Torben Frentz UNI C FirstClass 8 I. Klient- og webbaseret adgang til...3 1. Indledning... 3 Forord... 3 Oversigt... 3 Om vejledningen... 4 II. Klient-baseret adgang til... 6 2. Login, vinduer, logout og kodeord... 6 Login... 6 Det første vindue... 7 Andre vinduer... 9 Logout... 10 Ændring af kodeord... 11 3. E-mail... 12 E-mail-adresser... 12 E-mail-adresser med eget domænenavn... 12 Skrive og afsende en e-mail... 13 Ufuldstændige adresser... 19 Modtage og læse en e-mail... 22 Vedlægge en fil i en e-mail... 25 Modtage en vedlagt fil i en e-mail... 28 Fremvisning af vedlagte filer... 30 Oprette en automatisk signatur... 31 Besvarelse og eftersendelse af post... 31 Filtrering... 33 Oprette en adressebog... 35 Kontaktdatabase... 42 Oprettelse af postmapper... 46 Flytning af breve til postmapper... 48 Udløbstid for breve med mere... 48 Fortryd afsendelse... 50 Benyt formular... 51 Formatering af tekst... 52 Indsættelse af filer i skrivefeltet... 55 Indsættelse af baggrundsgrafik eller baggrundsfarve... 58 1
Indsættelse af sideskift og vandrette linier i skrivefeltet... 60 Indsættelse af lyd... 61 Tabeller... 63 Stavekontrol... 72 4. Konferencer... 75 Konferencestruktur i... 75 Konferencer med interesse for alle brugere af... 75 Øvrige konferencer... 77 Skrive, læse og svare i en elektronisk konference... 83 Oprettelse af henvisninger til konferencer... 89 Følg tråd... 89 Historikken for et indlæg... 93 Udløbstid for indlæg i konferencer... 95 Oprettelse af konferencer og ordstyrer... 96 5. Øvrige faciliteter... 97 Dokumenter og præsentationer... 97 Udfyld eget resumé... 101 Hvem er online?... 102 Fortryd... 102 Søgning... 103 Bogmærker... 104 Links... 106 Markører... 109 Print layout... 113 Personlig opsætning af klienten... 115 Udvidet farvemarkering... 120 Genvejstaster... 122 Windows: Højre musetaste... 122 Explore look... 123 6. Chat... 127 Privat chat... 127 Chatforum... 137 Lås for chat... 138 III. FirstClass Web Explore... 139 Stikordsregister... 146 2
I. Klient- og webbaseret adgang til 1. Indledning Forord Nærværende vejledning til er udarbejdet med udgangspunkt i en tidligere udgivet publikation: FirstClass version 7 Siden udgivelsen er der fremkommet nye versioner af klienten og serveren med mange udvidede faciliteter og en delvis anderledes brugergrænseflade. Vi har derfor foretaget en revidering af publikationen. Resultatet er nærværende vejledning, der tager udgangspunkt i klienten ver. 8. Vejledningen er anvendelig for lærere og elever/kursister inden for enhver skoleform (undervisning af børn, unge og voksne). Der lægges op til brugen af e-mail og konferencer i lærersamarbejde og i elev-/kursistsamarbejde. Vejledningen er bygget op over forklaringer blandet med praktiske øvelser, der tilsammen bringer læseren igennem vigtige områder af i praktisk brug. Ønskes oplysninger om dele af, som denne vejledning ikke kommer ind på, opfordres man til - efter gennemgang af vejledningen hér - selv at prøve sig frem og eksperimentere, bl.a. ved hjælp af s hjælpefunktion. Endvidere kan enhver bruger af skrive spørgsmål til konferencen spm SKOL, ligesom det kan anbefales at følge med i konferencerne Om SKOL og Gode råd SKOL (herom senere). Der er ligeledes hjælp at hente under Web-adressen http://support.emu.dk. Vi håber, at vejledningen kan være til hjælp for alle brugere. UNI C/ Maj 2005 Oversigt er en betalingstjeneste (se http://skolekom.emu.dk/) for alle institutioner, som er berettiget til Sektornet-opkobling, og omfatter e-mail og konferencefaciliteter med tilhørende services som fx chat og kalender. 3
Brugerne arbejder med en såkaldt klient eller med en webbrowser. Begge kan kalde op til en server for udveksling af e-mail og konferenceindlæg m.m. Det er endvidere muligt at skrive sammen direkte fra computer til computer (Chat), hvor kommunikationen foregår her og nu, så man kun kan skrive direkte sammen med andre, der har forbindelse med på samme tidspunkt. har adgang til internettet så brugere kan sende og modtage e-mail til og fra fremmede elektroniske postsystemer. Brugere af kan via e-mail sende konferenceindlæg, som andre brugere kan læse og eventuelt kommentere med nye indlæg. En elektronisk konference er altså en slags elektronisk diskussionsforum, hvor alle kan læse med og selv deltage aktivt med nye indlæg. I er der allerede oprettet en lang række konferencer. Nogle er åbne for alle -brugere, medens andre er lukkede konferencer, hvor deltagelse skal godkendes af konferencens ordstyrer. Der er fx mulighed for at deltage i lukkede lærerkonferencer til brug for fjernundervisning. Faglige foreninger kan også benytte konferencesystemet. FirstClass omfatter to servere, den ene til håndtering af internt FC-format og den anden til håndtering af HTML-format samt faciliteter til automatisk konvertering mellem internt FC-format og HTML-format. HTML-formatet benyttes på World Wide Web (WWW). Dette betyder, at serveren kan kontaktes med klienten eller med en webbrowser, fx Microsoft Internet Explorer. FirstClass klienten kan også stilles til rådighed som en såkaldt aktivxapplikation (FirstClass Web Explore) og kan dermed anvendes som plugin i forbindelse med browseren Microsoft Internet Explore. Førstnævnte mulighed omtales i kapitel II Klientbaseret adgang til og sidstnævnte i kapitel III FirstClass Web Explore. Webbaseret adgang til behandles i en selvstændig vejledning og omtales dermed ikke yderligere i nærværende vejledning. Om vejledningen I kapitel II er der indarbejdet en række hints, der uddyber de beskrevne faciliteter. Ved en første gennemgang af vejledningen anbefales det ikke at fordybe sig i hints. Disse kan evt. sidenhen studeres alt efter behov. I stikordsregistret finder man en oversigt over samtlige behandlede emner i hints. 4
Kapitel II omfatter også øvelser og omtaler en lang række begreber i samt konferencestrukturen. Disse begreber og konferencestrukturen forudsættes bekendt i kapitel III, som er mere summarisk og kun bør læses selvstændigt af brugere med forhåndskendskab til. Hvis man ikke ønsker at benytte FirstClass Web Explore adgangen til, kan man helt undlade at læse kapitel III. 5
II. Klient-baseret adgang til 2. Login, vinduer, logout og kodeord Login Login forudsætter, at pc en er forbundet med internettet. Herefter dobbeltklikkes på ikonen for klienten. Dette medfører, at klienten startes minimeret i Windows proceslinie og hér med et begrænset antal valgmuligheder. Endvidere åbnes et login-vindue med navnet FirstClass forbindelse. Login-vindue. Login finder sted ved at klikke på trykknappen Log på. Inden login kan der evt. være behov for at klikke på trykknappen Konfiguration og indsætte brugerid (Bruger-id) og evt. kodeord (Adgangskode). Af sikkerhedsgrunde medfører forsøg på login med forkert kodeord tre på hinanden følgende gange, at fornyet login først kan finde sted ét min. efter sidste forsøg. Hints 6
Sikkerhed ved klient-adgang Når man indtaster sit kodeord ved login vises kodeordet som stjerner i indtastningsfeltet så andre ikke kan aflæse det. Efter indtastningen kan man vælge at få gemt brugerid og kodeord således, at disse ikke skal indtastes ved næste login. Også i dette tilfælde vises kodeordet som stjerner. Fjernelse af brugerid og kodeord ved login Når man logger ind på skal brugerid og kodeord angives. Inden man trykker på knappen Log på kan man trykke på knappen Gem. Herved gemmes brugerid og kodeord, således, at disse ikke behøver at blive angivet ved næste login. Men dette er ikke hensigtsmæssigt, hvis andre har adgang til den pågældende pc. Problemet løses ved under login at slette brugerid og kodeord og trykke på knappen Gem. Det første vindue Efter tryk på Log på vises det første vindue med overskriften Skrivebord efterfulgt af en menulinie og en værktøjslinie med trykknapper, som er specifikke for vinduet. Det første vindue. Om ønsket kan knappernes betydning m.m. tilpasses individuelt af brugeren ved at vælge Vis > Værktøjslinie > Tilpas værktøjslinier Vis > Værktøjslinie giver også mulighed for fx at skjule værktøjslinien og statuslinien og forsyne visse af værktøjsknapperne med tekst til højre for disse. 7
Statuslinien er placeret forneden i vinduet og viser bl.a. betydningen af diverse trykknapper, når man placerer musemarkøren på knapperne. Under menu- og værktøjslinien er placeret et personligt skrivebord, som indledes med en statuslinie, der fortæller, hvor man er (skrivebord) og hvor mange filer og mapper, der ligger på bordet samt mail adresse og ledig plads. Ikonerne på skrivebordet fortæller lidt om, hvad der gemmer sig bag dem. Maibox: Hjælp: Lærere: Undervisning: Brugerens private postkasse. Konferencer om bl.a.. Kun lærere har adgang til dette konferenceområde. Både lærere og elever (undervisningsmodtagere) har adgang til dette konferenceområde. Man ser indholdet af en mappe ved at dobbeltklikke på den tilhørende ikon. En mappe vil i almindelighed indeholde en eller flere andre mapper og/eller en konference. Hvis der er et lille rødt flag ud for en ikon, betyder dette, at der er nyheder, dvs. nye ulæste konferenceindlæg eller ulæste breve i postkassen. De enkelte breve og konferenceindlæg kan ligeledes være forsynet med et rødt flag med samme betydning. Man kan evt. fjerne flag ud for de enkelte breve eller konferenceindlæg ved at holde Ctrl nede, medens man klikker på flaget og få det tilbage ved at gentage processen. I det foregående er skrivebordet præsenteret med såkaldt Klassisk look. Skrivebordet kan alternativt vises på en anden måde med Explore look, som omtales senere. Hints Tomt skrivebord Et tilsyneladende tomt skrivebord kan skyldes en såkaldt splitlinie. Problemet kan løses ved at vælge Vis > Del > Ingen split Stivnet skrivebord Hvis man ikke kan flytte rundt på skrivebordets ikoner, kan man vælge: 8
Vis > Skift Vis egenskaber > Ikoner Fjern herefter evt. hak ud for Lås ikonplaceringer Ulæselig tekst til værktøjsknapper Klienten benytter værktøjslinier med trykknapper. Betydningen af disse vises (normalt i et gult felt med sort tekst) ved at placere musemarkøren på knapperne. I visse få tilfælde er feltet sort, således at betydningen ikke kan læses. Dette problem i Windows kan i mange tilfælde løses ved at benytte følgende (lidt aparte) fremgangsmåde: Højreklik på Windows skærm og vælg Egenskaber. Under fanebladet Udseende skal der vælges et farveskema. Hvis der allerede står Windows-standard, skal der vælges et fornuftigt alternativ. Tryk derefter på Anvend. Vælg derefter Windows-standard og tryk på Anvend og OK. dækker for proceslinien Hvis dækker for proceslinien i Windows, kan man afslutte og klikke med højre musetaste på proceslinien. Vælg herefter Egenskaber og sæt hak ved Altid øverst. Flag for nye indlæg i en underkonference Der vil kun komme flag på en konference, når der er ulæste indlæg i selve konferencen. Underkonferenceindlæg har ingen indflydelse på hovedkonferencen. Andre vinduer Når der åbnes andre vinduer med klienten, vil disse ligeledes være forsynet med en overskrift efterfulgt af en menulinie og en værktøjslinie med trykknapper, som er specifikke for vinduet samt en statuslinie. Alle vinduestyper giver i menulinien adgang til Vis > Værktøjslinie > Tilpas værktøjslinier, hvorved trykknappernes betydning kan tilpasses hver enkelt vinduestype, ligesom det via Vis > Værktøjslinie er muligt at skjule og genindsætte værktøjslinien og statuslinien. 9
Tilretningerne forbliver gyldige for hver enkelt vinduestype, indtil de ændres på ny, dvs. også efter nedlukning og efterfølgende start af klienten. Logout Afbrydelse af forbindelsen til serveren og afslutning af klienten under et finder sted ved på menulinien at vælge Fil og efterfølgende Afslut i undermenuen eller ved at trykke på Afslut-knappen i værktøjslinien. Afbrydelse af forbindelsen kan også finde sted ved inaktivitet: Efter 7 minutter uden aktivitet bliver man automatisk koblet af, idet der efter 5 minutter uden aktivitet bliver givet en besked om, at der er 120 sekunder tilbage. Hints Alternative afbrydelser Afbrydelse af forbindelsen til serveren kan også finde sted ved på menulinien at vælge Samarbejde og efterfølgende Afbryd forbindelse i undermenuen eller ved at trykke på knappen X øverst til højre. Herved fremkommer et vindue med diverse statistiske oplysninger. Statistiske oplysninger. Herefter kan foretages fornyet login ved at trykke på knappen Log på. Alternativt kan trykkes på Afslut, som afslutter klienten. Aktivitetstid Under ovennævnte kontostatistik er anført en resttid på 7 timer 31 minutter og 30 sekunder som følge af at man har været tilsluttet severen i 29 minutter og 30 sekunder det pågældende døgn. Man kan dermed i alt være tilsluttet 8 timer med mindre man benytter sig af muligheden for at købe mere aktivitetstid. 10
Ændring af kodeord Alle nye brugere tildeles et kodeord af. Det anbefales stærkt, at hver bruger ændrer sit kodeord ved første login. Vælg Samarbejde > Ret kodeord og angiv det nye hemmelige kodeord. Skriv det ned og gem det på et sikkert sted. Bemærk, at store og små bogstaver har betydning ved Web-opkobling. 11
3. E-mail E-mail-adresser En e-mail-adresse inden for kan fx være: joergen w hansen Hvis man fra skal skrive til en fremmed e-mail-adresse (i et andet system end ), skal den korrekte internet-adresse anføres, fx: unitt@inet.uni-c.dk efterfulgt af Enter. Skal man fra et fremmed postsystem skrive til en e-mail-adresse inden for, skal den interne e-mail-adresse udvides til en internet-e-mail-adresse, som fx kan være: joergen.w.hansen@skolekom.dk Adresserne er opbygget af fire elementer: Intern postadresse: joergen.w.hansen Skilletegn: @ Navnet på postsystemet: skolekom Nationalitet: dk (med et punktum foran). Bemærk: Der må ikke forekomme blanke tegn Der benyttes punktum til at adskille / sammenknytte navne Hint Hvorfor kan der ikke benyttes danske tegn i -navne? FirstClass kan godt håndtere æ-ø-å i -navne, men æ-ø-å kan generelt ikke anvendes i internet-adresser. Derfor omdannes æ-ø-å i -navne. E-mail-adresser med eget domænenavn I stedet for navnet på postsystemet (det såkaldte domænenavn) skolekom, kan en skole benytte sit eget særegne domænenavn i e-mail-adresser. 12
Hvis en skole har fået oprettet eget domænenavn, kan dette domænenavn anvendes på af alle brugere oprettet på skolens reg. nr., men kun under forudsætning af, at skolen ikke benytter domænenavnet på et andet mailserver-system. Brug af eget domænenavn får indflydelse på brugernes internet-e-mail-adresser efter følgende model: fornavn.efternavn@domænenavn.dk Post afsendt fra til en internet-e-mail-adresse vil blive påført denne adresse som afsenderadresse, og post tilsendt med denne adresse som modtageradresse, vil komme frem til brugerne. Intern post på vil ikke blive berørt af ændringen. Det nye domænenavn indføjes som et såkaldt alias. Dette betyder, at det tidligere omtalte domænenavn på (skolekom) fortsat er aktiv for postmodtagelse, samt at det nye domænenavn sættes på som afsenderadresse, hvis der sendes post til en internet-e-mail-adresse. Skrive og afsende en e-mail Øvelse 1 Teksten til en e-mail, som skal afsendes, kan indtastes medens man er opkoblet eller før opkoblingen. 1.1 Etabler forbindelse til. Login-vindue. 1.2 Når forbindelsen er etableret, fremkommer det personlige skrivebord, som kan se således ud: 13
Skrivebordet. 1.3 I MailBox fås en oversigt over aktiviteter: Hvad er der sendt? Hvad er der modtaget? Dobbeltklik nu på ikonen MailBox. Herved fremkommer et nyt vindue med overskriften MailBox efterfulgt af en menulinie og en værktøjslinie med trykknapper, som er specifikke for dette vindue. Forneden i vinduet er der også placeret en statuslinie. Postkassen. 14
Postkassen er placeret mellem værktøjslinien og statuslinien og er tom. Her ses, at alt hvad der evt. tidligere har været sendt og modtaget, er slettet. 1.4 Klik på knappen Ny meddelelse i værktøjslinien eller klik på Meddelelse i menulinien og et menu- rullegardin en undermenu trækkes ned). Klik i denne undermenu på Ny meddelelse. Herved fremkommer igen et nyt vindue med overskriften Ny meddelelse efterfulgt af en menulinie og en værktøjslinie med trykknapper, som er specifikke for dette vindue. Forneden i vinduet er der også placeret en statuslinie med procentangivelsen 100% til venstre. Dette betyder, at indtastet tekst i tekstfeltet vises med den valgte skriftstørrelse (herom senere). Som det fremgår af pilknapperne til højre for procentangivelsen kan denne øges eller mindskes efter behag. Dette gælder også ved læsning af indlæg og dokumenter. 15
Ny meddelelse. Under værktøjslinien følger meddelelsens hoved med diverse felter, fx Emne:, Til: og Cc: afsluttet med en ny værktøjslinie efterfulgt af en linie, hvor man bl.a. kan vælge skrifttyper, størrelse, farve og placering af tekst (herom senere). Derudover findes en såkaldt lineal, der kan benyttes til diverse indstillinger (herom senere). Vinduet indeholder også et tomt brev med afsenderens interne e-mail-adresse ude til højre for Fra: 1.5 Udfyld Emne-linien og tryk Enter. 1.6 Udfyld Til-feltet med en gyldig e-mail-adresse, fx egen e-mail-adresse, og tryk Enter. Bemærk, at det er nødvendigt, at Til-feltet afsluttes med Enter! 16
1.7 Under den vandrette linie er skrivefeltet. Her kan man skrive helt frit og/eller indsætte et evt.indhold fra Windows-udklipsholderen. Klik med musen under den vandrette linie (for at få indtastningsmarkøren anbragt i skrivefeltet). 1.8 Indtast teksten. Man kan i Til-feltet tilføje flere modtagere, hvis man ønsker dette. Hver e-mail-adresse optager her en linie afsluttet med Enter. Man kan også sende en eller flere kopier af brevet ved, som i Til-feltet, at anføre e- mail-adresser i Cc-feltet. Nu skal brevet sendes: 1.9 Klik på Meddelelse i menulinien og klik Send (i undermenuen). Som kvittering for afsendt e-mail ser man et rødt post-stempel øverst til venstre i brevhovedet. 17
Rødt post-stempel. Når man er færdig med at arbejde med, bør forbindelsen mellem klienten og serveren afbrydes. 1.10 Klik Samarbejde. 1.11 Klik Afbryd forbindelse (i undermenuen). Når man ser nedenstående billede med kontostatistik, er forbindelsen afbrudt: 18
Afbrudt forbindelse. Som tidligere nævnt kan man sende en eller flere kopier af et brev ved at anføre e-mailadresser i Cc-feltet. Alle, som modtager brevet, vil i dette tilfælde få oplyst, hvem der har modtaget en kopi. Kopier kan også sendes, uden at andre får oplysning om dette (såkaldte blindkopier). Dette gøres ved (under indtastningen af brevet) at vælge Vis og efterfølgende Vis Bcc eller ved blot at klikke på knappen Vis Bcc i værktøjslinien. Herved fremkommer under Cc-feltet et Bcc-felt, som kan udfyldes med de relevante adresser. Hvis man ikke kan se Bcc-feltet, kan man trække den vandrette linie længere ned. Ufuldstændige adresser Ved indtastning af en e-mail-adresse til fx Torben Frentz kan man nøjes med kun at indtaste en del af adressen, fx Tor Fre afsluttet med Enter. Herefter får man fra s katalog forslag til fuldstændige e-mail-adresser, som man kan vælge imellem. 19
s katalog. Er man i tvivl om, hvorvidt modtagernavnet er det rigtige, kan man markere et navn ved at klikke på den pågældende linie og efterfølgende klikke på knappen Resumé. Det kan ved Torben Frentz5 give dette svar: 20
Resumé. s katalog omfatter samtlige brugere og åbne konferencer og kan altid kaldes frem ved at trykke på knappen Katalog i værktøjslinien eller ved at vælge Samarbejde > Katalog..., hvorefter der fx kan søges på en bruger eller en konference. 21
Hint Katalog i Ved opslag i s katalog kan findes navne på brugere og åbne konferencer i. Kataloget virker meget hurtigt og dynamisk, hvilket betyder, at søgning starter, så snart man har skrevet det første bogstav. Man behøver kun at kende lidt af navnet for at få forskellige valgmuligheder. Dette er en stor fordel, hvis man er usikker på et navns stavemåde. Men man kan i mange tilfælde få så mange valgmuligheder, at det er nødvendigt med en mere præcis angivelse af navnet, end man har valgt i første omgang. Hvis flere brugere hedder det samme, vil de kunne skelnes fra hinanden ved et tal, der er sat på efternavnet. Ved opslag på brugerens resumé kan man ofte bestemme, hvem der er hvem. Hvis man i TIL-feltet i et brev skriver et ufuldstændigt navn, åbner kataloget med forskellige valgmuligheder. Dette vil fx ske, hvis man kun skriver et fornavn. Ved at markere alle og klikke på knappen Til: i det åbnede katalogvindue bliver alle brugere med det valgte fornavn indsat som modtagere. Herved kan et brev sendes til en meget stor gruppe modtagere, som bestemt ikke bryder sig om at blive forstyrret på denne måde (dette kaldes spam). Og helt galt går det, hvis nogle af modtagerne begynder at svare på henvendelsen, for så kan svaret evt. også blive sendt ud til resten af modtagerne. Desværre synes nogle brugere (elever), at det er meget spændende at afprøve denne form for forsendelse. Vi opfordrer naturligvis lærerne til at hjælpe med til, at eleverne ikke generer andre brugere på denne irriterende måde! Modtage og læse en e-mail Når man efter login ser et lille rødt flag ud for MailBox-ikonen (eller en konferenceikon), betyder det, at der er et eller flere ulæste indlæg. Vi skal her interessere os for, om der er ulæste breve i postkassen. Øvelse 2 2.1 På skrivebordet dobbeltklikkes på MailBox. 2.2 Når vinduet MailBox kommer frem på skærmen, kan man se, hvilke ulæste breve der er: 22
Postkassen. Se på linien med rødt flag. Der står: Torben Frentz5 Min første e-mail 1K 10-03-05 11:53. Det betyder, at der ligger en ulæst e-mail fra Torben Frentz5. Emnet for e-mailen er Min første e-mail. Størrelsen af e-mailen er 1K. Afsendelsestidspunktet er 10-03-05 11:53. Bemærk også minusikonen, der refererer til en såkaldt tråd, som omtales senere. Læsning af e-mail 2.3 Dobbeltklik på linien, og e-mailen kommer frem på skærmen. Udskrivning af e-mail på printer 2.4 Åbn e-mailen ved at dobbeltklikke på linien. 2.5 Klik på knappen Udskriv i værktøjslinien eller klik på Fil og klik på Udskriv 23
Overførsel af e-mail til tekstbehandlingsprogram 2.6 Åbn e-mailen ved at dobbeltklikke på linien og klik på Fil og klik Gem som Sletning af e-mail 2.7 Marker e-mailen ved at klikke på linien eller åbn e-mailen ved at dobbeltklikke Hints på linien og klik på knappen Slet menulinien og klik Slet. Overførsel af alle indlæg til egen pc i værktøjslinien eller klik på Fil i Overførsel af alle indlæg i en mappe, fx en konferece eller postkassen, kan finde sted på følgende måde: Åbn mappen. Vælg Rediger > Marker alt. Vælg Meddelelse > Opsummer valgte. Herved åbnes et vindue med alle tekster samlet under et. Vælg dette vindue og vælg Fil > Gem som Alle indlæg i en mappe, fx en konference eller postkasse, kan også overføres til egen pc med bibeholdelse af evt. tekstformateringer m.m. på følgende måde: Åbn mappen. Vælg Rediger > Marker alt. Vælg Fil > Eksporter Herved åbnes et vindue, hvor man skal sætte hak ud for Eksporter filer, meddelelser, og dokumenter (.rtf). Efter tryk på knappen OK tages stilling til, hvortil der skal overføres til egen pc, hvorefter indlæggene gemmes som selvstændige filer i rtf-format, dvs. med bibeholdelse af evt. tekstformateringer etc. Overførsel af enkelte indlæg i en mappe kan også finde sted. I dette tilfælde skal man blot markere de ønskede indlæg frem for at vælge alle. 24
Filer i rtf-format på egen pc kan omvendt overføres, fx til skrivebordet, med bibeholdelse af evt. tekstformateringer etc. Dette finder sted ved at vælge Fil > Importer > Importer filer og mapper Hvorledes forsynes breve med ikoner? Et brev kan forsynes med en ikon, som vises ved præsentationen af brevet i postkassen. Vælg Ny Meddelelse og efterfølgende Fil > Egenskaber Klik på ikonfeltet øverst til venstre og dobbeltklik på en ønsket ikon. Klik på X øverst til højre og derefter på Gem. Ikonen tilknyttes dermed brevet. Hvorfor står der Receipt: i MailBox? Inden man sender et brev kan man vælge Meddelelse > Kvittering. Derefter kan vælges mellem: Kvittering ved læsning Kvittering ved levering Kvittering ved route Med en af disse valg returneres en e-mail med angivelse af teksten Receipt: i MailBoxens emne-felt. Man bør ikke bede om kvittering, når man sender et indlæg til en konference som følge af, at man nemt kan få MailBox fyldt med kvitteringer. Vedlægge en fil i en e-mail Når man har en e-mail helt eller delvist klar til at blive sendt, kan man inden afsendelsen vedlægge en eller flere filer med placering på diskette eller på harddisken. Øvelse 3 3.1 Gør en e-mail klar til afsendelse til egen e-mailadresse. 3.2 Klik på knappen Vedlæg i værktøjslinien eller klik på Fil i menulinien og klik så på Vedlæg I dialogboksen peges på den ønskede fil, som skal vedlægges, og efterfølgende klikkes på knappen Åbn. 25
Herefter kan man på skærmen følge med i selve filoverførslen. Overførselsstatus. Når filen er overført, angives dette i hovedet af den pågældende e-mail under Cc:- feltet. Hvis man ikke kan se det, kan man trække den vandrette skillelinie længere ned. 26
Overført fil. 3.3 Tilbage er blot at sende meddelelsen og evt. lukke ned. 27
Modtage en vedlagt fil i en e-mail En netop afsendte e-mail med en vedlagt fil anføres med et vedhæftnings-symbol. Symbol for vedlagt fil. Øvelse 4 4.1 Sørg for, at vinduet MailBox kommer frem på skærmen, og åbn e-mailen med den vedlagte fil (ses af papirklips-symbolet i linien for den pågældende mail). 4.2 Når man har åbnet e-mailen, kan man se navnet og størrelsen på filen. 28
Navn og størrelse for vedlagt fil. Klik på filnavnet og klik (på menulinien) Fil og klik derefter Gem Bilag... Som ved al anden lagring af filer får man en dialogboks, som giver mulighed for at vælge disk, bibliotek og filnavn (man behøver ikke nødvendigvis at benytte det navn, afsenderen af filen har valgt). 29
Gem en vedlagt fil. Bemærk, at der i klientinstallationen er lavet et standardvalg af bibliotek Download Dette kan ændres ved på menulinien at vælge Rediger > Indstillinger og efterfølgende vælge fanebladet Generelt, hvor man i feltet Mappe til hentede filer: selv kan specificere, hvortil en vedlagt fil skal overføres. Hint Flere vedlagte filer Når man skal sende flere filer som bilag, kan man benytte Windows træk- og slipfunktion. I FirstClass kan man, ved at organisere vinduerne på skærmen, trække markerede (Shift - klik) filer fra Windows Stifinder direkte ind i brevhovedet. Derefter vil filerne blive uploaded som bilag. Man kan også hente bilag hjem (download) på samme måde. Træk de enkelte bilag direkte over til destinationsmappen i Stifinder - eller marker en gruppe af filer i brevhovedet og træk dem alle over på en gang. Fremvisning af vedlagte filer Udover at gemme vedlagte filer er det muligt, at åbne vedlagte filer og direkte få præsenteret indholdet af filerne, hvis FirstClass understøtter filtypen, fx en grafisk jpgfil. Dette kan finde sted ved at dobbeltklikke på filnavnet. 30
Filer, der åbnes og fortolkes af klientens egne fremvisningsprogrammer gemmes ikke i modsætning til filer, som ikke direkte kan fortolkes. Disse downloades, åbnes og fortolkes af fremvisningsprogrammer under Windows (såfremt de er installerede). Oprette en automatisk signatur Såfremt man for det meste afslutter breve og indlæg til konferencer med en række standardoplysninger, fx: Navn Skolens navn Klasse/hold WWW-hjemmeside Telefonnummer vil det være hensigtsmæssigt en gang for alle at placere disse i en signaturfil. Herved kan oplysningerne manuelt eller automatisk indføjes, når man skriver et brev eller et indlæg. Øvelse 5 5.1 Klik (på menulinien) Rediger, vælg Indstillinger klik på fanebladet Meddelelsesfunktioner og efterfølgende på fanebladet Signatur. 5.2 Check Føj automatisk signatur til nye meddelelser 5.3 Indsæt den ønskede signaturtekst i tekstfeltet og vælg OK. Hvis man ikke har valgt automatisk indføjning af signaturteksten, kan denne indføjes ved at klikke på Rediger i menulinien og efterfølgende på Indsæt > Indsæt signatur, efter at man har markeret, hvor i skrivefeltet signaturen skal indsættes. Alternativt kan trykkes på knappen Indsæt signatur værktøjslinie. i meddelelsens nederste Besvarelse og eftersendelse af post Modtagelse af en e-mail kræver ofte, at denne skal besvares eller eftersendes. Dette gøres ved at markere eller åbne brevet og klikke (på menulinien) Meddelelse. Herefter er der bl.a. følgende muligheder: Besvar Der åbnes et meddelelsesvindue, hvor emne og modtageradresse er udfyldt. 31
Indtast svaret og send dette. Besvar speciel Her kan man vælge mellem: Svar med citat --------------------- Svar til alle Svar til afsender Svar til konference Besvar original forfatter Valg af Svar med citat giver samme resultat som Besvar men med hele brevets tekst citeret over i Meddelelsesvinduet. Den citerede tekst er indrammet i grå felter. Herefter kan der redigeres i den citerede tekst, fx med fjernelse af uønskede linier og indsættelse af svartekst. Denne måde at svare på er normalt den mest hensigtsmæssige og kræver, at brevet åbnes på forhånd. Videresend Der åbnes et Meddelelsesvindue med en tro kopi af det markerede eller åbnede brev og med udfyldt emne. Herefter kan der redigeres i teksten med fjernelse af evt. uønskede linier og indsættelse af supplerende tekst. I modsætning til Besvar og Svar med citat skal man selv indtaste e-mail-adressen på den person, som skal modtage det eftersendte brev. Alternativt til Meddelelse > Besvar og Meddelelse > Videresend i menulinien kan der blot klikkes på knappen Besvar og Videresend i værktøjslinien, efter at brevet er åbnet. Der findes også knapper til Svar til afsender og Svar med citat. 32
Filtrering Indholdet af postkassen, konferencer mm. kan vises på forskellig vis ved fx at åbne disse og vælge Vis > Filter. Herefter er der følgende valgmuligheder: Valgmuligheder. Vis indgående emner. 33
Vis ulæste emner. Vis udgående emner. 34
Vis usendte emner. Bemærk, at tråde bevares i det omfang det er muligt. Oprette en adressebog Indholdet af adressebogen vises øverst til venstre i kataloget, når dette åbnes. Det er kun ejeren af adressebogen, som kan se adressebogens indhold i kataloget. Visning af adressebogens indhold i kataloget kan udnyttes ved oprettelse af en ny meddelelse (herom senere). Man kan oprette en adressebog med navne på personer, som man ofte skriver til og med tilhørende alias, der efterfølgende kan bruges i stedet for den fulde e-mail-adresse. Adressebogen er også nyttig, hvis man ofte skriver enslydende breve til samme gruppe af modtagere. I stedet for at skrive hvert enkelt navn i Til-feltet, kan man give gruppen et fælles alias i adressebogen. Oprettelse og indsættelse af værdier i adressebogen kan finde sted på følgende måde: Vælg Fil > NY > Ny Kontakt i menulinien. 35
Efter Fil > NY > Ny kontakt. Her ses, at det fremkomne vindue er inddelt i 3 hovedfelter: Det første med felter til angivelse af Fornavn:, Mellemnavn:, Titel:, Job titel:, Firma:, Afdeling: og Kontor:. Det næste med fanebladene Tale/Fax, Email/URL, Adresse, Bemærkninger og Bilag. I det sidste hovedfelt kan indtastes vilkårlig information i lighed med alle andre meddelelser., dvs. med tekst, grafik, tabeller og indlejrede filer etc. 36
Hvis første og/eller andet hovedfelt ikke er synligt i deres helhed kan dette afhjælpes ved at trække skillelinien over sidste hovedfelt ned. Under fanebladet Tale/Fax anføres evt. telefon- og faxnumre. Email/URL benyttes til angivelse af e-mail adresse og adresse på hjemmeside og under Adresse anføres personlig adresse og firma adresse. Bemærkninger benyttes til evt. supplerende information. Her kan også anføres Fødselsdag samt Kategori og Hurtig navn, hvor sidstnævnte, fx med initialer, kan erstatte det fulde navn i adressebogen. Under det sidste faneblad Bilag kan tilknyttes filer ved at klikke på knappen Gennemse og udvælge filerne. Øverst til venstre er angivet et areal, hvor der fra Windows udklipsholder kan indsættes et billede ved at højre klikke og vælge Sæt ind. Når alle oplysninger er indtastet klikkes på knappen OK. Herved oprettes der på skrivebordet en ikon med betegnelsen Contacts for adressebogen, hvis denne ikke findes på forhånd. Skrivebordet med adressebogen. Adressebogen kan åbnes på et senere tidspunkt med henblik på at tilføje og fjerne oplysninger. Åbningen finder sted ved at dobbeltklikke på ikonen Contacts eller ved at trykke på knappen Contacts mappe i værktøjslinien. 37
Åbnet adressebog. Her vises indholdet af adressebogen efter Vis som indeks kort. Dette kan ændres ved at vælge Vis i menulinien og efterfølgende Vis efter ikon, Vis efter små ikoner eller Vis efter liste. Adressebogen kan også indeholde alias, som er tilknyttet flere e-mail-adresser. Vælg Fil > NY > Ny Postliste i menulinien. Ny personlig postliste. Slet indholdet ud for Navn: og indtast et alias, fx GR1. Indtast i feltet ud for Medlemmer: en eller flere e-mail-adresser, som skal tilknyttes det anførte alias, fx: Ole Petersen1 Hans Andersen 38
E-mail-adresserne skal afsluttes med Enter. Afslut ved at klikke på knappen OK. Herved opdateres adressebogen med de anførte informationer. Opdateret adressebog. Det fremgår ikke direkte af indgangen i adressebogen men alias GR1 er tilknyttet begge adresser, Ole Petersen1 og Hans Andersen. Man får i almindelighed adgang til alle oplysninger for en given indgang ved fx at dobbeltklikke på denne. Indholdet af adressebogen vises som tidligere nævnt øverst i kataloget, når dette åbnes og det er kun ejeren af adressebogen, som kan se adressebogens indhold i kataloget. Andre brugere kan dermed ikke se adressebogens indhold i kataloget. Kataloget åbnes ved at klikke på Samarbejde i menulinien og efterfølgende på Katalog Alternativt kan klikkes på knappen Katalog i værktøjslinien. 39
Åbnet katalog. Visning af adressebogens indhold i kataloget kan udnyttes ved oprettelse af en ny meddelelse. Vælg Meddelelse > Ny Meddelelse i menulinien eller tryk på knappen Ny meddelelse i værktøjslinien og udpeg det felt, fx Til-feltet, hvortil en adresse skal overføres. Vælg Samarbejde > Katalog i menulinien eller tryk på knappen Katalog i værktøjslinien, hvorved kataloget bliver åbnet, og dobbelt klik på den ønskede adresse. Herved overføres adressen til det udpegede felt i den nye meddelelse. Alternativt kan en ønsket adresse markeres i katalogudskriften og overføres ved at klikke på knapperne Til:, Cc: og Bcc: i katalogudskriften i forbindelse med den pågældende mail. Når man har modtaget et brev og har åbnet dette, kan man i et af felterne fx Fra-feltet klikke med højre musetaste og vælge Tilføj til Kontakt mappe Herved åbnes vinduet Ny personlig adresse. 40
Ny personlig adresse. Efter klik på X øverst til højre overføres herved den pågældende adresse til adressebogen og kan efterfølgende genanvendes via kataloget. Hints Adresseliste med alle lærere Det er ikke muligt direkte at specificere en adresseliste med alle lærere på en skole, fx Tjørnegårdsskolen. 41
Men det kan være en hjælp at søge i Sektornets adressebog på http://adressebog.sektornet.dk. Søg herefter på skolen, fx Tjørnegårdsskolen. Desværre må hver enkelt adresse tilføjes manuelt i egen adresseliste. Frem for benyttelse af en adresseliste med alle lærere anbefales oprettelse/brug af en konference. Kontaktdatabase Kontaktdatabasen supplerer adressebogen og med mulighed for import og eksport af oplysninger samt mulighed for at dele indholdet med andre brugere. Kontaktdatabasen oprettes ved at vælge Fil > Ny > Ny kontaktdatabase. Herved oprettes en ny tom kontaktdatabase, der repræsenteres med en ikon på skrivebordet. Navnet på kontaktdatabasen kan om ønsket ændres til fx Torbens kontakt database ved at højre klikke på navnet under ikonen og vælge Omdøb. I lighed med adressebogen oprettes nye kontakter og postlister i kontaktdatabasen ved at vælge Fil > Ny og derefter Ny kontakt eller Ny postliste. Kontakt database med kontaktperson og postliste. I den henseende er der ingen forskel mellem adressebogen og kontaktdatabasen. Ovenfor er indholdet af kontaktdatabasen vist som indeks kort, hvilket kan ændres fx til Vis efter liste under menupunktet Vis. Information om kontaktpersoner i kontaktdatabasen kan også vises på forskellig vis ved hjælp af formularer. 42
Man får adgang til disse ved at åbne kontaktdatabasen og vælge Samarbejde > Tilladelser eller ved at højre klikke på ikonen og vælge Tilladelser Efter Samarbejde > Tilladelser Herefter er der følgende valgmuligheder ud for Brug formular: Valgmuligheder. Formularerne får først virkning efter lukning og fornyet åbning af kontaktdatabasen og dobbelt klik på en kontaktperson. Adressebogens kontakter med mail adresser og postlister vises i kataloget. Dette er derimod ikke tilfældet med kontaktdatabasen. Dermed kan indholdet af kontaktdatabasens postlister ikke udnyttes direkte ved oprettelse af nye meddelelser. Indholdet bliver først virksomt, når det evt. overføres til adressebogen. Udveksling af kontakter og postlister mellem adressebogen og kontaktdatabasen kan finde sted ved at åbne disse. Herefter kan en eller flere kontakter og postlister markeres og trækkes over i adressebogen eller omvendt. En kontakt eller postliste kan også kopieres ved at holde Ctrl tasten nede under trækningen. 43
Kontaktdatabasen kan også i sin helhed trækkes over i adressebogen, hvorefter kontaktdatabasens kontakter med mail adresser og postlister vises i kataloget efter at man har logget ud og ind. Kontaktdatabasen placeres dermed i adressebogen og er derfor ikke synlig på skrivebordet. Hvis dette ikke er ønskeligt kan man alternativt markere kontaktdatabasen og vælge Tilføj til skrivebord ved højre klik eller ved at vælge Samarbejde > Tilføj til skrivebord. Herved oprettes en ny ikon, som trækkes over i adressebogen. I modsætning til adressebogen kan indholdet af kontaktdatabasen som tidligere nævnt deles med andre brugere. Dette finder sted ved som tidligere anført at vælge Samarbejde >Tilladelser Herefter kan man i feltet for Abonenter anføre hvem, der skal have adgang til kontaktdatabasen i dette tilfælde Torben Frentz6. Abonnenter med Torben Frentz6. Kontaktdatabasen vises herefter på deltagernes skrivebord, hvor indholdet kan læses og evt. kopieres over i adressebogen. Det er også muligt at tilknytte andre adgangsrettigheder til kontaktdatabasen. I dette tilfælde anføres de pågældenes navne i Hvem feltet, hvorefter der vælges adgangsrettighed i feltet Adgang. 44
Adgangsrettigheder. Efter valg af adgangsrettighed vises de mere detaljerede adgangsrettigheder i feltet Tilladelser med fremhævede ikoner. Adgangsrettighed Åbne emner. De mere detaljerede adgangsrettigheder kan også individuelt slås til og fra efter valg af den overordnede rettighed Brugerdefineret. Udover selv at indtaste kontakter i kontaktdatabasen er det muligt, at importere og eksportere disse. Dette finder sted ved at vælge Fil > Importer > Importer Personlig Kontakt eller Fil > Eksporter Der kan oprettes vilkårlig mange kontaktdatabaser, som kan henvende sig til forskellige grupper, fx lærere og elever i forbindelse med en klasse eller skole. 45
Oprettelse af postmapper Det er muligt at oprette en eller flere postmapper, enten i postkassen (MailBox) eller på skrivebordet, hvor man kan placere breve, som ønskes gemt, fx fordelt efter forskellige emner eller afsendere. Det er kun muligt at lægge breve fra postkassen i mapperne. Hvis man ønsker at placere en postmappe i postkassen, skal denne åbnes. Luk alt andet end skrivebordet, hvis man ønsker at placere postmappen der. Det anbefales at placere postmapper i postkassen. Øvelse 6 Placering af postmappe i postkassen (MailBox) 6.1 Åbn postkassen. 6.2 Klik på Vis (på menulinien) og klik derefter på Del > Split vandret. Hermed er man sikker på, at der over e-mail-listningen frembringes et areal, hvor postmappen kan placeres. 6.3 Klik på Fil i menulinien og klik på Ny > Ny mappe eller klik på knappen Ny mappe i værktøjslinien. Nu ligger der en postmappe med benævnelsen Ny mappe i postkassen. Hvis man vil være sikker på (og ønsker), at mappen vises som en ikon, skal vælges Vis (på menulinien) og efterfølgende Vis efter ikon. 46
Postmappe. 6.4 Marker mappen og tast Alt+Enter (hold Alt-tasten nede og tryk Enter). Herved åbnes en dialogboks. Navngiv ny mappe. 6.5 Ud for Navn indtastes det ønskede navn for postmappen fx Eksamen. Ud for Emne indtastes en beskrivelse, fx Opgaver. 6.6 Afslut ved at trykke på knappen OK. De tilhørende felter for: Kategori, Nøgleord Generelt Vis, ikon ID, ikon position fremkommer ved at klikke på de tilhørende højretrekanter. 47
Flytning af breve til postmapper Man kan flytte breve fra postkassen til en postmappe. Dette gøres ved at trække brevet over i postmappen. Omvendt kan breve i postmappen trækkes over i postkassen. Hints Beskyttede breve Breve i postkassen er normalt ikke beskyttede, hvorved de direkte kan trækkes over i en mappe eller slettes ved fx at højreklikke på brevet og vælge Slet. Man kan også højreklikke på et brev og vælge Egenskaber... Herefter kan indsættes eller fjernes et evt. hak i feltet Beskyttet. Hvis et brev er beskyttet, kan det ikke overføres til en mappe eller slettes. Sidstnævnte gælder dog ikke, hvis udløbstiden for brevet overskrides. Beskyttede mapper Det er ikke muligt at overføre materiale, fx mail, til en mappe, hvis denne er beskyttet. Marker mappen. Vælg Fil > Egenskaber Fjern hak til venstre for "Beskyttet". Udløbstid for breve med mere I postkassen har brevene en udløbstid på standard 30 døgn (der normalt øges i ferieperioder). Hvis udløbstiden overskrides, vil de ældste breve blive slettet. Som tidligere nævnt kan man selv oprette postmapper, hvortil breve kan trækkes. Men udløbstiden er stadig standard 30 døgn. Hvis man ønsker at gemme et brev længere, kan man enten kopiere det over til egen pc eller forlænge udløbstiden. Udløbstiden for et brev kan ændres ved at markere brevet og taste Alt+Enter. Nu kan udløbsperioden sættes til fx Aldrig. Dette skal gøres for hvert enkelt brev. 48
Udløbstid. Derudover har lærere på mulighed for at tilpasse diverse indstillinger for postkassen. Dette finder sted ved at åbne eller markere MailBox og vælge Samarbejde > Tilladelser. Herefter klikkes på højretrekanten ud for Størrelsesgrænse, Udløb. MailBox tilladelser. 49
Her er det under Udløb til højre for Emne grænse muligt, at sætte en grænse i intervallet fra 1 til ubegrænset for mails i postkassen, således at de ældste mails vil blive slettet, når grænsen overskrides. Til højre for Meddelelses udløbstid (dage): er der følgende tre muligheder for håndtering af mails i postkassen med udgangspunkt i alderen: Aldrig Standard svarende til 30 døgn Antal døgn angivet med en numerisk værdi Ved benyttelse af ovenstående muligheder skal man være opmærksom på, at hver bruger max. har 50 MB lagerplads på serveren. Efter valg af Samarbejde > Tilladelser er det også muligt at sætte en øvre grænse for størrelsen af modtaget post og håndtering af afvisninger med Afvis med NDN eller Afvis diskret. Afvis med NDN medfører, at der returneres en mail til afsenderen med oplysning om, at den pågældende mail ikke kunne afleveres. Afvis diskret afviser uden at give afsenderen besked. Med feltet Hvem er det endvidere muligt at anføre mail-adresser og derefter i feltet Adgang definere, hvilke tilladelser/begrænsninger, der skal være i forbindelse med modtaget post fra de pågældende adresser. Hvis alle adresser ønskes angivet, anføres fx all og derefter vælges All users. I feltet Hvem indtastes og håndteres en adresse ligesom ved fx oprettelse af en ny mail, dvs. afsluttet med Enter. Herefter kan der i feltet Adgang for den pågældende adresse vælges mellem forskellige adgangsforhold, fx Forbudt post afvises Kun send den pågældende kan sende, men ikke fortryde afsendelse Send og Fortryd send den pågældende kan både sende og fortryde afsendelse Speciel - den pågældende kan tilordnes individuelle tilladelser i feltet Tilladelser Hvis adressen indeholder tegnet @ opfattes dette som et ønske om at håndtere al internet post med angivelse af en havelåge ikon. Individuel behandling af internet-afsender-adresser kan dermed ikke finde sted. Fortryd afsendelse Hvis man fortryder et afsendt brev til en e-mail-adresse inden for (eller et indlæg til en konference), kan man trække brevet tilbage, uanset om modtageren (modtagerne) har læst brevet eller ej. 50
Dermed kan der (på mystisk vis) forsvinde breve fra en postkasse, hvis afsenderen fortryder. Man får ingen advarsel brevet er blot væk. Fortrydelsen finder sted ved at markere brevet og klikke på menuen Meddelelse og efterfølgende på Fortryd send. Alternativt kan klikkes på knappen Fortryd send værktøjslinien. i Derefter vil man se et lille hvidt flag ud for brevet. Dette betyder, at brevet er usendt og derfor ikke længere optræder i modtagerens (modtagernes) postkasse. Bemærk, at det ikke er muligt at fortryde et afsendt brev sendt til et fremmed postsystem. Benyt formular I stedet for at skrive en almindelig meddelelse, kan der benyttes en formular, som udfyldes og sendes i lighed med almindelige breve. Dette finder sted ved at vælge Meddelelse i menulinien og menupunktet Ny specialmeddelelse, som giver anledning til følgende valgmuligheder: 51
Specialmeddelelser. Formatering af tekst Indtil nu har vi kun beskæftiget os med indtastning af almindelig tekst i en meddelelses tekstfelt. Derudover findes utallige muligheder for formatering med virkning fra og med det sted, hvor markøren er placeret i skrivefeltet eller med virkning på forhånd markeret tekst. Ved påbegyndelse af en ny meddelelse ses, at der mellem meddelelsens hoved og skrivefeltet er placeret en værktøjslinie med trykknapper efterfulgt af en linie, hvor man bl.a. kan vælge skrifttype, størrelse, farve og placering af tekst til venstre, centreret eller til højre. Derudover findes en såkaldt lineal, der kan benyttes til indstilling af venstre- og højremargin, indrykninger fra venstre og højre samt mellemliggende tabulatortegn. 52
Ny meddelelse. Den øverste værktøjsliniens knapper har fra venstre mod højre følgende betydning: Send og luk Slet Contacts mappe Katalog Vedlæg Vis Bcc 53
Indsæt tale Udover ovennævnte værktøjer til formatering af tekst kan vælges Formatering i menulinien. Dette giver anledning til følgende muligheder: Efter klik på Formatering i menulinien. Her får man under Stil supplerende adgang til at hæve og sænke tegn, således at simple matematiske og kemiske formler kan specificeres. 54
Eksempel. Formateret tekst i meddelelser vises både med klienten og når meddelelserne åbnes med en browser via webadgangen. Man skal være opmærksom på, at evt. formateringer går tabt, hvis en meddelelse sendes til en internet-e-mail-adresse. Indsættelse af filer i skrivefeltet Udover at vedlægge filer er det muligt at indsætte filer i en meddelelses skrivefelt. Hvis FirstClass understøtter filtypen på en indsat fil, fx en grafisk jpg-fil, vises indholdet af filen direkte, fx det tilhørende billede. Fremvisning af indsatte billedfiler kan være ressourcekrævende, hvorfor den automatiske fremvisning om ønsket kan slås fra ved at vælge Rediger > Indstillinger og efterfølgende fanebladene Indhold > Visning. Her fjernes hak til venstre for Vis altid billeder. 55
Efter indsættelse af en billedfil er det muligt at redigere i filen. Hvis FirstClass ikke understøtter filtypen på den indsatte fil, markeres indsætningen blot på det pågældende sted, og filen vedlægges meddelelsen. Man kan højreklikke på ikonen og vælge Gem. Herved gemmes filen. Ved at dobbeltklikke på ikonen bliver filen vist/afspillet med det program, der er installeret til dette under Windows. Indsættelse af en fil i skrivefeltet finder sted ved at markere det sted, hvor filen skal indsættes. Herefter vælges Rediger i menulinien og efterfølgende Indsæt > Indsæt fil. Herved fremkommer en dialogboks, hvorfra den ønskede fil udvælges. Grafik og lydfil i skrivefeltet. Det er også muligt at indsætte et billede ved at klippe og klistre. 56
Dette gøres ved at overføre billedet (eller en del af dette) til Windows udklipsholder ved hjælp af et grafikprogram. Indsættelse i skrivefeltet kan herefter finde sted ved at markere stedet og klikke på højre musetaste og vælge Sæt ind. Efter indsættelse af en grafikfil, der fortolkes af FirstClass, kan billedet markeres og efterfølgende redigeres ved at vælge Formatering i menulinien og efterfølgende Formater billede Herved fås følgende muligheder, hvor der bl.a. kan vælges mellem forskellige størrelser og placeringer af billedet: Efter valg af Formatering > Formater billede Mulige størrelser af billedet. 57
Mulige placeringer af billedet. Indsættelse af baggrundsgrafik eller baggrundsfarve En meddelelses tekstfelt kan forsynes med baggrundsgrafik eller med en baggrundsfarve, når tekstfeltet er aktiveret. Her vælges Rediger > Indsæt > Indsæt fil, hvorefter den ønskede grafikfil udvælges. Alle grafikformater, som understøttes af FirstClass, kan anvendes, fx jpg men ikke gif. Baggrundsgrafikken kan også oprettes og evt. efterfølgende redigeres ved at vælge Formatering > Formatter baggrund Efter valg af Formatering > Formatter baggrund Ved at vælge Brug grafik og klikke på knappen Browse kan den ønskede grafikfil udvælges. Det er også muligt ud fra Grafik position: at vælge om grafikken skal udfylde hele baggrunden ( ved gentagelser) eller kun placeres i øverste venstre hjørne. 58
Meddelelse med baggrundsgrafik. Alternativt kan vælges Brug farve, hvorefter der udvælges den ønskede baggrundsfarve. Efter åbning af en meddelelse med baggrundsbillede, er det muligt at gemme eller åbne dette ved at vælge Formatering > Formatter baggrund, hvorefter billedet gemmes ved at klikke på knappen Gem som eller åbnes i et selvstændigt vindue ved at klikke på knappen Åbn 59
Åbnet baggrundsgrafik i selvstændigt vindue. Efter åbningen er det herefter muligt, at foretage forskellige manipulationer ved hjælp af vinduets værktøjsknapper, fx rotation. Billedet kan naturligvis også udskrives og gemmes. Hvis meddelelsen ønskes læst uden baggrundsgrafik kan man fjerne hakket i Brug grafik efter valg af Formatering > Formatter baggrund En evt. baggrundsfarve kan ligeledes ændres eller fjernes. Indsættelse af sideskift og vandrette linier i skrivefeltet Indsættelse af sideskift og vandrette linier finder sted ved at markere det ønskede sted. Herefter vælges Rediger i menulinien og efterfølgende Indsæt > Indsæt sideskift og Indsæt > Indsæt horisontal linie. Efter indsættelsen af en vandret streg kan den redigeres ved at markere stregen og vælge Formatering > Formater horisontal linie 60