1 of 8 Udkast til eventstrategi for Syddjurs Kommune 11-12-2014
2 of 8 Forord Syddjurs Kommune er en kommune, der får mange henvendelser angående større og mindre events, fordi kommunen indeholder mange kulturhistoriske seværdigheder, naturområder med særlig karakter, og fordi kommunen geografisk ligger centralt i landet set i forhold til landets to metropoler. For at optimere processen og de mulige spin-off-effekter, der er i at være værtskommune til diverse events, er det derfor relevant at få formuleret en eventstrategi, der kan bidrage til kommunens udvikling. Det blev med baggrund i en byrådsbeslutning i 2011 og budgetaftale for 2012 besluttet at: Der arbejdes målrettet og strategisk med kulturudviklingen i kommunen. I forlængelse af byrådets beslutning af juni 2011 udnyttes synergien i sammenhæng med projektet Aarhus som europæisk kulturhovedstad 2017. Målet er, at styrke kommunens image, forbedre mulighederne for meromsætning gennem tiltrækning af investeringer i kultur, kulturelle synergier og kulturoplevelser til kommunens borgere. For at få fuldt udbytte af indsatsen skal kulturudviklingen ses som et samarbejde mellem flere partnere f.eks. omkring den regionale turismestrategi. Byrådet er opmærksomt på, at disse indsatser kan forudsætte en vis medfinansiering. I forlængelse af denne byrådsbeslutning arbejdes der således strategisk med events i Syddjurs Kommune. Med en eventstrategi muliggøres en mere struktureret proces i arbejdet med events i Syddjurs Kommune og dermed også muligheden for at synliggøre de styrkeområder kommunen indeholder, hvilket understøtter den generelle branding af Syddjurs Kommune som kulturkommune. Formål Nedenstående eventstrategi har til formål at understøtte kommunens strategi for branding og markedsføring af bosætning, kommunens erhvervspolitik, samt kulturpolitik og civilsamfundsstrategi ved at styrke bevidstheden om Syddjurs Kommune. Formålet med at formulere en eventstrategi er at klarlægge processen og at optimere de muligheder events bringer med sig både for lokale aktører indenfor erhverv, turisme, kulturinstitutioner og for kunstnere, foreninger og andre aktive borgere at gøre sig bevidst om, hvordan vi bedst muligt håndterer events, for derved at øge mulighederne for, at Syddjurs Kommune som helhed får de positive sideeffekter ud af en event som ofte ligger latent, men som skal hjælpes på vej for at komme til udfoldelse at øge mulighederne for at realisere det oplevelsesøkonomiske potentiale en event har og dermed styrke brandingen af Syddjurs Kommune. Visioner Vision for kommunens kommende planstrategi blev behandlet og godkendt på byrådsmødet den 26. november 2014. Ordlyden er: Syddjurs Kommune vi gør det sammen. På mødet blev der også godkendt 4 indsatsområder, som alle knytter an til eventstrategien: bosætning, erhvervsudvikling og beskæftigelse, natur, kultur og landskab og innovation. en
3 of 8 tager udgangspunkt i, at de events man satser på skal være med til at synliggøre kommunen og skabe aktivitet og nye samarbejder. Visionen med en eventstrategi er, at stræbe efter at Syddjurs Kommune bliver en attraktiv kommune at afholde events i fordi, samarbejder, facilitering, koordinering og erfaringer er nemt tilgængelige. Visionen for eventstrategien er at være bevidst om, at de events, der afholdes i kommunen, har fin sammenhæng med de værdier, vi gerne vil brande os på som kommune; nemlig naturen, det gode liv, det kreative og det kulturhistoriske. Visionen er at stå på skuldrene af det, vi allerede har og altså gøre brug af vore stedbårne kvaliteter at arbejde strategisk med partnerskaber, der kan involvere Syddjurs Kommune i større events og de helt store satsninger som vi ikke kan bære alene, men hvor vi kan indgå som en synlig og vigtig partner f.eks. i et tværkommunalt samarbejde eller i et samarbejde med større nationale eller internationale arrangører. Vi sigter således både nationalt og internationalt, når det gælder potentielle events. Derfor indgår Syddjurs Kommunes Kulturafdeling i netværket Eventudvikling og tværkommunalt samarbejde i Region Midt sammen med de fem store midtjyske byer, hvor der arbejdes strategisk med eventudvikling i regionen. Mission Syddjurs Kommune har som mål at: tiltrække events som EM, DM og VM indenfor sportsgrene, der relaterer til den natur, vi har såsom cykling, MTB, sejlsport, ridning, løb og lignende aktiviteter at være værter for unikke begivenheder og events som kommunens kultur og natur understøtter at opbygge kompetencer, viden og erfaringer, der kan være med til at øge værdiskabelsen, innovationen og udviklingen i Syddjurs Kommune at styrke samarbejdet mellem kommune, erhvervsliv, foreninger, borgere, de frivillige og kulturlivet generelt. For at opnå dette, er det nødvendigt at arbejde strategisk og bevidst med events for at skabe de bedst mulige betingelser for en positiv udvikling og værditilførsel. Eventtyper Event er et bredt begreb og bruges ofte i flæng om stort og småt. I den danske ordbog forklares event således: stort anlagt kulturelt arrangement, ofte bevidst iscenesat for at tiltrække stor opmærksomhed fx en koncert eller en modeopvisning. Denne definition viser netop bredden i, hvad der tales om, fordi kulturelt arrangement kan dække over alt fra sportsbegivenheder, til udstillinger, forestillinger, opvisninger, osv. og stort anlagt og stor opmærksomhed er relative begreber og ikke defineret mere specifikt. Man kan derfor også blot betegne en event som en begivenhed indenfor sport, kultur og erhverv. Vi definerer i denne sammenhæng en event som en begivenhed med en vis volumen rent deltagermæssigt, men hvor indholdet også kan have en så særlig karakter, at det kan betegnes
4 of 8 som en event uanset antal deltagere. Definitionen og karakteristikken af en event kan være et redskab til at udvælge, hvilke events vi vælger at støtte. Herunder er kategoriseret de karakteristika, som kan være med til at definere den type event, man har med at gøre og samtidig definere, hvad den ikke er. Kategoriseringen af eventen kan bruges som et redskab i arbejdet med at realisere eventens oplevelsesøkonomiske potentiale og planlægge effektiv og relevant markedsføring og formidling generelt. Enkeltstående Tilbagevendende Events International interesse National interesse (almen, segment eller traditionel) Regional interesse Lokal interesse (som udgangspunkt, men trække linjer eksternt) Tilskuer (passiv og traditionel) Deltager (aktiv del af eventen) Selvom dette er et forsøg på at opdele og kategorisere events, så vil det altid være et øjebliksbillede. F.eks. kan en hidtil enkeltstående event udvikle sig til at blive en tilbagevendende og en event, der begynder med lokal interesse udvikle sig til også at få regional interesse. Ligeså kan den traditionelle tilskuer også være en aktiv deltager f.eks. til en festival, hvor man måske både bare er passiv tilskuer og tilhører til en koncert, men måske også er frivillig i en bod eller selv skal være en del af et show. Grænserne er altså flydende og kategorierne mere tænkt som et redskab til at få overblik over en event og indsnævre tilgangen til den end som en endelig kategorisering. Succeskriterier I dag er begrebet oplevelsesøkonomi og dermed events blevet så anerkendt, at det også indgår som en del af overvejelser omkring samfundsøkonomien, og derfor er det også at betragte som en del af en kommunes økonomi og budget. Samtidig skal kommunens indsats stå mål med den værdi eventen har for kommunen. En event har ofte en værditilførsel i form af kompetenceudvikling, organisatorisk knowhow, lokalt ejerskab, nye samarbejder og branding alle begreber, der vanskeliggør en konkret, målbar vurdering, men som dog potentielt har positive effekter og kan være profil- og profitskabende for et område eller en kommune. For at opnå de positive effekter, er processen omkring det at tage imod og være medskabende af events, altafgørende. Udover at ville events og tage imod events, så kræver værtsskabet, at man fra begyndelsen er bevidst om det omfang en event kræver for at øge muligheden for den succes og positive værditilførsel, eventen potentielt kan medføre. Vi tager imod - håndtering af events For at komme henvendelser angående en mulig event bedst mulig i møde, er det en forudsætning, at der er klarhed over, hvordan sådan en henvendelse skal håndteres. Det
5 of 8 handler både om god service og fleksibilitet, men også om at man udadtil sender et signal om, at man bliver taget godt imod og får en oplevelse af, at der bliver handlet på henvendelsen umiddelbart. Dette har betydning for fremtidige henvendelser og for at sikre, at Syddjurs Kommune bliver en kommune, hvor tingene kan ske, og hvor der er god hjælp at hente, hvis den rette idé bliver præsenteret. En henvendelse angående en mulig event er først og fremmest en mulig booster og en midlertidig investering i kommunen. Opgaven er derfor at sikre, at investeringen medfører værditilførsel, uanset om det er i overnatninger, nye samarbejder, øget salg af lokal øl eller synliggørelse af relevante foreningers aktiviteter. Der er mange muligheder, og derfor skal den umiddelbare tilgang også være åbenhed og blik for de mange muligheder, hvilket eventstrategien skal være med til at sikre. Kommunikation og formidling Internt Hvordan sikrer vi, at vi arbejder hen mod vores vision om at ville være en attraktiv kommune at afholde events i? Der er to vigtige ben i denne bevægelse: intern og ekstern formidling. Intern forstået som, at det internt i forvaltningerne skal være klart, at events prioriteres i arbejdsopgaverne. Dernæst er det vigtigt, at flere afdelinger er involveret i denne beslutning således, at der samarbejdes på tværs af afdelinger for at få hjulpet en event igennem, uanset om det handler om at få kontakt til mulige sponsorer, tilladelser til markedsføring, trafikale forhold, tilladelser til brug af en udendørs plads, kontakter til kunstnere, foreninger eller frivillige osv. En intern arbejdsgruppe, der støtter op om en eventuel eventkoordinator ville også sikre at den viden, der opbygges, forbliver internt til videre brug og udvikling i arbejdet med events i Syddjurs Kommune. Eksternt Den eksterne formidling er det andet vigtige ben i bevægelsen frem mod visionen. Det skal systematiseres, hvem, der har kontakten til hvem og sikrer en løbende formidling af, hvor kommunen er i processen og hvilke udfordringer, der opstår. Derudover er den eksterne formidling også af stor betydning for kommunen. Det kan være af stor værdi at gøre opmærksom på, at kommunen har sin del i, at en event blev vellykket, og hvad det har betydet for det lokale foreningsliv, erhvervsliv eller andre / andet. Budskabet om at være en serviceminded kommune, når det gælder events, er vigtig at få formidlet ud ad til, hvis man ønsker at give flere ideen om at afholde en event i Syddjurs Kommune. Model en event i Syddjurs Kommune Herunder en oversigt over nogle af de vigtigste aspekter, der kommer i spil, når en event finder sted og mulige samarbejder, synergier og positive spin-off-effekter muliggøres.
6 of 8 Erhverv Foreninger Turisme Natur og friluftsliv Kultur og fritid Bosætning Fonde/ sponsorater Hvis man undersøger de erfaringer, der er gjort i Syddjurs Kommune efter de events, der er blevet afholdt, er der forskel på aspekternes rolle i eventen. F.eks. er der forskel på hvilke aspekter, der har fyldt meget i en event og hvilke aspekter, der efterfølgende kan konstatere en værditilførsel og endelig hvilke aspekter, der ikke blev taget højde for og som måske var dem, der kunne have været med til at øge værditilførslen og eventens succes. Det er derfor vigtigt, at have et konkret redskab en tjekliste at gå ud fra, når man begynder arbejdet med en event. Redskabet skal sikre, at man får tænkt så mange som mulige aspekter ind og får overvejet relevans, udfordringer og gevinster. Herunder et konkret eksempel på en event i Syddjurs Kommune med forskellige aspekter den har medført og kunne medføre. Verdensballet et eksempel Turisme / Destinationen Erhverv/ Handelsstandsforeninger Kulturforeninger Overnatning og bespisning Handelsliv, lokalproduceret madvarer Udstillinger, temaer pakkeløsninger, attraktioner særlige tilbud, madkurve til eventen, goodiebag e.l. kunstner udformer postkort eller billetter til eventen
7 of 8 Ovenstående er et eksempel på, hvad det kan føre med sig, at forskellige aktører i området bliver inddraget i, at en event er på vej til byen. Dette er blot et eksempel, og der er plads til flere aspekter og mange flere ideer. Dette illustrerer dog, at en event kan bringe mange flere aktører i spil også udover de direkte involverede. Når kommunen ikke selv har ressourcer til at afholde en større event som denne, men blot fungerer som tilskudsgiver, er det alligevel en kommunal opgave at få mest muligt ud af denne event ved f.eks. at formidle de gode kontakter til alt fra toiletvogne, beredskab og forplejning til foreninger og kunstnere, der kunne få de gode ideer på baggrund af eventen enten sideløbende eller i direkte kontakt med arrangørerne. Ved at bruge hinanden lokalt, styrker man også det lokale samfund. Som bilag til denne strategi er vedhæftet en overordnet model og derefter underordnede modeller til denne, der kan bruges som et udgangspunkt og et redskab i det begyndende arbejde med en event. Økonomi Når flere afdelinger arbejder sammen om det samme projekt og servicerer en arrangør i forbindelse med afholdelse af en event, er det særlig nødvendigt med en afklaring af økonomi. Kommunen skal som en samlet samarbejdspartner kunne melde ud, hvilke økonomiske tilskud man kan yde en event, og om der er tale om underskudgaranti, direkte tilskud, medsponsorskab ved f.eks. at sørge for relevante faciliteter eller en økonomisk aftale, der er bundet op på synliggørelse i markedsføring. Kulturpuljen yder støtte til nyskabende, inspirerende og kulturelt forankrende aktiviteter til fremme, synliggørelse og udvikling af kulturlivet i Syddjurs Kommune. Alle borgere, foreninger, organisationer og kommunale institutioner, samt personer med adresse i Syddjurs Kommune eller med et klart, dokumenteret tilhørsforhold til kommunen kan søge puljen. Udvalg for Plan, udvikling og kultur har den overordnede kompetence til at bevilge tilskud. Udvalget har særligt fokus på o projekter og tiltag der fremmer kulturtilbuddet til børn og unge o tiltag der er med til at sikre et varieret udbud af kulturtilbud decentralt i kommunen o aktiviteter, der er med til at fremme samarbejdet mellem foreninger, institutioner, erhvervsliv og/eller andre kulturaktive o kulturevents, som kan profilere Syddjurs på kultur, natur og miljøområdet Ansøgninger over kr. 50.000 - behandles løbende på udvalgsmøder og ansøgninger under kr. 50.000 - af hensyn til mere spontane gode idéer afgøres af Kulturafdelingen. Da eventstrategien understøtter kommunens bosætningstrategi skal dette helt konkret komme til udtryk i, at der indgås aftaler med arrangører om at ved et tilsagn om tilskud forventes, at Syddjurs Kommune synliggøres ikke blot med logo men med et udsagn, der hænger sammen med eventen og får målgruppen til at huske, hvilken kommune eventen foregår i. Det kunne f.eks. være: Kapsejladser: Syddjurs Kommune her er der vind i sejlene! www.syddjurs.dk Cykelløb: Syddjurs Kommune her er der gang i hjulene! www.syddjurs.dk Festivaller: Syddjurs Kommune køer på markerne - ikke på vejene www.syddjurs.dk Løb: Syddjurs Kommune tid i det fri www.syddjurs.dk Andet: Syddjurs Kommune tid til livet www.syddjurs.dk Nærvær og fritid her får I det godt
8 of 8 Altså enkelte udtryk, der tager udgangspunkt i eventens indhold og aktivitet, og som samtidig giver målgruppen positive associationer med kommunen. Dette skal foregå med en intern faglig vurdering af samspil i den enkelte event. Evaluering Som nævnt tidligere, kan det være vanskeligt at udføre konkrete målinger af effekten af en eventstrategi, men en evaluering med konklusion på brugen af strategien i forbindelse med forskellige events vil kunne tegne et billede af den betydning, det har haft at udarbejde strategien. En evaluering efter tre år ville kunne give en indsigt i, hvilken betydning det har haft i forskellige events og for Syddjurs Kommune, at man i denne periode har arbejdet målrettet og strategisk med events. Bilag 1: Event- og aktivitetsoversigt Syddjurs Kommune. (Oversigten giver et godt overblik over aktivitetsniveauet. Indholdet i listen giver anledning til overvejelse af strategiske koblinger mellem forskellige events, der arbejder med de samme temaer med målet om at skabe festivaller med disse temaer som omdrejningspunkt f.eks. Maritim festival, Outdoor festival o.l.) Bilag 2: Eventhjul, udkast til arbejdsredskab for et taskforce, samt et underhjul, der udfolder nogle eksempler på områder man skal arbejde strategisk med i understøttelsen af en event.