Notat Grontmij A/S Granskoven 8 2600 Glostrup Danmark T +45 4348 6060 F www.grontmij-carlbro.dk CVR-nr. 48233511 Ishøj Kommune. Udbud af udvalgte områder. Projektbeskrivelse og honoraroverslag REV. 1 7. oktober 2011 Projekt: Ishøj Kommune, udbud af udvalgte områder Til Fra : Ishøj Kommune, Merete Rasmussen : Grontmij A/S, Ulrike Klasterer Kopi til : - 1 INDLEDNING Dette notat omfatter en projektbeskrivelse for udbud af udvalgte områder i Ishøj Kommune. Områderne omfatter 10-15 driftsaktiviteter, fortrinsvis på parkområdet. Det er hensigten at kommunen udarbejder kontrolbud på opgaven. Det er endvidere forudsat, at kommunale medarbejdere, der i overvejende grad har været beskæftiget med de udbudte opgaver vil blive tilbudt at overgå til den vindende entreprenør i h.t. Virksomhedsoverdragelsesloven. Projektbeskrivelsen er faseopdelt i 4 faser (se afsnit 2 5). Registrering, udarbejdelse af udbudsmateriale og gennemførelse af udbudsproces, samt procedure for kontrolbud, forventes at kunne gennemføres inden for en periode på 5-6 måneder i h.t. gældende tidsfrister for udbud, og GMDK s erfaringer fra tidligere udførte tilsvarende udbud. Vi anser det for nødvendigt, at hele forløbet foregår i et godt og tæt samarbejde med kommunen, hvor der sker løbende sparring og kan tages hurtige beslutninger, hvis kursen skal ændres. Herved sikres, at forløbet gennemføres som en styret proces, med tid og rum til at korrigere og optimere forløbet. Til projektbeskrivelsen hører honoraroverslag for de enkelte faser. Afsnit 6 viser en samlet oversigt over honoraroverslag for fase 1-4. Afsnit 7 indeholder et estimat for assistance for tilbudsorganisationen til at afgive og beregne kontrolbud. D +45 4348 6311 E erling.kristiansen@grontmij-carlbro.dk Udbud%20Projektbeskrivelse%20og%20honoraroverslag%20-%202011[1]
Side 2 I det følgende benyttes betegnelserne IK for Ishøj Kommune, og GMDK for Grontmij. 2 FASE 1. REGISTRERING OG OPMÅLING Det er oplyst, at opgaven omfatter udbud af et udvalgt geografisk område, som omfatter ca. 21 ha. Udbuddet omfatter 10-15 grønne driftsaktiviteter, såsom pleje af græsflader, naturgræs, prydbuske, bunddækkende buske, fritvoksende træer, skov, mm. samt vedligeholdelse af forskellige belægningstyper. Oplistningen er ikke udtømmende og skal endelig udarbejdes i samarbejde med IK. Gennemgang og kommentering af IK s grundlagsmateriale. Vurdering af kort- og datamateriale. Evt. supplering af registreringsmaterialet. Samling af mængder til brug for tilbudslister. IK leverer input til udbudsmaterialet, i form af: Oversigt over elementtyper, som skal indgå i udbuddet. Mængder for de udbudte elementer. Eksisterende plejebeskrivelser som grundlag for udarbejdelsen af udbudsmateriale. Digitale oversigtskort for de udbudte områder. Overslag over rådgivningshonorar, Kr. 15.000,- ekskl. moms. 3 FASE 2. UDBUDSMATERIALE Denne fase omfatter udarbejdelse af komplet udbudsmateriale. Udbudsmaterialet udarbejdes med udgangspunkt i paradigmemateriale fra SAMKOM s ydelsesbeskrivelser for vejdrift, samt kvalitetsbeskrivelser for pleje af grønne områder fra Forskningscentret for Skov & Landskab, der tilrettes efter det aktuelle udbud, IK s egne plejebeskrivelser og vores erfaringer fra tidligere gennemførte udbud. Planlægning af forløbet, herunder projektmøde med IK. Udbudsbrev.
Side 3 Særlige Betingelser, SB, inklusiv bestemmelser om udbud og tilbud, BUT Særlige Arbejdsbeskrivelser, SAB. Tilbuds- og afregningsgrundlag, TAG. Tilbudslister, TBL. Digitale kort, i det omfang, der skal ske enkelte suppleringer i forhold til IK s kort. Vilkår og dokumenter vedr. virksomhedsoverdragelse af medarbejdere. Evt. andre bilag. Kopiering og samling af materiale i udbudsmapper, til udsendelse til tilbudsgiverne. IK udfører følgende: Deltagelse i projektmøde med rådgiver. Etablering af adskilt udbuds- og tilbudsorganisation, hvor udbudsorganisationen varetager udbudsmateriale og udbudsproces, mens tilbudsorganisationen varetager udarbejdelse af kontrolbud. Kommentering af rådgivers udbudsdokumenter. Levering af alle nødvendige baggrundsdokumenter og oplysninger til brug for rådgivers udarbejdelse af udbudsmateriale, herunder oplysninger om særlige forhold. Levering af oplysninger om medarbejdere, der skal sikres virksomhedsoverdragelse. Forberedelse af virksomhedsoverdragelse af medarbejdere, evt. med assistance ved egen eller fremmed jurist. Overslag over rådgivningshonorar: Kr. 50.000,- ekskl. moms. 4 FASE 3. UDBUDSPROCES Denne fase omfatter planlægning og gennemførelse af udbudsprocessen, samt en beskrivelse af de nødvendige forhold i forbindelse med udarbejdelse af EU-udbuddet. Det forudsættes, at der udbydes ved begrænset udbud (prækvalifikation) i h.t. EU s udbudsdirektiv. Det foreslås, at der udbydes i ét samlet udbud. Forslag til tidsplan. Udarbejdelse og afsendelse af udbudsbekendtgørelse. Vurdering af prækvalifikationsansøgninger og notat. Forslag til kvalifikationskrav. Forslag til tildelingskriterium. Udsendelse af udbudsmateriale. Besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet samt udarbejdelse og udsendelse af rettelsesblade. Evt. deltagelse i licitation.
Side 4 Vurdering af indkomne tilbud og udarbejdelse af vurderingsnotat. Udarbejdelse af kontraktudkast. IK udfører følgende: Kommentering af rådgivers tidsplan. Kommentering af rådgivers forslag til kvalifikationskrav og tildelingskriterium. Kommentering af rådgivers besvarelse af spørgsmål fra tilbudsgivere. Afholdelse af licitation. Kommentering af rådgivers kontraktudkast. Kontrahering med entreprenør(er). Overslag over rådgivningshonorar, ekskl. deltagelse i licitation: Kr. 50.000,- ekskl. moms. Hertil kommer evt. deltagelse i licitation: Kr. 10.000,-. Udlæg Omkostninger til trykning af udbudsmateriale, annoncering og kørsel skønnes at udgøre maks. kr. 10.000,- ekskl. moms. 5 FASE 4. PROCEDURE FOR KONTROLBUD Denne fase omfatter en beskrivelse af den organisation, der skal være til stede i administrationen for at kunne sikre kommandovejene, herunder opbygning af kontrolenhed. Beskrivelsen omfatter etablering af to adskilte organisationsdele, nemlig en udbudsorganisation og en intern tilbudsorganisation til udarbejdelse af kontrolbud. Udbudsorganisationen skal varetage udarbejdelse af udbudsmateriale og gennemførelse af udbudsprocessen. Udbudsorganisationen skal endvidere afklare vilkårene for sammenligning af eksterne tilbud med kontrolbuddet, herunder vurdere følgeomkostningerne ved udbuddet iht. gældende lovgivning på dette område. Tilbudsorganisationen skal uafhængigt af udbudsorganisationen klargøre regnskabs- og administrationsystemerne således, at det er muligt at beregne enhedspriser i kontrolbuddet i h.t. gældende lovgivning på dette område. Tilbudsorganisationen må i givet fald søge ekstern assistance for at kunne afgive tilbud på markedsvilkår. GMDK s ydelser omfatter: Afdækning af gældende lovgrundlag for afgivelse af kontrolbud. Udarbejdelse af forudsætninger for at afgive kontrolbud. Skabe grundlag for afgivelse af kontrolbud.
Side 5 Hjælp til beregning af timepriser og prisberegninger af konkrete ydelser. Igangsætning af tidsstudier til beregning af timepriser. Hjælp til at identificere direkte og indirekte omkostninger til beregning af kontrolbud. Kommentering af IK s forslag til udbudsorganisation. Kommentering af IK s forslag til tilbudsorganisation. Kommentering af IK s forslag til organisationsplan. IK s ydelser omfatter: Kommentering af GMDK s oplæg om kontrolbud Forslag til udbudsorganisation Forslag til tilbudsorganisation Forslag til organisationsplan Anslået rådgiverhonorar: Kr. 50.000,- ekskl. moms. Evt. underrådgiverhonorar i tilbudsorganisationen er ikke inkluderet, men skal i givet fald opgøres separat. 6 SAMLET HONORAROVERSIGT FOR FASE 1-4 Anslået beløb i kr. ekskl. moms FASER BELØB 1 15.000 2 50.000 3 *50.000 4 50.000 I alt : 165.000 * Tillæg for evt. deltagelse i licitation: 10.000 kr. 7 AFGIVELSE AF KONTROLBUD Når tilbudsorganisationen på baggrund af de under fase 4 beskrevne tiltag skal afgive kontrolbud, er det vigtigt af prissætningen følger nøje de gældende regler på området. Estimerede omkostninger til hjælp for tilbudsorganisationen til kalkulation af kontrolbud: Indhentning af rådgiverassistance Udarbejdelse af kontrolbud Anslået omkostning for rådgiverassistancen: ca. 100.000 kr. ekskl. moms. Det skal bemærkes, at den gældende lovgivning på området fastlægger at den rådgiver, som yder assistance til udbudsdelen (fase 1-4) ikke kan være identisk med den rådgiver, som yder assistance for tilbudsorganisationen til beregning af kontrolbud.