Personalehåndbog for Vestforbrænding Side 1 af 42
Indhold - oversigt Velkommen... 5 Vores historie... 6 Vores mission... 8 Vores værdier... 8 Samarbejde... 8 Resultatorientering... 8 Ansvar... 8 Udvikling... 8 Vores vision... 9 Vores organisation... 9 Organisationsdiagram... 10 Trivselspolitik... 11 Ny medarbejder... 12 -Nøgler... 12 -Ophold... 12 -Parkering... 12 -Badeforhold... 12 -Arbejdstøj... 13 -Skærm- og sikkerhedsbriller... 13 -Arbejdstid... 13 -Julefrokost - registrering i Promark... 13 -Klunsning... 14 -Lønudbetaling... 14 -Tavshedspligt... 14 -Telefontid... 15 -Tjenestested... 15 -Personaleblad... 15 -Kantine... 16 -Affaldssortering... 16 -Elektronisk telefonbog... 17 -Flextid... 17 -Læge- og tandlægebesøg... 17 Besøg hos læge og tandlæge skal så vidt muligt finde sted uden for den enkeltes normale arbejdstid. Hvis det er indenfor den normale arbejdstid må medarbejderen flekse. Ved besøg hos speciallæge eller ved akut opstået sygdom, kan der ydes tjenestefrihed, hvis besøget er af kortere varighed (mindre end 3 timer).... 17 Hvis besøget varer mere end 3 timer, betragtes det som sygefravær, og det indrapporteres i Promark.... 17 Hvis speciallægebesøg er en fast tilbagevendende aftale, skal dette foregå udenfor arbejdstiden efter aftale med lederen, ved brug af afspadsering eller flekstid efter aftale med lederen... 17 Fravær og ferie... 18 -Ferie... 18 -Erstatningsferie ved sygdom under ferie... 19 -Særlig feriegodtgørelse... 19 -Overførsel og udbetaling af ferie... 19 -Sygdom... 19 Side 2 af 42
-Anmeldelse af sygdom... 19 -For sent eller manglende anmeldelse af sygdom... 20 -Raskmelding... 20 -Syg mere end 30 dage refusion... 20 -Sygesamtale... 20 -Fastholdelsesplan... 20 -Mulighedserklæring... 20 -Deltidssyge medarbejdere... 21 -Medarbejders manglende deltagelse i kommunens opfølgning... 21 -Fraværssamtale... 21 -Barns første sygedage... 21 -Omsorgsdage... 21 -Barsel... 21 -Tjenestefri, mærkedage og jubilæum... 22 -Tjenestefrihed med løn... 22-25 og 40 års Jubilæum... 23 Arbejdsskader... 23 -Arbejdsskader/-ulykker... 23 Forsikringsforhold for medarbejdere på VF... 24 -Arbejdsulykker på arbejdsstedet... 24 -Særligt vedr. skade på briller... 24 -Særligt vedr. skade på tænder... 24 -Særligt vedr. skade på egen computer... 25 -Særligt vedr. skade på eget tøj... 25 -Ulykke i forbindelse med kørsel i bil mv.... 25 -Ulykker i forbindelse med rejser... 25 -Hvis jeg forvolder skade, når jeg arbejder for Vestforbrænding... 25 -Ulykker i forbindelse med privat ærinde i arbejdstiden... 26 -Tyveri af personlige ejendele i arbejdstiden... 26 -Ulykker eller skader i forbindelse med deltagelse i julefrokost, samarbejdsøvelser eller lignende arrangementer... 26 Sikkerhed... 26 -Adgangskort til eksterne på Vestforbrænding... 26 -Beredsskabsplan... 27 -Sikkerhedsforanstaltninger... 27 Organisationer/udvalg... 29 -Samarbejdsudvalg (SU)... 30 -Arbejdsmiljøudvalg (AM-U)... 31 -Arbejdsmiljøsorganisation (AM-O)... 31 Personaletilbud... 33 -Idrætsforening... 33 -Motionsrum... 33 -Feriepulje... 33 -Personaleforening... 33 -Kunstklub... 33 -Udlån... 34 -Frokostordning... 34 -Take away... 34 -Massage... 35 Side 3 af 42
-Psykologordning... 35 Medarbejderudviklingssamtaler (MUS)... 35 Seniorordning... 36 -Seniordage... 36 Arbejdspladsvurdering... 36 Lean... 37 Ansættelse af familiemedlemmer... 37 Honorering når medarbejdere holder foredrag eller lign.... 38 Retningslinier ved deltagelse i kurser, møder m.m.... 38 -Retningslinjerne omfatter... 38 -Retningslinjernes omfang... 38 -Deltagelse i interne møder... 39 -Deltagelse i eksterne møder... 39 -Deltagelse i kurser, seminarer/konferencer og/eller studieture... 39 -Transportgodtgørelse gælder alle ansatte... 39 -Anbefaling og oplysning om ansættelse... 40 Diæter... 40 Retningslinier for privat brug af arbejdsmobiltelefon... 40 Beskatning af personalegoder... 41 -Sponsorbilletter... 41 Retningslinier for tjek af kørekort... 41 Side 4 af 42
VELKOMMEN Et velkomstord fra den administrerende direktør: Kære nye kollega! Først og fremmest vil jeg gerne byde dig velkommen hos Vestforbrænding. Vi er glade for, at du har valgt at arbejde sammen med os og vil gøre alt, hvad vi kan for, at du kommer til at føle dig godt tilpas hos os, for at understøtte dig i din udvikling, og for at din succes hos os kan blive en del af Vestforbrændings succes. Vi har udviklet denne personalehåndbog, fordi vi fandt, at det ville være praktisk for alle nok især nyansatte men også gamle medarbejdere og ledere at have en fælles referenceramme for de retningslinjer, der gælder hos os. Alle medarbejdere opfordres til at sætte spørgsmålstegn ved hensigtsmæssigheden og relevansen af virksomhedens skrevne og udskrevne regler. Ingen procedure eller handlemåde kan forklares med: Sådan har vi altid gjort. Jeg håber, at du får glæde og gavn af personalehåndbogen. Som led i dit ansættelsesforhold er du forpligtet til løbende at gøre dig bekendt og nøje følge indholdet af den senest opdaterede version af personalehåndbogen, der indeholder såvel rettigheder som pligter for dig. Da ændringer kan forekomme, skal jeg for god ordens skyld understrege, at det er intranet-versionen, der til enhver tid er gældende. Velkommen til Vestforbrænding Ivar Green-Paulsen Direktør Side 5 af 42
VORES HISTORIE Området Ejby Mose blev fra ca. 1935 uofficielt brugt som losseplads, hvilket blev officielt fra en gang i 1940 erne, hvor Glostrup Kommune eksproprierede området og anlagde en losseplads i den nordlige del. Vestforbrænding (og Amagerforbrænding) blev besluttet og bygget i 1960 erne, og Vestforbrænding kunne tage 3 forbrændingsovne i drift den 28. oktober 1970, som altså er Vestforbrændings fødselsdag. Man havde regnet med, at byggeriet ville koste 25-30 millioner kroner, men den endelig regning kom til at lyde på 150 millioner! Der blev produceret fjernvarme fra begyndelsen, og slaggen fra forbrændingen blev brugt blandt andet til voldene omkring anlægget. Men der ligger også store mængder slagge fra Vestforbrænding i Vestskoven. Allerede i 1972 var der for meget affald. Man besluttede at få en 4. ovn, hvilket der allerede var beregnet plads til fra starten denne 4. ovn blev sat i drift i 1977. I 1981 åbnede Danmarks første genbrugsstation, der skulle fremme genanvendelsen og sikre, at kun forbrændingsegnet materiale gik til forbrænding på Vestforbrænding I 1990 blev Affaldsvarmeværket i Taastrup sat i drift i affaldsselskabet VEGA (som siden fusionerede med Vestforbrænding). 1993: Nymølle kompostcenter etableres med Vestforbrænding som medejer. 1999: Vestforbrænding tager Anlæg 5 i brug og begynder dermed også at producere el. 2001: Anlæg for dioxinrensning og afsvovling på de gamle anlæg 1-4 bliver sat i drift. Endvidere blev der etableret rensning for NOx (kvælstofilter). 2003: De 4 tidligere aftalekommuner Frederiksværk, Græsted-Gilleleje, Ishøj og Skævinge blev optaget som interessenter, og Vestforbrænding fusionerede med VEGA, hvis ejerkommuner Albertslund, Høje-Taastrup og Vallensbæk dermed indgik i interessentskabet. Miljøledelsessystemet (LAM) på anlægget i Glostrup bliver miljøcertificeret efter ISO 14001-standarden (anlægget i Taastrup blev miljøcertificeret i 1999). Arbejdet med dette begyndte i 2001, og dette har sat yderligere fokus på miljø, arbejdsmiljø, sikkerhed og kvalitet. 2004: Skibby Kommune og de 7 ejerkommuner af affaldsselskabet AFAV (Frederikssund, Helsinge, Hundested, Jægerspris, Slangerup, Stenløse, Ølstykke) optages i Vestforbrænding. Op gennem 2000-årene har Vestforbrænding fået arbejdet med at administrere og bemande flere kommunale genbrugsstationer i oplandet. I 2012 er det i Ballerup, Helsinge Høje-Taastrup, Stenløse, Ledøje-Smørum og Ølstykke. 2005: Kronprins Frederik indvier Anlæg 6 og gennem året når Vestforbrænding at sætte rekord i affaldsforbrænding med i alt 521.500 tons (500.000 i Glostrup og 21.500 tons på anlægget i Taastrup, der lukkes ned i maj). 2006: Fra 1. januar nedlægges selskabet MOFA I/S (Modtagestation for farligt affald), og Vestforbrænding får opgaverne med farligt affald i Birkerød, Farum, Frederikssund, Frederiksværk, Græsted-Gilleleje, Helsinge, Hillerød, Hundested, Jægerspris, Skibby, Skævinge, Slangerup, Stenløse og Ølstykke Kommuner. 2008: Rudersdal Kommune (tidligere Birkerød) træder ud af Vestforbrænding. Side 6 af 42
Vestforbrændings anlæg i Glostrup har en samlet forbrændingskapacitet på 600.000 tons. Vestforbrænding har gennem årene fået stadig flere serviceopgaver for kommunerne. Det er f.eks. fællesordninger, rådgivning og vejledning om genanvendelse og affaldshåndtering, kampagner, genbrugspladser mv. Vestforbrænding har 300 ansatte (juli 2009). Side 7 af 42
VORES MISSION Vestforbrændings mission er at bistå kommunerne i at løse affaldsopgaver. Vestforbrænding dækker et bredt spektrum: Genbrug Forbrænding Røggasrensning Energiproduktion Deponi Restprodukter Forskning og udvikling Koordinering Affaldsadministration VORES VÆRDIER Vestforbrænding har fastlagt et værdigrundlag, som ligger til grund for måden, vi arbejder på, og hvordan vi behandler hinanden. Det er Vestforbrændings ledelses opfattelse, at gode resultater bedst opnås gennem kvalificerede og engagerede medarbejdere. Vestforbrændings værdigrundlag bygger således på følgende værdier: Samarbejde Vi samarbejder for at sikre de bedste løsninger og afsætter de nødvendige ressourcer hertil. Samarbejde giver mulighed for indflydelse og vidensdeling. Åbenhed Vi taler åbent sammen på en ærlig og ligeværdig måde med respekt for og tillid til hinanden og accept af hinandens forskelligheder. Resultatorientering Vi opstiller klare mål med angivelse af succeskriterier, lever op til de aftalte mål og synliggør resultaterne. Ansvar Vi påtager os ejerskab og engagement for at nå virksomhedens mål. Vi er bevidste om egne roller og evner og deltager aktivt i beslutningsprocesserne. Udvikling Vi udvikler virksomheden, dens ledere og medarbejdere, så vi dels lever op til fremtidens krav, dels påvirker udviklingen og samtidig er en attraktiv arbejdsplads. Den enkelte leder og dennes leder bliver evalueret, hvorved vi kan udvikle lederskabet og styringen, således at værdigrundlaget bliver en integreret del af vores hverdag. Side 8 af 42
VORES VISION At være Danmarks førende på affaldsområdet med samlet ekspertise om affald, affaldsbehandling + økonomi, deponi, genbrug og miljø. VORES ORGANISATION Vestforbrænding er en fælleskommunal miljø- og servicevirksomhed, som er ejet af 19 interessentkommuner. Vestforbrænding har ca. 300 medarbejdere. Den øverste myndighed er generalforsamlingen, der samles en gang om året. Vestforbrænding ledes af en bestyrelse, som består af et medlem fra hver interessentkommune og samles 6 gange om året. Oversigt over Vestforbrændings bestyrelse 1. januar 2010-31. december 2013: Ove E. Dalsgaard, formand, Ballerup Hans Toft, næstformand, Gentofte Steen Christiansen, Albertslund Franz Hansen, Brøndby Jens Jørgen Nygaard, Egedal Ole Find Jensen, Frederikssund Ole Bondo Christensen, Furesø Karin Søjberg Holst, Gladsaxe John Engelhardt, Glostrup Jannich Petersen, Gribskov Helge Friis, Halsnæs Thomas Gyldal Petersen, Herlev Tue Tortzen, Hillerød Michael Ziegler, Høje-Taastrup Ole Bjørstorp, Ishøj Mogens Lønborg, København Paul Knudsen, Lyngby-Taarbæk Erik Nielsen, Rødovre Henrik Rasmussen, Vallensbæk Erling O. Larsen, medarbejderrepræsentant Link til bestyrelsen 2010-2013 Direktør Ivar Green-Paulsen står for den daglige ledelse. Side 9 af 42
ORGANISATIONSDIAGRAM Pr. 1. februar 2011 Link til organisationsplan Side 10 af 42
TRIVSELSPOLITIK Trivselspolitik er Vestforbrændings personalepolitik Retningslinier: for rusmidler for ansættelse og afskedigelse for fravær for seniorer mod stress mod mobning Side 11 af 42
NY MEDARBEJDER -Nøgler Nye medarbejdere modtager nøgler og Thorbrik den første dag efter tiltrædelsen og skal kvittere for det. Den nye medarbejder skal henvende sig til HR den første dag for at blive oprettet i Promark. Har du problemer med Thorbrikken, skal du henvende dig i receptionen eller i Bygningsservice. Har du problemer uden for åbningstiden med at komme ind på Vestforbrændings område, kan du kontakte vagtchefen i Kontrolrummet ved samtaleanlægget ved indgangsporten. Hvis du har brug for et garderobeskab, vil du få nøgle udleveret af vedligeholdsafdelingen, lageret. Den sidste medarbejder, der forlader et arbejdssted skal sørge for, at kaffemaskiner og lyset er slukket, låse døren og sætte alarmen til. -Ophold Når du opholder dig på Vestforbrænding i Glostrup skal du HUSKE og brikke (Thorbrikken) dig ind/ud også hvis du går over i et andet område på Vestforbrænding. Dette er af sikkerhedsmæssige årsager. Hvis porten er lukket, når du forlader Vestforbrænding, kan du åbne porten med din nøgle. -Parkering Medarbejdere må kun stille deres biler på Vestforbrændings parkeringspladser. Vestforbrænding har ingen erstatningspligt i forhold til evt. tyveri og beskadigelse af biler/cykler på Vestforbrændings parkeringsplads og cykelskur - undtaget naturligvis, hvis Vestforbrændings egne køretøjer skulle forårsage skader. -Badeforhold Når du arbejder på Vestforbrænding kan du komme i kontakt med sundhedsskadelige mikroorganismer. Så en god personlig hygiejne er påkrævet. Alle bør vaske hænder grundigt og evt. skifte arbejdstøj, før de spiser. Medarbejderne i affaldsmodtagelsen får udleveret arbejdstøj, som de skal skifte til inden de går til frokost. Det er naturligt at tage et bad, når man skifter fra arbejdstøj til privat tøj. DU MÅ IKKE beholde arbejdstøjet på, når du tager hjem du skal ikke tage de sundhedsskadelige mikroorganismer med hjem til familien. I Glostrup er der baderum på 2. sal på Kanalgangen. Det er ikke tilladt at opholde sig i omklædnings-/baderummene i arbejdstiden. Der må ikke medtages og opbevares alkohol eller flasker i øvrigt i baderummene. Side 12 af 42
-Arbejdstøj Du får arbejdstøj fra Vestforbrænding, hvis du er beskæftiget i et område, hvor arbejdstøj er nødvendigt. Arbejdstøjet bliver vasket af et vaskeri, nogle steder findes der vaskemaskiner i afdelingerne. Medarbejderne i Anlæg Nord og Anlæg Syd vasker selv deres arbejdstøj. Der er vaskemaskiner på de enkelte Genbrugsstationer. I Anlæg Frederikssund for medarbejderne vasket deres arbejdstøj. Tøjet er Vestforbrændings ejendom og må principielt ikke bruges uden for arbejdstiden. Tøjet skal afleveres ved fratræden. Arbejdstøjet bliver udleveret på Lageret, hvor du også får håndklæde og sæbe samt et skab med lås, hvor du skal opbevare tøj og håndklæder. Medarbejdere på Genbrugsstadionerne får du udleveret ovennævnte hos driftslederen. Du skal bruge hjelm og sikkerhedssko, hvor det er påbudt ved skiltning. Hvis du arbejder i et område, hvor hjelm og/eller sikkerhedssko er påbudt, får du udleveret hjelm og sikkerhedssko. Sker der skade på dit privattøj, er du ikke dækket af forsikringen, hvis du har fået udleveret arbejdstøj. -Skærm- og sikkerhedsbriller Hvis du arbejder ved en computerskærm, og har eventuelle synsproblemer i forbindelse med arbejdet, har du måske behov for skærmbriller. Du får lavet en synstest og viser testen et behov for specielle briller, og dine eventuelle egne briller ikke kan anvendes, tilbyder Vestforbrænding skærmbriller uden udgift for dig. Du har ret til en ny synstest med jævne mellemrum. Henvend dig hos HR, hvis du ønsker en test. Det kan også være indretningen af din arbejdsplads, som er årsagen til dit problem. Derfor bør du kontakte din arbejdsmiljørepræsentant. Han/hun vil gennemgå arbejdspladsen sammen med dig med hensyn til indstilling af stol, bord, skærm og belysning. Har du behov for skærmbriller, eller er du i tvivl, skal du henvende dig til HR. Du tilbydes sikkerhedsbriller, hvis du skal arbejde i områder, hvor det er påbudt at bruge sikkehedsbriller og hvor der skønnes behov for det. Har du behov for sikkerhedsbriller, eller er du i tvivl, skal du henvende dig til HR. Der er også mulighed for at få sikkerhedsbriller med styrke. -Arbejdstid På Vestforbrænding registreres arbejdstid og fravær i Promark, som er et vagt- og tidsregistreringssystem. Nye medarbejdere bliver introduceret til systemet af deres leder. Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for fuldtidsansatte er 37 timer. Mødetidspunkt varierer fra afdeling til afdeling afhængig af opgaverne. -Julefrokost - registrering i Promark Side 13 af 42
Vestforbrændings årlige julefrokost starter fredag kl. 13, hvor de fleste medarbejdere stadig er på arbejde. Det betyder, at deltagerne har tjenestefri til at deltage i festlighederne fra kl. 13 og frem til normal tjenestetids ophør. De medarbejdere, der er på arbejde og som deltager i julefrokosten, logger ud af Promark med årsagen Fri m/løn (personalepolitik) inden de går til julefrokost. -Klunsning Klunsning er forbudt. Det gælder både på genbrugsstationerne, hvor affaldet tilhører ordningen (altså borgerne) og fra Vestforbrændings egne affaldscontainerne. Overtrædelse kan uden varsel medføre bortvisning/fyring fra Vestforbrænding. -Lønudbetaling I dit ansættelsesbrev er der en internetadresse, hvor du kan hente et oplysningsskema. Dette skal du udfylde og sende elektronisk til HR. Lønnen sættes ind på den enkeltes NEM-konto. Skatteoplysninger får HR automatisk. Hvis du senere ændrer adresse, skal du meddele det til HR. Lønningsdag er den sidste hverdag i måneden. Forud for hver lønudbetaling får du tilsendt en lønspecifikation via E-BOKS. Oplysningssedlen til brug ved udfyldelse af din selvangivelse, skal du selv hente på www.skat.dk. -Tavshedspligt Tavshedspligt betyder, at der kan være ting / oplysninger omkring ens arbejde, som man ikke må tale med andre om i få tilfælde kan det også gælde i forhold til kolleger. Alle offentligt ansatte (herunder ansatte på Vestforbrænding) har tavshedspligt i henhold til straffelovens 152 og forvaltningslovens 27. Tavshedspligten gælder også efter ansættelsens ophør. Oplysninger, der er betegnet som fortrolige Ikke offentliggjorte oplysninger om Vestforbrændings økonomi Oplysninger om enkeltpersoners personlige forhold (fx kollegers helbred og privatliv) Oplysninger om drifts- eller forretningsforhold, der er væsentlige for Vestforbrænding Straffeloven forbyder alle at videregive fortrolige oplysninger. Tavshedspligten kan også overtrædes ved passivitet, f.eks. ved at lade fortrolige dokumenter ligge fremme på en uforsvarlig måde hvis man udnytter fortrolige oplysninger, således at man selv får en fordel af det. I henhold til straffeloven er der enkelte tilfælde, hvor tavshedspligten ikke gælder. Det er f.eks. hvis en person er forpligtet til at videregive oplysninger om strafbare handlinger, der skal meldes til politiet Side 14 af 42
en person varetager åbenbar almen interesse eller egne eller andres tarv. Fortrolige oplysninger kan ligeledes udveksles internt i en gruppe, der samlet har tavshedspligt udadtil. Nogle eksempler hvor tavshedspligten under alle omstændigheder skal overholdes: oplysninger om, hvem der søger og er til ansættelsessamtale ved ledige jobs oplysninger om, hvem der er ansat eller afskediget, indtil det officielt er meldt ud fra ledelsen oplysninger om forretningsforhold hos eksterne entreprenører, der udfører eller har udført opgaver for Vestforbrænding. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en oplysning er omfattet af tavshedspligten, bør du spørge sin leder. -Telefontid Vestforbrændings telefon er åben mandag-torsdag kl. 08.00-16.00 og fredag kl. 8.00-15.00. Uden for telefontiden kan kontrolrummet i Glostrup kontaktes på tlf. 44 85 72 50. Vestforbrændings telefonnr. er 44 85 70 00. Vestforbrændings fax nr. er 44 85 70 01 Vestforbrændings mailadresse er vestfor@vestfor.dk -Tjenestested Vestforbrænding har afdelinger og funktioner på flere forskellige adresser. Den enkelte medarbejder må derfor være indstillet på at udføre opgaver på alle adresser. For at kunne leve op til Vestforbrændings vision om at være Danmarks førende på affaldsområdet må alle medarbejdere være forberedt på, at opgaverne ændrer sig i takt med Vestforbrændings udvikling og tilpasning til samfundets krav og forventninger til affaldssektoren. Det betyder, at medarbejderne kan få ændrede opgaver eller overføres til andre funktioner, herunder at tjenestestedet kan ændres. Ændringen kan være af midlertidig eller permanent karakter. Forud for en beslutning om ændrede opgaver eller tjenestested vil der som oftest blive foretaget en individuel vurdering i forhold til den enkelte medarbejders hidtidige stilling og kompetencer. Der vil ligeledes være en drøftelse med medarbejderen, tillidsrepræsentanten og lederen. Det er Vestforbrændings hensigt, at der i ovenstående situationer opnås enighed om ændringen. Såfremt enighed ikke opnås, kan Vestforbrænding varsle ændringen med den enkeltes individuelle opsigelsesvarsel. I forbindelse med organisationsændringer må medarbejderne være forberedt på, at ændring i opgavesammensætningen og/eller ændret tjenestested kan finde sted efter en orientering af samarbejdsudvalget. -Personaleblad Side 15 af 42
Vestforbrændings personaleblad hedder BrændPunktet. Du får dit eget eksemplar i din postbakke eller hvor det er aftalt. Stillingsopslag (både interne og eksterne) kommer op på opslagstavlen i kantinen samt på intranet/www.vestfor.dk, ligesom de ligger på intranettet. Vestforbrænding laver en hel del publikationer, som du kan få af din leder eller se på www.vestfor.dk. -Kantine De nærmere bestemmelser om frokostpause er indeholdt i din overenskomst. I Glostrup ligger kantinen i administrationsbygningen. Her kan du købe mad og spise din frokost. Kantinen har følgende åbningstider: Kl. 06.30 09.30 Kl. 11.00 12.45 for morgenmadsbuffet for køb af smørrebrød/buffet, salat og lun ret I kantinen kan du ikke betale med kontanter. Du får et betalingskort eller en betalingsbrik i kantinen på din første arbejdsdag. Herpå kan du indsætte penge til at købe for i kantinen. Der er også en frokostordning, hvor betalingen bliver trukket over lønnen. Se frokostordningen her. Der er i kantinen opsat automater til mad, slik og nødder. Disse kan bruges hele døgnet. Af hensyn til hygiejnen i kantinen skal du sørge for, at du ikke har snavset tøj på eller med, når du befinder dig i kantinen. Hjelm må ikke bæres i kantinen. Kantinens tallerkener, glas, krus og bestik ikke må fjernes fra kantinen uden aftale med kantinens personale. Hvis en medarbejder ønsker at tage mad med ud af kantinen, skal det anrettes på engangstallerkner, som er sat frem på kantinens disk - hvor der også er film til indpakning. -Affaldssortering Alle medarbejdere skal sortere det affald der produceres i det daglige, i overensstemmelse med kommunens affaldsregulativ - dvs. affaldsregulativet for hhv. Glostrup, Høje-Taastrup og Frederikssund Kommune. Det betyder at affaldet skal sorteres i de fraktioner der er angivet på de lokalt er opstillede containere og indsamlingsbeholdere jf. de lokale retningslinier. For intern affaldshåndtering i Glostrup henvises til LAM instruks I126 Intern affaldshåndtering - Glostrup. Medarbejdere på Vestforbrænding, Glostrup må kun medbringe og aflevere privat småt brandbart inkl. dagrenovation og pap. Affaldet skal afleveres i den opstillede "Småt Brændbart" container og "Pap" container ved VEKS-bygning foran administrationsbygningen. Øvrigt privat affald skal afleveres via ordninger i egen bopælskommune. Aflevering af medarbejderes private affald på Vestforbrædnings øvrige anlæg må ske efter aftale med den driftsansvarlige leder. Affaldssortering på Vestforbrænding - klik her. Side 16 af 42
-Elektronisk telefonbog Hvis du har rettelser til telefonbogen på intranettet, skal du kontakte Stig Schantz eller Fanny Mogensen fra HR -Flextid Aftalen omfatter: De administrative medarbejdere med højeste arbejdstid. Arbejdstid Den officielle daglige normtid er: mandag fredag 7 timer 24 minutter (7,4) Placering og registrering af arbejdstiden Den enkelte medarbejder kan frit tilrettelægge og placere sin arbejdstid i tidsrummet kl. 07.00 18.00. Arbejdstid ud over nævnte tidsrum skal altid være aftalt med nærmeste leder. Medarbejderen skal sørge for den fornødne koordinering med nærmeste leder og kolleger således, at kundeorienterede funktioner er bemandet i hele kontortiden og opgaverne bliver løst til den aftalte tid. Hjemmearbejde accepteres når der tages hensyn til arbejdets udførelse, og når hensynet til arbejdspladsen tillader det. Hjemmearbejde skal aftales med nærmeste leder. For afdelinger/funktioner med faste vagter fx reception og indvejning er det nødvendigt af hensyn til kunder og kolleger, at medarbejdere og ledere aftaler arbejdstidens placering fx ved faste vagttidspunkter. Den nærmeste leder kan helt ekstraordinært i en begrænset periode sætte flex-ordningen i bero og anvende faste arbejdstider, såfremt det måtte være nødvendigt for at løse afdelingens opgaver. I sådanne tilfælde skal der indgås en aftale mellem ledelsen og tillidsrepræsentanten. Aftale om flextid på Vestforbrænding klik her -Læge- og tandlægebesøg Besøg hos læge og tandlæge skal så vidt muligt finde sted uden for den enkeltes normale arbejdstid. Hvis det er indenfor den normale arbejdstid må medarbejderen flekse. Ved besøg hos speciallæge eller ved akut opstået sygdom, kan der ydes tjenestefrihed, hvis besøget er af kortere varighed (mindre end 3 timer). Hvis besøget varer mere end 3 timer, betragtes det som sygefravær, og det indrapporteres i Promark. Hvis speciallægebesøg er en fast tilbagevendende aftale, skal dette foregå udenfor arbejdstiden efter aftale med lederen, ved brug af afspadsering eller flekstid efter aftale med lederen. Side 17 af 42
FRAVÆR OG FERIE -Ferie Dig og din lederen er sammen ansvarlige for at planlægge, hvornår du afholder ferie. Det skal altid være fastlagt på forhånd, hvornår ferien starter og slutter. Selve reglerne for ferie ligger i Aftale om ferie for personale ansat i kommuner af 2. november 2008 indgået mellem KL og KTO. Herunder beskrives kort, hvordan du optjener, afholder ferie og /eller overfører ferie. (Retningslinjer gælder dog ikke for timelønnede, lærlinge, elever og praktikanter og studerende i praktik.) Ferie afholdes i perioden 1. maj-30. april. Ferie optjenes i kalenderåret 1. januar- 31. december i det foregående år. Har du været ansat i hele optjeningsåret har du ret til at afholde 5 ugers ferie + den 6. ferieuge - i ferieåret 1. maj 30. april året efter. Alle, der har været ansat i hele optjeningsåret, skal holde ferie mindst 4 uger. Hovedferien, 3 uger skal afholdes i perioden 1. maj-30. september. For ferieåret 1. maj -30. april kan du individuelt aftale med din daglige leder, at optjente, uafviklede ferietimer ud over 4 uger overføres til det følgende ferieår. Aftalen kan omfatte såvel ét som flere på hinanden følgende ferieår, dog max. 3 år. Det betyder, at du over en periode på 3 år kan overføre 6 ugers ferie, således at du samlet kan holde op til 12 ugers ferie i et år. Den 5. ferieuge kan overføres, men skal afholdes på et nærmere aftalt tidspunkt. Den 6. ferieuge (dvs. ferietimer ud over 185 timer) kan overføres eller udbetales. Skema Aftale om overførsel af ferie klik her Den ansatte har før optjeningsåret begyndelse, mulighed for at vælge at få feriegodtgørelse med 12,45% af lønnen i optjeningsåret i stedet for løn under ferie og ferietillæg, selvom den ansatte ikke fratræder. Valget er bindende for den ansatte. Når du holder op på Vestforbrænding, får du et feriekort på en godtgørelse for optjente, men ikke afholdte ferietimer. Godtgørelse for aftalt overførte ferietimer udbetales samtidig med fratrædelsen. Retningslinjer for overførsel og afvikling af overført ferie kan opsiges med 3 måneders varsel. Side 18 af 42
-Erstatningsferie ved sygdom under ferie Fra 1. maj 2012 har du som ansat mulighed for at få erstatningsferie, hvis du bliver syg på din ferie. Hvad betyder dette: Du kan få erstatningsferie efter din 5. sygedag. Det vil sige, at for de første 5 sygedage er der ingen erstatningsferie. Du skal give besked til Vestforbrænding lige så snart du bliver syg. Fra denne dato går der 5 sygedage inden du får ret til erstatningsferie. Du skal skaffe en lægeerklæring som dokumentation for din sygdom. Det gælder uanset om du holder ferie i Danmark eller i udlandet. Du betaler selv for lægeerklæringen. Hvis du har spørgsmål kan du kontakte Stig Schantz i HR. -Særlig feriegodtgørelse Alle medarbejdere får hvert år en særlig feriegodtgørelse på 1,95 % af den ferieberettigede løn, inkl. eget bidrag til pension. Tillægget udbetales sammen med lønnen for april måned. For nogle overenskomster f.eks. 3F er der centralt aftalt en højere særlig feriegodtgørelse. -Overførsel og udbetaling af ferie Dig og din leder kan aftale, at ikke-afholdte ferietimer ud over 4 uger pr. år kan overføres til det næste ferieår. Forud for indgåelse af den skriftlige aftale om overførsel af ferie, skal lederen aktivt forholde sig til, om det er realistisk, at du overfører din ferie til et givent tidspunkt. Den underskrevne blanket skal sendes til HR senest d. 20.4, forud for det ferieår der overføres til. Ferieblanket KLIK HER Hvis du ikke ønsker at afholde 6. ferieuge, kan du få timerne udbetalt. Dette sker automatisk med lønnen i maj måned. Ønsker du at få dem overført til næste ferieår, skal samme blanket som ved ferie bruges. -Sygdom Vestforbrændings trivselspolitik skal medvirke til at sikre et trygt, sundt og sikkert arbejdsmiljø. Formålet med Vestforbrændings trivselspolitik er blandt andet at skabe synlighed, tryghed og en åben og tillidsfuld kommunikation om begrebet sygdom og om de retningslinjer, som gælder på Vestforbrænding Her følger, hvad du skal gøre i praksis, hvis du bliver syg: -Anmeldelse af sygdom Side 19 af 42
Hvis du bliver syg, skal du give besked til din leder eller til kontrolrummet i Glostrup så hurtigt som muligt, inden din arbejdstid begynder. Er du administrativ medarbejder skal du give besked senest kl. 9 til din leder eller, hvis denne ikke er til stede, til receptionen. Den person, der modtager din sygemelding, skal straks sende en mail til den relevante leder som taster det ind i Promark. -For sent eller manglende anmeldelse af sygdom Hvis du ikke melder dig syg, vil Vestforbrænding betragte det som ulovlig udeblivelse. -Raskmelding Når du er blevet rask, skal du så hurtigt som muligt meddele det til din leder. Når du møder på arbejdet igen, raskmeldes du automatisk når du stempler ind i Promark. -Syg mere end 30 dage refusion Hvis du er syg i mere end 30 dage, får Vestforbrænding refusion fra din hjemkommune. Derfor søger HR ved længerevarende sygdom om refusion via VIRK.dk som så fremsender et skema til dig, som du så skal udfylde og sende til din bopælskommune. Den anførte frist skal overholdes. -Sygesamtale Lederen tager stilling til, om der skal afholdes en fraværssamtale, når sygefraværet inden for det seneste år har været: Mere end 4 perioder eller 14 dage Fravær, der indikerer et bestemt mønster, eller flere fravær inden for en kort periode Når sygefraværet er af længerevarende karakter, skal der afholdes en samtale 4 uger efter 1. fraværsdag. Medarbejderen har pligt til at deltage i samtalen. Samtalen kan foregå pr. telefon, hvis medarbejderen ikke kan møde op på Vestforbrænding. Undlader medarbejderen at deltage, kan det jf. lovgivningen få ansættelsesmæssige konsekvenser. -Fastholdelsesplan Medarbejder kan når som helst anmode om en fastholdelsesplan, hvis sygefraværet forventes at overstige 8 uger. Denne plan skal være skriftlig og udarbejdes i fællesskab mellem dig og leder. Planen skal medbringes når du indkaldes til samtale i sin hjemkommune. -Mulighedserklæring Mulighedserklæringen falder i 2 dele: Del 1: Udfyldes af lederen og medarbejder i fællesskab på baggrund af en samtale. o Funktionsnedsættelse beskrives o De påvirkede jobfunktioner o Evt. skåneinitiativer som aftales mellem arbejdsgiver og medarbejder Del 2: Udfyldes af lægen på baggrund af samtale med medarbejderen o Vurdering af funktionsnedsættelser og arbejdsmuligheder. Også set ud fra det som arbejdsgiver og medarbejder har beskrevet i del 1. o Evt. egen forslag til skåneinitiativer Side 20 af 42