Referat fra Bestyrelsesmødet den 6. juni 2011 kl. 18.30 netudgaven 1. Formalia: Dirigent: Rudolf Referent: Inge Til stede: Rudolf, Enver, Jesper, Inge (Martin under punkterne for viceværten) Godkendelse af dagsorden, dagsorden blev godkendt. Godkendelse og underskrift af referatet fra den 07.03.2011, 4. april og 2.maj - skal godkendes og underskrives. Udsat til næste møde, da Karen, der har været referent ved de tidligere møder ikke var til stede ved dette møde. Karen tjekker om alle ref. er udskrevet og underskrevet, samt langt online i en personrenset udgave.- fortsætter og Enver følger op på det med Karen. Næste bestyrelsesmøde: Der er ingen bestyrelsesmøder i juli måned på grund af ferie Mandag den 15. august 2011 kl. 18.30 Mandag den 5. september 2011 kl. 18.30 1.a Nye punkter og gennemgang af postbakke:. Linket til lejekontrakt på hjemmesiden virker ikke. Enver og eventuelt. Jesper forsøger at få linket til at virke. Lykkedes det ikke skal det fjernes fra hjemmesiden. Fremleje af lejligheder i ejendommen Fremleje kan kun ske efter bestemmelserne i vedtægterne. Der skal udarbejdes en lejekontrakt. Denne kan kun være tidsbegrænset. Dette skal tydeligt fremgå af lejekontrakten. Bestyrelsen skal godkende fremlejer, der skal møde op på kontoret i åbningstiderne eller lave en særaftale med et bestyrelsesmedlem. Vandmålere Er flyttet til punktet sager, der skal drøftes.. Lys i cykelkælderen ud mod Ågade Martin indstiller føleren så det ikke tænder hver gang, der går nogen forbi ude på gaden. Gården er flyttet til punktet sager, der skal drøftes. Dansk Bredbånd/Parknet Status omkring udskiftning af internetudbyder. Der skal omgående lægges lidt orientering ud på hjemmesiden. Inge beder Lars om, at skrive lidt information til beboerne. Enver lægger det ud på hjemmesiden med mindre Lars selv kan gøre det hjemmefra.
2. Vagtperioder: uge 23-24: Inge uge 25-26: Jesper uge 27-28: Inge uge 29-30: Enver uge 31 32: Rudolf uge 33-34: Karen uge 35-36: Inge Vi holder kontoret lukket i hele juli måned. Det har været kutyme i flere år. Martin sætter skilte op i alle opgange til orientering samt på døren Det er ligeledes lagt ud på vores hjemmeside. Viceværtens ferie Martin holder ferie i uge 30 og 31 fra den 25.juli til den 7. august. Der vil være en afløser for Martin i hele perioden. 3. Punkter til og fra Viceværten. Generel status fra viceværten. a. Der har været et formøde med arkitekt Henrik Kristiansen (HK), fra arkitektfirmaet Mogens Werling A/S. Peter Frost Hansen, der var vores tekniske rådgiver under renovering af gården er fratrådt. Efter gennemgangen med HK er det Thomas Rysgaard Rasmussen, der indkalder til den egentlige 5 års gennemgang. (Inge er tovholder på sagen) Der er lavet et kort sammendrag af møde/ en rapport over gårdens fejl og mangler. Bestyrelsen har et eksemplar. Endeligt møde foretrækkes afholdt i maj 2011. Thomas Rysgaard Rasmussen har ikke rettidigt fået indkaldt til 5. års, der var planlagt til at afholdes i maj måned 2011. Bestyrelsen har rykket Thomas flere gange herfor. Sagen afsluttes under punktet generel status fra viceværten og drøftes fortsat under sager til drøftelse. b.martin har indhentet tilbud på fodboldmål. Pris ca. 3000 kr. for to. De bestilles og boltes fast til underlaget i boldburet. Hvorvidt vi skal have kunstgræs afventer 5-årsgennemgang. Fodboldmålene er blevet opsat og har fungeret rigtig godt. Det har betydet, at både børn og voksne nu bruger boldburet til boldspil. Bestyrelsen er meget tilfredse med denne udvikling, da det skåner græsplænen efterhånden er blevet pæn. Dette skyldes også, at Martin har plejet den godt med både gødning og vand. Sagen kan afsluttes men boldburet, herunder kunstgræs tages der stilling til når vi kender resultatet af 5. års gennemgangen.. c. Affald på trappeopgange/overvågning af skralderum. kopi af afsendt standartbrev lægges i lejlighedsmappen, samt en kopi sendes til Grubbe, der indkræver beløbet. En beslutning om overvågning af vores affaldsrum vil kræve en generalforsamling. Opslag i alle opgange skal informere om at vi prøver det af indtil den ordinære GF i oktober 2011. har man indsigelser, må disse forelægges bestyrelsen inden en given dato.
Karen har lavet tidligere lavet et opslag, der er hængt op i alle opgangene. Og der er sat skilte op i gården omkring overvågningen. Det blev besluttet at vi skal skrive et brev/orientering til alle beboerne igen Det skal omdeles i alle postkasser. Rudolf laver et udkast til brevet, der også skal omhandle hvilke ting, der må sættes ned i gården onsdag aften til storskrald. Endvidere skal det henstilles til, at beboerne bruger de skraldecontainere, der opsættes i Skotterupgade ca. hvert kvartal. d.oprydning/gennemgang af kælder/loftrum Enver udarbejder et udkast til et brev på mail til bestyrelsen - om opsætning af Manillamærker, varsling mv. Brevet skal udsendes fra Grubbe s kontor - til alle beboerne med de gældende 6 ugers varslingsregler. Brevet er nu udsendt. Bestyrelsen vil nu begynde optælling og lave en opgørelse over de kælderrum, der bliver anvendt af beboerne. Alle bestyrelsesmedlemmer og viceværten vil påbegynde arbejdet. Vi afventer besked fra Enver og Karen om fordeling og tidspunkt for, hvornår arbejdet skal påbegyndes. sagen fortsætter. e.vandskade i vores kælderrum i august 2010. Evt. erstatning i forbindelse med merudgifter til EL til affugterne. Martin følger løbende forsikringssagen. Inge vil prøve at kontakte Thomas og sætte ham ind i sagen. Martin har prøvet mange gange nu og AON, gensidig bliver ved at trække sagen ud. Det firma der stod for affugtningen i august 2010 må have de præcise tal for vores forbrug. For at få præciseret EL-forbruget til affugterne kontakter Martin skadefirmaet og specifikationer, forbrug med videre. Når vi har dem, beder vi Thomas om, at skrive til forsikringsselskabet, så vi kan medtaget EL-forbruget i erstatningen. sagen fortsætter.. f. med hensyn til gennemgang af en lejlighed har Vidar Illum for anden gang konstateret at fugtskade og skimmelsvamp i lejligheden kommer fra dårlig vedligeholdelse af lejligheden. Endda i et omfang, som kan udvikle sig til skade for bygningen/ nabolejligheder. Derfor følger bestyrelsen op på sagen. Inge skriver til andelshaverne og beder om en redegørelse over hvilke foranstaltninger, der er foretaget. sagen fortsætter. g.hovedrengøring af for- og bagtrapper samt vinduespolering. Ejendommens viceværtfirma Jørgen Fries er kommet med en plan for dette. Rengøringen starter den 26. april 2011 og afsluttes med vinduespolering den 13. maj 2011. Der bliver opsat en tidsplan i alle opgangene, så tidspunktet er kendt af alle. Martin og bestyrelsen evaluerer kvaliteten af hovedrengøringen, efterfølgende. Kvaliteten er ikke god nok. Bla. Er vinduespudsningen ikke tilfredsstillende flere steder. Martin følger op på det indtil vi finder arbejdet tilfredsstillende udført. sagen fortsætter h. Malerarbejdet hoveddøre, bagtrappe døre og udvendige kælderdøre. Ligeledes følger Martin op på malerarbejdet der har malet hoved- og bagtrappedøre. Arbejdet er ikke tilfredsstillende udført. Endvidere er der spildt maling på lamper, gulve mv. Martin laver en opgørelse over hvad vi mener der skal efterbehandles og afrenses. Regningen skal ikke betales før arbejdet er udført tilfredsstillende, log Enver har sagt god for betaling. sagen fortsætter. i.oprydning på bunkeren. Kommunen er bestilt og har foretaget en lugning og oprydning på grunden. sagen er afsluttet.
j. Reparation af soklen på ejendommen og soklen omkring anlægget ud for Ågade 140 144 Martin indhenter priser på pudsning og reparation. sagen fortsætter. k. Renovering af facader på Borups Allè, vi undersøger muligheden for, at tilbageføre facaderne som de oprindeligt var. Hvilket vil sige, at de opsatte skilte/ træpanler fjernes. Vi har en mulighed for det på nuværende tidspunkt, da der er tre ledige erhvervslejemål. Martin undersøger om de små ruder/vinduerne forsat er der bag alle træpanelerne. Test lokale bliver MARSKANDISERBUTIKKEN Skilte koster ca. 4500 kr pr stk + moms hos A/Sign. Vi er ved at indhente andre tilbud. Martin fjerner det nuværende facadeskilt ved Marskandiserbutikken. Efter aftale med lejeren. Når vi ser hvordan facaden er bag ved skiltet må vi vurdere hvad, der skal ske med murværket. Martin indhenter et tilbud fra samme murer, der skal give tilbud på soklen. sagen fortsætter Inge er tovholder på skiltesagen. l. Bænke i gården havner tit i hjørnet ved BP og BA, hvor nogen mener de tjener bedst. Martin fordeler bænkene i hele gården og renoverer dem efter behov, så de er klar til sommer. De laves også udendørs aksebægere af omvendte potter. Askebægrene er sat op. Martin har indkøbt materialer til reparation af bænkene. Når der er tid repareres bænkene. sagen fortsætter m. Der er blevet bestilt tjek af vores vaskerirums udsug. Arbejdet er udført sagen kan afsluttes. n. Der er fortsat mange, der træder i vores bede. Derfor opsættes flere fodhegn, små rækværk ved bedene, så cykler ikke så let hævner der. Martin vurdere, hvor det vil være passende at opsætte fodhegn. Der er allerede opsat fodhegn flere steder. De mangler at blive malet. Martin fortsætter arbejdet når der er tid. sagen fortsætter. o.grafitti på de nymalede kælderdørene. Martin har malet dørene igen. Bestyrelsen henstiller til, at alle beboere passer på ejendommen. Det er ærgerligt, når nu vi lige har fået pæne nymalede døre, og brugt 50.000 kr. på det - at de overmales med grafiti. sagen kan afsluttes p. Døren til vaskeriet kan ikke åbnes med brikken har der været klager over. Martin har allerede repareret det.. Sagen kan afsluttes q. Viceværten oplyser, at sandet i sandkassen i gården bliver udskiftet i uge 24. 4. Informationspunkter a. Formandskassen Det er aftalt, at Rudolf og Inge mødes tirsdag den 5. juli kl. 18.00 for at afstemme kassen pr. regnskabsårets afslutning 30.juni. b. Betalinger - Rudolf og Inge anviser betalingerne efter mødet den 6. juni 2011. d. Sag andelshaver - /Københavns Retshjælp om refusion/tilbagebetaling af udgifterne til reparation af badeværelsesgulv ved fraflytning. Thomas Rysgaard/Inge.. Vi afventer nærmere fra andelshaver. Sagen kan afsluttes..
e. Lukkt sag f. Er de nye underskrevne vedtægterne fra 2. februar 2011 lagt ud på vores hjemmeside. Enver undersøger det og rykker eventuelt for dem hos Grubbe på en pdf-fil sagen fortsætter g. Vandmålere Bestyrelsen har drøftet opsætning af vandmålere i alle lejligheder. Dels for at nedsætte vandforbruget i ejendommen, da der bliver pålagt store afgifter på bl.a. vandafgifter. Vi vil undersøge om det i det hele taget er muligt, at opsætte vandmålere i lejlighederne. Det er ikke så enkelt i en gammel ejendom som vores, da der er mange indgange, der skal formentlig opsættes flere målere i hver bolig. Vi vil undersøge udgiften hertil og måle den i forhold til en evt besparelse. Enver er tovholder og undersøger sagen. der fortsætter. h. Ulovligt fremlejet lejlighed - salg/ Internt opslag mv. af lejligheden Thomas Rysgaard har skrevet til andelshaver, at da lejligheden er ulovligt fremlejet og han som ufyldestgjort panthaver ikke har opfyldt bopælspligten mv. skal andelshaver sørge for, at beboeren/beboerne skal være fraflyttet lejligheden senest den 15. juni.2011. Vi beder viceværten være opmærksom på om der sker en fraflytning af lejligheden den 15. juni. Bestyrelsen følger det op den 16. juni kl. 23.. Inge, Enver og Jesper følger det op og giver Thomas Rysgaard besked på mail samme dag.. Der skal udarbejdes et notat omkring besigtigelsen underskrevet af mindst 2 bestyrelsesmedlemmer. Thomas skal have dette medsendt. i. Varsling af stigning i forsikringspræmie 50 % - Jesper kontakter forsikringsselskabet og undersøger sagen der fortsætter j. ISTA regning blev drøftet den skal betales. sagen er afsluttet. k.. Godkendelse af fremlejekontrakt blev drøftet. Vi har modtaget en tidsbegrænset underskrevet lejekontrakt af begge parter. Lejer skal godkendes af bestyrelsen Inge skriver til andelshaver herom. sagen fortsætter l. Gården 5. års gennemgang af gården skal følges op med Thomas, så der kan blive indkaldt til dette snarest muligt. Det har tidligere været aftalt med Thomas at gennemgangen skulle være sket allerede i maj måned 2011. Vi afventer resultatet af 5. års gennemgangen hvorefter bestyrelsen træffer beslutning om det videre forløb. Inge er tovholder og tager endnu en kontakt til Thomas og beder ham lave et udkast til indhold og krav til indkaldelse mv. -sagen fortsætter 5. Ansøgninger. Skotterupgade automatisk døråbner på gårdporten. En sådan døråbner må ikke hindre alm. Færdsel eller skabe fri adgang for uvedkommende. Enver kontakter kommunen og hører nærmere. Ifølge kommunen kræver det firma, der skal opsætte døråbneren at porten fastgøres. Firmaet har anslået denne omkostning til omkring 8.000 kr. Bestyrelsen har besluttet at vi kun vil have en udgift hvis porten ikke kan virke uden. Og hvis det er en nødvendig reparation, som ejendommen ville have haft alligevel. Enver et tovholder på sagen.
Inden vi indgår en aftale kommunen og firmaet, der skal opsætte døråbnere skal er foreligge en skriftlig aftale med hvilke krav vi stiller til opsætningen. Bla. Andet er det vigtigt, at knappen, der sidder inde i gården sidder så højt, at små børn ikke kan gå hen og åbne porten. Endvidere er det et krav fra vores side, at døråbnere overgår til vores ejendom. Den skal ikke nedtages, hvis beboeren fraflytter ejendommen. Enver laver et udkast til hvad der skal stå i aftalen med kommunen. Enver undersøger hvad den eksakte pris på fastgørelsen af porten vil blive. Måske vil det være en fornuftig beslutning at vi betaler et mindre beløb på omkring 3.000 5.000 kr. til reparation af den eksisterende port hvis vi kan få overdraget døråbneren. Andre end brugeren i ejendommen kan også have glæde af en automatisk døråbner. F.eks. barnevogne, cykler mv. sagen fortsætter 6. Sager. Indflyttermappen, kan nu opdateres vedrørende vaskeripriser, tider, husordenen og ændringer mv., opstået på grund beslutninger fra den ordinære/ekstraordinær generalforsamling. Husk info om ansvar. Lodrette installationer er forenings ansvar, medens alt inde i lejligheden, derudover, er andelshavers ansvar. Dette bør måske vedtages, bestemmes ved en GF for at lette sådanne spørgsmål for fremtiden. Så følger vi reglerne fra ABF. Sagen fortsætter (Karen). c.erhverslokalet Borups Allè 29. st.th Bestyrelsen vil gerne overtage lokalet og brug det til kontor og i stedet udleje det nuværende kontor ud som privat bolig. Kommunen skal spørges om lov, til at ændre status fra erhverv til bolig. Inge undersøger det og skriver til kommunen om en principiel ansøgning. Vi har fået afslag fra kommunen, da der er krav til, at boliger i København skal være mindst 69 m2. Det er heller ikke aktuelt længere, da erhvervslejemålet er blevet udlejet. Sagen kan afsluttes. d. Lukket sag e. Udlejning af Økobutikken. Forretningen er udlejet fra den 15. maj, der skal drives en take-away forretning med sund mad og juicer. Der skal ikke fremstilles mad i butikken. Vi har betinget os i lejekontrakten, at der ikke kan gives tilladelse til udsugning. Lejeren vil gerne have afståelsesret. Vi har besluttet at sige ja til det. Men prøver efter anbefaling fra Thomas at få lidt mere i årlig lejeindtægt på den konto sagen kan afsluttes. f. Udlejning af den tidligere servicebutik Borups Allè 29. st. Lokalet er udlejet til en frisør pr. den 15. juni 2011. Viceværten har konstateret, at trappen til den indvendige kældernedgang er rådden. Der er adgang til kælderen på anden vis. Inge drøfter med de nye lejere om de skal bruge den indvendige trappe. Såfremt de har planer om det må vi opsætte en ny trappe. - fortsætter f.maling af hovedopgangsdørene. Pris ca 30.000 på gadesiderne og 17.000 kr. på gårdsiden, eks moms og miljøtillæg. Enver bestiller og får arbejdet sat i gang. Som nævnt under generelle drøftelser med viceværten er arbejdet udført men vi er ikke tilfredse med arbejdets udførelse sagen fortsætter Enver er tovholder. g. Vedligeholdelse af vinduer. Det bliver i størrelsesordenen 200.000 kr. for total renovering af Ågades vinduer. Det er solsiden og siden mod den store vej, der er mest medtaget. Hvorvidt vi gør det må besluttes ved næste Generalforsamling. Jesper indhenter 3 tilbud og drøfter med Martin om han vurderer om også fuerne bør gennemgås ved samme lejlighed. sagen fortsætter
h. Fremleje af lejelejligheden, En lejer har underskrevet og fremlejer lejligheden for 2 år. skal følges op hos Lena Brandal angående huslejebetalingen. Lejer er til flyttet adressen den 1. juni 2011.Inge giver Lena Brandal besked herom - hvorefter sagen kan afsluttes. i. Salgsliste skal ajourføres opr. 30. juni 2011. der skal laves en ny fra den 1. juli 2011. Inge udarbejder listen. j. Parknet ny internetudbyder, vi har nu kollektivt opsagt aftalen med dansk bredbånd. Lars Kristoffersen og Karen fra bestyrelsen er tovholdere på sagen. Blanketter, der sendes rundt af grubbe, skal afleveres senest 1. maj, hvorefter gravearbejde, installationsarbejde igangsættes. 1. juli går vi over til parknet, hvis alt går vel. Ifølge tilbagemeldingerne fra Parknet er alt på plads til, at vi kan opstarte med dem som udbyder pr. 1. juli 2011. Kablet er nedgravet, Dansk Bredbånd har godkendt den kollektive opsigelse. Information til beboerne se under pkt. 1.a nye punkter til dagsordenen. sagen fortsætter k. Salgsproceduren for såvel bestyrelsen og sælger skal tilrettes. Inge har tilrettet dem. Enver har lagt det ind på hjemmesiden for så vidt angår andelshaver salgsprocedure. - sagen kan afsluttes... l. Hjemmesiden skal opdateres med nye referater, fra henholdsvis den ordinære/ekstraordinære generalforsamling og budgetter for 2010/2011. Thomas Rysgård er blevet bedt om at sende det til os på en PDF-fil så det kan lægges ud på hjemmesiden. Inge rykker Thomas igen. Når vi modtager materialet, opdaterer Enver hjemmesiden snarest.. Der vil ske en generel opdatering af hjemmesiden af Enver og Jesper hvis det bliver nødvendigt. Sagen fortsætter og følges op på næste møde. 7. Salgsliste: Nye salg Ågade 142,2,tv. - Enver fjernes fra hjemmesiden, da vi ikke har fået en tilbagemelding på salgspris mv. fra sælger. Ågade 140,3.tv. Enver Inge: 1.Borups Allé 31, 2.tv. lejligheden er nedsat til 975.000 kr., fortsætter. 2. Borups Plads 7, st.tv. fortsætter. Karen: 1. Borups Allè 29, 1.tv. fortsætter 2. Borups Allè 31.3.th. lejelejlighed den overvejes fremlejet i 2 år fortsætter 3. Borups Allè 33, 1.th -fortsætter 4. Borups Allé 33,2.tv. fortsætter 5. Borups Allé 25.1.th. fortsætter 6. Ågade 136, 3.th., lejligheden er fremlejet - fortsætter Rudolf
Ingen salg Enver: 1. Borups Plads 3, 1. sal sammenlagt lejlighed, der har været til salg mange år. Enver og Karen følger op lejligheden fortsat er til salg. 2. Borups Plads 1, 1.th. er solgt 3. Ågade 142. 4.sal er solgt 4. Borups Allé 33, 4.th. lejligheden e rsat til salg hos en mægler fortsætter 5. Borups Allè 27.2.tv. køber er fundet og godkendt af bestyrelsen 7/2-11. ijk har givet besked til Lena Brandal - Enver følger op på salget. 6. Borups Allè 33.st.tv. Blandet bolig erhverv bemærk, at lejligheden er fremlejet til den 1. juli 2011 7.Borups Plads 7.4.th. Mødet sluttede kl. 21.25. 07.06.2011-ijk