Forsendelse Post Danmark Microsoft Dynamics NAV 2009 Klassisk Side 1
Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf. 70 200 222 e-mail: kursus@naddon.dk www.naddon.dk Udgivelsesdato 27.01.12 Side 2
Indhold 1. Indledning... 5 Generelt.... 5 Forudsætninger.... 5 2. Generelle oplysninger... 6 Forudsætninger.... 6 3. Generel opsætning... 7 4. Opsætning - Post Danmark... 8 Fanebladet Generelt... 8 Fanebladet Standardkoder... 9 Fanebladet Nummerserier... 10 Fanebladet SSCC stregkoder... 11 Fanebladet Returadresse... 12 Fanebladet Track & Trace... 13 Fanebladet EDI... 14 5. Gyldige servicekombinationer... 15 6. Opsætning Speditører og Speditørservice... 17 Speditører... 17 Funktionsknappen Linje... 17 Speditørservice... 18 7. Opsætning Printervalg... 20 Driver labelprinter... 20 8. Manuel pakkelabel... 21 Fanebladet Søg... 21 Fanebladet Afsender... 22 Fanebladet Modtager... 22 Fanebladet Generelt... 24 Fanebladet Diverse... 25 Afsnittet Godslinjer... 26 9. Pakker til afhentning... 27 Knappen Godslinje... 27 Knappen Funktion... 27 Knappen Udskriv... 27 10. Dan EDI fil... 28 11. Afsendte pakker... 29 Knappen Udskriv... 29 12. Automatisk pakkelabels Post Danmark... 30 Side 3
Salgsordre/Salgsfaktura.... 30 13. Track & Trace... 32 Knappen Track & Trace... 32 14. Bogførte salgsleverancer... 33 15. PD udskrifter... 34 16. Nice to know... 35 Programmet Chillkat... 35 Zebra printere... 35 Opsætning printer med Generic Text Only... 35 Side 4
1. Indledning Generelt. Naddon Forsendelse er en udvidelse til Microsoft Dynamics NAV og er bindeled til danske speditører. Dette kursushæfte er specielt tilpasset speditøren Post Danmark herefter kaldet PD. Med Naddon Forsendelse bliver det bl.a. muligt at: a. Håndtere pakkeforsendelser direkte i Microsoft Dynamics NAV. b. Udskrive pakkelabels. c. Udskrive pakkeliste, der kvitteres af chauffør. d. Upload af forsendelsesdata til PD. e. Efterbehandling af forsendelsesdata. f. Pakkesporing via Track & Trace. g. Minimere fejltastninger, da pakkedata kun skal indtastes én gang. h. Undgå øvrige papirgange ved forsendelse, afhentning og registrering af pakkeforsendelser. Forudsætninger. For at benytte Naddon Forsendelse kræves licens til Microsoft Dynamics Professional, Business Essentials eller Advanced Management med følgende moduler: 3280 Salgsordrestyring 3340 Speditører 6077920 N/Shipment (Naddon modul) 6122160 N/Shipment Post Danmark (Naddon modul) Programmet Chillkat (Ftp2ActiveX.zip) installeres på den pc, der skal sende EDI fil via FTP til Post Danmark. Hentes på Naddon Forhandlerportal eller kontakt Naddon. Speditøren PD kræver at afsender har en SSCC nummerserie samt et EAN nummer. Dette kan erhverves ved henvendelse til GS1. Det forudsættes at kursisten er øvet Microsoft Dynamics NAV bruger og har kendskab til Salgsordre- og Lagerfunktionaliteten. Løsningen inkluderer ikke forsendelser til Norge, da dette skal håndteres specielt i forhold til Post Danmark. Såfremt man har behov for dette bedes man kontakte Naddon, der så efterfølgende kontakter Post Danmark for en løsning. Side 5
2. Generelle oplysninger Forudsætninger. Inden opsætning af Naddon Forsendelse til Post Danmark skal nedenstående oplysninger, fremskaffes eller tages stilling til. Nedenstående felter relaterer sig alle til specifikke oplysninger vedr. opsætning af PD. Felt PD EAN nr. Kundenummer SSCC nummerserie Afsender EAN Afsender IP FTP adresse FTP bruger og password Aktiver WebHjælp Sættes til 5790000013289. Anvendes ved opsætning af PD og i EDI fil til PD. 9 cifret kundenummer hos PD. Oplyses af PD. Såfremt man ikke har en SSCC nummerserie, skal man rekvirere en sådan ved henvendelse til GS1 Danmark. Dækker over en landekode og en producentkode, der sammen med 9 cifret løbenummer danner SSCC stregkoden til label. Eget EAN nummer der anvendes i EDI fil til PD. Såfremt man ikke har et EAN nr., kan man rekvirere et sådan ved henvendelse til GS1 Danmark. IP adresse på den pc, hvor man skal overføre EDI via FTP til PD fra. Oplyses til PD hvorefter man modtager info omkring ftp server, login m.v. Oplyses af PD efter modtagelse af afsender IP. Oplyses af PD efter modtagelse af afsender IP. Skal WebHjælp, der optræder på skærmbillederne, aktiveres? Side 6
3. Generel opsætning Opsætning, der er gældende for alle speditører, opsætter under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning. Fig. 3.1 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning) Felt Aktiver WebHjælp WebHjælp Katalog Her kan man markere, såfremt man ønsker at gøre brug af WebHjælpen til Naddon Forsendelse. WebHjælpen skal manuelt aktiveres af brugeren. Her kan man vælge mellem DF (Danske Fragtmænd), GLS, Transportgruppen eller Post Danmark, altså hvilken speditør som WebHjælp skal tilgå. I dette tilfælde vælges Post Danmark. Alle de steder man ser funktionsknappen, vil der være adgang til Naddon WebHjælp til netop det specifikke menupunkt, som man har aktiveret. Eksempelvis vil kald af WebHjælp fra Opsætningen af Post Danmark vise kapitlet omkring opsætning i kursushæftet Naddon Forsendelse Post Danmark. Dog forudsat at man har valgt Post Danmark i feltet WebHjælp Katalog i ovenstående skærmbillede. WebHjælp er en Online manual til Naddon Forsendelse, der opdateres løbende, så snart der tilkommer nye funktionaliteter eller eksisterende ændres. WebHjælp bliver dermed et supplement til Microsoft Dynamics NAV egen hjælp (F1) på de felter og funktionaliteter, der ligger uden for standard løsningen. Side 7
4. Opsætning - Post Danmark Opsætningen til Post Danmark udføres under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Post Danmark - Opsætning. Fanebladet Generelt Fig 4.1 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Post Danmark - Opsætning) Felt PD EAN nr. Udfyldes med PD EAN nummer 5790000013289. Anvendes som modtager EAN i EDI fil der dannes til PD. PD Subset Kundenummer Pakkelabels via Udfyldes med PDK411. Angiver hvilket EDI subset, der pt. er aktuelt. Sendes med som info i EDI fil til PD. Udfyldes med kundenummer hos PD. I alt 9 cifre. Oplyses af PD, såfremt man ikke selv er bekendt med det. Ordre/Faktura: Labels udskrives, når leverancebogføringen foretages fra en salgsordre/-faktura. Bogf. Leverancer: Labels udskrives via Bogf. Leverancer. Side 8
Fanebladet Standardkoder Fig 4.2 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Post Danmark - Opsætning) Felt Dage fra afhentning til levering Colli Vægt Pakke/Containerkode Servicekoder Her angives antal dage der standard går fra afhentning til levering. Formel sættes typisk til +1D, eftersom en forsendelse typisk er 1 dag undervejs indenfor DK Sættes som default til 1. Det antal som standard foreslås på den enkelte godsbeskrivelseslinje. Her angives en eventuel standardvægt, som man ønsker angivet på sine forsendelser. Fra salgsordre/-faktura eller bogført salgsleverance hentes vægten fra varen, såfremt feltet Bruttovægt er udfyldt. Her angives den forsendelsestype, der som standard skal foreslås på PD labels. Kan frit ændres af bruger, når pakkelabel er kaldt i Navision. Her kan man angive servicekoden ERHV erhverspakke, såfremt dette er den mest anvendte speditørservicekode. Udover ERHV (Erhvervspakke) kan man frit tilføje eventuelle ekstra speditørservices, der skal med som standard på de forsendelser man laver til PD Side 9
Fanebladet Nummerserier Fig 4.3 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Post Danmark - Opsætning) Felt Pakkeløbenr. Fortløbende nummerserie. Kontroller med PD om de ønsker speciel nummerering. Løbenr. pakkesporing Filløbenr. Her angives en fortløbende nummerserie. Serien benyttes internt af programmet til at styre pakkesporingen (Track & Trace). Anvendes til som løbenummer til EDI filen, der dagligt skal sendes til PD Side 10
Fanebladet SSCC stregkoder Fig 4.4 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Post Danmark - Opsætning) Felt Producentkode Landekode Løbenr. Oplyses af GS1 ved køb af SSCC nummerserie. Alternativt har man allerede producentkode, som så indtastes her. Oplyses af GS1 ved køb af SSCC nummerserie. For Danmark er det 57. Har man allerede en SSCC nummerserie, så indtastes landekode her. Her oprettes SSCC nummerserie uden lande- og producentkode. Side 11
Fanebladet Returadresse Fig 4.4 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Post Danmark - Opsætning) Felt Kundenr. Afsender EAN nr. Øvrige felter Her indtastes kundenummer hos PD Her indtastes eget EAN nummer, som sendes med i EDI fil til PD. EAN nummer kan erhverves ved henvendelse til GS1. Her angives den adresse, man ønsker evt. returneringer skal tilgå. Det er også den adresse, der vil fremgå af pakkelabels. Side 12
Fanebladet Track & Trace Fig 4.5 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Post Danmark - Opsætning) Felt URL Her skal der stå http://www.postdanmark.dk/tracktrace/tracktrace.do?i_stre gkode=%1&i_lang=ind&sourceurl=http://www.postdanmark. dk/tracktrace/ Side 13
Fanebladet EDI Fig 4.6 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Post Danmark - Opsætning) Felt Placering af EDI fil Afsender IP Aktiver URL Brugernavn Kode Undermappe Her angives det katalog, hvor EDI filen skal placeres. Det er fra dette katalog, at EDI filen sendes via FTP til PD. Kan blot indtastes manuelt som info. Det er for denne adresse som PD har åbnet for deres FTP server. Kan oplyses ved at gå til myip.dk. Ved at indtaste adressen her har man information gemt samme sted. (Oplyses til PD) Markeres såfremt man automatisk vil overføre EDI fil til ftp server hos PD, når rapporten Dan EDI fil afvikles. Her indtastes adressen på ftp server hos PD. (Oplyses af PD) Brugernavn til login på ftp. (Oplyses af PD) Kodeord til login på ftp. (Oplyses af PD) Står default til /. Her angives en eventuel undermappe, som EDI filen skal placeres i. Husk at afslutte med /. Såfremt fil skal placeres i inbox, så skal der stå /inbox/. Side 14
5. Gyldige servicekombinationer Opsætningen af gyldige speditørservicekoder anvendes til at styre, hvilke services der kan anvendes sammen. Skal man blot sende erhvervspakker uden ekstra speditørservices, så er det ikke nødvendigt at udfylde denne tabel med andet end koden ERHV. Er man i tvivl om gyldige kombinationer i forhold til ens egen aftale med PD, så bør man kontakte dem for yderligere information. NB! Total standard opsætning med gyldige servicekoder kan indlæse indlæses via dataport 6122157 Imp/Exp PD - Legal Service Cmb, således at man slipper for at oprette disse manuelt. Data fil med opsætning kan erhverves ved henvendelse til Naddon. Fig 5.1 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Post Danmark Gyldige servicekombinationer) Felt Type Landekode Servicekode Beskrivelse Her kan vælges mellem Privatpakke, Erhvervspakke, Udland eller Letgods. Altså for hvilken pakketype kombinationen skal gælde. Denne kode anvendes sammen med feltet PD Labeltype på speditørservicekoden til at kontrollere, at den valgte kombination er gyldig. Det er muligt at lave kombinationer for forskellige landerkoder. Naddon har oprettet de mest gængse for landekoden DK. En blank landekode resulterer i, at kombinationen gælder for alle lande. Her vælger man den primære speditørservicekode, som man vil opsætte filter for. Hentes automatisk ved valg af servicekode. Side 15
Gyldig servicekodefilter Her indsættes filter for de servicekoder, som er tilladt at anvende sammen med den primære kode. Side 16
6. Opsætning Speditører og Speditørservice Speditører Opsætningen til Speditører laves under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse - Speditører. Samme opsætning findes også som standard under Salg & Marketing Ordrebehandling Opsætning. NB! Både Speditør og Speditørservice opsætning kan indlæses via dataport 6077940 Shipping Agent/Ship Agent Serv, således at man slipper for at oprette disse manuelt. Data fil med opsætning kan erhverves ved henvendelse til Naddon. Fig 6.1 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Speditører) Felt Kode Navn Internetadresse Distributørkode Leverandørnr. Speditørkoden oprettes som en forkortelse af navnet på speditøren. I dette tilfælde bliver Post Danmark til PD. Navnet på speditøren. Her vil det være Post Danmark. Anvendes ikke af Post Danmark. URL til Post Danmark fremgår under opsætningen, jf. kapitel 4, fanebladet Track & Trace. Her vælges Post Danmark. Anvendes ikke af Post Danmark. Funktionsknappen Linje Felt Side 17
Speditørservice Kalder menupunktet Speditørservice. Jævnfør endvidere nedenstående afsnit omkring opsætning af Speditørservice. Speditørservice Opsætningen til Speditørservice laves under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Speditører via funktionsknappen Linje. Dermed får man automatisk tilknyttet service til den rigtige speditør. Fig 6.2 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Speditørservice) Felt Alle felter Opsættes i henhold til aftale med PD. Ovenstående opsætning er tilpasset PD s krav til navne på Forsendelsestyper m.m. Bemærk ovenstående er blot et udsnit af de speditørservices, som PD tilbyder. Specielle felter: Labeltekst PD Udland PD - EDI kode Service krav Tekst der printes ved udskrift af label. Markeres på de speditørservices som relaterer sig til forsendelser til udlandet. Kode på 3 karakterer der anvendes ved dannelse af EDI fil til PD. Markeres på de speditørservices som er ekstra ydelser i forhold til forsendelser til udlandet. Anvendes kun ved udland. Side 18
Service stregkode PD Labeltype For speditørservicekode 19 Privatpakke skal der udskrives en ekstra stregkode på label med indholdet fra dette felt. Dette felt skal udfyldes for koderne nævnt i ovenstående skærmbillede. Feltet angiver hvilken type label, der skal udskrives og anvendes derudover til at kontrollere om de valgte speditørservicekoder er opsat under menupunktet Gyldige servicekombinationer. Vedr. speditørservicekoden ERHV (Erhvervspakker) så er denne kun kendt i Naddon. Den er oprettet eftersom Post Danmark ikke anvender en speditørservicekode for Erhvervspakker, men blot opfatter en forsendelse uden speditørservicekode som værende lig en erhvervspakke. Således fungerer Naddon Forsendelse ikke, da denne løsning kræver en speditørservicekode på en forsendelse, før at man kan udskrive en label. Bemærk! Såfremt man har forsendelser til Norge eller andre lande uden for EU, så skal opsætning afklares med Naddon og Post Danmark. Side 19
7. Opsætning Printervalg Før man kan påbegynde udskrift af PD labels og pakkelister, så skal labelprinter og laserprinter installeres og være tilgængelig for Microsoft Dynamics NAV. Under Opsætning It-administration Opsætning Generelt Printervalg opsættes nedenstående rapporter. Fig 8.1 (Opsætning It-administration Opsætning Generelt Printervalg). Felt Alle felter Rapport-id Opsættes i henhold standard for Microsoft Dynamics NAV. Tast evt. F1 for yderligere hjælp til opsætning. Her indtastes rapporterne 6022153 og 6122156, som passer til Naddon Forsendelse Post Danmark for henholdsvis udskrift af label og pakkeliste. Driver labelprinter Labelprinter skal installeres med Generic Text Only som printerdriver, for at labeludskrift bliver korrekt. Se skærmbilleder fra printeropsætning sidst i denne vejledning under afsnittet Nice to know. Side 20
8. Manuel pakkelabel Når man har gennemført opsætningen, som beskrevet i ovenstående kapitel 3 til 7, er man klar til i første omgang at udskrive en manuel pakkelabel. Der kan fra tid til anden være behov for at sende pakker og dermed udskrive labels på forsendelser, som ikke ligger i ordre/faktureringssystemet. Pakker til disse modtagere udskrives fra menupunktet Lagersted Forsendelse Post Danmark Manuel pakkelabel. Fanebladet Søg Fig. 8.1 (Lagersted Forsendelse Post Danmark Manuel pakkelabel - Søg) Felt Søg via kundenr. Søg via faktura/ordre Indtastes et kundenummer i dette felt eller vælges via lookup (F6), indsættes adresseoplysningerne for denne kunde. Indtastes et faktura- eller ordrenummer i dette felt eller vælges via lookup (F6), indsættes leveringsadresseoplysningerne fra den pågældende faktura/ordre. Såfremt man ønsker at lave en forsendelse uden foregående registrering af data via kundekort eller faktura/ordre, så er det muligt ved manuelt at indtaste oplysningerne på den manuelle pakkelabel. Side 21
Fanebladet Afsender Fig. 8.2 (Lagersted Forsendelse Post Danmark Manuel pakkelabel Afsender) Felt Alle felter Hentes automatisk fra PD opsætning, hvor man har indtastet oplysningerne på fanebladet Returadresse. Fanebladet Modtager Fig. 8.3 (Lagersted Forsendelse Post Danmark Manuel pakkelabel - Modtager) Side 22
Felt Kunde leverancenummer Modtager firmanavn Modtager attention Modtager adresse 1 Modtager adresse 2 Modtager postnummer Modtager by Modtager land Modtager e-mail Modtager telefonnr. Her kan indtastes et eventuelt leverancenummer. Feltet er ikke obligatorisk. Her indtastes firmanavn/navn på modtageren, eller så hentes det fra den udvalgte kunde/salgsordre/-faktura. Her indtastes attention person, eller så hentes det fra den udvalgte kunde/salgsordre/-faktura. Her indtastes adresse på modtageren, eller så hentes det fra den udvalgte kunde/salgsordre/-faktura. Her indtastes en eventuel adresse 2 på modtageren, eller så hentes det fra den udvalgte kunde/salgsordre/-faktura. Her indtastes/vælges postnr. på modtageren, eller så hentes det fra den udvalgte kunde/salgsordre/-faktura. By hentes automatisk fra postnr. tabellen, såfremt det indtastede postnr. findes heri, eller så hentes det fra den udvalgte kunde/salgsordre/-faktura. Indtast modtager land, eller tast F6 for at vælge modtagerland fra tabellen Landekoder, eller så hentes det fra den udvalgte kunde/salgsordre/-faktura. Der kontrolleres på, om den indtastede værdi også findes i tabellen Landekoder. Her indtastes eventuel mailadresse på modtageren, eller så hentes det fra den udvalgte kunde/salgsordre/-faktura. Her indtastes eventuelt et telefonnr. på modtageren, eller så hentes det fra den udvalgte kunde/salgsordre/-faktura. Side 23
Fanebladet Generelt Fig. 8.4 (Lagersted Forsendelse Post Danmark Manuel pakkelabel - Generelt) Felt Afhentnings dato Afhentnings tidspunkt Leveringsdato Leverringstidspunkt Værdipakkebeløb Efterkravsbeløb Servicekoder / beskrivelse Her indsættes default dags dato. Dato angiver hvornår forsendelsen forventes afhentet af PD. Er standard blank. Man kan angive et forventet tidspunkt på hvor forsendelsen bliver afhentet af PD. Her indsættes default dags dato + 1D. Dato angiver hvornår forsendelsen forventes leveret til kunden af PD. Er standard blank. Man kan angive et forventet tidspunkt på hvor forsendelsen forventes leveret til kunden af PD. Her kan indtastes et beløb i kr. Må kun anvendes sammen med servicekoder, som omhandler værdi. Eksempelvis kode 05 Værdipakke. Her kan indtastes et beløb i kr. Må kun anvendes sammen med servicekoder, som omhandler efterkrav. Viser de valgte speditørservicekoder for forsendelsen. Som minimum skal der vælges en servicekode før at udskrift af label er muligt. Side 24
Fanebladet Diverse Fig. 8.5 (Lagersted Forsendelse Post Danmark Manuel pakkelabel - Diverse) Felt Bemærkning Eksternt bilagsnr. Bemærkningsfelt til internt note for forsendelsen. Bemærkningen skrives ikke ud på PD label. Her kan indtastes et eksternt bilagsnummer. Alternativt hentes det fra en valgt salgsordre/-faktura. Side 25
Afsnittet Godslinjer Fig. 8.6 (Lagersted Forsendelse Post Danmark Manuel pakkelabel - Godslinjer) Felt Godsbeskrivelse Collitype Colli Vægt Volume LDM Godslinjereference ADR_UN kode Her beskrives hvad forsendelsen indeholder. Her vælges ved tast på F6 hvilken pakke/containerkode, som anvendes, eksempelvis PK, Colli, 1/1 palle m.m. Default collitype hentes fra PD opsætning. Her indtastes hvor mange antal colli, paller m.m., som forsendelsen dækker. Her angives totalvægt i kg. for forsendelsen. Anvendes ved volumenpakker. Her kan man angive rumfanget på forsendelsen. Her kan man angive længdemeter for forsendelsen. Her kan man angive en eventuel reference til den enkelte godslinje. Udskrives ikke på label. Anvendes kun ved farligt gods. Her kan man angive en kode (ADR_UN) Totaler Colli Vægt Volumen LDM Viser total antal colli for forsendelsen. Her vises den totale vægt for hele forsendelsen. Her vises den totale volumen på forsendelsen. Kræver at feltet Rumfang er udfyldt. Her vises total antal længdemeter, såfremt dette felt er udfyldt pr. godslinje Side 26
9. Pakker til afhentning Når labels er udskrevet bliver forsendelsen placeret under menupunktet Lagersted Forsendelse Post Danmark Pakker til afhentning. Via denne menu kan man få et overblik over de forsendelser, der ikke er afhentet og ikke overført via EDI til PD. Fig.9.1. (Lagersted Forsendelse Post Danmark Pakker til afhentning) Knappen Godslinje Her kan man ændre vægten på forsendelsen, såfremt den har ændret sig siden udskrift af label Knappen Funktion Her er det muligt at udføre nedenstående 4 funktioner: Manuel pakkelabel - Kalder menupunktet Ændre afsendelsesdato - Ændrer afsendelsesdatoen på forsendelsen Ændre leveringsdato - Ændrer leveringsdatoen på forsendelsen Annuller forsendelse - Annullerer forsendelsen Knappen Udskriv Her er det muligt at udskrive følgende: Genudskriv label Forsendelser, der er pakket til afhentning på en senere dato, vil blive stående i dette billede indtil EDI fil dannes på selve afhentningsdagen. Dan EDI fil kigger på dags dato, når den behandler forsendelser. Side 27
10. Dan EDI fil Under menuen Lagersted Forsendelse Post Danmark - Dan EDI fil aktiveres udskrivningen af pakkelisten og dannelsen af EDI filen til Post Danmark. Såfremt ftp er aktiveret på PD Opsætning, så overføres fil også automatisk til ftp-server hos PD. Fig.10.1. (Lagersted Forsendelse Post Danmark - Dan EDI fil) Som udgangspunkt skal man ikke filtrere på noget i ovenstående skærmbillede, eftersom rapporten som standard tager alle pakker under Pakker til afhentning hvor afsendelsesdato er mindre eller lig med dags dato. a. Pakkelisten udskrives i 2 eksemplarer, hvoraf den ene udleveres til chaufføren der afhenter pakkerne. b. EDI filen sendes automatisk til Post Danmark, såfremt ftp er aktiveret på PD Opsætning. Filen vil indeholde samtlige pakker, der endnu ikke er sendt via EDI til PD og hvor dato er ældre eller lig med dags dato. Såfremt man kører Dan EDI fil uden at der er forsendelser på den pågældende dag, så fremkommer nedenstående meddelelse. Fig.10.2. (Lagersted Forsendelse Post Danmark - Dan EDI fil) Side 28
11. Afsendte pakker Under menuen Lagersted Forsendelse Post Danmark - Afsendte pakker findes en oversigt over de forsendelser, der er afsendt og indberettet via EDI fil til PD. Fig.11.1. (Lagersted Forsendelse Post Danmark - Afsendte pakker) Knappen Udskriv Her kan man udskrive pakkeliste for alle eller specielt udvalgte afsendte forsendelser. Side 29
12. Automatisk pakkelabels Post Danmark Salgsordre/Salgsfaktura. Såfremt en ordre/faktura skal leveres med Post Danmark, og at der dermed skal udskrives pakkelabel, markeres på ordren ved at sætte Speditørkode på fanebladet Levering til PD og Speditørservicekoden til en af værdierne defineret under Speditører Speditørservicekode. Det er selvfølgelig også muligt at opsætte dette pr. debitor, således at man slipper for at udfylde det på ordren/fakturaen fra gang til gang. Oplysninger opsættes på debitorkortet under fanebladet Levering. Her indtastes den speditørservicekode som debitoren oftest anvender. Anvendes mest erhvervspakker nøjes man med blot at tilføje speditør PD, da speditørservicekoden så hentes via standardkoder se nedenstående afsnit. Bemærk! Eftersom erhvervspakker hos Post Danmark ikke har nogen speditørservicekode (kode er blank), så skal man på erhvervspakke kunder blot efterlade feltet Speditørservicekode blankt. Såfremt man har fulgt Naddons forslag til opsætning og påsat speditørservicekoden ERHV under fanebladet standardkoder på PD opsætningen, så medtages denne kode automatisk på label, og man får dannet en erhvervspakke label. Dette er naturligvis kun aktuelt såfremt man oftest benytter denne speditørservicekode til sine kunder. Fig.12.1. (Lagersted Forsendelse Post Danmark Label fra salgsordre) Side 30
Fig.12.2. (Lagersted Forsendelse Post Danmark Label fra salgsordre) Når ordren/fakturaen bogføres, og der enten vælges Levér eller Levér og Fakturér, fremkommer ovenstående vindue Ordre label Post Danmark. Som standard vises fanebladet Modtager altid ved åbning af dette skærmbillede. I modsætning til den manuelle indtastning af fragtbrev, så overføres alle oplysninger fra ordren/fakturaen automatisk til label, både adresseoplysninger og godslinjer. Det eneste man skal tilføje på den automatisk dannede label, er vægten på forsendelsen, såfremt man ikke har opsat bruttovægt på varerne på ordren/fakturaen. Man kan selvfølgelig frit ændre i de foreslåede linjer, såfremt dette er nødvendigt. Se endvidere afsnit 8 Manuel pakkelabel for forklaring af de enkelte felter på label. Side 31
13. Track & Trace Under menuen Lagersted Forsendelse Track & Trace er det muligt at spore forsendelser til leverancer, ordrer og fakturaer i Navision og via PD webside via: - Stregkodenummer - Pakkenummer - Leverancenummer - Bogført fakturanummer - Ordre- eller Fakturanummer Fig. 13.1 (Lagersted Forsendelse Track & Trace) Knappen Track & Trace Ved at klikke på knappen Track & Trace eftersøges den markerede forsendelse (der hvor cursor er placeret) via PD web side. Adgangen til denne web side er tidligere defineret i forbindelse med opsætningen af PD. Side 32
14. Bogførte salgsleverancer Under menuen Salg & marketing Oversigt Bogførte leverancer er det muligt at anvende Track & Trace på den pågældende leverance samt at udskrive label til PD, såfremt dette er valgt under opsætningen. Fig. 14.1 (Salg & marketing Oversigt Bogførte leverancer) Menupunktet Udskriv label kan kun anvendes, såfremt man under opsætning af PD har angivet, at pakkelabels skal udskrives via Bogf. Leverancer. Menupunktet Farligt gods dokumenter er ikke relevant i relation til PD. Ved valg af Udskriv label Post Danmark fremkommer samme skærmbillede som vist under kapitel 12 Automatiske pakkelabels Post Danmark. Se endvidere forklaring af de enkelte felter under kapitel 8 Manuel pakkelabel. Side 33
15. PD udskrifter Eksempler på PD labels: Eksempel på PD pakkeliste: Side 34
16. Nice to know Nedenstående viser lidt tips til opsætning og installation af Naddon Forsendelse Post Danmark, printer og printerdriver. Programmet Chillkat Programmet Chillkat kan hentes på Naddon Forhandlerportal eller ved henvendelse til Naddon. Filen, der skal installeres, hedder Ftp2ActiveX.msi, og den skal installeres på den eller de pc ere, hvor man skal kunne overføre EDI fil via FTP til Post Danmark fra. Zebra printere Udskrift af printerkonfiguration: Tryk på den grønne knap og afvent 1 blink slip knappen. Nulstilling af printer: Tryk på den grønne knap og afvent 4 blink slip knappen. Opsætning printer med Generic Text Only Nedenstående følger skærmbilleder af printeropsætning med driveren Generic Text Only Side 35
Under Udskriftsprocessor skal opsætning se ud som nedenstående. Side 36
Side 37
Side 38