Beredskabsstyrelsen Statistik og Analyse j.nr. 2008/007144 Datavej 16 Dato 23. juni 2008 3460 Birkerød Sagsbeh.: jb@brs.dk REFERAT Emne Møde i ODIN-brugergruppe Tid og sted Torsdag den 8. maj 2008, kl. 10.00-14.30, Datavej 16, 3460 Birkerød Møde nr. 5 Referent Deltagere Afbud JB Kenneth Achner (Beredskabsforvaltningen, Tønder), KA Louis Hjelmsø (Tårnby Brandvæsen), LH Jens Larsen (Dragsholm Brandvæsen), JL Bo Poulsen (Beredskabsstyrelsen), BP Sefik Muhic (Beredskabsstyrelsen), SEF Tim Simonsen (Falck Redningskorps), TS Karsten Kallesen (Logica) Stig K. Jensen (Beredskabsstyrelsen), STJ Martin Reland (Beredskabsstyrelsen), MRE (delvis) Steen H. Nonnemann (Beredskabsstyrelsen), SHN Berit Lumbye Siemer (Beredskabsstyrelsen), BLS Jacob Behrens (Beredskabsstyrelsen), JB Brian Wesselhoff (Beredskabsstyrelsen), BMW Martin A. Sørensen (Beredskabsstyrelsen), MAS Leif Brinch Jørgensen (Beredskabsstyrelsen), LBJ Anders Enggaard (Brand og Redning, Skanderborg), AE Kopi til Næste møde Mødedeltagerne inkl. afbud Torsdag den 9. oktober 2008, kl. 10 14.30, Datavej 16, 3460 Birkerød Vedlagt Dagsorden 1. Velkomst, og orientering 2. Godkendelse af referat fra sidste møde v. JB 3. Igangværende projekter herunder Konvertering og Brugervenlighedsprojektet 4. Statistik herunder periodiske statistikker og statistikbanken
5. Sidste nyt om næste release og ODIN GIS 2.1 6. Brandsyn ny brandsynsbekendtgørelse 7. Falck/EVA2000 8. Indkomne punkter fra gruppens medlemmer 9. Sammensætning og udpegning af medlemmer til referencegruppe vedr. ODIN-brugervenlighedsprojekt. 10. Næste møde 11. Evt. 1. Velkomst JB bød velkommen til mødet, og præsenterede 3 nye deltagere som var Berit Lymbye Siemer (ny medarbejder i Statistik og Analyse statistikgruppen), Karsten Kallesen, projektleder i Logica samt Brian Wesselhoff (ny medarbejder i Operativt Beredskab), som træder i stedet for Christian Snorre Andersen. JB orienterede om at Søren Dahl Pedersen var fratrådt som medarbejder i Statistik og Analyse, stillingen forventes besat af ny medarbejder. Bemandingen i ODIN-gruppen er således p.t. 2 medarbejdere. MRE orienterede om, stamdataprojektet der i et samarbejde mellem Statistik og Analyse (STA) og brandgruppen i Civil Sektors Beredskab (CSB), har til formål at foretage en revision af stamdata i ODIN. Under MRE`s gennemgang udspandt sig en diskussion vedr. registrering af røgdykkere: LH: det ville være rart at kunne registrere antal forbrugte liter på røgdykkere herunder evt. antal flasker. LH mente, at røgdykkertider burde være et obligatorisk felt, der skulle udfyldes. Hertil bemærkede MRE, at der kunne være både sundhedsforebyggelse og samfundsmæssige fordele ved at registrere disse oplysninger. LH bemærkede, at stjerne markerede felter (obligatoriske felter) fejlede under indtastning af kladde. STJ anmodede om, at der blev indsendt en fejlbeskrivelse til ODINhotline. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde v. JB JB bemærkede vedr. referatets punkt 10 eventuelt: LogicaCMG er ikke det rigtige nye navn på leverandør, det rigtige er Logica. Herudover var der ingen der havde bemærkninger til referatet.
3. Igangværende projekter herunder Konvertering og Brugervenlighedsprojektet ESKAB Elektronisk system til Kvalitetsmåling af Assistanceydelser fra Beredskabsstyrelsen JB orienterede kort om ESKAB-projekt, der er initieret af Operativt beredskab, der har projektet som resultatkrav i 2008. Målet er at udvikle og implementere et elektronisk system til kvalitetsmåling af Beredskabscentrenes assistanceydelser, således at processen i forbindelse med tilfredshedsundersøgelsen gøres mere brugervenlig og tidssvarende, og at denne ikke opleves som en byrde for de involverede parter. Temamøder (ODIN) JB orienterede om projektet, der er et resultatkrav for 2008 og har til formål at opnå styrkelse i brugen af ODIN og udbredelse af information om ODIN gennem afholdelse af minimum 3 temamøder på regionalt niveau i løbet af efteråret 2008. Ny hardwareplatform til ODIN JB orienterede kort om at alle ODIN miljøer (drift, skole og test ODIN) holder flyttedag til nye servere i VM-ware miljø, denne flytning vil foregå i uge 19 og 20, herefter udfases de gamle servere. JL spurgte til hastigheden på ODIN, som opleves langsom. TS bemærkede at det var langsomt lige efter nytår. JB svarede at hastighedsproblemer ikke er det ODIN-hotline hører mest til. Hastighedsproblemer kan ligge som flaskehals flere steder i netværk herunder internettet. Problemet kan være kommunens bredbånd til internet er belastet af flere brugeres internettrafik. Denne forklaring passer fint med, at andre i brugergruppen ikke oplevede hastighedsproblemer. Såfremt hotlinen får identifikationer på generelle hastighedsproblemer, må det dog overvejes at få foretaget en belastningstest af ODIN. Konvertering (Datawarehouse) STJ orienterede om det igangværende projekt, hvis formål er at konvertere data fra gammel ODIN (før 1. januar 2007 kommunal struktur reform) til et datawarehouse, hvor i data fra ny ODIN (data fra efter 1. januar 2007) også placeres. Indtastede data i ODIN skal herefter kunne ses fra samme login og statistik vil kunne hentes på tværs af de to perioder fra samme sted. Endvidere giver etableringen en lang række andre driftmæssige fordele samt fremtidige muligheder for videreudvikling bl.a. m.h.t. integration til MS-Office produkter. Deltagelse i eksterne aktiviteter JB orienterede om at personer fra ODIN-gruppen siden sidste møde har deltaget i FKBkredsmøder i hhv. Kolding og Skanderborg, samt besøgt Greve, Køge, Allerød, og Kolding kommunale beredskaber.
Statistik herunder periodiske statistikker og statistikbanken SHN orienterede om statistikgruppens projekt vedr. etablering af online web-baseret statistikbank hvor brugerne selv kan betjene sig af statistiske informationer. Endvidere gav SHN eksempler på sammensætningen af periodiske statistikker der vil kunne udsendes når statistikbanken er implementeret. Statistikbanken skal være implementeret inden udgangen af 2008. SHN opfordrede til at sende eksempler på periodevise statistikker, således at disse kunne anvendes i projektgruppen til inspirationsgrundlag. KA spurgte til manglende emner i pickliste, som ikke findes i dag fx: fremstillingsvirksomhed evt. suppleret med andet under dette punkt. KA foreslog evt. et felt hvor man som bruger selv kunne indtaste hvad andet er. BP gav et eksempel på den periodevise statistik Lyngby havde lavet (kopi runddelt) SHN meddelte at power-point fra mødet udsendes sammen med referat med link til den svenske statistik side (eksempel på online statistikbank). Sidste nyt om næste release og ODIN GIS 2.1 STJ gennemgik kort indholdet af nye udviklingsopgaver Logica p.t. arbejder med, og som forventes implementeret ultimo maj 2008 som release 2008v1, endvidere henviste STJ til release dokument på ODIN vedr. GIS 2.1 TS bemærkede at det kunne være interessant at se et nyt kvadratnet i GIS baseret på fx afgangstider. JB bemærkede at et kvadratnets tema evt. offentligt tilgængeligt med den gennemsnitlige udrykningstid kunne være en slags smileyordning således at alle kunne se forventet serviceniveau på baggrund af faktiske udrykningstider. Brandsyn ny brandsynsbekendtgørelse JB orienterede om at modulet ikke umiddelbart kunne håndterer de nye brandsynskategorier og checkpunkter uden at dette ville gå ud over historikken (gamle brandsynsrapporter) modulet skal derfor tilrettes af Logica. P.t. pågår samarbejde mellem ODIN-gruppen og faglige specialister på brandsynsområdet, med at identificerer de tilpasninger der skal fortages i ODIN s brandsynsmodul, således at der kan udarbejdes en kravspec. til Logica. Implementering og tilpasning af modul i ODIN forventes at ske i løbet af efteråret. Falck/EVA2000 JB orienterede om midlertidig stop af indrapportering fra EVA2000 efter testkørsel med 2 kommuner i det brugerne havde et problem med at fremfinde og evt. slette EVA2000 rapporter i ODIN. Dette problem er nu løst og der er udgået en skrivelse til samtlige
kommunale redningsberedskaber om at tilkendegive hvorvidt modtagelsen af EVA2000 rapporter ønskes. Indkomne punkter fra gruppens medlemmer Punkter fra Jens Larsen (JL) 1. Mulighed for at anvende data fra udrykningsdelen til lønberegning 2. En mere anvendelig udskrift fra brandsynsdelen, som kunne anvendes til at sende ud. Ad. pkt. 1: STJ nævnte at det var muligt via menu punktet eksporter data fra ODIN at få en CSVfil med anvendte personer der kan åbnes med MS-Excel. Anvendt tidsforbrug fremgår af denne eksport-fil og er opgjort i timer og minutter pr. person pr. udrykning. Ad. pkt. 2: ODIN-gruppen er opmærksom på dette og har problemet vedr. udskrifter af websider med i udviklingskataloget. Punkter fra Kenneth Achner (KA) 1. Det bør være muligt at tildele samme uddannelse og funktion til flere af gangen. 2. Anvendelse af oplysningerne i administrationsmodulet om uddannelsers forældelse til at generere en rapport Ad. pkt. 1. JB gjorde opmærksom på at dette vil være muligt når release 2 bliver implementeret. Ad. pkt. 2 Idé forslag bliver taget med i ODIN-gruppens idé udviklingskatalog. Sammensætning og udpegning af medlemmer til referencegruppe vedr. ODINbrugervenlighedsprojekt JB orienterede om igangsat brugervenlighedsprojekt der er resultatkrav for Statistik og Analyse i 2008. Formålet med projektet er, at tilvejebringe et implementeringsgrundlag i form af skriftligt rapport, der efterfølgende kan bruges i.f.m. den praktiske ændring af brugergrænseflade, således at brugerne af ODIN oplever, at www.odin.dk er blevet lettere at anvende. Projektgruppen er p.t. i gang med, sammen med en ekstern konsulent, at udarbejde udbudsmateriale der forventes udsendt 20. maj 2008.
Når leverandør er valgt, vil der i efteråret skulle gennemføres en usabilitytest med deltagelse af udvalgte brugere af ODIN (gerne med forskellige arbejdsroller). Projektgruppen vil gerne have etableret en bredt sammensat referencegruppe og ønskede forslag til medlemmer af denne. Formålet med referencegruppen er, at denne under brugervenlighedsprojektets forløb skal virke som sparring for projektgruppen, herunder komme med gode ideer til de specifikke test områder der skal være fokus på, understøttelse af arbejdsprocesser, workflow, forslag til udpegelse af testpersoner m.v. Til deltagelse i denne referencegruppe blev: Bo Poulsen (BP), Tim Simonsen (TS), Jens Larsen (JL), Kenneth Achner (KA), Sefik Muhic (SEF), og Leif Brink Jørgensen (LBJ) udpeget. Herudover vil projektgruppen henvende sig til et par beredskaber for deltagelse af én: indsatsleder, holderleder samt administrativt personale i referencegruppen. Næste møde Næste møde blev aftalt og fastsat til torsdag den 9. oktober 2008, kl. 10 14.30, Datavej 16, 3460 Birkerød Evt. LH roste informationsniveauet fra ODIN-gruppen, og udtrykte vedr. brugervenligheden, at det er vigtigt at det hele kan være på én skærm JB takkede for godt møde. Opsummerede aktionspunkter: BRS registerer følgende: Til idékatalog: registrere antal forbrugte liter på røgdykkere herunder evt. antal flasker at røgdykkertider burde være et obligatorisk felt nyt kvadratnet i GIS baseret på fx afgangstider udskriftsvenlige websider, hvor tekst ikke halveres rapport oversigt for uddannelsers forældelse Revision af picklister (SHN): manglende emner i pickliste, som ikke findes i dag fx: fremstillingsvirksomhed evt. suppleret med andet under dette punkt. KA foreslog evt. et felt hvor man som bruger selv kunne indtaste hvad andet er.
Projektgruppe ODIN brugervenlighedsprojekt: projektgruppen henvende sig til et par beredskaber for deltagelse af én: indsatsleder, holderleder samt administrativt personale i referencegruppen. ODIN-brugergruppe: LH indrapporterer de stjerne markerede felter (obligatoriske felter) der fejler under indtastning af kladde til ODIN-hotline. sender eksempler på ønsker til periodevise statistikker, således at disse kan anvendes i projektgruppen til inspirationsgrundlag.