Herning Kommunes krav til leverandører af dagligvareudbringning Uddrag af udbudsmateriale vedr. dagligvareudbringning
1.1 Opgavens omfang I henhold til Servicelovens 83 er Herning Kommune forpligtet til, at sikre borgernes mulighed for at foretage dagligvareindkøb, hvis det vurderes, at borgeren af forskellige årsager ikke selv er i stand til at varetage indkøbet. Aflevering af bestilte varer må kun ske når borgeren selv er til stede i hjemmet. Hvis borgeren ikke er hjemme på det aftalte tidspunkt, er det vigtigt, at der gives besked på tlf. 96 28 44 60. Har borgeren ikke meddelt, at han/hun ikke er hjemme på leveringstidspunktet, vil plejepersonalet - af hensyn til borgerens sikkerhed - kontakte pårørende. Hvis dette ikke er muligt, vil personalet rekvirere en låsesmed. Borgeren skal selv betale udgiften til låsesmeden. Leverandøren kan ikke forvente, at blive orienteret om den enkelte borgers dødsfald og/eller indlæggelser. Visitation til ordningen sker via Visitationsenheden på Rådhuset. I forbindelse med visitation til ordningen vil der blive udformet en bevillingsskrivelse som fremsendes i kopi til den valgte leverandør i borgerens område. Bevilling kan ske for både kortere eller længere varighed. Kopien af bevillingsskrivelsen kan KUN benyttes som en orientering og ikke som en tilmelding til ordningen. Borgeren har i henhold til den gældende Servicelov frit valg og aftalen skal derfor betragtes som et tilbud til den enkelte borger, der er visiteret til ordningen. Herning Kommune kan derfor ikke garantere, at alle visiterede borgere benytter ordningen. Herning Kommune ønsker derfor, at indgå kontrakt med en eller flere dagligvarebutikker/internetbaserede butikker om: 1. Modtagelse af bestilling af dagligvarer fra borgere som er visiteret til ordningen. Bestillingen skal kunne afgives telefonisk alle dagligdage i tidsrummet 8-15. 2. Indsamling og pakning af bestilte dagligvarer. 3. Udbringning af de bestilte dagligvarer til borgere som er visiteret til ordningen. 4. Afregning for bestilte dagligvarer hos borgeren. 5. Afregning for evt. udbringnings- og/eller indsamlings og pakningsgebyrer med Herning Kommune, Visitationsenheden. Det forventes, at tilbudsgiver kan levere et bredt varesortiment af dagligvarer herunder mejeriprodukter, frisk frugt og grønt, kolonialvarer m.m. i forskellige prisklasser. Det skal altså være muligt både at vælge discountvarer og/eller kvalitetsvarer. Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet vedlægge en beskrivelse af varesortimentet. Antallet af borgere tilknyttet ordningen vil svinge. Det kan oplyses at der pr. 1.9.2014 var tilknyttet 173 borgere til ordningen. Herning Kommune bevilger kun hjælp til indkøb og udbringning maksimalt 1 gang ugentlig. Herning Kommune kan dog ikke garantere at alle visiterede borgere vil gøre brug af ordningen hver uge. Omfanget bestemmes alene af den enkelte borgers behov. Herning Kommune betaler altså kun for evt. indsamling og pakning samt udbringning af dagligvarer 1 gang ugentligt. Eventuel udbringning derudover betales af borgeren selv. Ved levering af bestilte dagligvarer skal betaling for varerne ske hos den enkelte borger. Eventuel betaling for indsamling og pakning samt udbringning af dagligvarer sker via Herning Kommune, Visitationsenheden på Rådhuset. I de tilfælde hvor Herning Kommune skal betale for indsamling og pakning samt udbringning, må regningen til borgeren kun omhandle bestilte varer og må IKKE indeholde udgifter til indsamlings og pakning samt udbringning. Betaling for de bestilte varer er udelukkende et anliggende mellem leverandøren og borgeren. Det anbefales, at den enkelte borger får udleveret en tilmeldingsskrivelse til PBS således, at betaling af de leverede varer sker automatisk. 2
Manglende betaling af leverede varer er Herning Kommune uvedkommende. Leverandørens forpligtigelser i forhold til opgavernes udførelse: Tilbudsgiverne er forpligtiget til at udføre opgaverne jf. de til enhver tid gældende bestemmelser om arbejdsmetoder, arbejdsprocesser og arbejdsgange i arbejdsmiljølovgivningen. Såfremt leverandøren under udførelse af opgaven konstaterer, at adgangsvejene til brugerne giver anledning til problemer i forhold til arbejdsforholdene for leverandøren og/eller leverandørens medarbejdere er leverandøren forpligtet til at kontakte Herning Kommune, Visitationsenheden, med oplysningerne, således at Herning Kommune kan være behjælpelig med at sikre ordentlige adgangsveje. Bestilling af varer Bestilling af varer fra den enkelte bruger vil ske pr. telefon eller e-mail, enten ved borgeren selv eller ved en hjælper fra den kommunale hjemmepleje eller privat firma som Herning Kommune har godkendt, hvis borgeren har valgt privat firma til levering af praktisk hjælp. Der skal kunne bestilles varer per telefon på alle hverdage i tidsrummet 8.00 til 15.00. Levering og leveringsbetingelser Ved bestilling i tidsrummet 8.00 15.00 i hverdage skal levering ske næste hverdag. De bestilte dagligvarer skal leveres i dagtimerne mellem 8.00 17.00 med mindre andet er aftalt med borgeren. Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. Varerne der skal leveres skal være friske forstået på den måde, at mindst 2/3 af varernes holdbarhedstid, er tilbage ved levering. Kravet gælder ikke ved kolonialvarer med en i henhold til Fødevarelovgivningen lang holdbarhedsperiode. Såfremt der medtages køle/frostvarer skal leverandøren sikre en forsvarlig leveringsform således, at varerne ikke opvarmes eller risikere optøning før levering. Kølevarers temperatur må, på leveringstidspunktet, ikke overstige 8 0 og frostvarers temperatur må ikke overstige - 15 0 på leveringstidspunktet, jf. Fødevaredirektoratets bestemmelser. Leverandøren skal, hvor der måtte være behov, vil være behjælpelig med at lægge varerne på køl eller frys. Levering op til og i forbindelse med helligdage aftales i hvert enkelt tilfælde med den enkelte borger/medarbejder fra hjemmeplejen. Ved reklamation for eksempel på grund af at varens holdbarhedsdato er udløbet, skal produktet byttes med et tilsvarende produkt. Bytning skal ske uden omkostninger for ordregiver. 3
Følgeseddel Ved hver levering skal den enkelte borger modtage en kopi af fakturaen hvor på det som minimum fremgår hvad der er leveret, hvilke mængder samt stk. pris og samlet pris. Fakturering Den/de valgte leverandører skal senest 1 uge efter månedsafslutning fremsende en månedlig samlefaktura på indsamlings og pakning samt udbringningsgebyrer til Herning Kommune, Visitationsenheden. Regning skal indeholde navn og adresse på borgere hvortil der er sket udbringning af varer samt på hvilke datoer se eksempel vedlagt som bilag 7. Betaling for bestilte varer er Herning Kommune uvedkommende. Faktura for udbringningsgebyr skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. Lov nr. 1203 af 27. december 2003 om offentlige betalinger, på baggrund af oplyste EAN-lokationsnumre og skal indeholde følgende oplysninger: Rekvirent/borgerens navn EAN nr./ oplyses af Herning Kommune Ordre-/rekvisitionsnummer Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Betaling Betalingsbetingelsen for udbringningsgebyr er 30 dage fra afsendelse af korrekt faktura. Leverandørens forpligtigelser. Aflevering af bestilte varer må kun ske når borgeren selv er til stede i hjemmet. Hvis borgeren ikke er hjemme på det aftalte tidspunkt, er det vigtigt, at der gives besked til det områdekontor, hvor til den pågældende borger er tilknyttet. Leverandøren skal udvise omhu, ansvarlighed samt optræde fagligt, etisk, juridisk og økonomisk forsvarligt. Herudover skal leverandøren overholde de hygiejniske principper og være i stand til at legitimere sig. Leverandøren skal ligeledes registrere observationer, der har betydning for modtagerens sundhed og velvære. Ved vigtige/akutte observationer, der vurderes at have betydning for modtagerens sundhed og velvære viderebringes dette straks til den koordinerende fagperson, i dette tilfælde områdelederen eller Visitationsenheden, som sørger for at kontakte relevante personer. Offentlige påbud Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud som naturligt henhører under dette arbejdsområde såvel på aftaletidspunktet som i kontraktperioden. Overtrædelser af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Underleverandør Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. Miljø Lastbiler og/eller varebiler der benyttes til levering må ikke lade bilen stå i tomgang/have motoren kørende mens der foretages levering. Der henvises til transportregulativet fra Miljøministeriet. 4
Herning Kommune har vedtaget en fælles miljøvenlig indkøbspolitik, der er gældende for alle udbyders afdelinger og institutioner. Herning Kommune ønsker med en miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø. Endvidere ønsker udbyder aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel udbyders egne afdelinger, institutioner m.v. som hos udbyders leverandører af varer og tjenesteydelser. Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m. På Herning Kommunes forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for udbyder, fremskaffe den dokumentation, udbyder måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet. Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter. Herning, marts 2015 5