Boligselskabet BSB Egebjerg

Boligselskabet BSB Egebjerg af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 01. oktober 2014 kl. 09.30 i Domea, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Ipad i bestyrelsen... 2 2 Etablering af lokalt servicecenter og samdrift... 2 2.1 Opgaver i det lokale servicecenter... 2 2.2 Deltagende organisationer/afdelinger i det lokale servicecenter... 3 2.3 Dato for opstart af det lokale servicecenter... 4 2.4 Navngivning af det lokale servicecenter... 4 2.5 Placering af det lokale servicecenter samt erhvervslejekontrakt... 4 2.6 Depositum lejemål til det lokale servicecenter... 5 2.7 Etableringsudgifter... 5 2.8 Udflytning af personale til det lokale servicecenter... 6 2.9 Fordeling af omkostninger i det lokale servicecenter... 8 2.10 Lokal drift og administrativt fællesskab samt lokale ejendomskontorer... 8 2.11 Overslag over driftsøkonomien i lokalt servicecenter... 9 2.12 Tillæg til forretningsføreraftale... 10 3 Brev fra Stenstrup Fjernvarme A.M.B.A... 11 4 Sydfyns Elforsyning... 11 5 Grundkort/oversigtskort over BSB Egebjerg... 12 6 Eventuelt... 13 Deltagere fra bestyrelsen: Orla Hansen, formand Else S. Hansen, næstformand Hans R. Hansen Ellinor Hummel Svend Erik Johansen Øvrige deltagere: Martin Skytte Kundechef Lise Jørgensen, Servicekoordinator Palle Rasmussen, Ejendomsmester Domea Boligcenter Svendborg, den 29. oktober 2014 Side 1 af 13

1 Ipad i bestyrelsen Bestyrelsen har deltaget i ipad kursus og alle har fået nye mailadresser. Bestyrelsen bedes beslutte, om administrationen fra dags dato må gøre brug af disse? Det indstilles, at bestyrelsen beslutter den fremadrettede brug af e-mail. Martin Skytte spurgte ind til brugen af den nye ipad, om bestyrelsen var klar til at vi ved fremtidige indkaldelser, info m.m., kunne sende via ipad. Bestyrelsen besluttede, at vi til næste møde indkalder i papirform samt via mailsystemet, derefter drøftes der fremtidig udsendelse. Ligeledes bruger vi fremadrettet de nye g-mail adresser til al post fra Domea. 2 Etablering af lokalt servicecenter og samdrift Etableringen af et lokalt servicecenter har til formål at give en bedre økonomi i driften, at effektivisere beboerservicen og renholdelsen og at varetage en del af de opgaver, der hidtil har været løst på de lokale ejendomskontorer og på Domeas regionale boligcentrer. En samlet planlægning og styring af arbejdet i de deltagende selskaber og afdelinger, samt fælles indkøb giver mulighed for at bruge ressourcerne bedre. Denne effektivisering og den deraf følgende besparelse på afdelingernes driftskonti kan tages som en besparelse eller bruges til at sikre mere service for pengene. Med etablering af et lokalt servicecenter følger ansættelse af en kundechef og servicekoordinatorer. Det betyder mere administrativ service lokalt for både beboere og bestyrelser, øget tilgængelighed samt udvidet åbningstid for beboerhenvendelser. Martin Skytte orienterede bestyrelsen omkring det at skulle overgå til et nyt fælles administrativt Servicecenter pr. 01.01.2015. Orla Hansen spurgte ind til alle de beslutninger som der skulle drøftes samt vedtages under dagens møde, synes det var en stor mundfuld med alle de papirer/beslutninger. Martin Skytte noterede sig dette, og lovede at gennemgå materialet stille og rolig, så alle kunne følge med og at der dermed kunne blive mulighed for drøftelser og afklaring af div. spørgsmål, undervejs. 2.1 Opgaver i det lokale servicecenter De opgaver eller ansvarsområder, som påtænkes løst fra det lokale servicecenter er: Overordnet ansvar for planlægning og styring af lokal ejendomsdrift Personaleledelse af driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale Beboerservice, herunder håndtering af tilladelser Sikring af tryghed for beboerne Side 2 af 13

Oprettelse af rekvisitioner og godkendelse af betalinger, for driftsleder opgaver Servicering af beboerdemokratiet på organisationsniveau, herunder afholdelse af organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøder efter aftale med markedschefen Servicering af beboerdemokratiet på afdelingsniveau, herunder navnlig afdelingsbestyrelsen og afholdelse af afdelingsmøder DV-planer inklusiv markvandring med afdelingsbestyrelsen Budgetopfølgning og økonomistyring af konto 114-119 Personlig ekspedition Markedsføring af fx åbent-hus-arrangementer Indkaldelser, udsendelser af breve m.m. i forbindelse med bestyrelses- og afdelingsmøder mv. Behandling af tilladelser og simple beboerklager. Dette indebærer, at servicecenteret vil varetage en lang række opgaver, som boligorganisationerne og afdelingerne hidtil har købt hos Domea. Det skal understreges, at ledelsesretten forbliver hos Domea. Der vil i løbet af 2014 blive udarbejdet et nyt ydelseskatalog, som beskriver Domeas ydelser. Ydelserne vil i det nye katalog være reduceret med de ydelser, som fremadrettet skal varetages i det lokale servicecenter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at boligorganisationen indtræder i et lokalt servicecenter til varetagelse af de ovenfor nævnte opgaver. Martin Skytte orienterede omkring de opgaver og ansvarsområder som ligger i det lokale Servicecenter, og gjorde opmærksom på, at opgaverne løses i fællesskab mellem kontor- og ejendomspersonale. Orla Hansen spurgte ind til ledelsesretten, Martin Skytte kunne oplyse, at ledelsesretten forbliver i Domea. Bestyrelsen godkendte enstemmigt indtrædelse i det lokale servicecenter. 2.2 Deltagende organisationer/afdelinger i det lokale servicecenter For at kunne udnytte mulighederne ved etablering af et lokalt servicecenter er det nødvendigt at servicecenteret betjener en vis mængde lejemål. Foreslåede samarbejdspartnere i det lokale servicecenter og antallet af lejemål i disse er: 7500 BSB Svendborg 8100 BSB Egebjerg 8300 BSB Gudme Samarbejdet mellem organisationerne i det lokale servicecenter foreslås varetaget ved en styregruppe. Styregruppen foreslås at have 2 deltagere udpeget fra hver organisation, som udføres af Formand og Næstformand. Styregruppen behandler beslutninger og indstiller afgørelser til de respektive organisationsbestyrelsers godkendelse. Side 3 af 13

Det indstilles, at bestyrelsen godkender at indtræde i det lokale servicecenter med de foreslåede samarbejdspartnere. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder samarbejdsmodellen mellem organisationerne i det lokale servicecenter. Bestyrelsen godkendte enstemmigt, indtrædelse i det lokale servicecenter med BSB Svendborg og BSB Gudme. Bestyrelsen godkendte den skitserede samarbejdsmodel i det lokale servicecenter, hvor formand & næstformand indtræder i en styregruppe. 2.3 Dato for opstart af det lokale servicecenter Det lokale servicecenter foreslås sat i drift 01.01.2015. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at det lokale servicecenter sættes i drift pr. 01.01.2015. Bestyrelsen godkendte enstemmigt opstart af lokalt servicecenter pr. 01.01.2015. 2.4 Navngivning af det lokale servicecenter Det lokale servicecenter vil blive kaldt Servicecenter Svendborg. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at servicecenteret navngives Servicecenter Svendborg. Bestyrelsen godkendte, at servicecenteret navngives Servicecenter Svendborg. Orla Hansen foreslog Serviceventer Sydfyn, men man eniges hurtigt om, at Sydfyn dækker et større geografisk område end Svendborg. Bestyrelsen godkendte navngivningen (Servicecenter Svendborg) og blev efterfølgende oplyst om BSB Gudmes holdning vedr. navngivning, hvilket ikke ændrede på bestyrelsens beslutning. 2.5 Placering af det lokale servicecenter samt erhvervslejekontrakt Det lokale servicecenter placeres centralt i forhold til de boligorganisationer og afdelinger, som skal dækkes af servicecenteret. Det lokale servicecenter foreslås etableret og fysisk placeret i de eksisterende lokaler på Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. De under punkt 6.2 angivne selskaber indtræder i den allerede etablerede erhvervslejekontakt (som BSB Svendborg har underskrevet frem til 1/1 2015), pr. 1/1 2015. Side 4 af 13

Der udarbejdes et tillæg til erhvervslejekontrakten, som endeligt godkendes af omtalte styregruppe i punkt 6.2. Erhvervslejekontrakten er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender placeringen af det lokale servicecenter. Martin Skytte orienterede om en ekstern advokat som har tjekket op omkring den nye erhvervslejekontrakt, ligeledes blev der vist plantegning over huset, og hvem der lejer hvilke rum i servicecenteret. Bestyrelsen godkendte placeringen af det lokale servicecenter, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg Det indstilles, at bestyrelsen tilslutter sig indtræden i allerede etableret erhvervslejekontrakt på Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg, mellem parterne Domea s.m.b.a. og Boligselskabet BSB Svendborg. Bestyrelsen besluttede, at indtræde i den allerede etablerede erhvervslejekontrakt på Mølmarksvej 155, Svendborg. 2.6 Depositum lejemål til det lokale servicecenter I forbindelse med indgåelse i ovenstående erhvervslejekontrakt på Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg betales et indskud på kr. 54.573,75 pr. 1/1 2016. Indskuddet fordeles på samme måde som lejeudgifterne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indskuddet, fordelingen af betalingen af dette samt behandlingen af dette ved deltageres ind-/udtræden af det lokale servicecenter. Martin Skytte orienterede om depositum jf. erhvervslejekontrakt, som ved indtræden af BSB Egebjerg og BSB Gudme vil beløbe sig til ca. kr. 96.000,- jf. overslag for etableringsudgifter i Servicecenter Svendborg, under efterfølgende punkt 2.7. Bestyrelsen godkendte deres 10,2 % andel af depositum, jf. fordelingen af etableringsudgifter, samt fordeling af betalingen af dette, samt behandlingen af dette ved deltageres ind-/udtræden af det lokale servicecenter. 2.7 Etableringsudgifter Etableringen og opstart af det lokale servicecenter Svendborg vil koste ca. kr. 283.700. Fordeling af etableringsudgifterne kan ses på vedlagt bilag. Etableringsudgifterne kan dækkes på følgende måder: 1) Etableringsudgifterne dækkes af selskabets dispositionsfond dog eksklusiv IT-investeringer. IT-investeringerne fordeles i stedet ud på afdelingerne i forhold til antal lejemålsenheder. IT-investeringerne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i henhold til forventet levetid her max. 5 år. Side 5 af 13

2) Etableringsudgifterne dækkes af selskabets dispositionsfond dog eksklusiv IT-investeringer. IT-investeringerne dækkes af selskabets arbejdskapital. 3) Etableringsudgifterne dækkes af selskabets arbejdskapital. 4) Etableringsudgifterne dækkes af det/de deltagende afdelinger i forhold til antal lejemålsenheder. Etableringsudgifterne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i forhold til forventet levetid her max 5 10 år alt efter aktivets forventede levetid. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at dække selskabets andel af etableringsudgifter til det lokale servicecenter fra selskabets dispositionsfond, på nær ITinvesteringerne, som dækkes af arbejdskapitalen, som anført i mulighed 2. Martin Skytte gennemgik etableringsomkostningerne for servicecenteret samt bilag for udvikling af dispositionsfond og arbejdskapital. BSB Egebjergs andel udgør kr. 28.817,65. Svend Erik Johansen spurgte ind til en evt. korrektur ved bestilling af postkort, dette vil ske i samarbejde med styregruppen. Bestyrelsen godkendte BSB Egebjergs andel af etableringsomkostningerne i det lokale servicecenter, som dækkes jf. mulighed 2). 2.8 Udflytning af personale til det lokale servicecenter Kundechef Med etableringen af et lokalt servicecenter vil der blive ansat en kundechef. Kundechefen skal fungere som den daglige leder af servicecenteret og dets medarbejdere. Dette vil som hovedregel omfatte driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale, således som det kendes i dag fra det lokale ejendomskontor. Kundechefens rolle og profil vil således i vidt omfang minde om den nuværende driftschefprofil, der kendes fra Domeas regionale boligcentrer. Foruden ledelsen af kontorets medarbejdere vil kundechefen skulle servicere bestyrelserne og varetage opgaver af overordnet betydning for driften af boligorganisationen. Her tænkes navnlig på planlægning, koordinering af udbud, økonomistyring på driftskonti, rådgivning til beboerdemokratiet, kontakt til myndigheder mv. Den styrkede ledelse af driften forventes at medføre en højere kvalitet i servicering og planlægning. Dette vil sikre den bedst mulige udnyttelse af de personalemæssige ressourcer. Kundechefen vil referere til en markedschef i Domea. Driftsleder Driftslederen har personaleledelsen over for ejendomsfunktionærer og evt. ejendomsmestre, synsmænd mv. samt ansvaret for ejendomsdriften. Driftslederen er ansvarlig for afdelingernes drift og vedligeholdelse og kan varetage en del af kundechefens opgaver, f.eks. deltagelse på afdelingsmøder, indhentning af tilbud og økonomistyring. Servicekoordinator Herudover ansættes en servicekoordinator. Servicekoordinatoren skal assistere i den daglige administration og være kontorets blæksprutte. Servicekoordinatoren vil bl.a. skulle tage sig af beboerhenvendelser samt udstede godkendelser og tilladelser til fx husdyrhold. Herudover vil servicekoordinatoren udsende dagsordener Side 6 af 13

til- og evt. deltage i og tage referat af bestyrelsesmøderne. Ansættelse af en servicekoordinator på det lokale servicecenter indebærer også, at åbningstiderne for beboerhenvendelser kan udvides. I servicecenteret påtænkes Martin Skytte ansat som kundechef med 37 timer ugentligt, Pernille Poulsen og Lise Jørgensen med ca. 30-32 timer ugentligt som servicekoordinatorer og Lars Ole Møller som driftsleder med 37 timer ugentligt. Ansættelsesforhold Medarbejderne vil blive ansat i boligorganisationen/-erne. Derved overgår lønudgiften fra Domea til boligorganisationen/-erne. Boligorganisationen vil derved opnå en besparelse ved ansættelse af medarbejderne, idet boligorganisationen ikke skal afholde moms på lønningerne. Hidtil er lønningerne blevet betalt over administrationsbidraget til Domea hvorpå der er tillagt moms. Administrationsbidraget, som boligorganisationen betaler til Domea, vil blive nedsat med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser) pr. deltagende lejemålsenhed, jf. punkt 4.12. Domea vil fortsat bevare ledelsesretten over medarbejderne i det lokale servicecenter. Boligorganisationen og den/de enkelte afdelinger vil således ikke opleve en ændring herved. Anciennitet For de medarbejdere, hvis ansættelsesforhold overgår fra Domea til boligorganisationen (kundechef og servicekoordinator), vil ancienniteten blive videreført. Det vil sige, at har den pågældende medarbejde oparbejdet en anciennitet på eksempelvis 15 år, da vil denne blive medtaget. Øvrige ansættelsesvilkår vil herudover også blive bevaret iht. gældende overenskomst og tilhørende lokalaftaler. Såfremt det på et tidspunkt måtte vise sig at være nødvendigt, at afskedige den pågældende kundechef og/eller servicekoordinator, da vil Domea dække den andel af en eventuel fratrædelsesgodtgørelse, der er erhvervet i løbet af den tid, medarbejderen har været ansat hos Domea inden ansættelsen blev overflyttet til boligorganisationen. Denne forpligtelse fra Domeas side bortfalder, når medarbejderen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som vedkommende havde ved overførslen fra Domea, samt hvis boligorganisationen skifter administrator. Eksempel 1: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 3 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 15 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 2 måneders løn. Domea betaler den ene måned svarende til godtgørelsen efter 12 års ansættelse, og den anden måned betaler boligorganisationen. Eksempel 2: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 12 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 24 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Boligorganisationen betaler 3 måneders fratrædelsesgodtgørelse, da kundechefen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som kundechefen forinden havde opnået i Domea. Eksempel 3: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 11 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 23 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Domea betaler den ene måned, og 2 måneder betales boligorganisationen. Side 7 af 13

Det indstilles, at bestyrelsen godkender overflytning af personale fra Domea til det lokale servicecenter på de angivne vilkår. Martin Skytte orienterede omkring påtænkt personale på servicecenteret. Driftsleder Lars Ole Møller var inde og hilse på. Bestyrelsen godkendte overflytning af personalet på de ovenfor angivne vilkår. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter serviceniveau i kommende servicecenter Svendborg, specielt med henblik på ansættelse af antal servicekoordinatorer / kontorassistent. Martin Skytte orienterede om det aktuelle personale som pt. er på kontoret i Svendborg, som også inkludere en kontorassistent i flexjob. Der blev drøftet arbejdsopgaver, og bestyrelsen var umildbart positiv indstillet på at beholde kontorassistenten i servicecenteret, som i sidste ende vil sikre en mere fleksibel kundebetjening i servicecenterets åbningstid, i ferieperioder samt under evt. sygdom. Bestyrelsen tilsluttede sig ansættelse af Maj-Britt Hansen i flexjob i Servicecenter Svendborg. 2.9 Fordeling af omkostninger i det lokale servicecenter Det lokale servicecenter oprettes som en såkaldt fordelingsafdeling, hvorfra udgifter fordeles ud på de deltagende selskaber. Fordeling af udgifter til det administrative personale på det lokale servicecenter, kontorholdsudgifter, husleje, m.v. fremgår af vedlagte servicecenteraftale. Servicecenteraftale indeholdende fordelingsnøgle vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver servicecenteraftalens generelle og specifikke del. Martin Skytte gennemgik servicecenteraftalens generelle og specifikke del. Bestyrelsen godkendte og underskrev serviceaftalens generelle og specifikke del. 2.10 Lokal drift og administrativt fællesskab samt lokale ejendomskontorer De enkelte boligorganisationer tilknyttet servicecenteret, fortsætter som hidtil med hver deres samdrift, uafhængigt af de øvrige deltagende boligorganisationer, hvor boligorganisationens ejendomsmestre og ejendomsfunktionærer er fælles om at løse afdelingernes opgaver som fx beboerservice og pleje af udearealerne. Dette betyder, at BSB Svendborg bevarer egne medarbejdere, der fordeles mellem afdelingerne som hidtil, BSB Gudme har samdrift og fælles medarbejdere mellem selskabets afdelinger, BSB Egebjerg har samdrift og fælles medarbejdere mellem selskabets afdelinger, og Svendborg Boligselskab har samdrift, dog med medarbejderne primært tilknyttet en fast afdeling. Side 8 af 13

Der bevares 5 ejendomskontorer i Svendborg, 1 i Gudme og 1 i Egebjerg, hvorfra det lokale personale vil have arbejdssted. Disse ejendomskontorer ledes af en lokal ledende ejendomsmester, der refererer til driftslederen på servicecenteret. For alle de deltagende boligorganisationer og afdelinger, vil dele af de nuværende arbejdsopgaver på ejendomskontorerne så som: materiel indkøb, stor indkøb af materialer, udbud af større håndværkeropgaver og dele af de administrative opgaver i forbindelse med ejendomsdriften blive koordineret fra det lokale servicecenter, hvorved administrationen effektiviseres og ejendomsmestrene får frigivet tid til mere praktisk arbejde. Ejendomskontorerne indeholder en kontorarbejdsplads, hvor ejendomsmesteren kan varetage administrative opgaver i mindre omfang og tage mod beboerhenvendelser. Der indføres et planlægnings- og opgavestyringssystem, som bruges til at planlægge opgaver over året og fordele dagens opgaver til medarbejdere via en løsning til mobiltelefon. Systemet bruges også til tidsregistrering, således at tidsforbruget i hver enkelt afdeling kan bestemmes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at boligorganisationen fortsat har egen samdrift, med de ovenfor angivne daglige arbejdssteder for personalet, mens de administrative opgaver i videst muligt omfang koordineres fra servicecenteret. Martin Skytte orienterede omkring lokal drift og administrativt fællesskab. Bestyrelsen godkendte ovenstående indstilling. 2.11 Overslag over driftsøkonomien i lokalt servicecenter Den del af administrationsbidraget, der før har dækket løn til kundechef og servicekoordinator plus moms, bortfalder, i det ansættelsen overgår til boligorganisationen. Det bemærkes, at det kun er den andel af en fultidslønning svarende til det hidtidige træk på kundechefen og servicekoordinator i henhold til Domeas normering, som administrationsgebyret nedsættes med. Udover den andel af en kundechef og servicekoordinator, som hidtil har betjent boligorganisationen fra Domea, kan de deltagende boligorganisationer vælge at ansætte og aflønne ekstra ressourcer i det lokale servicecenter. F.eks. så servicecenteret bliver betjent af 1 hel servicekoordinator, frem for de f.eks. 30% af en servicekoordinator, der tidligere har betjent de tilsluttede boligorganisationer i Domea. Indførelse af samdrift, fokuseret ledelse, fælles indkøb, specialisering i ind- og fraflytningssyn m.v. forventes at give effektiviseringer i driften. Disse effektiviseringer kan omsættes til besparelse eller et højere serviceniveau i afdelingerne. Det lokale servicecenter vil blive etableret med en standardpakke for IT-udstyr og softwarelicenser samt telefoni. Der er indgået en leasing- og serviceaftale ved et EU-udbud. Ensartethed i udstyr og programmer, centralt styrede opdateringer og support er nødvendigt for at det lokale servicecenter kan opnå de nødvendige resultater. Side 9 af 13

Der gøres opmærksom på, at beregningen er foretaget på baggrund af gennemsnitstal for lønninger, datalinjer m.v. og estimater for effektiviseringer. Det beregnede økonomiske overslag for boligorganisationen vedr. driftsøkonomien af et lokalt servicecenter vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender overslaget på driftsøkonomien for det lokale servicecenter. Martin Skytte gennemgik overslag for driftsøkonomien for servicecenteret og bestyrelsen godkendte deres 10,2 % andel som ca. beløber sig til kr. 87.060,- årligt. Martin Skytte gav en grundig redegørelse for BSB Egebjergs servicecenterberegning i nyt Servicecenter Svendborg, hvilket bestyrelsen godkendte. Der blev drøftet udgifter til IT- pakker m.v. 2.12 Tillæg til forretningsføreraftale For at formalisere organisationens indtræden i det lokale servicecenter, skal der indgås et tillæg til forretningsføreraftalen mellem hver af de deltagende organisationer i servicecenteret og Domea som forretningsfører. Etableringen af det lokale servicecenter betyder som ovenfor beskrevet, at personale og opgaver flyttes ud lokalt. Som følge af dette nedsættes administrationsbidraget pr. deltagende lejemålsenhed med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser). Medarbejderne på det lokale servicecenter vil fremover blive serviceret med ITudstyr, software og support via en rammeaftale, der er indgået efter afholdt udbud mellem en ekstern leverandør og Domea. Med indgåelsen af tillæg til forretningsføreraftalen forpligter boligorganisationen sig til at aftage denne ydelse på de i rammeaftalen nævnte vilkår og betingelser. I 2013-niveau udgør priserne kr. 13.500 eks. moms årligt for en storbruger og kr. 3.500 eks. moms årligt for en mobilbruger. Dertil kommer en årlig supportafgift på kr. 5000 eks. moms. pr. servicecenter. Udgiften fordeles i boligorganisationerne i henhold til den indgåede servicecenteraftale. Tillæg til forretningsføreraftalen er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder og underskriver tillægget til forretningsføreraftale. Martin Skytte gennemgik tillæg til forretningsføreraftalen. BSB Svendborg havde på deres møde ang. samme punkt, udbedt sig 2 rettelser under 2. På mødet blev der derfor udleveret et nyt revideret tillæg til forretningsføreraftale, som bestyrelsen tiltrådte og underskrev. Side 10 af 13

3 Brev fra Stenstrup Fjernvarme A.M.B.A Jf. brev fra Stenstrup Fjernvarme d. 28-08-2014 tilbydes beboere på Bøgevænget, Ahornvænget, Hasselvænget og 2 huse på Sognevej tilslutning på det lokale fjernvarme net. BSB Egebjerg har i alt 27 boliger på Hasselvænget. 15 boliger er fra 1983 (hus nr. 8-36) & 12 boliger er fra 1989 (hus nr. 2A-B, 4A-B, 6A-B & 9-21) 1 bolig har til d.d. fået udskiftet gasfyr (bolig nr. 20). Dvs. at BSB Egebjerg, Hasselvænget har d.d. 14 stk. gasfyr som er 31 år gamle og 12 stk. gasfyr som er 25 år gamle. Et nyt kondenserende gasfyr koster ca. 25.000,- 30.000,- kr. pr. stk. Tilslutningsbidraget for eksisterende naturgaskunder er i vedlagt brev fra Stenstrup Fjernevarme A.M.B.A, angivet til kr. 30.098,- pr. husstand Ved tilslutning af 27 boliger bliver det et samlet tilslutningsbidrag på kr. 812.646,- Boligerne på Hasselvænget ligger med 2 og 3 boliger i hver klynge, hvorfor der må forventes en besparelse på ovenstående tilslutningsbidrag pr. bolig. Såfremt tilslutningsbidraget i en forhandling med Stenstrup Fjernvarme, kan forhandles ned til evt. kr. 26.000,- vil det samlede tilslutningsbidrag beløbe sig til kr. 702.000,- BSB Egebjerg har i dag ca. lidt over 100 stk. små gasfyr. I DV plan for 2015 henlægges i alt ca. kr. 210.000,- til vedligeholdelse samt udskiftning. Ved udskiftning af samtlige gasfyr på Hasselvænget kan/bør henlæggelserne nedjusteres med ca. 25%, altså ca. kr. 52.000,- pr. år. Evt. udskiftning af gaskedler til fjernvarme afhænger naturligvis af tilmeldingsprocenter for ovenstående omtalte vænger. Bolius udtaler i en artikel d. 17. sep. 2012 at - Et gasfyr har normalt en levetid på 10-12 år. Det kan sagtens holde længere, men effekten bliver mindre pr. forbrugt kubikmeter gas, og der bliver flere vedligeholdelsesudgifter, siger Jeanette Standly Mikkelsen Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående og træffer beslutning om evt. tilslutning. Tillige bør bestyrelsen drøfte om dispositionsfonden skal yde tilslutningsbidraget som et tilskud med eller uden tilbagebetaling, eller om afdelingen selv må påregne denne udgift. Martin Skytte orienterede omkring brev fra Stenstrup Fjernvarme vedrørende tilbud om at få Hasselvænget med på fjernvarmen. Bilaget blev drøftet omkring priser for etablering af fjernvarme. Martin Skytte og Palle Rasmussen vil tage kontakt til fjernvarmen omkring en særlig pris/tilbud for et samlet antal boliger for BSB Egebjerg. Bestyrelsen besluttede, at Martin Skytte har grønt lys til at forhandle en god pris/tilbud hos Stenstrup fjernvarme. Ligeledes at dispositionsfonden skal yde tilslutningsbidraget. Når tilbuddet er kommet i hus, tages det op i bestyrelsen igen. 4 Sydfyns Elforsyning Jf. punkt 2.6 i organisationsbestyrelsesreferat d. 2. juni 2014 vedr. gæld i eksisterende antenneanlæg, er nærværende punkt d.d. sat på dagsordenen. Side 11 af 13

Efter afholdte afdelingsmøder i 81-51 & 81-12 d. 27. og 28. aug. 2014, bør fremadrettet strategi drøftes i organisationsbestyrelsen. Hvornår afholdes informationsmøder, hvem deltager, hvor afholdes møderne, hvem fremlægger div. info over for beboere og hvilken vej skal man vælge?? På afdelingsmøde i afd. 81-51 fornemmede man umiddelbart en negativ stemning for evt. indgåelse af en kollektiv løsning med SEF (Sydfyns Elforsyning). Om denne lidt negative holdning evt. skyldes manglende information til d.d. eller om beboerne generelt set, helst selv vil vælge udbyder bør d.d. drøftes, med henblik på det videre forløb. Bestyrelsen har tidligere godkendt, at lade dispositionsfonden afholde udgifter til gl. gæld i div. antenneanlæg tillige nedtagelse af eksisterende antenneanlæg, med henblik på fremtidssikring af boligerne i BSB Egebjerg, generelt. Tillige med henblik på etablering af en anden løsning end den eksisterende antenneløsning. Skal BSB Egebjerg indgå en kollektiv foreningsaftale eller skal beboerne selv, frit kunne vælge udbyder? Vedlagt som bilag er modtaget mail fra Brian Eskildsen, fra SEF samt udkast til en kollektiv foreningsaftale. Det indstilles at bestyrelsen drøfter fremadrette strategi for det videre arbejde med en evt. kollektiv aftale for BSB Egebjerg (herunder en drøftelse af vedlagt kollektiv foreningsaftale for 5-6 år.) Alternativt drøftes en frit valgs ordning for den enkelte beboer. Martin Skytte orienterede omkring de forskellige udfordringer/omkostninger der er omkring antenneanlæg i mange afsnit. Disse udfordringer har ligeledes været drøftet på sidste organisationsbestyrelsesmøde, hvad der skulle ske med eventuel gammel gæld. Der blev dengang sat kr. 100.000,- af til at nedbringe gælden. Udkastet fra Sydfyns Intranet omkring kollektiv Foreningsaftale blev ligeledes drøftet, og en eventuel aftale ønskes over 6 år. Svend Erik Johansen spurgte omkring et eventuelt fællesmøde mellem beboerne og Sydfyns Intranet. Der ønskes tilbud fra flere udbydere omkring deres muligheder/priser, som skulle medtages til et fælles/infomøde. Tilbud/muligheder fra andre leverandører forevises bestyrelsen, inden der indkaldes til et kommende beboermøde. 5 Grundkort/oversigtskort over BSB Egebjerg BSB Svendborg skal inden længe til at revidere deres grundkort / oversigtskort over boliger (vedlagt som bilag). I den forbindelse kan det overvejes/drøftes om BSB Egebjerg skal lade et lignende grundkort udføre, som kan anvendes til markedsføring af BSB Egebjerg samt udlevering til kunder på Mølmarksvej 155. På nuværende tidspunkt kendes udgiften ikke, men kan evt. indhentes samtidigt med BSB Svendborg, til senere accept af design og pris. Det indstilles at bestyrelsen drøfter behovet for et grundkort samt evt. stillingtagen til om arbejdskapitalen skal betale denne udgift. Martin Skytte orienterede omkring muligheden for et eventuelt grund/oversigtskort over BSB Egebjerg, som det BSB Svendborg har d.d. Bestyrelsen var positiv indstillet på et sådan kort, og ville gerne, at vi un- Side 12 af 13

dersøgte priser til yderligere oplæg til godkendelse/ændringer i bestyrelsen. 6 Eventuelt Intet Mødet sluttet kl. 13:50 et godkendt Orla Hansen Formand Svendborg den 29.10.2014 MS/LIJ Side 13 af 13