Boligselskabet af 1964 i Hjørring Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, tirsdag den 25. juni 2013 kl. 15.00, i Restaurant Svanelunden, Svanelunden 6 i Hjørring Dagsorden: side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Boligselskabet af 1964 i Hjørring... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Bestyrelseshonorar... 2 2.3 Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger... 3 2.4 Revisionsprotokol... 3 2.5 Budget for boligorganisationen og afdelinger... 3 2.6 Styringsrapport og styringsdialog... 3 2.7 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 4 2.8 Udlejningsforhold... 4 2.9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 2.10 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds... 5 2.11 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 5 2.12 Valg af webredaktør... 6 2.13 Søgning på Google... 6 2.14 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen... 7 2.15 Digitale syn... 7 2.16 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 9 2.17 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab... 10 2.18 Opdatering vedr. afdeling 19-25 Byhusene... 10 2.19 Indkøb af bil/leasing af bil... 10 2.20 Reklamer på biler... 11 2.21 Næste skridt økonomisk genopretningsplan... 11 3 Nybyggeri... 11 3.1 Bispetorv... 11 4 Boligselskabets afdelinger... 11 4.1 Orientering fra afdelinger... 11 5 Renovering... 12 5.1 Kollegieparken 19-26... 12 6 Næste møde... 12 7 Eventuelt... 12 I mødet deltog fra bestyrelsen: Jørgen Østergaard, formand Annette Nørgaard, næstformand Renate Hald Mikkel Smidstrup John Kilden Ture Andersen Allan Mose Baltsersen. Øvrige deltagere: Fra Domea, driftschef Mikki Frandsen, regionsdirektør Erik Lønne Gottfredsen og koordinerende sekretær Trine Bomholt.
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 14. maj 2013. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Boligselskabet af 1964 i Hjørring 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Jørgen Østergaard gav en orientering om jubilæumshæftet, som er ved at blive udarbejdet. Annette Nørgaard tager billede med af Brænderigården til næste møde. Byggeriet Svanehusene går planmæssigt. Jørgen Østergaard havde deltaget i Landskonferencen, hvor Karin Thomsen havde lavet en god beretning. Jørgen Østergaard var udpeget til Domea 2015 referencegruppe, hvor han havde deltaget i et møde i Høje Taastrup. Mødet havde været spændende. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Honoraret udbetales p.t. således: For deltagelse i bestyrelsesmøder udbetales 455 kr. pr. møde (svarende til de kommunale diæter) til alle medlemmer i organisationsbestyrelsen, og det resterende beløb fordeles med 1/3 til næstformanden og 2/3 til formanden. Beløbet indeksreguleres. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Godkendt som indstillet. Side 2 af 12
2.3 Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger Årsregnskab for perioden 1.1.2012 31.12.2012 var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Driftschef Mikki Frandsen gennemgik regnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne. Bestyrelsen godkendte årsregnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne. 2.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1.1.2012 31.12.2012 var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Driftschef Mikki Frandsen gennemgik i hovedtræk revisionsprotokollen. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 2.5 Budget for boligorganisationen og afdelinger Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden 1.1-2014 31.12.2014 indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Driftschef Mikki Frandsen gennemgik budgetterne for boligorganisationen og afdelingerne. Bestyrelsen godkendte boligorganisationens og afdelingernes budgetter. 2.6 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til Side 3 af 12
kommunen. Styringsrapport for boligorganisation og afdelinger var fremsendt med regnskabsmaterialet. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Pt. deltager formand og næstformand i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommune. Referat: Bestyrelsen ønskede at udsætte dette punkt til næste organisationsbestyrelsesmøde. Bestyrelsen besluttede, at formand og næstformand deltager i dialogmøderne med kommunen. 2.7 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Tidligere godkendte målsætninger var vedlagt i kopi. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Bestyrelsen besluttede at udsætte punktet til næste organisationsbestyrelsesmøde. 2.8 Udlejningsforhold Opdateret liste omdeles på mødet (som tidligere besluttet af bestyrelsen). Der vedlægges kopi af oversigt over kommentarer fra fraflyttere. Referat: Driftschef Mikki Frandsen gennemgik opdateret liste, som blev udleveret på mødet. Annette Nørgaard spurgte ind til den ledige 2 vær. Lejlighed i Brænderigården. Mikki lovede at vende tilbage med svar. Annette Nørgaard spurgte endvidere ind til den 3. vær. Lejlighed i Christianshave. Mikki lovede at vende tilbage med svar. Generelt ser udlejningen i selskabet tilfredsstillende ud. Side 4 af 12
Mikki Frandsen gennemgik oversigt over kommentarer fra fraflyttere. Konklusionen var, at boligerne var for dyre, men der var stor tilfredshed med ejendomsfunktionærerne og servicen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.9 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet af 1964 i Hjørring kan vælge 4 repræsentanter. Jørgen Østergaard og Renate Hald er på valg. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger 4 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år. Referat: Bestyrelsen ønskede at udsætte dette punkt til næste organisationsbestyrelsesmøde. 2.10 Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet af 1964 i Hjørring kommune kan vælge op til 4 delegerede for 1 år. 2 vælges af repræsentantskabet. 2 vælges af organisationsbestyrelsen. Mikkel Smidstrup og Renate Hald er på valg. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Bestyrelsen ønskede at udsætte dette punkt til næste organisationsbestyrelsesmøde. 2.11 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to (hvis der er tilmeldinger nok) regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre Side 5 af 12
medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Jørgen Østergaard er valgt som næstformand for regionsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Formand og næstformand blev indstillet. 2.12 Valg af webredaktør Domea anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligselskabets hjemmeside på www.domea.dk. De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til den koordinerende sekretær på boligcentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden liv og personlighed. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Referat: Bestyrelsen udpegede Leif Jensen, afdelingsbestyrelsesformand for afd. 19-26; Kollegieparken. 2.13 Søgning på Google På mødet den 30. april 2012 gjorde flere bestyrelsesmedlemmer opmærksom på, at selskabet ikke kom frem på Google-søgninger. Pia havde oplyst, at man kunne købe sig til at komme øverst på listen, ved at indtaste definerede søgeord, hvilket bestyrelsen ønskede. Administrationen har undersøgt muligheder, og til hvilke priser man kunne stå øverst i køen. Man kan købe sig ind hos eksterne firmaer, som har en timepris på 500 til 1.200 kr. i timen, eller en startpris på 3.000 til 30.000 kr. Vi har ligeledes undersøgt direkte hos Google Adwords, hvad de kunne gøre, og en forventet pris om måneden hos dem ville være ca. 3.000 kr. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om ovennævnte priser. Referat: Bestyrelsen ønskede at udsætte punktet til næste organisationsbestyrelsesmøde. Side 6 af 12
2.14 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle/xx bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Referat: Bestyrelsen ønskede at udsætte punktet til næste organisationsbestyrelsesmøde. Bestyrelsen ønskede, at Mikki Frandsen skulle indhente flere tilbud samt lave en uddybning af fremtidens digitale behov. 2.15 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Side 7 af 12
Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Side 8 af 12
Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling Referat: Bestyrelsen besluttede, at der ikke på nuværende tidspunkt var økonomi i selskabet til indkøb af system til digitale syn. Dog skulle boligorganisationen fortsat holde fokus på området. Punktet tages op på et senere tidspunkt. 2.16 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Side 9 af 12
Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Referat: Driftschef Mikki Frandsen afventer pris fra Energi og Miljø. Mikki Frandsen havde dog indhentet et tilbud fra et eksternt firma, som lød på kr. 328.943,00 + moms. Bestyrelsen besluttede, at den billigste pris skulle benyttes. 2.17 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen bemyndigede Domea til at søge om fritagelse for dispositionsfonsdækning af lejetab i afdelingerne. 2.18 Opdatering vedr. afdeling 19-25 Byhusene Mikki Frandsen giver en orientering på mødet. Referat: Driftschef Mikki Frandsen kunne oplyse, at der var kommet et afslag på helhedsplanen fra Hjørring Kommune. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.19 Indkøb af bil/leasing af bil Mikki Frandsen giver en orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om indkøb eller leasing af varebiler. Referat: Driftschef Mikki Frandsen gennemgik oplæg. Bilag 1 vedlægges referat. Side 10 af 12
Bestyrelsen besluttede at lease biler til driftssammenlægningen. Tilbuddet fra Uggerhøj blev benyttet. 2.20 Reklamer på biler Mikki Frandsen laver 2 oplæg på mødet. Det indstilles, at bestyrelse træffer beslutning om, hvilket oplæg der ønskes. Referat: Driftschef Mikki Frandsen gennemgår oplæg. Bilag 2 (2 sider) vedlægges referat. Bestyrelsen besluttede, at bilerne skulle være røde. 2.21 Næste skridt økonomisk genopretningsplan Mikki Frandsen giver en orientering på mødet. Referat: Driftschef Mikki Frandsen gennemgik Fase 1 og Fase 2 i den økonomiske genopretningsplan for Boligselskabet af 1964 i Hjørring. Bestyrelsen besluttede at godkende Fase 2 i den økonomiske genopretningsplan. Bilag 3 (2 sider) & bilag 4 (3 sider) vedlægges referat. Efter mødet (se bilag af følgende fremsendt til Hjørring Kommune) Bilag 5. 3 Nybyggeri 3.1 Bispetorv Orientering gives på mødet. Referat: Bestyrelsen nåede ikke punktet på mødet. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Orientering fra afdelinger Orientering gives på mødet. Referat: Bestyrelsen nåede ikke punktet på mødet. Side 11 af 12
5 Renovering 5.1 Kollegieparken 19-26 Orientering gives på mødet. Referat: Bestyrelsen nåede ikke punktet på mødet. 6 Næste møde Aftales på mødet. Referat: Næste møde er aftalt til tirsdag den 27. august 2013 i forlængelse af byggeudvalgsmødet. 7 Eventuelt Referat: Bestyrelsen nåede ikke punktet på mødet. Domea Boligcenter Hjørring, den 2. juli 2013 Trine Bomholt/Mikki Frandsen Side 12 af 12