det skal ved hver enkelt byggeopgave vurderes hvorvidt det er nødvendigt at oprette projektstyregruppe. 4
Bilag 1.: Administrationsgrundlag for kommunalt udbud af nybyggeri og bygningsvedligehold. Formålet med administrationsgrundlaget: Vordingborg Kommune vil med dette administrationsgrundlag sætte rammerne for et fortsat godt samarbejde med entreprenører og håndværkere i forbindelse med nybyggeri og bygningsvedligeholdelse af kommunale bygninger der administreres af stab Kommunale Bygninger. Tilbudsloven: I lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren, også kaldet tilbudsloven, står der i formålsformuleringen, at "udbyderen skal udnytte de muligheder, der findes for at skabe tilstrækkelig konkurrence". I loven, den tilhørende bekendtgørelse og vejledning hertil er forholdene omkring udbud, udbudsform, underhåndsbud, licitation, tildeling m.v. reguleret ret detaljeret. Administrationsgrundlaget gælder ikke for andre driftsopgaver, rådgivning, transportopgaver, varekøb m.v. Tærskelværdier: Administrationsgrundlaget vedrører arbejder som i værdi har en størrelse, som ligger under tærskelværdierne for EU-udbud. Konkurrencen skal sikres: Administrationsgrundlaget forholder sig derfor til, hvornår og under hvilke vilkår: regningsarbejde kan accepteres tilbud kan indhentes ved underhåndsbud tilbud kan indhentes ved licitation Indhold: Administrationsgrundlaget er delt op i følgende afsnit: Regningsarbejde Tilbud indhentet ved underhåndsbud Tilbud indhentet ved licitation God planlægning - billigere opgaveløsning Kommunens valg af entreprenører Sikkerhedsstillelse Administrationsgrundlaget er et supplement til lovgivning o.l. Regningsarbejde: Arbejde efter regning kan anvendes i følgende situationer: entrepriser under 100.000,- kr. excl. moms. akut opstået arbejde, som skal løses her og nu 5
arbejder som er svært beskrivelige og som de bydende derfor ikke reelt kan konkurrere på Inden der vælges entreprenør til regningsarbejde, kan udbyder benytte sig af at indbyde typisk to entreprenører til en gennemgang af arbejdet med det formål at undersøge løsningsforslag, prisoverslag, evt. fastsættelse af prisloft m.v. Denne type arbejde vil typisk blive varetaget af lokale håndværkere. Tilbud indhentet ved underhåndsbud: Efter tilbudslovens 13 kan der overordnet indhentes underhåndsbud med en anslået samlet værdi på maksimum 3,0 mio. kr. Denne udbudsform vil typisk blive anvendt på vedligeholdelsesopgaver af kommunale bygninger, mindre til- og ombygninger samt mindre anlægsopgaver. Hvis der lokalt kan skabes tilstrækkelig konkurrence blandt egnede entreprenører, indhentes underhåndsbud lokalt. Hvis udbyderen vurderer, at konkurrencen bedst sikres ved at "udbyde" opgaven til en bredere kreds, så gør udbyder det på den måde. Arbejder under 3,0 mio. kr. kan også vælges at bringes i licitation, hvis udbyderen skønner arbejdet egnet hertil. Tilbud indhentet ved licitation: Hvis der afholdes begrænset licitation (indbudt licitation), vil egnede lokale entreprenører blive bragt i konkurrence med entreprenører uden for kommunen. Projekter under EU s tærskelværdi, pt. 39 mio. kr. kan lejlighedsvis udbydes i offentlig licitation afhængighed af projektindhold. God planlægning - billigere opgaveløsning: Kommunen tilstræber, at udbudsmaterialer udsendes i "god tid" (ca. 3 uger) inden licitationen afholdes, og at licitationen afholdes i "god tid" inden byggestart. Udbudsperioden kan dog afhænge af licitationsform. Hvor mange uger "god tid" er, afhænger dog i sidste ende af opgavens art og omfang, men formålet er, at entreprenørerne kan foretage en fornuftig og hensigtsmæssig planlægning og dermed billiggørelse af arbejderne. Kommunens valg af entreprenører: Kommunen vil i princippet give alle entreprenører og håndværkere mulighed for at give underhåndsbud og deltage i licitationer m.v. Kommunen forbeholder sig dog retten til frit at vælge, hvem der skal indbydes til at deltage i underhåndsbud, licitationer m.v. blandt interesserede håndværkere/entreprenører. Det er således op til den enkelte håndværker og entreprenør at yde kvalitet, service og arbejde til aftalt tid, for fortsat at blive indbudt. I øvrigt skal det præciseres, at: eventuelle gamle håndværkerlister for den enkelte bygning (institution, skole m.v.) ikke længere er gældende institutioner, skoler m.v. har eget budget til indvendig vedligeholdelse institutioner, skoler m.v. selv forestår kontakt med og bestilling af håndværkere (ved indvendig vedligehold). Kommunale Bygninger anmodes dog i nogle tilfælde om at løse denne opgave. 6
Kommunale Bygninger forestår udvendig vedligeholdelse, vedligehold af tekniske installationer af kommunale ejendomme og gennemførelse af kommunale nybyggerier, tilbygninger o.l. Forudsætninger for tilbud: Ved afgivelse af tilbud til Vordingborg Kommune, skal tilbudsgiveren være opmærksom på følgende forhold: AB 92, 6: For arbejder og leverancer, hvor entreprisesummen ekskl. moms er lig med eller større end kr. 200.000 skal der stilles garanti på 15 % af den totale entreprisesum. Garantien nedskrives efter reglerne i AB 92 6, stk. 2 og 4 og ophører 5 år efter afleveringstidspunktet jf. reglerne i stk. 5. LBK nr. 336 af 13. maj 1997 Lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love (Effektivisering af inddrivelsen af restancer til det offentlige): Enhver tilbudsgiver skal samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. En tilbudsgiver der ikke har afgivet den i stk. 1 nævnte gældserklæring, eller har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr., må som udgangspunkt ikke udføre arbejde for kommunen. Nøgletal og karakterbog: Ved almene byggerier (støttet boligbyggeri såsom familie-, ungdoms- og ældreboliger) stilles der krav om evaluering af byggeprojektet. Det vil sige at entreprenøren forpligtiger sig til at medvirke til denne evalueringsproces. Denne forpligtigelse trådte i kraft 01 marts 2007. Endvidere stilles der, ved sådanne byggerier, pr. 01 september 2008, krav om nøgletal og karakterbog fra tilbudsgiver. (mere herom i statens pjece Staten stiller krav om nøgletal i alment byggeri.) Administrationsgrundlaget er et supplement til lovgivning o.l. : Det beskrevne i dette administrationsgrundlag er et supplement til lovgivning, bekendtgørelser, vejledninger m.v. Hvis der ved udgivelse af vejledninger eller lignende opstår modsætningsforhold, vil grundlaget blive ændret. Sag 12/13411 - Dokument 140559/12 Peter Tommerup 9. august 2012 Regelsæt 1 og 2 samt bilag 1: Administrationsgrundlag er godkendt på møde, i Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling, d. 22 august 2012. 7