Bilag til referat fra FKO HSU+ møde d. 26. september 2014 Notat vedr. fremtidig samarbejdsstruktur september 2014 På baggrund af det ekstraordinære møde i FKO HSU+ d. 14. maj 2014 har underudvalg vedr. samarbejdsvirksomheden i Forsvaret (USAM) suppleret med repræsentation fra departementet udarbejdet nærværende oplæg vedr. den fremtidige samarbejdsstruktur. Den mere detaljerede baggrund for opgaven fremgår af bilag. Overordnet niveau Som følge af reorganiseringen af Forsvarets ledelse løses de strategiske dele af økonomi, styring, planlægning og personaleområdet for hele koncernen fremadrettet i det nye departement. I forbindelse hermed er ressourcer til løsningen af disse opgaver ikke længere til stede ved den kommende Værnsfælles Forsvarskommando. Således vil det overordnede og strategiske ansvar for hovedparten af de fastlagte opgaver for et samarbejdsudvalg fremadrettet blive håndteret i departementet på hele koncernens vegne. Det virker derfor umiddelbart ikke muligt at fastlægge samarbejdsstrukturen i Forsvaret uden samtidig at forholde sig til at den resterende del af ministerområdet. De øvrige og allerede eksisterende styrelser (Hjemmeværnskommandoen, Beredskabsstyrelsen etc.) som pt. har oprettet hovedsamarbejdsudvalg, vil qua flytningen af de strategiske områder også blive påvirket i deres beslutningskompetence på områderne. En ny samarbejdsstruktur for Forsvarets øverste ledelse må i overensstemmelse med Samarbejdsaftalen basere sig på og relatere til den nye organisationsstruktur i Forsvaret. Jævnfør Samarbejdsaftalen ( 3 stk. 3) skal information og drøftelse ske parallelt til ledelses- og beslutningsstrukturen, ligesom det er et konstituerende princip i samarbejdsaftalen, at information og drøftelse skal etableres på rette niveau; mellem den ledelse som har kompetencen, og medarbejderrepræsentanter for de personalegrupper, der berøres ( 3 stk. 3). Det er således naturligt, at en ny samarbejdsstruktur tillige understøtter visionerne og målene med de organisationsændringer, som er besluttet gennemført. En af de muligheder, som Samarbejdsaftalen nævner for overholdelse af dette ansvar på koncernledelsesniveau, er etablering af samarbejdsudvalg på koncernniveau. Samarbejdsaftalen foreskriver desuden ( 7 stk.1), at hvis der oprettes flere samarbejdsudvalg inde for en institution, skal der ligeledes oprettes et hovedsamarbejdsudvalg, der er fælles for hele institutionen. Det er af afgørende betydning for samarbejdet, at samarbejdsudvalgsstrukturen afspejler organisationsstrukturen. Det bemærkes her, at definitionen på en institution ikke er entydig hverken i samarbejdsaftalen eller i andre beslægtede aftaler, for eksempel aftalen om tillidsrepræsentanter i staten. Den gældende samarbejdsaftale kvalificerer ikke nærmere kriterierne for oprettelse af samarbejdsudvalg eller definitionen af forskellige typer af samarbejdsudvalg, men fastsætter alene ovenstående anvisning.
Ovennævnte i mente findes det naturligt, at et samarbejdsudvalg på koncernniveau indtager rollen som parternes overordnede samarbejdsudvalg for ministerområdet og benævnes Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg (FMN HSU). Hovedsamarbejdsudvalgets opgaver ses at være behandling af personaleforhold, drift og økonomi inden for koncernens område. FMN HSU er ministerområdets øverste samarbejdsudvalg og fastlægger således de overordnede rammer, politikker og retningslinier, som de øvrige samarbejdsudvalg i institutionen efterfølgende udmønter, så de passer til de lokale forhold. De centrale aftaleparter har tidligere vurderet, at der var behov for at indføre forskellige typer af samarbejdsudvalg med specifikke benævnelser. Begrundelsen for alene at etablere ét hovedsamarbejdsudvalg indenfor området er at undgå forvirring om kompetencen på de enkelte niveauer. USAM har forespurgt ved Samarbejdssekretariatet, om der foreligger en definitorisk forståelse mellem aftaleparterne af betegnelsen hovedsamarbejdsudvalg. Dette er øjensynligt ikke tilfældet: Intentionen med den nye samarbejdsaftale er, at de lokale parter skal indrette samarbejdsstrukturen, som man finder det mest hensigtsmæssigt, og kan anvende de betegnelser, som man vurderer mest velegnede. Det vurderes hensigtsmæssigt, at FMN HSU hurtigst muligt efter oprettelse mødes og vedtager en forretningsorden. Det nuværende partssammensatte sekretariat i FKO HSU udarbejder et udkast til forretningsorden som udgangspunkt for drøftelserne. FMN HSU kan desuden med fordel gennemgå et samlet SU-kursus og opstarte drøftelserne af de for udvalget vigtige og relevante emner. De hidtidige hovedsamarbejdsudvalg (i Forsvarskommandoen, Hjemmeværnskommandoen og Beredskabsstyrelsen) skal ikke længere på samme måde som hidtil beslutte overordnede strategiske politikker og retningslinier, idet dette foregår i FMN HSU. I stedet foreslås i lighed med Justitsministeriet, herom senere - at oprette et centralt samarbejdsudvalg (CSU) ved hver af styrelserne på niveau I, hvis deres underliggende struktur opretter flere lokale samarbejdsudvalg. CSU skal udmønte de retningslinjer og overordnede politikker, som fastsættes af FMN HSU indenfor styrelseschefens eget kompetenceområde. CSU er overordnet samarbejdsudvalg for samarbejdsudvalgene indenfor styrelseschefens myndighedsområde. På niveau II kan der ligeledes være flere underliggende enheder med samarbejdsudvalg, hvorfor det foreslås at oprette koordinerende samarbejdsudvalg (KSU) til samlede drøftelser inden for niveau II. Qua den nye organisering på ministerområdet og heraf afledte ændringer vurderes der behov for hurtigt at udarbejde nogle retningslinier for samarbejdsvirksomheden inden for koncernen. Disse bør naturligvis tage udgangspunkt i Samarbejdsaftalen, og desuden uddybe og konkretisere relevante aspekter og øvrige emner der findes væsentlige. 2
USAM har i arbejdet lagt vægt på at oprette nye former og benævnelser for forskellige typer af samarbejdsudvalg, for hermed at signalere overgang til en anden struktur, ændrede niveauer og dermed opgaver. Det vurderes fortsat hensigtsmæssigt at have flere forskellige niveauer af samarbejdsudvalg, henset til ministerområdets, herunder specifikt Forsvarets, hierarkiske opbygning. Øvrige statslige institutioner USAM har forhørt sig om samarbejdsstrukturen ved andre statslige institutioner og fået oplyst følgende: Uddannelses- og Forskningsministeriet har et hovedsamarbejdsudvalg, hvor der sidder repræsentanter fra departementet og de underliggende styrelser. Her er bl.a. drøftet en fælles personalepolitik. Trafikministeriet omfatter i dag alene departementet, idet der er etableret driftsselskaber med selvstændigt ledelse (for eksempel DSB). I Justitsministeriet var indtil 2008 et samarbejdsudvalg, der dækkede politiet. Efter politireformen, som delegerede kompetence til Rigspolitiet, blev ministeriesamarbejdsudvalget nedlagt. I dag er der alene oprettet et Centralt Samarbejdsudvalg ved henholdsvis Rigspolitiet, domstolene og Kriminalforsorgen, som er styrelser under Justitsministeriet. Finansministeriet har et koncernfælles samarbejdsudvalg, som træder sammen efter behov. Den Værnsfælles Forsvarskommando Som ovenfor nævnt foreslås et centralt samarbejdsudvalg (CSU) oprettet for Værnsfælles Forsvarskommando område. I forhold til det tidligere Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg vil Værnsfælles Forsvarskommando CSU fremadrettet bl.a. skulle drøfte, hvorledes Forsvaret skal forholde sig til og implementere de politikker og retningslinier, som er besluttet i FMN HSU. For at kunne fastlægge den mere detaljerede samarbejdsstruktur for Værnsfælles Forsvarskommando og de underliggende myndigheder, skal chefkompetencerne på de enkelte niveauer klarlægges. Eksempelvis kendes på nuværende tidspunkt ikke de eksakte ledelses- og beslutningskompetencerne hos stabscheferne; specifikt cheferne for Hærstaben, Marinestaben og Flyverstaben. Idet en af hovedopgaverne for værnsstabene er at lede de underlagte niveau III myndigheder, forventes det imidlertid, at værnsstabscheferne fortsat har kompetencer tildelt som chef for værnet. Det vurderes således hensigtsmæssigt at etablere et koordinerende samarbejdsudvalg i værnet (KSU). Den enkelte stab har i denne optik således status som niveau II. Umiddelbart ses der ikke behov for ændringer på myndigheder på niveau III; dette afhænger dog naturligvis også af ovennævnte afklaring. 3
Underudvalg Den nye organisering og overflytning af arbejds- og kompetenceområder til departementet skaber behov for at fastlægge tilhørsforholdet/forankringen af en række emneområder. Det vurderes således hensigtsmæssigt at etablere en underudvalgsstruktur til det overordnede hovedsamarbejdsudvalg. Underudvalgene kan i detaljeret grad drøfte og behandle forskellige emner på teknikerniveau og herigennem udarbejde oplæg til FMN HSU til godkendelse eller drøftelse. Underudvalgene sammensættes af repræsentanter fra såvel ledelsessiden som medarbejdersiden. Underudvalgene drøfter relevante emner og udarbejder oplæg til politikker og retningslinier inden for de respektive emneområder efter pålæg fra FMN HSU. I denne sammenhæng ses behov for et underudvalg vedr. samarbejdsvirksomheden i koncernen. Det vil være uheldigt, hvis der etableres forskellige principper og standarder for samarbejdsvirksomheden i styrelserne under Forsvarsministeriets departement. Der er derfor behov for at have et forum, hvor ledelsen og centralorganisationerne kan drøfte og udarbejde oplæg vedr. relevante retningslinjer for samarbejdsvirksomheden for hele ministerområdet, samt sikre at der kan ydes vejledning og støtte til samarbejdet i styrelserne og deres underlagte myndigheder. Dette underudvalg bør endvidere kunne vurdere og godkende indstillinger om oprettelse af samarbejdsudvalg, behandle fortolkningsspørgsmål og uoverensstemmelser i samarbejdsudvalg indenfor hele ministerområdet samt behandle og afgøre eventuelle klagesager. Det bør dog samtidig tilstræbes, at uoverensstemmelser søges afklaret lokalt, inden underudvalget involveres. Der ses desuden behov for et underudvalg vedr. de økonomiske forhold i koncernen, hvor detaljerede drøftelser på området kan finde sted, herunder budgetter, regnskab, bevillinger, udbud og konkurrenceudsættelse; ift. sidstnævnte kan underudvalget udarbejde forslag til retningslinier. Yderligere vurderes der behov for et underudvalg vedr. personale og HR i koncernen, hvor mange af de særlige opgaver fra Samarbejdsaftalen kan behandles inden forelæggelse for FMN HSU. Dette udvalg behandler og udarbejder oplæg vedr. f.eks. personalepolitik, kompetenceudvikling, ligebehandling og mangfoldighed, mobning og chikane. Endvidere anbefales et underudvalg vedr. arbejdsmiljø i koncernen, som behandler og drøfter området inden forelæggelse for FMN HSU. Her ses bl.a. udarbejdelse af forslag til arbejdsmiljøpolitik, trivsel og psykisk arbejdsmiljø og indsatsområder. Der er i regi af Forsvarskommandoens Hovedsamarbejdsudvalg tidligere opnået gode erfaringer med etableringen af ad hoc udvalg vedr. konkurrenceudsættelse af specifikke emner. Det bør drøftes, om modellen kan videreføres, herunder om de nuværende ad hoc udvalg videreføres. Udkast til kommissorier for underudvalgene til FMN HSU udarbejdes af FMN HSU sekretariatet. De respektive CSU vurderer selvstændigt, hvorvidt de finder behov for ligeledes at etablere en underudvalgsstruktur til behandling af særlige emner. 4
Anbefaling Eftersom det ikke er muligt at fastlægge den ny samarbejdsstruktur i alle detaljer på nuværende tidspunkt, er det vigtigt at skabe rammer, som er tilstrækkelig fleksible til at rumme justeringer og tilpasninger hen ad vejen. Ikke mindst er det vigtigt, at der er enighed om en pragmatisk håndtering, og at det på forhånd er aftalt, hvordan og i hvilket regi spørgsmålene sættes på plads. Målet er at tilvejebringe en SU-struktur, som er målrettet de ændrede organisations- og ledelsesforhold, og som såvel ledelse som organisationer bakker op om og finder hensigtsmæssig. Det anbefales at etablere et hovedsamarbejdsudvalg på koncernniveau, Forsvarsministeriets Hovedsamarbejdsudvalg, hvor den øverste ledelse i koncernen drøfter relevante forhold og emner med medarbejderrepræsentanter for centralorganisationerne. Det anbefales, at FMN HSU mødes hurtigst mulig efter oprettelse og drøfter/vedtager en forretningsorden. Det nuværende FKO HSU sekretariat udarbejder udkast hertil. Det anbefales desuden at etablere en underudvalgsstruktur, herunder underudvalg vedr. samarbejdsvirksomhed, arbejdsmiljø, økonomi samt personale og HR. FMN HSU sekretariatet udarbejder udkast til kommissorier. Det anbefales ligeledes at oprette centrale samarbejdsudvalg (CSU) for de niveau I styrelser, hvor der oprettes flere samarbejdsudvalg ved underliggende myndigheder. Det anbefales tillige, at der oprettes koordinerende samarbejdsudvalg (KSU) for de niveau II myndigheder, hvor der oprettes flere samarbejdsudvalg ved underliggende enheder. Yderligere anbefales det snarest at afklare chef- og beslutningskompetencer på de forskellige niveauer; dette er afgørende for fastlæggelsen af den mere detaljerede samarbejdsstruktur. Det anbefales at igangsætte udarbejdelsen af retningslinier for samarbejdsvirksomheden på Forsvarsministeriets område i regi af det anbefalede underudvalg vedr. samarbejdsvirksomhed. Retningslinierne skal blandt andet fastlægge nærmere procedurer for behandlingen af spørgsmål i relation til Samarbejdsaftalen, herunder fastlægge relation og koordinering mellem de forskellige niveauer i samarbejdsstrukturen. Det skal samtidig tilstræbes, at uoverensstemmelser løses på lavest mulige niveau. Det anbefales, at det foreslåede underudvalg ved samarbejdsvirksomhed løbende moniterer samarbejdsstrukturen og samarbejdsområdet generelt, samt at der foretages en evaluering heraf efter forventeligt en 2-års periode. Slutteligt anbefales det, at området og den fremtidige model drøftes i koncernledelsen med henblik på at opnå forståelse for og enighed om den fremadrettede samarbejdsstruktur. 5
Diverse Udover den pålagte opgave i forhold til samarbejdsområdet henledes opmærksomheden desuden på behovet for afklaring for en række andre fora, som de centrale parter har etableret: Forsvarets Personelfaglige Forum, FPF (aftale- og forhandlingsområdet) Tillidsrepræsentantudvalget (TRU) Uddannelsesråd (aftalt, men ikke etableret) Projekt social kapital (projektet er iværksat i Forsvaret og Hjemmeværnet som følge af en aftale 6
Bilag Baggrund Med den politiske aftale om Organiseringen af ledelse af Forsvaret og tillæg til aftale på forsvarsområdet 2013-2017 gennemføres omfattende ændringer af Forsvarets ledelse. Udover departementet og Forsvarsstaben berøres tillige blandt andet de tre operative kommandoer. Den etablerede samarbejdsstruktur i Forsvaret såvel som enkelte samarbejdsudvalg - for eksempel FKO HSU - påvirkes naturligvis som konsekvens af de besluttede organisationsændringer. Visionen bag den politiske beslutning om at reorganisere Forsvarets ledelse er: En stærkere og slankere ledelse, hvor den politiske/civile og militære ledelse er bragt tættere sammen, hvor dobbeltarbejde er fjernet, hvor fagligheden uændret har en central og respekteret placering, og hvor digitaliseringens muligheder udnyttes fuldt ud. De konkrete målsætninger og principper er, at der skal fjernes et niveau i ledelsesstrukturen. Kortere, hurtigere og mere fleksible beslutningsprocesser skal give mere tid til faglighed og tværfaglighed. Der skal ikke udføres dobbeltarbejde. Der skal både ske en yderligere forbedring af den politiske betjening og af styringen af opgaveløsningen og ressourceforbruget. De fysiske rammer, itløsninger og arbejdsprocesser skal understøtte visionen. Det hidtidige samarbejde indenfor Forsvarskommandoens myndighedsområde har været kendetegnet af en decentral struktur, som sigter mod en høj grad af inddragelse, hvor medarbejderrepræsentanterne oplever inddragelse og selv yder et engageret og konstruktivt med- og modspil. Der er gode traditioner for, at samarbejdsudvalgene - i respekt for at der kan være forskellige syn på tingene - samarbejder om at sikre, at Forsvaret kan løse sine kerneopgaver, og samtidig skabe så gode vilkår og forhold for medarbejderne som muligt. Det er en naturlig målsætning, at en ny samarbejdsstruktur skaber rammerne for at videreføre den gode praksis med samarbejde og dialog mellem ledelse og medarbejdere. På baggrund af det ekstraordinære møde i FKO HSU+ d. 14. maj har USAM modtaget nedenstående opgave. Kontorchef Anders Jacobsen deltager på vegne af departementet. FKO HSU afholdt ekstraordinært møde d. 14. maj 2014, hvor også departementschefen og 2 afdelingschefer fra Forsvarsministeriet deltog (det samlede forum benævnes herefter FKO HSU+). Her blev bl.a. besluttet, at FKO HSU+ drøfter overordnede aspekter af implementeringen af aftalen Organiseringen af ledelsen af Forsvaret og tillæg til aftale på forsvarsområdet 2013-2017. Desuden aftales i dette forum, hvordan SU-strukturen fremadrettet skal konstrueres, når aftalen er implementeret. Det forventes, at den fremadrettede SU-struktur bliver væsentlig anderledes end den nuværende; afklaring heraf fordrer dog kendskab til chefkompetencerne i den nye struktur. FKO HSU+ besluttede i denne forbindelse, at det nuværende underudvalg vedr. samarbejdsvirksomheden i Forsvaret (USAM) suppleret med repræsentation fra departementet (herefter benævnt USAM+) snarest påbegynder overvejelserne omkring en fremtidig SU-struktur (herunder underudvalgsstruktur) med henblik på at præsentere FKO HSU+ for et oplæg til drøftelse, evt. godkendelse. 7
USAM+ forventes desuden løbende at holde FKO HSU+ orienteret om tanker og idéer i forummet. USAM+ træder sammen kort tid efter, at nærværende opdrag er godkendt, og forventes at levere det første bidrag til næstkommende møde i FKO HSU+. Arbejdet forventes potentielt at omfatte en tilgang til SU-strukturen inden for hele koncernområdet, men vil indledningsvis koncentrere sig om direkte implikationer ifm. reorganiseringen af Forsvarsministeriet og Forsvarskommandoen. FKO HSU+ imødeser USAM+ færdige oplæg til drøftelse i efteråret 2014, dog afhængig af implementeringsprocessen. 8