Udbudsmateriale vedrørende Skolemad til Kerteminde Kommune Juli 2008
Indholdsfortegnelse: 1. Indledning... 3 2. Udbudsform... 3 3. Udbudets omfang... 3 4. Kontraktperiode... 3 5. Tidsplan... 3 5. Kravspecifikation... 4 5.1 Krav til produkter... 4 5.2 Kontrol... 4 5.3 Levering... 4 5.4 Bestilling og betaling... 4 5.5 Produktionsudstyr og anlæg... 5 5.6 Prisregulering... 5 6. Minimumskrav til vurdering af tilbudsgivers egnethed... 5 7. Tildelingskriterier ved valg af tilbud... 5 7.1 Pris 60%... 5 7.2 Sortiment 20%... 6 7.3 Service 20%... 6 8. Tilbudsfrist og form... 7 9. Kommunikation... 7 10. Tilbudsbetingelser... 8 11. Åbning af tilbud... 8 12. Kontraktgrundlag... 8 13. Statistik... 8 14. Overdragelse af aftalen... 8 15. Misligholdelse.... 8 16. Force majeure... 8 17. Tavshedspligt... 9 18. Betalingsbetingelser... 9 Bilag:... 10 Bilag 1: Tro- og Love Erklæring... 10 Bilag 2: Eventuelle forbehold... 11 Bilag 3: Ernæringskrav til sund skolemadskoncept fra ekstern leverandør. Fødevarestyrelsen... 12 Bilag 4: Adresseliste over folkeskoler i Kerteminde Kommune... 13 Adresseliste på skoler... 13 Bilag 5: Ferieplan for skoleåret 2008/2009... 15 Fællesindkøb Fyn Side 2 af 15
1. Indledning Børn- og Ungeudvalget i Kerteminde Kommune har besluttet at der skal etableres en ordning med sund skolemad på alle folkeskoler i Kerteminde Kommune. Kerteminde Kommune ønsker en madordning, som er kendetegnet ved høj kvalitet i produkterne, stabil leverandør, let administrativt bestillings- og betalingssystem samt et praktisk udleveringssystem. Kerteminde Kommune som ordregivende myndighed og Fællesindkøb Fyn som sekretariat udbyder hermed sund skolemad til folkeskolerne i Kerteminde kommune. 2. Udbudsform Nærværende udbud på skolemad til Kerteminde Kommune gennemføres i henhold til bekendtgørelse nr. 1410 af 07/12/2007, lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter. 3. Udbudets omfang Der skal tilbydes produktion og daglig levering af sund mad til eleverne i Kerteminde Kommunes folkeskoler. Der er i alt 8 skoler (adresseliste er vedlagt som bilag 4) med et samlet elevtal på 3025. Enkelte skoler tilbyder d.d. skolemad. Disse skoler leverer til ca. 10% af eleverne. Leverancens størrelse bestemmes alene af afgivne bestillinger fra eleverne, hvorfor antal leverede portioner kan variere fra dag til dag. I skoleferierne skal der ikke leveres mad. Ferieplan for Kerteminde Kommunes Skolevæsen vedlægges som bilag 5. 4. Kontraktperiode Der indgås aftale med en leverandør for skoleåret 2008/2009, med kontraktstart 15. september 2008 med option på forlængelse yderligere et år på uændrede vilkår. 5. Tidsplan Forventet tidsplan: 02.07-2008 Offentlig annoncering 11.08-2008 Frist for afgivelse af tilbud (kl. 12.00) 15.08-2008 Forventet dato for valg af leverandør. Resultat meddeles samtlige tilbudsgivere pr. mail. 15.09-2008 Kontraktstart Fællesindkøb Fyn Side 3 af 15
5. Kravspecifikation 5.1 Krav til produkter Måltiderne skal til en hver tid opfylde Fødevarestyrelsens ernæringskrav til Sund Skolemadskoncept fra ekstern leverandør. Gældende skolemadskoncept ses i bilag 3. Maden skal være emballeret så enkelt som muligt, varedeklareres på en for børn forståelig måde og forsynes med et klart låg, så børnene umiddelbart kan se indholdet. Emballagen skal også tage hensyn til at mindre børn skal åbne den. Emballagen skal være fri for pvc og være hensigtsmæssig i forhold til miljøet. Det er et krav, at alle kostportioner skal være tydeligt mærket med indhold, produktionsdag og spisedag, jf. Fødevarestyrelsens bekendtgørelser. 5.2 Kontrol Leverandør og dennes eventuelle underleverandører skal dokumentere egenkontrol af hygiejne og kvalitet mindst en gang om året. Leverandøren skal sende resultaterne af Fødevarestyrelsens tilsyn og evt. kontrolbesøg til ordregiver. 5.3 Levering Der skal leveres direkte til den enkelte skole. Adresseliste med folkeskoler i Kerteminde Kommune er vedlagt som bilag 4. Det skal være tydelig markeret, hvem maden er til, enten på emballagen eller via en klasseliste, som udleveres til hver klasse. Tilbudsgiveren anskaffer og finansierer materiel til udbringningen. Transporten skal forgå i lukkede biler, der til enhver tid opfylder gældende EU-direktiver og dansk lovgivning, herunder også myndighedskrav med hensyn til rengøring og hygiejne. 5.4 Bestilling og betaling Måltider bestilles og betales af elever/forældre. Madordningen skal finansieres fuldt ud af forældrene. Leverandøren administrerer ordningen og leverandøren sørger for at der etableres en web-baseret løsning, hvor forældrene bestiller og betaler for maden. Forældrene betaler direkte til Kerteminde Kommune ved bestilling af maden. Leverandøren sender månedlige regninger til kommunen. Regningerne opgøres på baggrund af den forudgående måneds bestillingslister, disse skal vedlægges den samlede elektroniske faktura som bilag. Fællesindkøb Fyn Side 4 af 15
5.5 Produktionsudstyr og anlæg Kerteminde Kommune stiller ikke lokaler eller køkken til rådighed. Der medfølger ikke produktionsudstyr eller biler. 5.6 Prisregulering Den tilbudte pris pr. måltid skal være fast i skolekalenderåret 2008/2009. 6. Minimumskrav til vurdering af tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af sit tilbud vedlægge følgende dokumentation: Tilbudsgivers seneste revisorpåtegnede årsregnskab Fødevareregionens autorisation til at drive virksomhed med levering af mad ud af huset. Dokumentation for tilbudsgivers smiley givet efter smiley-ordningen ved Fødevareregionens kontrolbesøg gennem de seneste 12 måneder. Ordregiver vurderer, om karakteren af eventuelle kritiske anmærkninger fra Fødevareregionens kontrolbesøg vil give anledning til udelukkelse. Tilbudsgiver skal dokumentere at have et godkendt egenkontrolprogram Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, herunder organisation og ejerforhold samt produktions- og distributionsapparat samt en beskrivelse af de metoder, der anvendes og vil anvendes til sikring af leverancer af fødevarer af 1. klasses kvalitet til skolerne i Kerteminde Kommune. Tro og love erklæring om forfalden ubetalt gæld til offentlige myndigheder, jf. bilag 1. 7. Tildelingskriterier ved valg af tilbud Ordren tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet ud fra følgende prioriterede og vægtede kriterier: Pris 60% Sortiment 20% Service 20% 7.1 Pris 60% Priserne i tilbuddet skal indeholde samtlige ydelser som eksempelvis arbejdsløn, emballering, transport, råvarer mv. Tilbudsgiver skal oplyse pris pr. måltid i DKK eksklusive moms. Hvis der leveres flere portionsstørrelser angives der en pris for hver portionsstørrelse. Fællesindkøb Fyn Side 5 af 15
Omkostninger eller gebyrer ud over tilbudspris pr. måltid accepteres ikke. 7.2 Sortiment 20% Der vil blive lagt vægt på variationen og kvaliteten i måltiderne. Tilbudsgiver skal vedlægge eksempler på menuplaner for juni måned 2008 Tilbudsgiver skal bekræfte at opfylde de i bilag 3 nævnte ernæringskrav til sund skolemadskoncept fra ekstern leverandør 7.3 Service 20% Der vil under dette delkriterium blive lagt vægt på tilbudsgivers forslag til levering, emballage og mærkater. Tilbudsgiver bedes oplyse leveringsbetingelser samt leveringsform Tilbudsgiver bedes vedlægge prøver på tilbudt emballage med mærkater Der lægges vægt på, at der tilbydes forældre/elever let og tilgængelig elektroniske adgang til menuer, bestilling og betaling af måltider. Tilbudsgiver bedes beskrive betingelser for bestilling og betaling. Tilbudsgiver bedes oplyse hvor bestilling kan foretages, evt. internetadresse til vurdering Desuden lægges vægt på eventuelle betingelser, der stilles til forældre/elever i forhold til frister for bestilling, eventuel bindingsperiode og mindste antal bestillingsdage om ugen. Tilbudsgiver bedes beskrive bestillingsproceduren fra start til slut Tilbudsgiver bedes oplyse hvorvidt hvilke krav der stilles til forældre/elever i forhold til bestilling, evt. mindste antal bestillingsdag om uge, evt. mindste bindingsperiode eller andre krav der skal opfyldes af kunden for levering. Fællesindkøb Fyn Side 6 af 15
8. Tilbudsfrist og form Tilbudet skal være modtaget senest mandag den 11. august 2008 kl. 12.00. Tilbudet skal fremsendes skriftligt i to underskrevne eksemplarer samt i én kopi på CD-rom og mærkes tydeligt: Må ikke åbnes i poståbningen. Tilbud på levering af skolemad til Kerteminde Kommune og sendes til: Fællesindkøb Fyn Att.: Jeanet Vandling Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Form: Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og eller accepteres. Udbudsmaterialet kan rekvireres i word format og besvarelsen kan indføres direkte i materialet med rød skrift. Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå af bilag 2. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet og tilbudet skal være udformet emnemæssigt i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. Tilbudet skal belyse alle forhold om tilbudsgivers løsning af leverancen. 9. Kommunikation Al kommunikation, såvel tale som skriftlig i forbindelse med aftalen, skal foregå på dansk. Spørgsmål til udbudsmaterialet rettes i udbudsperioden skriftligt til udbyders kontaktperson: Att.: Jeanet Vandling eller E-mail: jevan@faaborgmidtfyn.dk Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Spørgsmål indkommet efter tilbudsfristens udløb vil ikke blive besvaret. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Fællesindkøb Fyns hjemmeside under igangværende udbud: http://www.faaborgmidtfyn.dk/om_kommunen/faellesindkoeb_fyn/udbud/igangvaeren de_udbud/ Tilbudsgivere opfordres løbende til at orientere sig på hjemmesiden. Fællesindkøb Fyn Side 7 af 15
10. Tilbudsbetingelser Tilbudsgiverne afholder selv alle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Tilbudsgiver er bundet af sit bud i 3 måneder efter afgivelse af bud. 11. Åbning af tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbudene.. Efter tilbudsfristens udløb kan der ved henvendelse oplyses hvilke leverandører der har afgivet tilbud. 12. Kontraktgrundlag Kontraktgrundlaget er vort udbudsmateriale og den/de valgte leverandør(es) tilbud. 13. Statistik. Leverandørerne skal ved anmodning fremsende en statistik på omsætning pr. skole, indeholdende bl.a. antal elever på ordningen, hvilke måltider eller andet der købes m.v. 14. Overdragelse af aftalen. En leverandør kan ikke overdrage leverancen helt eller delvist til andre uden Fællesindkøb Fyn s samtykke. 15. Misligholdelse. Vedrørende misligholdelse gælder dansk rets almindelige bestemmelser. Ved væsentlige misligholdelser af aftalen, der ikke rettes efter påkrav, er ordregiver berettiget til at opsige hele aftalen med 1 måneds varsel. 16. Force majeure. Hertil regnes kun følgende forhold: Strejke, lockout, krig, naturkatastrofer samt brand hos leverandør. Fællesindkøb Fyn Side 8 af 15
17. Tavshedspligt Leverandøren og dennes personale er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand såvel om indholdet af den indgåede aftale som med borgeres forhold. 18. Betalingsbetingelser Løbende måned + 20 dage. Fællesindkøb Fyn Side 9 af 15
Bilag: Bilag 1: Tro- og Love Erklæring Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. ERKLÆRING PÅ TRO OG LOVE. - om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Virksomhedens navn, adresse samt CVR nr.: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Dato og underskrift Fællesindkøb Fyn Side 10 af 15
Bilag 2: Eventuelle forbehold Såfremt der tages forbehold i forhold til dele af det samlede udbudsmateriale skal disse forbehold fremføres ved skriftligt og tydeligt på listeform for hvert forbehold at angive stedet i udbudsmaterialet og den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt angive den ordlyd, tilbudsgiver kan acceptere. Bilag 2 vedlægges tilbud såfremt tilbudsgiver har nogle forbehold. Dato: Firmanavn: Underskrift: Stempel: Fællesindkøb Fyn Side 11 af 15
Bilag 3: Ernæringskrav til sund skolemadskoncept fra ekstern leverandør. Fødevarestyrelsen Bilag er vedlagt dette materiale i PDF version. Skal downloades. Fællesindkøb Fyn Side 12 af 15
Bilag 4: Adresseliste over folkeskoler i Kerteminde Kommune Adresseliste på skoler Fjordvangskolen, Regnar Langesvej 1, 5300 Kerteminde Telefon 65 32 30 02 Email: fjordvangskolen@kerteminde.dk Hjemmeside: www.fjordvangskolen.dk EAN: 5790000371211 Hindsholmskolen, Dalby Bygade 5, 5380 Dalby Telefon 65 34 11 20 Email: hindsholmskolen@kerteminde.dk Hjemmeside: www.hindsholmskolen.dk EAN: 5790000371310 Kerteminde Skole, Nørregade 21, 5300 Kerteminde Telefon 65 32 10 15 Email: kerteminde-skole@kerteminde.dk Hjemmeside: www.kerteminde-skole.dk EAN: 5790000371129 Langeskov Skole, Rønningevej 38 og Lavindsgårdsvej 7, 5550 Langeskov Telefon 65 15 19 00 Email: langeskov-skole@kerteminde.dk Hjemmeside: www.langeskov-skole.dk EAN: 5790000371518 Marslev Skole, Marslev Byvej 41, 5290 Marslev Telefon 63 98 00 30 Email: marslev-skole@kerteminde.dk Hjemmeside: www.marslev-skole.dk EAN: 5790000371594 Mølkærskolen, Fjordvej 162, 5330 Munkebo Fællesindkøb Fyn Side 13 af 15
Telefon 65 97 42 39 Email: mskole@kerteminde.dk Hjemmeside: www.moelkaerskolen.dk EAN: 5790000410385 Nymarksskolen, Nymarken 47, 5300 Kerteminde Telefon 63 32 81 00 Email: nymarksskolen@kerteminde.dk Hjemmeside: www.nymarksskolen.dk EAN: 5790000371556 Skolen ved Noret, Toften 600 og Lindøalleén 51, 5330 Munkebo Telefon 65 97 51 90 / 63 97 30 00 Email: skolenvednoret@kerteminde.dk Hjemmeside: www.skolenvednoret.dk EAN: 5790000410415 (afd. Toften) EAN: 5790000410446 (afd. Lindøalléen) Fællesindkøb Fyn Side 14 af 15
Bilag 5: Ferieplan for skoleåret 2008/2009 FERIE Kerteminde kommunale Skolevæsen Ferieplan for skoleåret 2008/2009 Alle dage er inklusive PERIODE Sommerferie Lørdag den 28. juni 2008 - søndag den 10. august 2008 Efterårsferie Juleferie Vinterferie Lørdag den 11. oktober - søndag den 19. oktober Tirsdag den 23. december 2008 - søndag den 4. januar 2009 Lørdag den 14. februar 2009 - søndag den 22. februar 2009 Påskeferie Lørdag den 4. april 2009 - mandag den 13. april 2009 St. Bededag Fredag den 8. maj 2009 Kr. Himmelfartsdag Torsdag den 21. maj 2009 Fridag Fredag den 22. maj 2009 Pinseferie Lørdag den 30. maj 2009 - mandag den 1. juni 2009 Grundlovsdag Fredag den 5. juni 2009 Sommerferie Lørdag den 27. juni 2009 KALENDERDAGE SKOLEDAGE WEEK-ENDS/ MÅNED FERIE/FRIDAGE August 31 15 17 September 30 22 9 Oktober 31 18 14 November 30 20 8 December 31 16 16 Januar 31 20 10 Februar 28 15 13 Marts 31 22 9 April 30 16 15 Maj 31 18 13 Juni 30 18 10 Juli 31 0 31 365 200 165 Fællesindkøb Fyn Side 15 af 15