Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 18.00 Vær venligst opmærksom på vi begynder spisning 17.45 og mødet senest kl. 18.30 Deltagere: Selskabsbestyrelsen Afbud: Richard Jensen og Henriette Larsen Gæster: Torben Simonsen og Lone Gliese L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres 1. O Opfølgning fra sidste møde Navnene på områdemøderne blev; Temaområdemøde (SB står for mødet). Det andet hedder områdemødet. 2. O Kommende arrangementer: 30/9 kickstart for nyvalgte afdelingsbestyrelser 7/10 ny i repræsentantskabet 9/10 Byggeudvalgsmøde 9/10 dirigent til beboermøderne 11/10 besigtigelsestur for selskabsbestyrelsen mødested Sjællandsvænget 1 14/10 FU møde 14/10 møde med Bent Madsen, direktør i BL Danmarks Almene Boliger 16/10 afdelingsbestyrelsens ansvar 21/10 kasserens ansvar 23/10 Regnskab og budget 3. O Godkendelse af afdelingsbudgetter Afdelingerne har med undtagelse af nedenstående alle godkendt budgetterne: For de afdelinger, hvor der ikke er afholdt møde henvises til indstilling vedlagt som bilag 1. Budgetterne var fremsendt i særskilt mail. For de afdelinger, som ikke har godkendt sine budgetter henvises til indstillingerne på Bilag 2 a-2c: BILAG 2a indstilling vedr. budgettvist afd. Bjergmarken, Holbæk BILAG 2b indstilling vedr. budgettvist afd. Møllebankerne, Borup BILAG 2c indstilling vedr. budgettvist afd. Anders Larsensvej, Kapellanvej og 1
Sejerøvej, Holbæk For øvrige afdelinger indstilles disse til selskabsbestyrelsens godkendelse, da de er godkendt på afdelingsmøderne. Afdelingsbudgetterne var at finde på selskabets hjemmeside fra 19. september 2014. På det nye website vil dokumenterne ligge under den enkelte afdeling > Vejledninger > Regnskab og budget. Budgetter for afdelinger, hvor der ikke er afholdt møde, er fremsendt i særskilt mail den 16/9-2014. Ej godkendte budgetter er vedlagt som bilag til indstillingerne. Forretningsudvalget ønsker en debat om ikke-godkendte budgetter. Hvordan skal disse håndteres i SB og hvad er hver enkelt selskabsbestyrelsesmedlems holdning hertil. Til beslutning Budgetterne for afdelinger, der ikke har afholdt møde blev enstemmigt godkendt. Budgetterne for afdelinger, der ikke har godkendt deres budgetter blev behandlet i henhold til nedenstående: Bjergmarken, Holbæk Det blev besluttet, at vedtage indstillede budget, hvor huslejen stiger med 2 %. Møllebankerne, Borup Budgettet blev enstemmigt godkendt iht. indstillingen. Anders Larsensvej, Kapellanvej og Sejerøvej, Holbæk Budgettet blev enstemmigt godkendt iht. indstillingen. Budgetterne for afdelinger, der har godkendt deres budgetter blev enstemmigt godkendt. Herefter var der debat om selskabsbestyrelsens håndtering af de ikke-godkendte budgetter; Det er væsentligt, at der ikke godkendes stigninger, der medfører lejetomgang. Dog er vi forpligtet til at vedligeholde boligerne. Det er væsentligt at behandle budgetterne ud fra selskabets tarv. 4. O Tema for mødet Maskinfællesskab Adm. Som bilag 3 vedlægges indstilling herom. Til beslutning 2
Torben Simonsen gennemgik den fremsendte indstilling. Flere selskabsbestyrelsesmedlemmer fortalte om egne erfaringer med løsning B) - at afdelingerne køber maskiner i fællesskab. Generelt er der tale om velfungerende ordninger. Det blev besluttet, at arbejde videre med løsning A) og B). Beslutning om tilskud til undersøgelser af driftsoptimeringer blev udskudt. 5. O Præsentation af Boligservice Adm. Præsentation v. Torben Simonsen og Lone Gliese. Til orientering Processen fra idé til færdigt koncept blev gennemgået, og det nyudviklede system blev demonstreret. Orienteringen blev taget til efterretning og løsningen rost. 6. L Status samarbejde Borup 7. L Status samarbejde Holbæk 8. L Håndtering af forsikringer 9. L Salg af ejendomme 10. O Valg af koordinator/koordinatorer til politisk påvirkning SB FU indstiller, at der vælges to til funktionen: Jan René Petersen og Bodil Nielsen. Valg af kandidat/kandidaturer Jan René Petersen og Bodil Nielsen blev valgt som koordinatorer for politisk påvirkning. Strategi og fremtidige indslag blev drøftet. 11. O Folkemødet på Bornholm 11. 14. juni 2015 Adm. Folkemødet på Bornholm har udviklet sig et af året store politiske begivenheder, og er et godt sted at netværke, få inspiration og markere BOSJ. Vi har reserveret to værelser på nuværende tidspunkt, og der ønskes en drøftelse af, hvem fra bestyrelsen, som vil deltage og hvordan. Torsdag, fredag og lørdag er de tre mest udbytterige dage at deltage i, og en deltagelse kan evt. også deles op i 2 hold. Afhængig af beslutning under punkt 10, bedes bestyrelsen blandt de interesserede vælge min. to deltagere. 3
Til drøftelse og beslutning Det blev besluttet, at de politiske koordinatorer deltager. 12. L Detaljeret timeregistrering 13. L Fleksibel udlejning 14. O Godkendelse af Skema A nybyggeri og indskudslån i Margrethegården, Ringsted Vedlagt bilag 7a og Skema A bilag 7b. Endvidere vedlægges bilag 7c vedr. lån til indskud i afdelingen. Til godkendelse Indstillingerne og skema A blev godkendt, herunder blev der bevilget en samlet låneramme på kr. 5 mio. iht. indstillingen. Det undersøges, om beboerne kan låne til indskuddet i kommunen eller lignende. 15. O Godkendelse af Skema A nybyggeri, Præstemarkshusene, Roskilde Vedlagt bilag 8a og Skema A bilag 8b. Selve helhedsplanen ligger i LBF til godkendelse. Projektet er godkendt og laves ikke om, med mindre der er krav fra LBF. Til godkendelse Indstillingen og skema A blev godkendt. 16. L Boliggarantibeviser 17. L Nybyggeri PUNKTET UDSKYDES 18. L Indretning af kælder i Sems Have 19. O Forårets konference Det indstilles, at forårets konference afholdes på Comwell i Roskilde. I januar 2015 lyder startskuddet til strategi 2020, og det betyder, at vi vil være meget fremtidsorienterede. Det indstilles derfor, at temaet for årets konference koncentrerer sig om det mere nærværende; Livet i afdelingen. Fx workshops i forskellige temaer, som optager afdelingsbestyrelserne eller temaer eller forslag til aktiviteter, som let kan implementeres af bestyrelserne i afdelingerne. Fx energitiltag, ideer til alternativ indretning. Vi har fået få, men gode ideer blandt bestyrelsens medlemmer og behøver flere, hvorfor vi vil inddrage nyvalgte 4
afdelingsbestyrelsesmedlemmer og andre aktive, og ud fra det komme med et mere præcist indhold til konferencen i januar 2015. Med temaet Livet i afdelingen indstilles Karen Thisted som ekstern foredragsholder med temaet livet skal levet, som ligger godt op ad konferencens tema. Som afslutning Phillip Antonakakis Sådan taler kroppen. Se i øvrigt bilag 14. Til drøftelse og godkendelse Godkendes således foredragsholderne forsøges booket, og i modsat fald bemyndiges direktionen til at finde tilsvarende erstatning. 20. L Emner til temaområdemøder 21. O Råderetskatalog Kristoffersvej, Ringsted afd. 321 og 324 Vedlagt bilag 12. Det konkrete råderetskatalog indstilles til godkendelse. For dette og andre råderetskataloger skal tilladelse til individuel råderet også være betinget af, at en evt. forbedringsudgift kan godkendes, og at afdelingens nuværende husleje ikke giver anledning til udlejningstab. Udlejningstab er de afdelinger, som påfører selskabets dispositionsfond lejetab og i givet fald kan tilladelse til individuel råderet ikke gives som en forbedring, men en forandring. Til et kommende møde indstilles emnet til særskilt behandling, herunder afskrivning af forbedringsudgifter, men også krav til udformningen af et råderetskatalog. Til godkendelse Råderetskataloget blev godkendt. Selskabsbestyrelsen havde dog gerne set en beskrivelse af, hvordan man påtænker at lave en økonomisk sammenlægning af de to afdelinger. 22. Startskud på strategi 2020 Vi skal have lavet en analyse over selskabets stærke og svage sider og dets muligheder og trusler, det som også hedder en SWOT analyse. Det indstilles, at der holdes et møde mandag den 24/11-2014, hvor analysen laves. På mødet inviteres samtlige ledere med, og der afvikles to adskilte processer, hvorefter der foretages en samlet afrapportering. Til godkendelse Temaerne og mødedatoen blev godkendt. 5
23. L Samarbejdet med Solrød Boligselskab 24. L Orientering fra direktionen 25. O Orientering fra forretningsudvalget Dagsorden til Selskabsbestyrelsesmøde udarbejdet. FU ønsker drøftelse af temaet beboerdemokrati status og handlingsplan 2015 for området på mødet i oktober. Se bilag 14. For at optimere samarbejdet og udvikle hinanden, giver FU/direktion hinanden individuel feed back. Der har været drøftelse af, hvorledes det politiske koordineres bedst muligt. Jan René og Bodil N. ønsker begge at deltage, og et enigt FU fandt det bedst og mest fleksibelt, at der er to repræsenteret - også ved evt. afbud. Skabelon for opstilling af dagsorden til SB drøftet. Underskrifter: Hedeboparken 01-211 køkkener Lunden 01-038 opdeling af ejerlejligheder Til orientering Orienteringen blev taget til efterretning. 26. O Udvælgelse af fokuspunkter på selskabets TV indslag om bestyrelsesmødet Der lægges et offentligt referat på selskabets hjemmeside. Som supplement hertil fokuserer vi efter hvert møde via TV indslag på de væsentligste punkter fra bestyrelsesmødet. Hvilke punkter ønsker bestyrelsen, at der fokuseres på i TV indslaget fra dette møde? Til drøftelse og beslutning Følgende punkter blev valgt: Godkendelse af Skema A Politiske koordinatorer Boligservice Budgetterne blev godkendt Konferencen 27. O Orientering fra bestyrelsen Referat fra byggeudvalget er udsendt. 6
Referat fra Uddannelsesudvalgsmøde den 26. august 2014 vedlægges som bilag 13. Til orientering Orienteringen blev taget til efterretning. Uddannelsesudvalget ønsker input til, om der er interessante ting at besigtige i egne afdelinger. Input mailes til Dorte på dwb@bosj.dk 28. O Orientering fra områderne Til orientering Der er afholdt beboermøde i Ringparken. Der blev orienteret fra diverse budgetmøder. 29. L Evaluering af dagens møde 30. Eventuelt Bilag: Bilag 1 - Indstilling af budgetter uden afholdt møde Bilag 2a - Indstilling vedr. budgettvist afdeling Bjergmarken Bilag 2a-1 Budget 2015 afdeling Bjergmarken -1,5% Bilag 2a-2 Budget 2015 afdeling Bjergmarken 2% Bilag 2b Indstilling vedr. budgettvist afdeling Møllebankerne Bilag 2b-1 Budget 2015 afdeling Møllebankerne Bilag 2c Indstilling vedr. budgettvist afdeling Anders Larsensvej, Kapellanvej og Sejerøvej Bilag 2c-1 Budget 2015 afdeling Anders Larsensvej, Kapellanvej og Sejerøvej Bilag 3 Maskinfællesskab Bilag 4 - Indstilling vedr. forsikringsmægler Bilag 5a - Indstilling ejendommen Ringstedvej 5A, Glumsø Bilag 5b - Indstilling ejendommen Gårdtoften 15, Lille Skensved Bilag 6 - forslag om detaljeret timeregistrering Bilag 7a - Indstilling Margrethegården nybyggeri Bilag 7b Margrethegården nybyggeri Skema A Bilag 8a - Indstilling Præstemarkshusene nybyggeri Bilag 8b - Indstilling Præstemarkshusene nybyggeri SKEMA A Bilag 9 - Indstilling revision af boliggarantibevisordningen 7
Bilag 10 - Indstilling om nybyggeri Permatopia, Karise Bilag 11 Indretning kælder Sems Have Bilag 12 - Råderetskatalog Kristoffersvej Bilag 13 - Uddannelsesudvalgsmøde referat 26-8-2014 Bilag 14 - Strategi 2015 fokusområde Beboerdemokrati Bilag 15 - Dispositionsfonden prognose 2014-2015 Husk besigtigelsestur 11/10 og Møde med Bent Madsen 14/10 Næste møde afholdes den 22/10 2014 8