Program for intern overvågning Dato: 22. januar 2013, version 2.0
Indhold 1 Indledning 3 1.1 Organisation 3 1.2 Ledelseserklæring version 2.0 4 2 Overvågningsansvarlig 5 3 Indkøbspolitik 6 3.1 Politik for indgåelse af købsaftaler 6 3.2 Markedsvilkår ved indkøb 6 3.3 Politik for indgåelse af købsaftaler med Herning Kommune 7 3.4 Politik for indgåelse af koncerninterne købsaftaler 7 4 Retningslinjer for indkøb 8 4.1 Indkøbsproces 8 5 Salg 10 5.1 Politik for indgåelse af salgsaftaler 10 5.2 Markedsvilkår ved salg 10 5.3 Kommunale salgsaftaler 10 5.4 Koncerninterne salgsaftaler 11 6 Øvrige krav i forhold til program for intern overvågning 12 6.1 Godkendelse af dokumentation af overvågningsansvarlig 12 6.2 Politik for information om program for intern overvågning 13 6.3 Politik for kontrol med program for intern overvågning 13 6.3.1 Løbende kontrol 14 6.3.2 Opfølgende kontrol på aftaler efter udførelse 14 6.4 Årsberetning og tidsfrister 14 Bilag 1: Dokumentationsskema 16 Bilag 2: Indkøbsvejledning 18 Bilag 3: Underskrift af kontrakter 19 2
1 Indledning Denne udgave af program for intern overvågning er en opdatering af første udgaven dateret 24. marts 2011. Nærværende program for intern overvågning er etableret i medfør af bestemmelserne i vandsektorloven. Programmet skal i medfør af loven medvirke til, at Herning Vand A/S ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser. Det er i vandsektorloven bestemt, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, dog gælder der særlige forhold i kommunalt ejede koncerner aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet Herning Vand A/S har med afsæt i ovenstående udarbejdet et internt overvågningsprogram med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der sikrer, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelser. Overvågningen omfatter foruden selve programmets etablering også en efterfølgende kontrol af, at selskabets konkrete aftaler rent faktisk opfylder de nævnte krav. Herning Vand A/S har iværksat følgende tiltag: Etablering af overvågningsprogram med en tilknyttet kontrolprocedure for at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår Procedure for sikring af dokumentation for at væsentlige aftalers priser og vilkår kan dokumenteres. Der udarbejdes på grundlag af programmet en årsberetning, som indeholder En beskrivelse af programmet En beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet. I medfør af bekendtgørelsen om programmet for intern overvågning skal årsberetningen være ledsaget af en revisorerklæring. 1.1 Organisation Herning Vand A/S er samlet i én juridisk enhed, Herning Vand A/S, som er ejet 100 % af Herning Kommune. Herning Kommune Herning Vand A/S 3
1.2 Ledelseserklæring version 2.0 Nærværende program for intern overvågning er tænkt som et dynamisk værktøj, der løbende skal ajourføres. Dels i opstartsfasen og dels i forbindelse med ændrede procedurer, tærskelværdier m.v. Det bemærkes, at ved driftsstop og lignende nødvendige "her-og-nu-reparationer" træder nærværende program for intern overvågning i baggrunden af hensyn til forsyningssikkerheden. Dette dokuments retningslinjer, dets efterlevelse og forankring i organisationen er vedtaget og godkendt af direktionen i Herning Vand A/S. Herning, den 22. januar 2013 Direktionen: Niels Møller Jensen 4
2 Overvågningsansvarlig Der er udpeget en overordnet overvågningsansvarlig med ansvar for etableringen af programmet for intern overvågning, den løbende kontrol, udarbejdelse af årsberetning m.v. Den overvågningsansvarlige refererer direkte til direktionen for Herning Vand A/S. Den overvågningsansvarlige skal med iværksættelsen af programmet for intern overvågning godkende og arkivere dokumentation for indgåelsen af samtlige aftaler over 100.000 kr. for de omhandlede selskaber. Den overvågningsansvarlige skal endvidere arkivere modtagen dokumentation for aftaler under 100.000 kr Af hensyn til eventuelle flaskehalsproblemer udpeges endvidere en person, der skal fungere som back-up for den overvågningsansvarlige. Personen, der fungerer som backup for den overvågningsansvarlige, skal varetage rollen som overvågningsansvarlige, når den udpegede overvågningsansvarlige ikke selv har mulighed for at udfylde sin rolle. Personen, der fungerer som back-up for den overvågningsansvarlige, skal endvidere godkende alle aftaler over 100.000 kr., hvor den overvågningsansvarlige indgår som aftaleansvarlig. Ansvaret for overholdelse af indkøbsprocedurer og -politikker samt programmet for intern overvågning påhviler den enkelte medarbejder. Herunder ansvaret for udarbejdelse af dokumentation m.v. samt indhentelse af godkendelse hos den overvågningsansvarlige. Den overvågningsansvarlige i Herning Vand A/S er regnskabsansvarlig, Palle Jensen. Backup for den overvågningsansvarlige i Herning Vand A/S er administrerende direktør, Niels Møller Jensen. 5
3 Indkøbspolitik 3.1 Politik for indgåelse af købsaftaler Et væsentligt hovedprincip i Herning Vand A/S' indkøbspolitik er, at indkøb generelt skal foregå ved decentral indkøbsdisponering på baggrund af fælles politikker og retningslinjer. De decentrale indkøbere forestår selv deres egne indkøb under skyldig hensyntagen til gældende godkendelsesprocedurer for indkøb. Efter vandsektorloven skal aftaler om køb indgås skriftligt på markedsvilkår. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at vandselskabets aftaler alene skal varetage selskabets egne interesser og ikke indebære diskriminering af kunder eller leverandører. Virksomhederne skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern overvågning skal forhindre, at der overføres midler til interesseforbundne virksomheder gennem accept af for høje priser ved indkøb. Interesseforbundne virksomheder er selskaber, der er økonomisk forbundet, eller virksomheder, der har en gensidig økonomisk interesse knyttet til deres aktiver, f.eks. ejendomme. Herning Kommune er som ejer at betragte som en sådan økonomisk interesseforbunden part. Virksomheder med ledelsesmæssigt personsammenfald eller andre personalemæssige bindinger er ikke nødvendigvis direkte økonomisk interesseforbundne. Men ved indgåelse af aftaler kan det være relevant også at tage højde for sådanne forhold for at sikre sig imod varetagelse af uvedkommende hensyn. 3.2 Markedsvilkår ved indkøb Som nævnt ovenfor skal alle skal aftaler om køb og salg ifølge vandsektorloven indgås skriftligt og på markedsvilkår. En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis vandselskabet forud for kontraktindgåelse har undersøgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris, kvalitet og miljø ved køb og salg af varer og tjenester. Aftaler, der har overholdt forskrifterne for udbud i tilbudsloven eller EU s udbudsdirektiver, anses for at være indgået på markedsvilkår. Endvidere anses aftaler indgået i medfør af gyldige rammeaftaler, eksempelvis SKI, for indgået på markedsvilkår. Aftaler, som ikke er udbudspligtige, skal kunne sandsynliggøres at være indgået på markedsvilkår (priser, betalings- og leveringsbetingelser). Der skal ved indgåelse af ikkeudbudspligtige aftaler ske en afsøgning af markedet, så aftalernes priser og vilkår kan afstemmes med de almindeligt forekommende betingelser i markedet og ikke bliver ugunstige for selskabet. 6
3.3 Politik for indgåelse af købsaftaler med Herning Kommune Herning Kommune må som udgangspunkt ikke må levere ydelser til Herning Vand. Dog må de levere ydelser i henhold til kommunalfuldmagten, som til ethvert andet privat selskab, hvis der er tale om uundgåelig overkapacitet, som ikke kan afvikles. Det er Herning Kommune, som løber en risiko ved at indgå en aftale med Herning Vand, men hvis der overvejes køb af ydelser hos Herning Kommune, skal der, uanset beløb, tages følgende forholdsregler: Den overvågningsansvarlige bør inddrages tidligt i forløbet Inden aftalen indgås, skal den aftaleansvarlige hos Herning Kommune orienteres om kommunalfuldmagtens begrænsninger af samhandel mellem en kommune og dens vandselskab Markedsvilkår skal dokumenteres omhyggeligt, og aftalen skal godkendes i henhold til program for intern overvågning. Herning Vand skal årligt afgive en revisorerklæring til Herning Kommune om, hvad der er sket af samhandel og transaktioner det seneste år. Herning Kommune kan blive modregnet i sit bloktilskud, hvis reglerne ikke er overholdt fra deres side. 3.4 Politik for indgåelse af koncerninterne købsaftaler Koncerninterne aftaler er omfattet af de samme krav som ved indgåelse af aftaler med eksterne parter. Ved kommunal ejer gælder særlige vilkår for indgåelse af aftaler om ydelser fra serviceselskaber, idet disse alene må indgås på basis af kostpris. Dette gælder også ved delvist ejede selskaber, for eksempel Vandsamarbejdet A/S.Ved indgåelse af større aftalekomplekser skal de enkelte aftaleelementer kunne dokumenteres særskilt i henhold til de foranstående politikker. 7
4 Retningslinjer for indkøb 4.1 Indkøbsproces Indkøb i Herning Vand A/S skal i forbindelse med ethvert indkøb foretages på de mest fordelagtige betingelser i henhold til lovgivning samt pris, kvalitet og miljø. Indkøbsprocessen kan skematiseres efter nedenstående figur. Processen starter med behovet for køb af en vare, tjenesteydelse, finansielle ydelser eller en bygge- og anlægsopgave. Processen er afsluttet når der er indgået en aftale om køb. Roller Rekvirenten/projektlederen er den medarbejder, der har det konkrete behov for indkøb. Kontraktansvarlig er den som ejer kontrakten/rammeaftalen, og som er underskriver. Overvågningsansvarlig er den som skal godkende at aftaler er indgået på markedsvilkår. Nærmeste leder er den afdelingsleder som har det overordnede budgetansvar ved aftalens effektuering. Ved aftaler som påvirker flere afdelinger, er nærmeste leder alle de pågældende afdelingsledere eller direktøren. Større aftaler skal godkendes af direktøren Leverandør er den virksomhed, der afgiver tilbud og levere den efterspurgte ydelse såfremt aftale indgås. 8
Vurdere risiko Krav og specifikationer til varen eller tjenesteydelsen skal fastlægges. Det skal besluttes, hvordan vægtning af økonomi, miljø, kvalitet og evt. ansvarlighed og arbejdsmiljø skal være ved det konkrete køb. Fastlægge indkøbsform Hvis der er tale om bygge- og anlægsarbejde skal der udarbejdes en projektbeskrivelse. Ud fra det definerede behov, vurderes hvilken form for indkøb der skal gennemføres. For en nærmere beskrivelse af gældende retningslinjer i forbindelse med forskellige typer af indkøb henvises til bilag 2. Kravene til leverandørerne skal stå i rimeligt forhold til det, der skal leveres. Er der tale om indkøb, hvor der ikke er indgået aftaler - såsom småindkøb af dagligvarer, håndværktøjer eller lignende - kan dette indkøbes uden at denne indkøbsproces følges. Er der tale om indkøb omfattet af en rammeaftale- eller kontrakt, skal denne normalt benyttes, hvis ikke andet vurderes hensigtsmæssigt. Eksterne parter, som indgår aftaler på Herning Vands vegne, skal ligeledes overholde program for intern overvågning, og dokumentere efter retningslinjerne beskrevet heri. Indgåelse af aftaler Ved indgåelse af aftaler skal virksomhedens underskriftregler, som fremgår af bilag 3, til enhver til overholdes. Det er afdelingslederne og projektlederne der er ansvarlig for at tegningregler og kvalitetssikring af kontrakter overholdes. 9
5 Salg 5.1 Politik for indgåelse af salgsaftaler Et væsentligt princip for Herning Vands salgsaftaler er, at de generelt skal indgås og administreres decentralt på baggrund at fælles politikker og retningslinjer. De decentrale aftaleansvarlige administrerer selv deres egne aftaler med hensyn til indgåelse, effektuering samt afslutning. Efter vandsektorloven skal aftaler om salg indgås skriftligt på markedsvilkår. Formålet med at salgsaftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er, at sikre det grundlæggende princip, at vandselskabet ikke må anvende sin status til at optræde konkurrenceforvridende. Virksomhederne skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern overvågning skal forhindre, at der føres overføres midler til interesseforbundne selskaber gennem for lave priser. Se forklaring af interesseforbundne selskaber under Indkøbspolitik. Som vandselskab er Herning Vand omfattet af lovgivning, som beskriver hvilke former for aktiviteter, selskabet lovligt må udføre. 5.2 Markedsvilkår ved salg Som nævnt ovenfor skal alle aftaler om køb og salg ifølge vandsektorloven indgås skriftligt og på markedsvilkår. En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis vandselskabet forud for kontraktindgåelse har undersøgt markedet for at opnå markedsværdien af det leverede. Salgspriser skal beregnes på baggrund af direkte omkostninger, forholdsmæssig andel af fællesomkostninger og afskrivninger på anvendte aktiver. Aftaler, som baseres på Herning Vands almindelige salgspriser og takster, anses for værende indgået på markedsvilkår. Aftaler, som baseres på forhandling, skal inden bindende tilbudsafgivelse dokumenteres med: Budget over forventet eller aftalt omsætning Budget over forventede omkostninger Afdækning af væsentlige risici (Eventuelt beskrivelse af aktivitetens lovlighed) 5.3 Kommunale salgsaftaler Salgsaftaler med kommunal part skal som udgangspunkt indgås på markedsvilkår, hvilket Herning Vand skal være i stand til at dokumentere overfor selskabets revisor, da denne skal afgive erklæring på markedsvilkårene. 10
Hvis en aftale med kommunal aftalepart overvejes, bør den overvågningsansvarlige inddrages så tidligt i forløbet som muligt, med henblik på at sikre, at den endelige aftale aftale lever op til gældende lovgivning. 5.4 Koncerninterne salgsaftaler Koncerninterne aftaler er omfattet af de samme krav som ved indgåelse af aftaler med eksterne parter. Ved indgåelse af større aftalekomplekser skal de enkelte aftaleelementer kunne dokumenteres særskilt i henhold til de foranstående politikker. 11
6 Øvrige krav i forhold til program for intern overvågning 6.1 Godkendelse af dokumentation af overvågningsansvarlig Ved indgåelse af aftaler gælder, at ingen købsaftaler over 100.000 kr. kan indgås før udkast og dokumentation er godkendt af den overvågningsansvarlige. Den som indgår aftalen har ansvaret herfor. Til brug for den overvågningsansvarliges godkendelse af en aftale skal følgende foreligge: Kort beskrivelse og specifikation af aftalens indhold - Art - Omfang - Særlige specifikationer Pris og vilkår - dokumentation for markedsvilkår - Hvis aftalen er udbudspligtig, anses udbud for tilstrækkelig dokumentation - Hvis aftalen ikke er udbudspligtig, skal den aftaleansvarlige over for den overvågningsansvarlige sandsynliggøre, at indkøbet sker på markedsvilkår - Er køb af ensartede varer eller ydelser opdelt i mindre aftaler, betragtes disse som en sammenhængende aftale. Overstiger værdien af disse tilsammen 100.000 kr, er aftalen omfattet af nedenstående særlige dokumentatoinspligt Udkast til skriftlig aftale I bilag 1 fremgår dokumentationsskema, som skal anvendes i forbindelse med ethvert indkøb i Herning Vand A/S. Den overvågningsansvarlige kan ikke godkende en aftale før der foreligger et udkast til en skriftlig aftale. Ændres udkastet efter den overvågningsansvarlige har godkendt dette, skal den overvågningsansvarlige orienteres med henblik på om godkendelsen skal revurderes. Særlig dokumentationspligt - 100.000 kr. Der hviler en særlig dokumentationspligt på aftaler med en økonomisk værdi på mere end 100.000 kr. Ved økonomisk værdi forstås den samlede mulige økonomiske værdi af en aftale, herunder også værdien af optioner. For en aftale uden løbetid forudsættes 4 års aftaleperiode. Ovenstående skal ske således, at Herning Vand A/S over for Forsyningssekretariatet kan dokumentere, hvordan indgåelsen af hver enkelt købs- eller salgsaftale er begrundet. For ikke-udbudspligtige aftaler, hvis værdi ikke overstiger 100.000 kr., skal der foreligge en kort skriftlig begrundelse fra den aftaleansvarlige, som sandsynliggør, at aftalen er indgået på markedsvilkår. 12
Er der tvivl om ovenstående, forelægges dette den overvågningsansvarlige. Opbevaring af dokumentation Den overvågningsansvarlige skal opbevare kopi af modtagen. Den aftaleansvarlige opbevarer den underskrevne aftale. Det anbefales, at den aftaleansvarlige opbevarer den samlede dokumentation med henblik på eventuel løbende og opfølgende kontrol. Den overvågningsansvarlige udarbejder endvidere en oversigt over indgåede aftaler m.v. (aftaleregister) Dokumentationen skal opbevares i minimum 5 år efter aftalens udløb efter retningslinjer for arkivering i Mdoc. 6.2 Politik for information om program for intern overvågning Det skal sikres, at alle medarbejdere med ansvar i forhold til programmet for intern overvågning informeres om programmet og er bekendt med deres ansvar, for dets overholdelse. Dette skal sikres ved følgende tiltag: Der udleveres kopi af nærværende program for intern overvågning til relevante medarbejdere Ved nyansættelse skal der foretages en individuel orientering om program for intern overvågning samt ansvar i medfør heraf Der afholdes et eller flere årlige informationsmøder omkring programmet. Disse afholdes af den overvågningsansvarlige og skal som minimum indeholde - En overordnet gennemgang af programmet - Eksemplificering af dokumentationskrav Den overvågningsansvarlige har ansvaret for, at der til stadighed er en opdateret liste over medarbejdere med ansvar i medfør af programmet for intern overvågning. Denne liste og ajourføring heraf opbevares hos den overvågningsansvarlige. Den overvågningsansvarlige skal sammen med de områdeansvarlige/afdelingsledere sikre sig, at de relevante medarbejdere er til stede ved de årlige informationsmøder. 6.3 Politik for kontrol med program for intern overvågning Den overvågningsansvarlige har ansvaret for kontrollen med program for intern overvågning. 13
6.3.1 Løbende kontrol Den overvågningsansvarlige foretager, jf. politikkerne, en løbende kontrol ved aftaleindgåelse. Den overvågningsansvarlige foretager endvidere en stikprøvekontrol af aftaler, som ikke er omfattet af godkendelsespligt ved indgåelse. Aftaler uden løbetid, eksempelvis vareindkøbsaftaler, skal årligt underlægges en kontrol af, om aftalen er tidssvarende. Det vil sige, om aftalen svarer til de aktuelle markedsvilkår. Den overvågningsansvarlige skal påsé, at den årlige revurdering gennemføres, jf. nedenstående. Den aftaleansvarlige skal udarbejde en dokumentation for, hvorvidt aftalen stadig må anses at være indgået på markedstidssvarende vilkår. Herunder anbefale, om aftalen skal genforhandles eller opsiges med henblik på indgåelse af en ny aftale. Den overvågningsansvarlige skal kontrollere bogførte fakturaer for, hvorvidt de vedrører en godkendt aftale. Stikprøven skal omfatte mindst 0,5% af antal fakturaer samt mindst 5% af den samlede fakturaværdi. 6.3.2 Opfølgende kontrol på aftaler efter udførelse Der foretages en opfølgende kontrol på afsluttede aftaler. Den overvågningsansvarlige skal årligt udtage mindst 8% afvolumen af afsluttede aftaler (mindst 5) til opfølgende kontrol. Den overvågningsansvarlige meddeler den aftaleansvarlige, at aftalen er udtaget til opfølgende kontrol, og det påhviler herefter den aftaleansvarlige at dokumentere, at effektueringen af aftalen er sket i overensstemmelse med den indgåede aftale. Den aftaleansvarlige skal fremlægges kopi af eventuelt projektregnskab, modtagne fakturaer med tilhørende specifikation og øvrig dokumentation, som den overvågningsansvarlige måtte anmode om. Dokumentationen skal foreligge senest 14 dage efter anmodningen. 6.4 Årsberetning og tidsfrister Den overvågningsansvarlige skal udarbejde en årsberetning, som indeholder: En beskrivelse af programmet En beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelse af programmet En oversigt over selskabets udestående mellemværender med kommuner opgjort inkl. renter på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, og En oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, jf. bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber. 14
Den overvågningsansvarlige skal fremsende udkast til årsberetning til ledelsen. Den overvågningsansvarlige skal aftale med selskabets eksterne revisor, at der foretages gennemgang heraf med henblik på afgivelse af revisorerklæring således indberetningsfristen overholdes. Årsberetningen bilægges en revisorerklæring omkring programmets etablering og de gennemførte kontroller. Ledelsen godkender årsberetningen om programmet for intern overvågning. Den overvågningsansvarlige har efterfølgende ansvaret for, at årsberetningen indsendes til Forsyningssekretariatet bilagt revisorerklæring senest den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. Den overvågningsansvarlige har endvidere ansvaret for, at årsberetningen offentliggøres senest den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. Den første årsberetning skal indsendes til Forsyningssekretariatet og være offentliggjort senest den 1. maj 2011. For de efterfølgende år skal årsberetningen for et kalenderår indsendes den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. Dette program offentliggøres på Herning Vands hjemmeside. Ledelseserklæring og revisorerklæring offentliggøres på Herning Vands hjemmeside senest den 1. maj. Placering: http://www.herningvand.dk/da/privat/arsrapport 15
7 Bilag 1: Dokumentationsskema 1. Aftalen omfatter køb af: Aftalevurdering - Intern Overvågning 2. Hvorfor skal vi købe?: 3. Hvem er ansvarlig for købet/aftalen?: 4. Hvad er de økonomiske konsekvenser af købet? (evt. overslag): 5. Hvornår forventes købet afsluttet?: 6. Er der tale om en enkeltstående aftale?: Ja Nej 6A. Hvis nej, hvor lang tid løber aftalen over, og hvor mange leverancer forventes der?: 7. Er aftalen sendt i offentligt udbud? (hvis JA,gå til pkt. 11) 8. Hvis der er indbudt leverandører til at afgive tilbud, hvor mange? (Hvis ingen gå til pkt. 10A): 9. Hvordan er de indbudte leverandører udvalgt? (f.eks. lokalitet, branchekendskab, øvrige forhold, m.v.): Ja Nej 10. Hvor mange tilbud er der modtaget?: 10A. Hvis indkøbsvejledningen i bilag 2 ikke følges, hvad er så årsagen hertil (forretningsmæssig begrundelse)? 16
11. Er det økonomiske mest fordelagtige tilbud valgt?: 12. Hvis nej, hvorfor er der valgt anden tilbudsgiver (forretningsmæssig begrundelse)?: Ja Nej 13. Hvilken leverandør er valgt?: 14. Er der stillet miljøkrav ved indkøbet, eller er der lagt vægt på miljø i valg af leverandør 14A. Hvis ja, hvilken betydning har miljø haft i forhold til valg af leverandør?: Ja Nej 15. Er der behov for ny projektoprettelse i C5 til registrering af køb?: (hvis NEJ, gå til pkt. 18) 16. Hvis JA, er der behov for udarbejdelse af projektbeskrivelse?: 17. Vurder om der er tale om et drifts- eller et anlægsprojekt? (anfør evt. begrundelse): Hvis investeringen > 10 tkr. OG investering er levetidsforlængende, funktionsudvidende eller en nyinvestering er det et anlægsprojekt 18. Hvis der ikke er behov for ny projektoprettelse i C5 til registrering af køb, hvor skal købet så knteres?: 19. Dato for (første) levering: 20. Underskrifter: Ja Ja Driftsprojekt Nej Nej Anlægsprojekt Aftaleansvarlig Overvågningsansvarlig Direktør/nærmeste leder Dokumentation vedlagt: - Evt. Udbudsmateriale, - Modtagne tilbud, - Udkast til aftale 17
Bilag 2: Indkøbsvejledning (Version 2.0 revideret 31/10-2012) 1. Almindelig sund fornuft 2. Ingen 3. Mundtlig godkendelse hos nærmeste leder 4. Ingen krav til dokumentation for køb på markedsvilkår 1. 2-3 tilbud/priser indhentes 2. Ingen 3. Indhent godkendelse af køb hos nærmeste leder 4. Udarbejd dokumentation for køb på markedsvilkår (godkendelse hos overvågningsansvarlig ikke nødvendig) 1. 3 tilbud indhentes 2. Ingen 3. Indhent godkendelse af køb hos nærmeste leder 4. Indhent godkendelse af dokumentation for køb hos overvågningsansvarlig 1. 3-5 tilbud 2. Ingen 3. Indhent godkendelse af køb hos direktør 4. Indhent godkendelse af dokumentation for køb hos overvågningsansvarlig 1. EU-udbud*** 2. Forsyningsdirektivet 3. Indhent godkendelse af køb hos direktør (og evt. bestyrelse) 4. Indhent godkendelse af dokumentation for køb hos overvågningsansvarlig 5. Annonceringspligt i EU-tidende* og evt. hjemmeside 1. Indkøbs-/udbudsform 3. Godkendelse af køb 5. Annonceringspligt 7. Underretning om kontrakttildeling 2. Gældende lovgivning 4. Godkendelse af dokumentation for køb på markedsvilkår 6. Minimum antal tilbudsgivere 8. Stand still-periode Varekøb Tjenesteydelser Bygge- og anlægsarbejder 0-25.000 kr. 0-25.000 kr. 0-25.000 kr. 6. Ingen krav til antal af tilbudsgivere 7. Ingen underretningskrav til tilbudsgivere 1. Almindelig sund fornuft 2. Ingen 3. Mundtlig godkendelse hos nærmeste leder 4. Ingen krav til dokumentation for køb på markedsvilkår 6. Ingen krav til antal af tilbudsgivere 7. Ingen underretningskrav til tilbudsgivere 1. Almindelig sund fornuft 2. Ingen 3. Mundtlig godkendelse hos nærmeste leder 4. Ingen krav til dokumentation for køb på markedsvilkår 25.000-100.000 kr. 25.000-100.000 kr. 25.000-100.000 kr. 6. Ingen krav til antal af tilbudsgivere 7. Ingen underretningskrav til tilbudsgivere 1. Almindelig sund fornuft 2. Ingen 3. Indhent godkendelse af køb hos nærmeste leder 4. Udarbejd dokumentation for køb på markedsvilkår (godkendelse hos overvågningsansvarlig ikke nødvendig) 6. Ingen krav til antal af tilbudsgivere 7. Ingen underretningskrav til tilbudsgivere 1. 2-3 tilbud/priser indhentes 2. Ingen 3. Indhent godkendelse af køb hos nærmeste leder 4. Udarbejd dokumentation for køb på markedsvilkår (godkendelse hos overvågningsansvarlig ikke nødvendig) 100.000-500.000 kr. 100.000-500.000 kr. 100.000-300.000 kr. 6. Ingen krav til antal af tilbudsgivere 7. Ingen underretningskrav til tilbudsgivere 1. 3 tilbud indhentes 2. Ingen 3. Indhent godkendelse af køb hos nærmeste leder 4. Indhent godkendelse af dokumentation for køb hos overvågningsansvarlig 6. Ingen krav til antal af tilbudsgivere 7. Ingen underretningskrav til tilbudsgivere 1. 3 tilbud indhentes 2. Ingen 3. Indhent godkendelse af køb hos nærmeste leder 4. Indhent godkendelse af dokumentation for køb hos overvågningsansvarlig 500.000-2.884.350 kr. 500.000-2.864.350 kr. 300.000-3 mio. kr. Herning Vand A/S er underlagt forsyningsdirektivets regler 6. Minimum 3 tilbudsgivere (Konkurrencestyrelsen anbefaler 5 til 7) 7. Tilbudsgivere skal hurtigst muligt underrettes om beslutning og kort redegørelse for beslutning 1. 3-5 tilbud 2. Tilbudsloven 3. Indhent godkendelse af køb hos direktør 4. Indhent godkendelse af dokumentation for køb hos overvågningsansvarlig 6. Minimum 3 tilbudsgivere (Konkurrencestyrelsen anbefaler 5 til 7) 7. Tilbudsgivere skal hurtigst muligt underrettes om beslutning og kort redegørelse for beslutning 1. Underhåndsbud 2. Tilbudsloven 3. Indhent godkendelse af køb hos nærmeste leder 4. Indhent godkendelse af dokumentation for køb hos overvågningsansvarlig > 2. 884.350 kr. > 2.884.350 kr. 3.000.000-36.110.270 kr. 6. Minimum 5 tilbudsgivere 7. Tilbudsgivere skal underrettes om beslutning, kort redegørelse for beslutning og udløb af stand still-periode 8. Stand still-periode er minimum 15 dage (hvis underretning pr. brev) og minimum 10 dage (hvis underretning pr. mail) Bestemmelserne i tilbudsloven vedrørende vare- og tjenesteydelseskontrakter (afsnit II) falder bort, da forsyningsdirektivet er gældende for Herning Vand A/S Generelt gælder for alle indkøb krav om, at indkøb sker på ikke-diskriminerende og gennemsigtiglige vilkår 1. EU-udbud*** 2. Forsyningsdirektivet 3. Indhent godkendelse af køb hos direktør (og evt. bestyrelse) 4. Indhent godkendelse af dokumentation for køb hos overvågningsansvarlig 5. Annonceringspligt i EU-tidende* og evt. hjemmeside Herning Vand A/S er underlagt forsyningsdirektivets regler 6. Minimum 5 tilbudsgivere 7. Tilbudsgivere skal underrettes om beslutning, kort redegørelse for beslutning og udløb af stand still-periode 8. Stand still-periode er minimum 15 dage (hvis underretning pr. brev) og minimum 10 dage (hvis underretning pr. mail) Bestemmelserne i tilbudsloven vedrørende vare- og tjenesteydelseskontrakter (afsnit II) falder bort, da forsyningsdirektivet er gældende for Herning Vand A/S Generelt gælder for alle indkøb krav om, at indkøb sker på ikke diskriminerende og gennemsigtiglige vilkår 1. Licitation** 2. Tilbudsloven 3. Indhent godkendelse af køb hos direktør (og evt. bestyrelse) 4. Indhent godkendelse af dokumentation for køb hos overvågningsansvarlig 5. Annonceringspligt i presse eller elektronisk medie* 1. EU-udbud*** 2. Forsyningsdirektivet 3. Indhent godkendelse af køb hos direktør og bestyrelse 4. Indhent godkendelse af dokumentation for køb hos overvågningsansvarlig 5. Annonceringspligt i EU-tidende* og evt. hjemmeside 6. Ingen krav til antal af tilbudsgivere 7. Ingen underretningskrav til tilbudsgivere 6. Ingen krav til antal af tilbudsgivere 7. Ingen underretningskrav til tilbudsgivere 6. Ingen krav til antal af tilbudsgivere 7. Ingen underretningskrav til tilbudsgivere 6. Minimum 2 og maks 3 tilbudsgivere (dog maks 4 hvis tilbudsgivere på forhånd er gjort bekendt hermed) 7. Tilbudsgivere skal hurtigst muligt underrettes om beslutning og kort redegørelse for beslutning 6. Minimum 3 tilbudsgivere (Konkurrencestyrelsen anbefaler 5 til 7) 7. Tilbudsgivere skal hurtigst muligt underrettes om beslutning og kort redegørelse for beslutning > 36.110.270 kr. 6. Minimum 5 tilbudsgivere 7. Tilbudsgivere skal underrettes om beslutning, kort redegørelse for beslutning og udløb af stand stillperiode 8. Stand still-periode er minimum 15 dage (hvis underretning pr. brev) og minimum 10 dage (hvis underretning pr. mail) * Annonceindhold (som minimum): 1. Beskrivelse af opgaven, 2. Kontaktoplysninger, 3. Frist for modtagelse af tilbud eller anmodning om deltagelse, 4. Hvor mange bydende, der maksimalt vil blive opfordret til at afgive tilbud (kun ved begrænset licitation med prækvalifikationsfase), 5. Adresse for modtagelse af tilbud eller anmodning om deltagelse, 6. Kriterier for tildeling af opgaven (Laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud samlet set, hvor der skal angives en vægtning af de temaer, der indgår i vurderingen). ** Offentlig licitation, Indbudt licitation/begrænset licitation (indbudte kan give tilbud, men minimum 1 af de indbudte skal være fra området uden for lokalområdet) eller Begrænset licitation med prækvalifikation. *** Offentligt udbud (alle kan give tilbud), Begrænset udbud eller udbud efter forhandling (sidstnævnte kun hvis omfattet af forsyningsdirektivet) Den administrerende direktør kan uden bestyrelsens samtykke foretage dispositioner på selskabets vegne, der i forhold til størrelsen og karakteren af selskabets virksomhed er sædvanlige og ordinære. Ved dispositioner, der efter selskabets forhold er af usædvanlig art skal direktøren indhente bemyndigelse/godkendelse hos bestyrelsen, medmindre bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for selskabets virksomhed. 18
Bilag 3: Underskrift af kontrakter Dato: 13. november 2012 Emne: Underskrift og kvalitetssikring af kontrakter (Fase 1 4 ) Til: DIR, Projektledere og Afdelingsledere hos Herning Vand (HV) Fra: Kopi: NMJ Ledelsen (JAR, PWJ, MKM, BEN) Formål Formålet med dette notat er at beskrive rammer for underskrift og kvalitetssikring af kontrakter i Herning Vand A/S. Baggrund Projektmanualen sætter rammerne for gennemførelse af HV s projekter. Projektlederen leder og gennemfører projektet og har ansvar for tid, fag og ressourcer / økonomi. En afdelingens økonomi er summen af økonomien i afdelingens projekter. Afdelingslederen har ansvaret for afdelingens økonomi. Herning Vand s økonomi er summen af afdelingerne økonomi. Rammer for kvalitetssikring og underskrifter Kvalitetssikring af kontrakter Kvalitetssikringen dokumenteres via 2 underskrifter på kontrakter. Underskrifter Både projektlederen, afdelingslederen og direktøren i HV kan forpligte HV økonomisk ved at underskrive en kontrakt. Projektlederen og afdelingslederen har inden for rammerne af projektmanual, kvalitetssikring og IO (intern overvågning) frihed til at lede projekterne hhv. afdelingen. I skemaet nedenfor ses beløbsgrænser for underskriftsrettigheder i HV. 19
Det fremgår også, at der i næsten alle tilfælde skal 2 underskrifter på en kontrakt. Evaluering Rammerne i dette notat evalueres inden 1. juni 2013. Hvis rammerne virker uhensigtsmæssige justeres de efter evalueringen. Ansættelses kontrakter IT kontrakter Anlægs- og driftskontrakter PL AL (DIR orienteres) Ja AL DIR Ja Indkøbskontrakter Arealerhvervelse eller krav om tegningsrettighed. Alle beløb er ex. moms. Kontraktsum Underskriftsrettighed Kvalitetssikring Dokumenteres med underskrift #) på kon- trakt AL MAT el. DIR Nej < kr. 100.000,- > kr. 100.000,- < kr. PL Anden PL Nej 100.000,- *) > kr. PL AL Ja 100.000,- < kr. 500.000,- >kr. PL AL *) Ja 500.000,- < 5.000.000,- > AL DIR Ja 5.000.000,- < kr. PL Anden PL Nej 100.000,- *) > kr. PL AL Ja 100.000,- < 500.000,- > 500.000,- AL DIR. Ja Alle DIR Formand for Ja bestyrelsen *): Det forudsætter, at risikoscreeningen viser, at der ikke er risici i projektet ellers involveres AL eller DIR. #): Det forudsætter at indkøbet / kontraktindgåelsen er aftalt med AL i forbindelse med projektoverdragelsen. Ved ansættelseskontrakter tilsvarende aftale med DIR. 20
Projektoprettelsen: Projektleder Dato Afdelingsleder Dato 21